MAKALAH

RPS 6: PENYUSUNAN DAN PENGORGANISASIAN

PESAN BISNIS NEGATIF (BAD NEWS) DAN PERSUASIF

MATA KULIAH: KOMUNIKASI BISNIS

Dosen Pengampu: Anak Agung Ayu Sriathi, S.E., M.M.

Oleh:
Kelompok 6
Ni Putu Larasati Widyanti Dewi (Absen 16 / 1907531168)
Dwi Ega Cahyani (Absen 17 / 1907531169)
Ni Putu Kiki Kusuma Dewi (Absen 18 / 1907531200)

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2021
 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Komunikasi adalah salah satu aspek kehidupan manusia yang paling mendasar,
penting, dan kompleks. Kehidupan sehari-hari kita sangat dipengaruhi oleh komunikasi
kita sendiri dengan orang lain, bahkan pesan yang berasal dari orang kita tidak tahu.
Salah satu fungsi dari komunikasi adalah untuk menyampaikan pesan/informasi. Pesan
yang disampaikan tentu tidak selalu berbentuk pesan yang positif atau pesan yang
menyenangkan. Bentuk pesan yang juga sering disampaikan adalah pesan yang bersifat
negatif atau yang biasa disebut bad news. bad news atau kabar buruk adalah pesan yang
disampaikan akan memberikan perasaan tidak menyenangkan bagi penerima pesan
tersebut. Oleh karena itu, pembuatan dan penyampaian pesan bad news harus
memperhatikan banyak hal serta harus menggunakan cara yang tepat agar penyampaian
pesan dapat dilakukan dengan efektif namun tetap memperhatikan perasaan menerima
bad news.
Suatu proses komunikasi juga dapat ditentukan berhasil atau tidaknya tergantung
bagaimana komunikator dapat mempengaruhi komunikan, sehingga komunikan dapat
bersikap dan perilaku atau bertindak sesuai dengan apa yang diharapkan oleh
komunikator. Namun, permasalahannya adalah komunikator sangat perlu mengetahui
pesan, dan saluran yang bagaimana yang dapat mengubah sikap dan perilaku
komunikan.Dalam ilmu komunikasi, kita mengenal adanya komunikasi persuasif, yaitu
komunikasi yang bersifat mempengaruhi audiens atau komunikan, sehingga bertindak
sesuai dengan apa yang diharapkan oleh komunikator.Mengingat pentingnya
penyampaian pesan bad news kepada seseorang dan pentingnya peran komunikasi
persuasif di dalam kehidupan sehari-hari, khususnya dalam suatu organisasi, maka
disusunlah makalah ini untuk menambah wawasan mengenai pesan bad news (negative)
dan persuasif

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Bagaimana proses penyusunan pesan bisnis negatif (bad news) dan persuasif?

1
 1.2.2 Bagaimana cara atau strategi pengorganisasian pesan bisnis negatif dan
persuasif?
1.2.3 Bagaimana cara melatih penyusunan pesan bad news (negatif) dan persuasif?

1.3 Tujuan Penulisan

1.3.1 Untuk mengetahui proses penyusunan pesan bisnis negatif (bad news) dan
persuasif
1.3.2 Untuk mengetahui cara atau strategi pengorganisasian pesan bisnis negatif (bad
news) dan persuasif
1.3.3 Untuk mengetahui cara menyusun dan mengaplikasikan pesan negatif (bad
news) dan persuasif di dalam kehidupan sehari-hari.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Proses Penyusunan Pesan Bisnis Negatif (Bad news) dan Persuasif

2.1.1 Proses Penyusunan Pesan Bisnis Negatif (Bad News)

 Pemahaman Awal
Pesan-pesan bisnis perusahaan tidak selalu bermaksud untuk hal yang baik
atau juga menyenangkan. Dalam dunia bisnis, pesan negatif (bad news) adalah
suatu fakta yang memang tidak bisa dihindari. Pesan negatif / buruk (bad news)
diartikan sebagai pesan yang mempunyai dampak kurang menyenangkan bagi
audiens.
Menurut Djoko Purwanto (2011: 152) saat memberikan tanggapan atas
keluhan pelanggan, atau memberitahukan perubahan kebijakan perusahaan dapat
mempengaruhi citra perusahaan bisnis secara negatif. Oleh karena itu, ada tiga hal
yang perlu diperhatikan yakni (1) Penyampaian bad news, (2) Penerimaan pesan
tersebut dan (3) Menjaga goodwill sebaik mungkin dengan audiens. Pesan negatif
disampaikan tentu bukan semata-mata tanpa tujuan yang mendasarinya. Bovee
dan Thill (2018: 342) menyebutkan lima tujuan utama dari penyampaian pesan
negatif, yakni sebagai berikut:
a. Penyampaikan berita buruk.
b. Memastikan penerimaan tentang berita buruk tersebut.
c. Mempertahankan niat baik (goodwill) dengan audiens penerima atau
pembaca pesan.
d. Mempertahankan citra baik organisasi.
e. Meminimalisasi korespondensi di masa depan tentang masalah tersebut,
sebagaimana mestinya.
 Langkah-langkah Penyusunan Pesan Negatif (Bad News)
Secara garis besar, ada tiga langkah (three-step writing process) yang perlu
dilakukan untuk menulis untuk hal pesan yang negatif.
1. Merencanakan Pesan Negatif

