MAKALAH
PENGOLAHAN DATA
Kelompok II :
Diamond Limbong
Achmad Rifai
Muh. Alham Adam
Bukri Adiatmo
KATA PENGANTAR
Sistem
Pengolahan Data. Kami mengucapkan terima kasih karena makalah ini dapat terselesaikan
dengan mengacu pada ajaran dan bimbingan Bapak Jusbair Baheri, SE, M.Ak, Ak. selaku dosen
pengajar mata kuliah SISTEM INFOMASI AKUNTANSI di STIE-66 Kendari, dan juga kepada
teman-teman dan sumber referensi yang telah sangat membantu kami. Kami berharap makalah ini
dapat berguna bagi para pembaca meskipun harus kami akui bahwa makalah ini masih jauh dari
kesempurnaan, maka dengan ini kami juga mengharapkan kritik dan saran dari pembaca sebagai
sumbangsih dalam menyempurnakan makalah ini.
Penyusun
BAB I
PENDAHULUAN
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Defenisi dan Tujuan Pengolahan Data
Menurut Jogiyanto Hartono M. Pengolahan data adalah manifulasi dari data kedalam bentuk
yang lebih berguna. sedangkan Sutabri (2005:21) menyebutkan bahwa pengolahan data adalah
merupakan kegiatan-kegiatan penyimpanan data dan penanganan data. Sehingga dari defenisi
diatas dapat diartikan bahwa Pengolahan Data adalah Pengubahan atau transformasi simbolsimbol seperti nomor dan huruf untuk tujuan peningkatan kegunaannya atau manipulasi data
agar menjadi bentuk yang lebih berguna. Pengolahan data ini tidak hanya berupa perhitungan
numeris tetapi juga operasi-operasi seperti klasifikasi data dan perpindahan data dari satu
tempat ke tempat lain. Secara umum, kita asumsikan bahwa operasi-operasi tersebut
dilaksanakan oleh beberapa tipe mesin atau komputer, meskipun beberapa diantaranya dapat
juga dilakukan secara manual. Data dan Informasi adalah asset yang sangat penting bagi
organisasi, karena jika organisasi kehilangan semua informasi mengenai saldo pelanggan, jelas
SIA harus siap mencakup pengendalian untuk memastikan keamanan dan ketersediaan data
organisasi.
Tujuan pengolaha data adalah untuk mengambil informasi asli (data) dan darinya menghasilkan
informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil). Fungsi Pengolahan Data
INPUT
PROCESS
STORAGE
OUTPUT
1. INPUT
Tahapan proses input adalah tahapan merekam data dan dikonversi menjadi bentuk yang dapat
diproses oleh komputer (machine processable form) sehingga untuk memudahkan pemrosesan
maka input perlu dipersiapkan menjadi :
1. Clasification : Pengklasipikasian atau memberi kode yang tersedia pada system (nomor
rekening, kode department)
2. Verification : mengakurasi data untuk menjamin tidak terjadi kesalahan peng-inputan data,
karena mencegah kesalahan pemasukan lebih efisien daripada mendeteksi dan
memperbaiki data yang salah.
3. Transmital : pengiriman data kepada seluruh pihak yang membutuhkan dan saling
berkaitan dalam system.
Cara pengimputan data menggunakan dokumen sumber ( source document) berupa formulir yang
digunakan untuk merekam data transaksi seperti surat penerimaan barang, faktur penjualan,
permintaan pembelian yang sering disebut sebagai data transaksi yang diinput menggunakan
turnaround document yang dikirim kepihak luar dan kemudian dikirim kembali keperusahaan dan
menjadi input.
2. DATA STORAGE
Data yang dimiliki oleh perusahaan harus diorganisasi agar data tersebut dapat diakses secara
mudah dan efisien. Sehingga data tersebut perlu disimpan dengan konsep dasar penyimpanan
sebagai berikut;
1. Entity adalah yang dipakai untuk menyimpan informasi, yaitu karyawan, persediaan dan
rekening pelanggan.
