SIKLUS PENGALUARAN II : PAYROLL PROCESSING AND FIXED ASSET PROCEDURES

CONCEPTUAL PAYROLL SYSTEM

 Personnel Department. Departemen ini menyiapkan dan memasukkan

personnel action form untuk mempersiapkan fungsi payroll. Dokumen ini
mengidentifikasi pegawai yang berhak menerima cek gaji. Dan digunakan
untuk mewakili perubahan dalam tingkat pembayaran per jam, deduksi
payroll, dan klasifikasi kerja.
 Production Department. Departemen ini menggunakan dua tipe catatan
waktu, yaitu job ticket (menangkap waktu yang dihabiskan tiap pekerja untuk
tiap pekerjaan produksi) dan time card (menangkap waktu pekerja berada di
tempat pekerja). Time card ini akan diperiksa, ditandatangani dan dikirim oleh
supervisor ke departemen payroll. Dokumen-dokumen ini kemudian dikirim
untuk mempersiapkan fungsi payroll untuk menghitung jumlah cek pegawai.
 Memperbaharui Akun WIP. Setelah dilakukan alokasi biaya tenaga kerja
dengan akuntansi biaya, seluruh biaya ini dirincikan di labor distribution
summary dan diberikan ke fungsi buku besar
 Mempersiapkan Payroll. Departemen ini menerima tingkat pembayaran dan
data dari departemen personnel dan jumlah jam kerja dari departemen
produksi. Departemen payroll kemudian akan (1) menyiapkan payroll register
(menunjukkan gross pay, deduksi, bayaran lembur, dan pembayaran bersih),
(2) menginput informasi ini di employee payroll records, (3) menyiapkan cek
pegawai, (4) mengirim cek ini ke fungsi distribusi paycheck, dan (5) time
cards, personnel acton form, dan salinan dari payroll register kemudian
disimpan di departemen payroll.
 Distribusi Paycheck. Untuk menghindari penipuan payroll, dibutuhkan
paymaster. Paymaster ini bebas dari proses payroll dan bertugas untuk
mendistribusi cek pegawai.
 Mempersiapkan Accounts Payable. Pegawai Hutag akan memeriksa
payroll register untuk akurasi dan menyiapkan salinan vocher pengeluaran
kas sejumlah payroll. Pegawai kemudian merekam voucher ini di voucher
register dan memasukkan voucher packet (voucher and payroll register)
dalam pengeluaran kas. Salinan pengeluaran kas ini kemudian akan dikirim
ke fungsi buku besar.
 Mempersiapkan Pengeluaran Kas. Setelah menerima voucher packer,
pengeluaran kas menyiapkan satu cek yang sejumlah denga payroll dan
dimasukkan kea kun imprest payroll. Pegawai kemudian menarik cek mereka

ANDI ISLAH AMANAH – A031191107

 SIKLUS PENGALUARAN II : PAYROLL PROCESSING AND FIXED ASSET PROCEDURES

di akun ini. Pegawai kemudian mengirim salinan cek, voucher pengeluaran

kas, dan refister payroll du departemen Huatng untuk [enyimpanan. Akhirnya
jurnal voucher disiapkan dan dikirim ke fungsi buku besar
 Memperbaharui Buku Besar. Fungsi ini menerima rincian distribusi tenaga
erja dari akuntansi biaya, voucher pengeluaran kas dari Hutang, dan jurnal
voucher dari pengeluaran kas. Bila semua akun telah seimbang, peawai
kemudian menyimpan rincian distribusi tenaga kerja dan voucher.

PHYSICAL PAYROLL SYSTEM

Sistem Payroll dengan Teknologi Dasar

1. Tindakan dan waktu dan kehadiran personnel diterima dari

departemen personnel dan produksi yang mengawali proses payroll
2. Depertemen payroll kemudian erekonsiliasi informasi ini, menghitung
payroll, dan mengirim cek gaji ke paymaster untuk distribusi
3. Akuntansi biaya menerima informasi dari dept. produksi yang
kemudian digunakan untuk perekaman kea kun di buku besar
pemabantu WIP.
4. Huatbf neberuna payroll register dai dept. payroll dan mengotorisasi
dept. pengeluaran kas untuk mendeposit cek sejumlah payroll di akun
bank imprest.
5. Departemen Buku Besar merekonsiliasi informasi akuntandi biaya dan
hutang dan memperbaharui akun buku besar untuk mewaikili
transaksi ini.
A. Sistem Payroll dengan Teknologi Canggih
Sistem ini biasanya digunakan degan integrase sistem Human
Resources Management (HRM). Sistem ini menangkap dan memproses
berbagai data yang berhubung dengan data personel. Kunci operasional
dari komponen ini adalah:
 Sumber Tenaga Kerja. Pegawai akan emasukkan data ke file catatan
pegawai dalam waktu yangs esungguhnya dari terminal. Hal ini meliputi
tambahan atau pemecatan pegawai, perubahan tanggungan kerja,
perubahan pemotongan, dan perubahan dalam status kerja seperti jabaan
dan tingkat pembayaran.

