V SISTEM DATABASE

A. Siklus pengolahan data melibatkan 4 kegiatan, yaitu :

1. Pemasukan data ( data input )
Data transaksi direkam dan dikonversi menjadi bentuk yang dapat diproses oleh
komputer (machine processable form). Untuk memudahkan pemrosesan
selanjutnya, input data perlu disiapkan sebagai berikut :
1) Klasifikasi dengan memberikan kode ( nomor rekening, kode
departemen,dll ). Data berdasarkan sistem yang ada, misal : bagan
rekening.
2) Verifikasi untuk menjamin akurasi data. Hal ini perlu dilakukan, untuk
mencegah terjadinya kesalahan pemasukan data lebuh efisien dan lebih
murah dibandingkan dengan mendeteksi dan membetulkan kesalahan
yang terjadi.
3) Pengiriman data ( transmittal ) dari satu lokasi ke lokasi lainnya.
 Salah satu cara untuk merekam data adalah dengan menggunakan dokumen
sumber (source document), contohnya : surat pesanan penjualan, faktur
penjualan, dll. Dokumen sumber ini sering disebut dengan bukti transaksi
atau dokumen transaksi.
 Data juga dapat diinput dengan menggunakan turnaround document, yaitu
dokumen yang dihasilkan oleh komputer perusahaan lalu dikirimkan
kepada pihak luar, kemudian kembali lagi ke perusahaan dan difungsikan
sebagai input. Dokumen ini biasanya dibuat dalam bentuk yang dapat
dibaca oleh komputer untuk memudahkan proses selanjutnya.
 Data dapat langsung dimasukkan ke dalam terminal atau komputer mikro.
Contoh : karyawan bank memasukkan nomor rekening nasabah ketika
nasabah menyetorkan atau mengambil uang. Salah satu cara untuk
meningkatkan akurasi, kelengkapan, dan kecepatan pemasukan data adalah
dengan menggunakan tampilan dilayar komputer yang sudah dibuat dalam
bentuk formulir.
 Alat lain yang dapat digunakan untuk menangkap data transaksi adalah
source data automation, yaitu alat yang menangkap data langsung dalam
bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Contoh : mesin ATM dan
scanners yang dipakai oleh supermarket.
 Dokumen – dokumen sumber seperti order pelanggan,slip – slip penjualan,
faktur, order pembelian, dan kartu kerja karyawan adalah bukti fisik
masukan ke dalam sistem pemrosesan transaksi. Tujuannya adalah:
1) Menangkap data
2) Membantu operasi pengkomunikasian data dan pengotorisasian
operasi lainnya dalam proses
3) Menstandartkan operasi dengan menunjukkan data apa yang
membutuhkan pencatatan dan tindakan apa yang harus diambil
4) Menyediakan file permanen untuk analisis masa datang, jika
dokumen – dokumen dipelihara
 Dokumen – dokumen sumber umumnya berupa formulir yang dirancang
secara hati – hati untuk memudahkankan penggunaan data yang dicatat
secara akurat.
2. Penyimpanan data ( data storage )
Data yang dimiliki oleh sebuah perusahaan harus diorganisasi agar data tersebut
dapat diakses secara mudah dan efisien. Akan dibahas telebih dahulu 4 konsep
dasar penyimpanan data yaitu:
1) Entity, adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan
informasi.contohnya adalah karyawan ,persediaan, dan rekening
pelanggan.setiap entity memiliki atribut.
2) Atributes,adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity. Contoh
atribut adalah alamat pelanggan,nama pelanggan,batas kredit dan lain-
lain.
3) Characalahters, adalah huruf atau angka.
4) Data value, adalah kombinasi karakter (huruf dan angka)yang memiliki
makna .sebagai contoh,kotak pos 2001 (data volue) adalah alamat
(atribut) perusahaan ABC (entity).

