Paper Auditing

WAGES PAYROLL: TROSTON plc

Dosen : Dr. Deden Riyadi M.Ak

Disusun oleh :
Anggi Maytrifiana Ayuningtyas

(1406659202)

Dita Swastika Ariyani

(1406659373)

Herlina Mustika

(1306498456)

Martha Stephanni Putri

(1406659606)

Riris Tua Chrisian Gultom

(1406659751)

M. Zaeny Jauhari

(1406659631)

PROGRAM MAGISTER AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS INDONESIA
TAHUN 2015

STATEMENT OF AUTHORSHIP
Saya/kami yang bertandatangan di bawah ini menyatakan bahwa makalah/tugas terlampir adalah murni
hasil pekerjaan saya/kami sendiri. Tidak ada pekerjaan orang lain yang saya/kami gunakan tanpa
menyebutkan sumbernya.
Materi ini tidak/belum pernah disajikan/digunakan sebagai bahan untuk makalah/tugas pada mata ajaran
lain, kecuali saya/kami menyatakan dengan jelas bahwa saya/kami menggunakannya.
Saya/kami memahami bahwa tugas yang saya/kami kumpulkan ini dapat diperbanyak dan atau
dikomunikasikan untuk tujuan mendeteksi adanya plagiarisme.
Nama Mahasiswa

: Anggi Maytrifiana Ayuningtyas

(1406659202)

Dita Swastika Ariyani

(1406659373)

Herlina Mustika

(1306498456)

Martha Stephanni Putri

(1406659606)

Riris Tua Christin Gultom

(1406659751)

M. Zaeny Jauhari

(1406659631)

Kelas
Mata Ajaran
Judul Makalah/Tugas

: F14-2S
: Auditing
: Wages Payroll: Troston plc (Case Study 9.2 GM)

Hari, Tanggal

: Sabtu, 20 Juni 2015

Nama Pengajar

: Dr. Deden Riyadi M.Ak

Tandatangan

Anggi
Maytrifiana
Ayuningtyas

Dita Swastika
Ariyani

Herlina
Mustika

Martha
Stephanni
Putri

Riris Tua
Christin Gultom

M. Zaeny
Jauhari

Case Study 9.2

Wages Payroll Troston plc
Pendahuluan
Troston Plc memiliki 175 orang karyawan yang digaji menggunakan upah per jam kerja,
ditambah dengan upah lembur sebesar 1.5 kali upah biasa dan bonus. Jumlah jam kerja normal
adalah 40 jam/minggu. Karyawan mencatat jam kerja dengan melakukan absensi menggunakan
kartu karyawan di mesin absen yang terletak dekat kantor pabrik. Kartu absen karyawan tersebut
dikeluarkan oleh departemen personalia. Setiap karyawan memiliki nomor karyawan dan kode
bagian pekerjaan. Kedua data ini dicatat di dalam kartu absen pegawai.
Setiap hari kantor pegawai akan mencetak waktu kerja yang tercatat, memeriksa kewajarannya
dan mengunduh data ke dalam sistem komputer penggajian. Upah lembur akan dibayarkan untuk
karyawan yang bekerja lebih dari 40 jam dalam seminggu. Setiap jumlah jam kerja yang
melebihi 8 jam/hari memerlukan persetujuan dari kepala Departemen Production Control
(departemen PC). Persetujuan atas waktu lembur dicatat menggunakan formulir otorisasi lembur
(overtime authorization forms OAFS) yang ditandatangani oleh kepala departemen PC.
Formulir OAFS yang telah disetujui disimpan di departemen PC dan data lembur dimasukkan ke
dalam file lembur di komputer departemen PC. File lembur akan di-download setiap hari ke
dalam sistem komputer penggajian. Pengajuan lembur berasal dari PCD atau kepala bagian.
Perhitungan bonus dilakukan berdasarkan perbedaan waktu standard dan waktu aktual untuk
batch komponen dan peralatan yang di-assembly. Batch equipment ticket (BET) berisi detail dari
waktu yang dianggarkan berdasarkan laporan produksi harian yang disertakan untuk setiap
batch/piece. Tiket yang diberi nomor dan laporan produksi harian disiapkan oleh PCD. Waktu
actual dicatat pada BET oleh kepala bagian dengan diberikan inisial kepala bagian dan
karyawan. Pada saat penyelesaian batch/piece, BET akan ditandatangani oleh petugas inspeksi
untuk memastikan barang memenuhi kualitas yang diharapkan. BETS diserahkan ke PCD untuk
diberikan waktu actual di laporan produksi harian (termasuk dalam file komputer) dan untuk
mencatat waktu standard dan actual setiap grup. Waktu ini kemudian didownload ke sistem
komputer penggajian.

