KONSEP DASAR

MANAJEMEN
WAKTU
ELOK ALFIAH MAWARDI, S.KEP., NS., M.KES.
PENDAHULUAN
 Menurut Dewi (2011:7) mengatakan bahwa manajemen waktu adalah perencanaan,

pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan produktivitas waktu.Waktu menjadi

saalah satu sumber daya unjuk kerja.Sumber daya yang mesti dikelola agar sebuah
tugas dapat dikerjakan secara efektif dan efisien.

 Pendapat lain dari Widyaastuti (2004:43) mengatakan bahwa manajemen waktu

adalah kemampuan untuk memprioritaskan, menjadwalkan, melaksanakan tanggung

jawab individu demi kepuasan individu tersebut.

 Covey (1994) mengatakan bahwa manajemen waktu tidak dapat dilepaskan dengan

manajemen diri.
 Manajemen waktu adalah segenap kegiatan dan langkah mengatur serta

mengelola waktu dengan sebaik-baiknya, sehingga mampu membawa ke arah

tercapainya tujuan hidup yang telah ditetapkan oleh individu yang
bersangkutan (Gie, 2003).

 Manajemen waktu adalah suatu jenis keterampilan yang berkaitan dengan

segala bentuk upaya dan tindakan seseorang yang dilakukan secara terencana
agar individu dapat memanfaatkan waktunya dengan sebaik-baiknya (Atkinson
dalam Luthfiana, 2010).

 Manajemen waktu adalah cara bagaimana membuat waktu menjadi terkendali

sehingga menjamin terciptanya sebuah efektifitas dan efisiensi juga

produktivitas.
FAKTOR- FAKTOR MANAJEMEN WAKTU
a. Pengaturan diri

Pengaturan diri merupakan hal yang penting dalam kehidupan seseorang. Semakin
baik pengaturan diri seseorang maka akan mampu mengatur waktunya dengan baik
pula.

b. Motivasi

Seseorang yang memiliki motivasi dalam diri yang tinggi, akan memiliki kemampuan
manajemen waktu yang baik pula.

c. Pencapaian tujuan

Seseorang yang berusaha mencapai tujuan dengan sungguh-sunggujh maka dapat

mengatur waktunya dengan baik.
FAKTOR-FAKTOR YANG DAPAT MEMPENGARUHI
MANAJEMEN WAKTU YAITU:
d. Adanya target yang jelas
Dengan adanya target pencapaian maka hidup akan lebih terarah dan
waktupun dapat diatur dengan sebaik-baiknya.
e. Adanya prioritas kerja
Adanya prioritas dalam bekerja merupakan salah satu faktor utama
yang membuat individu berhasil melakukan pekerjaan dengan baik.
f. Penundaan pekerjaan
Kebiasaan menunda pekerjaan seringkali menyebabkan kehabisan
waktu dan tenaga saat akan mengerjakannya. Sehingga bila
dipaksakan melaksanakannya maka hasilnya bukanlah yang terbaik
karena dilakukan dengan sia-sia.
g. Pendelegasian tugas

Sifat kurang percaya pada orang lain dan ingin semua pekerjaan selesai dengan
sempurna seringkali membuat tersitanya waktu yang kita miliki. Pekerjaan yang
dilakukan orang lain mungkin tidak sebaik jika di lakukan sendiri, akan tetapi jika
pekerjaan tersebut tidak yang utama kenapa tidak didelegasikan saja pada orang lain
dengan tetap diawasi. Hal itu dapat lebihmeringankan pekerjaan, waktu yang ada dapat
digunakan melakukan pekerjaan lain yang lebih berkualitas disamping dapat
meningkatkan rasa percaya diri, kebahagiaan dan rasa hormat dari orang yang kita
kasih tugas.

