BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pada dasarnya sebuah sistem informasi akuntansi dirancang untuk

menghasilkan informasi yang membantu para pemakai laporan melakukan

aktivitasnya. Sistem informasi akuntansi yang berbasis computer mengubah data

transaksi kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer dan memprosesnya.

Setelah data diproses, data disimpan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin,

dan kemudian dikonversi kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia.

Kegiatan ini disebut dengan siklus pengolahan data.

1.2 Tujuan Masalah

1. Menguraikan siklus pengolahan data dalam sebuah system.

2. Mengetahui tehnis penyimpanan data dalam orientasi file dan database.

3. Mengetahui cara mengakses, mengorganisasikan dan memanggil data.

4. Memahami processing data dengan berbagai metode serta kelebihannya.

1.3 Rumusan masalah

1. Apa defenisi pengolahan data dan bagaimana siklus dalam mengolah data?

2. Apa pendekatan penyimpanan data yang dipakai serta pengaplikasiannya?

3. Bagaimana mengorganisasikan, memperbarui, menyimpan, mengakses

dan memanggil data?

4. Bagaimana cara memenuhi kebutuhan informasi dalam organisasi?

Page 1
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Defenisi dan Tujuan Pengolahan Data

Menurut Jogiyanto Hartono M. Pengolahan data adalah manifulasi dari

data kedalam bentuk yang lebih berguna. sedangkan Sutabri (2005:21)

menyebutkan bahwa pengolahan data adalah merupakan kegiatan-kegiatan

penyimpanan data dan penanganan data. Sehingga dari defenisi diatas dapat

diartikan bahwa Pengolahan Data adalah Pengubahan atau transformasi

simbol-simbol seperti nomor dan huruf untuk tujuan peningkatan kegunaannya

atau manipulasi data agar menjadi bentuk yang lebih berguna. Pengolahan data

ini tidak hanya berupa perhitungan numeris tetapi juga operasi-operasi seperti

klasifikasi data dan perpindahan data dari satu tempat ke tempat lain. Secara

umum, kita asumsikan bahwa operasi-operasi tersebut dilaksanakan oleh

beberapa tipe mesin atau komputer, meskipun beberapa diantaranya dapat juga

dilakukan secara manual. Data dan Informasi adalah asset yang sangat penting

bagi organisasi, karena jika organisasi kehilangan semua informasi mengenai

saldo pelanggan, jelas SIA harus siap mencakup pengendalian untuk

memastikan keamanan dan ketersediaan data organisasi.

Tujuan pengolaha data adalah untuk mengambil informasi asli (data)

dan darinya menghasilkan informasi lain dalam bentuk yang berguna (hasil).

Fungsi Pengolahan Data

 Mengambil program dan data (masukkan/ input) (input device)

Page 2
  Data diolah dengan metode tertentu untuk pemrosesan (proses

device)

 Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan

 Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan

 Menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan (output

device)

2.2 Siklus Pengolahan Data

Dalam pengolahan data di Sistem Informasi Akuntansi, terdapat 4 langkah

dasar dalam proses pengolahan data yang menjadi acuan utama seperti dalam

skema berikut ini:

INPUT PROCESS OUTPUT

STORAGE

1. INPUT

Tahapan proses input adalah tahapan merekam data dan dikonversi menjadi

bentuk yang dapat diproses oleh komputer (machine processable form) sehingga

untuk memudahkan pemrosesan maka input perlu dipersiapkan menjadi :

1. Clasification : Pengklasipikasian atau memberi kode yang tersedia pada

system (nomor rekening, kode department)

Page 3
 2. Verification : mengakurasi data untuk menjamin tidak terjadi kesalahan

peng-inputan data, karena mencegah kesalahan pemasukan lebih efisien

daripada mendeteksi dan memperbaiki data yang salah.

3. Transmital : pengiriman data kepada seluruh pihak yang membutuhkan

dan saling berkaitan dalam system.

Cara pengimputan data menggunakan dokumen sumber ( source document)

berupa formulir yang digunakan untuk merekam data transaksi seperti surat

penerimaan barang, faktur penjualan, permintaan pembelian yang sering disebut

sebagai data transaksi yang diinput menggunakan turnaround document yang

dikirim kepihak luar dan kemudian dikirim kembali keperusahaan dan menjadi

input.