Departemen Personalia
Departemen personalia bertanggung jawab kepada presiden direktur. Departemen ini terdiri dari
seorang manajer dan seorang asisten. Departemen ini mengelola file untuk setiap karyawan di
dalam dalam bentuk soft copy dan hard copy. File soft copy disimpan di master file komputer
departemen personalia. Data karyawan di file ini akan di-update oleh asisten atas dasar:
-

Kontrak kerja untuk karyawan baru

Pemberitahuan pemutusan kerja untuk karyawan yang mengundurkan diri
Formulir rate gaji
Formulir rate bonus

Seluruh formulir, kontrak, dan notifikasi pemberhentian ditandatangani oleh kepala departemen
personalia. File karyawan di-review oleh presiden direktur secara berkala. Sedangkan seluruh
kontrak kerja ditandatangani oleh presiden direktur.

Departemen Penggajian
Departemen penggajian memiliki dua orang staf yang bertanggung jawab untuk kepala akuntan
dan independen terhadap departemen personalia. Staf departemen penggajian bertanggung jawab
menyiapkan penggajian berdasarkan data yang ada di dalam sistem komputer penggajian.
Sebelum proses penggajian dijalankan, departemen ini menjalankan validasi terhadap data
masukan, dengan hasil keluaran berupa laporan eksepsi yang berisi:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

Karyawan dengan jam kerja kurang dari 40 jam per minggu

Jam lembur karyawan
Karyawan yang memiliki jam lembur lebih dari 10 jam per minggu
Jumlah jam produksi dan jam kerja
Perhitungan bonus dan rekonsiliasi terhadap laporan produksi
Karyawan baru terhitung dari penggajian terakhir
Karyawan yang mengundurkan diri terhitung dari penggajian terakhir

Daftar f dan g akan diperiksa terhadap data utama dari departemen personalia. Daftar a hingga e
dikirimkan ke departemen PC untuk di-review terhadap data pendukung. Proses penggajian akan
dijalankan secara otomatis setelah mendapatkan persetujuan dari departemen personalia dan

departemen PC. Kedua staf departemen penggajian kemudian melakukan review dan
menandatangani hasil dari sistem payroll, membandingkan dengan bukti transfer bank, dan
kemudian mengirimkan laporan penggajian serta bukti transfer bank ke kepala akuntan.

Pembayaran gaji
Kepala akuntan melakukan review atas kewajaran data gaji dan membubuhkan inisial sebagai
bukti persetujuan. Kepala akuntan kemudian menandatangani bukti transfer bank dan
menyerahkan ke salah seorang direktur untuk persetujuan tingkat kedua. Bukti transfer yang
telah disetujui oleh kedua pihak tersebut akan diserahkan oleh kasir ke bank.

Ditanyakan
i.
ii.
iii.

State the broad objective of the wages system

list the key questions in the wages area
Review the payroll system of Troston plc and comment on the strength and weaknesses
you have identified.

ANALISA KASUS DAN JAWABAN

i.