ANDI ISLAH AMANAH – A031191107

 SIKLUS PENGALUARAN II : PAYROLL PROCESSING AND FIXED ASSET PROCEDURES

 Akuntansi Biaya. Departemen ini akan memasukkan data biaya pekerjaan

dalam waktu sesungguhnya untuk membuat file labor usage atau
penggunaan tenaga kerja.
 Timekeeping Pegawai. Ketepatan waktu pegwai ini dapat diukur dengan
biometric time clocksyaitu dengan scan sidik jari atau nadi tangan, magnetic
swipe ID cards, proximity cards yang mirip dengan magnetic ID Cards namun
tidak perlu digesek, dan mobile remote devices dengan HP atau PDA atau
website tersendiri milik perusahaan.
 Pemrosesan Data. Pada akhir periode, berikut akan dilakukan dalam bentuk
batch process:
 Biaya tenaga kerja didistirbusi di berbagai akun WIP,
operasional, dan biaya lainnya.
 Dibuat file rincian tenaga kerja daring. Salinan ini dapat di
akses daro terminal dept. akuntansi biaya dan dept. buku
besar.
 Payroll dihitung, dan payroll register online dibuat sesuai dari
data waktu dan kehadiran dari file employee records. Register
ini bisa diakses dati dept. Hutang dan dept. Pengeluaran Kas.
 File employee records diperbaharui
 Paycheck disiapkan, ditandatangani, dan didistribusii ke
pegawai.
 Dana akan ditarnsfer kea kun bank imprest untuk payroll dan
direkam di check register.
 Jurnal voucher digital domasukkan ke file journal voucher.
Sisitem kemudian otomatis memperbaharui buku besar dari
file jurnal voucher dan file rincian distribusi tenaga kerja.

PAYROLL SYSTEM RISKS AND INTERNAL CONTROLS

Physical control adalah pengendalian tindakan seseorang yang terdiri dari

enam kelas kendali internal, yaitu otorisasi transaksi, supervise, segregasi tugas,
rekaman akuntansi, verfikasi independen, dan kendali akses. IT control adalah
kendali umum dan kendali aplikasi. Kendali umum ini tidak spesifik pada siklus
tertentu, sehingga tidak mempengaruhi siklus payroll secara langsung. Kendali
aplikasi komputer terdiri dari kendali input, kendali pemrosesan, dan kendali
output.

ANDI ISLAH AMANAH – A031191107

SIKLUS PENGALUARAN II : PAYROLL PROCESSING AND FIXED ASSET PROCEDURES

A. Risiko dari Perekaman Transaksi yang Tidak Akurat

Perekaman yang tidak akurat ini terdiri atas data waktu dn
kehadiran yang salah perhitungan, utang upah yang tidak dicatat atau
tercatat di periode yang salah, penghasilan pegawai dan pembayaran kas
yang tidak direkam secara akurat ke catatan pegwai atau ke catatan
pegawai yang salah, dan kesalahan jumlah pencatatan di register payroll,
hutang, dan pengeluaran kas, di akun buku besar masing-masing.
Physical control untuk risiko ini terdiri atas Rekaman Akuntansi untuk
menyediakan jejak audit,dan Verifikasi Independen untuk waktu dan
kehadiran, hutang, dan buku besar. IT Control untuk risiko ini terdiri dari
Data Input Edit, Pesan Error, Backup File, dan Pencatatan Otomatis ke
Akun. Kendali tersebut kemudian mengeleminasi elemen kesalahan
manusia dan meningkatkan efisiensi, serta menurunkan risiko kesalahan.

B. Risiko Penyalahgunaan Kas melalui Penipuan Payroll

Terdapat dua macam penipuan payroll, yaitu penerimaan gaji
untuk pegawai yang tidak ada dan pembayaran yang berlebihan kepada
pegawai. Penerimaan gaji untuk pegawai yang tidak ada ini bisa
dilakukan oleh supervisor dan membuat time cards untuk menerima
pembayaran atau dengan menggunakan pegawai yang sudah keluar dari
perusahaan. Pembayaran gaji yang berlebihan dilakukan dengan
menaikkan jumlah jam kerja di time card.
Physical Control untuk risiko ini adalah Otorisasi Transaksi
dengan menggunakan personnel action form, Segregasi Tugas antara
tugas timekeeping dengan personnel, independent paymaster, Supervisi
untuk memeriksa time card dengan kehadiran pegawai, dan Kendali
Akses ke buku besar, jurnal, data pegawai, dan dokumen sumber. IT
Control untuk risiko ini meliputi tes untuk mendeteksi jumlah jam yang
dilaporkan, penggunaan scanner biometric, kartu gese, dan PIN,
pemvalidasian timecard pegawai dengan file pegawai, dan opsi
pembayarn paycheck langsung ke pegawai.

