MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI II

SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN PENGGAJIAN

OLEH :

ANGGOTA KELOMPOK 4:

1. ADEK SABRINA (1962201039)

2. AI DILA FITRI MY (1962201139)
3. HEAVY YUVIRA SUCI (1962201056)
4. SADRINA MAYANG SARI (1962201104)
5. RIONALDI (1962201152)
6. RICO PRATAMA (1962201131)
7. ANGGA RIYAN (1962201004)
8. FAJAR D. YULIANTA (2062201056)
9. RIKY HAMDANI (1962201158)

FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUTANSI

UNIVERSITAS LANCANG KUNING
PEKANBARU
TAHUN
2021
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Setiap perusahaan baik perusahan dagang maupun perusahaan jasa sepertirumah sakit
membutuhkan informasi akuntansi yang relevan, tepat waktu, lengkap, dan mudah dipahami
oleh pengguna internal (manajemen) maupun eksternal (investor, kreditur, pemerintah)
perusahaan dalam mengendalikan perusahaannya. Untuk mendapatkan informasi akuntansi
tersebut, perusahaan dituntut untuk membuat sistem yang dapat mengatur alur informasi
akuntansi yang dibutuhkan (Blackburn, et. al., 2013).
Sistem informasi akuntansi merupakan salah satu sistem dari sistem informasi yang banyak
digunakan oleh perusahaan. Sistem informasi akuntansi adalah sistem informasi yang
mengubah data akuntansi menjadi informasi yang berguna dalam penentuan keputusan oleh
manajemen perusahaan, mulai dari pengumpulan, pencatatan, penyimpanan, dan pemrosesan
data hingga menjadi informasi yang kemudian didistribusikan kepada para pengguna
informasi tersebut. Bodnar dan Hopwood (2004: 1) mengungkapkan bahwa sistem informasi
akuntansi merupakan kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur
sedemikian rupa untuk mengolah data menjadi suatu informasi. Tujuan dari sistem informasi
akuntansi adalah untuk menyediakan informasi akuntansi kepada pengguna internal maupun
pengguna eksternal perusahaan, mendukung kegiatan operasional, dan mendukung
pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi akuntansi terdapat lima subsistem
informasi akuntansi, yaitu sistem pendapatan, sistem pengeluaran, sistem produksi, sistem
manajemen sumber daya, dan sistem keuangan. Sistem pendapatan merupakan subsistem
informasi akuntansi yang berhubungan dengan penjualan barang atau jasa yang dihasilkan
oleh perusahaan kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari mereka serta
menjabarkan bagaimana sistem pendapatan dan pengakuan pendapatan dapat dicatat dan
diakui serta diinterpretasikan kemudian dilaporkan. Sedangkan menurut Romney dan
Steinbeart (2015: 469), “Manajemen Sumber Daya Manusia atau Siklus Penggajian
merupakan seperangkat aktivitas bisnis yang berulang dan kegiatan pemrosesan data saling
terhubung berkaitan dengan pengelolaan tenaga kerja secara efektif.” Gaji merupakan
pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang
jabatan manajer. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan. Tujuan utama yang dapat
dicapai oleh sebuah perusahaan melalui kebijakan dari siklus penggajian yang tepat adalah
untuk menjamin bahwa perusahaan itu mampu menarik, mempertahankan dan memotivasi
karyawan yang berkualitas tinggi. Adanya kebijakan dan prosedur yang tepat dan baik,
reputasi perusahaan sebagai majikan akan terangkat dan sumber daya manusia yang
berkualitas tinggi akan terpikat melamar kerja ke perusahaan itu.
1.2 Rumusan Masalah
Rumusan masalah dalam bab ini adalah sebagai berikut:
1. Apa yang dimaksud dengan Manajemen Sumber Daya Manusia/ Siklus
Penggajian?
2. Bagimana aktivitas bisnis dan evaluasinya?
1.3 Tujuan
Tujuan dalam bab ini adalah sebagai berikut:
1. mengidentifikasi aktivitas siklus penggajian
2. mengidentifikasi sistem informasi silus MSDM/penggajian
3. Mengidentifikasi ancaman dan pengendalian terkait sistem manajemen SDM
/penggajian
4. Mengidenifikasi siklus pengeluaran kas.
 BAB II

PEMBAHASAN

SIKLUS MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA & PENGGAJIAN

Siklus manajemen sumber daya manusia (MSDM/penggajian) – human resources

management (HRM)/payrollcycle adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pengolahan
data terkait yang terus-menerus berhubungandengan mengelola kemampuan pegawai secara
efektif.