State the broad objective of the wages system

Tujuan Umum dari Sistem Upah adalah sebagai berikut:
1. Ikatan kerja sama : Dengan pemberian gaji terjalinlah ikatan kerja sama formal antara
majikan dengan karyawan. Karyawan harus mengerjakan tugas - tugasnya dengan
baik, sedangkan pengusaha atau majikan wajib membayar gaji sesuai dengan
perjanjian yang disepakati.
2. Kepuasan kerja ; Dengan balas jasa, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan kebutuhan fisik, status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja
dari jabatannya.
3. Pengadaan efektif ; Jika program gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan karyawan
yang qualified untuk perusahaan akan lebih mudah.
4. Motivasi ; Jika balas jasa yang diberikan cukup besar, manajer akan mudah
memotivasi bawahannya.

5. Stabilitas karyawan ; Dengan program kompensasi atas prinsip adil dan layak serta
eksternal konsistensi yang kompentatif maka stabilitas karyawan lebih terjamin
karena turnover relatif kecil.
6. Disiplin ; Dengan pemberian balas jasa yang cukup besar maka disiplin karyawan
semakin baik. Karyawan akan menyadari serta mentaati peraturan - peraturan yang
berlaku.
7. Pengaruh serikat buruh ; Dengan program kompensasi yang baik pengaruh serikat
buruh dapat dihindarkan dan karyawan akan berkonsentrasi pada pekerjaannya.
8. Pengaruh pemerintah ; Jika program gaji sesuai dengan undang - undang yang
berlaku (seperti batas gaji minimum) maka intervensi pemerintah dapat dihindarkan.

Berdasarkan penjabaran kasus, tujuan dari sistem upah komputerisasi Troston Plc secara
garis besar adalah:
1. Memastikan agar upah yang dibayarkan sesuai dengan jasa yang diberikan oleh
karyawan untu kepentingan perusahaan, sesuai dengan kebijakan yang berlaku di
perusahaan, dan dapat dipertanggungjawabkan dengan adanya proses review yang
dilakukan oleh pihak yang diberikan otorisasi.
2. Memastikan agar perhitungan upah dilakukan secara akurat berdasarkan bukti yang
diperlukan, tercatat, dan diberikan kepada pegawai yang seharusnya.

ii.

List the key questions in the wages area

Area
1. Pertanyaan terkait master file
upah/karyawan

Pertanyaan
1.1 Apakah Perhitungan PPH karyawan sudah dihitung
sesuai tarif yang berlaku?
1.2 Apakah perhitungan database input karyawan
seperti jumlah keluarga dan pengurang sudah
update?
1.3 Apakah lembur dimasukan sebagai penambah
penghasilan utama?
1.4 Siapakah yang berhak merubah database masterfile
salary karyawan? Apakah ada hubungannya
dengna karyawan tersebut?
1.5 Apakah Pemotongan gaji karyawan sudah
dilakukan secara benar dan bagaimana mekanisme
penyetorannya ?
1.6 Apakah Iuran Pasti karywan sudah dicadangkan
sesuai dengan waktu yang ada?
1.7 Apakah Pesangon sudah dicadangkan sesuai
dengna jumlah karyawan?
1.8 Apakah data di-review secara berkala?

2. Pertanyaan terkait proses

pembayaran

2.1 Siapakah yang berhak untuk menandatangani

otorisasi form tersebut?
2.2 Apakah penggajian sudah dibayarkan kepada orang
yang tepat (benar benar bekerja pada perusahaan?,
bukan karyawan fiktif
2.3 Apakah atasan mereview jam kerja lembur
karyawan?
2.4 Siapa saja list karyawan tetap dalam perusahaan?
Apakah didukung dengan bukti 1721 yang sesuai?
2.5 Apakah jumlah jam lembur direview oleh pihak
independen?
2.6 Apakah ada pemisahan tugas antara staf karyawan
bagian upah yang melakukan review dan
menandatangani slip gaji?
2.7 Apakah dilakukan rekonsiliasi bank?

Area
3. Pertanyaan terkait pencatatan

Pertanyaan
3.1 Siapakah yang dapat mengakses data absen yang

Jam kerja karyawan (time

tercatat dari mesin absensi?

