Memperbarui database induk penggajian

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database induk penggajian
yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara interna: perekrutan baru,
pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan yang
ditetapkan. Selain itu, secara berkala data induk perlu diperbarui untuk menunjukkan perubahan-
perubahan tarif pajak dan potongan untuk asuransi.

Memvalidasi data waktu dan kehadiran

Bagaimana data waktu dan kehadiran pegawai dikumpulkan secara berbeda bergantung pada status
bayaran pegawai. Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan menggunakan
kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap harinya.
Para pegawai yang mendapatkan gaji tetap sering mencatat pekerjaan tenaga kerja mereka dengan
kartu waktu. Bahkan, supervisor mereka secara informal mengawasi kehadiran mereka dalam
pekerjaan. Para profesional pada organisasi jasa seperti KAP, kantor hukum, dan kantor konsultan
dengan cara yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi
klien yang mana aja, mereka mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu (time sheet). Staf
penjualan biasanya dibayar berdasarkan pada komisi murni atau gaji ditambah komisi. Pembayaran ini
memerlukan kecermatan staf untuk mencatat jumlah penjualan mereka. Penggunaan insentif, komisi,
dan bonus memerlukan penautan sistem penggajian dan sistem informasi atas penjualan dan siklus
lainnya guna mengumpulkan data yang digunakan untuk menghitung bonus. Selain itu, skema
bonus/insentif harus secara tepat didesain dengan tujuan realistis yang dapat dicapai, sehingga secara
objektif dapat diukur. Penting juga bahwa tujuan tersebut harus sama dengan tujuan korporasi dan para
manajer mengawasi untuk memastikan bahwa tujuan tersebut akan terus sesuai.

Menyiapkan penggajian

Urutan aktivitas untuk proses penggajian adalah sebagai berikut:

Transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudian disortir berdasarkan nomor pegawai.

Seluruh potongan penggajian dijumlahkan dan totalnya digunakan untuk mengurangi gaji kotor,
sehingga didapatkan jumlah gaji bersih. Potongan penggajian dibagi ke dalam dua kategori umum, yaitu:
potongan pajak gaji dan potongan sukarela. Potongan pajak gaji meliputi pajak penghasilan negara,
negara bagian, dan daerah. Potongan sukarela meliputi iuran dana pensiun; premi asuransi jiwa,
kesahatan, dan asuransi kecacatan; iuran serikat; dan kontribusi untuk berbagai sumbangan amal.

Daftar penggajian dan potongan dibuat. Daftar penggajian (payroll register) atau register penggajian
mencantumkan gaji kotor setiap pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format
multikolom. Daftar ini juga berlaku sebagai dokumentasi pendukung untuk mengotorisasi transfer dana
ke rekening pengecekan penggajian organisasi. Daftar potongan (deduction register) memuat potongan-
potongan sukarela lainnya bagi setiap pegawai.
Sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan
(earning statement) yang memuat jumlah gaji kotor, potongan, dan gaji bersih untuk periode terkini
serta total year-to-date untuk masing-masing kategori.

Ketika setiap transaksi penggajian diproses, sistem juga mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun-akun
buku besar umum yang sesuai, dengan memeriksa kode pada catatan kartu jam kerja. Sistem tersebut
memelihara total yang ada dari aloasi tersebut hingga saat seluruh catatan penggajian pegawai diproses.
Total tersebut dan kolom total dalam daftar penggajian, membentuk dasar bagi entri jurnal umum yang
dimasukkan ke buku besar umum setelah seluruh cek gaji dicetak. Sistem penggajian juga menghasilkan
sejumlah laporan mendetail.

MEMPERBARUI DATABASE INDUK PENGGAJIAN

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database induk penggajian
yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal: perekrutan baru,
pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan yang
ditetapkan.

PROSES

Meskipun penggajian diproses dalam batch mode, departemen MSDM memiliki akses online untuk
memperbarui database induk penggajian sehingga seluruh perubahan penggajian dimasukkan secara
tepat waktu dan secara tepat pula ditunjukkan dalam periode pembayaran berikutnya.

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Perubahan yang tak terotorisasi atas data induk penggajian (ancaman 6 dalam Tabel 15-1) dapat
mengakibatkan peningkatan biaya pembayaran kepada pegawai yang tidak dibenarkan. Pemisahan
tugas secara tepat (pengendalian 6.1) merupakan prosedur pengendalian utama untuk menghadapi
ancaman tersebut. Pengendalian akses sistem penggajian (pengendalian 6.2) juga penting. Sistem
tersebut seharusnya diatur untuk membandingkan ID pengguna dan kata sandi dengan sebuah matriks
penggendalian akses yang (1) menjelaskan tindakan apa yang diperbolehkan untuk dijalankan setiap
pegawai dan (2) mengidentifikasi file apa yang diperbolehkan untuk diakses setiap pegawai. Ancaman
lainnya adalah ketidakakuratan dalam memperbarui data induk penggajian sehingga menghasilkan
kesalahan dalam pembayaran pegawai dan denda karena tidak membayarkan jumlah yang benar atas
pajak penggajian kepada pemerintah. Sebaiknya dilakukan pengecekan validitas pada nomor pelanggan
dan uji kelayakan terhadap peruabahan yang sedang dibuat (pengendalian 7.1). Selain itu, memiliki
laporan pemeriksaan manajer departemen (pengendalian 7.2) atas seluruh perubahan terhadap
pegawai di departemennya memberikan sebuah cara yang tepat waktu untuk mendeteksi kesalahan.

