Standard Operating Procedure Operation Head

TUJUAN
Tujuan dari Standard Operating Procedure ini adalah untuk menetapkan deskripsi pekerjaan
untuk posisi Operation Head.

RINGKASAN PEKERJAAN
a. Operation Head bertanggung jawab untuk mengoperasikan sistem aplikasi, telepon
dan komputer.
b. Operation Head melakukan berbagai tugas administrasi dan administrasi umum yang
rutin dan kompleks yang mempengaruhi pelaksanaan Departemen Keuangan Pusat,
pemeliharaan dan ketertiban, pencegahan kecurangan pada staff dan peningkatan
kualitas hidup (SDM) di kantor cabang.
c. Karyawan ini ditunjuk oleh HRD dan bekerja di bawah pimpinan Manager Koperasi
sebagai atasan langsung, Manager Accounting untuk masalah finance, dan Manager
Operasional Pusat untuk masalah operasional.

CONTOH TUGAS
a. Menerima, memantau, mencatat dan mengirimkan reports (daily, monthly, and yearly)
ke holding dan memberikan bantuan yang diminta oleh all department
b. Menyelenggarakan/mengontrol pengelolaan administrasi keuangan, administrasi
sales, dan desk call
c. Menyelenggarakan pembukuan terhadap seluruh kegiatan pendanaan perusahaan.
d. Menyelenggarakan pengelolaan manajemen sumber daya manusia perusahaan
e. Menyelenggarakan pengelolaan ketatausahaan
f. Mencatat dan melaporkan setiap terjadi kejahatan kerja (fraud) yang dilakukan oleh
staff. Dan menyampaikan informasi tersebut kepada divisi yang tepat
g. Memeriksa Laporan Keuangan: Harian, Mingguan, dan Bulanan. Serta mengontrol
keuangan perusahaan
h. Mengontrol Aktivitas karyawan, khususnya bagian Administrasi
i. Mengontrol aset tetap yang dipegang oleh Staf
j. Melakukan tugas pemeliharaan peralatan ringan seperti Hardisk Eksternal, Flashdisk,
ATK, Kwitansi, Voucher, dan laporan lain yang dianggap penting
k. Menyelesaikan laporan yang diperlukan
l. Membantu melatih karyawan Admin baru
Standard Operating Procedure Operation Head

m. Melakukan semua tugas dan tugas yang sah lainnya yang ditugaskan atau dibutuhkan.

PENGETAHUAN DIBUTUHKAN
Operation Head harus memiliki pengetahuan tertentu pada tingkat yang cukup untuk
melakukan tugas pekerjaan. Pengetahuan ini termasuk, namun tidak terbatas pada:
a. Pengetahuan tentang SOP, Administrasi, dlsb
b. Pengetahuan tentang kebijakan, prosedur, arahan, dan peraturan departemen
c. Pengetahuan tentang tata bahasa, tanda baca, dan ejaan
d. Pengetahuan tentang abjad dan numerik kertas dan sistem pengarsipan elektronik
e. Pengetahuan tentang prosedur pembukuan
f. Pengetahuan tentang kemampuan komunikasi interpersonal.

KEAHLIAN YANG DIBUTUHKAN

Operation Head harus memiliki keterampilan ini pada tingkat yang cukup untuk melakukan
tugas pekerjaan dengan standar perusahaan. Keterampilan ini termasuk, namun tidak terbatas
pada:
a. Ketrampilan dalam tulis baca
b. Ketrampilan dalam penggunaan peralatan kantor yang efektif dan efisien: kalkulator,
mesin fotokopi, komputer, dan telepon
c. Keterampilan dalam literasi surat elektrik.
d. Dll.

KEMAMPUAN DIPERLUKAN
Operation Head harus memiliki kemampuan ini pada tingkat yang memadai agar dapat
menjalankan tugasnya dengan standar perusahaan. Kemampuan ini termasuk, namun tidak
terbatas pada:
a. Kemampuan untuk melaksanakan tugas sesuai peraturan perusahaan; Kebijakan
perusahaan, prosedur, arahan; Dan arahan eksternal
b. Kemampuan untuk mengamati dan menganalisa situasi dengan cepat dan obyektif,
dengan menggunakan penilaian yang baik, tentukan tindakan yang efektif dan efisien
yang harus dilakukan sehubungan dengan tugas, situasi, dan keadaan.
c. Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan orang-orang dengan cara
yang sopan, bijaksana, dan adil dalam segala kondisi
d. Kemampuan untuk memberikan informasi kepada staff, Manager, dan Department
Standard Operating Procedure Operation Head

