Siklus Pengeluaran Bagian II: Prosedur Pemrosesan Penggajian dan Aktiva

Tetap

A. Gambaran Umum Aktivitas Penggajian

Pemrosesan gaji pada kenyataan merupakan sistem pembelian kasus khusus.

Secara teori, cek gaji dapat diproses melalu sistem utang usaha dan pengeluaran kas
reguler. Namun, karena alasan kepraktisan, pendekatan ini memiliki sejumlah
kekurangan, antara lain :

a) Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan

untuk semua pemasok.
b) Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus. Penipuan
pembayaran gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan
cek untuk kegiatan dagang.
c) Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus transaksi
yang relatif lancar. Perusahaan bisnis secaa konstan membeli persediaan dan
pengeluaran kas untuk para pemasok.

B. Konsep Sistem Penggajian

Proses penggajian biasanya kasus special dalam sistem pembelian dimana yang
“dibeli” adalah tenaga kerja dalam sebuah organisasi.
a. Departemen Personalia. Depatemen Personalia mempersiapkan dan
menyerahkan Formulir Kegiatan Persediaan ke bagian fungsi Penggajian.
Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang diotorisasi untuk
menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukkan perubahan
dalam tingkat gaji per jam, pemotongan, dan klasifikasi pekerjaan.
b. Departemen Produksi. Karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan
waktu kerja: kartu pekerjaan dan kartu kerja. Kartu Pekerjaan berisi total
jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap pekerjaan produksi. Kartu Waktu
berisi total waktu kerja karyawan di tempat kerja.
c. Perbarui Akun WIP. Menggunakan kartu kerja untuk mengalokasikan biaya
tenaga kerja ke akun WIP. Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman
distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke departemen G/L.
d. Persiapkan Gaji. Departemen Penggajian menerima tarif pembayaran dan
data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari
departemen produksi. Staf di departemen ini melakukan pekerjaan berikut:
menyiapkan daftar gaji, memasukkan informasi diatas ke catatan penggajian
Siklus Pengeluaran Bagian II: Prosedur Pemrosesan Penggajian dan Aktiva
Tetap

karyawan. Menyiapkan cek gaji, mengirim cek gaji ke pengeluaran kas dan
salinan daftar gaj ke utang, menyiapkan kartu waktu formulir kegiatan
personalia, dan salinan daftar gaji.
e. Mengeluarkan Cek Gaji. Menyiapkan berbagai cek gaji, kemudian
mengirimnya ke distribusi kas, dan salinan dari daftar gaji ke utang gaji.
f. Menyiapkan Akun Utang. Menyiapkan voucher pengeluaran kas untuk total
jumlah dari daftar gaji. Salinannya di kirim ke departemen distribusi kas dan
G/L
g. Menyiapkan Distribusi Kas. Sejak menerima paket voucher, departemen
penerimaan kas meninjau dan menandatangani berbagai cek gaji dan
mengirimnye ke pusat pembayaran untuk distribusikan ke para karyawan.
Staf juga membuat satu cek untuk daftar cek dan menyepositkannya ke akun
dana gaji (payment imprest account)
h. Memperbarui General Ledger
Dari Rangkuman Distribusi Tenaga Kerja :
Barang dalam Proses ( Tenaga Kerja Langsung) xxx
Overhead Pabrik (Tenaga Kerja Tidak Langsung) xxx
Utang Gaji xxx

Dari Tanda Terima Pengeluaran Kas :

Utang Gaji xxx
Kas xxx
Pajak Penghasilan Federal xxx
Pajak Penghasilan Negara Bagian xxx
Pajak Penghasilan FICA xxx
Premi Asuransi Kelompok xxx
Dana Pensiun xxx
Biaya Serikat Pekerja xxx

C. Fisik Sistem Penggajian

1. Otorisasi penggajian dan jam kerja masuk dalam departemen penggajian.
2. Departemen penggajian merekonsiliasi infomasi ini.
3. Departemen cost accounting biaya menerima informasi dan mengakui waktu
yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan dari produksi.
Siklus Pengeluaran Bagian II: Prosedur Pemrosesan Penggajian dan Aktiva
Tetap

