Ch 6 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

I. Sistem penggajian konseptual

Pemrosesan penggajian sebenarnya adalah sistem pembelian kasus
khusus di mana organisasi membeli tenaga kerja daripada bahan mentah atau
barang jadi untuk dijual kembali. Sifat pemrosesan penggajian, bagaimanapun,
menciptakan kebutuhan akan prosedur khusus, karena alasan berikut:
1. Perusahaan dapat merancang prosedur pembelian dan pengeluaran
umum yang berlaku untuk semua vendor dan item inventaris. Prosedur
penggajian, bagaimanapun, sangat berbeda di antara kelas karyawan.
Sebagai contoh, prosedur yang berbeda diperlukan untuk karyawan per
jam, karyawan yang digaji, pekerja borongan, dan karyawan yang
ditugaskan. Selain itu, pemrosesan penggajian memerlukan prosedur
akuntansi khusus untuk pemotongan dan pemotongan pajak karyawan
yang tidak berlaku untuk akun perdagangan.
2. Kegiatan pengeluaran umum merupakan arus transaksi pembelian dan
pencairan yang relatif stabil. Organisasi bisnis dengan demikian
merancang sistem pembelian untuk menangani tingkat aktivitas normal
mereka. Aktivitas penggajian, di sisi lain, adalah peristiwa terpisah di
mana pembayaran kepada karyawan dilakukan mingguan, dua mingguan,
atau bulanan. Tugas menyiapkan cek gaji dalam jumlah besar secara
berkala di samping pemeriksaan rekening perdagangan normal dapat
membebani sistem pembelian dan pengeluaran tunai secara umum.
3. Menulis cek kepada karyawan membutuhkan kontrol khusus.
Menggabungkan penggajian dan transaksi perdagangan bisa mendorong
penipuan penggajian. Meskipun prosedur penggajian tertentu berbeda-
beda di antara perusahaan, Gambar 6-1 menyajikan diagram aliran data
yang menggambarkan tugas umum sistem penggajian di perusahaan
manufaktur. Poin-poin penting dari proses tersebut dijelaskan dalam
paragraf berikut.

 Departemen Personalia
Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan formulir tindakan
personel ke fungsi mempersiapkan penggajian. Dokumen-dokumen ini
mengidentifikasi karyawan yang diberi wewenang untuk menerima gaji dan
digunakan untuk mencerminkan perubahan dalam tarif gaji per jam, pemotongan
Ch 6 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

gaji, dan klasifikasi pekerjaan. Gambar 6-2 menunjukkan formulir tindakan

personel yang digunakan untuk memberi tahu penggajian tentang kenaikan gaji
karyawan.

 Departemen produksi
Karyawan bagian produksi menyiapkan dua jenis pencatatan waktu: tiket
kerja dan kartu waktu. Tiket kerja mencatat waktu yang dihabiskan pekerja
individu di setiap pekerjaan produksi. Akuntansi biaya menggunakan dokumen-
dokumen ini untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja langsung ke akun work-in-
process (WIP). Kartu waktu mencatat waktu karyawan bekerja. Ini dikirim ke
fungsi mempersiapkan penggajian untuk menghitung jumlah gaji karyawan.
Gambar 6-3 mengilustrasikan tiket pekerjaan, dan Gambar 6-4 mengilustrasikan
kartu waktu.
Setiap hari di awal shift, karyawan menempatkan kartu waktu mereka di jam
khusus yang mencatat waktu. Biasanya, mereka keluar untuk makan siang dan
di akhir shift. Kartu waktu ini adalah catatan formal kehadiran harian. Di akhir
minggu, supervisor meninjau, menandatangani, dan mengirimkan kartu waktu ke
departemen penggajian.

 Perbarui Akun WIP

Setelah akuntansi biaya mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP,
biaya diringkas dalam ringkasan distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke fungsi
buku besar.

