Modul Sistem Informasi Akutansi

PERTEMUAN 2 :

TINJAUAN MENYELURUH PROSES BISNIS

A. TUJUAN PEMBELAJARAN

Pada Pertemuan 2 ini akan di jelaskan mengenai Tinjauan menyeluruh proses

bisnis, dan anda harus mampu ;

1. Menjelaskan tiga fungsi dasar yang dilaksanakan oleh Sistem informasi

Akutansi (SIA)
2. Mendiskripsikan dokumen dan prosedur yang digunakan dalam SIA untuk
mengumpulkan dan memproses data transaksi.
3. Menjelaskan jenis-jenis informasi yang disediakan oleh SIA
4. Mendiskripsikan tujuan pengendalian internal dasar SIA dan menjelaskan
pencapaiannya

B. URAIAN MATERI

TINJAUAN MENYELURUH PROSES BISNIS

Tinjauan menyeluruh proses bisnis

Pembahasan ini memberikan tinjauan menyeluruh mengenai bagaimana SIA

melaksanakan ketiga fungsi tersebut. Kita mulai dengan mendiskusikan jenis-jenis
dasar kegiatan bisnis organisasi, keputusan utama yang harus dipertimbangkan
ketika mengelola kegiatan tersebut dan informasi yang dibutuhkan untuk
membuat keputusan tersebut.

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

Dalam hal ini, dapat dilihat bahwa sifat dan tujuan organisasi mempengaruhi
desain SIA. Selanjutnya, dideskripsikan bagaimana data mengenai kegiatan bisnis
dapat dikumpulkan, diproses, dan diubah menjadi informasi yang berguna untuk
manajemen. Pertemuan 2 ini akan ditutup dengan pengenalan mengenai
pengendalian internal.

SIA melaksanakan tiga fungsi dasar, yaitu:

1. Mengumpulkan dan memproses data mengenai kegiatan bisnis organisasi

secara efisien dan efektif.
2. Menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan
3. Membentuk pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa data
kegiatan bisnis dicatat dan diproses secara akurat dan untmk melindungi
data dan aset organisasi lainnya.

Fungsi SIA I

1. Kebutuhan Bisnis dan Kebutuhan Informasi

Sebelum memutuskan untuk membeli paket akuntansi untuk perusahaan
pertama-tama harus dipahami bagaimana perusahaan tersebut berfungsi. Hal
tersebut akan dapat mengidentifikasi jenis informasi yang dibutuhkan oleh
manajemen untuk mengelola perusahaan secara efektif. Selanjutnya, dapat
ditentukan jenis data dan prosedur yang akan diperlukan untuk
mengumpulkan informasi tersebut.

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

• Identified as apriority, and data is in scope

• Aplicable for data warehouse
• Data Exist and can be used as is or with minor
transformations
Informational
• All View of data is possible
Need

• Data Exist but needs some more involved transformation

• Some views related to data may not be possible due to
integrity, consistency, data history problems or
inaccuracy in data
Informational • identified as apriority
Need • Applicable for Data Warehouse

• Data does not exist or can not be used as is, new OLTP
requeired
• Applicable for data warehouse
• Same view related to data may not be possible due to
Informational integrity, cosistency, data history probles or in accuracy
Need in data

• Priority not applicable, out of scope

Informational
Need

Gambar 2.1 Color Codes Information Need Model

Untuk meringkas hasil-hasil analisis tersebut harus dibuat tabel tiga kolom.
Di kolom sebelah kiri, didaftar kegiatan bisnis dasar perusahaan. Kemudian,
di kolom bagian tengah, didaftar keputusan utama yang perlu dilakukan untuk
setiap kegiatan tersebut. Akhirnya, di kolom sebelah kanan, didaftar
informasi yang berguna bagi manajemen untuk membuat keputusan tersebut.
Tabel 2-2 menunjukkan hasil dari usaha.

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

Daftar yang dihasilkan diatas belum lengkap, tetapi terasa sudah cukup,
karena daftar tersebut memberikan gambaran umum mengenai perusahaan.
Disadari juga bahwa tidak semua kebutuhan informasi yang terdaftar di
kolom sebelah kanan akan dihasilkan secara internal oleh SIA perusahaan.
Misalnya informasi mengenai ketentuan pembayaran barang-barang yang
dibeli, akan disediakan oleh penyedia barang (vendors).

Jadi, SIA harus mampu mengintegrasikan data eksternal dengan data yang
dihasilkan secara internal agar manajemen dapat menggunakan kedua jenis
data tersebut untuk menjalankan perusahaan.

Selanjutnya, harus diputuskan untuk mengatur ulang kegiatan bisnis yang

terdaftar dalam Tabel 2-1 menjadi kelompok transaksi yang saling
berhubungan. Dari berbagai pengalaman, dapat diketahui bahwa banyak
kegiatan bisnis organisasi yang ¬dapat dideskripsikan sebagai pasangan
kegiatan (events) yang mencakup pertukaran memberi-menerima (give-get).

Misalnya, perusahaan menjual barang ke pelanggan, sebagai tukarnya,

perusahaan menerima uang tunai (cash). Sama halnya jika perusahaan
membeli persediaan dari pemasok dan sebagai gantinya, Perusahaan
memberikan uang tunai ke pemasok tersebut.

Tabel 2.1. Kelompok Transaksi Kegiatan Bisnis

Kegiatan Bisnis Keputusan Utama Kebutuhan Informasi

Perolehan Modal 1. Berapa Banyak ? 1. Proyeksi Arus Kas
2. Investasi atau 2. Pro-forma laporan
pinjaman ? keuangan
3. Jika pinjaman, 3. Jadwal amortisasi
ketentuan terbaik ? utang
Perolehan Gedung dan 1. Ukuran Gedung ? 1. Kebutuhan
Peralatan 2. Jumlah peralatan ? kapasitas
3. Sewa atau beli ? 2. Harga
4. Lokasi ? 3. Studi pasar
5. Bagaimana 4. Tabel pajak dan

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi
depresiasinya?
Mengontrak dan melatih Persyaratan
pegawai pengalaman ?
Bagaimana cara
menilai integritas dan
kompetensi pelamar ?
Bagaimana melatih?
Perolehan Persediaan Bagaimana cara
membawanya?
Berapa banyak yang
perlu dibeli?
Penjual Vendor yang
mana ?
Bagaimana mengella
persediaan?
Kegiatan Periklanan dan Media yang mana ?
Pemasaran Isi ?
Penjualan Barang Mark-up (kenaikan)
persentasinya?
Penawaran kredit in-
house?
Kartu kredit apa yang
diterima?
Pengumpulan pembayaran Jika menawarkan
dari pelanggan kredit bagaimana
ketentuannya?
Bagaimana mengurus
penerimaan uang
tunai?
Pembayaran Gaji Pegawai Jumlah gaji?
Pemotongan dan iuran
(withholdings)?
Proses pembayaran in-
house atau
menggunakan jasa
luar?
Pembayaran Pajak Persyaratan pajak atas
gaji
Persyaratan pajak
penjualan
Pembayaran Penjual Bayar ke siapa ?
(Vendor) Kapan membayarnya ?
Berapa banyak yang
S1 Akutansi Universitas Pamulang
peraturan
Bagaimana melatih?
Pengalaman kerja dan
keahlian pelamar
Analisis pasar
Laporan status
persediaan
Kinerja dan ketentuan
pembayaran vendor
Analisis biaya
Jangkauan pasar
Pro-forma laporan
keuangan
Biaya kartu kredit
Status kredit pelanggan
Status akun pelanggan
Laporan jatuh tempo
piutang
Penjualan untuk komisi
Jam kerja (untuk
pegawai yang dibayar
perjam)
Formulir pajak
Biaya jasa pembayaran
eksternal
Peraturan pemerintah
Total pengeluaran untuk
gaji
Total penjualan
Faktur dari penjual
(vendor)
Utang usaha
Modul Sistem Informasi Akutansi

dibayar?