3 fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM/penggajian adalah:

1. Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan
2. Menjaga aset organisasi
3. Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan

Tugas-tugas yang lebih penting meliputi :

1. Merekrut dan mempekerjakan para pegawai baru
2. Pelatihan
3. Penugasan pekerjaan
4. Kompensasi (penggajian)
5. Evaluasi kinerja
6. Mengeluarkan pegawai karena penghentian yang sukarela maupun tidak

Tugas 1 dan 6 dilakukan hanya sekali pada setiap pegawao, sementara tugas 2 sampai 5
dijalankan berulangulang selama seorang pegawai bekerja untuk perusahaan tersebut. Pada
kebanyakan perusahaan, keenamaktivitas ini dibagi ke dalam dua sistem terpisah. Tugas 4,
kompensasi pegawai, merupakan fungsi utama sistem penggajian. Sistem MSDM
menjalankan lima tugas lainnya. Pada banyak perusahaan, kedua sistem tersebut dikelola
secara terpisah. Sistem MSDM biasanya merupakan tanggung jawab dari direktur sumber
daya manusia, sementara pengawas mengelola sistem penggajian. Meski demikian, sistem
ERP menggabungkan kedua set aktivitas tersebut.
Bab ini utamanya membahas tentang sistem penggajian karena para akuntan biasanya
bertanggung jawab atas fungsi ini. Kita mulai dengan menjelaskan desain dari sistem
MSDM/penggajian terintegrasi dan membahas pengendalian-pengendalian dasar yang
diperlukan untuk memastikan bahwa sistem tersebut memberikan pihak manajemen dengan
informasi yang reliabel dan memastikan bahwa sistem tersebut mematuhi peraturan
pemerintah. Kemudian akan dijelaskan secara mendetail tentang setiap aktivitas mendasar
siklus penggajian. Kita menutupnya dengan sebuah diskusi pilihan untuk pengalihdayaan
(outsourcing) baik fungsi penggajianmapun MSDM.
SISTEM INFORMASI SIKLUS MSDM/PENGGAJIAN
Aktivitas-aktivitas terkait MSDM (informasi mengenai perekrutan, pemecatan, pemindahan,
pelatihan, dsb) dan kumpulan informasi mengenai penggunaan waktu pegawai yang terjadi
setiap hari. Penggajian merupakan suatu aplikasi berkelanjutan yang diproses dengan modus
dengan modus batch.

Tinjauan Proses MSDM dan Kebutuhan Informasi

Dalam organisasi jasa profesional, seperti Kantor Akuntan Publik (KAP) dan biro hukum,
pengetahuan dan keahlian pegawai merupakan komponen utama dari produk perusahaan, dan
biaya tenaga kerja menunjukkan biaya utama yang dihasilkan dalam menghasilkan
pendapatan. Bahkan, pada perusahaan manufaktur, dimana biaya tenaga kerja langsung
hanya menunjukkan sebagian dari total biaya langsung, para pegawai adalah pemicu biaya
utama yang kualitas pekerjaannya memengaruhi produktivitas secara keseluruhan maupun
tingkatcacat produk.Untuk memanfaatkan pegawai perusahaan secara efektif, sistem
MSDM/penggajian harus mengumpulkan danmenyimpan informasi yang dibutuhkan para
manajer untuk menjawab berbagai pertanyaan-pertanyaan berikut :
1. Berapa banyak pegawai yang diperlukan sebuah organisasi untuk mencapai rencana
strategisnya?
2. Pegawai mana yang memiliki keahlian khusus?
3. Keahlian mana yang pasokannya sedikit? Keahlian mana yang pasokannya berlebih ?
4. Seberapa efektif program pelantikan terkini dalam memelihara dan meningkatkan tingkat
keahlianpegawai?
5. Apakah keseluruhan kinerja meningkat atau menurun ?
6. Apakah ada masalah-masalah dengan perputaran, keterlambatan, atau ketidakhadiran?

