Mulai berlaku :

STANDARD Nomor :
OPERATING Versi :
PROCEDURE Halaman :

ADMINISTRASI POST RECRUITMENT & ORIENTATION

I. PENDAHULUAN

Perusahaan perlu memiliki prosedur dan sistem komunikasi yang jelas dan terarah, terutama antara
Corporate dan Perusahaan masing - masing mengenai penyediaan fasilitas, kelengkapan
administrasi dan orientasi atau pengenalan terhadap perusahaan bagi karyawan baru.

II. CAKUPAN

Standard Operating Procedure ini berlaku bagi seluruh karyawan Perusahaan.

III. DEFINISI

A. Post Recruitment adalah semua bentuk kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk
mempersiapkan hal-hal yang berhubungan dengan masuknya karyawan baru yang telah lulus
seleksi dan akan segera masuk kerja. Proses ini dilakukan sejak penandatanganan surat
perjanjian kerja atau kontrak kerja sampai berakhirnya masa percobaan karyawan baru.
Termasuk di dalamnya usaha penyediaan fasilitas kantor dan sejenisnya serta kelengkapan
administrasi karyawan baru.

B. Perusahaan adalah PT. ………………………….

C. Orientasi adalah kegiatan pengenalan perusahaan tempat bekerja, lingkungan unit kerja dan
hal-hal yang terkait di dalamnya kepada karyawan baru sebelum pelaksanaan aktivitas, sesuai
dengan fungsi kerjanya.

D. Fasilitator adalah pihak perusahaan yang ditunjuk untuk menyediakan fasilitas yang
dibutuhkan, kelengkapan administrasi dan proses pengenalan perusahaan dan unit kerja kepada
karyawan baru.

E. Masa percobaan adalah masa dimana perusahaan melakukan penilaian terhadap kemampuan
karyawan baru dalam melakukan dan mempelajari tugasnya selama kurun waktu tiga (3) bulan.

F. Surat pemberitahuan penerimaan karyawan adalah surat yang dikirim oleh Bagian
Rekrutmen yang ditujukan ke Atasan karyawan baru tersebut dengan tembusan ke GA
Department masing - masing, Training & Development Department masing - masing,
Personnel Administration Department serta IT Department MI; berisi mengenai informasi
tanggal masuk, tempat tinggal, jabatan, dll.
Khusus tembusan ke IT Department MI hanya dilakukan jika tugas dan tanggung jawab
karyawan baru tersebut membutuhkan fasilitas yang berhubungan dengan IT. Surat
pemberitahuan dikirim paling lambat 1 (satu) hari setelah pemberitahuan dari PIC Penggajian
bahwa PAR dari karyawan tersebut telah selesai ditandatangani.

G. Person In Charge (PIC) Penggajian adalah pihak yang bertanggung jawab untuk mengelola
 Mulai berlaku :
STANDARD Nomor :
OPERATING Versi :
PROCEDURE Halaman :

data penggajian dan proses penggajian.

1. PIC Penggajian Karyawan grade 9A (atau yang setara) ke atas, yaitu Finance Division
Head MI.

2. PIC Penggajian Karyawan grade 1A s/d 8B (atau yang setara) MI & 5A s/d 8B (atau yang
setara) masing – masing perusahaan, yaitu Personnel Administration Department Head MI.

3. PIC Penggajian Karyawan grade IA s/d 4B (atau yang setara) masing – masing perusahaan,
yaitu PIC Payroll Perusahaan masing – masing.

H. PIC Administrasi Data Karyawan adalah pihak yang bertanggung jawab dalam proses
administrasi dan pengelolaan data karyawan (database dan employee personal file). Personnel
Administration Department Head masing - masing bertanggung jawab untuk data seluruh
karyawan di tempat masing – masing.

I. Personnel Action Request (PAR) adalah dokumen dasar penetapan status kepersonaliaan
yang harus ditandatangani oleh pejabat – pejabat yang berwenang.

