MAKALAH

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

“PROSES BISNIS PROKUREMEN
DAN SUMBER DAYA MANUSIA”
4C/3

Oleh Kelompok 7 :
 Adolfine Mananggel 17061104123
 Meyling Lie 17061104136
 Cintia Samsudin 17061104147

PROGRAM STUDI AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SAM RATULANGI
2019
 KATA PENGANTAR

Puji dan Syukur kami Panjatkan Kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas
Rahmat-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan dengan baik Tugas Makalah dengan judul
“Proses Bisnis Prokuremen dan Sumber Daya Manusia”. Makalah ini kami buat untuk
memenuhi Tugas kelompok Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi.
Kami menyampaikan Terima Kasih kepada semua pihak yang telah membantu kami
dalam penyusunan makalah ini, sehingga kami dapat menyelesaikan tugas ini tepat pada
waktunya.
Kami selaku penyusun makalah ini sepenuhnya menyadari bahwa penulisan makalah
ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, kami selaku penyusunan makalah ini
mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini.
Akhir kata kami mengucapkan terima kasih. Semoga makalah ini bermanfaat bagi
kami selaku penyusun maupun bagi para pembaca.

Manado, 29 Maret 2019

Kelompok 7

ii
 DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ………………………………………………………………………. i

KATA PENGANTAR ........................................................................................................ ii
DAFTAR ISI .................................................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ................................................................................................. 1
1.2 Rumusan Masalah ............................................................................................ 1
1.3 Tujuan Penulisan .............................................................................................. 1
BAB II PEMBAHASAN .................................................................................................... 2
2.1 Pengertian Prokuremen ..................................................................................... 2
2.2 Proses Bisnis Prokuremen ................................................................................. 2
2.3 Pengendalian Siklus Transaksi Pada Prokuremen .............................................. 6
2.4 Proses Bisnis Pengeluaran Kas .......................................................................... 8
2.5 Proses Bisnis Manajemen Sumber Daya Manusia .............................................11
2.6 Pengendalian Siklus Transaksi Pada Proses Penggajian ....................................12
BAB III PENUTUP ...........................................................................................................14
3.1 Kesimpulan .....................................................................................................14
3.2 Saran...............................................................................................................14
DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................15

iii
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Banyak yang dilakukan untuk meningkatkan kinerja SDM, diantaranya melakukan

kegiatan pelatihan. Kegiatan pelatihan merupakan proses memberikan atau meningkatkan
kemampuan dan keterampilan serta menanamkan sikap kepada karyawan dimana proses
tersebut akan sangat membentuk karyawan dalam mengkoreksi kekurangan-kekurangan
kerjanya dimasa silam sehingga karyawan tersebut dapat meningkatkan kinerjanya dalam
bekerja.
Kegiatan pelatihan merupakan sebuah proses mengajarkan pengetahuan dan keahlian
tertentu serta sikap agar karyawan semakin terampil dan mampu melaksanakan tanggung
jawab dengan baik. Sesuai dengan standar kerja kegiatan pelatihan juga dimaksudkan untuk
mengurangi kesenjangan antara sumber daya yang dimiliki perusahaan dengan sumber daya
manusia yang diharapkan perusahaan agar perusahaan dapat mencapai tujuan, visi dan misi.
Proses Bisnis tersebut suatu kumpulan dari aktivitas (task) atau pekerjaan terstruktur
yang saling berhubungan untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang
menghasilkan suatu keluaran (produk/output) atau layanan (demi meraih tujuan tertentu) dan
mendukung pencapaian tujuan serta sasaran strategis dari suatu organisasi. Prokuremen bisa
juga disebut dengan pembelian.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa yang dimaksud dengan Prokuremen ?

2. Bagaimana Proses Bisnis Prokuremen ?
3. Apa saja yang termasuk dalam Pengendalian Siklus Transaksi pada Prokuremen ?
4. Bagaimana Proses Bisnis Pengeluaran Kas ?
5. Bagaimana Proses Bisnis Sumber Daya Manusia ?
6. Bagaimana Pengendalian Siklus Transaksi pada Proses Penggajian ?

