____________________________________________________________________________

TUGAS &
PERUSAHAAN
I.

TANGGUNG

JAWAB

SEKERTARIS

TUGAS-TUGAS RUTIN

Yaitu tugas yang dikerjakan sekretaris setiap hari meliputi :

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
I.

Berpenampilan menarik, rapi dan tetap prima

Menerima email, Surat-surat dan fax masuk
Menerima dan melayani tamu
Berkoordinasi dengan satpam
Menerima telepon dan Fax
Menyimpan Arsip / Surat
Menyimpan dokumen penting / rahasia perusahaan
Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan
Memberikan masukan yang positif kepada pimpinan
TUGAS-TUGAS KHUSUS

Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekertaris dengan
penyelesaiannya secara khusus.
Tugas ini di berikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekertaris mampu
menyimpan rahasia baik rahasia pimpinan ataupun rahasia perusahaan.
Tugas-tugas tersebut meliputi :
1. Mengkonsep surat - surat pimpinan/perusahaan ( surat perjanjian kerjasama dengan
relasi/instansi lain).
2. Menyusun surat rahasia ( confidential )
3. Menyusun acara pertemuan bisnis
4. Pembelian kado atau cindera mata untuk relasi/klien
5. Melaksanakan semua tugas yang diberikan oleh pimpinan yang terkait dengan
pekerjaan.
II.

TUGAS-TUGAS ISTIMEWA

Yaitu Tugas-tugas yang menyangkut kebutuhan dan keperluan pimpinan, antara lain :
1. Pandai memposisikan diri
2. Melayani, menyiapkan dan memperhatikan kebutuhan pimpinan
3. Membetulkan / merapihkan ruangan / tempat kerja pimpinan seperti : kebersihan
ruangan, kerapihan ruangan, meja kerja, alat kerja dll.
4. Membantu tugas-tugas pimpinan
5. Mewakili pimpinan untuk menerima tamu ( minta sumbangan atau keperluan lain ).
6. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan / menyampaikan informasi / perintah
kepada karyawan dan informasi kepada relasi.
7. Mengingatkan pimpinan dalam hal lain ( membayar iuran, kartu kredit dll).
8. Menghadiri rapat-rapat dinas sebagai pendamping pimpinan atau mewakili pimpinan
apabila pimpinan tidak bisa hadir.
9. Melakukan pemeriksaan peralatan dan perlengkapan kantor, sekaligus memastikan
mana yang perlu di ganti dan di tambah dll, kemudian melaporkannya ke pimpinan untuk
mendapatkan data/informasi yang akurat dan jelas.
10. Bertanggung jawab atas semua peralatan dan perlengkapan yang ada di ruangan
pimpinan.

III. TUGAS TUGAS UMUM

1. Mengurusi Rumah Tangga Kantor
2. Mengatur penyelenggaraan resepsi atau acara-acara untuk kantor, pimpinan beserta
undangannya.
3. Penghubung antara pimpinan dengan karyawan, relasi dan warga sekitar perusahaan
IV. TUGAS-TUGAS KEUANGAN
1. Mengurusi patty cash (uang cadangan / kas kecil) untuk keperluan pimpinan
2. Mengurusi urusan keuangan pimpinan di Bank ( Pengambilan uang di Bank,
Pengambilan Buku Cek, Administrasi Bank dll).
3. Membayar rekening-rekening pimpinan ( rekening pajak, kartu kredit, sumbangan
dll).
4. Mengurusi dan menyiapkan kebutuhan yang diperlukan untuk Perjalanan Dinas
Pimpinan
V.

TUGAS-TUGAS RESEPSIONIS

1. Menerima dan menjawab semua telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon
tersebut.
2. Menerima tamu dan mengatur jadwal tamu yang akan bertemu dengan pimpinan
3. Mencatat janji-janji untuk pimpinan dan mengingatkan janji-janji tersebut kepada
pimpinan
4. Menyusun jadwal kerja pimpinan.
VI. TUGAS-TUGAS INSIDENTIL
1. Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan naskah rapat, menyiapkan naskah pidato atau
pernyataan pimpinan serta membuat laporan dan notulen rapat.
2. Membuat ikhtisar dari berita-berita majalah, koran, media elektronik dll yang ada
kaitannya dengan bisnis perusahaan.
3. Mengoreksi semua laporan yang harus di tandatangani pimpinan

Muncul,
Ditetapkan oleh,
Kepala Personalia

Menyetujui
Sekertaris

Samson Santoso, SH
............................
Mengetahui
Kusmana, Spd

General Manager