e. Kemampuan menangani situasi sulit dengan cara yang efektif, tepat waktu
f. Kemampuan membaca, berbicara, menulis dan mengeja menggunakan tata bahasa
standar
g. Kemampuan untuk menulis dan / atau mengetikkan pesanan, formulir, laporan, surat,
memo dan, atau instruksi lisan.
h. Kemampuan untuk mengingat dan menghubungkan rincian kejadian dalam rangka
mempersiapkan laporan tertulis dan menyajikan informasi/data kepada pihak yang
berkepentingan
i. Kemampuan melakukan perhitungan matematis dengan kecepatan dan ketepatan
j. Mampu memprioritaskan dan menangani secara efektif, efisien, dan bersamaan
banyak tugas, termasuk telepon, laporan, inputan, pengawasan, dan membantu
pengunjung
k. Kemampuan untuk memahami dan mengikuti instruksi dan prosedur lisan dan tertulis
dengan cepat dan akurat
l. Mampu memperoleh informasi melalui observasi dan wawancara.
m. Mampu bekerja dengan baik di lingkungan dengan tekanan tinggi dan multi-tugas di
tengah gangguan yang sering terjadi dan mengarahkan fokus perhatian ke sebuah
tugas setelah gangguan.
n. Kemampuan untuk mengatur/manage staff admin dalam kapasitas resmi mereka
o. Mampu menganalisa, merencanakan dan mengatur pekerjaan
p. Kemampuan untuk menyimpan catatan dalam sistem pengarsipan (file management)
q. Kemampuan untuk membangun dan memelihara hubungan kerja yang efektif dengan
berbagai macam orang, termasuk: Manager, Divisi Collector, Marketing, rekan kerja,
bawahan, dan masyarakat umum.
r. Mampu bekerja secara efektif sebagai individu dan sebagai anggota tim
s. Kemampuan untuk menegaskan diri secara tepat
t. Mampu menerima tanggung jawab, mengakui kesalahan, dan berbagi kesuksesan
u. Mampu beradaptasi dengan perubahan dan perubahan kondisi kerja
v. Kemampuan untuk menangani sejumlah uang secara akurat
w. Mampu melakukan fungsi komputer terkait
x. Mampu melakukan fungsi pembukuan
y. Kemampuan mengetik secara akurat
z. Kemampuan memecahkan masalah dan mengambil keputusan
Standard Operating Procedure Operation Head
Standard Operating Procedure Operation Head

LINGKUNGAN KERJA
a. Pekerjaan biasanya dilakukan dengan karyawan yang duduk di meja kerja di kantor
yang sering ramai
b. Karyawan harus sering mengangkat dan membawa berkas yang sangat ringan.
c. Karyawan harus:
1. Miliki kemampuan pendengaran yang benar cukup untuk melakukan tugas
pekerjaan
2. Miliki penglihatan teropong yang benar yang cukup untuk melakukan tugas
pekerjaan, yang berarti: tidak ada kekurangan warna merah-hijau dari penglihatan
warna, normal, tidak ada gangguan yang signifikan dengan penglihatan
3. Memiliki kemampuan berbicara yang benar cukup untuk melakukan tugas
pekerjaan
4. Memiliki kemampuan mengatasi kondisi emosi/sangat stres dan harus dapat tetap
tenang dan berpikir logis.
5. Pekerjaan mengandung unsur kecil risiko pribadi, fisik, dan psikologis, dan
seorang karyawan harus dapat mengendalikan dan mengendalikan diri secara
profesional dan menerapkan penilaian yang baik secara independen dalam situasi
darurat.

PENGALAMAN, PENDIDIKAN, PELATIHAN

a. Persyaratan Umum
Operation Head diharuskan memiliki kombinasi antara pengalaman, pendidikan,
pelatihan yang memberikan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang
diperlukan untuk melakukan tugas pekerjaan. Kegagalan untuk mengerjakan dan
memelihara semua yang diminta sebagaimana diperlukan, atau kegagalan untuk
menyelesaikan semua pekerjaan yang dibutuhkan dapat mengakibatkan kedisiplinan,
sampai dan termasuk pemutusan hubungan kerja.
b. Persyaratan Minimum
1. Karyawan dalam posisi ini minimal berusia 25 tahun
2. Sarjana Ekonomi Akuntansi, Perbankan, or equivalent.

KUALIFIKASI YANG DIINGINKAN

1. Tertulis / berbicara kefasihan dalam bahasa asing yang diinginkan.

Standard Operating Procedure Operation Head

2. Berpengalaman