Penyimpanan Data (Data Storage)

Data Storrage adalah Data yang dimiliki oleh sebuah perusahaan harus dan harus diorganisasikan agar
data tersebut dapat diakses secara mudah dan efisien.

Terdapat 4 konsep dasar penyimpanan data yaitu:

Entity, adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi.contohnya adalah karyawan ,persediaan,
dan rekening pelanggan.setiap entity memiliki atribut.

Atributes,adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity. Contoh atribut adalah alamat
pelanggan,nama pelanggan,batas kredit dan lain-lain.

Characalahters, adalah huruf atau angka.

Data value adalah kombinasi karakter (huruf dan angka) yang memiliki makna .sebagai contoh,kotak pos
2001 (data volue) adalah alamat (atribut) perusahaan ABC (entity).

Secara rinci hierarki data dari data terkecil sampai data yang paling besar mencangkup :
Field, yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang) fisik

Record, adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data, yang sekaligus
menguraikan atribut khusus dari sebuah entity.

File, adalah sekumpulan record yang sejenis, contohnya adalah sebuah record piutang pelanggan
dikumpulkan dalam satu tempat yang disebut file piutang dagang.

Database adalah kumpulan file-file yang dibentuk satuan data yang besar. Saat ini, dengan mengadopsi
konsep database, maka perubahan kebutuhan informasi akan dilayani tanpa perlu menambah program
dan file baru.

Dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan informasi akan dilayani tanpa perlu
menambah program dan file baru. Istilah-istilah umum dalam konsep database yang perlu diketahui
adalah: Pendekatan database (database approach) pendekatan ini memandang data sebagai sebuah
sumberdaya organisasi yang harus digunakan dan dikelola untuk seluruh organisasi bukan hanya
digunakan dan dikelola oleh unit atau fungsi tertentu saja.

Sistem manajemen database (Database management system DBMS), adalah program yang mengelola dan
mengendalikan data dan interface (antara data dan program aplikasi).

Sistem database (database system),yaitu merupakan gabungan antara database, DBMS,dan program
aplikasi yang mengakses database melalui DBMS.

Database Administrator (DBA), adalah orang yang bertanggung jawab terhadap penanganan database.
Data warehouses,adalah database yang besar yang dimiliki oleh sebuah perusahaan Data warehouses ini
dibangun dengan memamfaatkan teknologi maju.

Keuntungan System Database

Penggunaan system database untuk mengelola data sebuah organisasi memberkan beberapa
keuntungan,antara lain:

Intgrasi data: informasi dapat dikombinasikan tanpa batas ,Flexibilitas Laporan : laporan dapat direvisi
secara mudah,dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal pembuatan laporan regular.

Meminimum pengulangan dan ketidakkonsistenan data: karena elemen data biasanya disimpan hanya
sekali,pengulangan dan ketidakkonsistenan data dapat diminimumkan.

Independensi Data: Karena data dan progam independen satu sama lain, maka masing-masing dapat
diubah tanpa saling mempengaruhi. Hal ini menyederhanakan pengelolan data dan pemrograman.

Manajemen Data Pusat: Dengan pendekatan database, maka menejemen data menjadi lebih efisien karena
administrator databse bertanggung jawab untuk mengkoordinasi , mengendalikan, dan mengelola
database.

Keamanan : Perangkat lunak DBMS memiliki system pengawasan melekat , seprti misalnya password
,yang membantu meminjam integritas data.

Ananlisis lintas fungsi . Dalam system database, hubungan antarelemen data.contohnya adalah hubungan
antara biaya penjualan dan kegiatan promosi dapat ditetapkan secara jelas, sehingga hal ini dapat
digunakan untuk pembuatan laporan manajemen.

Jenis-jenis File

Perusahaan umumnya menggunakan 7 jenis file untuk menyimpan data yaitu sebagai berikut:

1. File induk (master file), yaitu file yang berisi data yang relatif permanen. Dalam sistem manual,
file induk ini sama dengan rekening pembantu buku besar.

2. File transaksi (tansacstion file), yaitu file yang berisi data transaksi yang besifat sementara.
Dalam sistem manual, file transaksi ini sama dengan jurnal yang digunakan untuk mencatat
transaksi yang sejenis. Data yang dicatat dalam file transaksi ini akan digunakan untuk
memperbarui file induk, oleh karena itu, file ini harus berisi seluruh transaksi yang dierluksn
untuk memperbarui file induk.
3. File table (table file), yaitu file yang berisi referensi (acuan) data yang diambil selama
pemrosesan data untuk memudahkan kalkulasi.contonya adalah tariff pajak ,table biaya
pengiriman dll.
 4. File sejarah (history file), yaitu file yang berisi transaksi yang berisi transaksi yang sudah
diproses. Data ini tetap dipelihara untuk dipakai sebagai referensi dan sering dipakai sebagai
sumber informasi yang bermanfaat bagi manajemen.
5. File cadangan (backup file), yaitu file yang berisi duplikat (copy)sebuah file.
6. Suspense file, yaitu file yang berisi record yang telah dipisahkan sementara dari pemrosesan data
regurel dengan tujuan untuk diinvestigasi dan dibetulkan. Contohnya : transaksi penjualan kredit
tanpa record piutang dagang.
7. Report file, yaitu file sementara yang berisi data yang akan dicetak pada tanggal berikutnya.

Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. Seorang akuntan, baik dalam peran
sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana
pengorganisasiannya.Dalam mempelajari SIA, seseorang perlu memerhatikan file induk dan file transaksi
yang mendukung proses bisnis tertentu. Di bagian ini, akan dijelaskan ciri-ciri dari file induk dan file
transaksi serta contoh-contoh penggunaan berdasarkan file-file yang disajikan.