C. Risiko Akses yang Tidak Diizinkan ke Catatan Payroll dan Data

Pegawai Konfidensial

ANDI ISLAH AMANAH – A031191107

 SIKLUS PENGALUARAN II : PAYROLL PROCESSING AND FIXED ASSET PROCEDURES

Alasan untuk pengaksesan ini termasuk untuk korpusi atau

penghapusan data payroll, pencurian informasi pegawai konfidensial, dan
percobaan penipuan payroll. IT Control untuk risiko ini adalah Password
yang alfanumerik dan terdiri dari 8-16 karakter pada tiap komputer, dan
Multilevel Security.

Outsourcing Fungsi Payroll

Outsourcing ini dilakukan dengan memberikan seluruh tugas pemrosesan payroll

ke provider pihak ketiga. Provider ini membutuhkan seluruh akses ke informasi
internal yangs ensitif dan meminta klien untuk menyediakan akun bank beserta
akses-nya. Dana yang didepositkan nanti akan menutupi jumlah payroll, transfer
dana ke otoritas pajak daerah dan negara, dan biaya jasa provider.

Risiko dari penggunaan jasa provider ini adalah akses ke data pegawai dan
sumber daya keuangan perusahaan. Risiko lainnya adalah adanya kemungkinan
bahwa providr jasa memiliki kendai internal yang buuruk yang dapat membiarkan
terjadinya kesalahan ataupun penipuan. Manfaat dari outsourcing ini sendiri
adalah pemotongan biaya dalam penjalanan departemen payroll dan dalam
pelatihan staff payroll yang terus dilakukan karena perubahan-perubahan legal
dan teknis.

CONCEPTUAL FIXED ASSET SYSTEM

Aset tetap ini adalah propert, plant, and equipment digunakan dalam operasional
bisnis. Objektif dari sistem ini adalah (1) memproses akuisis sesuai dengan
manajemen formal dan prosedur, (2) memelihara catatan akuntansi yang
berhubung dengan aset tetap dalam organisasi, (3) memelihara catatan
depresiasi untuk aset terdepresiasi dengan metode yang diterima, (4)
menyediakan informasi kepada manajemen untuk membantu investasi aset di
masa depan, dan (5) mencatat penghapusan atau peninggalan aset tetap
dengan benar.

Karakteristik sistem aset tetap ini memiliki karakteristik yang sama dengan siklus
pengeluaran sebelumnya. Perbedaan yang ada antara sistem ini terletak pada
kebutuhan persetujuan manajemen yang spesifik dan prosedur otoriasasi yang
eksplisit. Perbedaan kedua adalah sistem akuntansi aset tetap yang

ANDI ISLAH AMANAH – A031191107

 SIKLUS PENGALUARAN II : PAYROLL PROCESSING AND FIXED ASSET PROCEDURES

membutuhkan alokasi biaya dan prosedur pencocokan yang bukan merupakan

bagian dari siklus sebelumnya. Berikut adalah logika siklus aset tetap:

A. Akusisi Aset.
Akuisisi ini biasnya dimulai dari kesadaran manajer akan
kebutuhan aset tetap untuk aset baru atau menggantikan aset
sebelumnya. Hal ini kemudian akan ditindaklanjuti berdasarkan prosedur
otorisasi dan persetujuan yang ada. Setelah permintaan ini disetujui dan
pemasok telah dipilih, departemen penerimaan akan mengantarkan aset
ke manajer/pengguna dan departemen aset tetap akan menjalankan
fungsi pencatatan.

B. Pemeliharaan Aset.
Pemeliharaan aset ini meliputi penyesuaian saldo akun aset tetap
di akun pembantu seiring dengan depresiasi aset. Perhitungan depresiasi
ini adalah transaksi yang diantisipasi sistem ketika tidak ada kejadian
eksternal. Catatan yang penting untuk hal ini adalah jadwal depresiasi
yang disiapkan oleh sistem untuk tiap aset tetap di buku besar pembantu
aset tetap. Jadwal ini menuliskan kapan dan seberapa besar depresiasi
yang dicatat.
Pemeliharaan aset ini juga meliputi penyesuaian akun aset untuk
mewakili biaya untuk meperbaiki bentuk fisik aset untuk meningkatkan
useful life aset. Terakhir, sistem ini mempromosikan akuntabilitas dengan
memastikan lokasi tiap aset. Lokasi aset ini dicatat di tiap catatan
pembantu aset. Bagian penting dari audit trail adalah kemampuan untuk
melacak dan memverifikasi esistensi fisik dari aset tetap.