2. Siklus Transaksi (Transaction Cycle)

Pertukaran-pertukaran dasar pada tabel 2-1 tersebut diatas sesuai dengan

apa yang secara historis telah disebut siklus transaksi (transaction cycles),
yaitu:

a) Siklus pendapatan (revenue): mencakup kegiatan penjualan dan

penerimaan dalam bentuk uang tunai.
b) Siklus pengeluaran (expenditure): mencakup kegiatan pembelian dan
pembayaran dalam bentuk uang tunai.
c) Siklus penggajian sumber daya manusia (payroll): mencakup kegiatan
mengontrak dan menggaji pegawai.
d) Siklus produksi (Productions): mencakup kegiatan mengubah bahan
mentah dan buruh menjadi produk jadi.
e) Siklus keuangan (Finance): mencakup kegiatan untuk mendapatkan
dana dari investor dan kreditor dan membayar mereka kembali.

3. Integritas Perangkat Lunak

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

Gambar 2.2. Sistem Informasi Akutansi dan Subsistem

Gambar 2.1. diatas menunjukkan bagaimana berbagai siklus transaksi ini

saling berhubungan dan bertalian dengan buku besar dan sistem pelaporan,
yang digunakan untuk menghasilkan informasi bagi manajemen dan
pihak-pihak eksternal.

Dalam banyak paket software akuntansi, berbagai siklus transaksi

diimplementasikan sebagai modul yang terpisah. Setiap organisasi tidak
perlu mengimplementasikan setiap modul. Toko retail, tidak mempunyai
siklus produksi sehingga tidak perlu mengimplementasikan modul
tersebut.

Selain itu, beberapa jenis organisasi memiliki keperluan yang unik.

Misalnya, institusi keuangan memerlukan siklus deposit dan pembayaran
angsuran yang berhubungan dengan transaksi yang melibatkan akun
pelanggan dan pinjaman pelanggan. Sifat siklus transaksi dapat juga
berbeda antar jenis organisasi.

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

Contohnya, siklus pengeluaran (expenditure) perusahaan jasa, seperti

akuntan publik atau firma hukum, tidak mencakup proses transaksi yang
berhubungan dengan pembelian, penerimaan, dan pembayaran barang
yang akan dijual lagi kepelanggan

Setelah mempersiapkan Tabel 2-1 dan Gambar 2-l, Akuntan harus yakin
bahwa dia telah cukup memahami perusahaan dan mulai mencari paket
software akuntansi yang akan menjadi inti SIA dari perusahaan tersebut.
Jangan sampai perusahaan memiliki beberapa sistem informasi yang
terpisah-pisah karena software akuntansi dasar mereka tidak didesain
sesuai dengan kebutuhan informasi dari semua tingkatan manajemen.

Akuntan harus menghindarkan perusahaan dari efek negatif karena adanya

sistem yang bermacam-macam. Kepala pemasaran memiliki laporan
sendiri mengenai penjualan produk tahun berjalan, manajer produksi
memiliki laporan yang berbeda yang berisikan angka penjualan yang
berbeda, dan laporan kontroler yang dihasilkan dari sistem buku besar juga
menunjukkan laporan yang berbeda mengenai penjualan tahun berjalan.
Lebih dari satu jam terbuang percuma untuk merekonsiliasi laporan-
laporan yang berbeda tersebut! Akuntan harus dapat memastikan bahwa
perusahaan tidak akan menghadapi kekacauan seperti itu.

Akuntan harus memastikan bahwa paket software akuntansi yang

dipilihnya, akan memiliki kemampuan untuk mengintegrasikan data
keuangan dan non keuangan dari berbagai kegiatan bisnis perusahaan agar
setiap orang dapat menarik informasi dari sistem yang sama

4. Pemperosesan Transaksi dokumen dan prosedur

Siklus pemrosesan data (data processing cycle) terdiri dari empat langkah,
yaitu: input data, penyimpanan data, pemrosesan data, dan output
informasi. Pemicu input data biasanya adalah pelaksanaan beberapa

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

aktivitas bisnis. Seperti yang diperlihatkan di Gambar 2-3, data tentang

tiga sisi tiap aktivitas bisnis yang harus dikumpulkan adalah:

Sumber Daya
Sumber Daya Sumber Daya

Sumber Daya

Gambar 2.3. Sisi-sisi Aktivitas Bisnis yang harus dikumpulkan Datanya

a) Tiap kegiatan yaing menjadi perhatian

b) Sumber daya-sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan
c) Para pelaku yang terlibat di dalam setiap kegiatan

Sebagai contoh, setiap perusahaan akan merasa perlu untuk

mengumpulkan data berikut mengenai transaksi penjualan:

a) Tanggal penjualan
b) Waktu terjadinya penjualan
c) Karyawan yang melakukan penjualan
d) Staf administrasi penjualan yang memproses penjualan tersebut
e) Kasir tempat penjualan, jumlah penjualan, serta barang yang dijual
f) Jumlah tiap barang yang dijual
g) Harga aktual setiap barang yang dijual
h) Harga yang terdaftar dari tiap barang yang dijual

Diperlukan informasi tambahan untuk penjualan secara kredit, seperti:

instruksi khusus pengiriman, alamat penagihan dan pengiriman pelanggan,
serta nama pelanggan.

Setiap siklus transaksi secara khusus akan memproses banyak sekali

kegiatan secara individual. Akan tetapi, sebagian besar dapat secara relatif
dikategorikan ke dalam jenis tertentu yang lebih kecil. Sebagai contoh, di
toko retail, umumnya transaksi individual diproses dalam siklus

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

pendapatan (revenue cycle) baik tentang penjualan barang atau jasa ke

pelanggan, atau tentang penerimaan tunai dari para pelanggan sebagai
pembayaran penjualan tersebut.