 Siapkan Penggajian
Departemen penggajian menerima tingkat gaji dan menahan data dari
departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Seorang
pegawai di bagian penggajian kemudian melakukan tugas-tugas berikut.
1. Menyiapkan daftar penggajian (Gambar 6-5) yang menunjukkan gaji kotor,
pemotongan, gaji lembur, dan gaji bersih.
2. Masukkan informasi ini ke dalam catatan penggajian karyawan (Gambar 6-6)
3. Menyiapkan gaji karyawan (Gambar 6-7).
4. Mengirim gaji ke fungsi distribusi gaji.
5. Mengarsipkan kartu waktu, formulir tindakan personel, dan salinan daftar
penggajian (tidak ditampilkan).
Ch 6 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

Gambar 6-1 ,6-2 dan 6-3

 Distribusikan Gaji
Bentuk penipuan penggajian melibatkan pengiriman kartu waktu untuk
karyawan yang tidak ada. Untuk mencegahnya, banyak perusahaan
menggunakan paymaster untuk mendistribusikan gaji kepada karyawan. Individu
ini independen dari proses penggajian — tidak terlibat dalam otorisasi penggajian
atau tugas persiapan. Jika karyawan yang valid tidak mengklaim gaji, master
pembayaran mengembalikan cek tersebut ke daftar gaji. Alasan cek tidak diklaim
kemudian dapat diselidiki.

 Siapkan Hutang
Petugas hutang (AP) meninjau daftar penggajian untuk mengetahui
kebenarannya dan menyiapkan salinan voucher pengeluaran tunai untuk jumlah
penggajian. Petugas mencatat voucher di register voucher dan menyerahkan
paket voucher (voucher dan register penggajian) untuk pencairan tunai. Salinan
voucher pencairan dikirim ke fungsi buku besar.

 Siapkan Pencairan Tunai

Setelah menerima paket voucher, fungsi pembayaran tunai menyiapkan cek
tunggal untuk seluruh jumlah gaji dan menyimpannya di akun imprest gaji. Gaji
karyawan diambil dari akun ini, yang hanya digunakan untuk penggajian. Dana
harus ditransfer dari rekening kas umum ke rekening imprest ini sebelum gaji
dapat diuangkan. Petugas mengirimkan salinan cek bersama dengan voucher
pencairan dan daftar penggajian ke departemen AP, di mana mereka diajukan
(tidak ditunjukkan). Akhirnya, voucher jurnal disiapkan dan dikirim ke fungsi buku
besar.j

Gambar 6-4 , 6-5 , 6-6, 6-7

 Perbarui Buku Besar

Fungsi buku besar menerima ringkasan distribusi tenaga kerja dari
akuntansi biaya, pencairan
Ch 6 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

voucher dari AP, dan voucher jurnal dari pencairan tunai. Dengan informasi ini,
jenderal petugas buku besar membuat entri akuntansi berikut:

Debit dan kredit dari entri ini harus sama. Jika tidak, berarti ada
kesalahan dalam perhitungan baik dari biaya distribusi tenaga kerja atau
penggajian. Ketika kesetaraan telah diverifikasi, petugas mengajukan file voucher
dan ringkasan distribusi tenaga kerja.

A. KONTROL PEMBAYARAN

 Otorisasi Transaksi
Suatu bentuk penipuan penggajian melibatkan pengiriman kartu waktu untuk
karyawan yang tidak lagi bekerja untuk perusahaan. Untuk mencegah hal ini,
formulir tindakan personel membantu penggajian menjaga catatan karyawan
tetap terkini. Dokumen ini menjelaskan penambahan, penghapusan, dan
perubahan lain pada file karyawan dan bertindak sebagai kontrol otorisasi
penting untuk memastikan bahwa hanya kartu waktu karyawan saat ini dan yang
valid yang diproses.

 Pemisahan tugas
Fungsi pengatur waktu dan fungsi personalia harus dipisahkan. Fungsi
personalia memberikan penggajian dengan informasi tingkat gaji untuk karyawan
per jam yang berwenang. Biasanya, sebuah organisasi akan menawarkan
kisaran tarif gaji yang valid berdasarkan pengalaman, klasifikasi pekerjaan,
Ch 6 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

