MODUL PERKULIAHAN

Sistem Informasi
Akuntansi
Proses Bisnis

Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh

Fakultas Akuntansi S1 01610005 Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak.
Ekonomi dan
Bisnis 02 Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.
Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.

Abstract
Modul ini berisi penjelasan mengenai
Kebutuhan Informasi dalam proses
Bisnis. Menguraikan sebuah model
umum sistem informasi dalam
perusahaan yang menunjukkan
Interaksi sistem informasi dengan Pihak
Eksternal dan Internal. Modul ini uga
berisi penjelasan Siklus Bisnis dan
Pemrosesan Data Transaksi
Kompetensi
Mahasiswa dapat menjelaskan
kebutuhan Informasi untuk Aktivitas
Bisnis, menjelaskan Interaksi sistem
informasi dengan Pihak Eksternal dan
Internal pada sebuah model umum
sistem informasi. Mahasiswa juga dapat
menjelaskan Siklus Bisnis dan
bagaimana Pemrosesan Data
Transaksi.
Pokok Bahasan

 Kebutuhan Informasi dan Aktivitas Bisnis

 Interaksi Dengan Pihak Eksternal dan Internal
 Siklus Bisnis
 Pemrosesan Data Transaksi

Pendahuluan

Memang Sistem Informasi Akuntansi dapat diterapkan bukan hanya dalam

perusahaan bisnis, namun organisasi yang pasti membutuhkan SIA adalah organisasi bisnis
alias perusahaan. Informasi yang dibutuhkan dapat berbeda dari satu perusahaan ke
perusahaan lain, dan kebutuhan informasi tersebut akan berkaitan dengan aktivitas bisnis
yang terjadi di masing-masing perusahaan. Aktivitas yang berbeda akan membutuhkan
informasi yang berbeda, sehingga mungkin membutuhkan desain sistem yang berbeda pula.
Aktivitas bisnis selalu berulang, sehingga secara umum perusahaan akan memiliki siklus
bisnis, dimana siklus bisnis ini yang akan diuraikan dalam mendesain suatu SIA.

Selain aktivitas dan siklus bisnis yang menjadi acuan dalam meninjau kebutuhan
informasi di perusahaan, maka kita juga harus melihat interaksi yang terjadi antar bagian di
dalam perusahaan maupun interaksi antara perusahaan dengan lingkungannya, terutama
adalah dengan para supplier dan customer perusahaan.

Dalam bab ini akan ditinjau pula mengenai bagaimana secara umum perusahaan
memproses transaksinya dan bagaimana proses tersebut diuraikan dalam suatu siklus
pemrosesan data.

Kebutuhan Informasi dan Aktivitas Bisnis

Setiap aktivitas bisnis akan membutuhkan informasi yang jelas, akurat, tepat waktu
dan relevan untuk pengambilan keputusan. Sebaliknya, untuk dapat mengumpulkan
informasi yang dibutuhkan, maka proses aktivitas bisnis juga harus menghasilkan informasi
yang didokumentasikan dengan baik. Berbagai proses bisnis yang umum ada di
perusahaan serta kebutuhan informasinya akan diuraikan berikut ini.

Proses Bisnis

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

2 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
 Seluruh kegiatan dengan keuangan dari suatu organisasi dapat dipandang sebagai
bagian dari proses bisnis. Proses bisnis (Bussiness Process) adalah: sekumpulan kegiatan
yang saling berkaitan yang mencakup data, unit organisasi, dan urutan waktu yang logis.
Proses bisnis selalu dipicu oleh kejadian ekonomi, dan seluruhnya mempunyai titik awal dan
titik akhir tertentu yang jelas. Contohnya proses manajemen pesanan pelanggan, proses ini
dapat dipicu oleh penerimaan surat pesanan pembelian dari pelanggan. Proses selanjutnya
akan dimulai dengan pembuatan penerimaan pesanan dari pelanggan dan akan diakhiri
oleh penerimaan pembayaran piutang dari pelanggan.

Pada Tabel 2.1 dicontohkan suatu tinjauan atas kegiatan proses bisnis utama yang
umumnya ada di suatu perusahaan (dagang). Pada tabel tersebut diuraikan beberapa
kegiatan bisnis utama, keputusan-keputusan utama di setiap proses bisnis, serta kebutuhan
informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.

Tabel 2.1
Kegiatan Bisnis, Keputusan & Kebutuhan Informasi

Kegiatan Bisnis Keputusan Utama Kebutuhan Informasi

Perolehan Modal  Berapa banyak o Proyeksi kegiatan dan

 Modal sendiri atau pinjam kebutuhan modal
o Pro-forma laporan keuangan
 Jika pinjam, dari mana yang
terbaik, dst. o Syarat utang, jadwal, tingkat
bunga, dst.

Kegiatan Bisnis Keputusan Utama Kebutuhan Informasi

Perolehan gedung  Ukuran gedung? o Kebutuhan kapasitas

dan peralatan  Jumlah peralatan? o Harga
 Sewa atau beli? o Studi pasar
 Lokasi?
o Tabel pajak dan peraturan
 Bagaimana depresiasinya?
Mengontrak dan  Persyaratan pengalaman? o Deskripsi kerja
melatih pegawai  Bagaimana menilai integritas o Pengalaman kerja dan
dan kompetensi pelamar? keahlian pelamar

 Bagaimana melatih?
Perolehan persediaan  Berapa banyak yang perlu o Laporan status persediaan
dibeli? o Kinerja dan ketentuan
 Penjual yang mana? pembayaran vendor

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

3 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
  Bagaimana cara o Analisis pasar
membawanya?
o Laporan pelaksanaan prosedur
 Bagaimana mengelola mutasi persediaan
persediaan (penyimpanan,
kontrol, dan lain-lain)
Kegiatan periklanan  Media yang mana? o Analisis biaya
dan pemasaran
 Isi bagaimana? o Jangkauan pasar
Penjualan barang  Penetapan persentase mark o Pro-forma laporan keuangan
up o Biaya kartu kredit
 Penawaran kredit in house
o Status kredit pelanggan
 Kartu kredit apa yang
diterima?
Pengumpulan  Jika menawarkan kredit, o Status akun pelanggan
pembayaran dari bagaimana ketentuannya? o Laporan jatuh tempo piutang
pelanggan
 Bagaimana mengurus uang o Penggunaan bank atau kas
tunai? besar/kas kecil perusahaan

Kegiatan Bisnis Keputusan Utama Kebutuhan Informasi

Pembayaran gaji  Jumlah gaji? o Penjualan (untuk komisi)

pegawai
Pembayaran pajak
Pembayaran penjual
 Pemotongan dan iuran? o Jam kerja
o Formula pajak
 Proses pembayaran in-house
atau menggunakan jasa o Biaya pembayaran eksternal
luar?
 Persyaratan pajak atas gaji o Peraturan pemerintah
o Total pengeluaran untuk gaji
 Persyaratan pajak penjualan
o Total penjualan
 Bayar ke siapa? o Faktur dari penjual
 Kapan membayar?
o Utang usaha
 Berapa banyak yang dibayar

Interaksi Dengan Pihak Eksternal dan Internal

Dalam suatu aktivitas bisnis akan terjadi interaksi antara pihak internal dengan pihak
eksternal entitas. Interaksi tersebut digambarkan dalam suatu proses secara umum.
Gambar 2.1 menyajikan model umum dalam penerapan aplikasi SIA. Ini adalah model
umum karena menjelaskan semua sistem informasi, apapun arsitektur teknologinya. Elemen
yang membentuk model umum tersebut adalah pengguna akhir, sumber data, pengumpulan
data, pemrosesan data, manajemen data, pembuatan informasi, dan umpan balik.