Tabel 2.2. Kegiatan Bisnis yang umum dan Dokumen Sumber

Kegiatan Bisnis Dokumen Sumber

Siklus Pendapatan Pesanan penjualan
Menerima Pesanan Pelanggan Tanda pengiriman atau bill of loading
Mengirim Pesanan Laporan atau daftar pembayaran
Menerima Uang Tunai (remittance)
Menerima tanda terima tunai Slip penyimpanan
Menyesuaikan akun pelanggan Memo kredit

Siklus Pengeluaran
Permintaan atas barang
Pesanan atas barang
Penerimaan atas barang
Pembayaran atas barang
Siklus Sumber Daya Manusia Formulir pajak
Kumpulkan data iuran pegawai Kartu jam kerja (time cards)
Catat jam kerja pegawai Catatan waktu kerja atau lembar
Catat waktu yang dihabiskan untuk waktu kerja
pekerjaan tertentu

Tabel 2-2 menyebutkan jenis-jenis aktivitas yang biasanya dilakukan

untuk tiap siklus transaksi beserta nama dokumen atau formulir yang
dipakai untuk mencatat data kegiatannya.
5. Pemrosesan transksi Input data

Dahulu, perusahaan kebanyakan menggunakan dokumen sumber (source

document) untuk mengumpulkan data awal tentang aktivitas bisnis, dan
kemudian memindahkan data tersebut ke komputer. Akan tetapi, sekarang
sebagian besar data tentang aktivitas bisnis langsung dicatat oleh komputer
melalui tampilan untuk entry data (computer data entry screen) (Biasanya,
tampilan untuk entry data menyimpan nama yang sama dengan dokumen
sumber manual yang digantikannya).

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

Dokumen sumber yang didesain dengan baik dan tampilan untuk entry
data akan memperbaiki pengendalian dan ketepatan pencatatan data
aktivitas bisnis. Perbaikan pengendalian muncul baik dengan membeli
dokumen sumber yang sudah dicetak nomornya atau dengan mengatur
sistemnya agar secara otomatis memberikan nomor urut pada tiap
transaksi baru. Pemberian nomor ini akan menyederhanakan verifikasi
bahwa setiap transaksi sudah dicatat dan tidak ada dokumen yang salah
letak. (Bayangkan jika Anda harus mencoba untuk mencocokkan buku cek
tetapi ceknya tidak diberi nomor terlebih dahulu)

Formulir yang didesain dengan baik dan tampilan entry data dapat
memperbaiki akurasi dengan cara memberikan instruksi atau saran tentang
data yang harus dikumpulkan, dengan cara pengelompokkan informasi-
informasi yang secara logika saling berhubungan, melalui pemakaian
kotak yang dicentang (check-off boxes) atau menu pull down untuk
menyajikan pilihan yang tersedia, serta dengan cara pemakaian bayangan
dan garis batas yang sesuai, untuk memisahkan tiap data secara jelas.

Apabila dokumen manual masih harus diberikan ke pelanggan atau

pemasok, akurasi input data dan efisiensinya dapat diperbaiki lebih jauh
dengan mempergunakan dokumen turn-around, yang memuat catatan data
perusahaan yang dikirim ke pihak eksternal, dan kemudian kembali lagi ke
sistem sebagai input. Dokumen turn-around dipersiapkan dalam bentuk
yang dapat dibaca oleh komputer untuk memudahkan proses pencatatan
input yang berikutnya Contohnya tagihan pemakaian yang dibaca oleh alat
pemindai (scanning device) saat telah dikembalikan bersama dengan
pembayarannya.

Otomatisasi dokumen sumber (source data automation) juga merupakan

cara untuk memperbaiki akurasi dan efisiensi input data. Alat otomatisasi
dokumen sumber akan mencatat data transaksi dalam bentuk yang dapat
dibaca komputer pada waktu dan tempat terjadinya transaksi. Contohnya

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

adalah, ATM yang dipakai oleb bank, pemindai (scanner) point-of-sale

(POS) yang dipakai di toko retail, serta pemindai kode bar (bar code
scanner) yang dipakai di gudang.

6. Proses transaksi Pemrosesan Data

Saat data tentang aktivitas bisnis sudah dikumpulkan, langkah berikutnya
biasanya melibatkan proses pembaruan (updating) informasi yang sudah
disimpan sebelumnya tentang sumber daya yang dipengaruhi oleh kegiatan
tersebut dan para pelaku yang terlibat di dalam aktivitas tersebut. Sebagai
contoh, data tentang transaksi penjualan akan menimbulkan proses
pembaruan informasi persediaan, yaitu untuk mengurangi jumlah
persediaan barang yang dijual, dan juga pembaruan saldo pelanggan.
Proses pembaruan ini dapat dilakukan baik secara periodik, contohnya
sekali sehari atau sekali seminggu, atau dilakukan secara langsung setelah
terjadinya suatu transaksi.
Proses pembaruan secara periodik atas data yang disimpan tentang sutnber
daya dan pelaku yang terlibat, dinamakan proses batch; proses pembaruan
yang dilakukan secara langsung setelah terjadinya transaksi, dinamakan
proses on-line atau real-time. Proses batch adalah metode warisan yang
terus dipergunakan untuk beberapa aplikasi, seperti penggajian, yang
memang dilakukan setiap periode tertentu saja. Kelemahan yang nyata
terlihat dari proses batch ini adalah data yang terakhir dan akurat hanya
setelah proses pembaruan secara batch
Oleh sebab itu, banyak perusahaan yang beralih ke proses on-line, real-
time untuk sebagian besar aplikasinya. Entry data secara on-line lebih
akurat daripada proses pembaruan secara batch, karena sistem dapat
menolak entry data yang tidak lengkap atau salah, dan karena data
dimasukkan saat terjadinya transaksi, maka kesalahan dapat dengan
mudah diperbaiki. Proses real-time memastikan bahwa informasi yang
disimpan selalu informasi terkini, hingga dapat meningkatkan kegunaan
informasi dalam pengambilan keputusan

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

Bahkan, banyak perusahaan yang sekarang mempergunakan proses on-

line, real¬time karena keunggulan kompetitif yang ditawarkannya.
Sebagai contoh, beberapa tahun yang lalu Federal Express memperbarui
pernyataan misinya dengan memasukkan kata-¬kata “Pengendalian yang
formal atas tiap paket akan dipertahankan dengan cara memakai sistem
pelacakan dan penelusuran real-time secara elektronis.” Sistem on-line
real-time perusahaan tersebut dapat memberitahukan dengan tepat lokasi
setiap paket dan memperkirakan waktu kedatangannya. Federal Express
juga memberi para pelanggannya software yang memungkinkan mereka
melacak bingkisan mereka sendiri.
7. Pemperosesan Transaksi Penyimpanan Data
Bayangkan betapa sulitnya membaca sebuah buku teks jika tidak diatur
dalam bab, bagian, paragraf, dan kalimat. Bayangkan pula seberapa berat
bagi perusahaan untuk menemukan faktur (invoice) tertentu jika seluruh
dokumen utamanya diletakkan secara tidak teratur dalam lemari file.
Untungnya, sebagian besar buku teks dan file perusahaan diatur agar bisa
ditelusuri kembali dengan mudah. Demikian halnya dengan SIA.
Informasi SIA dapat diatur agar dapat diakses dengan mudah dan efisien.
Entitas adalah sesuatu yang disimpan informasinya. Contoh entitas adalah
pegawai, barang persediaan, dan pelanggan. Setiap entitas memiliki
atribut, atau karakteristik khusus yang harus disimpan. Tarif pembayaran
seorang pegawai dan alamat pelanggan adalah contoh-contoh atribut.
Sebagai contoh, semua pegawai memiliki nomor pegawai, tarif
pembayaran, dan alamat rumah. Akan tetapi, nilai data yang terinci
tentang atribut -atribut tersebut akan berbeda antar-entitas. Sebagai contoh,
tarif pembayaran seorang pegawai adalah sebesar $8,00, sementara tarif
pegawai yang lain adalah sebesar $8,25.

