STANDARD Tanggal :

OPERATION
Nomor :
PROCEDURE
Halaman :

REKRUTMEN DAN SELEKSI

1. T U J U A N

Pedoman bagi pelaksanaan proses rekrutmen dan seleksi dalam rangka memenuhi kebutuhan
perusahaan terhadap tenaga kerja yang memenuhi syarat atau kualifikasi yang telah ditetapkan
perusahaan.

2. RUANG LINGKUP PROSEDUR

2.1. Definisi

2.1.1. Rekrutmen adalah proses dan usaha mencari calon tenaga kerja yang sesuai
dengan kebutuhan perusahaan dan sesuai dengan persyaratan atau kualifikasi
lowongan yang ada yang telah ditentukan perusahaan.

2.1.2. Seleksi adalah proses pemilihan calon tenaga kerja yang telah melamar kerja di
perusahaan, memiliki kualifikasi paling sesuai dengan persyaratan yang
ditentukan perusahaan untuk mengisi jabatan kosong.

2.1.3. Calon tenaga kerja adalah setiap warga negara Indonesia (WNI) yang
mencalonkan diri sebagai tenaga kerja dan memiliki kualifikasi sesuai dengan
yang diminta perusahaan serta warga negara asing (WNA) yang telah memenuhi
persyaratan perusahaan dan peraturan pemerintah.

2.1.4. User adalah HOD yang mengajukan permintaan tenaga kerja.

2.1.5. Man Power Planning (MPP) adalah kegiatan yang dilakukan oleh HOD dengan
koordinasi HRD dan hasil akhirnya mendapat persetujuan Direktur yang
bersangkutan, untuk menyusun rencana penambahan ataupun pengurangan tenaga
kerja untuk jangka waktu satu tahun mendatang di tiap bagian.

2.1.6. Formulir HR01 adalah formulir permintaan tenaga kerja dari User yang akan
dipergunakan sebagai dasar proses rekrutmen dan seleksi.

2.1.7. Formulir HR02 adalah dokumen yang dipergunakan User untuk memberikan
evaluasi dan komentar berdasarkan hasil wawancara dengan calon tenaga kerja.

2.1.8. Recruitment Corporate adalah bagian rekrutmen yang menangani seluruh

kebutuhan tenaga kerja untuk MI dan PC khusus grade 5A ke atas atau grade II.1
ke atas.

2.1.9. Rekrutmen PC adalah bagian rekrutmen PC yang menangani kebutuhan tenaga

kerja di PC untuk grade 1- 4 atau grade I.1 – I.4.
 STANDARD Tanggal :
OPERATION
Nomor :
PROCEDURE
Halaman :

2.1.10. PC adalah Profit Center yang terdiri dari Perusahaan……..

2.2. Cakupan

Sistem & prosedur ini berlaku bagi pekerja di PT …………. dan anak-anak
perusahaannya.

3. PROSEDUR REKRUTMEN DAN SELEKSI

3.1. Man Power Planning

3.1.1. Setiap awal bulan September Bagian Recruitment Corporate mengirimkan form
Man Power Planning kepada HRD PT dan Bagian Rekrutmen PC yang kemudian
diteruskan kepada seluruh HOD PC.

3.1.2. HRD PTmengembalikan pada Bagian Recruitment Corporate dan HOD PC

mengembalikan ke Bagian Rekrutmen PC selambat-lambatnya pertengahan
Oktober.

3.1.3. Bagian Rekrutmen PC kemudian membuat rekap dari MPP. Rekap MPP dari PC
untuk grade 5A atau II.1 ke atas dikirim ke Bagian Recruitment Corporate, sedang
untuk grade 1-4 atau I.1-I.4 diarsipkan di bagian rekrutmen masing-masing PC.

3.1.4. Bagian Recruitment Corporate membuat rekap MPP untuk keseluruhan MI.

3.2. Pra Seleksi

3.2.1. Rekrutmen dilakukan berdasarkan MPP dan formulir HR01 atau form kebutuhan
tenaga kerja yang diajukan oleh User dan sudah disetujui oleh para atasan User
sampai tingkat Direktur yang bersangkutan.