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

4 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
Beberapa istilah terkait gambar tersebut adalah sebagai berikut:

 Sumber data (data source) adalah berbagai transaksi keuangan yang masuk ke
dalam sistem informasi baik dari sumber internal maupun ekstenal.
 Pengumpulan data (data collection) merupakan tahap operasional pertama dalam
sistem informasi. Tujuannya adalah memastikan bahwa data kegiatan yang masuk
kedalam sistem valid, lengkap, dan bebas dari kesalahan. Dalam banyak hal, ini
adalah tahap yang paling penting dalam sistem. Jika kesalahan transaksi masuk ke
pengumpulan data tanpa terdeteksi, sistem akan memproses kesalahan tersebut dan
menghasilkan output yang salah serta tidak andal.
 Pemrosesan data. Setelah selesai dikumpulkan, data biasanya membutuhkan
pemrosesan agar dapat menghasilkan informasi. Berbagai pekerjaan dalam tahap
pemrosesan data (data processing) berkisar dari yang sederhana hingga yang rumit.
 Manajemen Database (database management) melibatkan tiga pekerjaan dasar:
penyimpanan (storage), penarikan (retrieval), dan penghapusan (delete).
 Pembuatan Informasi (information generation) adalah proses menyusun,
mengatur, memformat, dan menyajikan informasi ke para pengguna. Informasi dapat
berupa dokumen operasional seperti pesanan penjualan, laporan yang terstruktur,
atau sebuah pesan dalam layar komputer.

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

5 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
  Pengguna akhir (end user) dibagi dalam dua kelompok umum: eksternal dan
internal. Kelompok pengguna eksternal diantaranya: pemegang saham, investor,
kreditur, pemerintah, pelanggan dan pemasok, pesaing, serikat kerja, dan
masyarakat. Kelompok pengguna internal adalah para manajer perusahaan tersebut
(manajer puncak, manajer madya, dan manajer bawah).

Digambarkan pada model tersebut di suatu lingkungan (lingkungan eksternal jika dari
sudut pandang perusahaan) melingkupi ruang di sekitar perusahaan. Pada lingkungan
eksternal tersebut terdapat sumber data eksternal yang masuk ke dalam perusahaan, yakni
pada bagian sistem informasi. Di perusahaan juga terdapat sumber data internal yang juga
masuk ke dalam sistem informasi sebagaimana sumber data eksternal. Kedua jenis data
tersebut dikumpulkan dan diproses dalam suatu sistem manajemen database untuk
membentuk informasi, dimana kemudian informasi tersebut akan didistribusikan kepada
pengguna akhir di internal perusahaan maupun di lingkungan eksternal. Dari para pengguna
akhir tersebut perusahaan akan mendapatkan umpan balik yang kemudian akan menjadi
sumber lagi bagi pengumpulan data selanjutnya. Demikian proses sistem informasi
akuntansi akan berputar sebagaimana suatu siklus.

Siklus Bisnis

Pemrosesan transaksi mencakup keragaman aktivitas bisnis yang harus dijalani sebuah
organisasi untuk mendukung operasinya sehari-hari. Setelah aktivitas bisnis diidentifikasi,
selanjutnya aktivitas bisnis tersebut dikelompokkan ke dalam transaksi yang prosesnya
saling berhubungan dan berulang. Kelompok aktivitas bisnis yang saling berhubungan ini
disebut dengan siklus transaksi. Secara umum transaksi atau aktivitas bisnis yang
tergabung dalam setiap siklus yang ada di setiap perusahaan bisnis adalah sebagai berikut :

 Siklus pendapatan (dan penerimaan)

 Siklus pengeluaran dan penggajian
 Siklus produksi
 Siklus keuangan (treasury)
 Siklus pelaporan keuangan

Siklus-siklus tersebut diuraikan secara singkat sebagai berikut:

a. Siklus pendapatan:

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

6 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
 Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada
entitas-entitas lain sampai pada penagihan pembayaran yang berkaitan. Siklus ini
umumnya mencakup sistem aplikasi yang meliputi entri pesanan pelanggan, penagihan,
piutang dagang, dan pelaporan penjualan.

b. Siklus pengeluaran dan penggajian:

Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas
lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang terkait, ditambah dengan pengeluaran
untuk penggajian, dimana penggajian dianggap sebagai suatu aktivitas pembelian jasa
oleh perusahaan. Siklus ini umumnya mencakup sistem aplikasi yang meliputi pemilihan
dan permohonan pemasok, pembelian, pengelolaan utang dagang dan pengelolaan
penggajian.

c. Siklus produksi:

Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang

dan jasa. Siklus ini umumnya mencakup sistem aplikasi yang meliputi pengendalian dan
pelaporan produksi, akuntansi biaya produksi, pengendalian persediaan, dan akuntansi
kekayaan.

d. Siklus keuangan:

Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana-dana modal,

termasuk kas. Siklus ini mencakup sistem aplikasi yang berkaitan dengan pengendalian
dan manajemen kas, manajemen utang, dan administrasi pensiun karyawan. Siklus
keuangan terkadang tidak dipisahkan tersendiri, karena dapat tercakup di dalam siklus
pendapatan dan siklus pengeluaran.

e. Siklus pelaporan keuangan:

Model siklus transaksi organisasi mencakup siklus kelima yakni siklus pelaporan
keuangan. Siklus pelaporan keuangan bukan merupakan siklus operasi. Siklus ini
memperoleh data akuntansi dan operasi dari siklus-siklus lain dan memproses data ini
sedemikian rupa sesuai dengan kebutuhan penyajian laporan keuangan. Penyajian
laporan keuangan berdasarkan standar akuntansi keuangan yang berlaku umum.
Karena keempat siklus yang disebutkan sebelumnya pasti memiliki data yang harus

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

7 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
 dimasukkan ke dalam laporan keuangan, maka siklus pelaporan keuangan juga
terkadang tidak dipisahkan tersendiri, karena tercakup di dalam setiap siklus operasi
yang ada.