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

8. Proses Transaksi Penyimpanan Data dalam bentuk File

Atribut

No Nama Batas
Alamat
Pelanggan Pelanggan Saldo
Kredit

19283 Perusahaan ABC PO Box… 20.000 15.000

35794 Perusahaan DEF 123 Adidas 30.000 20.000
56987 Perusahaan GHI 456 Lotec 15.000 10.000

Gambar 2.4. Elemen - elemen Penyimpanan Data

Gambar diatas memperlihatkan bahwa komputer menyimpan data dengan

cara. mengaturnya dalam bentuk dari unit-unit yang lebih kecil menjadi
unit yang lebih besar, dan lebih bermakna. Nilai data disimpan dalam
ruang fisik (phyisical space) yang disebut file. Gabungan dari beberapa
field yang mengandung data tentang berbagai atribut dari entitas yang
sama membentuk catatan (record). Gambar 2-4, setiap baris mewakili
record
yang berbeda dan setiap kolom mewakili sebuah atribut, atau field. Jadi,
setiap perpotongan baris dan kolom di Gambar 2-4 adalah field di dalam
record, yang isinya disebut dengan nilai data (data value).

Record yang saling berhubungan dikelompokkan untuk membentuk file.

Sebagai contoh, seluruh record piutang pelanggan disimpan di dalam file
piutang. File yang saling berhubungan, dan dikoordinasi dari pusat disebut
dengan database. Sebagai contoh, file piutang dapat dikombinasikan
dengan file pelanggan, analisis penjualan, dan file-file terkait lainnya
untuk membentuk database pelanggan.

Di SIA, file yang digunakan untuk menyimpan informasi kumulatif

tentang sumber daya dan para pelaku kegiatan dinamakan file ledger. (Di

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

dalam sistem manual, ledger benar-benar berupa buku; karenanya kalimat

“keeping the books” merujuk pada proses pemeliharaan dan pembaharuan
buku besar). Seperti perusahaan pada umumnya, harus memiliki baik buku
besar maupun buku pembantu.

Buku besar (general ledger) memasukkan data dalam bentuk rekapitulasi

untuk tiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan biaya
(expense) organisasi. Buku pembantu (subsidiary ledger) mencatat data
rinci untuk akun buku besar yang memiliki banyak sub-akun terpisah.

Sebagai contoh, buku besar memiliki suatu akun yang merupakan

rekapitulasi jumlah total piutang pelanggan ke perusahaan. Buku
pembantu piutang memiliki berbagai catatan terpisah untuk tiap
pelanggan, yang masing-masing berisi informasi terinci (nama, alamat,
saldo, batas kredit, dan lain-lain) tentang pelanggan. Buku pembantu
umumnya, dipergunakan untuk piutang, persediaan, aktiva tetap, dan
utang.

Field
Record
Field

Field
Data Base Record
Field

Field
Record
Field

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

Akun buku besar yang sesuai dengan buku pembantu dinamakan akun
pengendali. Hubungan antara akun pengendali buku besar dengan saldo
tiap akun di buku pembantu, memainkan peranan penting dalam
memelihara akurasi data yang disimpan di SIA. Jumlah seluruh catatan
dalam buku pembantu harus sama dengan jumlah akun pengendali buku
besar yang terkait.

Sebagai contoh, buku pembantu untuk persediaan berisi saldo untuk tiap
barang persediaan yang dimiliki perusahaan. Jumlah total dolar dalam
buku pembantu untuk persediaan harus sama dengan saldo akun
pengendali persediaan di buku besar. Perbedaan antara jumlah total di
buku pembantu dengan saldo pengendali akunnya di buku besar
mengindikasikan kesalahan dalam proses pencatatan telah terjadi.

9. Daftar Akun (Chart of account)

Setiap akun buku besar diberi nomor tertentu. Daftar akun (chart of
account), adalah daftar akun-akun buku besar yang dipergunakan
organisasi. Struktur daftar akun adalah salah satu dari aspek-aspek
terpenting SIA, karena dapat mempengaruhi persiapan laporan keuangan.

Data yang disimpan dalam akun individual dapat dengan mudah

dijumlahkan untuk disajikan di laporan, tetapi, data yang disimpan dalam
akun rekapitulasi tidak dapat dengan mudah dipisah-pisahkan dan
dilaporkan secara lebih terinci. Konsekuensinya, merupakan hal yang
penting dalam daftar akun untuk memiliki rincian yang cukup memenuhi
kebutuhan informasi organisasi.

Sebagai gambaran, bayangkan konsekuensi yang harus dihadapi

perusahaan jika mereka hanya memakai satu akun buku besar untuk
seluruh transaksi penjualan. Akan sangat mudah untuk menghasilkan
laporan yang menunjukkan jumlah total penjualan dalam suatu periode.

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

Akan tetapi, akan sangat sulit untuk mempersiapkan laporan yang

memisahkan penjualan tunai dengan kredit.

Bahkan, satu-satunya cara menghasilkan laporan yang terpisah semacam

ini adalah dengan melihat kembali ke dokumen sumber untuk
mengidentifikasi jenis transaksi penjualannya.

Jelas sekali bahwa pendekatan ini tidak praktis. Akan tetapi, jika
perusahaan memakai akun terpisah di buku besar untuk penjualan secara
tunai dan kredit, maka laporan yang menunjukkan kedua jenis penjualan
tersebut dapat dengan mudah dihasilkan. Jumlah total penjualan juga dapat
dengan mudah dilaporkan dengan menjumlahkan tiap jenis penjualan
tersebut.

Contoh :

Tabel 2.3. Contoh daftar Akun

Kode Akun Nama Akun Kode Nama Akun

Akun
100-199 Aktiva Lancar 500- Pendapatan
101 Rekening Giro 599 Penjualan secara tunai
102 Rekening Tabungan 501 Penjualan secara kredit
103 Kas Kecil 502 Pengembalian
120 Piutang Usaha 510 penjualan dan
125 Cadangan Piutang tidak potongan
tertagih 511 Diskon penjualan
130 Wesel Tagih 520 Pendapatan bunga
150 Persediaan 530 Pendapatan lain-lain
160 Suplai (perlengkapan)
170 Sewa dibayar dimuka
180 Asuransi dibayar dimuka

