PT.

MANNA JAYA

No. Dokumen Revisi 0

Tgl. Disetujui JOB DESCRIPTION Tgl. Revisi -
Tgl. Terbit Halaman Page 1 of 4

IDENTITAS JABATAN
Nama Jabatan Admin HR Head Office Bontang
Nama Departemen Human Capital General Service
Atasan Jabatan Deputy Manager HCGS
Bawahan Langsung -

TUJUAN JABATAN
Membantu atasan dalam menjalankan fungsi kepersonaliaan, ke HRD an dan
pelayanan administrasi kepada karyawan.

TANGGUNG JAWAB JABATAN

1. Bertanggung jawab terhadap kelancaran administrasi.
2. Bertanggung jawab terhadap setiap keakuratan data yang diajukan ke atasan.
3. Bertanggung jawab terhadap kelancaran pelaporan ke HRD an yang dikirimkan
oleh Site.
4. Bertanggung jawab terhadap kelancaran pelayanan administrasi ke karyawan

TUGAS POKOK JABATAN

1. Melaksanakan pengarsipan dokumen – dokumen dan berkas surat ke HRD an
secara tertib berdasarkan tempat yang telah ditentukan : surat masuk, Surat
Keluar, berkas Industrial, BPJS kesehatan, arsip laporan bulanan, file Surat
Keputusan (SK) dll.
2. Monitoring penomoran surat keluar.
3. Menyusun dan monitoring/mengontrol jadwal cuti karyawan.
Menyampaikan kepada karyawan akan pelaksanaan cuti periodik dan cuti
4. tahunan yang telah jatuh tempo.
Monitoring masa berlaku perjanjian kontrak karyawan, serta melakukan proses
5 administrasi perpanjangan kontrak karyawan maupun kontrak baru
6 Membantu atasan dalam proses pembuatan data budget ke HRD an

7 Monitoring tingkat absensi karyawan di kantor pusat Bontang.

Monitoring setiap pengiriman pelaporan ke HR dari setiap site, khususnya turn
over karyawan, up date posisi manpower, kebutuhan man power, data gaji
8. karyawan.

Meminta laporan data achievement data pencapaian produksi dari setiap

9 site
10 Melakukan registrasi terhadap setiap berkas lamaran yang masuk.
 PT. MANNA JAYA

No. Dokumen Revisi 0

Tgl. Disetujui JOB DESCRIPTION Tgl. Revisi -
Tgl. Terbit Halaman Page 2 of 4

.
Memastikan kelengkapan data personal file karyawan ; Surat Lamaran kerja,
11 Kartu Keluarga, Surat Perjanjian Kerja, surat keterangan nikah, akte kelahiran
anak, formulir biodata etc
Membantu pimpinan dalam mengkondisikan proses rekrutmen karyawan /
pemenuhan karyawan baru sesuai dengan persetujuan management ; seleksi
12 berkas, pemanggilan calon karyawan, pelaksanaan tes calon hingga proses
agreament untuk karyawan tingkat pelaksana.
13 Melaksanakan kunjungan lapangan / ke lokasi kerja yang berada dibawah
operasional Perusahaan.
.
14 Melakukan koordinasi dengan pihak external : BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS
Kesehatan serta dengan pihak Perbankan.
15 Melakukan pengurusan No rekening penggajian karyawan.
16 Melakukan pengurusan kepesertaan BPJS ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan
karyawan.
17 Membuat surat keputusan Management HR.
18 Membuat laporan ke HRD an yang memuat : Up date posisi manpower, profile
karyawan, attendace ratio, turn over karyawan, data pencapaian lembur masing2
lokasi kerja.
19 Monitoring register Nomor Induk Karyawan.
.
20 Membantu pengurusan dokumen2 Perusahaan.
.
21 Memastikan kegiatan administrasi berjalan secara tertib dan rapi.
.
22 Monitoring progres pencapaian KPI (Key Performance Indikator) Dept HRD.
.

WEWENANG JABATAN
1. Melakukan koordinasi dengan pihak management site.
2. Melakukan fungsi control terhadap keabsahan data administrasi.
3. Melakukan koordinasi dengan setiap pimpinan (kantor pusat & site) atas setiap
temuan penyimpangan karyawan yang merupakan bagian dari fungsi tugas dan
tanggung jawabnya.
4 Monitoring perkembangan setiap issue yang terjadi.

HUBUNGAN KERJA
Instansi/Dept. Jenis Hubungan Tujuan Hubungan
karyawan Internal Koordinasi
Atasan Internal Koordinasi
 PT. MANNA JAYA

No. Dokumen Revisi 0

Tgl. Disetujui JOB DESCRIPTION Tgl. Revisi -
Tgl. Terbit Halaman Page 3 of 4

Pemerintah Eksternal Koordinasi

TOLAK UKUR KEBERHASILAN

1 Data arsip kepersonaliaan / HRD lengkap dan mudah ditemukan.
Tingkat kepuasan karyawan dan management dalam pemberian pelayanan
2 pengaturan pelaksanaan cuti karyawan baik.
.
3 Hubungan kerja sama dengan pihak eksternal (BPJS dan Perbankan) dan pihak
. internal (karyawan) berjalan dengan baik.
4 Tidak ada permasalahan dibidangnya yang merupakan bagian dari tanggung
. jawab.

AREA KERJA
Lapangan 10 %

Kantor 90 %

KUALIFIKASI JABATAN
Pendidikan
Ideal D3
Minimal SMA
Pengalaman
Ideal 2 tahun
Minimal 1 Tahun
Kompetensi
■ Memiliki kemampuan dalam mengoperasikan program komputer (MS Office)
■ Memahami sistem pengarsipan yang baik dan benar
■ Kemampuan dalam berkomunikasi
■ Kemampuan dalam melakukan analisa suatu permasalahan.
■ Proaktif, Lincah dan gesit dalam menangani pekerjaan.
■ Memiliki jiwa leadership yang cukup baik.
■ Memahami fungsi ke HRD an.
■ Dapat bekerja sama dalam suatu team
 PT. MANNA JAYA

No. Dokumen Revisi 0

Tgl. Disetujui JOB DESCRIPTION Tgl. Revisi -
Tgl. Terbit Halaman Page 4 of 4

LEMBAR PENGESAHAN

Bontang, 6 September 2018

Karyawan : Atasan Langsung : Atasan Tidak Langsung

Nama : Patricia Isabella Nama : Abdul Khair Nama : Erwin Asrianjaya

Jabatan : Staff Pers & Ticket Jabatan : Deputy HR Manager Jabatan : HR Manager