SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

"Tinjauan Pemrosesan Transaksi dan Sistem Enterprise Resource Planning"

Disusun Oleh

IRA NUGRIAH / 0017 0428 2019

PROGRAM STUDI
MAGISTER AKUNTANSI
PASCASARJANA UNIVERSITAS MUSLIM INDONESIA
MAKASSAR
2020
 TINJAUAN PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ENTERPRISE
RESOURCE PLANNING

A. Siklus Pengolahan Data Serta Perannya Dalam Menyelenggarakan Aktivitas

Bisnis Dan Menyediakan Informasi Bagi Pengguna
Siklus pengolahan data adalah operasi yang dilakukan pada data untuk
menghasilkan informasi yang penting dan relevan yang terdiri dari 4 tahapan,
yaitu :

PENYIMPANAN DATA

INPUT DATA PENGOLAHAN OUTPUT

DATA INFORMASI

a. Input data
Adalah mengambil data transaksi dan memasukkannya ke dalam sistem.
Sebagian besar bisnis menggunakan dokumen sumber (dokumen untuk
memperoleh data transaksi) dan dokumen turnaround (output perusahaan
untuk pihak eksternal.
b. Penyimpanan data
Peyimpanan data datas terdiri dari :
1. Buku Besar
Terdiri dari :
Buku besar umum yaitu berisi ringkasan level data untuk setiap akun
aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan beban organisasi.
Buku besar pembantu yaitu berisi data detail tentang beberapa akun buku
besar dengan banyak sub akun terpisah.
Penghubung antara akun buku besar umum dengan akun buku besar
pembantu disebut akun kontrol.
2. Teknik Pengodean
Adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item untuk
menghasilkan klasifikasi dan mengatur item-item tersebut. Ada 4 macam
pengkodean :
 a. Kode berurutan
b. Kode blok
c. Kode grup
d. kode mnemonik
3. Bagan Akun
Adalah daftar angka yang ditetapkan untuk setiap akun buku besar umum.
4. Jurnal
Jurnal umum : digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak sering atau
tidak rutin seperti pembayaran pinjaman dan penyesuaian akhir periode
jurnal penutup
Jurnal khusus : mencatat sejumlah besar transaksi yang berulang seperti
penjualan, penerimaan kas dan pengeluaran kas.
5. Jejak audit
Jalur transaksi yang dapat ditelusuri melalui sistem pengolahan data dari
titik asal ke output final atau sebaliknya.

c. Pengolahan data
Ada 4 aktivitas pengolahan data :
1. Membuat record data baru seperti menambahkan data karyawan yang
baru dipekerjakan ke database penggajian.
2. Membaca, mengambil atau melihat data yang sudah ada
3. Memperbaharui data yang tersimpan sebelumnya
4. Menghapus data seperti membersihkan file induk vendor untuk semua
vendor dalam perusahaan yang tidak lagi melakukan bisnis dengan
perusahaan.
d. Output Informasi
Output informasi tersaji dalam tiga bentuk, yaitu :
1. Dokumen : catatan transaksi atau data perusahaan lainnya.
2. Laporan : digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas
perusahaan dan pengambilan keputusan oleh manajer.
3. Database Query : digunakan untuk memberikan informasi yang diperlukan
untuk menyelesaikan masalah dan pertanyaan-pertanyaan yang
membutuhkan tindakan atau jawaban cepat.
B. Sistem Enterprice Resource Planning (ERP)
Adalah suatu sistem yang mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi,
seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, sumber daya manusia, manufacture,
manajemen persediaan ke dalam satu sistem. ERP memfasilitasi arus informasi
antara berbagai fungsi bisnis perusahaan dan mengelola komunikasi dengan
para pemangku kepentingan di luar.
Sistem ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik bisnis
terbaik untuk mengotomatisasi proses bisnis standar. Modul ERP biasanya
mencakup : 
 Keuangan (sistem buku besar dan pelaopran)-buku besar, piutang, utang,
aktiva tetap, penganggaran, manajemen kas, dan persiapan laporan
manajerial dan laporan keuangan. 
   Sumber daya manusia dan pengujian-sumber daya manusia, penggajian,
imbalan kerja karyawan, pelatihan, waktu dan kehadiram, manfaat, dan
laporan pemerintah.
 Memesan ke kas (siklus pendapatan)-entri pesanan penjualan,
pengiriman, persediaan, peneriman kas, perhitungan komisi. 
 Membeli untuk membayar (siklus pengeluaran)-pembelian, penerimaan
dan inspeksi persediaan, persediaan dan manajemen gudang, dan
pengeluaran kas. 
 Manufaktur (siklus produksi)-perekayasaan, penjadwalan produksi daftar
bahan baku, barang dalam proses, manajemen alur kerja, pengendalian
kualitas, manajemen biaya, dan proses manufaktur dan proyek. 
 Manajemen proyek-penetapan biaya, penagihan, waktu dan biaya, unit
kerja, manajemen aktivitas. 
 Manajemen hubungan pelanggan-penjualan dan pemasaran, komisi,
pelayanan, kontak pelanggan, dan dukungan pusat panggilan. 
 Alat sistem-alat untuk membuat data file induk, membuat perincian arus
informasi, pengendalian akses, dan sebagainya.

Keuntungan dari sistem ERP database terpusat :

 a. Tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi keuangan yang
terintegrasi di seluruh perusahaan.
b. Input data diambil atau dikunci sekali saat dimasukkan ke dalam sistem
yang berbeda.
c. Manajemen mendapat visibilitas yang lebih besar ke tiap area
perusahaan dan lebih leluasa untuk memonitor.
d. Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih baik.
e. Prosedur dan laporan yang telah distandardisasi antarunit bisnis.
f. Pelayanan pelanggan meningkat karena karyawan dapat dengan cepat
mengakses pesanan.
g. Pabrik manufaktur menerima pesanan baru secara realtime.