1.3 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui apa itu Prokuremen.

2. Untuk mengetahui Proses Bisnis Prokuremen.
3. Untuk mengetahui apa saja Pengendalian Siklus Transaksi pada Prokuremen.
4. Untuk mengetahui Proses Bisnis Pengeluaran Kas.
5. Untuk mengetahui Proses Bisnis Sumber Daya Manusia.
6. Untuk mengetahui Pengendalian Siklus Transaksi pada Proses Penggajian.

1
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Prokuremen

Prokuremen adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan
mendapatkan barang atau jasa. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen.

2.2 Proses Bisnis Prokuremen

Langkah umum dalam proses prokuremen adalah :

1. Menentukan kebutuhan
2. Memilih sumber daya
3. Permintaan untuk quotation
4. Memilih pemasok
5. Menerbitkan pesanan pembelian
6. Penerimaan barang
7. Verifikasi faktur
8. Pembayaran kepada pemasok

Menentukan Menerbitkan
Kebutuhan pesanan pembelian

Memilih Penerimaan
Sumber Daya Barang

Permintaan
Verifikasi Faktur
untuk Quotation

Memilih Pembayaran
Pemasok Pemasok

Sistem enterprise resource planning (ERP) mampu menyimpan dan memproses

sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis prokuremen.
SAP/R3 mendukung prokuremen pada modul pengelolaan material. R/3
menyediakan cara online, sistem terintegrasi total untuk pembuatan dan pertukaran
dokumen yang diperlukan dalam proses bisnis prokuremen.

2
 Dokumen pada R/3 adalah dokumen online. Dokumen ini juga dapat dicetak dan
ditukarkan secara manual. Dokumen prokuremen yang tersedia pada R/3 terdiri dari :
1. Permintaan pembelian
2. Permintaan untuk quotation
3. Quotation
4. Pesanan pembelian
5. Perjanjian Ringkas
6. Kontrak
7. Perjanjian penjadwalan
8. Pencatatan informasi pembelian
Semua dokumen prokuremen ditentukan dengan tipe kode dokumen. Setiap
dokumen memiliki tempat header dan tempat item (rinci). Tempat header berisi informasi
yang relevan dengan dokumen secara keseluruhan, seperti nomer pemasok.Tempat item
menentukan informasi item secara rinci dalam dokumen, seperti nomor produk item yang
dipesan.
 Permintaan Pembelian
Permintaan Pembelian Adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta
sesuatu pada suatu waktu tertentu. Dokumen itu juga dapat dibuat secara otomatis oleh
sistem MRP (materials requirements planning). Sistem MRP dapat melakukan analisis
secara canggih untuk menentukan kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan untuk
suatu item dan proses produksi perusahaan. Setelah selesai, permintaan pembelian
dilanjutkan secara elektronik ke supervisor untuk disetujui. Profil pemakai dikelola
dalam permintaan pembelian filter R/3 dan dikirim ke orang yang tepat untuk disetujui.
Permintaan pembelian merupakan langkah opsional dalam prokuremen di R/3.
 Memilih sumber daya
R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk menyediakan
suatu item yang diminta. Jika kontrak ada, R/3 memberikan jumlah yang diminta. R/3
memonitor perjanjian ringkas yang ada dengan pemasok. R/3 mengelola pencatatan
pemasok, validitas periode kontrak, dan jumlah kuota. R/3 mengelola daftar sumber
persediaan yang disetujui dan yang tidak disetujui. R/3 juga dapat memilh pemasok
yang akan dipanggil untuk penawaran permintaan, berdasarkan rekomendasi data yang
telah disimpan sebelumnya.
 Permintaan untuk quotation
Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untuk menghasilkan
dokumen permintaan untuk quotation (request for quotation). Permintaan untuk
quotation dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item jasa yang
penawarannya diperlukan sebagai kebijakan perusahaan. Permintaan untuk quotation
mungkin juga dikirimkan dalam bentuk dokumen kertas, seperti fax, atau secara
elektronik seperti EDI (electronic data interchange). Permintaan quotation menentukan
tanggal penutupan untuk aplikasi dan petunjuk pengajuan penawaran. Hasil dari
penerbitan permintaan untuk quotation adalah satu atau banyak dokumen quotation
yang dicatat dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas

3
 untuk permintaan. R/3 akan mengirim surat penolakan ke pemasok untuk penawaran
yang akan dimasukkan ke dalam R/3.
 Memilih pemasok
R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah
tidak diterima. R/3 menawarkan fungsi evaluasi pemasok secara otomatis untuk
membantu organisasi dalam proses bisnis prokuremen. R/3 dapat menampilkan analisis
pemasok diurutkan total ranking atau diurutkan dan diranking dengan kriteria
khusus. Quote dapat disimpan untuk referensi masa depan dalam catatan informasi
pembelian.
 Menerbitkan pesanan pembelian
Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mnegkonfirmasi
barag yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, dan jangka waktu pembayaran.
Pesanan pembelian dapat dikirim dalam bentuk kertas, seperti fax, atau secara
elektronik, seperti dokumen EDI. R/3 memproses beberapa tipe pesanan pembelian.
Pesanan pembelian standar diterbitkan untuk pesanan barang dan jasa. Pesanan
pembelian sub kontrak diterbitkan ketika pemasok harus menerima suku cadang
(seperti subrakitan) untuk memproduksi produk akhir yang akan dikirim ke perusahaan.
Pesanan pembelian konsinyasi diterbitkan untuk barang yang ditangani dalam
konsinyasi. Dan terakhir, pesanan pembelian transportasi persediaan, diterbitkan untuk
memulai perpindahan barang antar pabrik dalam perusahaan.
Perjanjian ringkas (outline agreement) merupakan perjanjian jangka panjang
dengan pemasok. Jangka waktu dan kondisi biasanya dinegosiasikan dan dikelola
secara terpisah untuk setiap pengelolaan pembelian. Ada dua tipe perjanjian ringkas :
kontrak dan perjanjian penjadwalan (scheduling agreement). Kontrak adalah perjanjian
ringkas dimana pemasok menyediakan material selama periode waktu tertentu. Kontrak
dapat berupa kontrak nilai atau kontrak kuantitas. Kontrak nilai digunakan ketika nilai
total untuk pengeluaran pesanan tidak melebihi jumlah yang ditentukan. Kontrak
kuantitas digunakan ketika kuantitas total yang dipesan pada periode waktu yang sudah
diketahui.
Perjanjian penjadwalan sama dengan kontrak, tetapi juga menentukan harga item.
Perjanjian penjadwalan mempunyai item baris. Perjanjian penjadwalan mengurangi
kertas kerja karena penjadwalan tunggal dapat menggantikan banyak pesanan
pembelian atau pesanan yang dikeluarkan. Pesanan pembelian dapat diubah setelah
dikirim ke pemasok. R/3 menghasilkan dokumen perubahan yang dikirimkan ke
pemasok yang mengidentifikasikan perubahan pesanan.
 Penerimaan barang
Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang disiapkan
dalam R/3. Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. Jika barang rusak
dalam pengiriman, dapat dimasukkan sebagai retur atau tidak diterima pada saat
pengiriman. Jika pengiriman pemasok dibuat dalam suku cadang, maka beberapa jurnal
penerimaan barang harus dibuat. R/3 memonitor pengiriman dan pelaporan ketika
pesanan telah dipenuhi dan hampir selesai. Dokumen penerimaan barang dapat
disiapkan dengan tiga cara. Cara pertama dengan sistem manajemen persediaan ketika

