Materi 1

Dipresentasikan oleh : Wulan

Pengertian :

Siklus penggajian merupakan aktivitas bisnis dan pemrosesan data yang berulang dan berkaitan
dengan pengelolaan karyawan. Pemrosesan data dalam penggajian biasanya kompleks karena
berkaitan dengan pajak penghasilan yang peraturannya sering berubah, sehingga mengakibatkan
system penggajian memerlukan modifikasi secara berkesinambungan pula. Setiap perusahaan
memiliki system penggajian yang sudah didesain sedemikian rupa, apabila desain system
penggajian tidak benar, dapat mempersulit proses pengambilan keputusan dan menggaanggu
ketenangan kerja karyawan.

Materi 2

Dipresentasikan oleh : Amar

Aktivitas siklus penggajian :

Sistem penggajian merupakan salah satu aplikasi pada system informasi akuntansi yang terus
mengalami proses dalam bentuk batch (bertahap), disebut proses bertahan karena daftar gaji
karyawan dibayarkan atau dibuat secara periodic (mingguan, dua mingguan, atau bulanan),
begitu juga pembayaran gaji, sebagian besar pegawai dibayar pada waktu yang bersamaan. Ada
beberapa langkah yang diterapkan setiap perusahaan yang membayarkan gaji pada karyawannya
melalui system penggajian, yaitu:

a) Melakukan Up-Date File Induk penggajian

Aktivitas yang penting dilakukan dalam siklus manajemen personalia atau penggajian
yang melibatkan pembaharuan file penggajian untuk menunjukkan kepada berbagai jenis
perubahan penggajian.
b) Perubahan tarif dan pajak
Mempengaruhi informasi mengenai perubahan tariff dan pemotongan pajak lainnya.
Bagian penggajian akan melakukan perubahan penyesuaian tarif namun aktifitas ini
 relative jarang terjadi sejauh belum ada pengumuman resmi dari pemerintah yang
menyebutkan adanya perubahan tariff pajak yang berlaku.
c) Keabsahan waktu dan data kehadiran
Informasi datang dalam berbagai berbentuk, tergantung bagaimana bentuk pembayaran
dilakukan kepada pegawai tertentu, bentuk pembayaran dimaksud adalah:
1) Skema pembayaran
2) Peluang untuk menggunakan teknologi informasi
d) Menyiapkan daftar penggajian
Pada masing-masing bagian memberikan data tentang jam kerja karyawan selama satu
periode, data ini akan dicocokkan dan kemudian diotorisasi oleh pejabat berwenang pada
unit kegiatan tersebut untuk diserahkan ke departemen penggajian guna mempersiapkan
daftar gaji karyawan yang bersangkutan.

Dipresentasikan oleh : Dwina

e) Pembayaran daftar gaji

Biasanya pembayaran gaji karyawan dilakukan dengan cara memindah bukukan ke
rekening karyawan bersangkutan.
f) Kalkulasi kompensasi dan pajak
Perusahaan melakukan pemotongan pajak penghasilan karyawan sesuai peraturan
perundang-undangan yang berlaku, hasil pemotongan tersebut akan disetorkan ke kantor
pajak atas nama karyawan yang bersangkutan.
g) Pajak penghasilan dan potongan lain-lain
Membayar kewajiban bagi pajak penghasilan dan sukarela lainnya dari setiap pegawai
adalah merupakan aktifitas terakhir dari proses penggajian. Organisasi harus secara
periodik membuat daftar pengeluaran atau menggunakan transfer dana secara elekronis
untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

Materi 3

Dipresentasikan oleh : Dwina

Risiko dan Pengendalian dari Siklus Penggajian :

Sistem pengelolaan penggajian bertujuan untuk menerapkan system pengendalian yang benar,
sehingga dapat tercapai beberapa ketentuan berikut:
a) Mengotorisasi transaksi penggajian secara tepat dan benar.
b) Transaksi penggajian yang dicatat menunjukkan validitas yang tinggi
c) Hanya transaksi penggajian yang valid dan sudah diotorisasi yang masuk ke dalam
catatan.
d) Pencatatan transaksi secara akurat
e) Mengikuti aturan pemerintah tentang peraturan pembebanan pajak kepada pegawai
secara benar dan jujur
f) Menjaga dari kehilangan aset (baik kas maupun data tentang gaji)
g) Memenuhi unsur-unsur efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan system penggajian
pegawai.

Dipresentasikan oleh : Gandhika

Pada saat pengendalian pembayaran gaji, ada beberapa hal yang penting menjadi perhatian,
yaitu:

a) Otorisasi transaksi
Penting dilakukan untuk mengurangi timbulnya penggelapan gaji oleh pihak yang tidak
bertanggung jawab dengan mengganti nama pegawai yang tidak aktif.
b) Pembagian tugas
Tetapkan pembagian tugas yang jelas, berikut dengan prosedur kerja yang harus
dilakukan seseorang.
c) Supervisi
Tindakan tegas seorang pengawas dapat membuat aturan berjalan dengan tertib.
d) Catatan akuntansi
Mudah dan jelas dalam melakukan rekam jejak akuntansi
e) Pengendalian akses
Setiap orang harus memiliki kepentingan yang jelas akan jika melihat catatan akuntansi.
f) Verifikasi independen
 Lakukan pengawasan terhadap jam kerja, juru bayar dan buku besar umum serta unit lain
yang berhubungan dengan pengelolaan daftar gaji. Masterfile gaji hanya boleh diubah
oleh bagian personalia. Hal ini sesuai dengan prinsip pembagian tugas dalam
pengendalian internal, sehingga mencegah sembarang orang dapat melakukan akses ke
master file gaji untuk membuat karyawan fiktif atau mengubah besarnya gaji.

