The Expenditure Cycle Part II: Payroll Processing and Fixed Asset Procedures

1. KONSEPTUAL SISTEM PENGGAJIAN

a. Departemen Personalia

Departemen personalia menyusun dan menyampaikan bentuk tindakan

personil untuk departemen persiapan penggajian. Dokumen-dokumen ini
mengidentifikasi karyawan yang berwenang untuk menerima cek gaji dan
digunakan untuk mencerminkan perubahan dalam tarif per jam gaji,
pemotongan gaji, dan klasifikasi pekerjaan.

b. Departemen Produksi

Karyawan produksi menyiapkan dua jenis catatan waktu: Tiket pekerjaan

dan kartu absensi. Akuntansi biaya menggunakan dokumen jam kerja aktual
untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja langsung untuk akun
barang-dalam-proses (WIP). Kartu absensi dikirim ke departemen persiapan
penggajian untuk menghitung jumlah gaji karyawan.

c. Perbarui Akun WIP

Setelah akuntansi biaya mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP,

biaya dirangkum dalam ringkasan distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke
departemen buku besar.

d. Mempersiapkan Penggajian

Departemen penggajian menerima data upah dan pemotongan dari

departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Petugas
di departemen penggajian kemudian menyiapkan register gaji, memasukkan
ke dalam catatan penggajian karyawan, menyiapkan cek gaji karyawan,
mengirim cek gaji ke departemen distribusi cek gaji, dan menyimpan kartu
absensi, formulir tindakan personel, dan salinan gaji register.

e. Mendistribusikan Cek Gaji

Suatu bentuk penipuan penggajian melibatkan mengirimkan kartu absensi

bagi karyawan yang tidak ada. Untuk mencegah hal ini, banyak perusahaan
menggunakan juru bayar untuk mendistribusikan gaji kepada karyawan. Jika
karyawan yang valid tidak mengklaim gaji, juru bayar mengembalikan cek

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Page 1

 The Expenditure Cycle Part II: Payroll Processing and Fixed Asset Procedures

kepada penggajian. Alasannya cek beredar yang tidak diklaim dapat diselidiki.

f. Mempersiapkan Utang Usaha

petugas hutang usaha (AP) meninjau kebenaran untuk register gaji dan
mempersiapkan salinan dari voucher pengeluaran kas. Petugas mencatat
voucher di register voucher dan menyerahkan paket voucher ke pengeluaran
kas. Salinan voucher pengeluaran dikirim ke departemen buku besar.

g. Mempersiapkan Pengeluaran Kas

Setelah menerima paket voucher, departemen pengeluaran kas

mempersiapkan cek tunggal untuk seluruh jumlah gaji dan menyimpan dalam
rekening penggajian persekot. Petugas mengirimkan salinan cek bersama
dengan voucher pengeluaran dan register gaji ke departemen AP. Akhirnya,
voucher jurnal disiapkan dan dikirim ke departemen buku besar.

h. Update Buku Besar

Departemen buku besar menerima ringkasan distribusi tenaga kerja dari

akuntansi biaya, voucher pengeluaran dari AP, dan voucher jurnal dari
pengeluaran kas. Petugas menyimpan ringkasan voucher dan distribusi
tenaga kerja .

2. SISTEM PENGGAJIAN FISIK

a. Teknologi Dasar Sistem Penggajian

Berikut tugas kunci yang di bahas :

1. otorisasi penggajian dan jumlah jam kerja memasuki departemen

penggajian dari dua sumber: personalia dan produksi.

2. departemen penggajian rekonsiliasi informasi ini, menghitung gaji, dan

mengirimkan gaji ke juru bayar untuk didistribusikan kepada karyawan.

3. Akuntansi biaya menerima informasi mengenai waktu yang dihabiskan

pada setiap pekerjaan dari produksi. Ini digunakan untuk posting ke
rekening di buku besar pembantu WIP.

4. AP menerima ringkasan informasi penggajian dari departemen

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Page 2

 The Expenditure Cycle Part II: Payroll Processing and Fixed Asset Procedures

penggajian dan kewenangan departemen pengeluaran kas untuk deposit

cek tunggal, jumlah total gaji, rekening imprest Bank dimana gaji di tarik.