senioritas, dan prestasi. Jika departemen produksi (pengatur waktu) memberikan

informasi ini, seorang karyawan dapat mengajukan tarif yang lebih tinggi dan
melakukan penipuan.
Untuk tujuan efisiensi operasional, fungsi penggajian melakukan
beberapa tugas. Beberapa di antaranya bertentangan dengan tujuan
pengendalian internal dasar. Misalnya, fungsi penggajian memiliki kedua aset
tersebut hak asuh (gaji karyawan) dan tanggung jawab penyimpanan catatan
(catatan gaji karyawan). Ini adalah setara dalam sistem pembelian umum dalam
menetapkan AP dan tanggung jawab pengeluaran tunai kepada orang yang
sama.1 Memisahkan aspek-aspek kunci dari transaksi penggajian antara AP dan
pembayaran tunai fungsi mengembalikan kontrol ke proses. AP meninjau
pekerjaan yang dilakukan oleh penggajian (daftar penggajian) dan menyetujui
pembayaran. Pencairan tunai kemudian menulis cek untuk menutupi total gaji.
Tak satu pun dari gaji karyawan merupakan instrumen yang bisa dinegosiasikan
sampai cek gaji disimpan ke rekening imprest.
 Pengawasan
Kadang-kadang karyawan akan meminta pekerja lain yang terlambat atau
tidak hadir. Pengawas harus mengamati proses pencatatan waktu dan
merekonsiliasi kartu waktu dengan kehadiran aktual.

 Catatan Akuntansi
Jejak audit untuk penggajian mencakup dokumen-dokumen berikut:
1. Kartu waktu, tiket kerja, dan voucher pencairan.
2. Informasi jurnal, yang berasal dari ringkasan distribusi tenaga kerja dan
daftar penggajian.
3. Rekening buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan
berbagai rekening pengeluaran.
4. Akun buku besar: kontrol penggajian, kas, dan akun kliring penggajian
(imprest).

 Kontrol Akses
Aset yang terkait dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan
uang tunai. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak tepat ke
catatan akuntansi. Seseorang yang tidak jujur dapat salah menggambarkan
jumlah jam kerja pada kartu waktu dan dengan demikian menggelapkan uang
Ch 6 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

tunai. Demikian pula, kontrol atas akses ke semua jurnal, buku besar, dan
dokumen sumber dalam sistem penggajian adalah penting, seperti halnya di
semua sistem siklus pengeluaran.

 Verifikasi Independen

Berikut adalah contoh kontrol verifikasi independen dalam sistem penggajian:

1. Verifikasi waktu. Sebelum mengirimkan kartu waktu untuk penggajian,
supervisor harus memverifikasi keakuratannya dan menandatanganinya.
2. Pembayar. Penggunaan paymaster independen untuk mendistribusikan
cek (bukan supervisor biasa) membantu memverifikasi keberadaan
karyawan. Supervisor mungkin terlibat dalam penipuan penggajian
dengan berpura-pura mendistribusikan gaji kepada karyawan yang tidak
ada.
3. Hutang. Petugas AP memverifikasi keakuratan daftar penggajian sebelum
membuat voucher pencairan yang mentransfer dana ke akun imprest.
4. Buku besar. Departemen buku besar memberikan verifikasi keseluruhan
proses dengan merekonsiliasi ringkasan distribusi tenaga kerja dan
voucher pembayaran gaji.

II. Sistem Penggajian Fisik

Pada bagian ini kami memeriksa sistem penggajian fisik. Ini dimulai
dengan tinjauan singkat tentang prosedur manual.2 Kami kemudian melanjutkan
untuk meninjau contoh sistem penggajian otomatis dan direkayasa ulang.

 SISTEM PEMBAYARAN MANUAL

Gambar 6-8 menyajikan diagram alir yang merinci prosedur sebelumnya dalam
konteks sistem manual. Tugas utama berikut dibahas.

1. Otorisasi penggajian dan jam kerja masuk ke departemen penggajian dari

dua sumber berbeda: personel dan produksi.
2. Departemen penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung
penggajian, dan mendistribusikan cek gaji kepada karyawan.
3. Akuntansi biaya menerima informasi mengenai waktu yang dihabiskan
untuk setiap pekerjaan dari produksi. Ini digunakan untuk memposting ke
akun WIP.
Ch 6 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

4. AP menerima informasi ringkasan penggajian dari departemen

penggajian dan memberi wewenang kepada departemen pengeluaran
tunai untuk menyetor cek tunggal, dalam jumlah total penggajian, dalam
rekening imprest bank tempat penggajian ditarik.
5. Departemen buku besar merekonsiliasi ringkasan informasi dari akuntansi
biaya dan AP. Akun kontrol diperbarui untuk mencerminkan transaksi ini.