Untuk menggunakan pengetahuan dan kemampuan para pegawai secara lebih efektif,
banyak organisasi berinvestasi pada sistem manajemen pengetahuan. Sistem manajemen
pengetahuan adalah perangkat lunak yang menyimpan dan mengelola keahlian yang dimiliki
oleh pegawai individu sehingga pengetahuan tersebut dapat dibagikan dan digunakan oleh
yang lain. Sebagai contoh, kantor konsultan profesional sering menyediakan jasa yang serupa
ke banyak klien yang berbeda. Perangkat lunak manajemen pengetahuan kemungkinan para
konsultan untuk menyimpan solusi-solusi mereka terhadap masalah tertentu dalam sebuah
database yang dibagikan. Penggunaan ulang atas pengetahuan tersebut menghemat waktu
pada kesempatan di masa depan akses terhadap database yang dibagikan juga memungkinkan
para pegawai untuk belajar dari kolega-kolega yang
tersebar secara geografis yang telah memiliki pengalaman sebekumnya dalam mengatasi
suatu permasalahan tertentu. Sebagai tambahan atas biaya langsung yang terkait dengan
proses perekrutan (pengiklanan, pengecekan latar belakang, wawancara kandidat, dsb),
terdapat pula biaya-biaya yang terkait dengan mempekerjakan tenaga bantuan sementara,
melatih para pegawai baru dan mengurangi produktivitas para pegawai baru sampai mereka
sepenuhnya mempelajari bagaimana melakukan seorang pegaawai pada sekitar 1,5 kali gaji
tahunan. Akibatnya, organisasi yang mengalami tingkat perputaran (turnover) pegawai
dibawah rata-rata industri memperoleh penghematan biaya yang memadai dibandingkan para
pesaing dengan tingkat perputaran yang lebih tinggi. Sebagai contoh, organisasi-organisasi
konsultan profesional biasanya telah menyarankan beberapa level perputaran karena mereka
percaya hal tersebut memberikan sebuah sumber penting atas ide-ide baru. Kuncinya adalah
mengendalikan dan mengelola tingkat perputaran, sehingga tidak mengalami kelebihan.
Semangat pegawai yang rendah menciptakan biaya dinancial ketika dihasilkan dalam
perputaran. Sebaliknya, terdapat peningkatan bukti bahwa semangat pegawai yang tinggi
memberikan manfaat finansial.

Ancaman dan Pengendalian

1. Data induk pegawai yang tidak akurat dapat mengakibatkan penentuan staf yang berlebih
atau kurang. Hal itu juga dapat menciptakan ketidakefisienan yang berkaitan dengan
penugasan pegawai untuk menjalankan tugas yang tidak sepenuhnya dikuasainya.
Ketidakakuratan data induk penggajian yang mengakibatkan kesalahan pada pembayaran
pegawai dapat menciptakan masalah-masalah semangat kerja yang signifikan.
Sebagaitambahan, organisasi tersebut mungkin menanggung denga untuk kesalahan
yang dibuat dalam pembayaran pajak penggajian. Kesalahan pada data mengenai
penggunaan waktu pegawai dapat mengakibatkan evaluasi kinerja yang tidak akurat dan
kekeliruan dalam perhitungan biaya produk dan jasa organisasi. Salah satu cara untuk
mengurangi ancaman ketidakakuratan atau tidak validnya data induk, yaitu
menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan yang didiskusikan. Penting
juga untuk membatasi akses terhadapdata tersebut dan mengatur sistem, sehingga hanya
para pegawai terotorasi yang dapat membuat perubahan terhadap data induk. Pembatasan
ini memerlukan perubahan pada pengaturan dasar atas peran pegawai dalam sistem ERP
untuk membagi tugas yang tidak sesuai dengan tepat. Pengaturan dasar dari banyak
sistem mengizinkan staf penggajian tidak hanya membaca, tetapi juga mengubah
informasi gaji pada file induk penggajian pegawai. Meskipun prosedur-prosedur untuk
memodifikasi pengaturan divariasikan ke dalam paket-paket perangkat luank yang
berbeda, untuk mengetahui perubahan apa yangsebaiknya dilakukan hanya memerlukan
pemahaman yang mendalam atas pemisahan tugas secara tepat terhadap proses bisnis
yang berbeda-beda. Meski demikian, pengendalian preventif tidak pernah 100% efektif.

