This book belongs to :

My Handphone number:

Kupas Tuntas
Key
Performance
Indicator
sampai
OKR
2

1. What . Definition. KPI merupakan :

• seperangkat ukuran yang fokus terhadap
aspek kinerja organisasi yang paling kritis
bagi kesuksesan organisasi saat ini
maupun di masa mendatang (David
Parmenter)
• KPIs help to get insight in your business
performance
• -- "What gets measured, gets managed".
• KPIs are also known as performance
metrics, business indicators, and
performance ratios.
• http://kpilibrary.com/
3

• KPI = apa yang akan diukur

• merupakan suatu pengukuran yang bersifat
kuantitatif atau kualitatif yang dikuantifikasi.
• KPI bergantung pada jenis dan bentuk organisasi dan
melekat kepada masing-masing individu. Sedemikian
setiap karyawan akan memiliki tanggung jawab kerja
yang terukur melalui KPI.
• Anda akan melihat sebuah Bank memiliki beberapa
KPI bagi karyawannya, yang dapat tuangkan sebagai
berikut:
• Customer Service : Waktu Tunggu Nasabah sebelum dipanggil
• Kasir : Waktu Pelayanan Nasabah saat dihadapan Kasir
• Tenaga Pemasaran : Jumlah Pengajuan Aplikasi Kredit setiap bulan
• Supervisor Administrasi: Jumlah Aktual Pemakaian Biaya Operasional
• Kepala Cabang : Jumlah Pendapatan setiap bulan
4

Syarat KPI Contoh

1. Dapat menjadi sarana perusahaan mengkomunikasikan
strategi (ability of the organization to communicate their
strategy for measures)
2. Terkait secara langsung dengan strategi yang dipilih
perusahaan (the selected measure adequately focuses on the
strategic issue)
3. Indikator tersebut bersifat kuantifitatif, memiliki formula
tertentu dalam penghitungannya (quantifiable, can be
evaluated objectively)
4. Indikator tersebut dapat dihitung (the measures are
quantifiable, reliabled and repeatable)
5. Frekuensi pemutakhirannya bermanfaat (the frequency of
updates are meaningfull)
6. Penetapan target untuk perbaikan dapat dilakukan
(meaningful targets for improvement are established)
7. Kemungkinan pembandingan dengan perusahaan lain dapat
dilakukan (external benchmarking is feasible and/or desirable)
8. Pengukurannya masih valid (validity of measures – not old
unvalid measures)
9. Data dan sumber daya tersedia (availability of data and
resources)
10. Biaya pengukurannya tidak melebihi manfaatnya (cost of
measures not more than benefit of measures)
5

Latihan :
• Bagaimana membuat KPI untuk hal-hal yang masuk
dalam area attitude, seperti :
1. Inisiatif
2. Kreatifitas
3. Kejujuran
4. Loyalitas
5. Penampilan & Kebersihan tubuh

Jawab:
• diberi skala penilaian seperti 1-5 ,
• setiap tingkatan dalam skala penilaian akan lebih baik
jika dilengkapi dengan indikator perilaku.
6

2. Why . Mengapa KPI penting

• KPI merupakan alat managemen yang sangat ampuh dalam
mengkomunikasikan Visi. Melalui KPI, target dapat dibuat dan disusun,
• Melalui KPI karyawan akan fokus pada kinerja, Melalui KPI juga komunikasi
atasan dengan bawahan berlangsung.
• Banyak perusahaan yang belum memiliki KPI, sehingga dalam menilai kinerja
seluruh karyawan akan didapatkan hasil yang jauh dari obyektif. akhirnya,
performance appraisal hanya menjadi bahan olok-olokan sebagian besar
karyawan, karena dinilai sangat subyektif dan sangat kental dengan faktor like
& dislike.
• KPI bisa dikatakan sebagai jembatan antara Job Description atau Objective
dari jabatan dengan Target kinerja. Karenanya KPI merupakan urat nadi dalam
siklus rutin pembuatan performance management terutama performance
planning, performance appraisal & feedback.
• KPI juga dapat menjadi faktor penting dalam memotivasi karyawan, seseorang
akan fokus dalam bekerja bila telah mengetahui dengan jelas KPI-nya.
Seseorang akan mengetahui dimana wilayah dia harus bekerja dan
menghasilkan output sesuai dengan targetnya.
• KPI dapat membantu SOP agar lebih efektif. Inilah sebabnya dalam mendesain SOP
sebaiknya perlu ada ukuran-ukuran kuantitatif yang dapat mengukur keberhasilan
pelaksanaan SOP. Tanpa pelibatan KPI di dalamnya SOP tidak dapat diukur tingkat
kesuksesan implementasinya.
7

