Pramasti Ayu Kurniawati

J0314202303
AKN C P1

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

Basis Evaluasi : Tugas Mandiri (Bobot Penilaian 10%)
1. Jelaskan fungsi system akuntansi pembelian dalam perusahaan?
 Fungsi gudang, yaitu mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
 Fungsi pembelian, meminta penawaran harga dari pemasok, menerima penawaran
harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok, dan membuat
order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
 Fungsi penerimaan, memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok,
menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan, dan
melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
 Fungsi akuntansi, wajib mencatat kewajiban yang muncul dari transaksi pembelian
2. Jelaskan yang dimaksud dengan surat permintaan pembelian berulangkali (traveling
purchase requisition)?
Surat permintaan pembelian berulang kali ini disimpan sebagai lampiran kartu gudang.
Jika kartu gudang sudah menunjukkan titik pemesanan kembali (reorder point), fungsi
gudang mengisi surat permintaan pembelian berulang kali ini dan mengirimkannya ke fungsi
pembelian. contoh gambar formular.
3. Bagian pembelian suatu perusahaan seringkali menerima pemberitahuan via telepon dari
unit organisasi pemakai mengenai perubahan spesifikasi barang yang telah dipesan oleh
bagian pembelian kepada pemasok. Untuk keperluan tersebut buatlah rancangan bagan
alir prosedur perubahan order pembelian?

4. Gambar berikut ini adalah formulir pemberitahuan perubahan order pembelian

a. Jelaskan fungsi formulir ini dalam system pembelian?
Gunanya adalah untuk mengetahui perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,
spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan
desain atau bisnis
b. Fungsi (bagian) apakah yang mengisi formulir ini?
Dibuat oleh fungsi pemebelian atau pejabat yang lebih tinggi. perubahan order
pembelian, yang bentuknya seperti formulir diatas.
c. Didistribusikan kepada fungsi apa saja formulir ini?
Didistribusikan kepada pemasok.
d. Jika seandainya formulir ini tidak digunakan oleh perusahaan, kelemahan apa saja yang
kemungkinan terdapat dalam system pembelian?
Dengan tidak digunakannya oleh perusahaan maka perusahaan tersebut tidak bisa
mengetahui perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian
(substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
5. Gambar berikut ini adalah formulir surat order pembelian
a. Sebutkan nama berbagai tembusan (copy) order pembelian dan jelaskan fungsinya
masing-masing?
Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut:
 Surat Order Pembelian. Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian
yang dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
 Tembusan Pengakuan Oleh Pemasok. Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan
kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke
perusahaann sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta
kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut dalam
dokumen tersebut.
 Tembusan Bagi Unit Permintaan Barang. Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang
meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
 Arsip Tanggal Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi
pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebaggi dasar untuk
