SOP Penerimaan karyawan baru

Departemen/Unit Hal Tanggal Berlaku Revisi

1 dari 3 DD-MM-YY 00
STANDARD OPERATION PROCEDURE File Dibuat Disetujui
PENERIMAAN KARYAWAN BARU
AAAA.BBBB.04.YY XXX XX

Fungsi Utama Jabatan

1. DASAR PEMIKIRAN
1.1 Tentang tata cara penerimaan karyawan baru.
1.2 Selain dari pada itu diterangkan pula, mengenai tata cara yang berlaku.

2. TUJUAN
2.1 Memberikan pedoman untuk pelaksanaan perpindahan divisi dengan memperhatikan segi administrasi dan
waktu.
2.2 Adanya standard prosedur pelaksanaan penerimaan karyawan baru dan perpindahan divisi.

3. PENGERTIAN
3.1 Karyawan Baru adalah Karyawan yang baru bergabung dengan PT. Infomedia Nusantara dan Karyawan yang
melakukan perpindahan dari divisi satu ke divisi lain yang dilakukan oleh Karyawan dikarenakan adanya
kebutuhan di PT. Infomedia Nusantara untuk melaksanakan tugas dari Perusahaaan yang dilakukan dalam konteks
bekerja.

4. RUANG LINGKUP
4.1 Kebijakan serta prosedur untuk Karyawan baru ini berlaku untuk semua tingkatan karyawan di seluruh
lingkungan PT. Infomedia Nusantara

5. TATA CARA 5.1 KARYAWAN BARU DI PT. INFOMEDIA NUSANTARA

5.1.1 Karyawan yang diterima untuk bekerja telah lulus dari proses recruitment yang dilakukan oleh PT.
Infomedia Nusantara

5.1.2 Jadwal masuk karyawan adalah tanggal awal bulan (tanggal 1) dan tengah bulan (tanggal 15)

5.1.3 HRD menginformasikan tanggal pertama masuk kepada karyawan disertai dengan informasi:

5.1.3.1 Pakaian yang harus dikenakan pada hari pertama

5.1.3.2 Dokumen yang wajib dibawa:
• SKCK + Fotokopi
• KTP + Fotokopi
• IJAZAH + Fotokopi
• KK + Fotokopi
• Foto berwarna 2X3 (2 lembar)
• Foto berwarna 3X4 (2 lembar)

5.1.4 HRD akan memasukkan data Karyawan baru di sistem setelah konfirmasi karyawan diterima,
disertai dengan informasi hari pertama bekerja di PT Infomedia minimal 10 hari kerja sebelum masuk
(cc ke security).

AAAA.BBBB.04.YY.Rev.nn / DD-MM-YY
 SOP Penerimaan karyawan baru

Departemen/Unit Hal Tanggal Berlaku Revisi

2 dari 3 DD-MM-YY 00
STANDARD OPERATION PROCEDURE File Dibuat Disetujui
PENERIMAAN KARYAWAN BARU
AAAA.BBBB.04.YY XXX XX

5.1.5 Divisi Leader dan sekretaris akan memastikan perlengkapan siap dan menyediakan perlengkapan
kerja selambat-lambatnya 2 hari sebelum karyawan baru masuk.

5.1.6 IT membuat email, SI, ID Card (menggunakan foto dari Karyawan), TIGA minimal 2 hari sebelum
Karyawan bergabung dan diserahkan ke HRD.

5.1.7 Sosialisasi hari pertama

5.1.7.1 Karyawan akan masuk pada pukul 8 pagi dengan menggunakan pakaian kemeja putih (atasan)
dan celana panjang hitam

5.1.7.2 IT akan mengambil foto.

5.1.7.3 Menonton DVD INFOMEDIA
5.1.7.4 HRD menyerahkan “control list”
5.1.7.5 Pengisian jamsostek , update data diri di HRIS/SI
5.1.7.6 Training TIGAtrax dan oleh IT
5.1.7.7 Training K3 oleh team K3
5.1.7.8 Training PP oleh HRD
5.1.7.9 TTD surat perjanjian kerja atara Karyawan dan HRD
5.1.7.10 Visit factory oleh HRD/ Sekretaris
5.1.7.11 Mulai bekerja 5