Siklus pemrosesan transaksi terdiri dari satu atau lebih sistem aplikasi. Suatu sistem
aplikasi memproses transaksi-transaksi yang berkaitan secara logis (Bodnar, 2013). Model
siklus transaksi lainnya yang diutarakan oleh Romney (2015) adalah: siklus pendapatan,
siklus pengeluaran, siklus produksi, siklus penggajian dan manajemen sumber daya
manusia. Romney memisahkan siklus penggajian dari siklus pengeluaran dan menyebutnya
sebagai siklus penggajian dan manajemen sumber daya manusia karena di dalam aktivitas
penggajian tidak terlepas dari manajemen atas sumber daya manusianya. Romney juga
tidak menyebutkan pelaporan keuangan sebagai suatu siklus melainkan suatu sistem buku
besar dan pelaporan.

Proses Pengendalian Internal

Barangkali aspek yang paling penting dari sistem informasi akuntansi adalah perannya
dalam proses pengendalian intern organisasi. Istilah proses pengendalian intern
menyarankan tindakan yang harus diambil dalam organisasi untuk mengatur dan
mengarahkan kegiatan-kegiatan organisasi. Suatu pengendalian internal tidak akan terlepas
dari salah satu hal penting yang harus diterapkan, yakni adanya pemisahan fungsi atau
pemisahan tugas. Pemisahan tugas diterapkan agar tidak ada seseorang atau satu
departemen yang dapat mengendalikan catatan akuntansi yang terkair dengan aktivitasnya
sendiri. Pemisahan fungsi juga wajib diterapkan antara fungsi pencatatan (akuntansi) dan
fungsi pengendalian fisik keuangan. Jika terjadi pendelegasian dan tanggung jawab
akuntansi dan keuangan pada satu individu atau satu departemen yang sama hal ini
merupakan pelanggaran serius dari konsep pengendalian internal. Fungsi bagian akuntansi
merupakan fungsi controller, sementara fungsi bagian keuangan merupakan fungsi
treasurer. Pada manajemen puncak, fungsi kontroler dan treasurer bisa digabungkan.

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

8 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
 Berjalannya fungsi pengendalian internal di perusahaan harus diyakini efektifitasnya,
karena itu diperlukan fungsi audit internal. Audit internal adalah kegiatan independen di
suatu organisasi. Tugasnya memonitor dan menilai ketaatan pada kebijakan, prosedur
maupun berbagai peraturan yang harus diikuti oleh organisasi. Fungsi audit intern harus
terpisah dari fungsi akuntansi. Bahkan pada dasarnya fungsi audit intern seharusnya
memiliki kewenangan dan otorisasi yang terpisah dari semua kegiatan operasional
perusahaan. Karena itu, dalam struktur organisasi, bagian audit internal digambarkan
berada langsung di bawah manajemen puncak, berada di atas para manajer, namun bukan
dalam garis kewenangan memerintah.

Gambaran organisasi di suatu perusahaan manufaktur dengan fungsi audit internal

dapat dilihat pada Gambar 2.2 di atas, namun gambar tersebut bukan suatu hal yang baku.
Struktur organisasi harus disusun sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Pemrosesan Data Transaksi

Salah satu fungsi dasar sebuah sistem informasi akuntansi adalah melakukan
pemrosesan data tentang transaksi perusahaan secara efisien dan efektif. Pemrosesan
transaksi terdiri atas tiga tahap yang dilakukan secara berurutan sebagai berikut:

1. Merekam data transaksi pada sebuah dokumen

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

9 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
2. Mencatat transaksi ke dalam jurnal, yang merupakan catatan yang bersifat kronologis
tentang apa yang telah terjadi.
3. Membukukan (memposting) data dari jurnal ke dalam rekening/pos/account buku besar,
yang meringkas data berdasarkan jenis rekening.

Dalam aktivitas merekam data transaksi seringkali terdapat transaksi yang berulang
yang menggunakan pos yang sama pada posisi (debit atau kredit) yang sama. Untuk itu
perusahaan sebaiknya menyusun Jurnal Standar. Jurnal standar adalah proforma atau
entri hipotesis yang diarsipkan untuk terjadi dalam operasi normal dari sistem. Suatu entri
jurnal standar harus menunjukkan 3 hal berikut:

1. Account yang terpengaruh entri.

2. Sumber (yaitu jurnal, departemen, penggunaan komputer, dan lain-lain) dari entri
tersebut.
3. Tanggal atau periode entri (mingguan, bulanan).

Audit Trail

Suatu catatan akuntansi/jurnal akan menyediakan audit trail atau jejak audit yang diperlukan
untuk menelusuri transaksi mulai dari dokumen sumber sampai ke laporan keuangan, atau
sebaliknya. Audit trail berguna untuk banyak hal, misalnya dalam menelusuri suatu
kesalahan yang terdeteksi pada laporan akhir. Yang paling penting adalah bagi akuntan
untuk melakukan proses audit laporan keuangan di akhir tahun.

Dalam suatu sistem akuntansi terkomputerisasi, jejak audit harus dapat tersedia melalui
data yang ada pada file di komputer (digital audit trail), misalnya suatu transkasi dimulai
dari adanya kegiatan ekonomi penjualan yang dicatat secara manual pada dokumen sumber
sebagaimana yang dilakukan pada sistem manual. Langkah berikutnya adalah
mengkonversi dokumen tersebut ke dalam bentuk digital. Hal ini dilakukan dalam tahap
input data, dimana transaksi di-edit dan file transaksi pesanan penjualan dibuat. Beberapa
sistem komputer tidak menggunakan dokumen fisik, elainkan, transaksi ditangkap secara
langsung dimedia digital. Langkah berikutnya adalah memperbarui berbagai file master dan
pos pengendali yang dipengaruhi oleh transaksi ini. Selama prosedur pembaruan,
pengeditan transaksi dilakukan. Beberapa transaksi bisa dinyatakan salah atau tidak valid
karena beberapa alasan, misalnya nomor pelanggannya salah, jumlahnya tidak mencukupi,
atau terdapat masalah kredit pelanggan.

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

10 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
Sistem Akuntansi Berbasis Komputer

Dalam memproses transaksi, sistem akuntansi berbasis komputer pada dasarnya

dibagi menjadi dua jenis, yakni sistem batch dan sistem real-time. Kedua sistem tersebut
dijelaskan sebagai berikut:

 Sistem batch (batch system):

secara konseptual sangat mirip dengan sistem akuntansi manual yang tradisional. Batch
dari transaksi-transaksi dikumpulkan sebagai berkas transaksi. Berkas transaksi ini
sama dengan jurnal sistem manual yang merupakan kumpulan transaksi serupa. Berkas
transaksi dipindahbukukan ke buku besar melalui program komputer. Buku besar
diproses secara periodik utuk menghasilkan laporan keuangan. Arus pemrosesan
transaksi dalam sitem komputer pemrosesan batch pada hakekatnya sama dengan pada
sistem manual, dimana dokumen sumber dicatat ke jurnal (berkas transaksi), jurnal
diposting ke buku besar, dan dari buku besar disusun menjadi laporan keuangan.