K for Key

• KPIs should be the key measures for the clients

of process (recipients of a process outcome)
• Therefore, constructing KPIs should be guided
by the expectations of the customer,
translated into measurable requirements
• how to know what the customer wants from
the process is a completely different story
• Gunakan konsep: Important vs Urgent
8
9

P for Performance

• means both efficiency and effectiveness

• this means that ‘true KPI’ should answer the
question :
– whether the process is effective, ie. whether
the anticipated outcome is realized
– and that the process is economical, what is
the cost of the process in relation to the
obtained results?
10

I for Indicator

• Creating process’ KPIs one should keep in mind

that the requirements of customers in relation
to the process can be always described in 4
categories:
1. Q - Quantity
2. Q – Quality
3. C – Cost – The cost of product delivery process
4. D – Delivery – is it on time
Harus bisa dinyatakan dalam angka
11
Contoh KPI untuk Contoh KPI Contoh KPI
Industri Perbankan Industri Telekomunikasi Industri Properti
• pertumbuhan jumlah •% pertumbuhan
• Net Interest Margin
pelanggan penjualan unit
(NIM)
% pertumbuhan data rumah/apartemen
• % pertumbuhan fee services (data internet, •Jumlah defect per unit
based income broadband, dan sejenisnya) •Rata-rata biaya
• BOPO (biaya operasi % coverage untuk key areas pembangunan per unit
dibanding pendapatn
operasi)
Contoh KPI untuk
Contoh KPI untuk Industri Farmasi
Contoh KPI Rumah Sakit •% jumlah dokter yang
Industri Manufakturing masuk kategori “active
•% pertumbuhan users”
pasien kanker •Jumlah obat baru yang
•% utilisasi mesin produksi •Decubitus Rate
•Jumlah produksi per bulan •Plebitis Rate diluncurkan
(dalam unit atau ton) •Rata-rata waktu untuk
mendapatkan ijin obat baru
dari BPOM
12
Latihan : tentukan di Industri manakah KPI ini
seharusnya berada? Lihat halaman sebelumnya
1. % pertumbuhan dana pihak ketiga
2. Bed Occupancy Ratio
3. Drop call rate (% jumlah panggilan yang gagal)
4. Defect Rate
5. Biaya produksi per unit
6. Jumlah keluhan malpraktek oleh pasien
7. % pertumbuhan penjualan ethical products (obat resep)
8. ARPU (average revenue per user) – rata-rata pendapatan per
pelanggan
9. % projek properti yang diselesaikan tepat waktu sesuai rencana
10. Luas land bank (dalam hektar)
11. Jumlah komplain penghuni per bulan
12. Frekuensi machine downtime
13. Lending Rate (% pinjaman kredit)
14. Non Performing Loan
15. % pertumbuhan pasien bedah jantung
16. % pertumbuhan penjualan OTC (produk obat bebas tanpa resep)
17. Jumlah dokter yang menjadi “mitra strategis”
13

3 of 3. How to

• Ada tingkatan KPI :

1. Absensi
2. Spt diatas + Shared KPI
3. Spt diatas + Job Desc
4. Spt diatas + KPI Behavior
5. Spt diatas + Balanced Score Card
6. OKR
7. Spt diatas + System Continuous Performance
14
Level 1: Absensi
Level 2: Ada Shared KPI . Beda di Bobot
Finance + Customer Departemen
+ RGEC
Kredit Kepatuhan Oeprasional

- Direksi

Level -

-
Lihat
Struktur -
Organisasi
-
15

Level 3: Ada Job Desc

Untuk level Departemen: KPI bagian SDM
1. % jumlah rekurtmen yang dapat dipenuhi dengan tepat waktu (misal maksimal 45 hari
sesudah adanya order). Target angka harusnya 100%, artinya setiap ada order
kebutuhan karyawan baru selalu bisa dipenuhi dalam jangka dibawah 45 hari).
2. Skor kepuasan karyawan. KPI ini mengukur tingkat kepuasan karyawan, sebuah hal yang
penting untuk menjaga motivasi dan produktivitas karyawan. Targetnya dalam skala
1 – 5 dimana 1 adalah sangat tidak puas dan 5 = sangat puas. Target yang lazim
digunakan adalah pada angka 4. KPI ini mensyaratkan kita memiliki tool kuesioner
untuk mengukur skor kepuasan karyawan.
3. Tingkat absensi karyawan. KPI ini mencoba mengukur tingkat kehadiran karyawan;
dimana angka targetnya adalah sebaiknya 100 %. Artinya tidak ada karyawan yang
mangkir dan tidak masuk tanpa alasan.
4. Jumlah profit per karyawan (baik karyawan permanen ataupun kontrak). Digunakan
untuk mengukur produktivitas karyawan.
5. Jumlah on the job training yang diselenggarakan dalam setahun. Digunakan untuk
melihat jumlah OJT yang dilakukan oleh perusahaan.
6. Rata-rata skor kompetensi karyawan (dilakukan melalui proses asessmen kompetensi
baik yang dilakukan secara internal ataupun eksternal untuk sejumlah key
positions).
16