5. Departemen buku besar merekonsiliasi ringkasan informasi dari

akuntansi biaya dan AP. Akun buku besar diperbarui untuk mencerminkan
transaksi ini.

b. Teknologi Dasar Pengendalian Internal Sistem Penggajian

Bagian ini menjelaskan kegiatan pengendalian penggajian menurut COSO

model kontrol internal, yang mendefinisikan dua kategori kontrol: 1) kontrol
fisik dan 2) control IT.

c. Kontrol Fisik Penggajian

I. Otorisasi transaksi

Untuk mencegah bentuk penipuan penggajian, departemen personalia

membantu penggajian menjaga catatan karyawan saat ini. Dokumen ini
menjelaskan penambahan, penghapusan, dan perubahan lain ke file
karyawan dan bertindak sebagai kontrol otorisasi untuk memastikan
bahwa hanya kartu absensi karyawan dan valid yang diproses.

II. Pemisahan Tugas

Departemen produksi (timekeeping) dan departemen personalia harus

dipisahkan. Untuk tujuan efisiensi operasional, departemen penggajian
melakukan beberapa tugas yang di antaranya adalah bertentangan
dengan tujuan pengendalian internal dasar. Sebagai contoh, departemen
penggajian memiliki baik hak asuh aset (gaji karyawan) dan tanggung
jawab pengelolaan catatan (catatan penggajian karyawan).

III. Pengawasan

Kadang-kadang, karyawan akan terlambat atau tidak hadir. Pengawas

harus mengamati proses ketepatan waktu dan merekonsiliasi kartu
absensi dengan keadaan yang sebenarnya.

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Page 3

 The Expenditure Cycle Part II: Payroll Processing and Fixed Asset Procedures

IV. Catatan akuntansi

Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut: kartu

absensi, tiket pekerjaan, dan voucher penyaluran , Informasi jurnal,
rekening buku besar pembantu, dan rekening buku besar.

V. Kontrol akses

Aset yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan
uang tunai. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak
benar ke catatan akuntansi. Seorang individu yang tidak jujur dapat
menyalahartikan jumlah jam kerja pada kartu absensi dan dengan
demikian menggelapkan uang tunai.

VI. Verifikasi independen

Berikut ini adalah contoh kontrol verifikasi independen dalam sistem

register gaji: verifikasi waktu, juru bayar, hutang usaha, general ledger.

d. Kontrol Penggajian It

I. Kontrol masukan

Kontrol input adalah pengeditan yang memverifikasi integritas data

transaksi yang dimasukkan ke dalam aplikasi. Data yang salah dapat
merusak WIP, catatan karyawan, dan register penggajian.

II. Kontrol pengolahan

Kontrol pengolahan yang berkaitan dengan logika aplikasi penggajian

yaitu pesan error, password, file backup.

III. Kontrol keluaran

Kontrol keluaran berkaitan dengan kehilangan atau salah sasaran

voucher jurnal, ringkasan akun, dan cek gaji.

e. Sistem Penggajian Teknologi Canggih

Untuk organisasi berukuran sedang dan besar, proses penggajian sering

terintegrasi dalam sistem manajemen sumber daya manusia (SDM).

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Page 4

 The Expenditure Cycle Part II: Payroll Processing and Fixed Asset Procedures

I. Sumber Daya Manusia

pegawai Sumber daya manusia memasukkan data ke file catatan

karyawan secara real time dari terminal. Ini termasuk penambahan,
penghapusan, perubahan tanggungan kerja, perubahan pemotongan, dan
perubahan status pekerjaan.

II. Akuntansi Biaya

Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan secara

real time untuk membuat file penggunaan tenaga kerja.

III. Karyawan Penjaga Waktu

Pengumpulan dan mempertahankan akurasi waktu dan kehadiran data

dalam lingkungan yang dinamis ini merupakan tantangan yang ditujukan
melalui perangkat keras dan perangkat lunak teknologi  canggih.
Beberapa teknologi yang dikembangkan untuk tugas ini : biometric time
clocks , magnetic swipe id cards, kartu proximity (proximity card), dan
perangkat remote seluler (mobile remote devices.

IV. Pengolahan Data

Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut dilakukan dalam proses

batch: 1. distribus biaya tenaga kerja, 2. buat file ringkasan distribusi
tenaga kerja secara online, 3. Menghitung Penggajian dan register gaji
secara online, 4. memperbarui file catatan karyawan, 5. Menyiapkan cek
gaji, 6. Mentransfer dana ke rekening penggajian imprest, dan transfer
dicatat dalam daftar cek, dan 7. memasukkan voucher jurnal digital ke
dalam file voucher jurnal.

f. Kontrol Penggajian Teknologi Canggih

I. Kontrol masukan

Kontrol input mengurangi risiko kesalahan data entri dan penipuan

penggajian. penggunaan scanner biometrik, kartu gesek, dan PINS
mengurangi risiko penipuan penggajian dengan memastikan bahwa
individu clocking ke dalam sistem adalah karyawan yang valid.