2. DATA STORAGE

Data yang dimiliki oleh perusahaan harus diorganisasi agar data tersebut dapat

diakses secara mudah dan efisien. Sehingga data tersebut perlu disimpan dengan

konsep dasar penyimpanan sebagai berikut;

1. Entity adalah yang dipakai untuk menyimpan informasi, yaitu karyawan,

persediaan dan rekening pelanggan.

2. Atributes adalah elemen yang dimerupakan bagian dari entity contohnya

alamat pelanggan, nama pelanggan, batas kredit dll.

3. Characters adalah huruf atau angka

4. Data Value adalah kombinasi karakter (huruf atau angka) yang memiliki

makna contoh kotak pos yang merupakan alamat atribut dari sebuah

perusahaan.

Page 4
Pengolahan data menggunakan elektronik menyimpan data dengan cara

mengorganisasi, secara rinci hierarki data dari data terkecil sampai data yang

paling besar sebagai berikut:

Gambar : Hirarki Elemen Penyimpanan Data

Database

File

Record

Field

Field, adalah kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi

fisik.

Record, adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah

satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity.

File, adalah sekumpulan record yang sejenis ,contohnya adalah sebuah record

piutang pelanggan dikumpulkan dalam satu tempat yang disebut file piutang

dagang.

Database, adalah kumpulan file-file yang dibentuk satuan data yang besar. saat

ini dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan informasi

akan dilayani tanpa perlu menambah program dan file baru.

Page 5
Gambar : Struktur Data

Atributes

Kode Nama
Pelanggan Pelanggan Alamat Batas Kredit Saldo

12001 PT. ABC Jl. Kamboja 120.000.000 80.000.000

3 entity Nilai
30112 PT. Palugada Jl. Martadinata 150.000.000 98.000.000 data
3 record
25108 CV. 999 Duren Sawit 100.000.000 65.000.000

Field Individu

Pada umumnya perusahaan menyimpan data untuk mempermudah mengakses

data kembali ketika dibutuhkan pada masa mendatang, ada beberapa jenis file

yang digunakan untuk menyimpan data antara lain:

1. Master File : File yang relatif permanent, dan akan berubah ketika ada

terjadi transaksi, didalam manual system master file ini merupakan

rekening pembantu buku besar.

2. Transaction File : File traksaksi yang bersifat sementara yang akan

merubah isi dari master file, didalam manual system file ini merupakan

jurnal yang berisi transaksi sejenis.

3. Table File : File yang menjadi referensi selama pemrosesan yang diambil

untuk memudahkan kalkulasi contohnya tarif pajak atau biaya ongkos

kirim.

4. History File : File yang berisi transaksi yang telah diproses, data ini

dipelihara sebagai informasi yang digunakan referensi informasi bagi

manajemen. Contohnya tren penjualan, pelanggan, penjualan produk.

Page 6
 5. Backup File : File yang merupakan duplikat yang berguna untuk

mengantisipasi ketika ada file yang hilang atau rusak

6. Suspense File : File berisi record yang dipisahkan sementara dari

pemrosesan data regular untuk tujuan investigasi data yang dibetulkan.

Contoh pengeluaran suatu produk namun persediaan telah habis dalam

master file.

7. Report File : File sementara yang akan dicetak pada tanggal berikutnya.

Database (Basis Data)

Dalam pendekatan database memandang bahwa data tidak hanya digunakan oleh

satu unit fungsi tertentu saja, melainkan seluruh organisasi, kemudahan yang

diberikan oleh database cukup banyak disbanding dengan orientasi file yang serta

merta membuat file induk bertambah banyak seiring bertambahnya file baru.

Keuntungan dari Database approach adalah :

1. Integrasi Data : Informasi dapat dikombinasikan tanpa batas

2. Fleksibilitas laporan yaitu laporan dapat direvisi secara mudah dan dibuat

sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal pelaporan reguler.

3. Meminimumkan pengulangan atau ketidakkonsistenan data, karena elemen

data biasanya disimpan hanya sekali saja.

4. Independensi data karena data dan program bersifat independen, sehingga

tidak saling mempengaruhi satu sama lain.

5. Manajemen data terpusat : Manajemen akan lebih efisien, karena admin

database akan bertanggungjawab untuk mengkoordinir, mengendalikan

dan mengelola database.

Page 7
 6. Keamanan lebih terjamin karena perangkat lunak memiliki pengawasan

melekat, seperti password yang membantu integritas data.