5.1.8 Pemantauan hasil Evaluasi / Assessment

5.1.8.1 Assessment final diberikan ke HRD selambat-lambatnya 10 hari kerja sebelum akhir masa
kerjasama yang tertuang pada SPK/ SPKWT
5.1.8.2 HRD mengirimkan pemberitahuan kepada pihak terkait paling lambat 2 hari sejak permintaan
diberikan.
5.1.8.3 HRD akan memanggil Karyawan terkait untuk pengurusan administrasi selambatlambatnya 5
hari kerja (1 minggu) sebelum akhir masa kerjasama.
• Jika diangkat sebagai Karyawan tetap maka HRD akan mengeluarkan SK pengangkatan Karyawan
Tetap
• Jika perpanjangan kontrak maka HRD akan melakukan perpanjangan kontrak.
• Jika masa Kerjasama berakhir maka HRD dan Divisi Leader wajib memberitahukan minimal 5 hari
kerja sebelum akhir masa kerjasama.

5.2 PERUBAHAN DIVISI 5.2.1 Project Leader/ Divisi Leader mengajukan permohonan perubahan
Divisi kepada HRD selambatlambatnya 10 hari kerja sebelum perpindahan dilaksanakan dengan
memberikan beberapa informasi sbb:

5.2.1.1 NIK dan Nama Karyawan

5.2.1.2 Lama Waktu perpindahan
5.2.1.3 Permanent / Probation / Temporary

AAAA.BBBB.04.YY.Rev.nn / DD-MM-YY
 SOP Penerimaan karyawan baru

Departemen/Unit Hal Tanggal Berlaku Revisi

3 dari 3 DD-MM-YY 00
STANDARD OPERATION PROCEDURE File Dibuat Disetujui
PENERIMAAN KARYAWAN BARU
AAAA.BBBB.04.YY XXX XX

5.2.1.4 Job Desc pada Divisi baru dan Goal/ target

5.2.1.5 Approval dari kepala Divisi Lama dan Divisi baru
5.2.1.6 Menyertakan email approval dari PM dan Direktur

5.2.2 HRD mengirimkan pemberitahuan kepada pihak terkait paling lambat 2 hari sejak permintaan
diberikan. 5.2.2 HRD mengirimkan pemberitahuan kepada pihak terkait paling lambat 2 hari sejak
permintaan diberikan.

5.2.3 HRD akan memanggil Karyawan terkait untuk pengurusan administrasi selambat-lambatnya 5
hari kerja (1 minggu) sebelum perpindahan dilakukan.

5.2.4 HRD akan merubah data Karyawan pada HRIS , SI dan TIGA , ID card

5.2.4.1 Team IT akan mensupport perubahan data, perubahan data selambat-lambatnya dilakukan 2 hari
sejak informasi diberikan oleh HRD ke team IT.

5.2.5 HRD akan menginformasikan perpindahan kepada sekretaris Divisi berkaitan dengan peralatan
kerja

5.2.6 Kepala Divisi wajib menginformasikan tata cara di Divisi yang baru:

5.2.6.1 Safety tools

5.2.6.2 Aturan jam kerja
5.2.6.3 Job Desc
5.2.6.4 Sosialisasi aturan lain yang dikelola oleh Divisi (jika ada)

5.2.7 Karyawan dapat mulai bekerja

5.2.8 Untuk Masa habis perpindahan dengan penjelasan probation / temporary, maka 10 hari kerja atau 2
minggu, Kepala Divisi wajib menginformasikan status ke depan kepada HRD, disertai dengan
assessment apabila ada.
5.2.9 HRD mengirimkan pemberitahuan kepada pihak terkait paling lambat 2 hari sejak pemberitahuan
diberikan.
5.2.10 HRD akan memanggil Karyawan terkait untuk pengurusan administrasi selambat-lambatnya 5
hari kerja (1 minggu) sebelum perpindahan dilakukan.
5.2.11 HRD akan merubah data Karyawan pada HRIS , SI dan TIGA
5.2.12 HRD akan menginformasikan perpindahan kepada sekretaris Divisi berkaitan dengan peralatan
kerja
5.2.13 Karyawan dapat kembali ke Divisi lama / tidak diperpanjang kontrak di PT. Infomedia Nusantara

AAAA.BBBB.04.YY.Rev.nn / DD-MM-YY
 SOP Penerimaan karyawan baru

Departemen/Unit Hal Tanggal Berlaku Revisi

4 dari 3 DD-MM-YY 00
STANDARD OPERATION PROCEDURE File Dibuat Disetujui
PENERIMAAN KARYAWAN BARU
AAAA.BBBB.04.YY XXX XX

Persyaratan Jabatan

AAAA.BBBB.04.YY.Rev.nn / DD-MM-YY