3.2.2. HRD PT menyerahkan formulir HR01 yang sudah disetujui oleh Direktur yang
bersangkutan ke Bagian Rekrutmen dengan ketentuan sebagai berikut:

a. HR01 untuk kebutuhan grade 1A – 4B atau I.1-I.4, diserahkan ke Bagian

Rekrutmen PC masing – masing
b. HR01 untuk kebutuhan grade 5A atau II.1 ke atas diserahkan langsung ke
Bagian Rekrutmen MI.

3.2.3. Pada akhir bulan, Bagian Rekrutmen MI membuat rekap HR01 untuk kebutuhan
grade 5A atau II.1 ke atas, baik yang sudah terpenuhi atau belum untuk setiap PC
dan menginformasikannya kepada Bagian Rekrutment PC masing – masing.
 STANDARD Tanggal :
OPERATION
Nomor :
PROCEDURE
Halaman :

3.2.4. Bagian Recruitment Corporate melakukan proses perekrutan dan seleksi calon
tenaga kerja grade 5A atau II.1 ke atas serta ditambah grade 1 – 4 untuk pekerja
Corporate Mulia Industry sedangkan Bagian Rekrutmen PC melakukan proses
rekrutmen dan seleksi calon tenaga kerja grade 1-4 atau I.1-I.4.

Proses rekrutmen dilakukan dengan cara:

a. Internal Sources yaitu proses pencarian tenaga kerja dari dalam

perusahaan yaitu staff yang memiliki kualifikasi paling sesuai dengan
jabatan yang dibutuhkan. Proses pencarian dilakukan dengan cara:
 Pengumuman internal perusahaan
 Rotasi melalui promosi dan mutasi

b. External Sources adalah proses pencarian tenaga kerja dari luar

perusahaan dengan menggunakan media atau jasa tenaga kerja melalui
internet, iklan, lembaga pendidikan, biro jasa rekrutmen, asosiasi keahlian,
outsourcing, dan lembaga sejenis.
External Sources dengan menggunakan jasa outsourcing / pihak ketiga
akan diatur tersendiri dalam sisdur outsourcing.

3.3. Proses Seleksi

3.3.1. Pemenuhan Kebutuhan Tenaga Kerja Dari Luar Perusahaan

a. Paper Selection

Bagian Rekrutmen melakukan seleksi data dari lamaran yang diterima untuk
menganalisa apakah kualifikasi yang dimiliki calon tenaga kerja sudah sesuai
dengan kriteria jabatan atau posisi yang dibutuhkan perusahaan.

Paper selection meliputi :

 Latar belakang pendidikan SLTA/D3/S1/S2 atau sederajat dengan
kualifikasi bidang dan tingkat pendidikan sesuai permintaan User
 Pengalaman kerja menurut kualifikasi yang ditetapkan User
 Pendidikan informal, kursus-kursus dan training-training yang diikuti
yang berhubungan dengan posisi yang akan ditempati calon tenaga
kerja
 Keahlian khusus, berhubungan dengan posisi yang akan ditempati
calon tenaga kerja
 Pengalaman organisasi calon tenaga kerja sepanjang masa perkuliahan
atau selama bekerja di perusahaan sebelumnya apabila dibutuhkan
oleh posisi yang akan ditempati.
 STANDARD Tanggal :
OPERATION
Nomor :
PROCEDURE
Halaman :

b. Pemanggilan Calon Tenaga Kerja

Bagi pelamar atau calon tenaga kerja yang lolos proses paper selection, Bagian
Rekrutmen akan melakukan pemanggilan calon tenaga kerja. Pemanggilan dapat
dilakukan melalui telepon, internet atau media sejenis untuk mengikuti proses
seleksi selambat-lambatnya 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan seleksi calon
tenaga kerja. Hal – hal yang harus diinformasikan adalah waktu pelaksanaan,
tempat pelaksanaan, dan pelaksana seleksi.

c. Tes Seleksi

Sebelum melaksanakan serangkaian tes, Bagian Rekrutmen menjelaskan

beberapa hal berikut :
 Mengenalkan profil PT ……… secara umum kepada para calon tenaga
kerja
 Menjelaskan jalannya proses seleksi dan tujuan dilakukannya proses
seleksi kepada calon tenaga kerja
 Memberikan application form (form terlampir) kepada calon tenaga
kerja untuk diisi dan dilengkapi
 Mengumpulkan application form yang sudah diisi, lengkap dengan
berkas-berkas lamaran calon tenaga kerja.

