BAB XV THE HUMAN RESOURCES MANAGEMENT AND PAYROLL CYCLE

THE HUMAN RESOURCES MANAGEMENT AND PAYROLL

CYCLE

A. INTRODUCTION
Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM/penggajian) human
resources management (HRM)/payroll cycle adalah serangkaian aktivitas bisnis dan
operasi pengolahan data terkait yang terus-menerus berhubungan dengan
mengelola kemampuan pegawai secara efektif. Tugas-tugas yang lebih penting
meliputi:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru

Pelatihan
Penugasan pekerjaan
Kompensasi (penggajian)
Evaluasi kinerja
Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak

Pada kebanyakan perusahaan, keenam aktivitas ini dibagi ke dalam dua

sistem terpisah. Tugas 4, kompensasi pegawai, merupakan fungsi utama sistem
penggajian. Sistem MSDM menjalankan lima tugas lainnya. Pada banyak
perusahaan, kedua sistem tersebut dikelola secara terpisah. Sistem
MSDM
biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur sumber daya manusia,
sementara pengawas mengelola sistem penggajian. Meski demikian, sistem ERP
menggabungkan kedua set aktivitas tersebut.
B. HRM/PAYROLL CYCLE INFORMATION SYSTEM
Aktivitas-aktivitas terkait MSDM (informasi mengenai perekrutan, pemecatan,
pemindahan, pelatihan, dsb) dan kumpulan informasi mengenai penggunaan waktu
pegawai yang terjadi setiap hari. Penggajian merupakan suatu aplikasi
berkelanjutan yang diproses dengan modus dengan modus batch.
1.

Overview of HRM Process and Information Needs

Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara efektif, sistem

MSDM/penggajian harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang
dibutuhkan para manajer untuk menjawab berbagai pertanyaan-pertanyaan
berikut:
a.
Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah organisasi untuk
mencapai rencana strategisnya?
b.
Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus?
c.
Keahlian mana yang pasokannya sedikit? Keahlian mana yang
pasokannya berlebih ?

AHMAD EDI SUSILO

A31115752

BAB XV THE HUMAN RESOURCES MANAGEMENT AND PAYROLL CYCLE

d.
Seberapa efektif program pelantikan terkini dalam memelihara dan
meningkatkan tingkat keahlian pegawai?
e.
Apakah keseluruhan kinerja meningkat atau menurun ?
f. Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran, keterlambatan, atau
ketidakhadiran?
Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara
lebih efektif, banyak organisasi berinvestasi pada sistem manajemen
pengetahuan. Sistem manajemen pengetahuan adalah perangkat lunak yang
menyimpan dan mengelola keahlian yang dimiliki oleh pegawai individu
sehingga pengetahuan tersebut dapat dibagikan dan digunakan oleh yang lain.
2.

Threats and Controls

Ancaman umum yang pertama adalah tidak akurat atau tidak validnya
data induk. Salah satu cara untuk mengurangi ancaman ketidakakuratan atau
tidak validnya data induk, yaitu menggunakan berbagai pengendalian integritas
pemrosesan yang didiskusikan. Penting juga untuk membatasi akses terhadap
data tersebut dan mengatur sistem, sehingga hanya para pegawai terotorasi
yang dapat membuat perubahan terhadap data induk. Pembatasan ini
memerlukan perubahan pada pengaturan dasar atas peran pegawai dalam
sistem ERP untuk membagi tugas yang tidak sesuai dengan tepat.
Ancaman umum kedua adalah pengungkapan yang tidak diotorisasi atas
informasi sensitif, seperti gaji dan evaluasi kinerja untuk pegawai individu.
Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko pengungkapan data
penggajian yang tak terotorisasi adalah menggunakan autentikasi multifaktor
dan
pengendalian
keamanan
untuk
membatasi
akses
data
induk
MSDM/penggajian hanya kepada para pegawai yang memerlukan akses tersebut
untuk menjalankan pekerjaan mereka.
Ancaman umum ketiga dalam siklus MSDM/penggajian terkait dengan
hilang atau rusaknya data induk. Cara terbaik untuk mengurangi risiko atas
ancaman ini adalah menggunakan backup dan prosedur pemulihan bencana.
Ancaman umum keempat dalam siklus MSDM/penggajian adalah
mempekerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi. Ancaman tersebut dapat
ditanggulangi dengan prosedur perekrutan yang sesuai. Para kandidat harus
diminta untuk menandatangi sebuah pernyataan dalam formulir lamaran kerja
yang menegaskan tentang keakuratan indormasi yang diberikan oleh kandidat
serta memberikan persetujuan kepada perusahaan untuk mengecek latar
belakang menyeluruh atas surat keterangan kerja dan riwayat pekerjaannya.
Ancaman umum kelima dalam siklus MSDM/penggajian adalah
pelanggaran atas hukum dan peraturan terkait perekrutan dan pemecatan
pegawai secara tepat. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengatasi masalah-