KPI adalah kristalisasi dari JOB DESC

• KPI GA :
- Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi
permintaan user
- Jumlah pencurian dalam setahun(kalau GA juga
menangani sekuriti)
- Jumlah kecelakaan mobil yang disebabkan kelalaian
supir (jika GA juga mengurungi pool mobil kantor)
- Skor kepuasan user atas layanan dari pihak GA

• KPI Sekretaris :
- Persentase penugasan khusus yang bisa diselesaikan
tepat waktu
- Persentase akurasi kearsipan (surat, email, dll) dan
dokumen agenda.
17
Untuk level Departemen:

17
18
Jika susah menentukan KPI dari Job Desc:
3 tipe KPI: I  P  O
• Input KPIs / RAW
• measure assets and resources invested in or
used to generate business results.
• Examples include
– "New hires' knowledge and skills," and
– "Quality of raw materials."
19

• Process KPIs / Progress : measure the

efficiency or productivity of a business process.
• Examples include
– "Days to deliver an order,"
– "Weeks required to fill vacant positions.“
– Number of employees graduating from training
programs
20

3 types of Key Performance Indicators-Number-Progress-Change.flv

• Output KPIs / % Change: measure the financial

and nonfinancial results of business activities.
• Examples include
– "Revenues,"
– "Percentage increase in full-time employees.“
– Economic value added (EVA)™
21

Level 4: Ada perhitungan Behavior

22

People respond to INCENTIVE  Bonus

23

Level 5: BSC
24
25
Level 6. Perbedaan OKR dan BSC dalam Membantu
Melipatgandakan Kinerja Perusahaan

1. OKR dan BSC berbeda dalam memandang horison waktu. BSC: horison
minimal setahun ke depan bahkan seringkali hingga beberapa tahun
mendatang.
OKR: hingga tiga bulan (1 kuartal) ke depan.
2. dalam hal sifat komprehensifnya. BSC memandang dari empat perspektif secara
lengkap, yaitu: aspek finance, customer, internal process dan learning &
growth.
Di sisi lain, perpektif OKR hanya melihat pada area apa yang menjadi prioritas
kuartal ini. OKR memfokuskan diri pada sasaran yang ingin dicapai dalam jangka
pendek tersebut. Apa saja inisiatif-inisiatif yang diperlukan supaya tujuan ini
tercapai. Untuk situasi perubahan yang sangat dinamis, horison OKR ini sangat
membantu perusahaan untuk bergerak cepat. Yang perlu digaris bawahi disini,
ketika Anda menggunakan OKR jangan lupakan gambaran besarnya yaitu tujuan
semula organisasi Anda berdiri itu untuk memberikan nilai tambah apa bagi
orang lain.
Again, the focus is on what is most important in the next quarter.
26

The Proven OKR System: Five Steps

1.Capture Strategic Priorities
• Every organization has a strategy – all you have to do is capture it.
2. Assess Process & Project Linkage
• The next step is translating strategy into action: finding the strategic performance
nodes, meaning the spots where performance occurs.
3. Set Objectives & Key Results
• Armed with the critical performance nodes, strategy can be cascaded down to the
team and individual level in a way that is exact, crisp, and clear.
4. Agree Roles & Write OKRs
• Setting OKRs is necessary, but not enough. In the organization, everyone needs to
understand their responsibilities and how they contribute to making great things
happen. Once roles are defined, crafting effective OKRs solidifies the agreements
and becomes the foundation for success.
5. Build Reporting Cycles & Launch
• The pace of business isn’t what it used to be. It’s faster… way, way faster.
Therefore, how you report (and react) to performance has to be way, way faster
too. It’s time to pick up the pace of reporting, communicating, and doing.
27

Step 1: Capture Your Key Objectives

• The trick here is to simplify that complicated
strategy document into 7-10 key Strategic
Objectives.
• In case you don’t have the complicated strategy
document – don’t despair. Your leadership team
knows what the strategy is, you just have to help
them articulate it. This is what I call a “two cups of
coffee” problem. A short, casual conversation
should tell you all you need to know.
• We prefer to use a Strategy Map to capture and tell
the strategy story, but there are other tools out
there.
• Once you have solidified your Strategic Objectives,
you’ll need to prioritize them! Michael Porter, the
famous Harvard University Strategy professor, once
said “strategy is more about what you stop doing”.
Strategy is all about priority setting – and it is the
job of leadership to set those priorities and
communicate them to the organization.
28