2. Ancaman umum kedua dalam siklus MSDM/penggajian adalah pengungkapan yang

tidak diotorisasi atasinformasi sensitif, seperti gaji dan evaluasi kinerja untuk pegawai
individu. Prosedur pengendalian terbaik untukmengurangi risiko pengungkapan data
penggajian yang tak terotorisasi adalah menggunakan autentikasimultifaktor dan
pengendalian keamanan disik untuk membatasi akses data induk MSDM/penggajian
hanyakepada para pegawai yang memerlukan akses tersebut untuk menjalankan
pekerjaan mereka. Penting pulauntuk mengatur sistem agar membatasi pegawai dalam
penggunaan build-in query milik sistem yang secaratidak langsung mengakses informasi
sensitif.

3. Ancaman umum ketiga dalam siklus MSDM/penggajian terkait dengan hilang atau
rusaknya data induk. Caraterbaik untuk mengurangi risiko atas ancaman ini adalah
menggunakan backup dan prosedur pemulihanbencana.

4. Ancaman umum keempat dalam siklus MSDM/penggajian adalah mempekerjakan

pegawai yang tidakberkualifikasi dapat meningkatkan biaya produksi dan mempekerjaan
seorang pegawai yang merupakanseorang pencuri dapat menimbulkan pencurian aset.
 Kedua pegawai tersebut tepatnya dapat ditanggulangidengan prosedur perekrutan yang
sesuai. Para kandidat harus diminta untuk menandatangi sebuah pernyataandalam
formulir lamaran kerja yang menegaskan tentang keakuratan indormasi yang diberikan
oleh kandidatserta memberikan persetujuan kepada perusahaan untuk mengecek latar
belakang menyeluruh atas suratketerangan kerja dan riwayat pekerjaannya.

5. Ancaman umum kelima dalam siklus MSDM/penggajian adalah pelanggaran atas hukum
dan peraturan terkaitperekrutan dan pemecatan pegawai secara tepat. Pemerintah
memberikan sanksi yang berat pada perusahaanyang melanggar ketentuan hukum
ketenagakerjaan. Organisasi tersebut juga dapat dikenakan gugatan sipil olehorang yang
dinyatakan sebagai korban diskriminasi ketenagakerjaan. Prosedur pengendalian terbaik
untukmengatasi masalah-masalah potensial tersebut adalah mendokumentasikan secara
cermat seluruh tindakanterkait pemberitahuan untuk tujuan perekrutan dan proses
memperkerjakan pegawai baru serta pemecatan pegawai.

AKTIVITAS SIKLUS PENGGAJIAN

Departemen MSDM memberikan informasi mengenai perekrutan, pemberhentian, dan

perubahan tingkatpembayaran (kenaikan gaji dan promosi jabatan). Para pegawai
mengajukan perbuahan terkait potongan yang mereka tentukan secara bebas (misalnya, iuran
untuk dana pensiun). Departemen-departemen memberikan data mengenai jan kerja aktual
para pegawai para petugas pemerintahan memberikan tingkat pajak dan isntruksi untuk
memenuhi ketentuan peraturan. Begitu pula dengan perusahaan asuransi serta organisasi lain
yang memberikan instruksinya agar menghitung dan membayarkan berbagai potongan gaji
untuk pembayaran pajak. Sejumlah cek (yang mungkin elektronik) merupakan output utama
sistem penggajian. Cek penggajian dikirim ke bank dengan tujuan untuk
mentransfer/memindahkan dana dari rekening umum perusahaan ke rekening penggajian
perusahaan. Sejumlah cek juga diberikan ke agen-agen pemerintah, perusahaan asuransi dan
organisasi lain untuk memenuhi kewajiban perusahaan (seperti pajak, premi asuransi).