AHMAD EDI SUSILO

A31115752

BAB XV THE HUMAN RESOURCES MANAGEMENT AND PAYROLL CYCLE

masalah potensial tersebut adalah mendokumentasikan secara cermat seluruh
tindakan terkait pemberitahuan untuk tujuan perekrutan dan proses
memperkerjakan pegawai baru serta pemecatan pegawai.
C. PAYROLL CYCLE ACTIVITIES
Departemen
MSDM
memberikan
informasi
mengenai
perekrutan,
pemberhentian, dan perubahan tingkat pembayaran (kenaikan gaji dan promosi
jabatan). Para pegawai mengajukan perbuahan terkait potongan yang mereka
tentukan secara bebas (misalnya, iuran untuk dana pensiun). Departemendepartemen memberikan data mengenai jam kerja aktual para pegawai para
petugas pemerintahan memberikan tingkat pajak dan isntruksi untuk memenuhi
ketentuan peraturan. Begitu pula dengan perusahaan asuransi serta organisasi lain
yang memberikan instruksinya agar menghitung dan membayarkan berbagai
potongan gaji untuk pembayaran pajak.
Sejumlah cek (yang mungkin elektronik) merupakan output utama sistem
penggajian.
Cek
penggajian
dikirim
ke
bank
dengan
tujuan
untuk
mentransfer/memindahkan dana dari rekening umum perusahaan ke rekening
penggajian perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah,
perusahaan asuransi dan organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan
(seperti pajak, premi asuransi).
1.

Update Payroll Master Database

Process
Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan
database induk penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan
yang diajukan secara internal: perekrutan baru, pemberhentian,
perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam gaji tertahan
yang ditetapkan. Selain itu, secara berkala data induk perlu diperbarui
untuk menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan untuk
asuransi.
Departemen MSDM bertanggung jawab untuk memperbaharui database
penggajian untuk perubahan yang diajukan secara internal terkait
ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbarui
informasi mengenai tarif pajak dan potongan penggajian lainnya ketika ia
menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintahan
dan perusahaan asuransi.

Threats and Control

Ancaman pada siklus penggajian adalah perubahan yang tiadk sah atas
data induk penggajian. Pemisahan tugas secara tepat merupakan
prosedur pengendalian utama untuk menghadapi ancama tersebut. Para

AHMAD EDI SUSILO

A31115752

BAB XV THE HUMAN RESOURCES MANAGEMENT AND PAYROLL CYCLE

pegawai departemen MSDM sebaiknya tidak secara langsung ikut serta
dalam pemrosesan penggajian atau pendistribusian cek gaji.
Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam memperbarui data induk
penggajian. Untuk mengatasi ancaman ini, pengendalian integritas
pemrosesan secara tepat yang didiskusikan
dengan
pengecekan
validitas pada nomor pelanggan dan uji kelayakan terhadap perubahan
yang sedang dibuat, sebaiknya diterapkan ke seluruh transaksi-transaksi
perubahan penggajian.
2.

Validate Time and Attendance Data

Process
Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan
menggunakan kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu kedatangan
dan keberangkatan pegawai setiap harinya.
Perusahaan manufaktur juga menggunakan kartu jam kerja untuk
mencatat data secara mendetail mengenai bagaimana para pegawai
menggunakan waktu mereka. Para profesional pada organisasi jasa
seperti KAP; kantor hukum, dan kantor konsultan dengan cara yang sama
melacak waktu yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas
dan bagi klien yang sama saja, mereka mencatat data-data tersebut
dalam lembar waktu (time sheet).

Threats and Control

Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah data waktu dan
kehadiran yang tidak akurat. Otomatisasi data sumber dapat mengurangi
risiko kesalahan yang tidak diinginkan dalam pengumpulan data waktu
dan kehadiran. Menggunakan teknologi untuk menangkap data waktu dan
kehadiran juga dapat meningkatkan produktivitas dan memotong biaya.
Otomatisasi data sumber juga dapat digunakan untuk mengumpulkan
data waktu dan kehadiran staf jasa profesional.

3.

Prepare Payroll
Process
Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi
kemudian disortir berdasarkan nomor pegawai. Jika organisasi memproses
penggajian dari beberapa divisi, setiap file transaksi penggajian juga
harus digabungkan.
Ketika gaji bersih dihitung, dasar year-to-date untuk gaji kotor, potongan,
dan gaji bersih dalam setiap catatan pegawai pada file induk penggajian
pada file induk penggajian diperbarui.