2. Atributes adalah elemen yang dimerupakan bagian dari entity contohnya alamat
pelanggan, nama pelanggan, batas kredit dll.
3. Characters adalah huruf atau angka
4. Data Value adalah kombinasi karakter (huruf atau angka) yang memiliki makna contoh
kotak pos yang merupakan alamat atribut dari sebuah perusahaan.
Pengolahan data menggunakan elektronik menyimpan data dengan cara mengorganisasi, secara
rinci hierarki data dari data terkecil sampai data yang paling besar sebagai berikut:
File
Record
Field
Field, adalah kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi fisik.
Record, adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data, yang
sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity.
File, adalah sekumpulan record yang sejenis ,contohnya adalah sebuah record piutang
pelanggan dikumpulkan dalam satu tempat yang disebut file piutang dagang.
Database, adalah kumpulan file-file yang dibentuk satuan data yang besar. saat ini dengan
mengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan informasi akan dilayani tanpa perlu
menambah program dan file baru.
3 entity
3 record
Kode
Nama
Pelanggan
Pelanggan
Alamat
Batas Kredit
Saldo
12001
PT. ABC
Jl. Kamboja
120.000.000
80.000.000
30112
PT. Palugada
Jl. Martadinata
150.000.000
98.000.000
25108
CV. 999
Duren Sawit
100.000.000
65.000.000
Nilai
data
Field Individu
Pada umumnya perusahaan menyimpan data untuk mempermudah mengakses data kembali ketika
dibutuhkan pada masa mendatang, ada beberapa jenis file yang digunakan untuk menyimpan data
antara lain:
1. Master File
: File yang relatif permanent, dan akan berubah ketika ada terjadi transaksi,
didalam manual system master file ini merupakan rekening pembantu buku besar.
2. Transaction File : File traksaksi yang bersifat sementara yang akan merubah isi dari
master file, didalam manual system file ini merupakan jurnal yang berisi transaksi sejenis.
3. Table File
File#1
Data A
Data B
Data C
Program
Aplikasi
#1
File#2
Data B
Data C
Data D
Program
Aplikasi
#2
File#3
Data B
Data E
Data F
Program
Aplikasi
#3
Database
Data A
Data B
Data C
Data D
Data E
Sistem manajemen
database
Program
Aplikasi
Program
Aplikasi
Program
Aplikasi
#1
#2
#3
Pendekatan
Pendekatan
File
Database
2. Deletions
3. Updates
4. Changes
2. Comparing
5. Retrieval
Sebagai contoh proses update file yang merupakan tahapan pemeliharan data penjualan kredit
salah satu nomor rekening costumer dengan nilai penjualan sebesar Rp.800.000,- dengan saldo
piutang pada rekening periode sebelumnya sebesar Rp.2.300.000,- sehingga menghasilkan data
saldo piutang sebesar Rp.3.100.00,-
Data Transaksi
Nomor Rekening
Jenis Transaksi
Tanggal Transaksi
Nomor Dokumen
30112
Penjualan
25/7/2010
02081
Batas Kredit
Rp.5.000.000,-
Saldo
Sebelumnya
Saldo Sekarang
1.300.000,-
Rp.2.300.000,-
Nilai Transaksi
Rp.800.000,-
Batas
Kredit
Saldo
Sebelumnya
30112
Rp.5.000.000,-
Rp.2.300.000,-
Saldo Sekarang
Rp.3.100.000,-
A. Akses data.
Data yang tersimpan dapat diakses yaitu diperbaharui, disimpan dan dipanggil dengan
menggunakan alat identifikasi berupa elemen data (field) yang disebut kunci (key) . ada dua jenis
kunci yang digunakan yakni kunci utama (primary key) dengan kunci cadangan (sendary key)
yang digunakan untuk mengidentifikasi records. Sebagai contoh alat pengidentifikasi records
dalam suatu perusahaan.