1. Memperbarui Database Induk Penggajian

Aktivitas pertama dalam siklus MSDM/penggajian melibatkan pembaruan database induk
penggajian yang merefleksikan berbagai jenis perubahan yang diajukan secara internal:
perekrutan baru, pemberhentian, perubahan dalam tingkat bayaran, atau perubahan dalam
gaji tertahan yang ditetapkan. Selain itu, secara berkala data induk perlu diperbarui untuk
menunjukkan perubahan-perubahan tarif pajak dan potongan untuk asuransi. Departemen
MSDM bertanggung jawab untuk memperbaharui database penggajian untuk perubahan yang
diajukan secara internal terkait ketenagakerjaan, sedangkan departemen penggajian
memperbarui informasi mengenai tarif pajak dan potongan penggajian lainnya ketika ia
menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintahan dan perusahaan
asuransi. Catatan-catatan atas pegawai yang keluar atau dipecat sebaiknya tidak dihapus
dengan segara karena beberapa laporan pajak akhir tahun, termasuk formulir W-2,
memerlukan data mengenai seluruh pegawai yang bekerja pada organisasi selama tahun
tersebut.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN.
Pemisahan tuags secara tepat merupakan prosedur pengendalian utama untuk menghadapi
ancama tersebut. Para pegawai departemen MSDM sebaiknya tidak secara langsung ikut
serta dalam pemrosesan penggajian atau pendistribusian cek gaji. Pemisahan tugas ini
mencegah seseorang yang memiliki akses-akses terhadap cek gaji untuk menciptakan
pegawai fiktif atau mengubah tingkat bayaran. dan kemudian mengambil cek-cek palsu
tersebut. Selain itu, seluruh perubahan terhadap file induk penggajian tersebut harus
diperiksa dan disetujui oleh seseorang, yaitu selain pihak yang merekomendasikan perubahan
tersebut. Pengendalian akses sistem penggajian penting. Sistem terebut seharusnya diatur
untuk membandingkan ID pengguna dan kata sandi dengan sebuah matriks. Pengendalian
akses yang menjelaskan tindakan apa yang diperbolehkan untuk dijalankan setiap pegawai
dan mengonfirmasikan file apa yang diperbolehkan untuk diakses
setiap pegawai. Ancaman lainnya adalah ketidakakuratan dalam memperbarui data induk
penggajian sehingga dapat menghasilkan kesalahan dalam pembayaran pegawai dan denda
karena tidak membayarkan jumlah yang benar atas pajak penggajian kepada pemerintah.
Untuk mengatasi ancaman ini, pengendalian integritas pemrosesan secara tepat yang
didiskusikan dengan pengecekan validitas pada nomor pelanggan dan uji kelayakan terhadap
perubahan yang sedang dibuat, sebaiknya diterapkan ke seluruh transaksi-transaksi
perubahan penggajian. Selain itu, memiliki laporan pemeriksaan manajer departemen sebuah
cara yang tepat waktu untuk mendeteksi kesalahan.

2. Memvalidasi Data Waktu dan Kehadiran

Langkah kedua dalam siklus penggajian adalah memvalidasi setiap data waktu dankehadiran
pegawai.PROSES. Bagi para pegawai yang dibayar berdasarkan jam, banyak perusahaan
menggunakan kartu waktu (time card) untuk mencatat waktu kedatangan dan keberangkatan
pegawai setiap harinya.Perusahaan manufaktur juga menggunakan kartu jam kerja untuk
mencatat data secara mendetail mengenai bagaimana para pegawai menggunakan waktu
mereka (yaitu pekerjaan apa yang mereka lakukan). Para profesional pada organisasi jasa
seperti KAP; kantor hukum, dan kantor konsultan dengan cara yang sama melacak waktu
yang mereka habiskan untuk melakukan berbagai tugas dan bagi klien yang sama saja,
mereka mencatat data-data tersebut dalam lembar waktu (time sheet). Penggunaan intensif,
komisi dan bonus memerlukan penautan sistem penggajian dan sistem informasi atas
penjualan dan siklus lainnya guna mengumpulkan data yang digunakan untuk menghitung
bonus. Selain itu, skema bonus/intensid harus secara tepat didesain dengan tujuan realistis
yang dapat dicapai, sehingga secara objektif dapat diukur.
ANCAMAN DAN PENGENDALIAN. Ancaman utama terhadap aktivitas penggajian adalah
data waktu dan kehadiran yang tidak akurat. Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan
kehadiran wapat mengakibatkan biaya tenaga kerja yang meningkat dan laopran biaya tenaga
kerja yang keliru. Ketidakakuratan gaji jasa tenaga kerja yang tak terbayarkan. Otomatisasi
data sumber dapat mengurangi risiko kesalahan yang tidak diinginkan dalam pengumpulan
data waktu dan kehadiran. Menggunakan teknologi untuk menangkap data waktu dan
kehadiran juga dapat meningkatkan produktivitas dan memotong biaya.

