SISTEM TEKNIK

DOKUMENTASI
BAB 3
 PENDAHULUAN

Project analysis slide 3

Dalam Statement of Atas alasan tersebut,
Auditing Standard para auditor sistem
(SAS) 55, Consideration direkomendasikan Pendokumentasian Bab ini membahas alat
of the Internal Control untuk menggunakan sistem dilengkapi alat dokumen sebagai
bagan alir ketika pendokumentasian dengan Deskripsi berikut :
Structure in a Financial sistem meliputi
Statement Audit mendokumentasikan naratif (narrative -Diagram Arus Data
sebuah sistem yang diagram, bagan alir, description) dari -Bagan Alir (Bagan Alir
mensyaratkan auditor table, dan representasi
independen memiliki komplek dan rumit. sistem, perjelasan Dokumen, Sistem, dan
Dengan gambaran grafis lainnya dari data tertulis, langkah demi Program)
pemahaman atas dan informasi
sistem pengendalian tersebut, auditor sistem langkah dari -Diagram Proses Bisnis
internal perusahaan akan mudah melihat komponen-komponen
sebelum melakukan kelemahan dan system dan
audit (Romney, 2005). kekuatan pengendalian interaksinya
suatu perusahaan.
 PENGERTIAN
Teknik Sistem dan Dokumentasi

Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting
bagi auditor intern dan ektern dan juga para personel sistem dalam pengembangan
sistem informasi.

Sedangkan Dokumentasi itu sendiri meliputi bentuk naratif, bagan alir (flowchart),
diagram dan materi tertulis lainnya, yang menjelaskan bagaimana sebuah sistem bekerja
 ALAT DOKUMENTASI
AKUNTANSI
1. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram)
Diagram arus data menggunakan symbol untuk menandakan sebuah proses,
sumber data dan entitas dalam sebuah sistem.

Diagram arus data disusun berdasarkan beberapa indicator dasar, yaitu: sumber
dari tujuan data, arus data, proses, tempat penyimpanan data dan kamus data.

Kelima elemen ini dikombinasikan guna memperlihatkan bagaimana data

diproses. Pembuat diagram arus data selalu menggunakan symbol-simbol
yang mudah dimengerti oleh pengguna sistem
Diagram ini menggunakan 4 (empat) symbol untuk mempresentasikan 4 elemen
dasar yaitu :
Sumber data (data source): entitas yang
menghasilkan atau mengirimkan data yang
dimasukan ke dalam system.

Tujuan data (data destination): entitas yang

menerima data yang dihasilkan oleh system.

Arus data (data flow): pergerakan data di

antara proses, penyimpanan, sumber, dan
tujuan.

Proses (process): tindakan yang

mentransfromasikan data ke dalam data atau
informasi lain.

Penyimpanan data (data store): tempat atau

media penyimpanan data system.
ALAT DOKUMENTASI
AKUNTANSI
 PENJELASAN

Pada gambar diatas menjelaskan penerimaan pembayaran dari konsumen

dalam bentuk pembayaran uang dan pengiriman ke sistem piutang agar
terjadi pembaharuan pencatatan saldo piutang, pembayaran dalam bentuk
tunai dikirim ke bank perusahaan untuk dicatat sebagai setoran ke bank.

Aliran lain adalah melalui sistem untuk mencatat perubahan saldo piutang
pada sistem. Departemen kredit akan melakukan pembaharuan saldo piutang
atas nama pelanggan yang telah menyerahkan sejumlah uang berdasarkan
informasi piutang yang diterima dari sistem.
 SUB PEMBAGIAN DAD
Diagram konteks (context diagram) adalah level DAD tertinggi; tinjauan level
ringkasan system, menunjukan system pengolahan data, input dan output-nya,
dan sumber serta tujuannya.

Berikut diagram konteks untuk pemrosesan penggajian S&S:

 PENJELASAN

untuk mendokumentasikan prosedur pemrosesan penggajian pada S&S.