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

200-299 Aktiva tidak lancar (Aktiva 600- Beban

Tetap) 699
200 Tanah Kas (Cost) penjualan
210 Gedung 600 barang (Hpp)
215 Akumulasi Deprisiasi Beban Gaji
Gedung 611 Beban Komisi
230 Peralatan 612 Beban PPh
235 Akumulasi deprisiasi 613 Beban sewa
peralatan 620 Beban Asuransi
240 Perabot dan 630 Beban perlengkapan
perlengkapan gedung 640 Beban piutang tidak
245 Akumulasi Perabot dan 650 tertagih
perlengkapan gedung Beban depresiasi –
250 Aktiva lain-lain 701 gedung
Beban depresiasi –
702 peralatan
Beban depresiasi –
703 perabot dan
perlengkapan gedung
Beban pajak
710 penghasilan
300-399 Kewajiban 900- Akun gabungan dan
300 Utang Usaha 999 ikhtisar
310 Utang Gaji Ikhtisar laba rugi
321 Utang pajak penghasilan 910 (income summary)
pegawai
322 Utang pajak kantor
323 Utang pajak karyawan 1
324 Utang pajak karyawan 1
330 Utang Akrual bunga
360 Kewajiban lain-lain
400-499 Akun Ekuitas
400 Saham biasa
410 Laba ditahan

Tabel diatas memperlihatkan daftar akun awal yang dibuat Akuntan untuk
sebuah toko retail. Mari kita mempelajari strukturnya. Setiap nomor akun
terdiri dari tiga angka, dengan setiap angka memiliki arti tersendiri.

Angka pertama mewakili kategori utama akun seperti yang muncul dalam
laporan keuangan perusahaan: aktiva lancar, aktiva tetap, kewajiban,
ekuitas, pendapatan (revenue), biaya (expense) dan akun gabungan
(Summary Account). Pcrhatikan bahwa setiap kategori utama memiliki

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

blok angka terpisah, yang sesuai dengan urutan munculnya kategori dalam
laporan keuangan. Jadi, seluruh aktiva lancar diberi nomor dengan blok
100, aktiva tetap diberi nomor dengan blok 200, dan seterusnya.

Angka kedua dalam tiap kode akun mewakili sub-akun dasar dalam tiap
kategori. Sekali lagi, akun-akun tersebut diberi nomor yang sesuai dengan
urutan kemunculannya dalam laporan keuangan (dalam hal likuiditas
berkurang). Jadi, 120 mewakili akun piutang, dan akun 150 mewakili
persediaan.

Terakhir, angka ketiga mengidentifikasi akun tertentu yang merupakan

tempat posting data transaksi. Sebagai contoh, akun 501 mewakili
pejualan tunai, dan akun 502 mewakili penjualan secara kredit. Begitu
juga dengan akun 101 hingga 703 mewakili berbagai akun kas yang
dipergunakan oleh toko retail tersebut.

Penting untuk disdari bahwa daftar akun akan berbeda, tergantung dari
jenis dan tujuan organisasi yang diwakilinya. Sebagai contoh, daftar akun
diatas mencerminkan fakta bahwa perusahaan tersebut adalah korporasi.
Sebagai perbandingan, daftar akun untuk perusahaan persekutuan
(partnership) berisi akun modal dan penarikan yang terpisah untuk tiap
mitra, bukan berupa saham biasa (common stock) dan laba ditahan
(retained earnings).

Oleh karena perusahaan dalam contoh ini adalah perusahaan retail, maka
hanya memiliki satu jenis akun persediaan di buku besar. Sebaliknya,
perusahaan manufaktur akan memiliki akun terpisah dalam buku besarnya
untuk persediaan bahan mentah, bahan dalam proses (produk setengah
jadi), dan produk jadi.

10. Ruang untuk Perkembangan Daftar Akun (Chart of Account)

Daftar akun harus memberikan ruang untuk perkembangan. Perhatikan
pada contoh dalam table 2-3 memberikan jarak angka dalam daftar akun

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

perusahaan untuk memungkinkan penambahan akun baru di kemudian

hari. Sebagai contoh, perusahaan saat ini tidak memiliki kelebihan kas
untuk berinvestasi dalam sekuritas.

Di kemudian hari, jika dapat berinvestasi seperti itu, akun buku besar baru
untuk sekuritas dapat dibuat dan diberikan nomor 110. Akuntan juga harus
mengetahui bahwa manajemen berharap untuk membuka toko tambahan di
masa mendatang. Jika ini terjadi, Akuntan dapat menambah lagi dua angka
dalam daftar akun untuk mewakili tiap toko dalam jaringannya, agar
perusahaan dapat melacak penjualan, biaya, persediaan, serta hal-hal
lainnya di tiap toko.

Akun dalam buku pembantu sering memiliki kode akun yang lebih
panjang dari akun yang dipergunakan di buku besar. Sebagai contoh, pada
table 2-3 terlihat perencanaan setiap piutang usaha akan memiliki tujuh
kode angka. Tiga angka pertama adalah 120, yang merupakan kode untuk
piutang di buku besar. Empat angka tambahan berikutnya merupakan cara
untuk mengidentifikasi hingga 10.000 pelanggan. Akun utang dan
persediaan dalam buku pembantu juga akan diatur dengan cara yang
hampir sama.

Bagian ini mengakhiri deskripsi atas dokumen dan prosedur yang

umumnya digunakan untuk mencatat dan memproses data tentang
transaksi. Di dalam perusahaan kecil seperti toko retail, adalah tanggung
jawab Akuntan untuk tidak hanya mendesain dan mengelola SIA, tetapi
juga melaksanakan sebagian besar prosedur yang telah dijelaskan tadi.
Akan tetapi, tugas-tugas ini hanyalah sebagian dari tanggung jawab
Akuntan.

Kontroler/Akuntan dalam perusahaan kecil harus memainkan beberapa

peran sekaligus. Sama halnya dengan apa yang telah disebutkan bahwa
pemrosesan transaksi hanyalah salah satu dari tiga fungsi SIA.

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

11. Apa yang dikerjakan Kontroler Perusahaan kecil

Kontroler dalam perusahaan kecil memainkan paling tidak empat peran

berbeda. Peran pertama dapat digambarkan sebagai teknisi. Di dalam
peran ini, kontroler bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan
memproses data yang dibutuhkan untuk mempersiapkan laporan keuangan
dan berbagai macam laporan manajerial.

Akan tetapi, tidak cukup hanya membuat laporan saja. Kontroler harus
memahami dengan baik isu-isu bisnis di balik angka¬-angka tersebut
untuk membantu manajemen menginterpretasikannya dengan tepat.
Kontroler juga harus bekerja dengan berbagai manajer untuk mengetahui
informasi yang mereka perlukan untuk bekerja secara cfektif, dan
kemudian membuat alat untuk menyediakan informasi tersebut.

Peran kontroler yang kedua adalah bertindak sebagai “polisi perusahaan.”

Hal ini bertalian dengan kepastian bahwa perusahaan mengikuti peraturan
yang masih berlaku dan bahwa semua aset, termasuk data, dijaga dengan
baik. Ini juga mencakup pembuatan prosedur untuk memastikan bahwa
aktivitas bisnis dilaksanakan dengan tepat dan efisien dan bahwa data
semua aktivitas dicatat secara akurat.