3. Menyiapkan Penggajian
PROSES . Pertama, transaksi penggajian diedit dan transaksi yang divalidasi kemudian
disortir berdasarkan nomor pegawai. Jika organisasi memproses penggajian dari beberapa
divisi, setiap file transaksi penggajian juga harus digabungkan. Potongan penggajian dibagi
ke dalam dua kategori umum: potongan pajak gaji dan potongan sukarela. Potongan pajak
gaji meliputi penghasilan negara, negara bagian, dan daerah, begitu pula pajak Social
Security. Potongan sukarela meliputi iuran dana pensiun; premi asuransi jiwa, kesehatan, dan
asuransi kecacatan; iuran serikat; dan kontribusi untuk berbagai sumbangan amal.
Ketika gaji bersih dihitung, dasar year-to-date untuk gaji kotor, potongan, dan gaji bersih
dalam setiap catatan pegawai pada file induk penggajian pada file induk penggajian
diperbarui. Pertama, karena potongan pajak Social Security dan potongan lainnya memiliki
pidah batas (cutoff), perusahaan harus tahu kapan untuk
memastikan bahwa jumlah pajak dan potongan lain yang sesuai dibayarkan ke petugas
pemerinthan,perusahaan asuransi, dan organisasi lain. Informasi ini juga harus disertakan
dalam berbagai laporan yang diajukan ke petugas-petugas tersebut. Daftar penggajian atau
register penggajian mencantumkan gaji kotor setiap pegawai, potongan penggajian, dan gaji
bersih dalam format multikolom. Daftar ini juga berlaku sebagai dokumentasi pendukung
untuk mengotorisasi transfer dana ke rekening pengecekan penggajian organisasi. Daftar
potongan memuat potongan sukarela lainnya bagi setiap pegawai. Terakhir, sistem mencetak
cek gaji pegawai. Cek gaji ini biasanya menyertakan sebuah laporan pendapatan yang
memuat jumlah gaji kotor, potongan dan gaji bersih untuk periode terkini serta total year-to-
date untuk
masing-masing kategori. Sistem penggajian juga menghasilkan sejumlah laporan mendetail.
Beberapa dari laporan umum untuk penggunaan internal, tetapi kebanyakan dari laporan
digunakan oleh petugas-petugas pemerintahan. Akibatnya, bagian MSDM/penggajian dari
sistem ERP menyediakan sarana ekstensif untuk memenuhi persyaratan pelaporan
pemerintah negara, negara bagian dan daerah.

4. Membayar Gaji
Langkah selanjutnya adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan
langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka. Tidak seperti pembayaran secara
tunai, kedua metode ini memberikan cara untuk mendokumentasikan jumlah gaji yang
dibayar. Proses. Begitu cek gaji dibuat, daftar penggajian dikirim ke bagian utang usaha
untuk ditinjau dan disetujui. Voucher pengeluaran kemudian dibuat untuk mensahkan
transfer dana dari rekening giro umum milik perusahaan ke rekening bank penggajian
perusahaan. Cek penggajian jangan ditarik dari rekening bank reguler organisasi. Sebagai
gantinya, untuk tujuan pengendalian, rekening bank untuk penggajian yang terpisah harus
digunakan. Hal ini akan membatasi paparan kerugian perusahaan dalam jumlah kas dalam
rekening penggajian yang terpisah.Voucher pengeluaran dan daftar penggajian kemudian
dikirim ke kasir. Kasir akan meninjau daftar penggajian dan voucher pengeluaran, serta
kemudian membuat dan menandatangani sebuah cek untuk mentransfer dana ke rekening
bank untuk penggajian perusahaan. Kasir tersebut juga meninjau, menandatangani, dan
menyebarkan cek gaji. Jadi, tugas mensahkan dan mencatat transaksi penggajian dipisahkan
dari penyebaran cek gaji yang sesungguhnva. Kasir tersebut akan segera menyimpan kembali
cek gaji yang tidak diklaim ke dalam rekening bank milik perusahaan. Guna mencegah
pembuatan dan penyebaran cek gaji palsu, sebuahdaftar cek gaji yangtidak diklaim akan
dikirim ke departemen audit internal untuk diselidiki lebih jauh.Daftar penggajian tersebut
kemudian dikembalikan ke bagian penggajian, tempat daftar tersebut
dimasukkan ke dalam file berdasarkan tanggal bersama dengan kartu waktu dan kartu waktu
kerja. Voucher pengeluaran dikirim ke staf administrasi bagian akuntansi, yang akan
menggunakannya untuk memperbarui buku besar. Setoran langsung adalah salah satu cara
untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya pemrosesan penggajian. Para pegawai
yang dibayar melalui setoran langsung biasanya akan menerima sebuah kopi cek gaji yang
menunjukkan jumlah yang disimpan bersama dengan slip gaji. Sistem penggajian tersebut
harus menghasilkan serangkaian file simpanan gaji, satu untuk setiap bank tempat setoran
gaji dilakukan. Setiap file berisi sebuah catatan untuk setiap pegawai yang rekeningnya ada
di bank tertentu. Setiap catatan mencakup nama pegawai, nomor jaminan sosial, nomor
rekening bank, dan jumlah gaji bersih. File-file ini dikirim secara elektronis, dengan
menggunakan EDI, ke setiap bank yang terlibat. Dana tersebut kemudian akan dikirim secara
elektronis dari rekening bank perusahaan ke rekening pegawai. Jadi, setoran
langsungmeniadakan perlunya kasir menandatangani setiap cek gaji. Akan tetapi, kasir tetap
harus mensahkan transfer dana dari rekening giro reguler organisasi tersebut.Setoran
langsung memberi penghematan bagi perusahaan dengan meniadakan biaya pembelian,
pemrosesan, dan penyebaran cek kertas. Hal ini juga mengurangi biaya bank dan pengiriman.
Penghematan ini sebagian diimbangi dengan hilangnya pengambangan dana, yaitu
penggunaan dana oleh perusahaan antara waktu cek ditarik dan ketika mereka dimasukkan ke
bank untuk pembayaran. Akan tetapi, penghematan yang berhubungan dengan setoran
langsung biasanya melebihi biayanya. Akibatnya, sebagian besar perusahaan kini
menawarkan para pegawai mereka pilihan untuk pembayaran melalui setoran langsung dan
mendorong mereka untuk memilih bentuk pembayaran ini.

5. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan

Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung.
Contohnya, perusahaan harus membayar pajak jaminan sosial, sebagai tambahan dari jumlah
yang ditahan dari cek gaji pegawai. Surat edaran E, Employer's Tax Guide, yang diterbitkan
oleh IRS, memberikan instruksi terinci mengenai kewajiban perusahaan untuk menahan dan
mengirimkan pajak penghasilan serta untuk mengisi
berbagai laporan. Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk
memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke
batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan Negara
bagian. Sebagai tambahan, perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung
keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencanakompensasi
fleksibel, yang memungkinkan setiap pegawai menerima jaminan minimum asuransi untuk
pengobatan dan kontribusi pensiun, ditambah dengan kredit kompensasi tambahan yang
dapat digunakan untuk mendapatkan waktu libur ekstra atau asuransi kesehatan tambahan.
Rencana-rencana ini kadang kala disebut sebagai
rencana kompensasi gaya kafetaria karena mereka menawarkan sebuah menu pilihan.
Terakhir, banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana
tabungan hari tua.Menyediakan layanan dan kompensasi tambahan ini meningkatkan
permintaan atas sistem manajemen SDM/penggajian
perusahaan. Contohnya, pegawai MSDM sebuah perusahaan besar dengan ribuan pegawai
dapat menghabiskan banyak waktu hanya untuk menjawab pertanyaan tentang rencana 401
(k). Lagipula, pegawai ingin dapat membuat perubahan dalam keputusan investasi mereka
secara tepat waktu. Organisasi dapat memenuhi permintaan pegawai untuk layanan semacam
ini tanpa meningkatkan biaya, dengan caramemberikan akses ke informasi
penggajian/manajemen SDM dalam intranet perusahaan. Aktivitas terakhir dalam proses
penggajian adalah membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya
dari setiap pegawai. Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan
transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang
terjadi.Lembaga pemerintahan terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini.
Sebagai tambahan, dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai
kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait.
Bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran kas adalah :
1. Petugas Absensi
2. Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)
3. Karyawan
4. Pemerintah
5. Asuransi
6. Bank
7. Pimpinan

Data-data yang dibutuhkan dan dihasilkan dari siklus pengeluaran kas :

1. Daftar absensi&lembur karyawan
2. Daftar gaji&lembur karyawan
3. Daftar Pajak Penghasilan Terutang
4. Daftar Asuransi dibayar dimuka
5. Slip Penggajian
6. Slip Pajak Penghasilan
7. Slip Asuransi
8. Laporan Penggajian
Job Description Siklus Penggajian :
1. Petugas Absensi
 Menjaga bagian check lock / finger print
 Mengecek absensi karyawan
 Membuat daftar absensi karyawan
 Membuat daftar lembur karyawan

