General Affair

Adalah sebuah posisi yang berada dibawah pimpinan Divisi Umum atau Kepala Operasional
General Affair sering disebut GA, bertanggungjawab atas pengadaan barang dan jasa yang
mendukung seluruh aktivitas operasional kantor dan melakukan pemeliharaan asset fisik kantor
serta bekerjasama dengan bagian bisnis, operasional dan keuangan untuk melakukan
pengelolaan anggaran atas biaya pengadaan barang/jasa, pemeliharaan serta biaya-biaya lain
yang terkait. Namun General Affair (GA) mempunyai tanggung jawab dan tugas sebagai berikut
Tanggung Jawab Utama General Affair (GA):
 Mendukung seluruh kegiatan operasional kantor dengan melakukan proses pengadaan
seluruh peralatan kebutuhan kerja (seperti; ATK, komputer, meja/kursi kerja, AC, dst),
maupun sarana atau fasilitas penunjang lain (seperti; kendaraan operasional, office boy,
satpam, operator telpon, dst.) dengan cepat, akurat/berkualitas serta sesuai dengan
anggaran yang ditentukan.
 Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas
dan sarana penunjang aktivitas kantor untuk kemudian diajukan kepada bagian keuangan
dan manajemen perusahaan untuk dianggarkan dan disetujui.
 Melakukan aktivitas pemeliharaan atas seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta
melakukan proses penggantian atas fasiltias/sarana penunjang yang rusak.
 Membina hubungan dengan para vendor atau supplier barang dan jasa fasilitas/prasarana
kantor serta membantu dalam menangani komplain atas vendor/supplier termasuk
tindaklanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak
terkait.
 Membuat, menjalankan dan mengembangkan sistem kerja/prosedur atas pengadaan dan
pemeliharaan fasilitas penunjang kerja.
 Melakukan survei tingkat kepuasaan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh
karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan
kecepatan pelayanan yang diberikan.
 Menyiapkan laporan bulanan untuk keperluan rapat anggaran, laporan keuangan atas aset
dan beban biaya kantor.
Tugas General Affair (GA)
 Melakukan pengelolaan kendaraan dinas
 Pengadaan kendaraan dinas
 Perawatan gedung
 perawatan lingkungan kantor (lahan parkir, halaman kantor, gudang, dsb)
 Kebersihan lingkungan kerja (ruang kerja, lobby dan semua area perusahaan)
 Perawatan dan pengadaan instalasi listrik (Mechanical dan electrical)
 Semua bentuk perizinan perusahaan
 Pengadaan dan distribusi ATK dan alat-alat kerja lainnya (meja, kursi, laptop, komputer, dll)
 Keamanan perusahaan (satpam, security)
 Berhubungan dengan pihak eksternal (Pemda, Kepolisian, pemkab, muspida, ormas,
wartawan, kelurahan, kecamatan dll)
 Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan
 Mengurusi dan berhubungan dengan outsourcing company
 Mengurusi karyawan outsourcing (office boy, security, driver, resepsionis, dll)
 Mengurusi semua kebutuhan dan operasional saluran komunikasi (telepon, fax, HP, BB, dll)
 Mengurusi dan mengelola kantin/pantry jika ada
JOB DESCRIPTIONOFFICE BOY
TUGAS RUTINWAKTU
1.Membersihkan dan merapikan meja, kursi, komputer dan perlengkapan
lainnya.2.Membersihkan/vacuum karpet/lantai (bergiliran).3.Membantu persiapan sebelum tender,
pada saat tender dan sesudah tenderTak Tentu4.Mengirim/mengambil dokumen antar
Divisi/Bagian.Tak Tentu5.Melayani permintaan pengetikan surat-surat, fotokopi/faksimili.Tak
Tentu6.Membelikan dan menyiapkan makan dan minum karyawan.7.Membereskan piring, gelas,
& perlengkapan makan siang karyawan.8.Mengambil & membereskan gelas minum &
perlengkapan makan/minum karyawan.9.Membuang sampah yang ada di ruang kerja dan areal
tanggung jawabnya.10.Mencuci piring, gelas & perlengkapan makan/minum lain
(bergiliran).11.Memberikan masukan dalam hal-hal yang membuat pekerjaanya lebih efisien dan
bermanfaatbagi perusahaan12.Bekerja dengan efektif dan efisien
TUGAS BERKALA
1.Membersihkan kaca ruang kerja.2x/Minggu2.Membersihkan dan merawat peralatan-peralatan
kantor
TUGAS INSIDENTAL
1.Menyediakan minuman/makanan & melayani keperluan tamu-tamu perusahaan.Tak
Tentu2.Menyediakan minuman/makanan & melayani keperluan rapat/pertemuan/training.Tak
Tentu3.Mengangkat/memindahkan meja, kursi & perabotan lainnya.Tak Tentu4.Melaksanakan
tugas tertentu sesuai permintaan karyawan Divisi yang dilayani. Tak Tentu
TUGAS TAMBAHAN
Melaksanakan tugas-tugas lain di luar tanggung jawabnya (karyawan Divisi lain)dengan seijin dari
Divisi yang dilayani atau Koordinator OB (Staff GA).Tak Tentu
CATATAN :