3
 Ketika menyampaikan pesan negatif, fakta yang tidak bisa dihindari
ialah audiens tidak ingin mendengarkan apa yang diucapkan dari pesan
negatif tersebut, Maka dari itu, untuk meminimalisir kesalahpahaman yang
terjadi dalam hubungan bisnis dan untuk memastikan penerimaan pesan
tersebut, menganalisis situasi secara perlahan sehingga kita bisa memahami
konteks bagian audiens yang akan memproses pesan kita.
Selanjutnya, pastikan untuk mempertimbangkan tujuan kita secara
menyeluruh, apakah pesan akan disampaikan secara langsung atau dengan
cara lebih bertahap. Proses memilih media yang tepat juga hal yang penting.
Hal ini membantu menjaga privasi audiens, menunjukkan rasa hormat, dan
memberi audiens kesempatan untuk mengajukan pertanyaan. Selain itu,
mendefinisikan ide utama kita dalam pesan negatif juga perlu diperhatikan
sekalipun ini adalah hal yang lebih rumit dilakukan.
Keseluruhannya, bisa dikatakan bahwa perencanaan pesan negatif
membutuhkan perhatian khusus. Salah satu keputusan perencanaan yang
paling kritis adalah memilih apakah akan menggunakan pendekatan langsung
(direct approach) atau tidak langsung (indirect approach).
Ketika akan memutuskan pendekatan mana yang akan dipilih dalam
situasi tertentu, ada empat hal yang bisa kita tanyakan pada diri kita sendiri,
yakni sebagai berikut:
o Apakah kita perlu untuk segera mendapatkan tanggapan audiens
penerima pesan? Jika situasi darurat atau jika seseorang mengabaikan
pesan yang disampaikan berulang kali, maka pendekatan langsung bisa
membantu kita mendapatkan tanggapan dengan cepat.
o Apakah audiens lebih menyukai gaya komunikasi langsung? Beberapa
audiens lebih memilih pendekatan langsung apa pun yang terjadi, maka
jika kita mengetahui hal ini lebih baik dengan langsung.
o Seberapa penting pesan bagi penerima? Untuk scenario kecil atau rutin,
pendekatan langsung bisa dikatakan selalu menjadi pilihan utama.
Namun, jika memiliki konsekuensi cukup besar bagi penerima, maka
pendekatan tidak langsung sering menjadi pilihan yang lebih baik,
terutama jika pesan negatif mengandung berita buruk tidak terduga.

4
 o Apakah pesan negatif diterima sebagai hal tak terduga? Pendekatan
langsung baik untuk banyak situasi bisnis yang mana orang memahami
kemungkinan menerima berita buruk dari pesan. Namun, jika berita
buruk dari pesan itu mungkin cukup hingga sangat mengejutkan
penerima, gunakan pendekatan tidak langsung untuk membantu audiens
mempersiapkan dirinya.
2. Menulis Pesan Negatif
Ketika mengadaptasi pesan negatif pada audiens kita, setiap aspek
tulisan yang efektif dan diplomatis perlu dipertegas. Bagaimana juga
audiens penerima pesan negatif tidak ingin mendengar berita kurang baik
dan mungkin bisa jadi tidak setuju dengan diri kita maka perlu memastikan
untuk berusaha keras menggunakan bahasa sopan yang menekankan hal
positif kapan pun di waktu memungkinkan dan pastikan pilihan kata-kata
kita tidak bias.
Saat diri kita menggunakan bahasa yang menunjukkan rasa hormat
dan menghindari nada menuduh, maka kita melindungi harga diri audiens
penerima pesan. Etika komunikas ini sangat penting, namun satu sisi perlu
perhatian khusus dengan pesan-pesan negatif. Selain itu, kita bisa
meredakan rasa kecewa dengan menggunakan kata-kata positif daripada
kata-kata negatif yang kontraproduktif, contohnya pada Tabel 2.1 ini.
Tabel 2.1 Pemilihan Kalimat Positif
Contoh Frase Negatif Alternatif Positif
Permintaan pesanan anda tidak masuk Mohon untuk klarifikasi permintaan
akal anda
Meskipun itu bukan kesalahan kami, Kami akan memproses pesanan anda
akan ada penundaan yang tidak dapat segera setelah kami menerima kiriman
dihindari dalam pesanan anda. kain dari pemasok kami, yang kami
harapkan dalam waktu 10 hari.
Pernyataan terlampir salah Harap melakukan verifikasi pernyataan
terlampir dan berikan salinan yang
benar