AHMAD EDI SUSILO

A31115752

BAB XV THE HUMAN RESOURCES MANAGEMENT AND PAYROLL CYCLE

Terakhir, sistem mencetak cek gaji pegawai. Cek gaji ini biasanya
menyertakan sebuah laporan pendapatan yang memuat jumlah gaji kotor,
potongan dan gaji bersih untuk periode terkini serta total year-to-date
untuk masing-masing kategori.

Threats and Control

Ancaman pada tahap ini adalah kesalahan pada pemrosesan gaji.
Pengendaliannya adalah dengan control ingtegritas pengelolaan data:
batch total, cross-footing, zero balance check. Melakukan reviu berjenjang
atas register gaji dan laporan lainnya. Menerbitkan earning statement
kepada pegawai. Dan mereviu pedoman IRS untuk memastikan klasifikasi
yang tepat dari pekerja sebagai karyawan atau kontraktor independen

4.

Disburse Payroll
Process
Begitu cek gaji dibuat, daftar penggajian dikirim ke bagian utang usaha
untuk ditinjau dan disetujui. Voucher pengeluaran kemudian dibuat untuk
mensahkan transfer dana dari rekening giro umum milik perusahaan ke
rekening bank penggajian perusahaan. Cek penggajian jangan ditarik dari
rekening bank reguler organisasi. Sebagai gantinya, untuk tujuan
pengendalian, rekening bank untuk penggajian yang terpisah harus
digunakan. Voucher pengeluaran dan daftar penggajian kemudian dikirim
ke kasir. Kasir akan meninjau daftar penggajian dan voucher pengeluaran,
serta kemudian membuat dan menandatangani sebuah cek untuk
mentransfer dana ke rekening bank untuk penggajian perusahaan. Kasir
tersebut juga meninjau, menandatangani, dan menyebarkan cek gaji.
Kasir akan segera menyimpan kembali cek gaji yang tidak diklaim ke
dalam rekening bank milik perusahaan. Voucher pengeluaran dikirim ke
staf administrasi bagian akuntansi, yang akan menggunakannya untuk
memperbarui buku besar.

5.

Calculate and Disburse Employer-Paid Benefit Taxes and Voluntary

Employee Deduction

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi

pegawai secara langsung. Aktivitas terakhir dalam proses penggajian adalah
membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari
setiap pegawai. Organisasi harus secara periodik membuat cek atau
menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai
kewajiban pajak yang terjadi.Lembaga pemerintahan terkait menspesifikasikan
waktu untuk pembayaran ini. Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela
dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana
tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait.

AHMAD EDI SUSILO

A31115752

BAB XV THE HUMAN RESOURCES MANAGEMENT AND PAYROLL CYCLE

D. OUTSOURCING
OPTION:
PAYROLL
SERVICE
PROFESSIONAL EMPLOYER ORGANIZATION

BUREAUS

AND

Dalam usaha untuk mengurangi biaya, banyak organisasi melakukan

outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian dan
organisasi tenaga kerja. Biro jasa penggajian memelihara file induk penggajian
untuk setiap klien mereka dan melakukan aktivitas pemrosesan penggajian seperti
yang dijelaskan dalam bagian ini. Organisasi tenaga kerja (professional employer
organizationPEO) tidak hanya memproses penggajian, tetapi juga memberikan
layanan manajemen SDM. Oleh karena mereka memberikan jasa dalam lingkup
yang lebih sempit, biro jasa penggajian biasanya lebih murah daripada PEO. Ketika
organisasi melakukan outsourcing untuk pemrosesan penggajian, mereka mengirim
data waktu dan kehadiran ke biro jasa penggajian atau PEO, serta informasi
mengenai perubahan personel, pada setiap akhir periode pembayaran. Biro jasa
penggajian atau PEO kemudian menggunakan data tersebut untuk membuat cek
gaji, slip gaji, dan daftar penggajian. Biro jasa penggajian dan PEO sangat menarik
untuk bisnis kecil hingga menengah karena alasan-alasan berikut ini:
1. Menurunkan biaya. Biro jasa penggajian dan PEO mendapatkan keuntungan
dari economic of scale yang berkaitan dengan membuat cek gaji untuk
sejumlah besar perusahaan. Mereka dapat membebankan tagihan yang lebih
murah daripada biaya untuk melakukan penggajian sendiri.
2. Kompensasi
yang
lebih
luas.
PEO
mengumpulkan
biaya
untuk
mengadministrasikan kompensasi bagi semua klien mereka.
3. Membebaskan sumber daya komputer. Biro jasa penggajian atau PEO
meniadakan satu atau lebih aplikasi SIA. Sumber daya komputer yang bebas
tersebut kemudian dapat digunakan untuk meningkatkan pelayanan di area
lainnya, seperti entri pesanan penjualan.

AHMAD EDI SUSILO

A31115752