mengadakan tindakan penyelidikan jika baarang tidak datang pada waktu yang telah
ditetapkan.
 Arsip Pemasok. Tembusan surat order pemelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut nama pemasok sebagi dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
 Tembusan Fungsi Penerimaan. Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi
penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu,
kuantitas, dan pemasoknya seperti tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem
penerimaan buta (blind receiving system), kolom kuantitas dalam tembusan ini dblok
hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat order pembelian tidak
terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan. Hal ini dimaksudkan
agar fungsi penerimaan dapat benarbenar melakukan perhitungan dan pengecekan
barang yang diterima dari pemasok.
 Tembusan Fungsi Akuntansi. Tembusan surat order pembelian dikirim ke fungsi
akuntansi sebagai salah satu dasar untuk mencatat kewajiba yang timbul dari transaksi
pembelian.
b. Jika perusahaan menggunakan blind receiving system, bagaiman system tersebut
berdampak terhadap desain formulir surat order pembelian?
Dalam sistem penerimaan buta (blind receiving system), kolom kuantitas dalam
tembusan ini dblok hitam agar kuantitas yang dipesan yang dicantumkan dalam surat
order pembelian tidak terekam dalam tembusan yang dikirimkan ke fungsi penerimaan.
 Hal ini dimaksudkan agar fungsi penerimaan dapat benar-benar melakukan perhitungan
dan pengecekan barang yang diterima dari pemasok.
c. Fungsi (bagian) apa saja yang menerima surat order pembelian dan tembusannya?
Fungsi( bagian) apa saja yang menerima surat order pembelian 1) Fungsi pembelian 2)
Fungsi penerimaan 3) Fungsi akuntansi
d. Jika perusahaan menggunakan formulir pemberitahuan perubahan order pembelian,
data apa saja yang dikutip dari surat order pembelian ke dalam formulir pemberitahuan
perubahan order pembelian?
Nomor surat order pembelian, nama barang, tanggal pembelian, dikirimkan kepada
siapa, kode, kuantitas, satuan, harga satuan dan total harga.
Soal Pilihan Ganda
1. Fungsi yang memiliki wewenang untuk menerima atau menolak barang yang dikirim oleh
pemasok adalah:
a. Fungsi pembelian
b. Fungsi akuntansi
c. Fungsi penerimaan
d. Fungsi pengiriman
2. Laporan penerimaan barang yang dibuat oleh fungsi penerimaan didistribusikan ke fungsi-
fungsi lain dalam perusahaan, kecuali:
a. Fungsi pembelian
b. Fungsi pencatat utang
c. Fungsi gudang
d. Fungsi keuangan
3. Manakah dokumen ini yang dapat digunakan lebih dari satu kali transaksi?
a. Travelling requisition
b. Faktur dari pemasok
c. Surat order pembelian
d. Surat permintaan pembelian
4. Manakah diantara dokumen berikut ini yang menunjukan bahwa barang yang dibeli
perusahaan merupakan barang yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan?
a. Surat permintaan pembelian
b. Laporan penerimaan barang
c. Faktur dari pemasok
d. Surat order pembelian
5. Jika perusahaan selalu memanfaatkan potongan tunai (cash discount) dalam transaksi
pembelian, arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (open voucher file) sebaiknya disusun
menurut:
a. Nomor bukti kas keluar
b. Nama kreditur
c. Tanggal pembuatan bukti kas keluar
d. Tanggal jatuh tempo bukti kas keluar