Pendekatan pemrosesan data yang populer, khususnya untuk perusahaan besar, adalah
menangkap secara elektronik data transaksi pada sumbernya ketika terjadi. Dengan
didistribusikannya kemampuan input data kepada pengguna, kesalahan transaksi
tertentu bisa dicegah atau dideteksi dan dikoreksi pada sumbernya. Hasilnya adalah file
transaksi yang bebas dari kebanyakan kesalahan yang sering terjadi pada sistem
warisan yang lama. File transaksi kemudian diproses dengan cara batch untuk mencapai
efisiensi operasional.

 Sistem real-time (real-time system):

transaksi-transaksi individu dipindahbukukan secara langsung ke buku besar dan bukan

dikumpulkan sebagai berkas transaksi. Sistem real-time memproses seluruh transaksi
pada saat terjadi. Misalnya, pesanan penjualan yang diproses oleh sistem bisa
ditangkap, diisi, dan dikirim pada hari yang sama. Sistem semacam ini memiliki banyak
potensi keuntungan, termasuk perbaikan produktivitas, pengurangan persediaan,
peningkatan perputaran persediaan, pengurangan jeda dalam penagihan pelanggan,
dan perbaikan kepuasan pelanggan. Karena informasi transaksi ditransmisikan secara
elektronik, dokumen sumber fisik dieliminasi atau dikurangi. Pemrosesan real-tme sesuai
dengan sistem yang memproses volume transaksi yang rendah dan yang tidak saling

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

11 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
 berbagi record umum. Sistem ini menggunakan teknologi local area network (LAN) dan
wide area network (WAN) secara luas. Terminal pada situs distribusi diseluruh
organisasi digunakan untuk menerima, memproses, dan mengirim informasi mengenai
transaksi saat ini. Hal ini harus saling terkait dalam jaringan agar para pengguna dapat
berkomunikasi.

Perbedaan dengan pemrosesan batch adalah pemrosesan langsung yang diposting ke

buku besar adalah traksaksi-transaksi dicatat individual dan bukan kumpulan transaksi.

Validasi Data

Validasi data adalah proses penelaahan rincian untuk keakuratan dan kelengkapan
selama tahap masukan pemrosesan komputer. Keakuratan laporan-laporan keuangan
tergantung ada keakuratan masukan ke sistem akuntansi. Dalam sistem manual akuntan
harus menganalisis transaksi yang tidak benar/tidak sah dan membetulkannnya sebelum
pemrosesan. Pada komputreisasi, yang tidak benar dan tidak sah sebaiknya tidak diproses
kecuali dideteksi dan dikoreksi selama pemasukan.

Chart of Account

Untuk merancang pernyataan keuangan dan laporan lain perlu dirancang suatu bagan
akun (chart of account/COA). Dalam suatu sistem akuntansi ada akun terpisah untuk
penyimpanan informasi moneter tercatat dari transasksi

Secara konseptual, akun adalah tempat dimana data relevan pada aktivitas atau
obyek tertentu dicatat dan/atau diikhtisarkan. Akun dapat mengambil bentuk fisik yang
beragam. Dalam sistem manual dapat berupa formulir yang sangat terstandar. Dalam sistem
komputer dapat berupa kartu atau lokasi disk magnetik. Data dapat diklasifikasikan dengan
cara berbeda apa yang mereka akan klasifikasi relevan terbaik pemakai utama data.

Dalam merancang suatu bagan arus harus responsif terhadap kebutuhan pelaporan
ekstern maupun kebutuhan informasi intern perusahaan. Salah satu cara untuk mengelola
bagan akun adalah dengan mengelompokkan akun-akun aktiva, kewajiban, modal,
pendapatan dan biaya/beban, dengan cara memblok atau mengelompokkan nomor
berurutan untuk setia kelompok akun utama. Pemgelompokan semacam ini disebut kode
blok. Ada perbedaan secara spesifik di dalam rancangan bagan akun.

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

12 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
 Ada beberapa pertimbangan dalam merancang kode, diantaranya, kode harus
menghasilkan klasifikasi, juga kode harus fleksibel. Contoh: kode desimal itu fleksibel tetapi
memiliki keterbatasan standarisasi, rumit untuk pemrosesan mesin.

Kode blok biasanya dikelola dengan cara:

1. Posisi karakter memiliki arti penting

2. Kode memiliki angka karakter ditentukan terlebih dulu
3. Seluruh Kode mempunyai pajang yang sama.

Rancangan kode untuk COA bisa beragam, namun struktur kode account yang umum dapat
digambarkan sebagai berikut:

Dua digit pertama dari kode tujuh digit digunakakn untuk mengidentifikasi divisi,
departemen, pusat laba, atau pusat biaya yang dibebani secara terpisah. Subunit dinomori
01 s/d 99.

Misalnya :
1 Divisi Elektronik
2 Divisi Penelitian
7 Departemen Produksi
8 Departemen Pemasaran

Tiga digit berikutnya mewakili kategori khusus

Klasifikasi akun utama dapat dinomori 100 s/d 900

100 Aset
300 Kewajiban
400 Equitas
500 Penjualan
600 Biaya penjualan
700 Beban
800 Pendapatan lain-lain

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

13 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
Klasifikasi laporan keuangan, Akun diberi nomor 10 s/d 90

Formulir

Fungsi utama dari suatu sistem akuntansi adalah untuk menangai formulir. Formulir
digunakan untuk mengumpulkan informasi dan juga menyediakan bukti bahwa operasi
(tahap tertentu dalam sistem) telah dilakukan. Formulir digunakan untuk menstandarkan
masukan dan keluaran dari aplikasi pemrosesan data. Formulir itu sendiri dapat berupa
dokumen kertas atau format yang dtampilkan dalam peralatan masukan/keluaran komputer
komputer seperti terminal layar monitor.

Fungsi formulir adalah (1) sebagai media fisik untuk menyimpan dan
mentransmisikan data. (2) sebagai media pencatatan transaksi yang sederhana serta
pencatatan aset dimana pencatatan aset adalah dasar untuk pengendalian atas
penggunaan aset. (3) formulir juga berfungsi sebagai media akuntansi yang mendukung
operasi.

General Ledger System

Sistem buku besar umum (general ledger system – GLS) merupakan suatu pusat
yang terhubung ke sistem-sistem lainnya dalam perusahaan melalui arus informasi. Siklus
transaksi memproses peristiwa individual yang dicatat dalam jurnal khusus dan akun buku
besar pembantu. Rangkuman transaksi-transaksi ini megalir ke dalam GLS dan menjadi
sumber input untuk sistem pelaporan manajemen (Management Report System-MRS) dan
sistem pelaporan keuangan (Financial Report System-FRS).

