General Affair

 Adalah sebuah posisi yang berada dibawah pimpinan Divisi Umum atau Kepala Operas
Operasional
ional

General Affair sering disebut GA, bertanggungjawab atas pengadaan barang dan jasa yang
mendukung seluruh aktivitas operasional kantor dan melakukan pemeliharaan asset fisik kantor
serta bekerjasama dengan bagian bisnis, operasional dan keuangan untuk melakukan
pengelolaan anggaran atas biaya pengadaan barang/jasa, pemeliharaan serta biaya-biaya lain
yang terkait. Namun General Affair (GA) mempunyai tanggung jawab dan tugas sebagai berikut

Tanggung Jawab Utama General Affair (GA):

  Mendukung seluruh keg kegiatan
iatan operasional kantor dengan melakukan proses peng pengadaan
adaan
seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst),
maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy,
satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan
anggaran yang ditentukan.
  Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan s seluruh
eluruh fasilitas
dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan
dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui.
  Melakukan ak aktivitas
tivitas pemeliharaa
pemeliharaan
n atas selu
seluruh
ruh fasilitas dan sarana penpenunjang,
unjang, serta
melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.
  Membina h hubungan
ubungan dengan para vendvendor
or atau supplier bar
barang
ang dan jasa fasilitas/pras
fasilitas/prasarana
arana
kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk
tindaklanjut atas penanganan nota pembayaran/inv
pembayaran/invoice
oice maupun kontrak kerja dengan pihak
terkait.
  Membuat, menjalankan dan m mengembangkan
engembangkan sistem kerja/prosedur atas p pengadaan
engadaan dan
pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.
  Melakukan surv
surveiei tingkat kepuasa
kepuasaan
an atas pelay
pelayanan
anan yang diberikan kepada seluruh
karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan
kecepatan pelayanan yang diberikan.
  Menyiapkan laporan bulanan untuk k keperluan
eperluan rapat angg
anggaran,
aran, lapo
laporan
ran keu
keuangan
angan atas aseasett
dan beban biaya kantor.

Tugas General Affair (GA)


  Melakukan pengelolaan kendaraan dinas
  Pengadaan kendaraan dinas
  Perawatan gedung
  perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb)
  Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, llobby
obby dan s semua
emua area perusahaan)
  Perawatan dan pengadaan instalasi listrik (Mechanical dan electrical)
  Semua bentuk perizinan perusahaan
  Pengadaan dan dis
distribusi
tribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, k
kursi,
ursi, laptop, komputer, dll)
  Keamanan perusahaan (satpam, security)
  Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, K Kepolisian,
epolisian, pemk
pemkab,
ab, muspida, ormas,
wartawan, kelurahan, kecamatan dll)
  Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan

  Mengurusi dan berhubungan dengan outsourcing company
  Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver, res
resepsionis,
epsionis, dll)
  Mengurusi semua kebutuhan dan operasional saluran ko komunikasi
munikasi (telepon, fax
fax,, HP, BB, dll
dll))
  Mengurusi dan mengelola kantin/pantry jika ada
 

 
 

JOB DESCRIPTIONOFFICE BOY

TUGAS RUTINWAKTU

1.Membersihkan dan merapikan meja, kursi, komputer dan perlengkapan

lainnya.2.Membersihkan/vacuum
lainnya.2.Membersihkan /vacuum karpet/lantai (bergiliran).3.Membantu persiapan sebelum tender,
pada saat tender dan sesudah tenderTak Tentu4.Mengirim/mengambil dokumen antar
Divisi/Bagian.Tak Tentu5.Melayani permintaan pengetikan surat-surat, fotokopi/faksimili.Tak
Tentu6.Membelikan dan menyiapkan makan dan minum karyawan.7.Membereskan piring, gelas,
& perlengkapan makan siang karyawan.8.Mengambil & membereskan gelas minum &
perlengkapan makan/minum karyawan.9.Membuang sampah yang ada di ruang kerja dan areal
tanggung jawabnya.10.Mencuci piring, gelas & perlengkapan makan/minum lain
(bergiliran).11.Memberikan masukan dalam hal-hal yang membuat pekerjaanya lebih efisien dan
bermanfaatbagi perusahaan12.Bekerja
perusahaan12.Bekerja dengan efektif dan efisien

TUGAS BERKALA

1.Membersihkan kaca ruang kerja.2x/Minggu2.Membersihkan dan merawat peralatan-peralatan

kantor

TUGAS INSIDENTAL

1.Menyediakan
Tentu2.Menyediakanminuman/makanan
minuman/makanan& & melayani
melayanikeperluan
keperluan tamu-tamu perusahaan.Tak
rapat/pertemuan/training.Tak
Tentu3.Mengangkat/memindahkan meja, kursi & perabotan lainnya.Tak Tentu4.Melaksanakan
tugas tertentu sesuai permintaan karyawan Divisi yang dilayani. Tak Tentu

TUGAS TAMBAHAN

Melaksanakan tugas-tugas lain di luar tanggung jawabnya (karyawan Divisi lain)dengan seijin dari
Divisi yang dilayani atau Koordinator OB (Staff GA).Tak Tentu

CATATAN :

OB diwajibkan datang jam 08.00 dan pulang jam 17.00 jika seluruh pekerjaan sudah selesai.

 Agar mudah
mudah d
dicari
icari un
untuk
tuk mengerjakan tugas selanjutnya, maka setelah selesai mengerjakantugas
tertentu OB harus stand-by di tempat tertentu yang ditunjuk pada areal kerja yang
menjaditanggung jawabnya
jawabnya (misalnya di dekat Sekretaris).

Direksi/Senior Management atau Staff Divisi berkewajiban mengatur & mengawasi

pelaksanaantugas-tugas harian OB yang ditempatkan pada areal kerjanya, kemudian
melaporkanperkembangan/keluhan/hasil
melaporkanperkemb angan/keluhan/hasil kerja OB kepada Koordinator OB (Staff GA).

Bagi OB yang tidak melaksanakan tugas & tanggung jawabnya dengan baik (tanpa alasan
yangmasuk akal) akan diberikan sanksi mulai dari Teguran Lisan, Teguran Tertulis, Surat
 

PeringatanPertama (SP-I), SP-II, SP-III/Terakhir atau Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sesuai
dengankadar dan akumulasi pelanggaran yang dilakukan (Jenis Pelanggaran & Sanksi terlampir).

HR & GENERAL AFFAIRS

Tujuan Jabatan:

Melaksanakan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan fasilitas dan layananadministrasi

perkantoran, sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukungkelancaran operasional perusahaan

Tanggung Jawab Utama:

• 

Melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untukseluruh pegawai, untuk
memastikan ketersediaan ruangan kerja danperalatan kantor bagi setiap pekerja sesuai dengan
 jenis pekerjaan dan jabatan

• 

Melaksanakan aktifitas renovasi gedung kantor/kerja, untuk memastikansemua gedung kantor

selalu siap operasional

• 

Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untukmemastikan

dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruhkaryawan.
• 

Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untukmemastikan tercapainya
kualitas target kerja yang dipersyaratkan dansebagai bahan informasi kepada atasan

• 

Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan officeadministration, sebagai
rekomendasi pembuatan anggaran departemenGeneral Affair

• 

Melaksanankan akan adanya kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor,peralatan kantor,
peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layananphotoco
layananphotocopy
py dan penjilidan
• 

Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dankeamanan kantor.

Indikator:

Tingkat kenyamanan kerja karyawan, Tingkat akurasi dokumen dan surat-menyurat

Dimensi:

Keuangan: Biaya operasionalNon Keuangan: Jumlah karyawan