Step 2: Assess Process & Project Linkage

• To achieve your organization’s strategy, the activities your and your team
are involved in need to be in support of your Strategic Objectives. Activities
that have a higher impact on your most highly weighted Strategic
Objectives, by definition, become your critical performance nodes. These
are the places where your OKRs must be the best defined.
• We call this approach your Strategic Ontology, and you can watch a quick
video on it here.
29

Step 3: Set Objectives and Key Results

• Now that you know your strategy and critical performance nodes, it is
finally time to begin setting those department / process / team and
individual (if you choose) OKRs. The formula is easy: . You will find that
some OKRs require multiple Key Results.
30

Step 4: Agree on Roles and Write OKRs

• Now it’s down to the brass tacks – who does what. And beyond that, what is their role in making that happen? There are many
frameworks out there – the most common (but not the best) is RACI. The magic here is in providing clarity on who owns that activity –
this drops meeting times by about 25%, increases productivity and reduces conflict.
• At this point you have created the “technical” side of OKRs. Every department/team/individual (depending how detailed you go)
knows what they need to do, when they need to do it, and what their role is in making that happen.
• Congratulations. You have now completed about 20% of your OKR solution. Now comes the tough part: the other 80%. The social
structure behind enabling OKRs to drive performance.
31
Step 5: Building the Reporting Cycles…. &
Launch!
32
Finance/Accounting OKR Examples
33
Marketing
34
Operation
35
HRD
36

Level 7: Ada Continuous Performance

Goals & Performance (Goals)

■ Goals is used as an
overview of team’s key
goals.
■ Visually assess the
team’s performance
and easily identify
priority areas.
■ Send actions or alerts
immediately to team
members.
■ Execution map to
show the charts of
overall progress.
37

Goals & Performance (Goals)

■ SMART Goals feature

enable user to create
KPI with guidance to
maximize
understanding and
alignment with
Company’s goals
■ Visually assess the
team’s performance
and easily identify
priority areas.
■ Send actions or alerts
immediately to team
members.
■ Execution map to
show the charts of
overall progress.
38

Goal & Performance (Performance)

■ Team Overview
allows manager
to see all the
review that has
been done or not
yet.
■ With the team
rater, manager
will be able to
rate every
subordinates he
had at once.
39

Mengapa KPI Gagal ?

1. Sangat subjective . Diukur
oleh atasan bukan data
2. Rumus tidak jelas
3. Data tidak jelas
4. Tidak ada KPI Perilaku
5. Terlalu banyak parameter
sehingga lebih sibuk
mengontrol daripada
mengeksekusi
6. Tidak ada Shared KPI
7. Coba coba yang tidak jelas.
Tidak didampingi tim internal
/ external yang expert.
40

Program Pengembangan
Sumber Daya Manusia

SIAPA TARGET PROGRAM

PESERTA ? YANG COCOK:

Keuntungan program-program diatas:

• sudah terbukti berhasil dan banyak digunakan oleh perusahaan yang sudah go public.
Karenanya kami juga memberikan Money Back Guarantee jika hasil training: tingkat kepuasan
peserta dibawah 6 dari skala 10.
• sudah dipakai di banyak Corporate University karena mengintegrasikan 16 kompetensi
leadership, mulai dari character - interpersonal skills - technical competency PDCA - results
oriented - leading change. Jadi tidak perlu lagi ikut program yang sepotong-sepotong. Hotline:
• training yang komprehensif dan juga langsung menjawab permasalahan organisasi anda
0852-1502-3623
Duta Mas E 5 no 6
Jakarta 11460
41

Mengapa kami lebih berkualitas ? Call us: 0852-1502-3623

Kami menjual PENGALAMAN 25 tahun sbg KONSULTAN..bukan sekedar TEORI
1. Kami memberikan 4. Jumlah peserta dan
Workshop (BANYAK testimoni mereka
LATIHAN nya), jadi (ada di Youtube) ,
tidak sekedar teori menunjukkan
2. Materi kami berasal kualitas kami yang
dari pengalaman Bintang 5 namun
kami sebagai harga Menengah
KONSULTAN, bukan 5. Trainer juga
dari Dosen atau memberikan
3. Materi kami SUDAH motivasi (HEART) +
TERBUKTI DAPAT ketrampilan teknis
DIIMPLEMENTASIKAN (HEAD) . Beli 1
DI PEKERJAAN, dapat 3 (HAND)
sehingga dipakai oleh 6. Dipercaya dan dapat
perusahaan ini: penghargaan sebagai
Trainer yang
direkomendasikan
oleh Kompas
Gramedia – Kontan.
Ada Kualitas…
ada Harga.