PT.

MANNA JAYA

No. Dokumen Revisi 0

Tgl. Disetujui JOB DESCRIPTION Tgl. Revisi -
Tgl. Terbit Halaman Page 1 of 4

IDENTITAS JABATAN
Nama Jabatan Admin
Nama Departemen Human Capital General Service (HCGS)
Atasan Jabatan HCGS Supervisor
Bawahan Langsung -

TUJUAN JABATAN
Membantu Supervisor HCSG khususnya dan management site pada umumnya
dalam melakukan pendataan administrasi karyawan

TANGGUNG JAWAB JABATAN

1. Bertanggung jawab terhadap tingkat keakuratan dan keabsahan pendataan
administrasi karyawan (data absensi, premi ; data HM/tonase/ritasi, data
lembur, data karyawan, kepesertaan BPJS, kepemilikan NPWP, no rekening dlsb)
2. Bertanggung jawab terhadap kerapihan dokumen HCGS di site.
3. Ikut bertanggung jawab terhadap terciptanya kondusifitas lingkungan kerja di
site

TUGAS POKOK JABATAN

1. Melaksanakan pengarsipan dokumen – dokumen dan berkas surat ke HRD an
secara tertib berdasarkan tempat yang telah ditentukan : surat masuk, Surat
Keluar, data kepesertaan BPJS karyawan, data absensi/premi/tonase/HM dlsb
Mengambil data abensi kehadiran karyawan pagi hari maupun pulang kerja
2.
untuk selanjutnya di input/proses dalam monitoring kehadiran karyawan
3. Menyusun dan monitoring/mengontrol jadwal cuti karyawan.
Menyampaikan kepada karyawan akan pelaksanaan cuti periodik dan cuti
4. tahunan yang telah jatuh tempo.
Monitoring masa berlaku perjanjian kontrak karyawan, serta melakukan proses
5 administrasi perpanjangan kontrak karyawan maupun membuat kontrak kerja
baru sesuai aturan dan ketentuan yang berlaku
Mengurus pembuatan ID (badge) karyawan baru maupun karyawan lama yang
6 telah habis masa berlaku ke pihak owner.
Memastikan bahwa setiap karyawan ; telah dilakukan pengurusan BPJS
kesehatan / tenaga kerja, memiliki NPWP, No Rekening penggajian serta
7 mengatasi permasalahan karyawan atas kepemilikan dokumen sebagaimana
dimaksud.
8. Melaksanakan pengiriman pelaporan HCGS ke kantor pusat Bontang, yang
meliputi data turn over karyawan (akhir bulan), up date posisi manpower (akhir
bulan), kebutuhan man power (kondisional / akhir bulan), data gaji karyawan
 PT. MANNA JAYA

No. Dokumen Revisi 0

Tgl. Disetujui JOB DESCRIPTION Tgl. Revisi -
Tgl. Terbit Halaman Page 2 of 4

(akhir bulan), data absensi karyawan (setiap hari Senin). Data profil karyawan
(akhir bulan).

Meminta laporan data achievement produksi ke admin Produksi setiap

9 akhir bulan.
10 Melakukan registrasi terhadap setiap berkas lamaran yang masuk.
.
Monitoring keberadaan dan kehadiran karyawan setiap hari dengan
11 melakukan kunjungan (sidak) ke lapangan.
Mengkondisikan / mengatur pelaksanaan proses rekrutmen karyawan, dengan
12 melakukan koordinasi dengan pihak lapangan (tes praktek) maupun
mempersiapkan bahan tes tertulis ( tes karyawan kantor / admin atau support)
13 Mewakili dept HCGS maupun management dalam meeting internal (site/HO)
maupun dengan pihak eksternal ( owner )
.
14 Monitoring terciptanya lingkungan / suasana kerja yang bersih dan sehat
(Housekeeping) dengan melakukan koordinasi dengan pihak terkait.
15 Membantu menyelesaikan segala permasalahan penyelesaian Hubungan
industrial karyawan sesuai ketentuan dan aturan yang berlaku.
16 Ikut membantu berjalannya kelancaran proses produksi dan serta memberi
masukan pemecahan masalah atas kendala produksi yang dihadapi.
17 Memonitor kesiapan jumlah karyawan khususnya jumlah operator / mekanik
yang menjadi kunci keberhasilan pencapaian target produksi.
18 Mewakili pimpinan dept HCGS dalam memberikan pembinaan berupa Surat
Peringatan kepada karyawan yang melanggar aturan tata tertib Perusahaan.
19 Ikut membantu terciptanya K3LH dilingkungan kerja.
.
20
.
21
.
22
.

WEWENANG JABATAN
1. Melakukan koordinasi Formen HCGS / site manager dan pimpinan dept lain
2. Melakukan fungsi control terhadap kebenaran data kehadiran karyawan / data
produksi / HM / ritasi / tonase maupun segala temuan penyimpangan yang
terjadi.
3. Melakukan pembinaan terhadap karyawan.
4 Monitoring perkembangan setiap issue yang terjadi dan melaporkan kepada
management atas setiap issue yang krusial / penting.

HUBUNGAN KERJA
Instansi/Dept. Jenis Hubungan Tujuan Hubungan
 PT. MANNA JAYA

No. Dokumen Revisi 0

Tgl. Disetujui JOB DESCRIPTION Tgl. Revisi -
Tgl. Terbit Halaman Page 3 of 4

karyawan Internal Koordinasi

Atasan Internal Koordinasi
Perusahaan Pemberi Eksternal Konsolidasi
Kerja

TOLAK UKUR KEBERHASILAN

Tingkat keluhan karyawan khususnya dalam penerimaan penggajian setiap akhir
1
bulan sangat sedikit / tidak ada.
Tingkat kepuasan karyawan dalam membantu setiap penyelesaian
2 permasalahan karyawan dibidang hubungan Industrial juga baik / tinggi
.
3 Penilaian management atas pencapaian kinerja yang dihasilkan sangat
. memuaskan.

AREA KERJA
Lapangan 30 %

Kantor 70 %

KUALIFIKASI JABATAN
Pendidikan
Ideal D3
Minimal SMA
Pengalaman
Ideal 2 tahun
Minimal 1 Tahun
Kompetensi
■ Memahami aturan perundangan ketenagakerjaan dan memahami prosedur
penyelesaian permasalahan hubungan industrial.
■ Memiliki kemampuan dalam mengoperasikan program komputer (MS Office)
■ Memahami sistem pengarsipan yang baik dan benar
■ Kemampuan dalam berkomunikasi
■ Kemampuan dalam melakukan analisa suatu permasalahan.
■ Proaktif, Lincah dan gesit dalam menangani pekerjaan.
 PT. MANNA JAYA

No. Dokumen Revisi 0

Tgl. Disetujui JOB DESCRIPTION Tgl. Revisi -
Tgl. Terbit Halaman Page 4 of 4

■ Memahami fungsi ke HRD an

■ Memiliki jiwa leadership (kepemimpinan), serta dapat bekerja sama dalam suatu team

LEMBAR PENGESAHAN

Bontang, 29 September 2018

Karyawan : Atasan Langsung : Atasan Tidak Langsung

Nama : Nama : Nama :

Jabatan : HCGS Site Jabatan : Site Manager Jabatan : HCGS Manager