7. Analisis lintas fungsi karena didalam database hubungan antar elemen data

seperti penjualan dengan promosi dapat didefenisikan secara ekplisit untuk

membuat laporan manajemen.

3. DATA PROCESSING

Aktivitas pengolahan data yang sering dilakukan adalah pemeliharaan data,

yaitu pemrosesan transaksi periodik yang memperbaharui data yang

tersimpan. Jenis-jenis pemeliharaan yang biasa dilakukan adalah:

1. Additions : Memasukkan data (record) baru kedalam file.

2. Deletions : Menghapus data (record) dari dalam file

3. Updates : Merevisi saldo sekarang melalui data transaksi

: Memodifikasi data yang telah ada seperti alamat, riwayat

4. Changes kredit.dll

Pemrosesan data juga melibatkan aktivitas-aktivitas lainnya, yaitu:

1. Calculating : Melakukan berbagai macam manipulasi (operasi) matematik

2. Comparing : Membandingkan dua atau lebih elemen data yang tersedia

Summarizin

3. g : Menggabungkan data menjadi satu angka jumlah

4. Filtration : Memilah data untuk proses berikutnya

5. Retrieval : Mengambil data dari storage untuk proses pembuatan laporan.

Sebagai contoh proses update file yang merupakan tahapan pemeliharan data
penjualan kredit salah satu nomor rekening costumer dengan nilai penjualan

Page 8
sebesar Rp.800.000,- dengan saldo piutang pada rekening periode sebelumnya
sebesar Rp.2.300.000,- sehingga menghasilkan data saldo piutang sebesar
Rp.3.100.00,-
Gambar : Proses Update File
Data Transaksi

Nomor Rekening Jenis Transaksi Tanggal Transaksi Nomor Dokumen Nilai Transaksi
Rp.800.000,
30112 Penjualan 25/7/2010 02081 -

Record Piutang Dagang - Verifikasi akurasi data

Nomor Saldo
Batas Kredit Saldo Sekarang - Cocokkan No. Rekening
Rekening Sebelumnya
- Adding transaksi ke saldo.
30112 Rp.5.000.000,- 1.300.000,- Rp.2.300.000,-
- Comparing saldo baru dengan
batas kredit
- Ulang untuk seluruh transaksi
Cetak
- laporan

Record piutang dagang

(terbaru)
Nomor Batas Saldo
Saldo Sekarang
Rekening Kredit Sebelumnya
30112 Rp.5.000.000,- Rp.2.300.000,- Rp.3.100.000,-

A. Akses data.

Data yang tersimpan dapat diakses yaitu diperbaharui, disimpan dan dipanggil

dengan menggunakan alat identifikasi berupa elemen data (field) yang disebut

kunci (key) . ada dua jenis kunci yang digunakan yakni kunci utama (primary key)

dengan kunci cadangan (sendary key) yang digunakan untuk mengidentifikasi

records. Sebagai contoh alat pengidentifikasi records dalam suatu perusahaan.

Tabel : Contoh Key

Jenis Record Primary Key Secondary Key

- Gaji Nomor Karyawan Nomor Pegawai, Tgl Gaji,

Page 9
 department

Nama Pelanggan, batas kredit,

- Pelanggan Nomor Pelanggan saldo

- Persediaan S.Part Nomor Barang Nama Barang, Lokasi, Supplier

- Buku Besar Nomor Akun Nomor Department, Saldo terkini

B. Pengorganisasian File

Mengorganisasi file merupakan cara menyimpan data dalam media penyimpanan

(storage) dan cara mengakses file yang dapat diakses secara berurut dan acak.

1. Metode Akses berurut ( sequentil access method)

Dalam metode akses berurut ini adalah dengan memproses file induk dan

file transaksi dengan ururtan yang sama. Sehingga proses pembaruan file

akan memelihara dua rekening dalam urutan yang sama. Metode ini cepat

dan efisien apabila volume transaksi besar dan sebagian record yang

diproses secara periodic dalam sebuah file tidak banyak memerlukan

updating dan efisien bagi proses yang berkelompok. Perhatikan langkah-

langkah proses update yang berisi master file lama, transaction file dan

master file yang telah diperbaharui berikut ini:

Tabel : Proses update file berurut

File sebelum update

File induk File transaksi

Nomor Rekening Saldo Nomor Rekening Saldo

Page
10
 101 1.000.000,- 101 +700.000,-

102 600.000,- 102 -1.000.000,-

104 1.900.000,- 103 +500.000,-

104 +1.600.000,-

Proses Update

File induk File transaksi

Langkah Aktifitas

No. Rekening Saldo No. Rekening Saldo

1 Baca data file induk 101 1.000

2 Baca data file transaksi 101 700

3 Bandingkan data dan update 101 1.700

4 Baca data file transaksi 101 -1.000

5 Bandingkan data dan update 101 700

6 Baca data file transaksi 103 500

7 (tidak cocok) rekam 101 ke file induk baru --- ---

8 Baca data file induk 102 600

9 (tidak cocok) rekam 102 ke file induk baru --- ---

10 Baca data file induk 103 1.900

11 (tidak cocok) rekam 103 ke file salah data ---

12 Baca data file transaksi 104 1.600

13 Bandingkan data dan update 104 3.500

Page
11
 File setelah up-date

File induk File transaksi

Nomor Rekening Saldo Nomor Rekening Saldo

101 700,- 103 500,-

102 600,-

104 3.500,-

(Nilai transaksi positif menunjukkan adanya transaksi penjualan sedangkan Nilai

transaksi negative menunjukkan transaksi pelunasan piutang).

2. Metode Akses acak (direct access method)

Dalam metode akses acak biasanya transaksi diproses ketika transaksi itu

terjadi, berbeda dengan akses berurut, dalam metode ini file transaksi dan

file induk diproses secara acak. Dalam proses pengolahan data dalam

metode ini computer menggunakan kunci utama (primary key) pada file

transaksi contohnya nomor rekening untuk mencari record yang

diinginkan pada file induk, setelah ditemukan record yang dicari kemudian

dipanggil

 
(retrieved) diperbaharui (updated) lalu ditulis ulang ke buku induk. Metode

ini cocok digunakan kepada file-file diakses, diupdate secara konstan.

3. Indexed sequential acces method ( ISAM)

Metode yang paling banyak digunakan, data disimpan secara berurut

berdasarkan primary key pada alat penyimpan direct acces, Indexed

Page
12
 sequential acces method (ISAM) juga membuat file index untuk file induk,

sehingga file dapat diakses secara berurut dan langsung. tetapi metode ini

juga memiliki kelemahan seperti harus memerlukan memory yang besar,

pembuatan, penyimpanan dan pemeliharan indeks yang mahal, data baru

yang jumlahnya banyak tidak dapat ditambahkan dengan mudah di file.

4. Metode Pemrosesan data

Selain metode tersebut diatas, file juga dapat diproses berdasarkan kapan

transaksi diproses. Pada dasarnya transaksi dapat digunakan untuk

mengupdate file ketika transaksi itu terjadi atau transaksi tersebut

disimpan secara temporer dan diproses dalam sebuah kelompok sekaligus.

4.1 Batch Processing

Pemrosesan secara berkelompok adalah pemrosesan yang dilakukan suatu

waktu tertentu misalnya setiap jam atau setiap hari atau ketika jumlah

transaksi telah mencapai 50 atau 100 transaksi, transaksi yang telah

terkumpul dalam sebuah kelompok dapat diproses secara berkelompok

atau diproses langsung. Remote batch prosesing terjadi ketika transaksi

dicatat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin (machine readable

form) dari jauh dan secara elektronik ditransfer ke file induk.

Perhatikan bagan pengolahan data kelompok berikut ini:

Page
13
 File Induk

Gabungkan bukti Masukkan Simpan data Proses Cetak laporan:

kedalam satu kelompok data dalam file seluruh - Lap. Utama
kelompok sesuai batas waktu sementara kelompok - Lap. Error
transaksi atau jumlah data , data. - Transaksi
urutkan dile dan Perbaharui - Total kontrol

4.2 On-line processing

Pemrosesan seketika (online processing) adalah dimana komputer

menangkap data secara elektronik dan menyimpannya sehingga data

tersebut dapat diproses lebih lanjut. Contohnya sebuah bank dapat

menangkap data dengan terminal online namun memilih memproses

transaksi setelah jam kerja. Dalam metode ini dapat dibagi menjadi

dua metode yaitu:

1. On-line batch processing

Metode on-line batch processing computer dapat menangkap data secara

elektronik , mengedit akurasi dan kelengkapan setelah itu menyimpannya

untuk diproses lebih lanjut dimasa mendatang setelah mencapai satu

kelompok.