Gambar 6-8

III. Sistem penggajian berbasis komputer

A. Mengotomatiskan SISTEM PEMBAYARAN MENGGUNAKAN

PENGOLAHAN BATCH
Karena sistem penggajian dijalankan secara berkala (mingguan atau
bulanan), mereka sangat cocok untuk pemrosesan batch. Gambar 6-9
menunjukkan diagram alur untuk sistem semacam itu. Departemen pemrosesan
data menerima hard copy formulir tindakan personel, tiket pekerjaan, dan kartu
waktu, yang diubah menjadi file digital. Komputer batch program melakukan
fungsi penulisan cek, pencatatan rinci, dan buku besar.

Gambar 6-9

 Implikasi Kontrol
Kekuatan dan kelemahan sistem ini serupa dengan sistem batch untuk
pengeluaran umum yang telah dibahas sebelumnya. Sistem ini meningkatkan
akurasi akuntansi dan mengurangi kesalahan penulisan cek. Di luar ini, tidak
secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional; namun, untuk banyak jenis
organisasi, tingkat teknologi ini memadai.

B. MERANCANG ULANG SISTEM PEMBAYARAN

Untuk organisasi berukuran sedang dan besar, pemrosesan penggajian
sering kali terintegrasi dalam sistem manajemen sumber daya manusia (HRM).
Sistem HRM menangkap dan memproses berbagai data terkait personel,
termasuk tunjangan karyawan, perencanaan sumber daya tenaga kerja,
hubungan karyawan, keterampilan karyawan, dan tindakan personel (tarif gaji,
Ch 6 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

pemotongan, dan sebagainya), serta penggajian. Sistem HRM perlu

menyediakan akses real-time ke file personel untuk tujuan pertanyaan langsung
dan mencatat perubahan status karyawan saat terjadi. Gambar 6-10
mengilustrasikan sistem penggajian sebagai bagian dari sistem HRM.
Sistem ini berbeda dari sistem otomatis sederhana dalam tiga cara: (1)
berbagai departemen mengirimkan transaksi ke pemrosesan data melalui
terminal, (2) file akses langsung digunakan untuk penyimpanan data, dan (3)
banyak proses sekarang dilakukan secara real time . Kami membahas fitur
operasi utama dari sistem ini selanjutnya.

 Personil
Departemen personalia membuat perubahan pada file karyawan secara real
time melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru,
penghapusan karyawan yang diberhentikan, perubahan tanggungan, perubahan
pemotongan pajak, dan perubahan status pekerjaan (tingkat gaji).

 Akuntansi biaya
Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan (waktu
nyata atau harian) untuk membuat file penggunaan tenaga kerja.
 Menjaga Waktu
Setelah menerima kartu waktu yang disetujui dari supervisor di akhir
minggu, departemen pengatur waktu membuat file kehadiran saat ini.
 Pengolahan data
Di akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam proses batch:
1. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai akun WIP, overhead, dan
pengeluaran.
2. File ringkasan distribusi tenaga kerja online dibuat. Salinan file dikirim ke
akuntansi biaya dan departemen buku besar.
3. Daftar penggajian online dibuat dari file kehadiran dan file karyawan.
Salinan file dikirim ke AP dan departemen pengeluaran tunai.
4. File catatan karyawan diperbarui.
5. Cek gaji disiapkan dan ditandatangani. Mereka dikirim ke bendahara
untuk ditinjau dan direkonsiliasi dengan daftar penggajian. Gaji kemudian
dibagikan kepada karyawan.
Ch 6 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

6. File voucher pencairan diperbarui dan cek disiapkan untuk transfer dana
ke rekening imprest penggajian. Cek dan salinan cetak voucher pencairan
dikirim ke pencairan tunai. Satu salinan voucher dikirim ke departemen
buku besar, dan salinan terakhir dikirim ke AP.
7. Di akhir pemrosesan, sistem mengambil file ringkasan distribusi tenaga
kerja dan file voucher pembayaran dan memperbarui file buku besar.

Gambar 6-10

 Implikasi Kontrol
Fitur real-time dari sistem penggajian memberikan banyak manfaat
operasional yang dibahas sebelumnya, termasuk pengurangan kertas, tenaga
administrasi, dan jeda waktu antara kejadian dan pencatatannya. Seperti yang
disebutkan sebelumnya, fitur ini membawa implikasi kontrol. Sistem berbasis
komputer harus menghasilkan catatan yang memadai untuk verifikasi
independen dan tujuan audit. Selain itu, kontrol harus diterapkan untuk
melindungi dari akses tidak sah ke file data dan program komputer.

