SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SIKLUS PENGGAJIAN
Nama Kelompok 4:
■ Farris Althaf Pratama
■ Hafsah Maimunah (1212019029)
■ Heppy Fitriani (1212019031)
■ Indah Rahmasari (1212019033)
■ Inggit Dwi Puspitasari (1212019035)
■ Khairy Syauqi Fakhrusy (1212019038)
■ Kiki Ambarwati (1212019040)
■ Luciana Dewi (1212019042)
■ Melliana Bella Yuliawati (1212019045)
■ Muhammad Husnul Wafa (1212019047)
■ Nadhira Pando Kardona (121201949)
■ Nova Indriani
■ Nur Indah Farawansyah (1212019054)
■ Nurul Alfiani (1212019056)
■ Nurul Fatimah Syahrani (1212019058)
 Siklus Manajemen Sumber Daya
Manusia(MSDM)/Penggajian

■ Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia(MSDM)/Penggajian adalah

serangkaian aktivitas data terkait yang terus-menerus berhubungan dengan
mengelola kemampuan pegawai secara efektif.
Tugas yang lebih penting meliputi sebagai berikut :
1. Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru
2. Pelatihan
3. Penugasan pekerjaan
4. Kompensasi (Penggajian)
5. Evaluasi kinerja
6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak.
Tinjauan Proses MSDM dan Kebutuhan Informasi

Keberhasilan sebuah organisasi bergantung pada

pegawai yang memiliki kemampuan dan pegawai yang
memiliki motivasi karena pengetahuan dan kemampuan
mereka memengaruhi kualitas dari barang serta jasa yang
diberikan ke pelanggan.Dalam organisasi jasa
profesional,seperti Kantor Akuntan Publik(KAP) dan
biro hukum,pengetahuan dan keahlian pegawai
merupakan komponen utama dari produk perusahaan,dan
biaya tenaga kerja menunjukkan biaya utama yang
dihasilkan dalam menghasilkan pendapatan.
Tinjauan Proses MSDM dan Kebutuhan Informasi

Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara

efektif,sistem MSDM / penggajian harus mengumpulkan
dan menyimpan informasi yang dibutuhkan para manajer
untuk menjawab berbagai pertanyaan-pertanyaan berikut:
■ Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah organisasi untuk mencapai
rencana strategisnya?
■ Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus
■ Keahlian mana yang pasokannya sedikit? Keahlian mana yang pasokannya
berlebih?
■ Seberapa efektif program pelatihan terkini dalam memelihara dan meningkatkan
tingkat keahlian pegawai?
■ Apakah keseluruhan kinerja meningkat atau menurun?
■ Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran,keterlambatan,atau
ketidakhadiran?
Tinjauan Proses MSDM dan Kebutuhan Informasi

■ Database induk MSDM/penggajian (Figur 15-1) menyediakan

beberapa informasi yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan
– pertanyaan tersebut.Meski demikian,database induk tersebut
biasanya hanya memuat informasi deskriptif,seperti pegawai
mana yang memiliki keahlian apa dan siapa yang telah
menghadiri berbagai program pelatihan.Meskipun, informasi
tersebut memungkinkan para manajer untuk membuat keputusan
terkait penetuan staf,informasi tersebut tidak membantu
memengaruhi pengetahuan dan keahlian tertentu yang dimiliki
para pegawainya.
 Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai
secara lebih efektif,banyak organisasi berinvestasi pada sistem
manajemen pengetahuan.
 Sistem Manajemen Pengetahuan(knowledge management system)
adalah Perankat lunak yang menyimpan dan mengelola keahlian
yang dimiliki oleh pegawai individu sehingga pengetahuan tersebut
dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lain.
 Sistem manajemen pengetahuan dapat secara signifikan
meningkatkan produktivitas.Sebagai contoh,kantor konsultan
profesional sering menyediakan jasa yang serupa ke banyak klien
yang berbeda.
 Perangkat lunak manajemen pengetahuan memungkinkan para
konsultan untuk menyimpan solusi – solusi mereka terhadap
masalah tertentu dalam sebuah database yang dibagikan.Solusi
tersebut digunakan sebagai contoh (template) untuk memenuhi
kebutuhan klien – klien lain.
