ANALISIS JABATAN

PT. ELODA MITRA

A. IDENTITAS JABATAN
Nama Jabatan : HRD Staff (Senior)
Departemen : HR&GA
Atasan Langsung : HR&GA Manager
Bawahan Langsung : HR&GA Staff (Junior)

Indentitas Responden Pemegang Jabatan

Nama : Khaerunnisa
Masa Kerja Jabatan : 2 Tahun 08 Bulan
Pengalaman : 7 Tahun 09 Bulan
Nama Atasan : Fredy Perdana Putra
Pendidikan : DIII (Diploma III)

Indentitas Analisa dan Pengumpul Data

Nama Analis : Fredy Perdana Putra
Tanggal Pengumpulan : 01 Maret 2018
B. KEDUDUKAN DALAM STRUKTUR ORGANISASI

Direktur

HR&GA
Manager

HRD&GA Senior
Staff

HR&GA Staff
(Junior)

Membantu HR&GA Manager dalam menjalankan seluruh operasional kepersonaliaan

perusahaan khususnya urusan kepegawaian.

C. TUGAS POKOK
1. Melaksanakan program kerja serta menilai pelaksanaannya.
a) Membuat jadwal periode perhitungan uang makan dan gaji disetiap bulan
untuk kemudian diserahkan kepada finance dept.