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Page 5

 The Expenditure Cycle Part II: Payroll Processing and Fixed Asset Procedures

II. Proses Kontrol

Keamanan Multilevel

Melalui teknik ini personil SDM, hutang usaha, pengeluaran kas,

akuntansi biaya, dan buku besar terbatas dalam akses mereka
berdasarkan hak istimewa yang diberikan kepada mereka.

POSTINGAN OTOMATIS UNTUK REKENING PEMBANTU DAN BUKU

BESAR

Fingsi pencatatan akan otomatis dalam sistem teknologi canggih.

Dalam sistem teknologi canggih, aplikasi komputer melakukan
tugas-tugas ini. Menghilangkan unsur manusia untuk mengurangi potensi
kesalahan dan penipuan dan secara signifikan meningkatkan efisiensi
operasi.

III. departemen penggajian outsourcing

Banyak organisasi outsourcing departemen gaji mereka dengan

memindahkan semua tugas pengolahan penggajian untuk penyedia pihak
ketiga. Penyedia layanan mengumpulkan waktu dan Data tindakan tenaga
kerja, menghitung gaji, menahan pajak, dana deposito ke rekening
karyawan, dan menyediakan W-2 bentuk pada akhir tahun.

IV. Keuntungan dan Risiko Terkait dengan penggajian outsourcing

Keuntungan utama dari penggajian outsourcing adalah penghematan

biaya. Dengan mentransfer departemen ini kepada pihak ketiga,
organisasi klien menghindari gaji dan biaya manfaat menjalankan
departemen penggajian in house. Risiko yang terkait dengan outsourcing
tidak sederhana. Salah satunya adalah bahwa organisasi luar akan
memiliki akses ke data karyawan yang sangat rahasia dan kepada klien
sumber daya keuangan perusahaan.

3. SISTEM ASET TETAP KONSEPTUAL

Aset tetap adalah harta benda, plant, dan peralatan yang digunakan dalam
operasi bisnis. Ini adalah item yang relatif permanen yang sering secara kolektif

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Page 6

 The Expenditure Cycle Part II: Payroll Processing and Fixed Asset Procedures

merupakan investasi keuangan terbesar oleh organisasi.

a. Logika Sistem Tetap

I. Akuisisi Aset

Akuisisi aset biasanya dimulai dengan manajer departemen (user)

mengakui kebutuhan untuk memperoleh aset baru atau mengganti yang
sudah ada. Manajer departemen biasanya memiliki kewenangan untuk
menyetujui pembelian di bawah batas materialitas tertentu. Setelah
permintaan disetujui dan pemilihan pemasok, tugas akuisisi aset tetap:
pertama, departemen penerima memberikan aset ke dalam hak asuh
atas manager daripada gudang. Kedua, departemen aset tetap, bukan
pengendali persediaan melakuinkan departemen pencatatan.

II. Pemeliharaan asset

Pemeliharaan aset melibatkan menyesuaikan saldo rekening

pembantu aset tetap sebagai aset (tidak termasuk tanah) terdepresiasi
dari waktu ke waktu atau dengan penggunaan. Metode penyusutan dan
periode yang digunakan harus mencerminkan, sedekat mungkin,
penurunan aktual aset dalam utilitas untuk perusahaan.

Perhitungan depresiasi adalah transaksi yang sistem aktiva tetap

harus dirancang untuk mengantisipasi secara internal ketika tidak ada
peristiwa eksternal (dokumen sumber) yang memicu tindakan. Skedul
depresiasi menunjukkan kapan dan berapa banyak depresiasi di catat.
Informasi ini dalam sebuah laporan manajemen juga berguna untuk
perencanaan masa manfaat dan penggantian aset.

III. pelepasan asset

Ketika aset telah mencapai akhir masa pakainya atau ketika

manajemen memutuskan untuk membuangnya, aset harus dikeluarkan
dari buku besar pembantu aset tetap. Manajer yang bertanggung jawab
mengeluarkan permintaan untuk melepaskan aset. Pelepasan aset
membutuhkan persetujuan yang tepat. Sebuah laporan pelepasan
menggambarkan disposisi akhir dari aset tersebut dikirim ke bagian

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Page 7

 The Expenditure Cycle Part II: Payroll Processing and Fixed Asset Procedures

akuntansi aset tetap untuk mengotorisasi penghapusan dari buku besar.

b. Sistem Fisik Aset Tetap

I. Prosedur Akuisisi

Proses ini dimulai ketika petugas akuntansi aset tetap menerima

laporan penerimaan dan voucher pengeluaran kas. Dokumen-dokumen ini
memberikan bukti bahwa perusahaan telah menerima secara fisik aset
dan menunjukkan biaya. Dari terminal komputer, petugas yang membuat
catatan aset tersebut dalam buku besar pembantu aset tetap.