4
 barang diserahlan ke penyimpanan sementara. Cara lain, dokumen penerimaan barang
dapat disiapkan dengan referensi pesanan pembelian. Cara ketiga, barang yang diterima
dapat diposting ke dalam inspeksi kualitas. Setelah barang yang diterima diposting,
R/3 membuat dokumen persediaan yang mendokumentasikan dampak piutang dagang
persediaan, juga akan dibuat dokumen akuntansi yang menunjukkan transaksi di buku
besar.
 Verifikasi Faktur
Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang dan
pesanan pembelian ke pembayaran. Proses bisnis ini dikenal dengan nama verifikasi
faktur memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi. Verifikasi
faktur menghubungkan manajemen material dengan prokuremen dengan modul R/3
lainnya seperti akuntansi keuangan dan pengendalian. Jika suatu faktur sudah diposting,
R/3 melakukan tiga cara pencocokkan untuk membandingkan pesanan pembelian
dengan barang yang diterima dan dengan faktur. Sebagai hasil posting dari faktur,
pesanan pembelian diperbarui dan R/3 menghasilkan dokumen akuntansi untuk
mengindikasikan transaksi buku besar.
 Pembayaran kepada pemasok
Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat
sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam
pesanan pembelian atau record master pemasok. Pembayaran diproses melalui hutang
dagang dan akuntansi keuangan.
 Record Master
Record master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan struktur
organisasi dan proses bisnis perusahaan. R/3 mengelola database terpusat. Record
master dibuat untuk setiap objek. Setiap record master pemasok dikelola secara
terpusat, tetapi diperbarui oleh pemakai pada banyak departemen. Data kode
perusahaan (juga disebut data akuntansi) didefinisikan pada level kode perusahaan dan
dihubungkan dengan modul akuntansi keuangan dan buku besar dalam R/3. Setiap
record master pemasuk harus memiliki nomor rekening rekonsiliasi yang
menghubungkan pemasok kebuku pembantu hutang dagang. Setiap record master
pemasok memiliki filed grup rekening yang menentukan bagaimana record pemasok
diberi nomor dan juga menentukan filed mana yang ditampilkan pada layar master
pemasok.
Komponen pengelolaan persediaan dari record R/3 adalah nilai dan kuantitas. Ini
memungkinkan R/3 untuk memasukkan dan memeriksa perpindahan barang, mengelola
stok persediaan, dan pengambilan fisik persediaan. Perpindahan barang merupakan
kejadian internal atau eksternal yang menyebabkan perubahan tingkat persediaan. Nilai
persediaan dibebankan secara internal ke pusat biaya atau proyek. Komponen
pengelolaan persediaan mendukung penghitungan siklus dan sampling inventori. Selain
fitur dasar tersebut, pengelolaan persediaan dapat diperluas sampai pada pengelolaan
gudang. Record master informasi pembelian hanya digunakan oleh pembelian. Ia
digunakan untuk alokasi sumber daya, yang merupakan proses evaluasi pemasok.
Kontrak merupakan dokumen transaksi, tetapi berfungsi seperti record master untuk
pengeluaran pesanan (release order).
5
2.3 Pengendalian Siklus Transaksi Pada Prokuremen

 Permintaan (penyimpanan)

Permintaan untuk membeli dimulai dari departemen pembelian. Permintaan pembelian

juga dapat dimulai dari departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian
disetujui dalam departemen yang membuatnya.
 Pembelian

Fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu
dan pengiriman. Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian
karena anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karena alasan lainnya.
Bagian pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian untuk
suatu permintaan. Tembusan dikirim ke pemasok. Hutang dagang, departemen yang
membuat (gudang) dan departemen penerimaan, masing-masing memiliki akses ke
pesanan pembelian untuk memproses pesanan.
 Penerimaan

6
 Bagian penerimaan memiliki akses ke pesanan pembelian dan mencocokkannya dengan
pengiriman dari pemasok. Prosedur penerimaan harus punya peran independen untuk
menghitung pengiriman dan atau menyiapkan laporan penerimaan. Independen atau blind
count pengiriman dilakukan dengan tidak mengizinkan penghitung (counter) punya akses
ke kuantitas yang ada pada pesanan pembelian.
 Penyimpanan

Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian penerimaan

dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian melanjutkan ke hutang
dagang. Jika barang langsung dikirim ke departemen yang meminta dan bukan ke
departemen penyimpanan, supervisor departemen yang meminta mengakui penerimaan
pada laporan penjualan dan melanjutkan ke hutang dagang. Verifikasi independen
penerimaan pembelian adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen.
 Hutang dagang

Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke pemasok. Penggunaan

sistem voucher untuk mendukung pembayaran adalah ciri pengendalian dari proses bisnis
prokuremen. Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan untuk memastikan
bahwa semua dokumen yang tepat telah dikumpulkan, diverifikasi, dan diperiksa sebelum
pembayaran faktur yang sesungguhnya. Voucher yang telah disetujui dilanjutkan ke
pengeluaran kas untuk pembayaran.
 Integritas proses Bisnis Prokuremen
Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada integritas hubungan pembeli-
penjual. Suap, kickback dan konflik kepentingan (seperti membeli dari saudara atau
teman) adalah contoh hubungan antara pembeli-pemasok yang tidak benar yang harus
dihadapi ada proses bisnis prokuremen. Banyak perusahaan menemukan bahan sangat
perlu untuk membuat kebijakan tertulis dan manual prosedur untuk melindungi proses

7
 bisnis prokuremen. Metode untuk mengevaluasi dan memilih penawaran didasarkan pada
atribut pemasok,yang disebut perencanaan peringkat pemasok (vendor rating plan), yang
dengan mengevaluasi keputusan sebagai dasar pertimbangan oleh otoritas yang lebih
tinggi. Daftar pemasok yang disetujui (approved vendor list) disiapkan oleh fungsi yang
independen, yang digunakan untuk membatasi pilihan-pilihan pembeli ke pemasok, di
mana pemasok telah diseleksi dan didapati bahwa mereka dapat dipercaya, bebas dari
masalah keuangan, dan bebas dari konflik kepentingan.
 Pendekatan peringkat atribut untuk memilih pemasok
Pendekatan peringkat atribut (attribute rating) untuk memilih pemasok cocok jika
diperlukan pendapat dari beberapa evaluator yakni menggabungkan hasil evaluasi itu pada
waktu yang sama. Langkah yang diperlukan sebagai berikut :
1. Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukkan dalam evaluasi
2. Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya dan
objektivitasnya.
3. Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada setiap atribut,
memberikan skor angka dari 1 sampai dengan 10 atau skala yang lain.
4. Menjumlahkan evaluasi individu dengan mengalihkan setiap peringkat angka atribut
dengan bobotnya, kemudian menjumlahkan semua evaluasi dengan menambahkan
semua skor bersama-sama.
Walaupun metode ini objektif, namun pemberian bobot dan peringkat nilai menjadi proses
yang sangat subjektif. Karena itu, teknik evaluasi atribut menjadi sangat berguna untuk
memilih proposal dan mengidentifikasi pemasok atau pada sistem yang menjadi subjek
pertimbangan akhir.

2.4 Proses Bisnis Pengeluaran Kas

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran kas
aktual. Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran
dibatasi pada jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggung jawabkan sebagai dana
imprest kas kecil. Konsep dana imprest tidak dibatasi untuk pengendalian kas kecil. Dana
imprest penggajian dan pembebanan imprest dan dana biaya adalah biasa pada perancangan
sistem.
Setiap waktu jumlah kas yang dimiliki ditambah dokumen untuk pengeluaran-
pengeluaran harus dengan jumlah yang telah ditentukan. Secara periodik, dana imprest diisi;
pengeluaran-pengeluaran yang telah didokumen (voucher kas kecil) diperiksa dan
disetujui dan cek dikeluarkan untuk dana sejumlah tertentu agar jumlah dana sama dengan
jumlah yang telah ditentukan. Ciri utama pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah
penggunaan sistem voucher untuk mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi
persetujuan dengan pengeluaran kas, dan rekonsiliasi bank secara independen.
 Hutang dagang
Departemen hutang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung
pengeluaran kas. Dokumen - dokumen itu adalah permintaan pembelian, pesanan
pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok. Dokumen - dokumen ini diperiksa,

8
 dinyatakan lengkap, dan diproses untuk pembayaran pada tanggal jatuh tempo faktur.
Hutang dagang merupakan awal proses pembayaran, meliputi menghitung jumlah yang
jatuh tempo, diskon (jika ada), dan item lainnya.
 Pengeluaran kas

Cek voucher dan voucher diterima dari departemen hutang dagang. Setelah cek voucher
dan voucher diperiksa, cek ditandatangani dan voucher di cap dan disimpan urut nomor.
Control total dari jumlah yang telah diposting disiapkan dan direkonsiliasi dengan voucher
yang diterima dari hutang dagang. Cek voucher dilanjutkan langsung ke yang dibayar.
Control total dilanjutkan ke buku besar.
 Buku besar

Ayat jurnal diterima dari hutang dagang dan control total dari pengeluaran kas
direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat jurnal dan control total disimpan
menurut tanggal.
 Audit internal

Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama-sama dengan laporan bank.
Rekonsiliasi bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis
pengeluaran kas.