File Induk

File induk mempunyai ciri-ciri berikut:

File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen – agen
internal, atau barang dan jasa. Contohnya mencakup:

File Persediaan (barang dan jasa)

File Pelanggan (agen-agen eksternal)

File Karyawan (agen-agen internal).

File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

Data acuan adalah data deskriptif yang relatif permanen dan tidak dipengaruhi oleh transaksi. Semua file
induk berisi data acuan. Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman, terjadi.
Beberapa file induk mungkin hanya terdiri atas data acuan, tanpa adanya data ringkasan.

SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas: barang dan jasa, agen-agen eksternal,
dan agen-agen internal. Ketiga jenis ini akan dibahas lebih lanjut. Untuk setiap jenis master record, akan
dibedakan antara data acuan dan data ringkasan.

Barang/jasa
Barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan
pendapatan organisasi. File induk tentang barang-barang dan jasa pada umumnya mencakup data acuan
dan ringkasan. Anggaplah field-field di dalam File Persediaan ELERBE. Field-field dengan data acuan
dalam File Persediaan ELERBE adalah ISBN, Penulis, Judul, dan Harga. Konsisten dengan definisi
terdahulu mengenai data acuan, field-field ini tidak akan secara langsung diubah karena suatu kejadian.

Field-field dengan data ringkasan adalah Jumlah Barang di Gudang dan Alokasi Jumlah. Field
Jumlah Barang di Gudang dalam File Persediaan adalah field ringkasan yang menunjukkan jumlah dari
tiap produk yang ada dalam persediaan di setiap waktu. Konsisten dengan definisi data ringkasan, field
Jumlah Barang di Gudang diubah ketika kejadian (pengiriman atau uang masuk) terjadi.

Agen eksternal

Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada di luar perusahaan.
Contohnya meliputi pelanggan, pemasok, dan bank. Sebagaimana barang dan jasa, file agen eksternal
harus mencakup data acuan. Perhatikan File Pelanggan ELERBE.

1. Field dengan data acuan di dalam File Pelanggan ELERBE adalah Nomor_Pelanggan, Nama, Alamat,
Contact_Person, dan Telepon. Field-field ini tidak berubah akibat transaksi.

2. Tidak ada field-field data ringkasan di dalam File Pelanggan ELERBE. Field ringkasan yang sering
tercakup dalam file-file seperti itu adalah saldo utang pelanggan. Field ini akan meningkat jika penjualan
dilakukan kepada pelanggan dan berkurang jika pelanggan melakukan pembayaran.

Agen internal

Agen internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai
kejadian di dalam suatu proses bisnis. SIA sering kali menelusuri informasi mengenai agen internal yang
bertanggung jawab untuk kejadian di dalam proses bisnis.

Data acuan dalam file induk menguraikan agen-agen internal ini (misalnya, nama tenaga penjual, dan
tanggal masuk pegawai tersebut).

Meskipun mungkin kurang umum untuk entitas jenis ini, field ringkasan bisa bermanfaat dalam
field agen internal. Sebagai contoh, field saldo bisa dibuat di File Tenaga_Penjual untuk memonitor total
penjualan yang dibuat oleh penjual itu.

Tidak ada contoh field induk untuk agen-agen internal.

File Transaksi

Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi mempunyai ciri-ciri berikut:

File transaksi menyimpan data tentang kejadian. Contoh-contoh kejadian dari siklus pendapatan meliputi
Pesanan, Pengiriman, Penagihan Kas.

File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.File transaksi biasanya mencakup
informasi kuantitas dan harga. Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang berhubungan
dengan kejadian tersebut (misalnya, kuantitas barang yang dipesan).

Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan
pemerolehan. Kejadian pertama di dalam siklus tersebut diikuti oleh kejadian yang lain. Sebagai contoh,
satu pesanan diikuti dengan pengambilan, pengiriman, dan penagihan kas.

Manfaat Pemisahan Informasi ke dalam Record Induk dan Transaksi Keterangan umum tentang pesanan
disimpan di File Pesanan. Ketika mencatat suatu pesanan (menambahkan record ke File Pesanan) untuk
pelanggan yang ada, petugas pencatat pesanan dibebaskan dari beban mengenai pencatatan nama dan
alamat pelanggan karena itu telah tersedia di dalam File Pelanggan. Dengan demikian, nama dan alamat
hanya sekali saja dicatat walaupun pelanggan tersebut melakukan banyak pesanan.

mencatat perincian pesanan dalam File Perincian_Pesanan, petugas pencatat pesanan hanya perlu
memasukkan ISBN dan kuantitas yang diinginkan. Informasi dalam File Persediaan untuk buku tertentu
direkam hanya sekali, meskipun mungkin ada beberapa pesanan untuk buku itu.

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, terlihat bahwa catatan (record) transaksi mempunyai dua
karakteristik umum: tanggal dan kuantitas yang harus dimasukkan, serta acuan yang harus dibuat pada
agen dan barang atau jasa yang terlibat dalam transaksi. Acuan pada entitas-entitas ini dibuat hanya
dengan mencatat, dalam record transaksi, nomor identifikasi entitas (misalnya pelanggan dan produk)

Pemahaman mengenai bagaimana file induk dan transaksi bekerja sama adalah penting untuk meneliti
suatu aplikasi

Sumber : https://mohammadfadlyassagaf.wordpress.com/2016/12/05/database-storage/