Voucher Jurnal

Voucher jurnal merupakan sumber input bagi buku besar umum. Sebuah voucher
jurnal, yang dapat digunakan untuk mewakili rangkuman transaksi yang serupa atau satu

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

14 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
transaksi yang unik, mengidentifikasi jumlah keuangan dan akun buku besar umum yang
dipengaruhi.Transaksi rutin, jurnal penyesuaian, dan jurnal penutup, semuanya dimasukkan
ke buku besar umum dari voucher jurnal. Karena voucher jurnal harus disetujui oleh manajer
yang bertanggung jawab, voucher junal menyediakan pengendalian yang efektif terhadap
jurnal buku besar umum yang tidak diotorisasi. Jurnal bukti besar umum tradisional tidak
digunakan dalam sistem yang mengunakan voucher jurnal. Kebanyakan perusahaan telah
mengganti buku besar umum dengan file voucher jurnal.

Database GLS

Database GLS terdiri atas berbagai file trasaksi, file master, file referensi, dan file utama
arsip. File-file ini bervariasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnnya. File
master buku besar umum (general ledger master file) merupakan file utama dalam database
GLS. Basis dari file ini adalah kode bagan akun perusahaan. Setiap record dalam file master
buku besar umum bisa merupakan akun buku besar umum terpisah atau akun pengendalian
untuk file buku besar pembantu korespondensinya dalam sistem pemrosesan transaksi
(transaction processing system-TPS). FRS mengambil dari file master buku besar umum
untuk menghasilkan laporan keuangan perusahaan. MRS juga menggunakan file ini untuk
mendukung kebutuhan informasi internal.

File sejarah buku besar umum (general ledger history file) memiliki format yang sama
dengan file master buku besar umum. Tujuan utama file ini adalah untuk mewakili laporan
keuangan komparatif dengan basis historis.

File voucher jurnal adalah total voucher jurnal yang diproses pada periode saat ini.
Dengan menyediakan satu record untuk semua transaksi buku besar umum, file ini melayani
tujuan yang asma seperti jurnal buku besar umum tradsional.

File sejarah voucher jurnal (journal voucher history file) berisi voucher jurnal untuk
periode masa lalu. Informasi historis ini mendukung tanggung jawab kepengurusan
manajemen untuk memperhitungkan pengunaan sumber daya. Baik file voucher jurnal saat
ini maupun historis merupakan bagian penting dalam jejak audit perusahaan.

File pusat pertanggungjawaban (responsibility center file) berisi data pendapatan,

pengeluaran, dan penggunaan sumber daya lainnya untuk setiap pusat

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

15 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
pertanggungjawaban dalam organisasi. MRS mengambil data-data ini untuk dimasukkan
dalam persiapan laporan pertanggungjawaban manajemen.

File master anggaran (budget master file) berisi jumlah anggaran untuk pendapatan,
biaya, dan sumber daya lainnya untuk pusat-pusat pertanggungjawaban. Data-data ini,
dalam kaitannya dengan file pusat pertanggungjawaban, merupakan dasar dari akuntansi
pertanggungjawaban.

Prosedur GLS sederhana secara konseptual, seperti yang ditampilkan oleh sistem
manual. Voucher jurnal mengalir dari sistem pemrosesan transaksi dan umber lainya ke
departemen buku besar umum. Secara rutin, ini semua merupakan rangkuman transaksi
dari akun-akun buku besar pembantu dan jurnal khusus yang berada di siklus transaksi.

Tanggung Jawab untuk memberikan informasi ke pihak eksternal ditetapkan oleh

standar hukum dan profesional. Kebanyakan dari informasi ini dalam bentuk laporan
keuangan tradisional, pengembalian pajak, dan dokumen-dokumen yang diperlukan oleh
lembaga yang menerapkan peraturan tersebut. Kewajiban pelaporan ini dipenuhi melalui
komponen Financial Report System (FRS) dari GL/FRS.

Proses Akuntansi Keuangan

FRS pada kenyataannya merupakan langkah terakhir dalam seluruh proses akuntansi
keuangan (finacial accounting process) yang dimulai dari siklus transaksi. Untuk
menempatkannya dalam perspektif yang tepat, kita harus mempertimbangkan proses ini
dalam hubungannya dengan subsistem infomasi lainnya. Proses akuntansi keuangan
dimulai dari status bersih di awal tahun fiskal yang baru. Hanya akun-akun permanen neraca
yang merupakan kelanjutan dari tahun sebelumnya. Proses akuntansi keuangan memiliki
tiga tahap yang berbeda, yang masing-masing melibatkan elemen-elemen dari satu atau
lebih subsistem informasi.

Tahap-tahap tersebut diuraikan sebagai berikut:

Tahap I – Prosedur harian, subsistem TPS (Transaction Process System) mencatat tansaksi
harian di dokumen sumber, kemudian mencatatnya di junal khusus, membukukan transaksi
individual ke buku besar pembantu, dan menyiapkan voucher jurnal.

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

16 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
Tahap II – Prosedur akhir periode, vouher jurnal dimasukkan ke buku besar umum secara
berkala. Hal ini melibatkan TPS dan GSL. Frekuensi pembaruan ke buku besar umum
menentukan tingkat integrasi sistem. Dalam sistem yang sangat terintergrasi, pembaruan
buku besar umum merupakan bagian dari prosedur harian.

Tahap III - Prosedur pelaporan keuangan. Analisis akun-akun buku besar umum dan
langkah-langkah yang mengarah ke pembuatan laporan keuangan melibatkan baik FRS
maupun GLS. GLS dan FRS mengirimkan dan menerima data secara berulang-ulang.
Relasi ini mengilustrasikan mengapa sistem-sistem ini sering dianggap sebagai suatu sistem
tunggal – GLS/FRS.

Mengendalikan GLS/FRS

Suatu GLS/FRS harus dikendalikan karena rentan terhadap eksposure. Eksposur

potensial dalam sistem ini terdiri atas:

1. Jejak audit yang tidak sempurna

2. Akses yang tidak diotorisasi ke buku besar umum,
3. Akun buku besar umum yang tidak seimbang dengan akun buku besar pembantu.
4. Saldo akun buku besar umum yang salah karena voucher jurnal yang salah atau
tidak diotorisasi.

Jika tidak dikendalikan, eksposur-eksposur ini dapat menyebabkan laporan keuangan

dan laporan-laporan lainya salah dalam pernyataannya sehingga dapat menyesatkan para
pengguna. Konsekuensi potensial adalah tuntutan hukum, kerugian keuangan yang
signifkan bagi perusahaan, dan sanksi dari pihak yang berwenang.