OB diwajibkan datang jam 08.00 dan pulang jam 17.00 jika seluruh pekerjaan sudah selesai.

Agar mudah dicari untuk mengerjakan tugas selanjutnya, maka setelah selesai mengerjakantugas
tertentu OB harus stand-by di tempat tertentu yang ditunjuk pada areal kerja yang
menjaditanggung jawabnya (misalnya di dekat Sekretaris).

Direksi/Senior Management atau Staff Divisi berkewajiban mengatur & mengawasi

pelaksanaantugas-tugas harian OB yang ditempatkan pada areal kerjanya, kemudian
melaporkanperkembangan/keluhan/hasil kerja OB kepada Koordinator OB (Staff GA).

Bagi OB yang tidak melaksanakan tugas & tanggung jawabnya dengan baik (tanpa alasan
yangmasuk akal) akan diberikan sanksi mulai dari Teguran Lisan, Teguran Tertulis, Surat
PeringatanPertama (SP-I), SP-II, SP-III/Terakhir atau Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sesuai
dengankadar dan akumulasi pelanggaran yang dilakukan (Jenis Pelanggaran & Sanksi terlampir).
HR & GENERAL AFFAIRS
Tujuan Jabatan:
Melaksanakan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan fasilitas dan layananadministrasi
perkantoran, sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukungkelancaran operasional perusahaan
Tanggung Jawab Utama:
•
Melaksanakan aktifitas penyiapan ruang kerja dan peralatan kantor untukseluruh pegawai, untuk
memastikan ketersediaan ruangan kerja danperalatan kantor bagi setiap pekerja sesuai dengan
jenis pekerjaan dan jabatan
•
Melaksanakan aktifitas renovasi gedung kantor/kerja, untuk memastikansemua gedung kantor
selalu siap operasional
•
Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untukmemastikan
dukungan administrasi bagi kelancaran kegiatan seluruhkaryawan.
•
Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untukmemastikan tercapainya
kualitas target kerja yang dipersyaratkan dansebagai bahan informasi kepada atasan
•
Membuat perkiraan biaya tahunan yang berkaitan dengan kegiatan officeadministration, sebagai
rekomendasi pembuatan anggaran departemenGeneral Affair
•
Melaksanankan akan adanya kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor,peralatan kantor,
peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layananphotocopy dan penjilidan
•
Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dankeamanan kantor.
Indikator:
Tingkat kenyamanan kerja karyawan, Tingkat akurasi dokumen dan surat-menyurat
Dimensi:
Keuangan: Biaya operasionalNon Keuangan: Jumlah karyawan