1
 b) Bersama dengan pimpinan dept lain membantu follow up pelaksanaan
kegiatan training rutin karyawan.
2. Memonitor kelancaran dan ketepatan pelaksanaan jadwal pekerjaan dari setiap
unit kerja kepersonaliaan di perusahaan.
a) Membuat laporan mingguan, harian, bulanan dan tahunan terkait
ketepatan pelasanaan kegiatan yang dibawah koordinasi HRD.
b) Menjelaskan kepada HRD Manager tentang hal-hal yang menghambat
terjadinya ketepatan jadwal kegiatan dan pelaksanaannya.
3. Menjamin ketepatan informasi database kepegawaian.
a) Melakukan update database karyawan dalam sistem mesin absensi untuk
memastikan data yang tersedia didalam sistem merupakan data yang
terbaru.
b) Setiap tahun melakukan update data karyawan dengan mencetak form
update data karyawan kemudian menyebarkan keseluruh departemen
dan hasilnya menjadi dasar update database karyawan.
4. Membantu mengawasi dan meneliti ketepatan pembuatan dan memeriksa
laporan permintaan barang, seragam karyawan, perbaikan kerusakan dan
laporan lainnya di bagian HR.
a) Membantu finance dept mencari vendor pembanding untuk supply
seragam karyawan.
b) Melakukan follow up pembelian seragam karyawan yang mengalami
kerusakan.
c) Melakukan pemusnahan barang rusak dan mendokumetasikan
pemusnahannya.
5. Mewakili perusahaan dalam menyambut dan menerima tamu-tamu dari instansi
pemerintah berkaitan dengan masalah pembinaan dan perizinan termasuk dari
tamu-tamu dari lingkungan masyarakat sekitarnya
(RT/RW/Kelurahan/Kecamatan/Pemda).
a) Memastikan tamu diterima dengan baik dan dilayani dengan baik.
b) Memastikan ketersediaan tempat dan kebutuhan meeting dengan pihak
eksternal jika datang berkunjung keperusahaan.
6. Membantu memonitor dan mengawasi jalannya penyelenggaraan pengaturan
jadwal bekerja oleh seluruh departemen perusahaan berupa absensi kerja dan
lembur kerja karyawan dan merekapnya setiap bulannya.
a) Memastikan inputan dan rekapan lembur, absensi karyawan dilakukan
download data dan pengolahan serta input disistem dilakukan setiap
hari.
b) Memastikan laporan absensi, lembur diberikan tepat waktu.
7. Melaksanakan semua aktivitas yang menyangkut perizinan baik perizinan
operasi perusahaan (berdasarkan ketentuan perundang-undangan dan
peraturan pemerintah) dan perizinan masalah karyawan (sakit dan cuti) serta
kemudian mendokumentasikan.
a) Membuat time table untuk seluruh data perizinan yang ada agar mudah
melakukan control supaya perizinan tidak ada yang terlewatkan.
b) Memastikan semua karyawan yang tidak masuk telah membuat surat izin
tidak masuk dan telah ditandatangani oleh pimpinan dept.
2
8. Menangani pengupahan (payroll) dan remuneration (imbal jasa) termasuk
kesejahteraan karyawan berupa pemberian BPJS, Asuransi, insentif, bantuan
pernikahan, persalinan, kecelakaan kerja yang dialami karyawan dan kematian.
a) Melakukan perhitungan gaji disetiap tanggal tutup gaji setiap bulannya.
b) Menyerahkan data hasil perhitungan gaji kepada finance dept.
c) Memastikan jadwal pembayaran gaji kepada finance dept.
d) Pembayaran Iuran BPJS Kesehatan melalui edabu sistem dan BPJS
Ketenagakerjaan melalui SIPP dan menyerahkan hasil perhitungan dan
virtual account pembayarannya kepada finance dept.
e) Membuat pengajuan bantuan untuk diserahkan kepada HRD Manager
dan Direktur untuk bantuan karyawan yang mengalami kecelakaan kerja,
kedukaan, pernikahan maupun persalinan.
f) Menyerahkan bantuan kepada karyawan yang berhak dan
mendokumentasikannya.
9. Mencatat keluhan dan masalah lain yang dihadapi karyawan dengan tegas,
sopan, cepat, dan efisien.
a) Menerima pengaduan dari karyawan secara langsung mengenai
permasalah yang dihadapi dan memberikan masukkan jika masalah bisa
langsung diselesaikan, jika tidak akan dicatat kemudian diserahkan
kepada HR Manager.
b) Mendata semua keluhan yang masuk melalui kotak saran yang disediakan
oleh perusahaan dan melakukan follow up permasalah hingga selesai.
c) Memastikan notulen rapat dalam meeting majamen dengan karyawan
terdokumentasi dengan baik.
10. Memberikan usulan kebutuhan karyawan dan pelatihan bagi seluruh karyawan
perusahaan.
a) Membantu HRD mengumpulkan matirks karyawan dari departemen dan
menindaklanjuti bersama HR Manager untuk melakukan analisa
kebutuhan training.
b) Melakukan penjadwalan training.
c) Melakukan pencarian lembaga training bila diperlukan trainer dari pihak
luar.
11. Melaksanakan sosialisasi untuk urusan kontrak kerja karyawan, pengurusan
mutasi karyawan, pengangkatan dan promosi karyawan, pemberian hukuman
karyawan (punishment), dan memberikan surat pemberhentian karyawan.
a) Melakukan monitoring data karyawan kontrak supaya tidak ada
karyawna yang terlewat dari masa kontrak.
b) Melakukan pemanggilan karyawan yang akan dimutasi dan memberikan
surat mutasi kepada karyawan.
c) Melakukan tugas administrasi untuk mencetak surat pengangkatan
karyawan dan promosi karyawan.
d) Mencetak surat peringatan dan surat teguran karyawan.