 Secara rinci hierarki data dari data terkecil sampai data yang paling besar
mencangkup :
1) Field, yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam
sebuah spasi (ruang) fisik.
2) Record, adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk
sebuah satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari
sebuah entity.
3) File, adalah sekumpulan record yang sejenis, contohnya adalah
sebuah record piutang pelanggan dikumpulkan dalam satu tempat
yang disebut file piutang dagang.
4) Database adalah kumpulan file-file yang dibentuk satuan data yang
besar. Saat ini, dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan
kebutuhan informasi akan dilayani tanpa perlu menambah program
dan file baru.
 Dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan
informasi akan dilayani tanpa perlu menambah program dan file baru.
Istilah-istilah umum dalam konsep database yang perlu diketahui adalah:
1) Pendekatan database (database approach) pendekatan ini
memandang data sebagai sebuah sumberdaya organisasi yang harus
digunakan dan dikelola untuk seluruh organisasi bukan hanya
digunakan dan dikelola oleh unit atau fungsi tertentu saja.
2) Sistem manajemen database (Database management system
DBMS), adalah program yang mengelola dan mengendalikan data dan
interface (antara data dan program aplikasi).
3) Sistem database (database system), yaitu merupakan gabungan
antara database, DBMS,dan program aplikasi yang mengakses
database melalui DBMS.
4) Database Administrator (DBA), adalah orang yang bertanggung
jawab terhadap penanganan database.
 5) Data warehouses, adalah database yang besar yang dimiliki oleh
sebuah perusahaan Data warehouses ini dibangun dengan
memamfaatkan teknologi maju.

 Keuntungan System Database

Penggunaan system database untuk mengelola data sebuah organisasi
memberkan beberapa keuntungan,antara lain:
1) Intgrasi data : informasi dapat dikombinasikan tanpa batas .
2) Flexibilitas Laporan : laporan dapat direvisi secara mudah,dan
dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal pembuatan
laporan regular.
3) Meminimum pengulangan dan ketidakkonsistenan data : karena
elemen data biasanya disimpan hanya sekali,pengulangan dan
ketidakkonsistenan data dapat diminimumkan.
4) Independensi Data : Karena data dan progam independen satu sama
lain , maka masing-masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi.
Hal ini menyederhanakan pengelolan data dan pemrograman.
5) Manajemen Data Pusat : Dengan pendekatan database , maka
menejemen data menjadi lebih efisien karena administrator databse
bertanggung jawab untuk mengkoordinasi , mengendalikan, dan
mengelola database.
6) Keamanan : Perangkat lunak DBMS memiliki system pengawasan
melekat , seprti misalnya password ,yang membantu meminjam
integritas data.
7) Ananlisis lintas fungsi . Dalam system database , hubungan
antarelemen data.contohnya adalah hubungan antara biaya penjualan
dan kegiatan promosi dapat ditetapkan secara jelas, sehingga hal ini
dapat digunakan untuk pembuatan laporan manajemen.

 Jenis-jenis File
Perusahaan umumnya menggunakan tujuh jenis file untuk menyimpan data
yaitu sebagai berikut:
1) File induk (master file), yaitu file yang berisi data yang relatif
permanen. Dalam sistem manual, file induk ini sama dengan rekening
pembantu buku besar.
2) File transaksi (tansacstion file), yaitu file yang berisi data transaksi
yang besifat sementara. Dalam sistem manual, file transaksi ini sama
dengan jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang sejenis.
Data yang dicatat dalam file transaksi ini akan digunakan untuk
memperbarui file induk, oleh karena itu, file ini harus berisi seluruh
transaksi yang dierluksn untuk memperbarui file induk.
3) File table (table file), yaitu file yang berisi referensi (acuan) data
yang diambil selama pemrosesan data untuk memudahkan
kalkulasi.contonya adalah tariff pajak ,table biaya pengiriman dll.
4) File sejarah (history file), yaitu file yang berisi transaksi yang berisi
transaksi yang sudah diproses. Data ini tetap dipelihara untuk dipakai
sebagai referensi dan sering dipakai sebagai sumber informasi yang
bermanfaat bagi manajemen.
 5) File cadangan (backup file), yaitu file yang berisi duplikat
(copy)sebuah file.
6) Suspense file, yaitu file yang berisi record yang telah dipisahkan
sementara dari pemrosesan data regurel dengan tujuan untuk
diinvestigasi dan dibetulkan. Contohnya : transaksi penjualan kredit
tanpa record piutang dagang.
7) Report file, yaitu file sementara yang berisi data yang akan dicetak
pada tanggal berikutnya.

 Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. Seorang
akuntan, baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu
mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana
pengorganisasiannya.
 Dalam mempelajari SIA, seseorang perlu memerhatikan file induk dan file
transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu. Di bagian ini, akan
dijelaskan ciri-ciri dari file induk dan file transaksi serta contoh-contoh
penggunaan berdasarkan file-file yang disajikan.
a. FILE INDUK
File induk mempunyai ciri-ciri berikut: File induk menyimpan data
yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen – agen
internal, atau barang dan jasa. Contohnya mencakup:
1) File Persediaan (barang dan jasa)
2) File Pelanggan (agen-agen eksternal)
3) File Karyawan (agen-agen internal).

File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi

individual.Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai
data acuan maupun data ringkasan.
Data acuan adalah data deskriptif yang relatif permanen dan tidak
dipengaruhi oleh transaksi. Semua file induk berisi data acuan.
Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan
pengiriman, terjadi. Beberapa file induk mungkin hanya terdiri atas
data acuan, tanpa adanya data ringkasan.
SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas: barang
dan jasa, agen-agen eksternal, dan agen-agen internal. Untuk
setiap jenis master record, akan dibedakan antara data acuan dan data
ringkasan.
 BARANG/JASA
Barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian
dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi. File induk
tentang barang-barang dan jasa pada umumnya mencakup data
acuan dan ringkasan. Anggaplah field-field di dalam File
Persediaan ELERBE.
Field-field dengan data acuan dalam File Persediaan ELERBE
adalah ISBN, Penulis, Judul, dan Harga. Konsisten dengan
definisi terdahulu mengenai data acuan, field-field ini tidak akan
secara langsung diubah karena suatu kejadian. Field-field dengan
data ringkasan adalah Jumlah Barang di Gudang dan Alokasi
 Jumlah. Field Jumlah Barang di Gudang dalam File Persediaan
adalah field ringkasan yang menunjukkan jumlah dari tiap
produk yang ada dalam persediaan di setiap waktu. Konsisten
dengan definisi data ringkasan, field Jumlah Barang di Gudang
diubah ketika kejadian (pengiriman atau uang masuk) terjadi.
 AGEN EKSTERNAL
Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang
berada di luar perusahaan. Contohnya meliputi pelanggan,
pemasok, dan bank. Sebagaimana barang dan jasa, file agen
eksternal harus mencakup data acuan. Perhatikan File Pelanggan
ELERBE.
1) Field dengan data acuan di dalam File Pelanggan ELERBE
adalah Nomor_Pelanggan, Nama, Alamat, Contact_Person,
dan Telepon. Field-field ini tidak berubah akibat transaksi.
2) Tidak ada field-field data ringkasan di dalam File
Pelanggan ELERBE. Field ringkasan yang sering tercakup
dalam file-file seperti itu adalah saldo utang pelanggan.
Field ini akan meningkat jika penjualan dilakukan kepada
pelanggan dan berkurang jika pelanggan melakukan
pembayaran.
 AGEN INTERNAL
Agen internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang
bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses
bisnis. SIA sering kali menelusuri informasi mengenai agen
internal yang bertanggung jawab untuk kejadian di dalam proses
bisnis.
Data acuan dalam file induk menguraikan agen-agen internal ini
(misalnya, nama tenaga penjual, dan tanggal masuk pegawai
tersebut). Meskipun mungkin kurang umum untuk entitas jenis
ini, field ringkasan bisa bermanfaat dalam field agen internal.
Sebagai contoh, field saldo bisa dibuat di File Tenaga_Penjual
untuk memonitor total penjualan yang dibuat oleh penjual itu.