Tes seleksi yang harus dilalui calon tenaga kerja terdiri atas:

1. Tes Kemampuan Dasar

Calon tenaga kerja memasuki tahap pemeriksaan kemampuan dasar

yang terdiri atas:

a. Tes Kecerdasan Umum

Merupakan tes yang diberikan kepada calon tenaga kerja untuk

mengetahui tingkat kecerdasan calon tenaga kerja. Pemberian
tes dan standard kelolosannya disesuaikan dengan posisi yang
akan ditempati calon tenaga kerja.

b. Tes Kepribadian

Merupakan tes yang diberikan kepada calon tenaga kerja untuk

mengetahui dan mengungkap segala macam aspek kepribadian
pelamar, seperti aspek minat & bakat, sikap (attitude),
hubungan interpersonal, kecerdasan emosional dan karakter
yang berhubungan dengan pekerjaan yang perlu diketahui
tentang calon tenaga kerja.
 STANDARD Tanggal :
OPERATION
Nomor :
PROCEDURE
Halaman :

2. Interview pendahuluan dengan HRD Corporate / PC

Interview pendahuluan dilakukan dalam rangka penggalian informasi

mengenai calon tenaga kerja.

Indikator-indikator yang patut diketahui adalah :

 Penguasaan dasar segi teknis dari bidang pekerjaan yang

dilamar
 Penguasaan segi pengetahuan umum yang relevan pada bidang
pekerjaannya
 Sikap (attitude) dan sistem nilai yang dianut atas pekerjaan,
dunia bisnis, politik, moral, dan lain-lain
 Kemampuan managerial termasuk kepemimpinan.

3. Tes Keahlian

Bilamana diperlukan, setelah calon tenaga kerja lolos seleksi tahap

yang telah disebutkan di atas, maka kepada calon tenaga kerja tersebut
diberikan tes keahlian yang bertujuan untuk mendapat gambaran
apakah keahlian yang dimiliki calon tenaga kerja sudah sesuai dengan
kualifikasi posisi yang ditawarkan. Tes keahlian bisa dilakukan oleh
Bagian Rekrutmen maupun orang yang diberi wewenang untuk
memberikan tes keahlian kepada calon tenaga kerja.
Tes keahlian bisa terdiri atas diskusi kelompok, presentasi dan tes
kemampuan teknikal ataupun dilakukan hanya materi tertentu.

3.3.2. Pemenuhan Kebutuhan Tenaga Kerja Dari Dalam Perusahaan

a. Pemberitahuan Internal

 Bagian Rekrutmen memberitahukan kepada HOD mengenai adanya

kebutuhan tenaga kerja untuk menempati suatu posisi tertentu di
perusahaan
 Pengajuan calon dari dalam perusahaan berdasarkan kinerja pekerja
yang bersangkutan dengan prosedur melalui mekanisme promosi atau
mutasi. Prosedur yang berkaitan dengan promosi atau mutasi akan
diatur secara tersendiri.

b. Bagian Rekrutmen melaksanakan proses seleksi bagi pekerja yang dicalonkan

oleh HOD-nya.

c. Seleksi dilakukan berdasarkan kinerja pekerja selama ini dan pada pekerja
diberi tes seleksi seperti prosedur pekerja baru.
 STANDARD Tanggal :
OPERATION
Nomor :
PROCEDURE
Halaman :

3.4. Seleksi dengan User

3.4.1. Bagian Rekrutmen menghubungi HOD atau atasan yang bersangkutan untuk
mengatur jadwal wawancara kemudian menginformasikan jadwal yang telah
ditentukan kepada calon tenaga kerja.

3.4.2. HOD terkait melakukan wawancara dengan calon tenaga kerja yang diajukan oleh
Bagian Rekrutmen. Wawancara sebisanya dilakukan secara panel minimum tiga
(3) orang yang terdiri dari:

a. Calon atasan langsung

b. Atasan dari calon atasan langsung
c. Personnel Administration Departement Head PC yang bersangkutan.

3.4.3. Hasil wawancara dituliskan oleh pewawancara dengan mengisi HR02. Untuk
calon tenaga kerja grade 5A atau II.1 ke atas, HR02 diserahkan secara tertutup
kepada Bagian Rekrutmen Corporate sedangkan bagi calon tenaga kerja grade 1-4
atau I.1-I.4, form HR02 dikumpulkan bersama berkas lain di PC masing-masing.

