PT.

MANNA JAYA

No. Dokumen Revisi 0

Tgl. Disetujui JOB DESCRIPTION Tgl. Revisi -
Tgl. Terbit Halaman Page 1 of 4

IDENTITAS JABATAN
Nama Jabatan Sekretaris Perusahaan
Nama Departemen Human Capital General Service
Atasan Jabatan HCGS
Bawahan Langsung -

TUJUAN JABATAN
Membantu mengatur jadwal kerja pimpinan dalam melakukan tugas harian baik yang bersifat
rutin maupun yang bersifat khusus

TANGGUNG JAWAB JABATAN

1. Kelancaraan pengaturan jadwal kerja pimpinan (Direksi)
2. Monitoring atas kelengkapan seluruh data yang dibutuhkan pimpinan Perusahaan.
3. Dalam menjaga kerahasiaan seluruh arsip Perusahaan
4. Keabsahaan informasi yang berkembang di lingkungan perusahaan sebelum
disampaikan ke pimpinan Perusahaan (Direksi).

TUGAS POKOK JABATAN

1. Melakukan aktifitas kesekretariatan Perusahaan, khususnya jadwal kegiatan
management.
2. Mengatur jadwal meeting management dan sekaligus sebagai notulen meeting antara
pimpinan Perusahaan dan klien maupun dengan para pimpinan departemen (Manager) /
karyawan serta membagikan hasil meeting dengan bagian terkait.
Mengatur aktivitas Perusahaan mulai dari administrasi hingga pengaturan ke
3.
karyawanan.
Menjadi perantara antara pihak – pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan
4. Perusahaan.
Mengkomunikasikan kebijakan Perusahaan baik kepada pihak Internal maupun
5. eksternal Perusahaan.
6 Memberi ide – ide / masukan kepada pimpinan Perusahaan (Direksi)

7 Memegang rahasia penting Perusahaan yang berkaitan dengan Perusahaan.

Mengatur jadwal pertemuan / meeting antar pimpinan Perusahaan / karyawan serta
8 membuat perjanjian kerjasama management dan relasi Perusahaan.
9 Mengumpulkan data – data yang dibutuhkan oleh management.
Mempersiapkan segala laporan secara keseluruhan mengenai kegiatan kesekretariatan
10. secara benar sesuai jadwal yang di tetapkan.
11. Membuat laporan review seluruh project yang sedang berjalan (tambang, barang & jasa)
 PT. MANNA JAYA

No. Dokumen Revisi 0

Tgl. Disetujui JOB DESCRIPTION Tgl. Revisi -
Tgl. Terbit Halaman Page 2 of 4

Mengumpulkan data-data tertulis dari semua project yang sedang berjalan (tambang,
12. barang & jasa) yang meliputi : data produksi, omzet, maintenance & progres pekerjaan.

WEWENANG JABATAN
1. Melakukan koordinasi dengan bagian / pihak terkait sebagaiman tujuan / arahan dari
pimpinan Perusahaan (Direksi)
2. Melakukan pengaturan jadwal kerja / meeting pimpinan Perusahaan (Direksi)
3. Mengingatkan pimpinan Perusahaan (Direksi) atas jadwal kerja yang telah di tetapkan.
4 Melakukan penolakan atas jadwal pertemuan klien yang tidak sesuai dengan waktu yang
ditetapkan

HUBUNGAN KERJA
Instansi/Dept. Jenis Hubungan Tujuan Hubungan
Direksi Internal Struktural
Pimpinan Departement Internal Koordinasi
Instansi Pemerintah Eksternal Koordinasi

TOLAK UKUR KEBERHASILAN

Jadwal kerja pimpinan Perusahaan (Direksi) sesuai schedule yang ditetapkan dan
1.
terlaksana dengan baik
2. Mengetahui segala aktivitas / agenda kerja pimpinan Perusahaan (Direksi) serta
memastikan dapat terlaksana dengan baik.
3. Segala dokumen terdokumentasi dengan baik dan benar
4. Segala data yang dibutuhkan Pimpinan perusahaan lengkap dan tertata dengan baik.
5. Kegiatan rapat di management termonitor dan terlaksana dengan baik sesuai jadwal
yang ditetapkan.
6. Notulen rapat terdokumentasi dengan lengkap.

AREA KERJA
Lapangan 10 %

Kantor 90 %
 PT. MANNA JAYA

No. Dokumen Revisi 0

Tgl. Disetujui JOB DESCRIPTION Tgl. Revisi -
Tgl. Terbit Halaman Page 3 of 4

KUALIFIKASI JABATAN
Pendidikan
Ideal D3 Sekretaris
Minimal SMA
Pengalaman
Ideal 2 tahun
Minimal 1 Tahun
Kompetensi
1. Pendidikan minimal D3 Sekretaris
2. Pengalaman minimal 1 tahun
3. Dapat mengoperasikan computer Microsoft Office.
4. Memiliki kemampuan dalam berkomunikasi dengan baik.
2. Memiliki tanggung jawab terhadap semua tugas yang di emban.
3. Dapat menjaga rahasia Perusahaan dan kepercayaan yang diberikan Perusahaan.
4. Memiliki etika yang baik.
 PT. MANNA JAYA

No. Dokumen Revisi 0

Tgl. Disetujui JOB DESCRIPTION Tgl. Revisi -
Tgl. Terbit Halaman Page 4 of 4

LEMBAR PENGESAHAN

Bontang, 16 Agustus 2019

Karyawan : Atasan Langsung : Atasan Tidak Langsung

Nama : Nama : Nama :

Jabatan : Sekretaris Perusahaan Jabatan : HCGS Manager Jabatan : General Manager