3
 12. Mengawasi dan mengelola kendaraan milik perusahaan termasuk sopirnya.
a) Melakukan monitoring kebutuhan service kendaraan dan perizinan STNK
kendaraan.
b) Membuat schedule kebutuhan kendaraan kantor dan sopir.
c) Melakukan booking service kendaraan dan memastikan pembayaran
kebengkel berjalan dengan baik.
13. Melaksanakan koordinasi keamanan (security) perusahaan termasuk juru parkir
kendaraan.
a) Melakukan cek log book security
b) Melakukan meeting mingguan dengan security.
c) Memastikan tidak ada masalah terkait keamanan lingkungan perusahaan.
d) Melakukan monitoring data absensi security melalui mesin absensi untuk
memastikan security secara rutin melakukan cek keliling lingkungan
perusahaan.
14. Membantu melakukan analisis dan evaluasi kebutuhan pegawai dan konseling.
a) Menerima pengajuan penambahan karyawan.
b) Melakukan pengecekan data beban kerja untuk memastikan ada tidaknya
ketersediaan tenaga kerja dari dept lain,
15. Melaksanakan daily, weekly, monthly briefing di lingkungan HR department.
16. Menghadiri rapat manajemen.
17. Melakukan hubungan kerja dengan departemen lainnya dalam kerangka
hubungan penanganan kepersonaliaan.
18. Membaca dan memeriksa log book.

D. HUBUNGAN KERJA

JABATAN YANG
UNIT KERJA MAKSUD HUBUNGAN
DIHUBUNGI
Jabatan yang lebih tinggi
1. HR Manager 1. HRD 1. Koordinasi Internal
2. Finance Ass. Manager 2. Finance Dept 2. Laporan Gaji Dll
Organisasi Eksternal
1. RT/RW 1. Kosambi Timur
2. Satpol PP 2. Kec, Kosambi
3. Kecamatan 3. Kec. Kosambi 1. Kerjasama
4. Kelurahan 4. Kel. Kosambi
5. Disnaker 5. Kab. Tangerang
6. Pemda 6. Prov Banten
Jabatan Setara
1. Seluruh senior staff dept 1. Seluruh dept 1. Kerjasama
Jabatan Lebih Rendah
1. Staff HR&GA (Junior) 1. HRD&GA 1. Kerjasama Internal

4
E. LINGKUNGAN KERJA
1. Akibat jika kecelakaan kerja : Terpeleset tangga naik turun, luka ringan
2. Gangguan kesehatan : Mata minus karena terlalu lama dikomputer, sakit
pinggang

3. Kegiatan Jabatan :
a. Duduk : 80%
b. Berdiri : 10%
c. Jalan : 10%
4. Tempat kerja : 100% Dalam Gedung
5. Kondisi Lingkungan
Kondisi Kurang Cukup Baik
a. Suhu 
b. Penerangan 
c. Ventilasi 
d. Ketenangan 
e. Kebersihan 
f. Keleluasaan 
 Luas Ruangan
 Luas Meja

F. JOB RANKING
Jenis Keahlian Bobot Point Grade
1. Pengetahuan dan
Keterampilan
Sedang 150
yang dimiliki
dalam bekerja
2. Besarnya
Tanggung jawab
Sedang 150
terdahap finansial
dan material
3. Besarnya
pengasawan yang Golongan III
diterima dari Ringan 38
atasan dan analisa
beban pekerjaan
4. Pendidikan DIII 75
5. Dampak
kesalahan yang
diakibatkan Ringan 25
kesalahan kerja
yang diperbuat
TOTAL GRADE 438

5
 G. PERSYARATAN JABATAN DAN KOMPETENSI
a) Pendidikan dan latihan minimal dari DIII Hukum / Psikologi / Umum.
b) Pengalaman kerja minimal 2 tahun di Departemen yang sama.
c) Usia minimal 25-30 tahun.
d) Penguasaan Bahasa Inggris aktif dan memiliki keterampilan komputer.
e) Memiliki pengalaman bidang manajemen dan korespondensi lebih
disukai memahami peraturan

Persyaratan Kompetensi:
 Behavior : Rajin, tekun, teliti, ramah dan kooperatif, dapat menjaga
rahasia perusahaan dan memiliki inisiatif kerja.
 Teknik : Menguasai dasar-dasar HRD dan Microsoft office.

Tanda tangan atasan yang memverifikasi dan mengisi:

Tanda Tangan :

Nama Jelas : Fredy Perdana Putra

Jabatan : HR&GA Manager
Tanggal : 01 Maret 2018