Figur 15-1 menggambarkan sistem ERP yang
mendukung siklus MSDM/penggajian.
 Mengakui nilai dari pengetahuan dan kemampuan para pegawai dapat
membantu perusahaan memahami dengan lebih baik biaya sesungguhnya
terkait dengan perputaran (turnover)pegawai yang berlebih.
 Sebagai contoh,organisasi-organisasi konsultan profesional biasanya lebih
menyarankan beberapa level perputaran karena mereka percaya hal
tersebut memberikan sebuah sumber penting atas ide-ide baru.Kuncinya
adalah mengendalikan dan mengelola tingkat perputaran,sehingga tidak
mengalami kelebihan.
 Semangat kerja pegawai juga penting.Semangat pegawai yang rendah
menciptakan biaya finansial ketika dihasilkan dalam
perputaran.Sebaliknya,terdapat peningkatan bukti bahwa semangat
pegawai yang tinggi memberikan manfaat finansial.Fokus 15-1
menjelaskan beberapa dari metode-metode yang digunakan perusahaan
untuk memahami dengan lebih baik terkait perhatian para pegawai pada
pekerjaan dan bagaimana mereka menggunakan informasi tersebut untuk
meningkatkan kondisi serta semangat kerja.
 Ancaman dan Pengendalian
Figur 15-1 menunjukan bahwa seluruh aktivitas siklus
MSDM/penggajian yang bergantung pada database terintegrasi yang
memuat informasi mengenai pegawai,penggajian,dan penggunaan waktu
oleh pegawai. Oleh karena itu ancaman umum utama yang
dicantumkan dalam tabel 15-1 tidak akurat atau tidak valid.Data induk
pegawai yang tidak akurat dapat mengakibatkan penentuan staf yang
berlebih atau kurang.Ketidak akuratan data induk penggajian yang
mengakibatkan kesalahan pada pembayaran pegawai dapat menciptakan
masalah-masalah. Salah satu cara mengurangi ancaman ketidakuratan
yaitu menggunakan berbagai pengendali integritas pemrosesan.
Ancaman umum kedua adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi,
seperti gaji dan evaluasi pegawai individu. Prosedur pengendalian
terbaik adalah menggunakan autenikasi multifaktor dan pengendalian
keamanan fisik untuk membatasi akses data induk MSDM/penggajian.
Ancaman umum ketiga terkait dengan hilang atau rusaknya data induk. Cara
terbaik untuk mengurangi risiko atas ancaman ini adalah menggunakan backup
dan prosedur pemulihan bencana.
Ancaman umum keempat adalah mempekerjakan pegawai yang tidak
berkualifikasi atau bahkan seorang pencuri. Untuk mengurangi risiko atas
ancaman ini, organisasi harus bekerja sama dengan sebuah perusahaan
profesional untuk melakukan pengecekan latar belakang yang menyeluruh atas
semua pelamar kerja untuk posisi-posisi pekerjaan yang berurusan dengan
akses terhadap data dan aset-aset keuangan.
Ancaman umum kelima adalah pelanggaran atas hokum dan peraturan terkait
perekrutan dan pemecatan pegawai secara tepat.
Prosedur pengendalian terbaik untuk mengatasi masalah-masalah potensial
tersebut adalah mendokumentasikan secara cermat seluruh tindakan terkaitr
pemberitahuan untuk tujuan perekrutan dan proses mempekerjakan pegawai
baru serta pemecatan pegawai.
Tabel 15-1 Ancaman dan Pengendalian dalam
Siklus Penggajian/MSDM
Aktivitas Siklus Penggajian
Figur 15-2 menyajikan sebuah diagram konteks sistem penggajian. Diagram
konteks tersebut menunjukkan ada lima sumber utama input pada sistem
penggajian, yaitu
- Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan,
pemberhentian, dan perubahan tingkat penggajian.
- Pegawai mengajukan perubahan terkait potongan yang mereka tentukan secara
bebas.
- Berbagai departemen memberikan data mengenai jam kerja aktual para
pegawai.
- Badan pemerintahan memberikan tingkat pajak dan intruksi untuk memenuhi
ketentuan peraturan.