2. On-line real time processing

Metode on-line real time processing computer dapat menangkap data

secara elektronik , mengedit akurasi dan kelengkapan dan memprosesnya

sesegera mungkin.

Page
14
3. MENGHASILKAN DATA

Tujuan utama dalam memproses data adalah menghasilkan informasi yang

akan digunakan dalam berbagai kebutuhan dalam perusahaan maupun luar

perusahaan, informasi yang dipakai eksternal perusahaan seperti laporan

keuangan , dihasilkan sebagai pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan

sedangkan informasi yang dipakai internal ditujukan untuk kebutuhan

informasi oleh manajemen yang dapat berguna untuk membantu

melaksanakan tugas-tugas manajerial seperti perencanaan kegiatan ( planning

), pengarahan dan motivasi karyawan ( directing & motivating ),

pengendalian (controlling ), dan pembuatan keputusan (decision making).

Informasi yang disajikan dapat berbentuk dokumen, laporan dan query.

Aktivitas dalam siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi bagi

para pemakai baik baga pemakai intern (manajemen) maupun pemakai

ekstern.Informasi disajikan dalam tiga alternative yaitu:

1. Dokumen, yang berisi transaksi atau data perusahaan lain. Misalnya,

cek dan faktur penjualan yang dikirimkan ke perusahaan lain. Jenis

yang lain yaitu laporan penerimaan barang, dan permintaan pembelian

digunakan secara internal. Dokumen yang dihasilkan pada setiap akhir

transaksi disebut dokumen operasional ( operational document ), untuk

membedakannya dengan dokumen sumber yang digunakan pada awal

proses.

2. Laporan, yang dibuat untuk keperluan intern dan ekstern . Laporan ini

biasanya digunakan oleh karyawan perusahaan untuk mengawasi

Page
15
 kegiatan operasional dan digunakan oleh manajer untuk membuat

keputusan serta merancang strategi untuk perusahaan. Laporan

keuangan dan analisis penjualan dihasilkan secara reguler. Sedangkan

jenis laporan lainnya dihasilkan pada saat informasi pada laporan

tersebut dibutuhkan

3. Query, merupakan informasi yang diberikan oleh system karena system

merespon permintaan data secara spesifik,bentuk, isi,maupun waktu

dihasilkannya informasi tersebut. Dengan jenis laporan ini, maka

berbagai macam persoalan dan pertanyaan yang memerlukan tindakan

cepat dan jawaban yang konstan dapat segera diperoleh solusinya.

Query berfungsi untuk membuat relasi atau penggabungan dari

beberapa tabel, dari query tersebut akan menghasilkan Report yang

berfungsi untuk menampilkan bentuk laporan dari bentuk output yang

sesuai dengan data yang di proses.

Page
16
 BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Pengolahan Data adalah manipulasi angka atau huruf yang

bertujuanmeningkatkan kegunaannya menjadi bentuk yang lebih berguna. Siklus

pengolahan data terdiri dari empat aktivitas utama yaitu aktivitas input data,

aktivitas pengolahan data, aktivitas penyimpanan data dan aktivitas output

informasi. Aktivitas input merupakan tahapan penting, sehingga diperlukan

ketelitian dalam menginput data, jika terjadi kesalahan dalam pengimputan maka

output juga akan salah. Demikian juga dengan penyimpanan data memerlukan

penanganan khusus untuk menghindari kendala ketika sewaktu-waktu data

tersebut dibutuhkan. Ada dua pendekatan dalam penyimpanan file yaitu orientasi

file dan database, pada umumnya pendekatan database lebih banyak digunakan

karena lebih unggul dibandingkan dengan pendekatan orientasi file. Tahapan

pemrosesan data juga membutuhkan kecermatan mulai dari mengakses data,

menggunakan kunci, pengorganisasian file. Dan aktifitas terakhir adalah output

informasi yang dibutuhkan oleh internal dan eksternal perusahaan berupa

dokumen, laporan dan query.

Page
17
 DAFTAR PUSTAKA

Krismiaji, 2015. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Keempat, Yogyakarta: Other

Jogiyanto, H.M. 2008. Pedoman Survei Kuesioner, Mengembangkan Kuesioner,

Mengatasi Bias dan Meningkatkan Respon. Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA.

Online, http://rismayanisaputri.blogspot.co.id /2013/12/sistem-informasi-

akuntansi-siklus_6.html

Page
18