IV. KETENTUAN UMUM

A. Sebelum Karyawan Masuk

1. Bagian Rekrutmen, PIC Penggajian dan Personnel Administration Department Head

a. Bagian Rekrutmen menginformasikan ke PIC Penggajian mengenai penerimaan calon

karyawan baru, dengan melampirkan fotocopy form applikasi, fotocopy HR01 serta
pemberitahuan mengenai tanggal masuk karyawan baru tersebut..

b. Bagian Rekrutment membuat PAR (New Employment) secara lengkap.

c. Bagian Rekrutmen menjalankan proses persetujuan PAR sampai mendapatkan

persetujuan final.

d. Satu hari setelah mendapatkan persetujuan final PAR, Bagian Rekrutmen akan
mengirimkan surat pemberitahuan penerimaan karyawan baru kepada atasan langsung
karyawan dan bagian – bagian terkait serta melakukan koordinasi untuk proses lebih
lanjut.

e. Berdasarkan PAR tersebut, Bagian Rekrutmen atau HR & CA Director melakukan

penandatanganan Surat Perjanjian Kerja (SPK) dengan calon karyawan baru.

f. Setelah SPK ditandatangani, maka Bagian Rekrutmen atau HR & CA Director

menyerahkan dokumen kepada :
 Mulai berlaku :
STANDARD Nomor :
OPERATING Versi :
PROCEDURE Halaman :

i. PIC Penggajian, meliputi :

 Surat Perjanjian Kerja Asli
 Personnel Action Request Asli
 Form Permohonan Transfer Gaji / Car Allowance
 Form Daftar Data Karyawan Baru.
 Fotocopy halaman depan Buku Rekening Bank Karyawan
ii. PIC Administrasi Data Karyawan, meliputi :
 Foto Copy Surat Perjanjian Kerja (Tanpa Gaji)
 Form Daftar Data Karyawan Baru.
 Foto Copy hasil tes kesehatan (medical check up)
 Foto Copy data-data yang diperlukan, seperti KTP, KK, Akte Perkawinan, Akte
Kelahiran Anak, Ijasah, dll.

g. PIC Benefit Administration melakukan Pengajuan Kepesertaan Jamsostek karyawan

kepada lembaga terkait sesuai dengan jadwal penggajian dan dijalankan di PC masing -
masing.

h. PIC Administrasi Data Karyawan melengkapi data karyawan baru di dalam sistem
sesuai dokumen – dokumen yang diberikan oleh Bagian Rekrutmen.

2. Bagian General Affair

Berdasarkan informasi dari bagian rekrutmen, maka General Affairs Dept. melakukan hal-
hal sebagai berikut :

a. Penyediaan dan pengadaan fasilitas kantor standar dan hal-hal yang terkait didalamnya
paling lambat 1 (satu) hari sebelum tanggal masuk karyawan baru yang prosedurnya
telah diatur oleh Bagian General Affair.

b. Penyediaan prasarana dan pengadaan transportasi (bus / kendaraan jabatan) beserta

kelengkapannya disediakan pada hari pertama karyawan baru tersebut bekerja.

3. Bagian IT

Berdasarkan informasi dari bagian rekrutmen, maka IT Dept. melakukan hal-hal sebagai
berikut :

a. Penyiapan dan pengadaan berkas dan fasilitas standar (internet, email, dll) paling
lambat 1 (satu) hari setelah tanggal masuk karyawan baru sesuai dengan standar dan
prosedur yang telah diatur oleh Bagian IT.

b. Penyiapan dan pengadaan kelengkapan dan installing computer paling lambat 1 (satu)
hari sebelum tanggal masuk karyawan baru.
 Mulai berlaku :
STANDARD Nomor :
OPERATING Versi :
PROCEDURE Halaman :

4. Atasan Langsung

Atasan langsung karyawan baru mendapat informasi dari Bagian Rekrutmen mengenai
tanggal masuk karyawan baru di tempatnya paling lambat 1 (satu) hari setelah Bagian
Rekrutmen mendapatkan persetujuan final PAR.

Selanjutnya Atasan langsung menyiapkan materi pengenalan singkat tentang pekerjaan

yang harus dilakukan.