- Perusahaan asuransi dan perusahaan lain yang memberikan instruksinya agar
menghitung dan membayarkan berbagai potongan gaji untuk pembayaran
pajak.
Figur 15-2 menunjukkan bahwa sejumlah cek merupakan output utama sistem
penggajian. Cek penggajian dikirim ke bank dengan tujuan untuk
mentransfer/memindahkan dana dari rekening umum perusahaan ke rekening
penggajian perusahaan.
Figur 15-2 diagram konteks bagian penggajian dari
siklus MSDM/penggajian
Figur 15-3 menunjukkan aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian.
1. Memperbarui Database Induk Penggajian
Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan
database induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang
diajukan secara internal: perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam
tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan.
2. Proses
Departemen MSDM bertanggung jawab untuk memperbarui database, sedangkan
departemen penggajian memperbarui informasi mengenai tarif pajak dan potongan
penggajian. Meskipun penggajian diproses dalam batch mode, departemen MSDM
memiliki akses online untuk memperbarui database induk penggajian sehingga
seluruh perubahan penggajian dimasukkan secara tepat waktu.
3. Ancaman dan Pengendalian
Perubahan yang tak terotorisasi atas data induk penggajian dapat mengakibatkan
peningkatan biaya kepada pegawai yang tidak dibenarkan. Pemisahan tugas secara
tepat merupakan prosedur pengendalian utama untuk menghadapi ancaman
tersebut.
Figur 15-3 diagram arus data tingkat 0 untuk siklus
penggajian
4. Memvalidasi Data Waktu dan Kehadiran
 Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap
data waktu dan kehadiran pegawai. Bagi para pegawai yang
mendapatkan gaji tetap (misalnya, manajer dan staf profesional) yang
dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan menggunakan kartu
waktu (time card) untuk mencatat waktu kedatangan dan
keberangkatan pegawai setiap harinya.
 Data pada tiket waktu tersebut digunakan untuk mengalokasikan biaya
tenaga kerja di antara berbagai departemen, pusat biaya dan pekerjaan
produksi.
 Para pemberi kerja / atasan mereka menggunakan lembar waktu (time
sheet) untuk menentukan biaya dan secara akurat menagihkan kepada
para klien atas jasa yang telah diberikan perusahaan.
5. Ancaman dan Pengendalian
 Ancaman
Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data
waktu dan kehadiran yang tidak akurat, yang dapat
mengakibatkan biaya tenaga kerja yang meningkat dan
laporan biaya tenaga kerja yang keliru. Selain itu, dapat
mengakibatkan gaji jasa tenaga yang tidak terbayarkan.
 Pengendalian
Menggunakan teknologi untuk menangkap data waktu dan
kehadiran juga dapat meningkankan produktivitas dan memotong
biaya. Sebagai contoh, retail chain Meijer, Inc. memasang pembaca
sidik jari pada mesin kasir kasnya, sehingga para pegawai dapat
masuk dan segera mulai bekerja.
6. Menyiapkan Penggajian
 Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi
kemudian disortir berdasarkan nomor pegawai. Untuk pegawai yang
bekerja berdasarkan jam, jumlah jam kerja dikalikan dengan tingkat
upah dan segala premi yang berlaku. Bagi pegawai tetap, gaji kotor
adalah pecahan dari gaji tahunan, di mana pecahan tersebut
menunjukan lama periode bayaran.
 Berikutnya, seluruh potongan penggajian dijumlahkan dan totalnya
digunakan untuk mengurangi gaji kotor, sehingga didapatkan
jumlah gaji bersih. Potongan penggajian dibagi ke dalam dua
kategori umum ; potongan pajak gaji dan potongan sukarela
FIGUR 15-4 Bagan Alir Pemerosesan Botch Penggajian
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN
tiga jenis pengendalian integritas pemrosesan yang dapat mengurangi ancaman
kesalahan penggajian:
1. Total batch (batch total)
Sistem MSDM/penggajian yang canggih akan terus menggunakn pemrosesan
batch untuk penggajian. Akibatnya, total batch harus dihitung pada entri data
dan kemudian dicocokkan dengan total yang dapat dibandingkan yang dihitung
dari setiap tahap pemrosesan. Jika total batch tidak cocok, organisasi memiliki
bukti yang tepat waktu atas kesalahan penggajian (biasanya yang sering terjadi
adalah kegagalan untuk menghasilkan sebuah cek gaji bagi pegawai) sehingga
masalah tersebut dapat segera dikoreksi.