3.2 Bagaimana prosedur pemeriksaan kewajaran dari

clock)

data absen harian?

3.3 Apakah ada prosedur persetujuan terhadap data
absen harian sebelum data tersebut di-download ke
sistem penggajian?
3.4 Jika ada karyawan yang memiliki jam kerja di atas
8 jam/hari, bagaimana proses download data absen
ke sistem penggajian? Apakah dapat dilakukan

4. Pertanyaan terkait sistem

penggajian

sebelum OAFS disetujui?

3.5 Apakah mesin absensi di-tera secara berkala?
4.1 Apakah sistem penggajian terintegrasi dengan
sistem di department Production Control dan
departemen Personalia yang menyimpan data
pendukung?
4.2 Jika tidak, bagaimana prosedur untuk memasukkan
data pendukung (data lembur, waktu produksi, data
personalia) ke dalam sistem penggajian?

iii.

Review Penggajian dari Troston PLC

Keunggulan dari Sistem Penggajian Troston:
1. Proses absensi karyawan di mesin absensi diawasi oleh pihak yang berwenang (staf
dari kantor pabrik). Pengawasan ini dapat mencegah adanya kecurangan dari
pegawai, misalnya titip absen.
2. Perhitungan gaji, lembur, dan bonus mempunyai dasar yang baku dan pada saat
pemrosesan selalu menyertakan bukti yang diperlukan. Sebagai contoh:
o Perhitungan gaji menggunakan data jam kerja yang berasal dari mesin
absensi.
o Perhitungan lembur harus disertai dengan OAFs yang telah disetujui oleh
pihak berwenang.
o Perhitungan bonus menggunakan data waktu produksi yang dicatat di form
BET.
3. Setiap perubahan data selalu di-update ke dalam sistem penggajian, sehingga data di
sistem penggajian up-to-date. Dan data yang digunakan sudah berupa data yang telah

di-review dan/atau disetujui oleh pihak yang berwenang. Perubahan data yang
dimaksud adalah:
o Perubahan data karyawan (karyawan baru, karyawan mengundurkan diri,
formulir rate gaji dan bonus) yang ditandatangani oleh departemen pegawai.
o Data absen harian pegawai yang telah di-review oleh kantor pabrik
o Data lembur pegawai yang telah di-review dan disetujui oleh kepala PCD
o Data BET yang telah di-review dan disetujui oleh PCD
Point ini menunjukkan bahwa pemisahan kontrol pada sistem penggajian Troston
sudah cukup memadai.
4. Review atas data gaji hasil dari sistem komputer dilakukan oleh dua orang staf.
5. Proses persetujuan pembayaran gaji menggunakan otorisasi berjenjang review oleh
kepala akuntan dan approval oleh direktur.

Kelemahan dari Sistem Penggajian Troston:

1. Meskipun kendali internal sudah cukup memadai, sistem penggajian belum
terintegrasi dengan data di departemen Production Control dan Personalia (di dalam
kasus tidak disebutkan).
2. Beberapa proses dilakukan secara manual sehingga ada kemungkinan human error,
sebagai contoh:
o Proses entry data lembur ke file lembur di komputer departemen PC
o Proses entry data waktu produksi dari 175 karyawan ke data laporan produksi
harian
3. Proses absensi pegawai menggunakan kartu.
Absensi menggunakan kartu mempunyai potensi penipuan data dimana kartu absen
digunakan oleh orang yang bukan semestinya. Hal ini dapat diatasi dengan mengganti
metode absensi misalnya dengan menggunakan sidik jari atau cara lain dimana proses
absen hanya bisa dilakukan oleh pekerja yang bersangkutan.
4. Tidak disebutkan apakah Troston melakukan rekonsiliasi bank.
Untuk mencegah adanya pencurian, Troston perlu melakukan rekonsiliasi antara
rekening bank dengan data pembukuan perusahaan setelah proses penggajian selesai
dilakukan.