Basis Evaluasi : Aktivitas Partisipatif (Bobot Penilaian 15%)

Membahas video sistem pembelian tunai di evieta.ipb.ac.id Berdasarkan video tersebut,
anda diminta menganalisis kelemahan yang mungkin terjadi dalam pencatatan manual, apa
yang dapat anda rekomendasikan untuk sistem yang lebih efektif?
 SISTEM PENGELUARAN KAS
Basis Evaluasi : Tugas Mandiri (Bobot Penilaian 10%)
1. Jelaskan manfaat penggunaan cek dalam sistem pengeluaran kas perusahaan?

2. Jelaskan perbedaan cek atas nama dengan cek atas unjuk. Ditinjau dari pengendalian
internal, cek macam apa yang sebaiknya digunakan dalam sistem pengeluaran kas?
3. Salah satu unsur pengendalian intern dalam sistem pengeluaran kas dengan cek adalah
“dokumen sumber dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap
lunas oleh bagian kasir setelah transaksi pengeluaran kas dilaksanakan. Setujukah saudara
dengan pernyataan tersebut? Bagaimana hal ini dapat memberikan pengendalian internal
terhadap kas?
4. Jika perusahaan menggunakan one time voucher payable system cash basis:
a. Kapan pencatatan biaya atau persediaan yang timbul dari transaksi pengeluaran dana kas
kecil dicatat dalam buku pembantu (kartu biaya atau kartu persediaan)?
b. Atas dasar dokumen sumber apa pencatatan dalam buku pembantu tersebut dilakukan?
c. Kapan bukti kas keluar dibuat oleh Bagian Utang?
5. Jika perusahaan menggunakan one time voucher payable system accrual basis:
a. Kapan pencatatan biaya atau persediaan yang timbul dari transaksi pengeluaran dana
kas kecil dicatat dalam buku pembantu (kartu biaya atau kartu persediaan)?
b. Atas dasar dokumen sumber apa pencatatan dalam buku pembantu tersebut dilakukan?
c. Kapan bukti kas keluar dibuat oleh Bagian Utang?
Soal Pilihan Ganda
1. Berikut ini adalah jaringan prosedur yang membentuk sistem pengeluaran kas dengan cek
yang tidak memerlukan permintaan cek, kecuali
a. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
b. Prosedur pembayaran kas
c. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
d. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil
2. Berikut ini jaringan prosedur yang membentuk sistem pengeluaran kas dengan cek yang
memerlukan permintaan cek, kecuali:
a. Prosedur permintaan cek
b. Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil
c. Prosedur pencatatan pengeluaran kas
d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar
3. Manakah di antara dokumen berikut ini yang digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk
meminta uang tunai dari pemegang dana kas kecil?
a. Bukti kas keluar
b. Permintaan pengeluaran kas kecil
c. Cek
d. Bukti pengeluaran kas kecil
4. Berikut ini adalah syarat-syarat yang harus dipenuhi agar sistem pengendalian intern
terhadap kas suatu perusahaan efektif, kecuali:
a. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek, dilaksanakan melalui dana kas
kecil yang diselenggarakan dengan fluctuating fund balance system
b. Semua penerimaan kas harus disetor penuh ke bank pada hari yang sama atau pada
hari kerja berikutnya
c. Semua pengeluaran kas dilakukan cek
d. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek, dilaksanakan melalui dana kas
kecil yang diselenggarakan dengan imprest system
5. Yang membedakan imprest system dengan fluctuating fund balance method adalah:
a. Saldo rekening dana kas kecil dalam imprest system tidak pernah berubah, kecuali jika
jumlah dana kas kecil diputuskan untuk diubah oleh Direktur Keuangan
b. Pembentukan dan kas kecil dalam fluctuating fund balance system dicatat dengan
mendebit rekening Dana Kas kecil
c. Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest sistem dilakukan dengan cek
d. Pembentukan dana kas kecil dalam fluctuating fund balance sistem dilakukan dengan
cek
6. Apakah prosedur pengendalian terbaik untuk mencegah pembayaran faktur yang sama dua
kali?
a. Memisahkan fungsi persiapan cek, dan penandatanganan cek
b. Menyiapkan cek hanya untuk faktur yang telah dicocokan terhadap laporan
penerimaan dan pesanan pembelian
c. Memerlukan dua tanda tangan pada semua cek di atas batas tertentu
d. Membatalkan seluruh dokumen pendukung ketika cek ditandatangani
7. Unsur pengendalian internal yang baik, siapakah yang harusnya untuk mengelola kas dan
laporan ke cek?
a. Kasir
b. Utang
c. Agen pembelian
d. Kontrolir
8. Manakah dari prosedur berikut ini yang didesain untuk mencegah agen pembelian
menerima suap?
a. Memelihara sebuah daftar pemasok yang disetujui dan mensyaratkan seluruh
pembelian untuk dilakukan dari pemasok dalam daftar tersebut
b. Mensyaratkan agen pembelian untuk mengungkapkan setiap investasi keuangan dalam
pemasok potensial
c. Mensyaratkan persetujuan atas semua pesanan pembelian dibutuhkan yang dipesan
dan barang-barang tersebut dipesan dari vendor yang disetujui
d. Menomori sebelumnya dan secara periodik menghitung semua pesanan pembelian
9. Dokumen manakah yang digunakan untuk mencatat penyesuaian terhadap utang
berdasarkan pengembalian persediaan yang tidak dapat dicatat diterima kepada pemasok?
 a. Laporan penerimaan
b. Memo kredit
c. Memo debit
d. Pesanan pembelian
10. Dokumen manakah yang digunakan untuk menetapkan sebuah kontrak pembelian barang
dan jasa dari pemasok?
a. Faktur vendor
b. Permintaan pembelian
c. Pesanan pembelian
d. Voucher pencairan

Soal Kasus