Peran yang ketiga yang dimainkan oleh kontroler di perusahaan kecil

adalah sebagai booster dan trainer. Hal ini berarti membantu manajer dan
staf untuk memahami bagaimana tugas individual mereka mengacu pada
keseluruhan sasaran dan tujuan perusahaan. Hal ini juga mencakup
pengawasan cross training yang memadai bagi staf agar jika ada pegawai
yang absen, karena liburan atau sakit, bisnis dapat tetap menjalankan
fungsinya dengan baik.

Hal ini bahkan dapat mencakup penyediaan nasihat bagi pegawai yang
masih muda mengenai pengembangan karir, misalnya mendorong mereka
untuk melanjutkan kuliah untuk pelatihan lebih lanjut Bahkan,

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

diperusahaan kecil, kontroler dapat dilibatkan dalam pemberian konsultasi

bagi pegawai, sedangkan di perusahaan bcsar, tugas tersebut adalah
tanggung jawab departemen sumber daya manusia.

Peran keempat yang dimainkan oleh kontroler di perusahaan kecil adalah

sebagai ahli teknologi dan akuntansi. Kontroler harus mengikuti
perkembangan teknologi dan akuntansi dan mengetahui pengaruhnya
terhadap operasional bisnis dan tanggung jawab pegawai.
Mengembangkan dan mempertahankan jaringan kerja prihadi yang baik,
penting untuk memenuhi peran ini karena tidak satupun individu yang
dapat seorang diri mengikuti seluruh perubahan akuntansi dan teknologi
setiap talun.

Salah satu cara untuk mengembangkan jaringan kerja adalah ikut serta
dalam lembaga Institute of Management Accountants (IMA). Sebagai
kesimpulan, kontroler di perusahaan kecil memiliki tanggung jawab yang
lebih dari sekedar pembukuan.

Fungsi SIA II ; Menyediakan Informasi untuk Pengambilan keputusan

Fungsi kedua SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk

pengambilan keputusan bagi manajemen. Walaupun informasi yang disediakan
dalam bentuk laporan tercetak atau dalam bentuk tampilan komputer, informasi
yang disediakan SIA terbagi dalam dua kategori, yaitu: laporan keuangan dan
laporan manajerial.

Laporan keuangan didesain bagi pihak luar dalam mengambil keputusan untuk
memberikan kredit atau berinvestasi dalam organisasi.

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

Laporan manajerial adalah sejenis laporan yang bertalian dengan urusan tertentu
dalam lingkungan suatu organisasi formal yang dibuat untuk keperluan pimpinan
organisasi untuk membuat keputusan dan selanjutnya melakukan tindakan.

Secara rinci laporan manajerial mempunyai peran sebagai berikut :

1. Bagi organisasi laporan manajerial memberikan gambaran menyeluruh

bagi perkembangan organisasi serta kelebihan dan kekurangannya.
2. Bagi pelaksana tugas, laporan manajerial dapat menunjukkan sesuatu yang
perlu disempurnakan untuk kegiatan organisasi.
3. Bagi manajer, laporan manajerial dapat menyediakan berbagai data untuk
membuat keputusan dan tindakan selanjutnya.
4. Bagi petugas organisasi sebagai pelaksana, laporan manajerial dapat
menjadi sarana untuk menyampaikan kesimpulan penting dan
menyampaikan gagasan baru kepada atasannya.

Pembahasan berikutnya akan memberikan gambaran umum tentang beberapa

jenis laporan manajerial yang harus disediakan oleh SIA.

1. Laporan Manajerial (Report)

SIA suatu organisasi harus dapat menyediakan informasi operasional
terinci tentang kinerja organisasi. Sebagai contoh, Manajemen Toko Retail
membutuhkan laporan tentang status persediaan, keuntungan relatif
produk, kinerja tiap staf penjualan, penagihan dan kewajiban yang
ditangguhkan, serta kinerja perusahaan dalam memenuhi komitmen
pengantaran barang.

Baik ukuran keuangan tradisional maupun data operasional sering kali

dibutuhkan untuk melakukan evaluasi kinerja dengan tepat dan lengkap.
Sebagai gambaran, bayangkan evaluasi staf penjualan. Membagi
pendapatan penjualan (Sales revenue) dengan jumlah staf penjualan akan
memberikan suatu ukuran produktivitas. Membagi jumlah transaksi
penjualan dengan penyebut (denominator) yang sama akan memberikan

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

cara lain untuk melihat produktivitas. Membagi pendapatan penjualan

dengan jumlah jam kerja staf penjualan, juga memberikan ukuran
produktivitas lain.

Pandangan tambahan baru didapat dengan cara menghitung jumlah rata-

rata penjualan dan biaya gaji staf penjualan sebagai persentase pendapatan
penjualan (sales revenue). Seluruh ukuran tersebut valid, dan kelimanya
memberikan evaluasi keseluruhan kinerja yang lebih baik, daripada hanya
menggunakan salah satunya saja.

Sebagian besar dokumen sumber mencatat baik data keuangan maupun

operasional dari transaksi binis. Kuncinya adalah mendesain SIA agar
kedua jenis data tersebut disimpan sedemikian rupa hingga dapat
memfasilitasi integrasi keduanya dalam laporan. Dahulu, sebagian besar
SIA gagal dalam hal ini karena mereka sebelumnya didesain untuk
mendukung persiapan laporan keuangan, bukan untuk kebutuhan
pengambilan keputusan manajemen internal.

Akuntan perusahaan juga harus mengetahui cara untuk mengatur kembali

data dari hasil internal yang telah ada sebelumnya, dan menyajikannya
sedemikian rupa hingga membuka pandangan baru atas hasil-hasil operasi
perusahaan.

Sebagai contoh, inovasi adalah salah satu kebutuhan penting bagi

perkembangan berkelanjutan dalam jangka panjang. Salah satu cara
perusahaan mengukur keberhasilan inovasi adalah dengan melacak dan
melaporkan persentase pendapatan penjualan yang dihasilkan produk baru
tersebut.

Akan tetapi, beberapa data yang penting harus dikumpulkan dari sumber-
sumber eksternal. Data tentang kepuasan pelanggan adalah contoh yang
baik untuk hal ini. Tidaklah cukup untuk hanya mengukur dan melacak
seberapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirimkan

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

pesanan pelanggan. Hal tersebut hanya memberikan informasi tentang

seberapa baik perusahaan memenuhi tujuannya sendiri dalam ha1
pelayanan ke pelanggan.

Informasi tentang apakah perusahaan telah memenuhi kebutuhan dan

harapan pelanggannya juga diperlukan. Satu-satunya cara untuk
mengetahui hal ini adalah bertanya secara langsung ke pelanggan.

Perusahaan lain, seperti 3 besar pabrik mobil di Amerika Serikat,

menyewa perusahaan peneliti pasar seperti J.D. Powers untuk
mengumpulkan data. Sekali lagi, sangatlah penting untuk mendesain SIA
agar data yang didapat dari luar dapat diintegrasikan dengan ukuran¬-
ukuran internal sedemikian rupa hingga memungkinkan persiapan laporan
yang didasarkan pada kedua jenis data tersebut.