Sistem aset tetap secara otomatis mengupdate akun kontrol aktiva

tetap dalam buku besar dan mempersiapkan voucher jurnal untuk
departemen buku besar sebagai bukti entri. Sistem ini juga menghasilkan
laporan untuk manajemen akuntansi. Berdasarkan parameter depresiasi
yang terkandung dalam catatan aset tetap, sistem mempersiapkan skedul
penyusutan untuk setiap aset saat akuisisi awalnya dicatat. Skedul
tersebut disimpan pada disk komputer untuk mengizinkan perhitungan
penyusutan masa depan.

II. Pemeliharaan asset

Sistem aset tetap menggunakan skedul penyusutan untuk mencatat

akhir periode transaksi penyusutan secara otomatis. Tugas khusus
meliputi 1. menghitung penyusutan periode berjalan, 2. memperbarui
depresiasi dan nilai buku bidang terakumulasi dalam catatan subsidiari, 3.
membukukan total depresiasi ke rekening buku besar, dan 4. mencatat
transaksi penyusutan dengan menambahkan catatan ke file voucher
jurnal.

Manajer departemen harus melaporkan setiap perubahan dalam hak

asuh atau status aset ke departemen aktiva tetap. Dari terminal komputer,
petugas mencatat perubahan tersebut dalam buku besar pembantu aktiva
tetap.

III. Prosedur Pelepasan

Laporan pelepasan resmi mengotorisasi departemen aset tetap untuk

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Page 8

 The Expenditure Cycle Part II: Payroll Processing and Fixed Asset Procedures

menghapus dari buku besar aset yang dilepas oleh departemen

pengguna. Ketika petugas menghapus catatan dari buku besar pembantu
aset tetap, sistem secara otomatis 1. posting jurnal penyesuaian untuk
akun kontrol aktiva tetap dalam buku besar, 2. mencatat kerugian atau
keuntungan yang berhubungan dengan pelepasan, dan 3. menyiapkan
voucher jurnal.

c. Sistem Pengendalian Aktiva Tetap

I. Kontrol Otorisasi

Akuisisi aset tetap harus formal dan otorisasi eksplisit. Setiap

transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau
departemen. Dalam kasus item bernilai tinggi, proses otorisasi harus
mencakup proses persetujuan independen yang mengevaluasi manfaat
dari permintaan atas dasar biaya manfaat.

II. Kontrol pengawasan

Karena aset modal didistribusikan di seluruh organisasi, mereka lebih

rentan terhadap pencurian dan penyalahgunaan dari persediaan yang
diamankan di gudang. Oleh karena itu, pengawasan manajemen
merupakan elemen penting dalam keamanan fisik aktiva tetap. Pengawas
harus memastikan bahwa aset tetap yang digunakan sesuai dengan
kebijakan organisasi dan praktek bisnis. Sebagai contoh, Kendaraan
perusahaan harus diamankan di pool motor organisasi pada akhir
perpindahan dan tidak boleh dibawa pulang untuk penggunaan pribadi
kecuali diizinkan oleh pengawas yang tepat.

III. Kontrol Verifikasi Independen

Secara berkala, auditor internal harus meninjau prosedur akuisisi dan

persetujuan aset untuk menentukan kewajaran faktor yang digunakan
dalam analisis. Ini termasuk masa manfaat aset, biaya keuangan asli,
penghematan biaya yang diusulkan sebagai hasil dari akuisisi aset,
tingkat diskonto yang digunakan, dan metode penganggaran modal yang
digunakan dalam analisis.

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Page 9

 The Expenditure Cycle Part II: Payroll Processing and Fixed Asset Procedures

Auditor internal harus memeriksa lokasi, kondisi, dan nilai wajar dari
aktiva tetap organisasi terhadap catatan aset tetap dalam buku besar
pembantu. Selain itu, biaya penyusutan otomatis dihitung oleh sistem
aktiva tetap harus ditinjau dan diverifikasi untuk akurasi dan kelengkapan.
Kesalahan sistem yang salah perhitungan penyusutan dapat
mengakibatkan salah saji material beban usaha, melaporkan laba, dan
nilai-nilai aset.

Nuryadi Winra ( A31113039 ) Page 10