3.5. Tes Kesehatan

3.5.1. Bagian Rekrutmen membuat surat pengantar kepada klinik perusahaan untuk
melakukan pemeriksaan kesehatan kepada calon tenaga kerja yang lolos seleksi
dari User.

3.5.2. Pihak klinik perusahaan melakukan pemeriksaan kesehatan kepada calon tenaga
kerja sesuai prosedur yang sudah di atur dalam Bagian Industrial Health.

3.5.3. Pihak klinik menyerahkan hasil pemeriksaan kesehatan yang sudah

ditandatangani oleh dokter klinik secara tertutup kepada Bagian Rekrutmen
pengirim.

3.6. Teliti Referensi

Bilamana diperlukan, Bagian Rekrutmen meneliti referensi calon tenaga kerja untuk
mendapatkan informasi mengenai latar belakang calon tenaga kerja setelah proses seleksi
terakhir.
Meneliti referensi harus dilakukan dengan sangat berhati-hati, dengan tetap menjaga citra
perusahaan dan tidak merugikan calon tenaga kerja maupun pihak yang lain.
Apabila sumber referensi adalah tempat kerja sebelumnya maka referensi ditanyakan
hanya apabila calon tenaga kerja tersebut sudah keluar dari tempat kerja sebelumnya.
 STANDARD Tanggal :
OPERATION
Nomor :
PROCEDURE
Halaman :

Adapun informasi yang perlu diungkap terdiri dari:

 Pengalaman kerja sebelumnya di perusahaan tempat calon tenaga kerja bekerja

 Referensi lain yang berhubungan dengan calon tenaga kerja misalnya
ketrampilan, performance kerja, kredibilitas, dan hal-hal lain sebatas yang perlu
diketahui.

3.7. Negosiasi Gaji dan Surat Perjanjian Kerja

Calon tenaga kerja yang dinyatakan sehat oleh klinik perusahaan memasuki tahap
terakhir dari proses rekrutmen dan seleksi yaitu final interview yang di dalamnya
mencakup:

a. Gaji dan tunjangan

b. Kepastian tanggal masuk calon tenaga kerja
c. Job description secara umum
d. Penandatanganan perjanjian / kontrak kerja,
e. Pengisian formulir Daftar Data Pekerja Baru (formulir terlampir),
f. Pengisian formulir Permohonan Transfer Gaji / Car Allowance (formulir
terlampir)

Untuk grade 5A atau II.1 ke atas, negosiasi gaji dan tunjangan dilaksanakan antara calon
tenaga kerja dengan Direktur terkait atau dengan HRD & CA Director. Sedangkan untuk
grade 1A – 4B atau I.1 – I.4 dilakukan oleh HRD Dept Head PC atau PA Dept Head MI
dengan persetujuan Director terkait atau HRD & CA Director.

Prosedur administrasi tentang penandatanganan Surat Perjanjian Kerja dan administrasi

data pekerja baru diatur lebih terperinci dalam prosedur yang terpisah.

3.8. Keanggotaan Koperasi

3.8.1. Bagian Rekrutmen memberikan form pernyataan keikutsertaan menjadi anggota

koperasi untuk di isi oleh calon tenaga kerja yang sudah menandatangani surat
perjanjian kerja (SPK).

3.8.2. Bagian rekrutmen menyerahkan form pernyataan keikutsertaan menjadi anggota

koperasi yang sudah di isi oleh calon tenaga kerja kepada bagian personalia untuk
diproses (diatur dalam prosedur tersendiri).
 STANDARD Tanggal :
OPERATION
Nomor :
PROCEDURE
Halaman :

4. LAIN – LAIN

4.1. Dengan telah diterbitkannya Standard Operation Procedure Rekrutmen dan Seleksi ini
maka peraturan lama yang pernah ada dinyatakan tidak berlaku lagi.

4.2. Standard Operation Procedure ini mulai berlaku terhitung mulai tanggal ditandatangani
sampai dengan ada perubahan.

4.3. Apabila di kemudian hari dirasa perlu untuk melakukan perubahan terhadap SOP ini
maka akan segera dilakukan koreksi sebagai mana mestinya.