2. Laporan Anggaran dan Kinerja

Terdapat dua jenis laporan manajerial yang penting, yakni laporan
anggaran dan kinerja. Anggaran adalah ungkapan formal tujuan dalam
istilah keuangan. Salah satu jenis yang paling umum dan penting dari
anggaran adalah anggaran kas.

Anggaran kas memperlihatkan perkiraan arus masuk dan keluar kas.

Informasi ini penting terutama untuk perusahaan kecil, karena masalah
dalam arus kas adalah penyebab utama kegagalan perusahaan kecil.
Anggaran kas dapat memberikan peringatan dini adanya masalah dalam
arus kas pada saat yang tepat, hingga memungkinkan diambilnya tindakan
korektif.

Anggaran adalah alat perencanaan keuangan. Laporan kinerja, sebaliknya,

dipergunakan untuk pengendalian keuangan. Laporan kinerja merinci
anggaran dan jumlah sebenarnya pendapatan dan pengeluaran, serta
menunjukkan pula penyimpangan atau perbedaan di antara kedua jumlah
tersebut.

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

Akan tetapi, jumlah yang dianggarkan adalah perkiraan; konsekuensinya,

hampir selalu dapat dipastikan akan ada penyimpangan dari tiap poin di
laporan kinerja. Oleh karena itu, prinsip manajemen dengan pengecualian
(by exception) harus digunakan untuk mengartikan penyimpangan
tersebut.

Apabila laporan kinerja menunjukkan bahwa kinerja yang aktual sesuai

atau hampir sesuai dengan jumlah yang dianggarkan, manajer dapat
berasumsi bahwa situasi dapat dikendalikan dan tidak perlu mengambil
tindakan tertentu. Sebaliknya, penyimpangan yang signifikan dari jumlah
yang dianggarkan, baik negatif maupun positif arahnya, menandakan
perlunya penyelidikan penyebab ketidaksesuaian, serta perlunya
mengambil langkah apa pun yang tepat untuk mengatasi masalah tersebut.

3. Implikasi Prilaku dari Laporan Manajerial

Berdasarkan pepatah lama, pengukuran mempengaruhi perilaku. Jika

diterapkan dalam bisnis, hal ini berarti karyawan cenderung untuk
memusatkan usaha mereka terutama pada tugas-tugas yang diukur dan
dievaluasi. Hal ini dapat berarti baik atau buruk, tergantung pada sifat
dasar hubungan antara perilaku yang diukur dengan tujuan umum
perusahaan. Sebagai gambaran, bayangkan tugas untuk mengatasi keluhan
pelanggan pada toko retail.

Organisasi berkeinginan untuk memuaskan para pelanggannya sebaik

mungkin dengan biaya serendah mungkin. Apabila customer service
dievaluasi hanya berdasarkan jumlah keluhan yang diselesaikan per unit
jam, ada dua jenis masalah yang akan muncul.

Customer service akan memusatkan perhatian untuk mengatasi keluhan

secepat mungkin dengan tetap mendukung toko, tetapi mereka akan
menjauhkan beberapa pelanggan dalam proses ini. Atau, customer service
dapat “menyerahkan toko” (give away the store) hanya untuk

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

menenangkan dan menyenangkan setiap pelanggan yang memiliki

keluhan.

Anggaran sering kali dapat menimbulkan perilaku disfungsional. Sebagai

contoh, apabila suatu anggaran tidak memperhitungkan semua dana yang
dibutuhkan untuk membeli perlengkapan yang dibutuhkan untuk
memenuhi tujuan kinerja, maka manajer akan mencoba untuk menyewa
perlengkapan tersebut. Solusi ini memungkinkan mereka untuk memenuhi
target kinerja mereka dan masih tetap berada dalam batas anggaran. Akan
tetapi, situasi dapat berakhir dengan membebani perusahaan untuk
membayar lebih daripada jika perusahaan membeli perlengkapan tersebut
sekaligus.

Bahkan, proses penganggaran itu sendiri dapat menjadi disfungsional.

Manajemen dapat mencurahkan berbagai usaha untuk “menekan angka”
(number crunching), yaitu mencoba membuat angka-angka dalam
anggaran menjadi seperti yang mereka inginkan, bukan memusatkan
perhatian tentang cara untuk mencapai misi dan tujuan organisasi. Fokus
mendiskusikan cara untuk menghindari masalah yang mungkin muncul
ini, serta mengubah proses penganggaran menjadi aktivitas yang
menambah nilai.

Beberapa contoh telah disajikan tentang bagaimama laporan yang

dihasilkan oleh SIA dapat secara tidak sengaja berakibat munculnya
perilaku disfungsional. Hal penting yang harus diingat adalah SIA tidak
secara “netral” melaporkan kinerja pegawai.

4. Menghindari Perilaku Disfungsi dalam Penganggaran

Dalam banyak hal, untuk menerbangkan pesawat dengan aman, Anda
memerlukan konsentrasi atas tujuan Anda, bukan pada panel instrumen
pesawat. Kunci dalam menjalankan usaha secara efektif juga hampir sama,
yaitu memusatkan perhatian untuk mencapai tujuan organisasi, bukan pada

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

proses anggarannya. Akan tetapi, hal ini bukan berarti penganggaran tidak
memiliki nilai.

Seperti juga panel instrumen pesawat yang akan memberitahukan pilot

atas kemungkinan timbulnya masalah, anggaran memberi tanda peringatan
atas kinerja organisasi. Akan tetapi, kunci keberhasilan menerbangkan
pesawat atau menjalankan usaha, bukanlah meng¬habiskan banyak waktu
untuk mempelajari panel instrumen atau anggaran.

Akuntan dapat memper¬gunakan lima proses anggaran berikut ini untuk

membantu manajer membangun pandangan yang tetap atas anggaran.
Pertama, jelaskan bahwa tujuan anggaran adalah, untuk identifikasi dan
menentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan
organisasi. Selanjutnya, tekankan bahwa tujuannya bukan hanya untuk
mencapai tujuan organisasi, tetapi juga untuk melakukannya seefisien
mungkin.

Kedua, mulailah proses anggaran dengan mengidentifikasi tujuan-tujuan

yang dapat diukur. Para manajer dari tiap departemen perlu menetapkan
tujuan unit mereka, dan bagaimana mereka menghubungkan tujuan
tersebut dengan tujuan keseluruhan organisasi.
Ketiga, mintalah setiap manajer untuk mem¬bangun beberapa strategi
alternatif untuk mencapai tujuan tersebut. Pada tahap ini, tidak ada data
tentang biaya yang dilibatkan. Sebagai gantinya, perhatian harus
dipusatkan hanya pada usaha mengidentifikasi metode-metode alternatif
untuk mencapai tujuan.

Keempat, departemen akuntansi, bukan para manajer departemen, adalah

pihak yang seharusnya menentukan biaya dari tiap alternatif strategi. Hal
ini akan menjaga tiap manajer untuk tetap fokus pada cara bagaimana
tujuan dan strategi mereka tersebut dapat berhubungan dengan tujuan dan

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

strategi organisasi, bukan melakukan permainan untuk membuat angka

anggaran menjadi “benar”.