5. Bagian Training & Development

Berdasarkan informasi dari bagian Rekrutmen, Bagian Training & Development

melakukan hal-hal sebagai berikut ;

a. Menjadwalkan karyawan baru tersebut dalam program pengenalan.

b. Menentukan program pengenalan perusahaan secara keseluruhan, baik profil

perusahaan, struktur organisasi perusahaan maupun aturan, sistem dan prosedur yang
berlaku di perusahaan.

B. Hari Pertama Karyawan Masuk

1. Bagi karyawan yang direkrut oleh Bagian Rekrutmen MI untuk MI :

a. Karyawan bertemu dengan Bagian Rekrutmen MI.

b. Bagian Rekrutmen MI mempertemukan karyawan baru dengan bagian Training &

Development untuk memperoleh pengenalan mengenai Mulia Group, khususnya
mengenai Mulia Industry secara keseluruhan dan Perjanjian Kerja Bersama (PKB).
Setelah itu, bagian Training & Development memberikan jadwal untuk mengikuti
Induction Program. Setelah selesai, bagian Training & Development mengantar
kembali karyawan baru ke Bagian Rekrutmen MI.

c. Bagian Rekrutmen MI mempertemukan karyawan baru dengan Bagian Personnel

Administration MI untuk menerima kartu identitas.

d. Kemudian, Bagian Personnel Administration mempertemukan karyawan baru dengan

Bagian GA untuk mendapatkan perlengkapan sesuai dengan standar yang telah
ditentukan oleh bagian GA, seperti kartu bus / serah terima kendaraan jabatan, ATK
dll.

e. Bagian Personnel Administration mengantar karyawan baru ke atasan langsung dan

tugas Bagian Rekrutmen MI dalam proses Post Recruitment telah selesai.

f. Atasan Langsung atau orang yang telah ditunjuk bertanggung jawab memperkenalkan
 Mulai berlaku :
STANDARD Nomor :
OPERATING Versi :
PROCEDURE Halaman :

karyawan baru kepada rekan kerja dalam unit kerja yang sama dan pihak-pihak lain
yang memiliki hubungan kerja dengan karyawan baru.

g. Atasan langsung atau orang yang telah ditunjuk kemudian menjelaskan mengenai Job
Description, target-target yang diharapkan untuk dicapai oleh karyawan baru. Atasan
langsung atau orang yang telah ditunjuk juga bertanggung jawab memberikan
pengarahan, informasi mengenai situasi / kondisi lingkungan kerja, tata tertib yang
berlaku di unit kerjanya, dan hal lain yang dianggap perlu untuk kesuksesan
karyawan baru dalam menjalankan tugas-tugas / tanggung jawabnya.

h. Atasan langsung atau orang yang telah ditunjuk mengantarkan karyawan baru ke
meja kerja / tempat tugasnya. Jika karyawan baru tersebut bekerja dengan fasilitas
komputer, maka atasan atau orang yang ditunjuk menghubungi bagian IT untuk
konfirmasi mengenai fasilitas yang berkaitan dengan komputer / Internet / E-mail.
Bagian IT menjelaskan secara singkat cara mengoperasikan E-mail / Internet dan hal-
hal lain yang sifatnya standar.

2. Bagi Karyawan yang direkrut oleh Bagian Rekrutmen MI untuk masing – masing
perusahaan :

a. Karyawan baru bertemu dengan Bagian Rekrutmen MI.

b. Bagian Rekrutmen MI mempertemukan karyawan baru dengan bagian Training &

Development untuk memperoleh pengenalan mengenai Mulia Group, khususnya
mengenai Mulia Industry secara keseluruhan dan Perjanjian Kerja Bersama (PKB).
Setelah itu, bagian Training & Development memberikan jadwal untuk mengikuti
Induction Program. Setelah selesai, bagian Training & Development mengantar
kembali karyawan baru ke Bagian Rekrutmen MI.

c. Bagian Rekrutmen MI mempertemukan karyawan baru dengan Bagian Rekrutmen

masing - masing. Tugas-tugas selanjutnya dijalankan oleh bagian Rekrutmen masing
- masing dan tugas Bagian Rekrutmen MI selesai.

d. Prosedur dijalankan sesuai point IV.B.1.b sampai dengan IV.B.1.h, dimana fungsi
Bagian Rekrutmen MI digantikan oleh Bagian Rekrutmen masing - masing.