Disiapkan oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh,

Tanggal : Tanggal : Tanggal : Tanggal :

Recruitment Spv HRD Manager HRGA Director CEO
 STANDARD Tanggal :
OPERATION
Nomor :
PROCEDURE
Halaman :

PROSES FLOW MAN POWER PLANNING

PROSEDUR REKRUTMEN DAN SELEKSI
KEBUTUHAN TENAGA KERJA

REKRUTMEN CORPORATE MENGIRIM REKRUTMEN PC

FORM MPP KE HOD MI & BAGIAN MENGIRIM FORM
REKRUTMEN PC MPP KE HOD PC

REKRUTMEN TIDAK
CORPORATE
KEMBALI KIRIM TERIMA ?
FORM MPP
YA

HOD MI / PC MENGISI FORM MPP

CEK KEMBALI TIDAK

FORM MPP OK ?

YA
HOD PC MENYERAHKAN
HOD MI? TIDAK FORM MPP KE BAGIAN
REKRUTMEN PC
YA

MEYERAHKAN FORM MPP KE BAGIAN REKRUTMEN PC

BAGIAN REKRUTMEN CORPORATE MEMBUAT REKAP DARI MPP

BAGIAN REKRUTMEN CORPORATE

MEMBUAT REKAP DARI MPP
REKAP MPP
DISERAHKAN & DIARSIP TIDAK GRADE 4B / I.4
BAGIAN REKRUTMEN KEBAWAH ?
CORPORATE

YA

BAGIAN REKRUTMEN PC
MENGARSIP REKAP MPP
 STANDARD Tanggal :
OPERATION
Nomor :
PROCEDURE
Halaman :

PROSES FLOW PRA SELEKSI PROSEDUR REKRUTMEN DAN SELEKSI

KEBUTUHAN TENAGA KERJA

ATASAN TERKAIT MI / PC MENYERAHKAN FORM HR 01 YG SUDAH

DI ISI & DITANDATANGANI KE BAGIAN REKRUTMEN MI / PC

TKT
JABATAN?

PERSETUJUAN HOD
PERSETUJUAN
DIREKTUR TERKAIT

OK ?

YA

ANALISA FORM HR 01 ATAS DASAR MPP OLEH

BAGIAN REKRUTMEN CORPORATE (MI & GRADE 5
KE ATAS) & GRADE 4 KE BAWAH DI PC

FORM HR 01
TIDAK DIKEMBALIKAN KE
OK ? ATASAN TERKAIT
YA

BAGIAN REKRUTMEN MI / PC
MEMPELAJARI PERSYARATAN YG
DIAJUKAN

SOURCING CALON KANDIDAT UTK MI & GRADE 5 KE ATAS (PC) OLEH

REKRUTMEN CORPORATE & GRADE 4 KEBAWAH (PC) OLEH REKRUTMEN PC

INTERNAL ? TIDAK MEDIA ATAU JASA

TENAGA KERJA

YA

1. PENGUMUMAN INTERNAL
PERUSAHAAN
2. PROMOSI / MUTASI

1
 STANDARD Tanggal :
OPERATION
Nomor :
PROCEDURE
Halaman :

PROSES FLOW SELEKSI PROSEDUR REKRUTMEN DAN SELEKSI

1

BAGIAN REKRUTMEN MENSELEKSI BERKAS LAMARAN

YANG MASUK

BAGIAN REKRUTMEN MEMANGGIL CALON TENAGA KERJA

3 HARI SEBELUM PELAKSANAAN SELEKSI TENAGA KERJA

BAGIAN REKRUTMEN MELAKUKAN TES SELEKSI CALON

TENAGA KERJA

TIDAK
OK ? STOP

YA

BAGIAN REKRUTMEN MENGATUR WAWANCARA ANTARA

HOD TERKAIT DENGAN CALON TENAGA KERJA

TIDAK
OK ? STOP

YA
CALON TENAGA KERJA MELAKUKAN PEMERIKSAAN
KESEHATAN DI KLINIK PERUSAHAAN

BAGIAN REKRUTMEN MENELITI

REFERENSI CALON TENAGA
KERJA

TIDAK
OK ? STOP

YA

NEGOSIASI GAJI

TIDAK
OK ? STOP

YA
SURAT PERJANJIAN KERJA ANTARA PERUSAHAAN & CALON
TENAGA KERJA

BAGIAN REKRUTMEN MEMBERIKAN FORM PERNYATAAN

KEIKUTSERTAAN MENJADI ANGGOTA KOPERASI