GLS/FRS Berbasis Komputer

Perusahaan yang menggunakan buku besar umum hanya untuk pelaporan keuangan
akan menemukan bahwa sstem batch, yang menggunakan file berurutan, memenuhi
kebutuhannya dan menyediakan tingkat keamanan yang tinggi. Sistem ini dioperasikan
secara sederhana, dan pengendalian akses ke buku besar umum juga mudah dilakukan.
Akan tetapi, ketika buku besar umum digunakan untuk mendukung tugas yang lebih luas
dalam organisasi, sistem yang menggunakan pemrosesan real-time dan file akses langsung
mungkin diperlukan

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

17 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
 GLS/FRS Warisan yang menggunakan Pemrosesan Batch dan File Datar

Kekuatan terbesar dari sistem ini terletak pada pengendaliannya. Voucher jurnal dari
departemen operasi dapat disetujui, divalidasi, dan diseimbangkan sebelum dimasukan
ke buku besar umum. Sistem ini dapat mendukung pihak manajemen dengan laporan
umpan balik rangkuman terbatas tentang aktivitas transaksi.

Kelemahannya sistem ini adalah tidak efisien. Pendekatan file berurutan merupakan
penggunaan teknologi secara konservatif yang menggunakan komputer terutama
sebagai alat akuntansi. Sistem ini tidak berguna dalam meningkatkan efisiensi kegiatan
operasi atau memfasilitasi pengurangan tenaga kerja. Rekonsiliasi yang tidak sering
dilakukan.

 Rekayasa Ulang GLS/FRS Menggunakan File Akses Langsung

Sistem rekayasa ulang mengatasi kelemahan-kelemahan sistem tradisional. Karena

sistem ini tak menciptakan kembali seluruh buku besar setiap kali diperbarui, pembaruan
dan rekonsiliasi buku besar umum sekarang dapat muncul sebagai satu langkah dalam
siklus transaksi. Pendekatan ini sangat memfasilitasi identifikasi kesalahan dengan tepat
waktu ketika batch transaksi tidak seimbang nilainya.

Penggunaan file akses langsung memberikan manfaat tambahan bagi pelaporan

manajemen. Membuat database buku besar umum tersedia bagi berbagai pengguna
internal, juga menciptakan masalah pengendalian yang harus diperhatikan, seperti
pemisahan tugas, catatan akuntansi dan pengendalian akses.

Pemrosesan Data Elektronik

Suatu Pemrosesan Data Elektronik - PDE (Electronic Data Processing -EDP)

menjelaskan dan menguraikan sistem masukan, sistem pemrosesan dan penyimpanan,
serta sistem keluaran. Gambar PDE sebagaimana berikut ini (Gambar 2.3):

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

18 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
Deskripsi atas Gambar 2.3 adalah sebagai berikut:

Sistem Masukan

 Sistem-sistem Masukan dengan kertas (Paper input systems)

Sistem akuntansi terkomputerisasi: masukan ke sistem akuntansi berupa dokumen

sumber yang ditulis/diketik - dikirim ke bagian pengoperasian komputer untuk
pemeriksaan kesalahan dan pemrosesan.

1. Penyiapan dan Perlengkapan Dokumen Sumber.

2. Pengiriman Dokumen Sumber ke Pemrosesan Data

- Total pengendalian batch dan register-register data merupakan pengendalian

dasar dalam pengiriman data dan departemen pemakai ke pemrosesan data.
- Penggunaan pengendalian batch atas urutan keseluruhan pemrosesan data
masukan-proses-keluaran merupakan dasar independensi operasional
- Praktik-praktik pengendalian seperti penggunaan formulir yang dipranomori,
penyeliaan, dan pengesahan, banyak digunakan dalam aplikasi pemrosesan
data elektronik (PDE) seperti halnya juga pada sistem lainnya.
- Formulir pengendalian dokumen masukan : perhitungan jumlah dokumen
merupakan cara sederhana untuk melakukan pengendalian batch.
- Pengendalian formulir dokumen masukan di entry dalam buku harian
penggunaan data untuk memungkinkan pengendalian atas disposisi dan
penempatan data yang bersangkutan.
- Penggunaan Total Pengendalian Batch

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

19 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
 Pengembangan dan pemanfaatan total pengendalian batch dalam suatu aplikasi
pemrosesan data. Departemen pemakai mengembangkan total –total
pengendalian atas batch-batch masukan, dan kemudian mengirimkan batch-
batch dokumen bersama-sama dengan formulir pengendalian dokumen
masukan, ke departemen pemrosesan data. Formulir pengendalian dokumen
masuk dicatat dalam depertemen pemrosesan data, dan kemudian dicocokkan
dengen total-total pengendapan pengendalian keluaran yang dikembangkan
selama pemrosesan batch masukan berlangsung. Keluaran dikembalikan
depertemen pemakai, dimana batch cocok dengan total-total batch dalam
formulir pengendalian dokumen masukan.

3. Masukan data (Data Entry)

Setelah dokumen-dokumen sumber seperti faktur-faktur diterima oleh bagian

pemrosesan data, maka dilakuan key transcribe atau pengetikan dengan
menggunakan terminal data atau komputer personal (Personal Computer)

Deteksi kesalahan :

- Kunci verifikasi (Key verification) merupakan prosedur pengendalian yang

mendeteksi kesalahan dalam operasi pengetikan.
- Verifikasi visual (Visual verification) untuk mendeteksi kesalahan dengan
perbandingan antara dokumen sumber dengan hasil cetak file yang telah
dimasukan.
- Kesalahan dapat muncul, misalnya jika nomor rekening pelanggan salah ketik
karena klerk masukan data salah memencet tuts atau salah menginterpretasikan
karakter yang terdapat dalam dokumen sumber

4. Pengeditan Data Program

Pengeditan Data Program merupakan teknik perangkat lunak yang digunakan

untuk mengcek kesalahan data sebelum pemrosesan dilakukan.

Teknik-teknik Pengeditan Data Program.

Kegiatan pengeditan data dapat diterapkan untuk setiap struktur data dasar: karakter, field,
record, dan file.

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

20 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
a. Teknik pengeditan paling mendasar meyakinkan bahwa seluruh data field hanya
memuat karakter-karakter yang absah. Contoh: data numerik hanya memuat data digit
dan alfabetis tidak memuat digit apapun.
b. Pengecekan tabel (Tabel look up): nilai aktual field rekening pelanggan dapat
dibandinkan dengan daftar induk nomor rekening pelanggan yang disimpan dalam tabel.
c. Tes batas (limit test), misalnya: field jam upah biasanya tidak akan lebih kecil dari nol
dan dapat dikatakan 100 jam untuk periode dua mingguan. Penjualan dalam
departemen tertentu umumnya berada dalam rentang nol sampai nilai tertinggi tertentu
yang dibuat berdasarkan data historis.
d. Digit cek (check digit): adalah digit ekstra yang berlebihan, yang ditambahkan dalam
nomor kode sebagai paritas bit yang ditambahkan ke byte. Digit cek dikomputasikan
dengan matematik.

