POSITION DESCRIPTION

1. IDENTIFIKASI

Incumbent Report to Spv. A/P & A/R HMM

Position Staff A/P & A/R HMM Location Jakarta

Position Code Effective

Department Finance Revision 0

2. TUJUAN DARI POSISI

Mengatur atau merencanakan pembayaran dan follow up pemasukan.

3. TANGGUNG JAWAB UMUM (SELURUH KARYAWAN MEMILIKI TANGGUNG JAWAB UMUM)

1. Menginformasikan segera kepada atasan bila proses suatu tugas atau laporan tidak dapat terselesaikan atau
terpenuhi sesuai dengan mutu, jumlah dan waktu yang telah ditentukan atau disepakati.
2. Bertanya kepada atasan untuk klarifikasi bila dibutuhkan perihal apa yang diharapkan dari fungsi jabatan ini.
3. Mengambil inisiatif untuk memperbaiki sistim kerjanya, tugas secara keseluruhan agar pencapaian lebih baik.
4. Bekerja sama secara efektif antar sesama rekan kerja atau orang lain di departemen yang berbeda dalam
tugas atau project.

4. TANGGUNG JAWAB SEBAGAI ATASAN (SELURUH ATASAN MEMILIKI TANGGUNG JAWAB)

1. Menyediakan Position Description atau Job Description dan arahan.
2. Menyusun atau mengformulasikan dan memberikan tugas-tugas.
3. Memantau tugas-tugas atau project yang diberikan kepada bawahan.
4. Memberikan masukan-masukan atau umpan balik yang membangun dan positif.
5. Memberikan arahan dan memfasilitasi proses Problem Solving.
6. Membuat laporan.

5. TANGGUNG JAWAB SEBAGAI MANAGER (SELURUH MANAGER MEMILIKI TANGGUNG JAWAB)

1. Membentuk atau membuat rencana dalam pencapaian maksud dan tujuan individu dan departemen.
2. Memfasilitasi kerjasama Managerial dua arah.
3. Membuat atau menyusun sistim pelaporan prosedur dan pengukuran.
4. Melaksanakan dan bertanggung jawab atas Penilaian Performa di Departemennya.
5. Melakukan proses pemilihan kandidat, induksi, de-selection dan penentuan Keputusan Pemutusan Hubungan
Kerja.
6. Memfasilitasi proses pengembangan dan perbaikan yang terus menerus.

6. TANGGUNG JAWAB SEBAGAI M-O-R (SELURUH M-O-R MEMILIKI TANGGUNG JAWAB)

1. Memelihara dan menjalankan Talent Pool Development Program untuk Subordinate-once-Removed (S-O-R).
2. Melakukan proses mentoring dan proses career planning (jenjang karir) untuk membantu S-O-R mencapai
aspirasinya di dalam kebutuhan organisasi mendatang.
3. Menilai dan membandingkan kemampuan S-O-R terhadap kebutuhan organisasi.
4. Memimpin proses Equlibrasi bawahan terhadap penilaian kemampuan dan perform kinerja kerja S-O-R.
5. Memastikan bahwa bawahan mencerminkan sistim kerja dan kepemimpinan yang tinggi.
6. Bernegosiasi dan melakukan klarifikasi hambatan-hambatan yang dihadapi oleh S-O-R.