Penjelasan Diagram Alir atau Siklus Penggajian PT. INKA (Industri Kereta Api).

Dipresentasikan oleh : Dwi Nur Anisa

Proses penggajian pada PT INKA menggunakan sistem terkomputerisasi.

Aktivitas dalam proses penggajian di PT INKA:

1) pembaruan file, seperti: pengangkatan karyawan baru, pemberhentian karyawan,

perubahan tarif gaji atau potongan-potongan terhadap gaji. pembaharuan file data induk
gaji dilakukan secara online oleh devisi human capital atau pegawai departemen
kesejahteraan SDM dan hubungan internal, pada saat surat perubahan informasi tersebut
diturunkan. Pada saat itu juga pegawai memasukkan data yang terbaru secara online, agar
pada pembayaran gaji berikutnya sudah berdasarkann data yang terbaru. Jika, ada
karyawan yang berhenti bekerja datanya tidak langsung dihapus, karena data karyawan
yang berhenti bekerja tersebut masih diperlukan untuk laporan.
2) memvalidasi data waktu dan kehadiran. Data waktu kerja dan kehadiran adalah pokok
utama dari proses penggajian. Karena, gaji akan dibayarkan sesuai dengan lamanya
karyawan bekerja dan sesuai dengan kehadiran karyawan. Lamanya jam kerja dan
kehadiran karyawan diketahui dari fingerprint, dan itu langsung terintegrasi dengan
sistem penggajian yang dikelola oleh fungsi absensi didivisi human capital ini. Sekarang
sudah ada inka mobile jadi lebih akuran data waktu dan kehadirannya.
3) menyiapkan penggajian. Menyiapkan penggajian adalah aktivitas ketiga dalam sistem
penggajian. Menyiapkan dan membuat daftar gaji sesuai yang seharusnya diterima oleh
karyawan adalah tugas divisi human capital, departemen kesejahteraan SDM dan
hubungan internal. Tarif gaji tersebut diperoleh dari file induk gaji. Data mengenai tarif
gaji hanya diperbarui oleh devisi human capital. Sedangkan, pemeliharaan file
 dilaksanakan oleh karyawan lain yang tidak bertanggungjawab terhadap pemrosesan
transaksi. Hal tersebut dilakukan untuk mencegah pembayaran diberikan kepada
karyawan fiktif. Cek hanya dibuat untuk karyawan yang tercantum dalam file induk gaji.
Daftar gaji tersebut berisi rincian-rincian gaji setiap karyawan yang mencakup gaji kotor,
potongan gaji, dan gaji bersih.

Dipresentasikan oleh : Indah Safitri

4) Departemen Perbendaharaan dan pendanaan.
Sebelum melakukan pembayaran gaji, terlebih dahulu departemen perbendaharaan dan
pendanaan melakukan pengecekan daftar gaji dengan daftar absensi dan kemudian
dilanjutkan dengan departemen perbendaharaan dan pendanaan mengeluarkan bukti kas
keluar dan slip transfer. Sebelum melakukan transfer , semua perhitungan yang dilakukan
departemen kesejahteraan SDM dan hubungan internal tersebut di verifikasi oleh
departemen perbendaharaan dan pendanaan. Sistem informasi penggajian akan
menghasilkan file berupa daftar yang berisi nama karyawan, nomor rekening bank, dan
jumlah rupiah yang di transfer ke masing-masing rekening karyawan. Data file tersebut
dikirim ke bank Mandiri, sebagai bank yang dipilih PT INKA untuk berkerja sama
membayarkan gaji karyawannya. Selanjutnya, uang gaji tersebut ditransfer dari rekening
bank kepada rekening karyawan. Para karyawan dapat menggunakan kartu debit untuk
melakukan pembelian dan dapat melakukan tarik tunai melalui mesin-mesin ATM.
Berdasarkan keempat informan, menyatakan hal yang serupa bahwa setelah gaji sudah
ditransfer ke karyawan, karyawan bisa melihat slip gaji melalui email-nya masing-
masing. Dalam slip gaji tersebut, sudah tercatat dengan lengkap mulai dari gaji bersih,
potongan, tambahan dan gaji kotor karyawan. Sehingga, hal ini memudahkan untuk
karyawan mengecek kembali total hasilnya, dan jika ada kekeliruan, bisa menemui
langsung staf kesejahteraan SDM dan hubungan internal. Jika dalam pembayaran gaji,
terdapat kurang bayar atau lebih bayar maka karyawan memiliki hak untuk complain
kepada PT INKA, dengan menemui staf human capital, departemen kesejahteraan SDM
dan hubungan internal. Dalam kejadian kurang bayar biasanya gaji yang kurang akan
ditransfer di bulan berikutnya, sedangkan jika kejadian lebih bayar, gaji pada bulan
berikutnya akan dipotong sesuai dengan kelebihan gaji yang diterima.
5) Departemen akuntansi.
Departemen akuntansi akan melakukan pemeriksaan terhadap slip transfer yang
dilakukan oleh departemen perbendaharaan dan pendanaan dengan menggunakan bukti
kas keluar dan slip transfer. Setelah itu departemen akuntansi mencatata transaksi
penggajian melalui transfer yang telah dilakukan bank. Bank melakukan transfer gaji
dengan melihat daftar gaji, daftar gaji inilah yang digunakan untuk mengotorisasi transfer
data ke rekening gaji perusahaan di bank. Yang kemudian dilakukan perhitungan untuk
beban gaji yang diterima oleh karyawan tersebut untuk menghitung laba rugi dan
selanjutnya untuk membuat laporan tahunan perusahaan. Informasi tersebut memudahkan
untuk direktur dan tingkat jabatan dibawahnya mengambil keputusan terkait dengan
karyawan dan gaji karyawan dalam perusahaan.