MENVALIDASI DATA WAKTU DAN KEHADIRAN

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dan kehadiran pegawai.

PROSES

Kartu waktu (time card): sebuah dokumen yang mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan
pegawai untuk setiap giliran (shift) kerja.

Lembar waktu (time sheet): sebuah tampilan layar entri data (atau dokumen kertas) yang digunakan
oleh para profesional yang digaji untuk mencatat lamanya waktu yang dihabiskan dalam melakukan
berbagai tugas untuk klien-klien tertentu.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan kehadiran yang tidak akurat.
Otomotisasi data sumber (pengendalian 8.1) dapat mengurangi risiko kesalahan yang tidak diinginkan
dalam pengumpulan data waktu dan kehadiran. Teknologi informasi (TI) juga dapat mengurangi risiko
ketidakakuratan yang disengaja untuk data waktu dan kehadiran. Selain itu, meminta para supervisor
departemen untuk memeriksa dan menyetujui kartu waktu dan kartu jam kerja memberikan sebuah
pengendalian detektif pada keakuratan data waktu dan kehadiran.

MENYIAPKAN PENGGAJIAN

Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah menyiapkan penggajian.

PROSES

Berikut menunjukkan urutan aktivitas-aktivitas untuk memproses penggajian:

Daftar penggajian (payroll register): sebuah daftar data penggajian untuk setiap pegawai pada satu
periode penggajian.

Daftar potongan (deduction register): sebuah laporan yang mencantumkan potongan-potongan sekarela
lainnya dari setiap pegawai.

Berikut contoh daftar penggajian dan daftar potongan:

Laporan pendapatan (earning statement): sebuah laporan yang mencantumkan jumlah gaji kotor,
pemotongan, dan jumlah gaji bersih untuk periode terkini dan total year-to-date untuk setiap kategori.

Berikut isi dan tujuan dari laporan MSDM/penggajian yang biasanya dihasilkan:

ANCAMAN DAN PENGENDALIAN

Kerumitan pemrosesan penggajian, terutama berbagai ketentuan hukum pajak, membuat pemrosesan
penggajian rawan akan kesalahan (ancaman 9 dalam Tabel 15-1).

Tiga jenis pengendalian integritas pemrosesan (pengendalian 9.1) yang dapat mengurangi ancaman
kesalahan penggajian:
Total batch (batch total). Sistem MSDM/penggajian yang canggih akan terus menggunakan pemrosesan
batch untuk penggajian.

Melakukan cross-footing daftar penggajian (cross-footing the payroll register). Total daro kolom gaji
bersih harus sama dengan total gaji kotor dikurangi potongan total. Jika tidak sama maka sebuah
kesalahan terjadi dalam pemrosesan dan perlu segera diselidiki serta dikoreksi.

Akun kliring penggajian (payroll clearing account): sebuah akun buku besar umum yang digunakan untuk
mengecek keakuratan dan kelengkapan pencatatan biaya penggajian dan alokasi selanjutnya terhadap
pusat biaya yang sesuai.

Pertanyaan :

OPSI OUTSOURCING: BIRO JASA PENGGAJIAN DAN ORGANISASI PENGUSAHA PROFESIONAL

Dalam sebuah upaya untuk mengurangi biaya, banyak organisasi mengalihdayakan (outcourcing) fungsi
penggajian dan MSDM ke biro jasa penggajian dan ke organisasi pengusaha profesional. Sebuah biro
jasa penggajian (payroll service bureau) mengelola data induk penggajian untuk tiap-tiap kliennya dan
memproses penggajian untuk mereka. Sebuah organisasi pengusaha profesional (professional employer
organization-PEO) tidak hanya memproses penggajian, tetapi juga memberikan jasa MSDM seperti
desain pemanfaatan pegawai dan administrasi. Oleh karena mereka memberikan jangkauan layanan
yang lebih sempit, biaya untuk biro jasa penggajian umumnya lebih murah dibandingkan PEO. Ketika
organisasi mengalihdayakan pemrosesan penggajian, mereka mengirimkan data waktu dan kehadiran
pegawai beserta informasi mengenai perubahan personil pegawai kepada biro jasa penggajian atau PEO
setiap akhir periode penggajian. Biro jasa penggajian atau PEO tersebut kemudian menggunakan data
yang diterima dari organisasi untuk menyiapkan cek gaji pegawai, laporan pendapatan, dan daftar
penggajian. Jasa pemrosesan penggajian juga secara periodik menghasilkan formulir W-2 pegawai dan
laporan terkait pajak lainnya.

Biro jasa penggajian dan PEO biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah karena alasan berikut:

Mengurangi biaya

Jangkauan manfaat yang lebih luas

Pembebasan atas sumber daya komputer