Confidential Page 1 of 7
 POSITION DESCRIPTION

7. TANGGUNG JAWAB UTAMA

(Ini adalah rincian dari tujuan dan peran ke dalam elemen-elemen kunci, harus cukup detail untuk %
memberikan kejelasan tentang apa tujuan individu dalam memperhitungkan peran. Akuntabilitas time
tanpa batas waktu atau sebagai spesifik dan terperinci sebagai tujuan atau daftar tugas.) allocation
Account Receivable, Customer Utama: WWL, dan Hyundai MM 65%
 Mengikuti pergerakan kapal-kapal Hyundai Merchant Marine, Wallenius Wilhelmsen, dan
Fleet Management.
 Menerbitkan dan mengirimkan Invoice untuk Freight, Demmurage, Despatch, Detention,
dll untuk setiap transaksi dari Hyundai Merchant Marine (HMM), Wallenius Wilhelmsen
(WWL), dan Fleet Management.
 Membuat dan melakukan update laporan Account Receivable Report setiap minggu, baik
yang belum jatuh tempo maupun yang sudah outstanding.
 Mengirimkan surat atau email ke customer/shipper untuk pemberitahuan invoice yang
akan jatuh tempo.
 Melakukan penagihan atas invoice yang sudah jatuh tempo atau outstanding. Jika masih
ada hambatan akan bekerja sama dengan Bag. Marketing Agency WWL, HMM Break bulk,
dan Fleet Management untuk berkomunikasi dengan pihak customer/shipper.
 Entry Data Invoice ke system A/R NeoPlatinum, berdasarkan Freight Breakdown dari
Bagian Agency WWL, HMM Break bulk, dan Fleet Management.
 Cek uang masuk yang berkaitan dengan freight Agency WWL, HMM Break bulk, dan Fleet
Management ke Bagian Banking.
 Melaporkan ke Agency WWL & HMM Break bulk (input pada system GAUS) jika ada dana
freight yang diterima.
 Membukukan penerimaan dana tersebut dan sekaligus melakukan update Report A/R.
 Membuat proyeksi mingguan estimasi penerimaan freight.
Account Payable 35%
 Menerima voucher pengeluaran (pembayaran ke Vendor/Supplier) dari Accounting, baik
yang bersifat Account Payable (Type 4) atau bukan (Type 0, 1 dan 2 / Transaksi selain A/P)
yang berhubungan dengan kegiatan kapal Agency WWL & HMM Break bulk.
 Melakukan entry data untuk voucher pengeluaran tersebut ke CashBank NeoPlatinum
System.
 Bekerja sama dengan Bag. Cash Management menyiapkan voucher pengeluaran
pembayaran ke Vendor/Supplier yang sudah jatuh tempo dalam bentuk proyeksi
pengeluaran mingguan.
 Menginformasikan ke Vendor/Supplier mengenai detail pembayaran.

5. TANTANGAN PADA POSISI

Jabarkan, dengan contoh tugas lainnya dimana secara signifikan terhadap jabatan dan/atau aspek-aspek dari
jabatan. Ini mungkin termasuk permintaan klien, tehnologi, variasi dari beban kerja dll.
1. Dapat melakukan pembayaran maupun penerimaan on schedule.
2. Membangun kemampuan diri untuk bisa berkerja dengan cepat dan benar sesuai aturan.

6. DIMENSI meningkatkan

 Number of subordinates: 0

7. KEWENANGAN / KEBEBASAN BERTINDAK

 Menjalankan semua kegiatan yang berkaitan dengan pemasukan dan pengeluaran sesuai dengan prosedur
yang sedang berlaku.

Confidential Page 2 of 7
 POSITION DESCRIPTION

8. HUBUNGAN KERJA

INTERNAL
a. Accounting ( Staff/ Supervisor/ Ass Manager )
 Tax
 Billing
 Disbursement
b. Bussines & Agency Hyundai ( Staff/ Supervisor/ Ass Manager )
c. Breakbulk ( Staff/ Supervisor/ Ass Manager )
d. Fleet (( Staff/ Supervisor/ Ass Manager )
e. Agency WWL
EXTERNAL
a. Vendor
b. Principal ( HQ HMM & HQ WWL )
c. Customer

9. STRUKTUR ORGANISASI

Confidential Page 3 of 7
 POSITION DESCRIPTION

Finance
Director

Secretary

Head of
Finance

Manager
Treasury, Manager
Budget, & Finance
Project

Ass. Mgr.
Agency &
Branches

Spv. Koor.
Cabang & Spv. Others Spv. A/R &
A/P Agency A/P Hyudai
Container

Staff A/P &

Kasir Cont.
A/R HMM

10. KUALIFIKASI
Ideal Minimum
a. Education D3 / S1 Finance atau Accounting D3/ S1 semuajurusan
b. Experience 1th sebagai di posisinya Baru lulus
c. Computer Windows, MS. Office, Visio Windows, MS. Office, Visio

14. KEMAMPUAN TEKNIKAL

Competency Target Level Target Level Description
a. English Level 2 Keterampilan Berkembang
- Dapat membaca dokumen tertulis dalam bahasa Inggris serta
menulis dokumen bahasa Inggris dengan cukup baik sehingga
dapat dimengerti oleh pembaca.
- Dapat memahami pembicaraan lisan dalam bahasa Inggris,
dengan menggunakan bantuan buku frase atau alat bantu lainnya
b. Safety, Level 1 Pemula