2. Manajemen Sumber Daya Manusia

 Membuat daftar gaji karyawan
 Membuat daftar upah lembur karyawan
 Menghitung Pajak Penghasilan Pribadi Karyawan
 Menghitung Biaya Asuransi Karyawan
 Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut diatas
 Menyetor uang ke bank
 Membuat laporan penggajian

3. Karyawan
 Menerima slip penggajian
 Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan
 Mengecek dan mengambil uang di bank

4. Pemerintah
 Menerima slip pajak penghasilan
 Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan
 Mengecek dan mengambil uang di bank

5. Asuransi
 Menerima slip biaya asuransi
 Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan
 Mengecek dan mengambil uang di bank

6. Bank
 Menerima daftar gaji&lembur karyawan
 Menerima daftar pajak penghasilan karyawan
 Menerima daftar biaya asuransi karyawan
 Mentransfer uang ke masing-masing departemen yang bersangkutan
 Membuat slip gaji&lembur karyawan
 Membuat slip pajak penghasilan karyawan
 Membuat slip biaya asuransi karyawan
 Menyerahkan slip-slip tersebut diatas ke perusahaan (bagian MSDM)
7. Pimpinan
 Menerima laporan penggajian dari bagian Manajemen Sumber Daya Manusia
 Mengecek laporan penggajian
 Membuat revisi dan menguji laporan tersebut apabila ada kesalahan

PILIHAN PEMROSESAN: BIRO JASA PENGGAJIAN DAN ORGANISASI

TENAGAKERJA
Dalam usaha untuk mengurangi banyak organisasi melakukan outsourcing untuk fungsi
penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajan dan organisasi tenaga kerja. Biro jasa
penggajian memelihara file induk penggajian untuk setiap klien mereka dan melakukan
aktivitas pemrosesan penggajian seperti yang dijelaskan dalam bagian ini. Organisasl tenaga
kerja (professional employer organizauon—PEO) tidak hanya memproses penggajian, tetapi
juga memberikan layanan manajemen SDM, seperti desain kompensasi dan administrasi
pegawai. Oleh karena mereka memberikan jasa dałam lingkup yang lebih sempit, biro jasa
penggajian biasanya lebih murah daripada PEO.Ketika organisasi melakukan outsourcing
untuk pemrosesan penggajian, mereka mengirim data waktu dan kehadiran ke biro jasa
penggajian atau PEO, serta informasł mengenai perubahan personel, pada setłap akhir
periode pembayaran. Biro jasa penggajian atau PEO kemudian menggunakan data tersebut
untuk membuat cek gaji, slip gaji, dan daftar penggajian. Jasa pemrosesan penggajian juga
secara periodik menghasilkan formulir W-2 untuk pegawał dan laporan lainnya yang
berhubungan dengan pajak.Biro psa penggajian dan PEO sangat menarik untuk bisnis kecil
hingga menengah karena alasan-alasan berikut ini:

• Menurunkan biaya. Biro jasa penggajian dan PEO mendapatkan keuntungan dari
economic of scale yang berkaitan dengan membuat cek gaji untuk sejumlah besar
perusahaan. Mereka dapat membebar*an tagihan yang lebih murah daripada biaya
untuk melakukan penggajian sendiri. Biro jasa penggajian atau PEO juga menghemat
uang karena meniadakan perlunya mengembangkan dan memelihara keahlian yang
dibutuhkan untuk mematuhi aturan pajak yang terus berubah.
• Kompensasi yang lebih luas. PEO mengumpulkan biaya untuk mengadministrasikan
kompensasi bagi semua klien mereka. Akibatnya, PEO memungkinkan perusahaan
yang lebih kecil untuk menawarkan kompensasi sama luasnya dengan yang
disediakan oleh perusahaan besar pada umumnya.
• Membebaskan sumber daya komputer. Biro jasa penggajan atau PEO meniadakan
satu atau lebih aplikasi SIA (penggajian dan manałemen kompensasi). Sumber
dayakomputer yang bebas tersebut kemudian dapat digunakan untuk meningkatkan
pelayanan di area lainnya, seperti entn pesanan penłualan.Oleh karena dasar
keunggulan kompetitif makin bergantung pada keahlian dan pengetahuan para
pegawał, pengelolaan yang efektif dan efisien atas fungsi penggałian dan manajemen
SDM menjadi makin pentłng.