Primary Key
Secondary Key
Gaji
Nomor Karyawan
Pelanggan
Nomor Pelanggan
Persediaan S.Part
Nomor Barang
Buku Besar
Nomor Akun
B. Pengorganisasian File
Mengorganisasi file merupakan cara menyimpan data dalam media penyimpanan (storage) dan
cara mengakses file yang dapat diakses secara berurut dan acak.
File transaksi
Saldo
Nomor Rekening
Saldo
101
1.000.000,-
101
+700.000,-
102
600.000,-
102
-1.000.000,-
104
1.900.000,-
103
+500.000,-
104
+1.600.000,-
Proses Update
Langkah
File induk
Aktifitas
No. Rekening
File transaksi
Saldo
101
No. Rekening
---
---
102
600
---
---
10
103
1.900
11
---
12
13
Saldo
1.000
101
101
700
101
-1.000
103
500
104
1.600
1.700
101
700
104
3.500
File transaksi
Saldo
Nomor Rekening
101
700,-
102
600,-
104
3.500,-
103
Saldo
500,-
(Nilai transaksi positif menunjukkan adanya transaksi penjualan sedangkan Nilai transaksi negative
menunjukkan transaksi pelunasan piutang).
1
Tahapan pemrosesan
1. Dimulai
ketika
user
memanggil program untuk
meng-inputkan data.
2. Sistem akan meminta user
untuk memasukkan data.
3. Sistem menerima data
transaksi
4. System mencari data di file
induk yang sesuai
5. Pencarian data ketemu?
6. Beritahu kesalahan dan
minta entri data ulang!
7. Update file induk.
8. Rekam data baru.
9. Update lagi?
Tidak
5
Ya
9
Tidak
STOP
Ya
Pelanggan
No. 1479
Pelanggan
No. 1480
Pelanggan
No. 1481
Pelanggan
No. 1482
Alamat
No. 4061
Pelanggan
No. 1483
Pelanggan
No. 1484
Pelanggan
No. 1485
Pelanggan
No. 1486
Pelanggan
No. 1487
Alamat
No. 4061
Pelanggan
No. 1488
Pelanggan
No. 1489
Pelanggan
No. 1491
Pelanggan
No. 1491
Pelanggan
No. 1492
Alamat
No. 4061
Pelanggan
No. 1493
Pelanggan
No. 1494
Pelanggan
No. 1495
Pelanggan
No. 1496
Pelanggan
No. 1497
Alamat
No. 4061
Pelanggan
No. 1498
Pelanggan
No. 1499
Pelanggan
No. 1500
Pelanggan
No. 1501
Pelanggan
No. 1502
Indeks
Kunci
1482
1487
1492
1497
1502
Alamat
4061
4062
4063
4064
4065
secara berkelompok atau diproses langsung. Remote batch prosesing terjadi ketika
transaksi dicatat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable form) dari
jauh dan secara elektronik ditransfer ke file induk.
Perhatikan bagan pengolahan data kelompok berikut ini:
File
Indu
k
Gabungkan bukti
kedalam satu
kelompok
transaksi
Masukkan
kelompok data
sesuai batas waktu
atau jumlah data ,
urutkan dile dan
edit data.
Simpan data
dalam file
sementara
Proses
seluruh
kelompok
data.
Perbaharui
file lama
dengan data
transaksi
Cetak laporan:
- Lap. Utama
- Lap. Error
- Transaksi
- Total kontrol
File
Induk
Masukkan data
kedalam system pada
saat terjadinya
Simpan data
dalam file
sementara
Proses seluruh
file sementara,
Perbaharui file
lama dengan
data transaksi
Cetak laporan:
- Lap. Utama
- Lap. Error
- Transaksi
- Total kontrol
Metode on-line batch processing computer dapat menangkap data secara elektronik ,
mengedit akurasi dan kelengkapan setelah itu menyimpannya untuk diproses lebih lanjut
dimasa mendatang setelah mencapai satu kelompok.
2. On-line real time processing
File
Induk
Masukkan data
kedalam system pada
saat terjadinya
Proses seluruh
file sementara,
Perbaharui file
lama dengan
data transaksi
Metode on-line real time processing computer dapat menangkap data secara elektronik ,
mengedit akurasi dan kelengkapan dan memprosesnya sesegera mungkin.
