Pendahuluan
Siklus sumber daya manusia (MSDM)/penggajian (human resources management
(HRM)/payroll cycle): serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan data terkait yang
terus-menerus berhubungan dengan mengelola kemampuan pegawai secara efektif.
Tugas-tugas yang lebih penting meliputi sebagai berikut:
1. Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru.
2. Pelatihan.
3. Penugasan pekerjaan.
4. Kompensasi (penggajian).
5. Evaluasi kinerja.
6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak.
Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawai, sementara tugas 2 sampai 5
dijalankan berulang-ulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut.
Bab ini utamanya membahas tentang sistem penggajian karena para akuntan biasanya
bertanggung jawab atas fungsi ini.
1
Figur 15-1 menggambarkan bagian sistem ERP yang mendukung siklus MSDM/penggajian:
2
menyimpan solusi-solusi mereka terhadap masalah tertentu dalam sebuah database yang
dibagikan.
3
Tabel 15-1 Ancaman dan pengendalian dalam siklus Penggajian/MSDM:
4
AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN
Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan, pemberhentian, dan perubahan
tingkat pembayaran (kenaikan gaji dan promosi jabatan).
Figur 15-2 menunjukkan bahwa sejumlah cek (yang mungkin elektronik) merupakan
output utama sistem penggajian. Para pegawai menerima cek gaji individu sebagai konpensasi
atas jasa mereka. Cek penggajian dikirim ke bank dengan tujuan untuk
mentransfer/memindahkan dana dari rekening umum perusahaan ke rekening penggajian
perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah, perusahaan asuransi, dan
organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan (seperti: pajak, premi asuransi). Sebagai
tambahan, selanjutnya akan dibahas tentang sistem penggajian yang memberikan laporan untuk
pengguna internal dan eksternal.
5
Figur 15-3 Diagram arus data tingkat 0 untuk Siklus Penggajian
Figur 15.3 menunjukkan aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian.
Setiap aktivitas menjelaskan bagaimana informasi diperlukan untuk menjalankan dan mengelola
aktivitas yang dikumpulkan, diproses dan disimpan.
6
PROSES
Figur 15-1 menunjukkan bahwa departemen MSDM bertanggung jawab untuk
memperbarui database penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait
ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbarui informasi mengenai tarif pajak
dan potongan penggajian lainnya Ketika ia menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai
unit pemerintahan dan perusahaan asuransi.
Meskipun penggajian diproses dalam batch mode, departemen MSDM memiliki akses
online untuk memperbarui database induk penggajian sehingga seluruh perubahan penggajian
dimasukkan secara tepat waktu dan secara tepat pula ditunjukkan dalam periode pembayaran
berikutnya.
7
PROSES
Kartu waktu (time card): untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan pegawai setiap
harinya.
Lembar waktu (time sheet): Para profesional pada organisasi jasa seperti KAP, kantor hukum,
dan kantor konsultan dengan cara yang sama melacak waktu yang mereka habiskan untuk
melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang mana saja. Para pemberi kerja/atasan
menggunakan lembar waktu tersebut untuk menentukan biaya dan secara akurat mengaihkan
kepada para klien atas jasa yang telah diberikan perusahaan.
MENYIAPKAN PENGGAJIAN
Langkah ketiga dalam siklus penggajian adalah menyiapkan penggajian (lingkaran 3.0 dalam
Figur 15-3).
PROSES
Figur 15-4 menunjukkan urutan aktivitas-aktivitas untuk memproses penggajian.
8
Berikut menunjukkan urutan aktivitas-aktivitas untuk memproses penggajian:
Daftar penggajian (payroll register) atau register penggajian mencantumkan gaji kotor setiap
pegawai, potongan penggajian, dan gaji bersih dalam format multikolom.
Daftar potongan (deduction register): memuat potongan-potongan sekarela lainnya bagi setiap
pegawai. Figur 15-5 menyajikan contohdari dua laporan ini.
Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai (atau faksimili, dalam kasus setoran langsung). Cek
gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan (earning statement) yang memuat
9
jumlah gaji kotor, potongan dan gaji bersih untuk periode terkini serta total year-to-date untuk
masing-masing kategori.
10
Tabel 15-2 isi dan tujuan dari laporan MSDM/penggajian yang biasanya dihasilkan:
11
MENGELUARKAN PENGGAJIAN
Langkah berikutnya adalah pengeluaran nyata atas cek gaji ke pegawai (lingkaran 4.0 dalam
Figur 15-3).
PROSES
Setelah cek gaji disiapkan, petugas penggajian memeriksa dan menyetujui daftar penggajian.
Setelah memeriksa daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian menyiapkan dan
menandatangani sebuah cek (atau mengajukan sebuah transaksi Electronic Funds Transfer (EFT)
yang mentransfer dana dari rekening bank penggajian perusahaan.
Setoran langsung adalah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya
pemrosesan penggajian. Setoran langsung menyediakan penghematan kepada para atasan dengan
menghapus biaya pembelian, pemrosesan, dan pendistribusian cek kertas.
12
MENGHITUNG DAN MENGELUARKAN PAJAK PENGHASILAN YANG DIBAYAR
PEGAWAI SERTA POTONGAN PEGAWAI SUKARELA
Aktivitas penggajian terakhir adalah menghitung dan membayar pajak gaji dan penghasilan
pegawai kepada pemerintah atau entitas lain yang sesuai (lingkaran 5.0 Figur 15-3).
PROSES
Banyak atasan juga menawarkan pegawai mereka Rencana manfaat fleksibel (flexible benefit
plan), di mana setiap pegawai menerima beberapa perlindungan minuman pada asuransi medis,
dana pension, dan kontribusi amal. Rencana manfaat fleksibel menempatkan peningkatan
permintaan pada sistem MSDM/penggajian sebuah perusahaan.
13
Biro jasa penggajian dan PEO biasanya menarik bagi bisnis kecil dan menengah karena alasan
berikut:
• Mengurangi biaya.
• Jangkauan manfaat yang lebih luas.
• Pembebasan atas sumber daya komputer.
REFERENSI
Romney, Marshall B., and Steinbart, Paul John. 2016. Sistem Informasi Akuntansi: Accounting
Information Systems. Ed. 13. Jakarta: Salemba Empat.
14