Confidential Page 4 of 7
 POSITION DESCRIPTION
Environment, - Menunjukkan pemahaman masalah keselamatan , kesehatan
Health kerja dan lingkungan.
- Memahami alasan dibalik peraturan-perundang-undangan
keselamatan dan kesehatan kerja serta peraturan PT. JB dalam
halkeselamatan dan kesehatan kerja dan lingkungan.
- Mematuhi peraturan yang berlaku demi keselamatan pribadi.
c. Report Writing Level 1 Pemula
- Menggunakan tata bahasa, ejaan dan tanda-tanda baca dengan
tepat.
- Menghargai orang lain ketika ia menggunakan ide dari orang lain.
- Menulis narasi suatu kejadian, seperti laporan kemajuan suatu
kegiatan atau notulen rapat dan menyajikan suatu kesimpulan
logis yang berasal dari kejadian-kejadian tersebut.
- Memasukkan rincian yang cukup guna memastikan bahwa
pembaca memahami konklusinya, namun tidak memasukkan
rincian yang tidak dibutuhkan pembaca.
d. Presentation Level 1 Pemula
Skill - Membuat slides menggunakan MS-Power Point bila diberikan
garis besar mengenai apa yang hendak dipresentasikan.
- Dapat menyajikan presentasi singkat tentang topik sederhana
kepada satu kelompok kecil.
- Membaca / menyampaikan pidato dari catatan yang lengkap.
e. Process Level 1 Pemula
Improvement - Berpartisipasi dalam suatu tim perbaikan/peningkatan proses dan
and Cost mendapatkan arahan dari salah seorang anggota tim yang lebih
Reduction senior.
- Menyelidiki, menyelesaikan analisis dan melaporkan peluang-
peluang bagi peningkatan proses dan pengurangan biaya yang
diprakarsai oleh orang-orang lain.
- Mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang logis.
f. Project Level 1 Pemula
Management - Menguraikan langkah-langkah yang dibutuhkan dalam
manajemen proyek.
- Membuat rencana proyek yang sederhana di bawah supervisi
seorang perencana proyek yang lebih berpengalaman.
g. Financial Level 1 Pemula
Business Sense - Memahami hal-hal yang mendasar tentang finacial (keuangan).
- Bisa membuat analisis kajian cost / benefit guna mendukung
suatu keputusan
h. Budgeting Level 1 Pemula
- Menjabarkan langkah-langkah terkait dalam menyusun anggaran
belanja tahunan tetapi tidak berpengalaman dalam
mengidentifikasi sumberdaya atau memperkecil pengeluaran.
- Membuat anggaran sederhana untuk suatu kontak proyek.

i. Time Level 1 Pemula

Management - Menggunakan catatan dan daftar periksa / check lists.
- Memonitor semua kegiatan yang perlu diperiksa.
- Membawa buku catatan atau cara lain untuk mencatat hal-hal
yang perlu dilakukan.
j. Scheduling Level 1 Pemula
- Menggunakan elemen-elemen Critical Path Planning.
- Memecah-mecah suatu proyek sederhana menjadi bagian-bagian
yang berdiri sendiri secara jelas.
- Memperkirakan durasi bagian-bagian suatu proyek sederhana
dan durasi proyek secara keseluruhan.

Confidential Page 5 of 7
 POSITION DESCRIPTION
- Melaporkan kemajuan proyek selama proyek berlangsung.
- Bekerja di bawah supervisi dan tuntunan dari manajer proyek.
k. Estimasi Level 1 Pemula
- Menyiapkan draft perkiraan biaya dari suatu pekerjaan yang
sudah disusun dengan baik yang hanya memerlukan satu disiplin,
dan tetap akan berlaku kurang dari 3 bulan, serta menggunakan
rate yang sudah ditetapkan.
- Ketika kerangka (draft) tersebut diperiksa, ditemukan adanya
rincian yang memadai untuk membuat perkiraan yang akurat, dan
semua kalkulasi matematisnya benar.
l. Capital Planning Level 1 Pemula
- Menguraikan perbedaan antara Capital Projects dan Pekerjaan /
kegiatan operasi.
- Menyebutkan berbagai elemen dari Rencana JB.
- Menulis isian bagian dari proposal utuk Capital Planning.