 Sistem Masukan Tanpa kertas (paperless input systems)

- Disebut juga sistem masukan on line transaksi-transaksi dimasukkan secara

langsung ke dalam jaringan komputer, dan kebutuhan pengetikan dalam dokumen
sumber dikurangi - tingkat otomoatis yang lebih tinggi.
- Salah satu masalah dengan sistem masukan tanpa kertas kemungkinan tidak ada
pemisahan tugas dan jejak audit.
- Mengurangi pengendalian yang berkaitan dengan pemisahan tugas.
- Ketiadaan pengendalian intern berbasis kertas dapat diatasi dengan menggunakan
log transaksi (register transaksi) yaitu dengan cara looging atau seluruh masukan ke
file khusus yang secara otomatis memuat logis untuk mengisdetifikasi transaksi.
- Pelabelan (tagging) berarti bahwa informasi berorientasi audit yang ditambahkan
termasuk dalam data transaksi orisinal.
- Informasi itu seperti halnya kode otorisasi tanggal dan pemakai dapat tercakup untuk
memberikan jejak audit yang ekstensif. Log transaksi juga memberikan pendukung
penting, seperti halnya sumber bagi total pengendalian.

Dalan suatu sistem masukan tanpa kertas terdapat tingkat otomatis yang berbeda, yakni:

1. Sistem Masukan tanpa kertas Membutuhkan Intervensi Manusia

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

21 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
 Terdapat banyak jenis sistem masukan tanpa kertas dimana para pemakai memasukkan
transaksi-transaksi secara langsung ke komputer. Misalnya: sistem masukan data
manual dan sistem identifiasi otomatis seperti point –of- sale (POS)

Transaksi-transaksi dengan sistem masukan tanpa kertas yang melibatkan intervensi

manusia umumnya diproses melalui dua tahapan: entri data dan edit data, dan transfer
ke sistem apliksi komputer pusat.

2. Sistem Masukan Tanpa kertas Yang Tidak Membutuhkan Keterlibatan Manusia.

Pemrosesan transaksi otomatis secara penuh.

Contoh aplikasi teknologi:

a) networked vending machine (NVM) untuk pompa bensin - dengan sistem ini
pelanggan memasukan ATM/kartu kredit ke pompa bensin. Kemudia pompa akan
mengeluarkan bensin sesuai dengan kebutuhan dan secara elektronis kartu kredit
ATM akan dibebankan.

b) Mesin slot otomatis: Pelanggan memasukan kartu ATM ke mesin slot,

memasukan kode PIN, dan mengambil kebutuhannya. Kerugian atau keuntungan
segera dibebankan atau dikreditkan ke rekening bank pelanggan.

c) EDI - Electronic Data Intrechange (pertukaran data elekronik).

d) EFT - Electronic Funds Transfer (transfer dana elektronik), format ANSI X.12.

Sistem Pemrosesan dan Penyimpanan Data

 Sistem Pemrosesan Berbasis Kertas

- Pada dasarnya seluruh sistem berbasis kertas untuk memproses transaksi akan
berorientasi batch.
- Sistem pemrosesan berorientasi batch, transaksi-transaksi dimasukan ke dalam
komputer dalam bentuk batch. Batch ini kemudian diproses secara periodik. Contoh:
pemrosesan batch laporan jam kerja mingguan untuk membuat cek pembayaran gaji
dan lain-lain - transaksi yang banyak paling ekonomis.

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

22 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
 - Pemrosesan secara batch dapat dilakukan baik pemutakhiran file secara sekuensial
maupun akses-acak (secara langung atau terindeks).

1. Pemrosesan Secara Batch dengan Pemutakhiran File Secara Berurutan

Banyak sistem berbasis kertas yang beriorientasi batch menggunakan file berurutan
untuk memutakhirkan file induk. Pemrosesan dalam sistem ini biasanya mencakup
tahap berikut ini:

a. Penyiapan file transaksi. Mula-mula, setiap tambahan pengeditan dan validasi

data dilakukan. Kemudian catatan-catatan dalam transaksi disortir kedalam
urutan yang sama dengan di file induk. Pengeditan data yang dilakukan pada titik
paling awal yang mungkin dalam arus pemrosesan, yaitu sebelum transaksi
disortir. Pada saat tersebut, tergantung pada situasi tertentu, pengeditan data
dapat dilakukan setelah data transaksi disortir ke skuensal file induk. (Gambar
2.4)

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

23 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
 b. Pemutakhiran file induk. Catatan yang terdapat dalam transaksi dan file induk
(misalnya sub buku besar) dibaca satu per satu, dicocokkan dan dituliskan ke file
induk baru memuat pemutakhiran yang diinginkan File induk lama dan transaksi
harus dipertahankan untuk pendukung. Jika file induk baru hilang atau rusak,
pemrosesan dapat diulang, dengan menggunakan file induik lama dan file
transaksi. Konsep ini disebut sebagai sistem penyimpanan anak-bapak-kakek,
dimana setiap versi induk menjadi “generasi”. File induk lama yang digunakan
sebagai masukan ke pemutakhiran file adalah “bapak”. Pemrosesan akan
menghasilakn “anak” yaitu file induk baru. Induk baru merupakan generasi
informasi yang lain. File “anak “ akan menjadi induk masukan. Jadi file “anak”
akan menjadi “bapak” dan muncul anak yang baru, dan file induk lama yang
menjadi induk pendukung sebelumnya akan menjadi file “kakek”, yaitu file yang
setidaknya telah mengalami dua kali pemrosesan. Beberapa file pendukung
dapat dipertahankan tergantung pada tujuan pengendalian. (Gambar 2.5)

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

24 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
 c. Pemutakhiran buku besar. Buku besar dimutakhirkan untuk menunjukkan
perubahan dalam file induk.
d. Penyiapan laporan buku besar. Neraca saldo dan laporan-laporan lain dibuat.

2. Pemrosesan Batch dengan Pemutakhiran File Akses Acak

Dalam banyak sistem, khususnya sistem akuntansi berorientasi DBMS (Database

Management Systems), pemutakhiran data terjadi secara acak. Hal ini sebagai
lawan dari proses yang terjadi pada sistem akuntansi berorientasi file.

Pada Gambar 2.5 tampak bagaimana suatu proses pemutakhiran file akses acak
yang terjadi terhadap file merupakan interaksi antar beberapa file induk,
sebagaimana diistilahkan sebagai file Kakek, Bapak, dan Anak. Pemutakhiran
tersebut juga merupakan suatu siklus, karena data yang tersimpan dalam File induk
yang baru (Anak) akan merupakan materi yang menjadi bahan untuk melakukan
pemutakhiran file berikutnya terhadap File Induk lama (Bapak).