3. Bagi Karyawan yang direkrut oleh Bagian Rekrutmen perusahaan masing – masing :

Karyawan baru bertemu dengan Bagian Rekrutmen perusahaan masing - masing dan
prosedur selanjutnya sesuai point IV.B.1.b sampai dengan IV.B.1.h.

C. Program Orientasi
1. Training & Development masing-masing perusahaan.
Memberikan program orientasi atau pengenalan perusahaan terkait, seperti kondisi
perusahaan masing – masing, bekerja sama dengan atasan karyawan baru dan bagian lain
 Mulai berlaku :
STANDARD Nomor :
OPERATING Versi :
PROCEDURE Halaman :

yang terkait dan dilakukan paling lambat 1 (satu) bulan setelah hari pertama karyawan
bekerja.

2. Training & Development MI

Memberikan program orientasi atau pengenalan tentang perusahaan secara menyeluruh /
company profile, termasuk Policy / Kebijakan, Standard Operating Procedure, dan
Perjanjian Kerja Bersama.

D. Masa Percobaan

1. Atasan langsung memberikan penjelasan kepada karyawan baru mengenai deskripsi

tugas, wewenang, tanggung jawab, dan target kerja serta hal-hal yang berhubungan
dengan aktivitas kerja karyawan baru.

2. Setiap karyawan baru akan didampingi Mentor, yaitu Atasan langsung yang bertanggung
jawab untuk melatih, mengawasi dan menilai kinerja karyawan baru.

3. Selama masa percobaan, rekrutmen akan bertemu dengan karyawan baru tersebut secara
periodik 1 (satu) bulan sekali untuk membantu karyawan baru dalam menyesuaikan diri
dan menyelesaikan hambatan-hambatan yang mungkin timbul dalam menyelesaikan
tugasnya.

4. Pada akhir masa percobaan, karyawan baru grade 5A (atau yang setara) ke atas wajib
mempresentasikan hasil orientasi yang telah dilakukan di masing-masing divisi yang
bersangkutan.

5. Bagian Training & Development masing - masing mengkoordinasikan pelaksanaan

presentasi masa percobaan tersebut.

6. Bagian Personnel Administration masing - masing yang bersangkutan mengirim surat dan
form evaluasi / penilaian karyawan percobaan 3 (tiga) bulan kepada atasan langsung
karyawan baru tersebut paling lambat 1 (satu) bulan sebelum masa percobaan selesai
untuk memberikan penilaian dan form evaluasi ini harus diserahkan kembali kepada
Personnel Administration paling lambat 2 (dua) minggu sebelum masa percobaan selesai.

7. Jika karyawan baru dinyatakan lulus masa percobaan, maka atasan langsung karyawan
baru tersebut mengembalikan form evaluasi dan diberi laporan singkat kepada Bagian
Personnel Administration MI / perusahaan masing - masing tentang status karyawan
tersebut untuk dibuatkan surat pengangkatan karyawan menjadi karyawan tetap.

8. Jika karyawan baru dinyatakan tidak lulus masa percobaan, maka atasan langsungnya
akan mengembalikan form evaluasi dan laporan singkat alasan ketidaklulusan karyawan
tersebut kepada Bagian Personnel Administration MI / perusahaan masing - masing dan
Bagian Personnel Administration MI / perusahaan masing - masing mengurus proses
pemberhentian karyawan sesuai prosedur. Apabila dikehendaki ada penggantian atas
karyawan tersebut maka berlaku prosedur permintaan karyawan baru seperti pada
 Mulai berlaku :
STANDARD Nomor :
OPERATING Versi :
PROCEDURE Halaman :

prosedur Rekrutmen dan seleksi.

9. Masa percobaan tidak berlaku untuk karyawan kontrak.

V. LAIN - LAIN

1. Dengan telah diterbitkannya Standard Operating Procedure Post Recruitment ini, maka
peraturan yang lama dan bertentangan dinyatakan tidak berlaku lagi.