15. STANDAR PERILAKU

Competency Target Level Target Level Description
a. Kesadaran Level 1 Menerima umpan balik
Emosional - Mendengarkan dan menerima umpan balik dengan tenang dan
percaya diri.
- Mungkin mengajukan pertanyaan-pertanyaan untuk mencoba
memahami pandangan / wawasan orang yang memberi umpan
balik tersebut atau untuk mengklarifikasikannya (umpan balik).
- Secara aktif mencoba memahami umpan balik itu, serta
mengevaluasinya, dalam konteks perilakunya sendiri.
b. Sikap Percaya Level 1 Bertindak secara percaya diri dalam peran, pekerjaan, tugas.
Diri - Bekerja tanpa memerlukan pengawasan langsung.
- Tampak/ tampil percaya diri.
- Menampilkan diri sendiri dengan baik.
c. Mengembang Level 2 Memperlihatkan akuntabilitas
Tanggung Jawab - Menunjukkan akuntabilitas terhadap hasil-hasil sendiri, tim
perusahaan, mitra-mitra eksternal dan para pemilik saham.
d. Prakarsa Level 2 Bersifat tegas dala situasi yang peka terhadap waktu
- Bertindak secara cepat dan tegas dalam suatu krisis atau situasi
lain yang peka terhadap waktu.
- Bertindak dengan segera padahal norma yang biasa adalah
menunggu, memepelajari situasi dan berharap bahwa masalah
akan terpecahkan dengan sendirinya.
e. Pemahaman / Level 1 Mengenal emosi
Pengertian antar - Mengenal emosi dengan cara membaca bahasa tubuh, ekspresi
Pribadi wajah dan / atau nada suara.
f. Mengembangka Level 1 Mengungkapkan ekspektasi-ekspektasi positif
n Orang Lain - Membuat komentar-komentar positif tentang masa depan
pengembangan orang-orang lain khususnya mereka yang orang-
orang lain mungkin anggap sebagai orang yang tidak memiliki
potensi tinggi (komentar bisa tertuju atau tentang orang-orang
lain)
- Percaya bahwa orang-orang lain berkeinginan untuk dan atau bisa
belajar atau meningkatkan kinerja mereka.
g. Dampak dan Level 1 Menyatakan niat/ keinginan tetapi tidak mengambil tindakan
Pengaruh - Bermaksud memiliki efek atau dampak spesifik.
- Mengungkapkan minat tentang reputasi, status, penampilan, dan
lain-lain, namun tidak mengambil tindakan-tindakan spesifik
tertentu.

Confidential Page 6 of 7
 POSITION DESCRIPTION
h. Kepemimpinan Level 1 Mengelola rapat-rapat tim dengan baik
Tim - Menyebutkan agenda dan tujuan, mengendalikan waktu,
membuat/ memberikan penugasan-penugasan , dan lain-lain.
i. Ketrampilan Level 2 Melihat pola-pola berdasarkan pengalaman hidup
Berpikir Kognitif - Ketika mencermati informasi, ia melihat pola-pola kecenderungan
atau bagian-bagian yang hilang.
- Melihat ketika situasi saat ini mirip atau berbeda dengan situasi
sebelumnya , serta mengidentifikasi kemiripan dan / atau
perbedaan-perbedaanya.
j. Motivasi Demi Level 1 Ingin melakukan pekerjaan dengan baik; mengungkapkan kesukaan atau
Pencapaian perasaan tentang kinerja.
- Mencoba/ berusaha melakukan pekerjaan dengan baik atau
benar.
- Mengungkapkan keinginan-keinginan untuk bekerja lebih baik.
- Mungkin saja mengungkapkan perasaan frustasi terhadap
pemubaziran atau inefesiensi.

16. PERSETUJUAN

Dibuat oleh Diterima oleh Disetujui oleh

( ) ( ) ( )
Atasan Pemegang Jabatan M-O-R
Date: Date: Date:

Diperiksa oleh Disetujui oleh

( ) ( )
HRD PD HRD Director
Date: Date:

Confidential Page 7 of 7