C. Pembuangan Aset
Manajemen akan membuang aset bila mencapai masa akhir
useful life-nya atai manajemen memutuskan pembuangannya. Hal ini
akan dilakukan dengan penghapusan buku besar pembantu aset tetap.
Proses ini dimulai dari permintaan manajer untuk membuang aset.
Pembuangan ini bisa dilakukan dengan menjual, menghapus,
mendonasikan atau memberhentikan aset di tempat. Laporan
penghapusan mendeskripsikan pembuangan aset yang dikirim ke dept.

ANDI ISLAH AMANAH – A031191107

SIKLUS PENGALUARAN II : PAYROLL PROCESSING AND FIXED ASSET PROCEDURES

akuntansi aset tetap untuk mengotorisasikan penghapusannya dari buku

besar.

PHYSICAL FIXED ASSET SYSTEM

A. Prosedur Akuisisi
Akuisisi ini dimulai ketika pegawai dept. akuntansi aset tetap
menerima laporan penerimaan dan voucher pengeluaran kas. Dokumen
ini menjadi bukti vahwa perusahaan telah menerima aset secara fisik dan
menunjukkan biayanya. Dari terminal komputer, pegawai membuat
catatan dai aset tersebut di buku besar pembantu aset tetap. Catatan ini
meliputi informasi historical cost, useful life aset, nilai residual, metode
depresiasi yang digunakan, dan lokasi aset dalam organisasi.

B. Pemeliharaan Aset
Tugas spesifik dalam penggunaan jadwal depresiasi adalah (1)
menghitung depresiasi periode sekarang, (2) memperbaharui akumulasi
depresiasi dan nilai buku di catatan pembantu, (3) menuliskan total
depresiasi ke buku besar yang berhubungan, (4) mencatat rekaman
depresiasi dengan menambahkan catatan di file journal voucher, dan
terakhir (5) mengirimkan laporan depresiasi aset ke departemen aset
tetap untuk pemeriksaan. Dari terminal omputer, pegwai di departemen
manajer akan memperbahurui perubahan di buku besar pembantu aset
tetap.

C. Prosedur Pembuangan
Laporan disposal/pembuangan memberikan otorisasi formal ke
departemen aset tetap untuk menghapus aset yang dibuang dari buku
besar oleh departemen pengguna. Sistem kemudian akan otomatis
(1)memasukkan transaksi penyesuaian kea kun kendalo aset tetap di
buku besat, (2) mencatat keuntungan atau kerugian dari pembuangan
aset, dan (3) mempersiapkan jurnal voucher. Lapooran status aset tetap
mengenai pembuangan ini dikirim ke departemen aset tetap untuk
pemeriksaan.

FIXED ASSET SYSTEM RISKS AND INTERNAL CONTROLS

ANDI ISLAH AMANAH – A031191107

 SIKLUS PENGALUARAN II : PAYROLL PROCESSING AND FIXED ASSET PROCEDURES

Sistem ini sendiri memiliki banyak risiko dan kendali yang sama dengan siklus
pengeluaran sebelumnya. Karena sifat aset tetap yang tersebar di sepanjang
organisasi yang membahayakan mereka pada penyalahgunaan dan pencurian,
berikut adalah kendalinya:

A. Kendali Otorisasi. Setiap transaksi harus dimulai dari permintaan tertulis

dari pengguna atau departemen. Untuk barang dengan nilai tinggi, proses
otorisasi ini harus melibatkan pemrosesan persetujuan independen untuk
menilai manfaat dari permintaan tersebut.
B. Kendali Supervisi. Supervise ini penting untuk memastikan bahwa aset
tetap digunakan berdasarkan kebijakan organisasi dan praktik bisnis yang
berlaku. Contohnya komputer perusahaan untuk pegawai individual
diamankan di lokasi mereka yang sesungguhnya dan tidak dipindahkan
tanpa persetujuan eksplisit.
C. Kendali Verifikasi Independen. Auditor internal hatus memverifikasi
lokasi, kondisi, dan nilai fair dari aset tetap organisasi terhadap catatan
aset tetap di buku besar pembantu. Depresiasi aset tetap ini juga harus
diperiksa dan diverifikasi keakuratannya. Auditor internal juga haeus
melihat hal-hal yang terlibat dalam akuisis aset dan posedur persetujuan
yang menentukan alasan dari faktor-faktor yang digunakan dalam
melakukan akuisis. Hal ini meliputi useful life, biaya finansial awal,biaya
yang tersimpan dari akuisisi aset, tingkat diskon yang digunakan, dan
metode capital budgeting yang digunakan dalam analisis.

ANDI ISLAH AMANAH – A031191107