2. Peraturan ini merupakan pedoman standar, hal-hal lain berkaitan dengan Post
Recruitment, yang belum tercakup dalam peraturan ini akan diselesaikan secara kasus per
kasus didasarkan pada pertimbangan kepentingan Perusahaan.

3. SOP ini mulai berlaku terhitung mulai tanggal ditandatangani sampai dengan ada
perubahan.

4. Apabila di kemudian hari dirasa perlu untuk melakukan perubahan terhadap Standard
Operating Procedure ini maka akan segera dilakukan koreksi sebagaimana mestinya.

Disiapkan oleh, Diperiksa oleh, Disahkan oleh,

Tanggal : Tanggal : Tanggal :

Caroline Sylviana Dwi Tjahayanto Handoyo Budhisedjati Hendra Heryadi
Recruitment & Man Power HRD Division Head HR & CA Director COO
Placement Dept. Head

FLOW PELAKSANAAN POST RECRUITMENT & ORIENTATION

SEBELUM KARYAWAN MASUK
 Mulai berlaku :
STANDARD Nomor :
OPERATING Versi :
PROCEDURE Halaman :

BAGIAN REKRUTMEN MENGINFORMASIKAN PENERIMAAN CALON KARYAWAN

BARU KEPADA PIC PENGGAJIAN
FLOW CHART PELAKSANAAN POST RECRUITMENT & ORIENTATION
SEBELUM KARYAWAN MASUK
BAGIAN REKRUTMEN MEMBUAT PAR UNTUK KARAWAN BARU SECARA LENGKAP

BAGIAN REKRUTMEN MENJALANKAN PERSETUJUAN PAR SAMPAI MENDAPATKAN

PERSETUJUAN FINAL

BAGIAN REKRUTMEN MENGIRIMKAN SURAT PEMBERITAHUAN PENERIMAAN

KARYAWAN BARU KEPADA ATASAN & BAGIAN TERKAIT

PENANDATANGANAN SPK ANTARA PERUSAHAAN DAN KARYAWAN BARU

TIDAK

MENGIRIMKAN BERKAS-BERKAS / PERSONNEL YA FILE KARYAWAN BARU KE BAG.

PA ( PIC PENGGAJIAN & PIC ADM. DATA KARYAWAN )

TIDAK TANYAKAN / MINTA

LENGKAP? TIDAK KELENGKAPANNYA KE
REKRUTMEN
YA
YA

PIC DATA KARYAWAN

PIC PENGGAJIAN AKAN MENAMBAHKAN DATA KARY.
MENAMBAHKAN DATA BARU DI DALAM SISTEM
KIRIM KE PIC DATA
KARYAWAN BARU KE KARYAWAN SESUAI HASIL CETAKAN DARI
SISTEM PENGGAJIAN & TIDAK PIC PENGGAJIAN SERTA
MENCETAKNYA DOKUMEN DARI REKRUTMEN

YA
PENGAJUAN BUAT ID CARD PADA HARI H
KEPESERTAAN KARYAWAN BARU TSB MASUK
JAMSOSTEK BAGI
KARY. BARU
TIDAK

1
YA

1
 Mulai berlaku :
STANDARD Nomor :
OPERATING Versi :
PROCEDURE Halaman :

PENGADAAN FASILITAS KANTOR STANDAR PADA H-1 OLEH GA &

PRASARANA TRANSPORTASI

TIDAK MINTA
LENGKAP? KELENGKAPANNYA
KE GA
YA

PENYIAPAN & PENGADAAN FASILITAS STANDAR KOMPUTER OLEH IT

TIDAK
MINTA
LENGKAP? KELENGKAPANNYA
KE IT
YA

MENGINFORMASIKAN PADA ATASAN LANGSUNG KAPAN

KARYAWAN BARU TSB AKAN MULAI BEKERJA

BAGIAN REKRUTMEN MELAKUKAN KOORDINASI DGN TRAINING &

DEVELOPMENT UNTUK MEMBERIKAN PENGENALAN PERUSAHAAN
(ORIENTASI)