IV. Sistem Aset Tetap Konseptual

Aset tetap adalah properti, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam
operasi bisnis. Ini adalah item yang relatif permanen yang seringkali secara
kolektif mewakili investasi keuangan terbesar oleh organisasi. Contoh aset tetap
meliputi tanah, bangunan, furnitur, mesin, dan kendaraan bermotor. Sistem aset
tetap perusahaan memproses transaksi yang berkaitan dengan akuisisi,
pemeliharaan, dan pelepasan aset tetapnya. Tujuan khusus dari sistem aset
tetap adalah untuk:
1. Memproses akuisisi aset tetap sesuai kebutuhan dan sesuai dengan
persetujuan formal manajemen dan prosedur.
2. Menjaga catatan akuntansi akuisisi aset, biaya, deskripsi, dan lokasi fisik
yang memadai di organisasi.
3. Menjaga catatan penyusutan yang akurat untuk aset yang dapat
didepresiasi sesuai dengan metode yang dapat diterima.
4. Memberikan informasi kepada manajemen untuk membantu
merencanakan investasi aset tetap di masa depan.
5. Catat dengan benar pengunduran diri dan pelepasan aset tetap.
Ch 6 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

A. LOGIKA SISTEM ASET TETAP

Gambar 6-11 menyajikan logika umum sistem aset tetap. Prosesnya melibatkan
tiga kategori tugas: akuisisi aset, pemeliharaan aset, dan pelepasan aset.

 Akuisisi Aset
Akuisisi aset biasanya dimulai dengan manajer departemen (pengguna)
menyadari kebutuhan untuk memperoleh aset baru atau mengganti yang sudah
ada. Prosedur otorisasi dan persetujuan atas transaksi akan bergantung pada
nilai aset. Manajer departemen biasanya memiliki wewenang untuk menyetujui
pembelian di bawah batas materialitas tertentu. Pengeluaran modal di atas batas
tersebut membutuhkan persetujuan dari tingkat manajemen yang lebih tinggi. Ini
mungkin melibatkan analisis biaya-manfaat formal dan permintaan formal
tawaran dari pemasok.

Gambar 6-11

 Pemeliharaan Aset
Pemeliharaan aset melibatkan penyesuaian saldo akun anak perusahaan aset
tetap karena aset (tidak termasuk tanah) terdepresiasi seiring waktu atau dengan
penggunaan.
 Pembuangan Aset
Ketika sebuah aset telah mencapai akhir masa manfaatnya atau ketika
manajemen memutuskan untuk melepaskannya, aset tersebut harus dikeluarkan
dari buku besar pembantu aset tetap.
V. Sistem Aset Tetap Fisik

A. SISTEM ASET TETAP BERBASIS KOMPUTER

Karena banyak tugas dalam sistem aset tetap memiliki konsep yang serupa
dengan sistem pembelian di Bab 5, kami akan membuang tinjauan prosedur
manual. Gambar 6-13 mengilustrasikan sistem aset tetap berbasis komputer,
yang mendemonstrasikan pemrosesan waktu nyata. Bagian atas diagram alir
menyajikan prosedur perolehan aset tetap, bagian tengah menyajikan prosedur
pemeliharaan aset tetap, dan bagian bawah menyajikan prosedur pelepasan
Ch 6 Siklus Pengeluaran Bagian II: Proses Penggajian dan Prosedur Aset Tetap

aset. Untuk menyederhanakan diagram alur dan fokus pada fitur utama sistem,
kami telah menghilangkan langkah-langkah pemrosesan untuk AP dan
pembayaran tunai.

 Prosedur Akuisisi
 Pemeliharaan Aset

 Prosedur Pembuangan

B. MENGONTROL SISTEM ASET TETAP

Karena kesamaan antara sistem aset tetap dan siklus pengeluaran,
banyak kontrol yang sama dan telah dibahas. Diskusi kita tentang kendali aset
tetap akan fokus pada tiga area perbedaan utama antara sistem ini: otorisasi,
pengawasan, dan verifikasi independen.

 Kontrol Otorisasi

 Kontrol Pengawasan

 Kontrol Verifikasi Independen