2. Melakukan cross-footing daftar penggajian (cras-footing the payroll
register).
Total dari kolom gaji bersih harus sama dengan total gaji kotor dikurangi
potongan total. Jika tidak sama maka sebuah kesalahan terjadi dalam
pemrosesan dan perlu segera diselidiki serta dikoreksi.
3. Akun kliring penggajian (payroll clearing account).
Akun kliring penggajian adalah sebuah akun buku besar umum yang digunakan
dalam proses dua langkah untuk mengecek keakuratan dan kelengkapan dari
pencatatan biaya penggajian dan alokasi lebih lanjut terhadap pusat pusat biaya
yang sesuai.
■ Mengeluarkan Penggajian
Langkah berikutnya adalah pengeluaran nyata atas cek gaji ke pegawai (Lingkaran 4.0
dalam figur 15-3). Sebagian besar pegawai dibayar menggunakan cek atau setoran
langsung dengan jumlah gaji bersih ke dalam rekening bank pribadi mereka.
Proses setelah cek gaji disiapkan, petugas penggajian memeriksa dan menyetujui daftar
penggajian. Sebuah voucher pencairan kemudian disiapkan untuk mengotorisasi transfer
dana dari rekening pengecekan umum perusahaan ke rekening bank penggajiannya.
Voucher tersebut kemudian digunakan untuk memperbarui buku besar.Setelah memeriksa
daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian menyiapkan dan
menandatangani sebuah cek/mengajukan sebuah transaksi Electronic Funds Transfer
(EFT) yang mentransfer dana dari rekening bank penggajian perusahaan. Jika
organisasi masih menerbitkan cek kertas, kasir juga memeriksa, menandatangani dan
mendistribusikan cek gaji pegawai. Kasir tersebut segera mentransfer kembali segala
cek gaji yang tidak diakui dalam rekening bank perusahaan. Sebuah daftar cek gaji yang
tidak diklaim kemudian dikirim ke departemen audit internal untuk penyelidikan lebih
lanjut.
Setoran langsung adalah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya
pemrosesan penggajian. Para pegawai yang dibayar dengan setoran langsung biasanya
menerima sebuah salinan cek gaji yang mengindikasikan jumlah yang disetor bersama
dengan laporan pendapatan.
TABEL 15-2 Isi dan Tujuan dari Laporan MSDM/Penggajian
yang biasanya dihasilkan
Ancaman & Pengendalian
Seperti yang ditunjukkan tabel 15-1, Ancaman besar lainnya dalam proses
penggajian adalah pencurian cek gaji, penerbitan cek gaji  ke pegawai fiktif atau
penerbitan cek gaji ke  pegawai yang telah diberhentikan.  Hal ini dapat
menimbulkan peningkatan biaya dan hilangnya kas. 
Menerapkan pengendalian pada penggajian terkait pengeluaran kas lainnya yang
dibahas pada bab 13 dapat mengatasi ancaman tersebut.  secara spesifik :
■  Akses terhadap cek gaji kosong dan terhadap  mesin tanda tangan cek harus
dibatasi( pengendalian 10. 1).  begitu pula dengan kewenangan untuk
mengotorisasi transaksi-transaksi EFT Harus dipersempit ( pengendalian
10.2) dan dikendalikan melalui penggunaan  autentikasi multifaktor yang
kuat
■ Seluruh cek penggajian harus secara  urut dinomori sebelumnya dan secara
periodik diperhitungkan ( pengendalian 10.3)  jika penggajian dibuat melalui
setoran langsung, seluruh transaksi  EFT  harus ditinjau
■ Kasir harus Menandatangani seluruh cek penggajian hanya ketika didukung
dengan dokumentasi yang layak ( daftar penggajian dan dan voucher
pencairan- pengendalian  10.4)
Sebagai tambahan,Cek penggajian tidak boleh ditarik melalui rekening bank umum
organisasi. sebagai gantinya untuk tujuan pengendalian sebuah rekening bank penggajian
yang  terpisah harus digunakan ( pengendalian 10.5). Dengan melakukan hal tersebut,
dapat membatasi dampak kerugian perusahaan  terhadap jumlah  kas dalam rekening
penggajian terpisah. hal ini juga mempermudah untuk merekonsiliasi penggajian 
mendeteksi pemalsuan  cek gaji.  seperti pada kas kecil, rekening gajian harus
dioperasikan sebagai dana tetap.  setiap tanggal gajian  jumlah cek tertulis ( atau transfer
dana EFT) yang digunakan kan untuk melengkapi rekening pengecekan penggajian
harus sama dengan jumlah gaji bersih ih untuk periode tersebut.  oleh karenanya, ketika
seluruh cek gaji telah diuangkan rekening penggajian seharusnya memiliki saldo 0. 