SELESAI

FLOW PELAKSANAAN POST RECRUITMENT & ORIENTATION

HARI PERTAMA KARYAWAN BARU MASUK
 Mulai berlaku :
STANDARD Nomor :
OPERATING Versi :
PROCEDURE Halaman :

KARYAWAN BARU BERTEMU DGN BAG REKRUTMEN

KARYAWAN YG DIREKRUT MI U/ MASING-MASING PERUSAHAAN

DIPERTEMUKAN DGN HRD MASING- MASING PERUSAHAAN
FLOW PELAKSANAAN POST RECRUITMENT & ORIENTATION
HARI PERTAMA KARYAWAN MASUK
DIPERTEMUKAN DGN BAGIAN TRAINING, BRIEFING DAN
MENDAPAT JADWAL ORENTASI

DIANTAR KEMBALI KE REKRUTMEN

TIDAK

DIPERTEMUKAN DGN PA & MENERIMA

YA ID CARD

TIDAK
SEGERA SIAPKAN
OK? ID
TIDAK
YA

DIPERTEMUKAN DGN GA, UNTUK MENDAPATKAN

YA KELENGKAPAN
KERJA

TIDAK SEGERA SIAPKAN

OK? PERLENGKAPAN
KERJANYA
YA

KARYAWAN BARU DIANTAR KE ATASAN LANGSUNGNYA OLEH

BAGIAN PERSONNEL ADMINISTRATION

ATASAN LANGSUNG / ORANG YANG DITUNJUK UNTUK

BERTANGGUNG JAWAB, MEMPERKENALKAN KARYAWAN BARU
KPD REKAN KERJA & PIHAK-PIHAK YANG MEMILIKI HUBUNGAN
KERJA SAMA.

ATASAN LANGSUNG / ORANG YANG DITUNJUK AKAN

MENJELASKAN TTG TATA TERTIB, JOB DESC, TARGET-TARGET,
DLL.

ATASAN LANGSUNG / ORANG YANG DITUNJUK MENGANTARKAN

KARYAWAN BARU KE MEJA KERJANYA / TEMPAT TUGASNYA

SELESAI

FLOW PELAKSANAAN POST RECRUITMENT & ORIENTATION

KARYAWAN BARU DALAM MASA PERCOBAAN
 Mulai berlaku :
STANDARD Nomor :
OPERATING Versi :
PROCEDURE Halaman :

ATASAN MEMBERI PENJELASAN KE KARYAWAN BARU TTG

FLOW PELAKSANAAN POST
TUGAS, RECRUITMENT
WEWENANG, DSB & ORIENTATION
KARYAWAN BARU DALAM MASA PERCOBAAN

ATASAN LANGSUNG KARYAWAN BARU MELATIH,

MENGAWASI DAN MENILAI KINERJA KARYAWAN

BAGIAN REKRUTMEN AKAN BERTEMU SECARA PERIODIK

DENGAN KARYAWAN BARU SELAMA MASA PERCOBAAN

PADA AKHIR MASA PERCOBAAN, KARYAWAN BARU

MEMPRESENTASIKAN HASIL ORIENTASI YG TELAH
DILAKUKAN

PA MENGIRIMKAN SURAT DAN LEMBAR EVALUASI

KARYAWAN BARU, 1 BULAN SEBELUM MASA PERCOBAAN
SELESAI KE HOD

HOD MENGEMBALIKAN LEMBAR EVALUASI KARYAWAN

BARU KE PA, MAX 2 MINGGU SEBELUM MASA PERCOBAAN
SELESAI
TIDAK

MENGUNGKAPKAN
LULUS? ALASAN
KETIDAKLULUSAN KE
PA
YA
TIDAK
ATASAN LANGSUNG MEMBUAT LAPORAN SINGKAT DAN
MEREKOMENDASIKAN ALASAN PENGANGKATAN
YA EVALUASI KARYAWAN
KARYAWAN BARU INI DLM FORM
BARU
PA MENGURUS
PROSES
PA MEMBUAT SURAT PENGANGKATAN KARYAWAN PEMBERHENTIAN
TETAP KARYAWAN
SESUAI PROSEDUR

SELESAI