3.
MENGHASILKAN DATA
Tujuan utama dalam memproses data adalah menghasilkan informasi yang akan digunakan
dalam berbagai kebutuhan dalam perusahaan maupun luar perusahaan, informasi yang dipakai
eksternal perusahaan seperti laporan keuangan , dihasilkan sebagai pertanggungjawaban
pengelolaan perusahaan sedangkan informasi yang dipakai internal ditujukan untuk kebutuhan
informasi oleh manajemen yang dapat berguna untuk membantu melaksanakan tugas-tugas
manajerial seperti perencanaan kegiatan ( planning ), pengarahan dan motivasi karyawan
( directing & motivating ), pengendalian (controlling ), dan pembuatan keputusan (decision
making). Informasi yang disajikan dapat berbentuk dokumen, laporan dan query.
Aktivitas dalam siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi bagi para pemakai
baik baga pemakai intern (manajemen) maupun pemakai ekstern.Informasi disajikan dalam
tiga alternative yaitu:
1.
Dokumen, yang berisi transaksi atau data perusahaan lain. Misalnya, cek dan faktur
penjualan yang dikirimkan ke perusahaan lain. Jenis yang lain yaitu laporan penerimaan
barang, dan permintaan pembelian digunakan secara internal. Dokumen yang dihasilkan
pada setiap akhir transaksi disebut dokumen operasional ( operational document ), untuk
membedakannya dengan dokumen sumber yang digunakan pada awal proses.
2.
Laporan, yang dibuat untuk keperluan intern dan ekstern . Laporan ini biasanya
digunakan oleh karyawan perusahaan untuk mengawasi kegiatan operasional dan
digunakan oleh manajer untuk membuat keputusan serta merancang strategi untuk
perusahaan. Laporan keuangan dan analisis penjualan dihasilkan secara reguler.
Sedangkan jenis laporan lainnya dihasilkan pada saat informasi pada laporan tersebut
dibutuhkan
3.
Query, merupakan informasi yang diberikan oleh system karena system merespon
permintaan data secara spesifik,bentuk, isi,maupun waktu dihasilkannya informasi
tersebut. Dengan jenis laporan ini, maka berbagai macam persoalan dan pertanyaan yang
memerlukan tindakan cepat dan jawaban yang konstan dapat segera diperoleh
solusinya. Query berfungsi untuk membuat relasi atau penggabungan dari beberapa
tabel, dari query tersebut akan menghasilkan Report yang berfungsi untuk menampilkan
bentuk laporan dari bentuk output yang sesuai dengan data yang di proses.
BAB III
PENUTUP
3.1 KESIMPULAN
Pengolahan Data adalah manipulasi angka atau huruf yang bertujuanmeningkatkan kegunaannya
menjadi bentuk yang lebih berguna. Siklus pengolahan data terdiri dari empat aktivitas utama yaitu
aktivitas input data, aktivitas pengolahan data, aktivitas penyimpanan data dan aktivitas output
informasi. Aktivitas input merupakan tahapan penting, sehingga diperlukan ketelitian dalam
menginput data, jika terjadi kesalahan dalam pengimputan maka output juga akan salah. Demikian
juga dengan penyimpanan data memerlukan penanganan khusus untuk menghindari kendala ketika
sewaktu-waktu data tersebut dibutuhkan. Ada dua pendekatan dalam penyimpanan file yaitu
orientasi file dan database, pada umumnya pendekatan database lebih banyak digunakan karena
lebih unggul dibandingkan dengan pendekatan orientasi file. Tahapan pemrosesan data juga
membutuhkan kecermatan mulai dari mengakses data, menggunakan kunci, pengorganisasian file.
Dan aktifitas terakhir adalah output informasi yang dibutuhkan oleh internal dan eksternal
perusahaan berupa dokumen, laporan dan query.
DAFTAR PUSTAKA