2021

ASSAL-
AMU’ALAIKUM...

KONSEP ARSIP
DAN
KEARSIPAN

DISUSUN OLEH :
ENI TRIYANTI, S.Pd
SMKN 3 PALEMBANG
TAHUN PELAJARAN 2021/2022
 KOMPETENSI
DASAR

3.1 Memahami arsip dan kearsipan

4.1 Melakukan pengelompokkan arsip
dan kearsipan
 TUJUAN PEMBELAJARAN

1. Dapat menjelaskan pengertian arsip dan kearsipan

2. Dapat mengidentifikasi sifat dan karakteristik arsip
3. Dapat menguraikan fungsi arsip
4. Mampu membandingkan perbedaan dan persamaan antara
arsip dan dokumen, kearsipan dan dokumentasi .
5. Mampu menguraikan penggolongan, nilai guna dan jenis –
jenis arsip.
6. Membuat pengelompokkan arsip dan kearsipan.
7. Dapat mempresentasikan pengelompokkan arsip dan
kearsipan dengan semangat dan percaya diri.
Pengertian Arsip dan Kearsipan
1. ARSIP
01 Bahasa Yunani
Yaitu Archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu

Bahasa Inggris
02 Yaitu Archieve, artinya kumpulan warkat; “record” artinya catatan;
dan “file” artinya sekumpulan informasi/warkat.

03 Menurut The Liang Gie

Arsip adalah warkat yang disimpan secara teratur dan terencana
karena mempunyai suatu kegunaan, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
 2. KEARSIPAN
1. Penyimpanan warkat ( Filling ) merupakan kegiatan warkat – warkat dalam
suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut system, susunan, dan tata

“
“
cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat itu dapat
dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Lawan dari penyimpanan warkat (filling) adalah pengambilan warkat (find-
ing).
2. System penyimpanan warkat (filling system) adalah rangkaian tata cara yang
teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bil-
amana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara
tepat.
 FUNGSI – FUNGSI ARSIP

01 Alat penyimpanan warkat 04 Alat perekam perjalanan

organisasi

Alat bantu perpustakaan

khususnya pada organisasi
Pekerjaan menjadi efektif
02 besar yang menyelenggarakan
sistem sentralisasi
05 dan efisien

Alat bantu bagi pimpinan dan Alat yang digunakan untuk

03 manajemen dalam mengambil
keputusan
06 pemecahan masalah
 KARAKTERISTIK ARSIP

Autentik yaitu Legal yaitu Unik karena tidak Terpercaya sehingga

informasi melekat dokumentasi untuk dibuat massal dan dapat dipergunakan
pada wujud aslinya mendukung tugas dan memiliki kronologi sebagai bukti sahih
seperti informasi kegiatan, memiliki sebagai bahan
mengenai waktu dan status sebagai bahan
produk. pendukung
tempat arsip dibuat/ bukti resmi bagi pelaksanaan kegiatan.
diterima. keputusan
 JENIS – JENIS ARSIP
Berdasarkan Bentuk Fisiknya
• Arsip yang berbentuk lembaran
• Arsip yang tidak berbentuk lembaran
Berdasarkan Masalahnya
• Financial record Production record Sales record
• Inventory record Personal record
Berdasarkan Pemiliknya
• Lembaga pemerintahan Instansi pemerintah/swasta
• Arsip nasional di indonesia Arsip primer dan arsip sekunder
• Arsip nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I Arsip sentral arsip unit
Berdasarkan Sifatnya
• Arsip tidak penting Arsip sangat penting (vital) Arsip rahasia
• Arsip biasa Arsip penting

Berdasarkan Fungsinya
• Arsip dinamis
• Arsip statis
 DAUR HIDUP ARSIP
Penciptaan

Daur
penyusutan Hidup Penggunaan

Arsip

Pemeliharaan
 Fungsi – Fungsi Arsip
 Fungsi Primer : Adalah fungsi arsip yang
didasarkan pada kepentingan pencipta
arsip tersebut sebagai penunjang saat
tugas sedang berlangsung maupun
setelah kegiatan selesai.
 Fungsi Sekunder : Adalah nilai guna arsip
yang didasarkan pada kegunaan bukan
untuk pencipta arsip melainkan bagi
kepentingan lembaga/instansi
pemerintah, swasta, perorangan.
 Nilai Guna Arsip
1. Nilai Guna Primer, yang didasarkan pada
kegunaan bagi kepentingan lembaga pencipta
arsip. Ada beberapa nilai guna primer bagi
suatu organisasi
2. Nilai Guna Sekunder, merupakan nilai arsip
yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi
kepentingan umum di luar lembaga pencipta
arsip. Biasanya arsip atau dokumen ini
digunakan sebagai bahan bukti dan
pertanggungjawaban sosial.
ASSALAMU’ALAIKUM...