b. FILE TRANSAKSI
Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File
transaksi mempunyai ciri-ciri berikut:
1) File transaksi menyimpan data tentang kejadian. Contoh-contoh
kejadian dari siklus pendapatan meliputi Pesanan, Pengiriman,
Penagihan Kas.
2) File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal
transaksi. File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas
dan harga. Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa
yang berhubungan dengan kejadian tersebut (misalnya, kuantitas
barang yang dipesan).
3) Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di
dalam siklus pendapatan dan pemerolehan. Kejadian pertama di
dalam siklus tersebut diikuti oleh kejadian yang lain. Sebagai
contoh, satu pesanan diikuti dengan pengambilan, pengiriman,
dan penagihan kas.
  MANFAAT PEMISAHAN INFORMASI KE DALAM RECORD
INDUK DAN TRANSAKSI
Keterangan umum tentang pesanan disimpan di File Pesanan. Ketika
mencatat suatu pesanan (menambahkan record ke File Pesanan) untuk
pelanggan yang ada, petugas pencatat pesanan dibebaskan dari beban
mengenai pencatatan nama dan alamat pelanggan karena itu telah tersedia
di dalam File Pelanggan. Dengan demikian, nama dan alamat hanya sekali
saja dicatat walaupun pelanggan tersebut melakukan banyak pesanan.
Ketika mencatat perincian pesanan dalam File Perincian_Pesanan, petugas
pencatat pesanan hanya perlu memasukkan ISBN dan kuantitas yang
diinginkan. Informasi dalam File Persediaan untuk buku tertentu direkam
hanya sekali, meskipun mungkin ada beberapa pesanan untuk buku itu.
Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, terlihat bahwa catatan (record)
transaksi mempunyai dua karakteristik umum: tanggal dan kuantitas yang
harus dimasukkan, serta acuan yang harus dibuat pada agen dan barang
atau jasa yang terlibat dalam transaksi. Acuan pada entitas-entitas ini dibuat
hanya dengan mencatat, dalam record transaksi, nomor identifikasi entitas
(misalnya pelanggan dan produk). Pemahaman mengenai bagaimana file
induk dan transaksi bekerja sama adalah penting untuk meneliti suatu
aplikasi.

3. Pengolahan data ( data processing )

Aktivitas pengolahan data yang paling sering dilakukan adalah pemeliharaan
data, yaitu pemrosesan transaksi periodik untuk memperbarui data yang
tersimpan. Jenis-jenis pemeliharaan data yang biasanya dilakukan adalah:
1) Penambahan (additions), yaitu memasukkan data (record) baru ke dalam
file.
2) Penghapusan (deletions), yaitu menghapus data (record) dari dalam file .
3) Pembaruan (updates), yaitu merevisi saldo sekarang. Pembaruan data
umumnya dilakukan dengan menambah atau mengurangi angka dari sebuah
data transaksi.
4) Pengubahan (changes), yaitu memodifikasi field yang memerlukan
pembaruan secara berkala, seperti alamat, riwayat kredit, dan lain-lain.

 Pemrosesan data juga melibatkan aktivitas-aktivitas lainnya, yaitu:

1) Perhitungan (calculating), yaitu melakukan berbagai macam
manipulasi (operasi) matematik.
2) Pembandingan (comparing), yaitu membandingkan dua atau lebih
elemen data, seperti jumlah barang yang tersedia dan tingkat pemesanan
kembali persediaan, untuk menentukan apakah keduanya sama, lebih
besar, atau lebih kecil.
3) Peringkasan (summarizing), yaitu menggabungkan data menjadi satu
angka jumlah.
4) Pemilahan (filtration), yaitu memilah data untuk pemrosesan
berikutnya.
5) Pemanggilan (retrieval), yaitu mengambil data dari penyimpanan
untuk pemrosesan atau pembuatan laporan.
 Akses Data
Data yang tersimpan dapat diakses, yaitu diperbarui, disimpan, dan
dipanggil dengan menggunakan alat identifikasi (identifier) berupa elemen
data (field), yang disebut kunci (key).
Ada dua jenis kunci, yaitu kunci utama (Primary key), yaitu kunci yang
bersifat unik, dan kunci Pendukung (Secondary key), yaitu kunci berupa
elemen lain yang, meskipun tidak unik, digunakan untuk mengidentifikasi
record.
 Pengorganisasian File
Cara mengorganisasi file mencakup cara penyimpanan data dalam media
penyimpanan fisik dan cara mengakses file. Secara umum ada dua metoda
untuk mengorganisasi sebuah file,yaitu :
1) Metode akses secara urut (sequential access method)
Metode ini mengorganisasi dan memproses file induk dan file transaksi
dengan urutan sama.Sebagai contoh, proses pembaruan file akan
memelihara rekening piutang dan file transaksi penjualan dengan urutan
yang sama. Metoda akses semacam ini cepat dan efisien jika volume
transaksi besar dan sebagian besar record yang diproses secara periodik
dalam sebuah file tidak banyak memerlukan updating. Selain itu untuk
pemrosesan secara kelompok (batch processing), cara ini sangat efisien.
2) Metoda akses secara acak (direct access method)
Dengan menggunakan metoda ini, transaksi diproses seketika transaksi
itu terjadi. Tidak seperti metoda pertama, dengan metoda ini file
transaksi dan file induk dapat diproses secara acak (tidak perlu urut).
Ketika sebuah transaksi terjadi, komputer menggunakan primary key
pada file transaksi (misalnya nomor rekening) untuk mencari record
yang diinginkan pada file induk. Setelah ditemukan, record tersebut
dipanggil (retrieved), diperbarui (updated), dan ditulis ulang ke file
induk. Metoda ini cocok digunakan jika file-file diakses, di-query, dan
di-update secara konstan. Metoda ini digunakan ketika kondisinya tidak
memungkinkan untuk mengantisipasi urutan pemrosesan record.