Pemutakhiran Batch dengan Pemutakhiran Akses Acak

 Aplikasi Akun Baru. Aplikasi membuat file piutang dagang dengan akun terbuka.
Faktur-faktur baru secara periodik di posting ke file piutang dagang dengan akun

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

25 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
 terbuka. File pengendalian dimutakhirkan untuk merefleksikan tambahan batch faktur ke
file piutang dagang. File pengendalian merupakan ikhtisar file piutang dagang menurut
jenis akun (seperti cicilan atau tunai dalam 30 hari).
 Pemrosesan Nota Pengiriman Kas. Pembayaran pelanggan dikirimkan ke nomor
PO.Box. Pendekatan ini memisahkan cek dan semua kiriman lain yang diterima oleh
organisasi, oleh karenanya mengurangi sortir manula atas cek dan mengurangi jumlah
orang yang trelibat untuk menangani penerimaan kiriman tersebut.
 Pembuatan Saldo Sistem. Seluruh aktivitas pengiriman nota kas dimasukkan dalam file
aktivitas untuk menyediakan adanya jejak audit seluruh transaksi kas yang diproses. File
aktivitas digunakan untuk membuat saldo harian sistem piutang dagang dan untuk
penggajian, sesuai kebutuhan, daftar-daftar yang membantu karyawan pemrosesan data
dalam mejejaki aktivityas yang hilang yang dapat berakibat dari kekeliruan sistem.

 Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Dalam sistem pemrosesan tanpa kertas dapat dilakukan pemrosesan batch dan
pemrosesan tepat waktu atau on line real time processing

1. Pemrosesan Batch Dalam Sistem Pemrosesan Tanpa Kertas

Mirip dengan pemrosesan batch dalam sistem berbasis kertas. Perbedaannya

bahwa voucher jurnal diganti dengan fungsi serupa tetapi secara elektronis, dan
buku besar dimutakhirkan secara otomatis secara periodik. Baik pemutakhiran file
sekuensial atau akses random dapat dilakukan.

2. Pemrosesan Real Time dalam Sistem Pemrosesan tanpa Kertas

Keuntungan utama dalam sistem tanpa kertas adalah memungkinkan untuk

melakukan pemrosesan waktu nyata (On line, real time systems/OLRSs)
memproses transaksi segera setelah dimasukkan dan dapat segera perlu
menghasilkan keluaran untuk pemakai. Transaksi-transaksi tidak diakumulasikan
dalam batch-batch, tetapi selama masukan segera diterapkan untuk pemutakhiran
file induk dengan menggunakan pemutakhiran file akses-acak.

 Konsep Dasar Penyimpanan Data

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

26 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
 Konsep dasar penyimpanan data sebagaimana yang digambarkan pada Gambar 2.6
dapat dijelaskan sebagai berikut;

 Entity adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi. Contohnya

adalah karyawan, Persediaan dan rekening pelanggan.
 Atributes, adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity. Contoh
attribute adalah alamat pelanggan, nama pelanggan, batas kredit dan lain-lain.
 Character adalah huruf atau angka.
 Data value, adalah kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna.
Contoh Jl. Diponegoro (data value) adalah alamat (attribute), Perusahaan PQR
(entity).

Pada Gambar 2.6, tampak struktur data dimana dalam suatu file piutang tersimpan
informasi mengenai tiga entitas yang berbeda, yakni: Tuan Ahmad, PT Matahari, dan Tuan
Sukrino. Hasilnya, ada tiga catatan di file. Ada lima atribut yang digunakan untuk
mendskripsikan setiap pelangan, yaitu nomor pelangan, nama pelanggan, alamat, batas
kredit, dan saldo. Jadi ada lima field di setiap catatan. Setiap field berisikan nilai data yang
mendeskripsikan atribut dari entitas tertentu (pelanggan). Misalnya, nilai data 2011129
adalah nomor pelanggan untuk Tuan Ahmad.

 Up-Dating/Pembaruan Data

Selain penyimpanan data, umumnya akan terjadi proses up dating atau pembaharuan
data pada suatu file.

Contoh pembaruan file bisa digambarkan sebagaimana Gambar 2.7 berikut ini:

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

27 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
Sistem Keluaran

Sistem keluaran dapat berupa sistem dengan kertas, tanpa kertas,dan antara
keduanya. Sebahagian sistem dengan kertas dan berorientasi batch dengan pemrosesan
file sekuensial menghasiklan volume keluaran yang besar. Sistem tanpa kertas yang on-line
dan tepat waktu cenderung menghasilakan sangat sedikit keluran cocok untuk perusahaan
besar.

Pengendalian Keluaran dirancang untuk mengecek bahwa hasil pemrosesan telah

berupa keluaran yang sah dan keluaran tersebut telah didistribusikan secara memadai.
Laporan-laporan harus di telaah secara cermat oleh para penyelia di departemen untuk
menjamin kelayakan dan kualitas laporan-laporan yang bersangkutan. Total pengendalian
harus disesuaikan dengan total pengendalian yang dihasilkan secara independen oleh
operasi pemrosesan data, pengecekan pengeditan data program harus dilakukan terhadap
seluruh keluaran.

Kelompok pengendalian PDE terpisah seringkali dibentuk untuk memonitor operasi

PDE. Kelompok pengendalian PDE kerap merupakan bagian dari fungsi audit intern

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

28 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.
perusahaan. Prosedur–prosedur harus dibuat untuk memberikan jaminan bahwa kekeliruan-
kekeliruan dilaporkan kepada kelompok pengendalian PDE.

Penutup

Proses bisnis merupakan suatu aktivitas yang rumit, yang membutuhkan

pengambilan keputusan dari berbagai pilihan yang tersedia. Karena setiap perusahaan
bersifat unik, maka untuk mendokumentasikan proses bisnis secara akurat dan
menghasilkan informasi sesuai dengan yang diharapkan maka harus dipilih sistem yang
paling tepat untuk diterapkan di perusahaan.

Dalam memilih sistem yang tepat, berbagai hal harus dipertimbangkan, mulai dari
kesiapan teknologi yang dimiliki perusahaan dalam memproses transaksi sampai pada
bagaimana pengendalian internal dapat menjaga efisiensi penggunaan sumber daya yang
dimiliki serta efektivitas yang dapat dicapai perusahaan.

Daftar Pustaka

Dini Arwati, Aida Wijaya, Sistem Informasi Akuntansi, Bandung, 2020.

‘20 Sistem Informasi Akunt Biro Akademik dan Pembelajaran

Dini Arwaty, S.E., M.Si.,Ak. http://www.widyatama.ac.id

Endang Darmawan, S.E., M.Si., Ak.

29 Syakieb Arsalan, S.E., M.M.
Dr. Rina Tresnawati, S.E., M.M.
Bachtiar Asikin, S.E., M.M., Ak., CA.
Andhika Ligar Hardika, S.E., M.Si., Ak.