9
 Sistem voucher

Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan. Otorisasi dapat dilakukan
dengan menandatangani formulir secara fisik pada paket voucher, menyiapkan suatu
dokumen untuk mengotorisasi entri pada register voucher, atau memasukkan data ke
dalam komputer. Sistem hutang dagang secara khusus mengelola buku pembantu dari
rekening kreditur, memposting faktur dan membayar setiap rekening kreditur. Pada sistem
voucher hutang dagang, rekening individual untuk kreditur tidak perlu disimpan. Sistem
voucher mengelola register voucher atau alternatif lain, file paket voucher dalam numerik
atau urutan yang lain. Beberapa voucher berkaitan dengan kreditur yang sama, tetapi tidak
demikian dengan rekening tunggal dalam sistem hutang dagang.
Sistem voucher terpusat pada voucher. Voucher dapat terdiri dari berbagai bentuk,
dari formulir sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi voucher-check. Suatu
voucher menunjukkan nama, alamat pemasok, deskripsi faktur, total atau jumlah bersih
jatuh tempo, dan rekening yang akan dibebankan (distribusi). Cap voucher adalah wilayah
pada dokumen untuk otorisasi tandatangan, nomor dokumen, tanggal dan sebagainya.
Formulir voucher sendiri tidak signifikan. sistem voucher dapat dioperasikan tanpa
voucher yang dapat dibaca oleh manusia. Pada kasus ini voucher adalah entri yang
disetujui di dalam register voucher, beberapa tipe dari file komputer.
 Posting hutang dagang
Setelah faktur disetujui untuk pembayaran, faktur akan disimpan samapai tanggal
jatuh tempo dan secara formal diposting pada saat itu; alternatif lain, akan dibukukan pada
saat disetujui (yang berbeda dengan tanggal jatuh tempo). Jika faktur dibukukan pada
tanggal persetujuan, pencatatan formal untuk kewajiban masih ada. Keuntungan cara ini
adalah pada biaya: register voucher (atau file voucher) sekarang harus dicari atau
diurutkan menurut tanggal jatuh tempo untuk memudahkan pembayaran.
Menyiapkan voucher untuk faktur individual ketika beberapa faktur menunjuk pada
pemasok yang sama pada periode yang sama akan menghasilkan beberapa seri cek untuk
pemasok yang sama pada bulan yang sama. Oleh karena itu, banyak perusahaan
menggunakan bulit up voucher system. Bulit up voucher system merupakan akumulasi
beberapa faktur dari pemasok yang sama dan membayarnya dengan cek tunggal. Setelah
beberapa faktur disetujui, faktur akan diurutkan dan diakumulasi menurut pemasok atau
nomor voucher. Pembayaran akan dilakukan pada akhir bulan atau tanggal jatuh tempo.

10
 Ada tiga file yang diperlukan untuk mengelola informasi yang berguna :
1) File yang disetujui, tetapi faktur belum dibayarkan, dengan akses ke tanggal jatuh
tempo untuk pembayaran
2) File faktur yang telah dibayar, biasanya berdasarkan numerical.
3) File pemasok yang menunjukkan baik jumlah yang terbayar maupun yang belum,
yang diurutkan menurut kode pemasok. Konsep voucher akan membantu prosedur
pengeluaran banyak organisasi ketika pencatatan dasar diperlukan dan otorisasi yang
mencukupi dan pengendalian pengeluaran merupakan hal yang penting.