 Untuk meng-update record:

1) pemakai memberitahu sistem
2) sistem meminta pemakai untuk memasukkan transaksi
3) Setelah data masuk, maka sistem mencari record yang sesuai
4) Jika tidak dapat ditemukan, komputer akan menampilkan pesan
kesalahan dan meminta pemakai untuk membetulkan kesalahan atau
membatalkan proses update, sampai kesalahan dibetulkan.
5) Jika record pada file induk ditemukan, maka data transaksi yang masuk
akan digunakan untuk meng-updaterecord file induk dan record yang
sudah di-update ditulis ulang ke media penyimpanan akses langsung.
Karena record yang sudah di-update ditulis pada file lama, maka record
yang lama akan tertindih dan hilang, kecuali record tersebut sebelumnya
telah dikopi ke file lain.
6) sistem menanyakan apakah pemakai akan melakukan pemrosesan lagi
atau tidak. Jika ya, maka program akan kembali ke langkah 2. Jika
tidak, maka program akan dihentikan.
  Menentukan lokasi simpan sebuah record dan menentukan cara
menemukannya merupakan hal yang kompleks. Ada beberapa metoda
yang dapat digunakan, yaitu:
1) Indexed file organization
Index file berisi primary key dan alamat fisik untuk setiap data. Dalam
situasi yang hampir sama, sebuah file indeks dapat digunakan untuk
sebuah record dalam sebuah file data.
2) Indexed-sequential-access method (ISAM)
Cara ini merupakan cara yang paling banyak digunakan dan paling
popular. Data disimpan secara urut berdasarkan primary key pada alat
penyimpan direct access. ISAM juga membuat file index untuk file
induk. Ini berarti file dapat diakses secara urut dan secara langsung.
Selain memiliki kelebihan tersebut diatas, cara ini juga memiliki
beberapa kelemahan sebagai berikut: (a) memerlukan memory yang
lebihbesar, (b) pembuatan, penyimpanan, dan pemeliharaan index
mahal; dan (c) data baru yang jumlahnya banyak tidak dapat
ditambahkan dengan mudah pada file.