4. Departemen AP menerima informasi gaji dari departeman penggajian.

5. Departemen general ledger merekonsiliasi informasi dari departemen cost
accounting dan departemen AP.

D. Pengendalian Penggajian
1. Otorisasi Transaksi
Bentuk penipuan yang umu dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu
karyawan yang tidak lagi bekerja di perusahaan. Untuk mencegah hal ini,
formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang penting
dalam sistem penggajian.
2. Pembagian Tugas
Fungsi Penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia. Departemen
personalia memberikan informasi tarif pembayarank ebagian penggajian untuk
karyawan yang dibayar per jam. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan
pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan kelebihan lainnya.
3. Supervisi
Kadang-kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang
terlambat atau tidak hadir (absent). Supervisor harus mengamati proses ini dan
merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.
4. Catatan Akuntansi
Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut:
 Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar
 Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja
dan daftar gaji.
 Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan
berbagai akun pengeluaran
 Akun buku besar umum: pengendali penggajian, kas, dan akun dana
gaji.
5. Pengendali Akses
Akses yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas.
Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan
akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah jam kerja pada
kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang kas.
6. Verifikasi Independent
Siklus Pengeluaran Bagian II: Prosedur Pemrosesan Penggajian dan Aktiva
Tetap

 Verifikasi jam kerja. Sebelum mengirim kartu waktu ke bagian

penggajian, supervisor harus memverifikasi keakuratannya dan
menandatanganinya.
 Pengurusan Pembayaran ( paymaster). Penggunaan pengurus
pembayaran yang independen untuk mendistribusikan cek membantu
menverifikasi eksistensi para karyawan. Supervisor dapat terlibat dalam
penipuan penggajian dengan berpura-pura mendistribusikan cek
pembayaran ke karyawan yang sebenarnya tidak ada.
 Utang usaha. Staf AP menverifikasi keakuratan daftragaji sebelum
membuat bukti kas keluar yang mentransfer dana ke akun dana gaji.
 Buku besar umum. Departemen buku besar umum memverifikasi
seluruh proses dengan merekonsiliasi rangkuman distribusi tenaga
kerja dan bukti penggajian.

E. Sistem Penggajian Berbasis Komputer

1. Sistem Penggajian Teknologi Menengah
Penggajian dapat direkayasa ulang sebagai bagian dari sistem manajemen
sumber daya manusia (human resource management-HRM). Sistem HRM
menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan
personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tanaga kerja, relasi
tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia ( tarif
pembayaran, pemotongan, dll) , juga gaji. Fitur-fitur operasional utama dari
sistem ini adalah sebagai berikut:
a. Personalia.
Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan secara
real-time
b. Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya kerja secara harian
atau real time untuk menciptakan File pemanfaatan tenaga kerja.
c. Penjagaan Waktu
Ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pata hari
minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran saat ini.
d. Pemrosesan Data
Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan secara batch:
Siklus Pengeluaran Bagian II: Prosedur Pemrosesan Penggajian dan Aktiva
Tetap

 Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan

akun biaya
 Filerangkuman distribusi tenaga kerja online diciptakan. Salinan dari
file ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum.
 Daftar gaji online diciptakan dari file kehadiran dan fie karyawan.
Salinan dari file ini dikirim kedepartemen utang dan pengeluaran kas.
 File catatan karyawan diperbarui.
 Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani keudian dikirim ke
bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji.
 File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana
yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti
pengeluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas.
 Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman
distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file
buku besar umum.

F. Konsep Sistem Aktiva Tetap

Aktiva tetap adalah properti, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam operassi
bisnis. Sistem aktiva tetap perusahaan memproses transaksi yang berkaitan
dengan akuisisi, pemeliharaan, dan penghapusan aktiva tetap.
1. Logika Sistem Aktiva Tetap
a. Akuisisi Aktiva
Akuisisi aktiva biasanya dimulai dari manager departemen (pengguna)
yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru.
Prosedur otorisasi dabn persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini akan
bergantung pada biaya aktiva tersebut. Dalam keputusan ini, manajer
departemen sering kali memiliki otoritas umum untuk menyetujui pembelian
aktiva tetap yang tidak mahal. Namun demikian, untuk pengeluaran modal
diatas batas materialitas yang ditetapkan, manajer tersebut harus meminta
persetujuan eksplisit.

b. Pemeliharaan Aktiva
Siklus Pengeluaran Bagian II: Prosedur Pemrosesan Penggajian dan Aktiva
Tetap

Pemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar

pembantu aktiva ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah) menyusut
sepanjang waktu pemakaian. Perhitungan depresiasi merupakan transaksi
internal yang harus diproses oleh sistem aktiva tetap tanpa manfaat
eksplisit dari peristiwa ekonomi atau dokumen seumber yang
menggerakkan transaksi ini.
c. Penghapusan Aktiva
Ketika aktiva mencapai titik akhir dari umur ekonominya atau ketika
manajemen memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus
dihapus dari buku besar pembantu aktiva tetap.