2.5 Proses Bisnis Manajemen Sumber Daya Manusia

Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan
pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi sumber daya manusia. Daftar
pekerjaan yang ada di dalam organisasi, daftar deskripsi pekerjaan dan daftar kualifikasi yang
diperlukan untuk suatu pekerjaan adalah contoh dari informasi sumber daya manusia yang
relevan dengan struktur organisasi. Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk
memproses data karyawan, seperti alamat karyawan, penggajian dan histori karyawan.
1. Pemrosesan SDM SAP R/3
Modul sumber daya manusia pada SAP R/3 termasuk komponen yang menangani
tujuan yang telah dinyatakan sebelumnya secara terintegrasi, pada lingkungan online.
Komponen sumber daya manusia dapat diimplementasikan secara mandiri ataupun secara
terintegrasi dengan modul yang lain, seperti modul perencanaan dan pengendalian
produksi atau modul pemeliharaan pabrik. SAP R/3 terdiri dari dua modul sumber daya
manusia. Modul administrasi personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan,
seperti detail karyawan, data gaji, dan data kinerja karyawan.
Modul perencanaan dan pengembangan personel (HR-PD) menyediakan alat untuk
menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi. Komponen manajemen waktu
merupakan yang terpenting dan sering digunakan pada modul sumber daya manusia.
Modul ini melakukan pencatatan waktu dan evaluasi waktu untuk mencatat ketidak
hadiran karyawan dan informasi kehadiran. Komponen penggajian dapat menghitung
pembayaran berdasarkan informasi akumulasi kehadiran pada komponen waktu atau
berdasarkan jumlah yang tetap per periode pembayaran. Penggunaan tipe data yang telah
didefinisikan atau dicetak biru merupakan karakteristik penting dari sistem ERP seperti
SAP R/3. Komponen biaya perjalanan dari HR-PA digunakan untuk memproses biaya
karyawan. Data biaya dimasukkan dan diotorisasi dan membayar jumlah yang benar ke
rekening karyawan di bank. Beberapa posisi yang ditandai kosong dalam modul HR-PA
dapat diakses secara otomatis dalam komponen rekrutmen pada HR-PA.
2. Struktur data SDM
Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. Struktur
data sumber daya manusia terdiri dari tiga elemen :
 Data master SDM
Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk
unit organisasi, profil pekerjaan, karyawan, dan pelatihan. Record master sumber daya

11
 manusia menjadi sasaran untuk perubahan yang sering terjadi. Sebagai contoh,
perubahan master data karyawan mengikuti perubahan hidup dan karier yang terjadi.
 Organisasi data SDM
Data diorganisasikan dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan
event personel. Infotype adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field
data yang dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan. Data personel karyawan,
data pembayaran karyawan, data persetujuan karyawan, dan jadwal kerja merupakan
infotype yang umum dalam sumber daya manusia. SAP R/3 menawarkan sejumlah
infotype yang khusus untuk sistem pajak atau sistem tunjangan dari berbagai negara.
Cetak biru dari infotype ini dimasukkan dalam implementasi sumber daya manusia,
jika diperlukan. Jika infotype yang ada sudah tersedia ketika sebuah infotype akan
dibuat, maka ia akan dibatasi secara otomatis. Event dibuat untuk menyederhanakan
entri transaksi sumber daya manusia. Event “perubahan pekerjaan” dimasukkan dalam
layar yang menampilkan semua yang diperlukan infotype untuk mengubah pekerjaan
karyawan dalam organisasi. Sistem juga dapat membuat posisi kosong jika karyawan
yang ada dalam posisi itu dipindahkan atau keluar dari organisasi.
 Objek SDM
Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu atau dua huruf
sebagai identifikasi. Setiap karyawan juga punya nomor personel unik untuk
mengidentifikasi dirinya melalui sistem informasi. Data pusat biaya digunakan untuk
mendapatkan dan menentukan biaya sumber daya manusia yang terjadi.