sebuah rekening pengecekan pegajian terpisah juga mempermudah untuk menemukan
segala cek palsu ketika rekening tersebut direkonsiliasi.  seperti halnya pengeluaran kas
lain yang dibahas pada bab 13,pemisahan tugas ( pengendalian 10.6) Adalah
pengendalian penting lainnya, oleh karena itu petugas penggajian  memiliki tanggung
jawab Untuk mencatat penggajian sedangkan kasir bertanggung jawab  untuk
mendistribusikan  cek gaji.  Penting juga bahwa seseorang yang mendistribusikan cek
gaji atau mengotorisasi transaksi si EFT  untuk setoran langsung, iya tidak memiliki
tugas terkait MSDM  lainnya.  untuk mengetahui Mengapa pemisahan tugas ini begitu
penting, asumsikan bahwa seseorang yang bertanggung jawab atas perekrutan dan
pemecatan pegawai juga mendistribusikan cek gaji, kombinasi dari tugas ini dapat
memungkinkan orang tersebut dengan mudah lupa melaporkan tentang pemberhentian
pegawai dan selanjutnya menyimpan Cek gaji pegawai tersebut di masa depan.  Sebagai
tambahan, rekening bank  penggajian harus direkonsiliasi oleh seseorang yang tidak
terlibat dalam menjalankan tugas penggajian atau MSDM lainnya. 
■ Penggunaan autentikasi multifaktor dan pengendalian lain untuk mempersempit
akses atas database induk penggajian ( pengendalian 10.7) akan mengurangi risiko
pembuatan cek untuk pegawai fiktif. Selain itu, Orang yang bertanggung jawab
atas pendistribusian cek gaji harus diminta  untuk secara tegas mengidentifikasi
setiap orang yang mengambil  cek gaji tersebut ( pengendalian 10.8). 
pengendalian lebih lanjut dilakukan dengan pembentukan Departemen audit
internal yang secara periodik dan mendadak mengobservasi proses distribusi
untuk memverifikasi bahwa seluruh digaji diambil oleh pegawai yang valid.
■  prosedur khusus sebaiknya digunakan untuk menangani gaji yang tidak diklaim
karena prosedur tersebut mengindikasikan kemungkinan sebuah masalah, seperti
pegawai yang tidak ada atau telah diberhentikan. cek gaji yang tidak diklaim
harus dikembalikan ke kantor bendahara untuk segera disetorkan kembali
( pengendalian 10.9),  cek gaji tersebut kemudian harus dilacak kembali ke catatan
waktu dan di cocokkan terhadap file induk penggajian pegawai untuk
memverifikasi bahwa cek tersebut memang sah. 
 Menghitung & Mengeluarkan Pajak Penghasilan Yang Dibayar Pegawai Serta Potongan Pegawai
Sukarela

■  Aktivitas penggajian terakhir adalah menghitung dan membayar pajak gaji

dan penghasilan pegawai kepada pemerintah atau entitas lain yang sesuai
( lingkaran 5.0 pada figur 15-3).
■  Proses para atasan harus membayar pajak social security Sebagai tambahan
terhadap jumlah potongan dari gaji pegawai. hukum pemerintah pusat dan
negara bagian juga menghendaki para atasan untuk mengkontribusikan
Presentase tertentu dari setiap gaji kotor pegawai sampai dengan batas
tahunan maksimum untuk dana asuransi kompensasi pengangguran pusat dan
negara bagian.