G. Fisik Sistem Aktiva Tetap

1. Sistem Aset Tetap Berbasis Komputer
a. Prosedur Akuisisi
Proses dimulai ketika staf akuntansi aset tetap menerima lapiran
penerimaan dan bukti kas keluar. Staf itu menggunakan terminal komputer
untuk membuat catatan aktuva tersebut dalam buku besar pembantu aktiva
tetap. Selain informasi biaya historis, staf juga memasukkan data
spesifiktentang umur ekonomis aktiva, nilai sisanya, metode depresiasi
yang digunakan, dan lokasi aktiva dalam perusahaan.
b. Pemeliharaan Aktiva
Tugas khusus ini mencakup: (1) penghitung depresiasi saat ini, (2)
pembaruan akumulasi depresiasi dan field nilai buku dalam catatan buku
besar pembantu, (3) pembukuan total depresiasi ke akun buku besar
umum yang dipengaruhi (biaya depresiasi dan akumulasi depresiasi), dann
(4) pencatatan transaksi depresiasi dengan menambahkan catatan ke file
voucher jurnal.
c. Prosedur Penghapusan
Ketika staf menghapus catatan dari buku besar pembantu aktiva tetap,
sistem secara otomatis (1) membukukan dan membuat jurnal penyesuaian
ke akun pengendali aktiva tetap tersebut dalam buku besar umum, (2)
mencatat setiap laba atau rugi yang berkaitan dengan transaksi
penghapusan, (3) menyiapkan catatan voucher jurnal.
2. Pengendalian Sistem Aset Tetap
Siklus Pengeluaran Bagian II: Prosedur Pemrosesan Penggajian dan Aktiva
Tetap

a. Pengendalian Otorisasi
Akuisisi aktiva tetap harus formal dan secara eksplisit diotorisasi. Setiap
transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau
departemen. Dalam hal barang-barang yang bernilai tinggi, harus ada
proses persetujuan independen yang mengevaluasi keuntungan
permintaan tersebut berdasarkan biaya dan manfaatnya.
b. Pengendalian supervisi
Karena aktiva modal secara luas didistribusikan keseluruh perusahaan,
aktiva ini rentan terhadap pencurian dan penyalagunaan, dibandingkan
dengan persediaan yang aman disimpan dalam gudang. Para supervisor
harus memastikan bahwa aktiva tetap yang digunakan sesuai dengan
kebijakan perusahaan dan praktik bisnis.
c. Pengendalian Verifikasi Independen
Secara berkala, auditor internal harus memeriksa akuisisi aktiva dan
prosedur persetujuan untuk menentukan kelayakan faktor yang digunakan
dalam analisis. Hal ini termasuk umur ekonomi aktiva, biaya keuangan,
penghematan biaya yang ditawarkan karena membeli aktiva tersebut, tarif
diskon yang digunakan, dan metode penganggaran modal yang digunakan
dalam analisis.
Auditor internal harus menverifikasi lokasi, kondisi, dan nilai pasar dari
aktiva tetap perusahaan dibandingkan dengan catatan aktiva tetap dalam
buku besar pembantu.Kemudian, pembebanan biaya depresiasi otomatis
yang dihitung oleh sistem aktiva tetap harus diperiksa dan diverifikasi
keakuratan dan kelengkapannya.Kesalahan sistem yang salah menghitung
dapat menghasilkan penjelasan yang salah terhadap biaya operasi,
laporan pendapatan, dan nilai aset.
Siklus Pengeluaran Bagian II: Prosedur Pemrosesan Penggajian dan Aktiva
Tetap

DAFTAR PUSTAKA

 Hall, James. 2013. Accounting Information Systems 8th edition. USA: Cengage
Learning.
 Diana, Ros. 2017. Siklus Pengeluaran II : Prosedur Pemrosesan Gaji dan Aktiva
Tetap. (http://rosdianaz.blogspot.com/2017/05/rmk-sistem-informasi-akuntansi-
prosedur_20.html)
 https://www.academia.edu/11097336/Chapter_6_Siklus_Pengeluaran_Bagian_II_
Prosedur_Pemrosesan_Penggajian_dan_Aktiva_Tetap
 Primadila, Aisah. 2015. Makalah Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pengeluaran
Diajukan Sebagai Tugas Sistem Informasi Akuntansi
(http://aisahprimadila.blogspot.com/2015/05/siklus-pengeluaran.html)
 https://www.slideshare.net/indahdlestari520/siklus-pengeluaran-bagian-2
 http://akuntansisangatmudah.blogspot.com/2013/11/siklus-pengeluaran-bagian-ii-
prosedur.html