h. Penataan ruang kerja

Ruang kerja yang membosankan dapat membuat pekerja kurang merasa nyaman dalam
melakukan suatu pekerjaannya sehingga dapat mengakibatkan sulitnya mendapat hasil
kerja yang baik.
ASPEK-ASPEK MANAJEMEN WAKTU
1. Menetapkan tujuan
 Keenan (1995) mengatakan bahwa dengan menetapkan tujuan dapat membantu
individu untuk memfokuskan perhatian ke arah tujuan atau sasaran yang hendak
dicapai dan merencanakan sesuatu yang harus dikerjakan dalam batasan waktu
yang tersedia sehingga dapat mencapai target yang diinginkan.
2. Menyusun prioritas
 Urutan prioritas dibuat berdasarkan peringkat, yaitu dari prioritas yang tertinggi
sampai dengan prioritas yang terendah.Urutan prioritas dibuat dengan
mempertimbangkan hal-hal mana yang dirasakan penting, mendesak, dan
seharusnya dikerjakan terlebih dahulu sehingga target dapat tercapai sesuai
dengan keinginan dalam batas waktu yang ditentukan. Menurut Atkinson (1990),
dalam menyusun prioritas dibutuhkan ketelitian tinggi dan kemampuan menyusun
strategi agar hasil pokok dan penggunaan waktu dapat tercapai secara maksimal.
3. Menyusun jadwal
 Jadwal adalah daftar kegiatan yang akan dilakukan beserta urutan waktu dalam
suatu periode tertentu. Kegiatan dalam menyusun jadwal tersebut terdiri dari dua
jenis, yaitu kegiatan yang bersifat rutin dan kegiatan yang
LANJUTAN
4. Bersikap Asertif
Sikap asertif dapat diartikan sebagai sikap tegas untuk berkata
"Tidak" atau menolak suatu permintaan atau tugas dari orang lain
dengan cara positif tanpa harus merasa bersalah dan menjadi agresif.
5. Bersikap Tegas, merupakan strategi yang diterapkan guna
menghindari pelanggaran hak dan memastikan bahwa orang lain
tidak mengurangi efektivitas penggunaan waktu.
6. Menghindari Penundaan
Penundaan merupakan penangguhan suatu hal hingga terlambat
dikerjakan. Penundaan dalam pelaksanaan tugas dapat menyebabkan
ketidakberhasilan dalam menyelesaikan pekerjaan tepat waktu,
kemudian merusak jadwal kegiatan yang telah disusun secara apik
serta mengganggu tercapainya tujuan yang telah ditetapkan.
6. Meminimumkan waktu yang terbuang

 Kegiatan-kegiatan yang memboros waktu merupakan segala bentuk kegiatan baik

pasif maupun aktif yang dilakukan secara berlebihan serta diluar jadwal dan
perencanaan.

 Untuk dapat meminimumkan waktu yang terbuang, pertama-tama individu perlu

mengidentifikasikan sumber-sumber pemborosan waktu dan memperkirakan berapa

persen waktu dalam sehari yang terbuang untuk kemudian mengambil tindakan guna
mengendalikan kegiatan-kegiatan yang menyita waktu.

 Sumber-sumber pemborosan waktu antara lain; menonton televisi, menelepon,

perjalanan pulang pergi, melamun, menunggu, dan melayani tamu tak diundang,
mengerjakan sesuatu yang seharusnya dikerjakan orang lain.
FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN WAKTU
1. Perencanaan Waktu
 Perencanaan diartikan sebagai suatu proses untuk menentukan tujuan dan sasaran yang
ingin dicapai dengan mengambil langkah-langkah yang tepat dalam mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. Dalam artian ini perencanaan waktu merupakan penentuan waktu yang
tepat agar sesuai dan tepat dengan tujuan yang direncanakan berkaitan dengan waktu,
maka rencana membuat jadwal bisa harian, mingguan, dan bulanan.Rencana dibuat
dengan menitikberatkan prioritas kerja seseorang. Ciri-ciri perencanaan waktu, yaitu:
 a. Jelas, dalam mengidentifikasi pekerjaan yang dilakukan. Jadwal kegiatan harus
didistribusikan secara harian, mingguan, dan bulanan sehingga seseorang dapat
mengerjakan tugas yang diembannya.
 b. Realistis, dalam arti berdasarkan pemikiran dalam mengatur jadwal, bila Anda baru
saja menyelesaikan tugas, jangan memaksa diri untuk menyelesaikan tugas yang
selanjutnya. Jadi, jangan sampai Anda terkekang dengan jadwal yang anda buat tersebut.
 c. Fleksibel, dalam artian ini, jadwal kegiatan yang telah dibuat hendaknya dapat diubah
sesuai dengan situasi dan kondisi yang terjadi serta dapat mengantisipasi perubahan yang
ada.
 d. Berkesinambungan, dalam arti perencanaan jadwal kegiatan pimpinan berjalan terus
menerus sehingga stagnan atau berhenti pada periode tertentu.
2. Pengorganisasian Waktu