Kerugian dari sistem ERP, yaitu :

a. Biaya yang cukup tinggi untuk penerapan sistem ERP
b. Waktu yang lama untuk memilih dan mengimplementasikan ERP secara
penuh
c. Perubahan proses bisnis yang dapat merusak pemetaan sistem ERP
d. Kompleksitas dari berbagai aktivitas dan sistem bisnis.
e. Resistansi atau penolakan dari karyawan atas penerapan sistem ERP
secara efektif.

Berdasarkan penjelasan diatas maka dapat dijelaskan resiko bisnis yang dapat
dialami pada proyek penerapan sistem ERP adalah:

 Kurangnya penyesuaian yang merata pada sistem yang baru. ERP dapat
memiliki sistem yang berbeda dalam setiap divisi, namun sistem tersebut
harus saling terintegrasi satu sama lain. Dengan kata lain setiap divisi
yang menggunakan sistem ERP harus saling memahami cara kerja
sistemnya dan sistem divisi lain, jika terdapat satu atau lebih divisi yang
tidak mengerti cara kerja sistemnya maka dapat terjadi kegagalan dalam
proses bisnis organisasi.

 Kemungkinan terjadinya hilang kontrol dalam pengambilan keputusan.

Setiap divisi yang menerapkan sistem ERP dapat melakukan pengambilan
 keputusan sendiri, sehingga manajemen pusat bisa saja kehilangan
kontrol pada divisi yang mungkin salah dalam mengambil keputusan, dan
hal tersebut dapat berp berpengaruh pada proses bisnis organisasi.

 Kerumitan pada sistem yang baru. Sistem ERP memiliki tingkat kerumitan
yang cukup tinggi. Jika sistem sudah diterapkan tetapi tidak bisa
menghadapi kerumitan tersebut, maka proses bisnis organisasi dapat
terhambat atau tidak dapat berjalan dengan baik.

 Kekurangan sumber daya untuk menggunakan sistem baru. Sistem ERP

memerlukan sumber daya manusia yang dapat menggunakannya,
pengetahuan untuk menggunakan sistem ERP tidak dipelajari secara
umum. Jika sistem sudah diterapkan tetapi sumber daya manusianya tidak
siap maka dapat terjadi hambatan dalam proses bisnis organisasi.

 Penolakan yang terjadi dalam organisasi. Dalam penerapan sistem baru,

terdapat kekurangan dan kelebihan yang akan dirasakan oleh karyawan
dalam organisasi. Jika terdapat banyak penolakan dari karyawan makan
sistem yang baru justru akan ditentang dan proses bisnis organisasi
secara tidak langsung akan terhambat.

Secara umum, berikut ini ialah beberapa manfaat dari penggunaan ERP (Enterprise
Resource Planning) pada suatu perusahaan:

 Sistem ERP ini akan mempermudah proses pengendalian serta pemantauan

proses bisnis. Selain dari itu, ERP ini akan memberikan wawasan yang luas
bagi pembuat keputusan serta membantunya di dalam melakukan prediksi
serta mengambil keputusan yang lebih baik.
 Fungsi otomatisasi yang dipunyai oleh ERP akan menjamin aliran informasi
itu dapat tersalurkan dengan baik. Dengan begitu, maka proses bisnis
tersebut dapat berjalan lebih sederhana serta responsif.
 Sistem ERP ini dapat mempersatukan banyak unit di dalam ekosistem
perusahaan. Dengan begitu, maka ekosistem perusahaan ini dapat
terintegrasi dengan baik.
  Dengan adanya sistem ERP, maka perusahaan yang sedang berkembang itu
bisa/dapat beradaptasi serta lebih fleksibel dengan seluruh kebutuhan di
masa mendatang.

Contoh ERP (Contoh Modul ERP)

Proses bisnis ini dapat didukung dengan memakai sistem ERP. Dibawah ini
merupakan beberapa modul utama di dalam proses bisnis yang bisa dikelola oleh
sistem ERP:

1. Sales Order Processing

Seluruh organisasi komersial tersebut mendapatkan keuntungan serta sumber daya

dari penjualan mereka. Sistem ERP mempunyai modul penjualan yang dapat
menerapkan fungsi penjadwalan pesanan, pengiriman, penempatan pesanan, serta
invoice/ faktur.

2. Purchasing

Sistem ERP ini mempunyai modul pembelian yang bisa mempercepat proses
pembelian bahan baku serta perlengkapan lain yang dibutuhkan. Sistem itu
melakukan otomatisasi proses negosiasi harga, pembelian, identifikasi calon
pemasok, serta proses penagihan.

3. Production Planning

Modul produksi ini berguna didalam membantu merencanakan serta

mengoptimalkan kapasitas produksi, suku cadang, komponen, serta juga sumber
daya material. Hal tersebut dapat dilakukan disebabkan karna di dalam modul
tersebut ada data produksi historis dan perkiraan penjualan.

4. Financial Accounting

Modul financial accounting pada sistem ERP ini merupakan inti dari semua sistem
yang terdapat pada software ERP. Di dalam modul ini seluruh data keuangan
dikumpulkan dari berbagai departemen functional, lalu akan menghasilkan sebuah
laporan keuangan.
5. Human Resources

Modul Human Resources pada sistem ERP ini bisa membantu mengelola sumber
daya manusia serta modal manusia. Modul HR ini dengan secara berkala
memeriksa kelengkapan basis data karyawan, termasuk informasi kontak,  evaluasi
kinerja, rincian gaji, absensi, serta promo