Sistem pemrosesan penggajian menerima data kartu waktu dari departemen
yang berbeda dan data karyawan dari Sumber daya manusia. Sistem
mengolah data data ini dan menghasilkan
(1) Laporan dan pembayaran pajak untuk badan pemerintah, (2) cek
pembayaran karyawan,
(3) cek penggajian pada akun penggajian dibank,
(4) informasi penggajian untuk manajemen.
Beberapa pedoman untuk menggambarkan DAD adalah:
• 1. Memahami system
2. Mengabaikan aspek tertentu.
3. Menentukan Batasan system.
4. Mengembangkan diagram
konteks.
5. Mengidentifikasi arus
data.
6. Mengelompokan arus data.
7. Mengidentifikasi proses
transformasi.
• 8. Mengelompokan proses
transformasi.
9. Mengidentifikasi semua file
atau penyimpanan data.
10. Mengidentifikasi semua
sumber dan tujuan data.
11. Memberi nama semua
elemen DAD.
12. Membagi (subbagian) DAD.
13 . Berikan nomor yang
berurutan pada setiap proses.
14. Menyempurnakan DAD.
15. Mempersiapkan Salinan
akhir.
 BAGAN ALIR
• Bagan Alir (flowchart): Teknik analitis yang menggunakan
seperangkat symbol standar untuk menjelaskan gambar beberapa
aspek dari system informasi secara jelas, ringkas, dan logis.

• Bagan alir menggunakan seperangkat symbol standar untuk

menjelaskan gambaran prosedur pemrosesan transaksi yang
digunakan oleh perusahaan dan arus data melalui system.
 JENIS JENIS BAGAN ALIR
• Bagan alir dokumen (document flowchart): mengilustrasikan arus data dan dokumen
diantara area-area pertanggungjawaban dalam organisasi.
• Bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart): bagan yang digunakan untuk
menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal, termasuk
mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan ketidakefisienan system.
• Bagan alir sistem, yaitu bagan yang menunjukkan gambaran diagram arus data melalui
serangkaian operasional dalam sistem pemrosesan data otomatis. Bagan ini menjelaskan
bagaimana data diambil dan ditempatkan dalam sistem, bagaimana proses lanjutan yang
terjadi pada data dan output sistem. Aliran pemrosesan digambarkan dengan symbol-
simbol yang dihubungkan dengan garis alir. Simbol yang digunakan berupa garis lurus
berbentuk tanda panah.
• Bagan alir program (program flowchart): mengilustrasikan urutan operasi logis yang
dilakuakn oleh computer dalam melakukan program.
 Beberapa pedoman untuk mempersiapkan bagan alir adalah:

1. Memahami system.

2. Mengidentifikasi entitas untuk dibuat bagan alir.

3. Mengelola bagan alir.

4. Secara jelas memberi label semua symbol.

5. Konektor halaman.

6. Gambar sketsa kasar dalam bagan alir.

7. Gambarlah salinan final bagan alir.

 DIAGRAM PROSES BISNIS

• Diagram proses bisnis (DPB-business process diagram): cara visual untuk

menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas yang berbeda dalam proses
bisnis.
• Contohnya ada banyak aktivitas dalam siklus pendapatan. Diantaranya
adalah menerima pesanan, mengecek kredit pelanggan, memverifikasi
ketersediaan persediaan, dan mengkonfirmasi penerimaan pesanan
pelanggan.
• Seperti halnya ada berbagai aktifitas yang terlibat dalam siklus pengeluaran.
Diantaranya adalah mengirimkan barang yang dipesan, menagih
pelanggan, dan mengumpulkan pembayaran pelanggan.
 Beberapa pedoman untuk mempersiapkan diagram proses bisnis:
1. Mengidentifikasi dan memahami proses bisnis.
2. Mengabaikan komponen-komponen tertentu.
3. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukan.
4. Mengelola bagan alir.
5. Memasukan setiap proses bisnis dalam diagram.
6. Menggambarkan sketsa kasar DPB.
7. Menggambarkan Salinan final DPB.
Thank You