 Pengorganisasian diartikan sebagai suatu

perintah untuk mengalokasikan sumber daya
serta pengaturan kegiatan secara terstruktur
kepada setiap individu dan kelompok agar
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

 Dalam hal ini pengorganisasian waktu adalah

kegiatan mengidentifikasi, mengelompokkan,

menganalisis kegiatan dan mengelola waktu
yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
pekerjaan tersebut.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mengorganisasikan waktu
yang dimiliki, yaitu:
1. Membuat daftar kerja yang dilakukan.
2. Menetapkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.
3. Mengatur jumlah yang terlibat dalam tugas tersebut.
4. Menetapkan/menentukan skala prioritas pada kegiatan penting dan
mendesak, juga terhadap kegiatan yang tidak mendesak atau dapat ditunda.
Tips menetapkan/menentukan skala prioritas antara lain:
a. Mengetahui pekerjaan
b. Berkonsentrasi pada kekuatan. Pelajari apa yang menjadi SWOT diri kalian:
Strengths/Kekuatan, Weakness/Kelemahan, Opportunities/Kesempatan,
Threats/Ancaman.
c. Mengatur aktivitas berdasarkan skala prioritas, berikut contoh Matriks
Manajemen Waktu dibawah ini:
4. Pengawasan Waktu

 Pengawasan adalah kegiatan untuk memastikan

apakah semua pekerjaan telah berjalan sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan.

 Dalam hal ini pengawasan waktu adalah kegiatan untuk

menyesuaikan jadwal kegiatan dengan yang telah

direncanakan sebelumnya.

 Tujuannya adalah untuk mengoreksi jadwal yang tidak

sesuai dengan rencana, ketepatan waktu dan kualitas

pekerjaan yang hasilkan pada masing-masing kegiatan.

 Ini dijadikan sebagai bahan pertimbangan menyusun

jadwal selanjutnya
PENTINGNYA MANAJEMEN WAKTU
1. Dapat meningkatkan keteraturan hidup, percaya diri dan disiplin.

2. Dapat meningkatkan kualitas kehidupan diluar jam kerja.

3. Dapat meningkatkan penghasilan (gaji) pada tiap individu.

4. Dapat meningkatnya kepuasan kerja pada individu.

5. Dapat mengurangi kesalahan yang dibuat dalam pekerjaan.

6. Dapat mengurangi jumlah krisis yang dihadapi individu.

7. Menurunnya tingkat stress pada individu.

8. Dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan diperolehnya prestasi kerja yang
baik.

9. Dapat meningkatkan kualitas dan produktivitas kerja.

HAMBATAN-HAMBATAN DALAM MANAJEMEN WAKTU
Menurut Herawati (dalam modulnya 2008:3) menjelaskan bahwa ada beberapa hambatan-
hambatan bagi seorang individu dalam memanajemen waktunya diantaranya:
1. Mendahulukan pekerjaan yang dicintainya, baru kemudian mengerjakan pekerjaan
yang kurang diminatinya.
2. Mendahulukan pekerjaan yang mudah sebelum mengerjakan pekerjaan yang sulit.
3. Mendahulukan pekerjaan yang cepat penyelesaiannya, sebelum menyelesaikan
pekerjaan yang membutuhkan waktu yang lama.
4. Mendahulukan pekerjaan darurat/mendesak, sebelum menyelesaikan pekerjaan-
pekerjaan yang penting.
5. Melakukan aktivitas yang mendekatkan mereka pada tujuan atau mendatangkan
kemaslahatan bagi diri mereka.
6. Menunggu batas waktu (mepet) untuk menyelesaikan pekerjaan yang menjadi
tanggungjawabnya.
7. Skala prioritas disusun tidak berdasarkan kepentingannya, tetapi berdasarkan urutan.
8. Terperangkap pada tuntutan yang mendesak dan memaksa.
TEKNIK MENGELOLA WAKTU DENGAN SKALA PRIORITAS