2.6 Pengendalian Siklus Transaksi Pada Proses Penggajian

Pada perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur yang paling kompleks dalam
operasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak untuk gaji, regulasi dan tarif berubah
secara konstan, sebagai dampaknya sistem penggajian sering memerlukan modifikasi secara
konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk
kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai adalah tanggung jawab
analisis sistem untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.
1. Personel
Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam penggajian
perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan
dari pembayaran. Semua perubahan seperti penambahan atau penghapusan karyawan,
perubahan tarif pembayaran atau perubahan level potongan dari pembayaran, harus
diotorisasi oleh personel kantor.
2. Pencatatan Waktu
Fungsi pencatatan waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan
kehadiran dan kartu pencatat kerja (job-time tickets). Pencatat waktu bertanggung jawab
untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat waktu atau laporan kehadiran dan
melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan ringkasan waktu kerja yang
diterima dari produksi. Karyawan yang digaji bulanan (salaried employee) tidak
menggunakan dasar jam seperti halnya karyawan yang bekerja dengan ukuran jam. Jika
tidak ada kebutuhan akuntansi akan pencatatan waktu ini, maka diperlukan persetujuan
12
 dari supervisor untuk memulai proses penggajian. Jika karyawan digaji bulanan,
diperlukan laporan kehadiran.
3. Penggajian
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan sesungguhnya dan
menyiapkan penggajian. Data personel diterima dari kantor personel. Laporan kehadiran
diterima dari pencatat waktu. Register penggajian menunjukkan perhitungan pembayaran
bersih (pembayaran kotor dikurangi dengan potongan-potongan dari pembayaran) slip gaji
dikirimkan ke pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditinjau, dan didistribusikan.
4. Persyaratan Pemrosesan Penggajian
Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar karyawan, seperti
nama, alamat, besar gaji, dan potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji. Social
security dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa pajak berdasarkan penggajian.
Perusahaan harus memerhatikan potongan pajak yang dikenakan pada semua karyawan.
Perbedaan dan dampak antara karyawan dan kontraktor independen.

13
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Proses bisnis prokuremen meliputi aktivitas sebagai berikut : menentukan kebutuhan,

memilih sumber daya, permintaan untuk quotation, memilih pemasok, membuat pesanan
pembelian, penerimaan barang, verifikasi faktur dan pembayaran kepada pemasok.
Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan
pengelolaan sistem informasi yang proses informasi sumber daya manusia. Sistem sumber
daya manusia menyediakan alat untuk memproses data karyawan, seperti alamat karyawan,
penggajian dan histori karyawan.
Prokuremen adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan dan
mendapatkan barang atau jasa.
a. Pengendalian siklus transaksi pada prokuremen
b. Permintaan (penyimpanan)
Permintaan untuk membeli dimulai dari departemen pembelian. Permintaan pembelian
juga dapat dimulai dari departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian
disetujui dalam departemen yang membuatnya
c. Proses bisnis pengeluaran kas
Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran kas aktual.
Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran, dimana pengeluaran dibatasi
pada jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggung jawabkan sebagai dana imprest
kas kecil. Konsep dana imprest tidak dibatasi untuk pengendalian kas kecil.
d. Proses bisnis manajemen sumber daya manusia
Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan
pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi sumber daya manusia. Daftar
pekerjaan yang ada di dalam organisasi, daftar deskripsi pekerjaan dan daftar kualifikasi
e. Pengendalian siklus transaksi pada proses penggajian
Pada perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur yang paling kompleks dalam
operasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak untuk gaji, regulasi dan tarif
berubah secara konstan, sebagai dampaknya sistem penggajian sering memerlukan
modifikasi secara konstan

3.2 Saran

Pembuatan Makalah ini sangat jauh dari kesempurnaan, karena keterbatasan sumber
yang diperoleh. Maka dari itu kami mengharapkan para pembaca memberikan sebuah
kritikan dan saran kepada kami agar kami bisa menjadikan kritikan dan saran tersebut sebagai
bahan evaluasi untuk selanjutnya.

14
 DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H. dan William S. Hopwood. 2006. Sistem Informasi Akuntansi.Yogyakarta :

ANDI Yogyakarta.
http://amelinendah.blogspot.com/2016/12/proses-bisnis-atas-pembelian-dan-sumber.html
https://www.academia.edu/26068542/Bab_8_Proses_Bisnis_Prokuremen

15