Kelima, para manajer departemen harus meninjau kembali angka-angka

dalam anggaran yang dipersiapkan oleh departemen akuntansi. Setiap
manajer harus didorong untuk membuat strategi alternatif yang dapat lebih
efisien meraih tujuan tiap unit. Jika terjadi perubahan, maka harus
dikembalikan ke departemen akuntansi agar dapat ditentukan biayanya.
Langkah keempat dan kelima dilakukan, berulang-ulang hingga para
manajer puas dengan anggarannya.

Kunci datam proses ini adalah pembagian tanggungjawab antara

departemen akuntansi dengan para manajer unit. Manajer memusatkan
perhatian pada penetapan tujuan dan pengembangan strategi untuk
memenuhi tujuan tersebut; akuntan mengerjakan penekanan angka untuk
menerjemahkan tujuan dan strategi ke dalam anggaran. Hasilnya adalah
para manajer memusatkan perhatian mereka untuk menjalankan
organisasi, bukan pada anggaran.

Fungsi SIA III

1. Pertimbangan – Pertimbangan Pengendalian Internal

Sebaliknya, SIA secara langsung mempengaruhi perilaku. Pembahasan

berikut ini, akan membahas tentang bagaimana SIA dapat didesain untuk
mendorong pegawai bertingkah laku sesuai dengan tujuan organisasi yaitu
menyediakan informasi yang akurat, andal, dan menjaga aset-aset organisasi.

Fungsi ketiga SIA adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai

untuk mencapai tiga tujuan dasar berikut:

a) Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat

diandalkan.

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

b) Memastikanbahwa aktivitas bisnis dilaksanakan dengan efisien dan sesuai

dengan tujuan manajemen, serta tidak melanggar kebijakan pemerintah
yang berlaku.
c) Menjaga aset-aset organisasi, termasuk data.

Di dalam pembahasan ini, akan diperkenalkan dua metode penting untuk

mencapai tujuan-tujuan tersebut, yaitu: menyediakan dokumentasi yang memadai
atas seluruh aktivitas bisnis, serta memastikan pemisahan tugas yang efektif.
Aspek-aspek tambahan pengendalian internal lainnya akan dibahas dalam topik
“Pengendalian Internal”.

2. Dokumentasi yang memadai

Dokumentasi yang memadai atas semua transaksi bisnis adalah kunci

akuntabilitas. Dokumentasi memungkinkan para manajer memverifikasi bahwa
tanggungjawab yang diberikan telah dilakukan dengan benar. Jenis-jenis masalah
yang dapat muncul karena dokumentasi yang tidak memadai

Salah satu contohnya: perusahaan yang menjual dan memperbaiki

komputer, serta memberikan jasa perbaikan gratis selama masa garansi. Para
pegawai bagian perbaikan diperintahkan untuk menganggap semua jenis
perbaikan masih dalam masa garansi, kecuali jika diberitahukan sebaliknya secara
jelas.

Akan tetapi, perusahaan tersebut tidak memiliki prosedur untuk melacak

masa garansi. Konsekuensinya, perusahaan tersebut melakukan banyak sekali
perbaikan gratis yang seharusnya ditagihkan ke pelanggan. Bahkan, hasil audit
memperkirakan bahwa perusahaan tersebut telah gagal menagih tagihan sebesar
hampir $1 juta untuk jasa perbaikan!

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

Kesimpulan :

SIA memainkan tiga peran penting dalam organisasi, yaitu:

1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas bisnis organisasi,

2. Memproses data untuk menyediakan informasi yang berguna bagi para
manajer untuk pengambilan keputusan, dan
3. Melibatkan prosedur pengendalian internal yang memadai untuk
memastikan keandalan informasi yang dihasilkan dan untuk menjaga aset-
aset organisasi. Memilih paket software akuntansi yang tepat merupakan
hal yang mendasar untuk dapat memenuhi kedua fungsi pertama.

Akuntan bertindak berdasarkan langkah-langkah yang telah diikutinya untuk

menuntunnya dalam memilih software akuntansi. Dia memulai hal ini dengan
membentuk pemahaman atas aktivitas dasar bisnis perusahaan dan atas
keputusan-keputusan penting yang nantinya perlu dibuat oleh pemilik perusahaan
dalam menjalankan usaha mereka secara efektif. Untuk sebuah perusahaan dagang
retail, operasi perusahaan dapat digambarkan ke dalam empat siklus dasar
transaksi, yaitu:

1. Siklus pendapatan terdiri dari semua transaksi yang melibatkan penjualan

ke pelanggan dan penagihan pembayaran tunai atas penjualan tersebut.
2. Siklus pengeluaran terdiri dari seluruh transaksi yang melibatkan
pembelian atas dan pembayaran untuk barang dagangan yang dijual oleh
perusahaan, seperti juga pelayanan lain yang dipergunakan, contohnya
sewa dan keperluan lainnya.
3. Siklus sumber daya manusia terdiri dari seluruh transaksi yang melibatkan
pengontrakan pegawai, pelatihan, dan pembayaran gaji pegawai.
4. Siklus keuangan terdiri dari seluruh transaksi yang melibatkan investasi
modal perusahaan, peminjaman uang, pembayaran bunga, dan pembayaran
utang.

S1 Akutansi Universitas Pamulang

Modul Sistem Informasi Akutansi

Keempat siklus ini berhubungan dengan buku besar dan buku pembantunya, yang
berisi seluruh aktivitas yang berhubungan dengan persiapan laporan keuangan dan
laporan manajerial lainnya.

Jika pemilik perusahaan berencana untuk membuka toko tambahan di masa

mendatang dan ingin membuat web site untuk melakukan bisnis lewat Internet.
Berdasarkan informasi ini, Akuntan dapat memilih software akuntansi yang
menurutnya akan memenuhi kebutuhan sekarang dan masa mendatang
perusahaan. Dan langkah berikutnya adalah memasang software tersebut serta
membuat beberapa dokumentasi tentang cara kerja sistem tersebut.

C. SOAL LATIHAN / TUGAS

1. Sebutkan dan Jelaskan syarat yang harus di penuhi untuk
mengkomunikasikan kebijakan manajemen puncak ke seluruh unit dalam
organisasi
2. Jelaskan isi pokok laporan kinerja (performance report) dan uraikan manfaat
laporan tersebut bagi manajemen

D. DAFTAR PUSTAKA

Bodnar George H. and William S. Hopwood (2004), Sistem Informasi Akuntansi,

9th ed Andi Yogyakarta.
Hall. A, James (2004), Accounting Information System, 4th ed., South Western
Publising Co.
Marshall Romney B. dan Steinbart John Paul Steinbart (2005) Accounting
Information System, 9th ed Salemba Empat Jakarta.
Krismiaji (2015), Sistem Informasi Akutansi, Edisi Keempat, Upp STIM YKPN,
Yogyakarta..
Anastasia Diana dan Lilis Setiawati (2011), Sistem Informasi Akutansi, Andi
Yogyakarta.
TM Books (2017), Sistem Informasi Akutansi “ Esesiensi & Aplikasi”, Andi
Yogyakarta.

S1 Akutansi Universitas Pamulang