Skala Prioritas adalah tingkat-tingkat yang memiliki kriteria tertentu atas segala sesuatu
yang diutamakan. Berikut adalah beberapa hal-hal yang mempengaruhi Skala Prioritas :

a. Tingkat urgensinya, yang mana yang harus didahulukan.

b. Kesempatan yang dimiliki.

c. Pertimbangan masa depan.

d. Kemampuan diri.

e. Tingkat pendapatan.

f. Status sosial.

g. Lingkungan.
 Skala prioritas mirip halnya dengan konsep matriks manajemen waktu Stephen

Covey. Konsep ini dikenalkan dalam bukunya yang berjudul “7 Habits of Effective
People”.

 Matriks ini terdapat 4 kuadran, yaitu Kuadran I (mendesak dan penting), Kuadran II

(tidak mendesak tapi penting), Kuadran III (mendesak tetapi tidak penting), Kuadran
IV (tidak mendesak dan tidak penting).
KUADRAN I
 Pada kuadran I, tipe pekerjaan penting dan

mendesak harus diutamakan

penyelesaiannya lebih dahulu. Tugas
tersebut tidak dapat ditunda-tunda lagi.

 Contohnya: pekerjaan menghantar keluarga

kecelakaan ke rumah sakit, mengerjakan

tugas kantor untuk diserahkan esok hari, dan
lain sebagainya. Kegiatan ini membuat stres
dan mengkonsumsi banyak energi, dan
dianggap sebagai pemborosan waktu.
KUADRAN II
 Kegiatan kuadran II merupakan tipe pekerjaan yang harus

disikapi dengan menjadwalkan pekerjaan dengan cermat.

Jangan sampai pekerjaan penting diabaikan sehingga pekerjaan
ini menjadi pekerjaan mendesak dan penting. Sebaiknya
gunakan waktu produktif untuk menyelesaikan pekerjaan ini.
Kegiatan dalam kelompok ini mencakup kegiatan yang sudah
terjadwal dengan baik, rutin.

 Contoh pekerjaan penting adalah mengerjakan tugas sesuai

jadwal, olahraga terjadwal dan lain sebagainya. Orang yang

berada dalam kelompok ini adalah mereka yang memiliki visi,
mempunyai prioritas dalam hidupnya. Sifat individu yang
bergabung dalam kelompok ini adalah orang dengan pola hidup
terkendali, seimbang, dan berprestasi tinggi.
KUADRAN III
 Kegiatan kuadran III merupakan kegiatan
tidak penting namun terpaksa harus
dilakukan, seperti menerima tamu,
menemani teman, dan lain sebagainya.

 Umumnya pekerjaan ini tanpa direncanakan

dan sulit dihindari. Kebiasaan bekerja pada

kelompok seperti ini akan membuat
seseorang menjadi kurang disiplin, prestasi
rendah, tidak memiliki tujuan jelas dalam
pekerjaan, karena selalu berusaha
menyenangkan orang lain.
KUADRAN IV
 Kegiatan kuadran IV merupakan
kegiatan yang dilakukan secara
berlebihan dan berakibat tingkat
kepentingannya rendah.

 Contohnya adalah menonton televisi

dan tidur secara berlebihan. Orang
dalam kelompok ini cenderung pemalas
serta kurang bertanggung jawab.
TUJUAN
 Tujuan dari matriks manajemen waktu

adalah menyediakan cara untuk

mengidentifikasi berbagai jenis
kegiatan dan bagaimana efektivitas dari
kegiatan ini untuk mencapai satu
tujuan.

 Model ini berusaha untuk

meminimalkan aktivitas yang terus
membutuhkan pengeluaran usaha dan
waktu yang maksimal pada tugas-tugas
yang tidak bisa dikerjakan.
TAKE HOME
1. Buatlah matrix manajemen waktu sesuai dengan
pribadi anda
2. Buat semenarik mungkin, bisa dengan animasi
3. Pengumpulan tugas max. tanggal 11 januari 2020
pukul 15.00 wib melaui email
SEMOGA BERMANFAAT