■  Sebagai tambahan terhadap pengeluaran terkait pajak yang wajib, para atasan
bertanggung jawab untuk memastikan bahwa dana lain yang dikurangkan dari
cek gaji pegawai dihitung dengan benar dan dibayarkan secara tepat waktu ke
entitas yang sesuai. pengurangan tersebut meliputi pembayaran yang diminta
pengadilan untuk tunjangan, dukungan anak, atau kebangkrutan. Banyak
atasan juga mengkontribusikan beberapa  atau keseluruhan jumlah dana untuk
dibayarkan bagi kesehatan,kecatatan, dan premi asuransi jiwa pegawainya
serta pembuatan kontribusi yang sesuai untuk dana pensiun
■ Banyak atasan juga menawarkan pegawai mereka rencana manfaat fleksibel
( flexible benefif  plan) dimana setiap pegawai menerima beberapa
perlindungan minimum pada  ansuransi medis, dana pensiun, dan kontribusi
Amal. rencana manfaat fleksibel menempatkan peningkatan permintaan pada
sistem MSDM/ penggajian sebuah perusahaan. sebagai contoh staf MSDM
pada sebuah perusahaan besar dengan ribuan pegawai dapat  mengharuskan
jumlah waktu yang lumayan lama  hanya untuk menangani  401(k) query
rencana.  Selain itu para pegawai menghendaki agar mereka dapat membuat
perubahan dalam keputusan investasinya secara tepat waktu.  organisasi
dapat memenuhi permintaan pegawai atas jasa tersebut tanpa meningkatkan
biaya dengan menyediakan akses terhadap informasi MSDM/ penggajian
pada intranet perusahaan. 
 Ancaman dan Pengendalian
■ Ancaman utama dalam aktivitas ini adalah kegagalan untuk memenuhi pembayaran
yang diperlukan, pembayaran yang tidak tepat waktu, atau kesalahan dalam
pembayaran tersebut (ancaman 11-13 dalam Tabel 15-1).
Ancaman ini dapat menimbulkan denda dari petugas pemerintah dan pegawai juga dapat
mengeluh apabila kesalahan tersebut secara negatif memengaruhi manfaat pension atau
manfaat lainnya. Surat Edaran E, Employer’s Tax Guide, yang dipublikasikan oleh IRS,
menyediakan instruksi-instruksi mendetail mengenai kewajiban seorang atasan untuk
memotong dan membayarkan pajak gaji serta untuk membuat berbagai laporan. Guna
mengatasi ancaman atas pembayaran yang diabaikan atau tidak tepat waktu ini, informasi
dalam Surat Edaran E harus digunakan untuk mengatur sistem penggajian agar secara
otomatis mengeluarkan dana ketika penggajian diproses. Pengendalian intergritas
pemrosesan seperti pengecekan cross-footing dan total batch, meminimalkan risiko
ketidakakuratan. Tinjauan pengawas secara teratur atas laporan penggajian memberikan
sebuah pengendalian detektif. Selain itu, pemberian laporan pendapatan kepada para
pegawai memungkinkan mereka untuk mendeteksi dan melaporkan segala masalah secara
tepat waktu.
Opsi Outsourcing: Biro Jasa
Penggajian dan Organisasi
Pengusaha profesional
■ Sistem informasi MSDM/penggajian terdiri atas dua subsistem
yang saling berhubungan, tetapi terpisah; MSDNM dan
penggajian. Sitem MSDM mencatat dan mengolah data mengenai
aktivitas perekrutan, pelatihan, penugasan, pengevaluasian, dan
pemberhentian pegawai. Sistem penggajian mencatat dan
mengolah data yang digunakan untuk membayar para pegawai
atau jasa mereka
Sistem MSDM/Penggajian harus didesai untuk mematuhi banyaknya
regulasi pemerintah baik itu pajak maupun praktik ketenagakerjaan.
Selain itu, pengendalian yang memadai harus tersedia untuk
mencegah (1) kelebihan dalam pembayaran pegawai karena dua
waktu dah kehadiran yang tidak valid dan (2) membatar cek gajdi ke
pegawai fiktif. Kedua ancaman ini dapat di minimalkan dengan
pemisahan tugas yang tepat secara spesifik dengan membuat fungsi.