4. Hasil informasi ( information output )

 Langkah terakhir dari siklus pengolahan data adalah menghasilkan
informasi. Informasi biasanya disajikan dalam bentuk dokumen yang berisi
transaksi atau data pihak lain, maksudnya data yang berisi berbagai hal
yang berkaitan dengan pihak luar perusahaan yang bukan merupakan
dokumen sumber melainkan dokumen operasional.
 Informasi juga disajikan dalam bentuk laporan yang berisi informasi yang
berguna bagi pihak internal dan eksternal perusahaan. Biasanya laporan ini
digunakan oleh karyawan untuk mengawasi kegiatan operasional dan
manajer untuk membuat keputusan perusahaan. Dalam sistem infoemasi
yang berbasis komputer laporan dapat disajikan dengan cara-cara yang
telah diuraikan sebelumnya, namun sebelum laporan disajikan komputer
memprosesnya dengan bahasa pemrograman dan basis data (database)
dengan menggunakan kode-kode program.
 Aktivitas dalam siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi
bagi para pemakai baik baga pemakai intern (manajemen) maupun pemakai
ekstern.Informasi disajikan dalam tiga alternative yaitu:
1) Dokumen, yang berisi transaksi atau data perusahaan lain. Misalnya,
cek dan faktur penjualan yang dikirimkan ke perusahaan lain. Jenis
yang lain yaitu laporan penerimaan barang, dan permintaan pembelian
digunakan secara internal. Dokumen yang dihasilkan pada setiap akhir
transaksi disebut dokumen operasional ( operational document ), untuk
membedakannya dengan dokumen sumber yang digunakan pada awal
proses.
2) Laporan, yang dibuat untuk keperluan intern dan ekstern . Laporan ini
biasanya digunakan oleh karyawan perusahaan untuk mengawasi
kegiatan operasional dan digunakan oleh manajer untuk membuat
keputusan serta merancang setrategi untuk perusahaan. Laporan
keuangan dan analisis penjualan dihasilkan secara reguler. Sedangkan
jenis laporan lainnya dihasilkan pada saat informasi pada laporan
tersebut dibutuhkan.
 3) Query, merupakan informasi yang diberikan oleh system karena system
merespon permintaan data secara spesifik,bentuk, isi,maupaun waktu
dihasilkannya informasi tersebut. Dengan jenis laporan ini, maka
berbagai macam persoalan dan pertanyaan yang memerlukan tindakan
cepat dan jawaban yang konstan dapat segera diperoleh solusinya.
Query berfungsi untuk membuat relasi atau penggabungan dari
beberapa tabel, dari query tersebut akan menghasilkan Report yang
berfungsi untuk menampilkan bentuk laporan dari bentuk output yang
sesuai dengan data yang di proses.
 Tujuan dihasilkannya informasi pada dasarnya ada dua yaitu :
1) Tujuan keluar (eksternal )
2) Tujuan kedalam (internal)
 Informasi untuk pemakai eksternal seperti laporan keuangan, dihasilkan
untuk memenuhi pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan. Informasi
untuk pemakai internal ,ditunjukkan untuk memenuhi kebutuhan informasi
untuk manajemen, guna membantu melaksanakan tugas – tugas manajerial,
seperti perencanaan kegiatan ( planning ), pengarahan dan motivasi
karyawan ( directing & motivating ), pengendalian (controlling ), dan
pembuatan keputusan (decision making).

B. Kesimpulan Dan Rekomendasi

Siklus pengolahan data terdiri dari input data, penyimpanan data, pemrosesan data,
dan output informasi. Input data merupakan aktivitas paling penting, oleh karena itu
harus dilakukan secara seksama, karena jika input yang masuk ke proses salah maka
output yang dihasilkan juga salah. Input data dapat dilakukan dengan berbagai macam
alat atau media input.
Penyimpanan data juga memerlukan penanganan dan pengelolaan khusus, ada 2
pendekatan dalam pengelolaan file data, yaitu pendekatan orientasi file dan
pendekatan database. Pendekatan database ternyata banyak memiliki keunggulan
dibandingkan dengan pendekatan orientasi file.
Pemrosesan data mencakup aktivitas penambahan, penghapusan, pembaruan, dan
perubahan data. Selain itu pemrosesan data juga melibatkan aktivitas perhitungan,
pembandingan, peringkasan, pemilahan, dan pemanggilan data. Aktivitas ini juga
membutuhkan kecermatan, mulai dari akses data, penentuan kunci utama, dan
pengorganisasian file dengan menggunakan alternatif metoda akses urut, atau metoda
akses acak atau langsung. Selain itu jika dikaitkan dengan waktu pemrosesan yang
dilakukan, aktivitas ini dapat dilakukan dengan kelompok, on-line seketika, maupun
campuran antara keduanya.
Aktivitas terakhir dalam siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi bagi
para pemakai intern (manajemen), maupun para pemakai ekstern. aInformasi disajikan
dalam 3 alternatif yaitu dokumen, laporan, dan query.