Ringkasan
■ Sistem informasi MSDM/penggajian terdiri atas dua subsistem yang saling
berhubungan, tetapi terpisah: MSDM dan penggajian. Sistem MSDM
mencatat dan mengolah data mengenai aktivitas perekrutan, pelatihan,
penugasan, pengevaluasian, dan pemberhentian pegawai. Sistem penggajian
mencatat dan mengolah data yabg digunakan untuk membayar para pegawai
atau jasa mereka.
 Sistem MSDM/penggajian harus didesain untuk mematuhi banyaknya
regulasi pemerintah baik itu pajak maupun praktik ketenagakerjaan. Selain
itu, pengendalian yang memadai harus tersedia untuk mencegah (1) kelebihan
dalam pembayaran pegawai karena data waktu dan kehadiran yang tidak valid
dan (2) membayar cek gaji ke pegawai fiktif. Kedua ancaman ini dapat
diminimalkan dengan pemisahan tugas yang tepat, secara spesifik dengan
membuat fungsi-fungsi berikut yang dijalankan oleh individu yang berbeda:
1. Mengotorisasi dan membuat perubahan terhadap file induk penggajian untuk
kegiatan kegiatan seperti perekrutan, pemecatan dan kenaikan gaji
2. Mencatat dan memverifikasi waktu kerja pegawai
3. Menyiapkan cek gaji
4. Mendistribusikan cek gaji
5. Merekonsilasi rekening bank penggajian
Kesimpulan Kasus
■ Meskipun sistem MSDM dan penggajian secara tradisional telah
dipisahkan banyak perusahaan termasuk AOE, mencoba
mengintegrasikannya untuk mengelola sumber daya manusia
dengan efektif serta memberikan para pegawai dengan manfaat
dan layanan yang lebih baik. Elizabeth Venki dan Ann Brandt
menunjukan pada Peter Wu bagaimana sistem ERP baru milik
AOE akan memfasilitasi integrasi dua fungsi sistem tersebut.
Peter juga menyadari bahwa staf MSDM dapat dengan
mudahnya pula kamampuan query ini untuk memberikan
respons yang cepat terhadap permintaan para pegawai atas
informasi mengenai manfaat, potongan, dan dana pensiunnya. Ia
lebih terkesan lagi ketika elizabeth dan Ann menjelaskan bahwa
fitur tambahan dan para pegawai untuk membuat perubahan
dalam alokasi simpanan pensiunnya, pilihan rencana medis, dan
opsi manfaat menyadari bahwa membebaskan staf MSDM dari
tugas-tugas administrasi ini akan memberikan mereka
kesempatan menghabiskan lebih banyak waktu membantu.
■ Peter mengelola informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan
strategis, seperti perencanaan kebutuhan tenaga kerja dimasa depan,
penyuluhan karir, pengembangan pegawai, dan negosiasi dengan
penyedia jasa untuk meningkatkan keuntungan.
■ Elizabeth menjelaskan bahwa pemrosesan penggajian itu sendiri dapat
terus dijalankan dalam batch mode karena tidak perlu pemrosesan
secara online (pegawai akan terus dibayar hanya pada interval
periodik). Meski demikian, Elizabeth menghendaki pegawai untuk
sign up untuk setoran langsung atau cek gajinya atau menerima kartu
debit penggajian, sehingga mengeliminasi kebutuhan untuk
menerbitkan cek gaji. Sebuah matriks pengendalian akses akan dibuat
untuk memelihara pemeliharaan tugas yang tepat dalam system baru
tersebut serta melindungi integritas database MSDM/penggajian.
■ Linda Spurgeon senang dengan pekerjaan Elizabeth dan Ann dalam
meningkatan system MSDM/penggajian perusahaan. Ia
mengindikasikan bahwa tugas berikutnya untuk mereka adalah dengan
bekerja dengan Stephanie Cromwell, chief financial officer AOE,
untuk meningkatkan proses penutupan keuangan serta untuk
membantu mengembangkan laporan yang akan memberikan
pandangan lebih baik ke dalam kinerja AOE.