5
 3. Menyelesaikan Pesan Negatif
Kebutuhan kita untuk memberikan perhatian pada detail isi pesan
terus berlanjut ketika menyelesaikan pesan negatif yang dibuat. Revisi isi
pesan untuk memastikan semuanya jelas, lengkap, dan ringkas. Apabila
ternyata masih terdapat kesalahan bahkan kesalahan yang kecil pun akan
menjadi besar ketika audiens bereaksi terhadap pesan negatif yang kita buat.
Dokumen pesan negatif yang dihasilkan harus bersih dan profesional maka
perlu mengoreksinya dengan hati-hati untuk menghilangkan kesalahan yang
mungkin ada. Terakhir, pastikan untuk menyampaikan pesan dengan segera,
ketika menunda pesan negatif itu menjadi hal tidak etis.

2.1.2 Proses Penyusunan Pesan Persuasif

 Pemahaman Awal
Persuasi adalah istilah umum dari pengaruh. Persuasi dapat mencoba
mempengaruhi keyakinan, sikap, niat, motivasi, atau perilaku seseorang. Dalam
bisnis, persuasi adalah proses yang bertujuan mengubah sikap atau perilaku
seseorang (atau kelompok) terhadap suatu peristiwa, ide, objek, atau orang lain,
dengan menggunakan kata-kata tertulis atau lisan untuk menyampaikan informasi,
perasaan, atau alasan, atau kombinasinya.
Pesan persuasif adalah komunikasi tertulis atau lisan yang memengaruhi
audiens yang dituju untuk merespons atau bertindak dengan cara tertentu. Pesan
persuasif terjadi ketika seseorang mencoba meyakinkan individu atau kelompok
untuk mengambil tindakan tertentu. Dua jenis pesan persuasif di tempat kerja
adalah pesan bisnis persuasif (yang mencoba meyakinkan audiens untuk
menyetujui proyek baru, menjalin kemitraan bisnis, dan sebagainya) dan pesan
pemasaran dan penjualan (pesan yang mencoba meyakinkan audiens untuk
mempertimbangkan dan kemudian membeli produk dan layanan)
 Langkah-langkah Penyusunan Pesan Persuasif
Dalam menyusuna pesan persuasif secara umum bisa dengan tiga langkah-
langkah (three-step writing process) di bawah ini.
1. Merencanakan Pesan Persuasif

6
 Dalam lingkungan bisnis yang penuh informasi saat ini, memiliki ide
bagus atau produk hebat masih dikatakan belum cukup. Setiap hari, ada ide
bagus yang tak terhitung jumlahnya tidak diperhatikan dan produk bagus tidak
terjual hanya karena pesan yang dimaksudkan untuk mempromosikannya tidak
cukup menarik untuk didengar di atas kebisingan persaingan. Upaya
menciptakan pesan persuasif yang berhasil dalam situasi persaingan ini
menuntut perhatian yang cermat terhadap keempat tugas dalam langkah
perencanaan.
o Menganalisis Situasi
Walaupun tujuan kita terlihat jelas tetapi pesan-pesan persuasif
biasanya mempunyai tiga kesalahan umum yang berhubungan dengan
tujuan. Kesalahan pertama adalah gagal menjelaskan tujuan anda
sebelum melanjutkan dengan perencanaan. Kesalahan kedua adalah gagal
mengekspresikan tujuan dengan jelas kepada audiens. Kesalahan ketiga
adalah gagal menyadari bahwa keputusan yang kita inginkan agar
diputuskan oleh seseorang adalah terlalu kompleks atau terlalu beresiko
untuk dapat terjadi dalam satu lompatan.
Pesan persuasif yang tepat adalah terkait erat dengan keinginan dan
minat audiens. Maka dari itu, untuk memahami dan mengategorikan
kebutuhan audiens, kita bisa merujuk ke informasi spesifik seperti
demograsi (usia, gender, pekerjaan, pendapatan, pendidikan, dan
karakteristik terukur lainnya dari orang yang kita coba bujuk) dan
psikografis (kepribadian, sikap, gaya hidup, dan karakteristik psikologis
lainnya). Saat menganalisis audiens kita, pertimbangkan ekspektasi dan
praktik budaya mereka sehingga kita tidak merusak pesan persuasif kita
dengan menggunakan daya tarik yang tidak pantas.
o Mengumpulkan informasi
Setelah analisis situasi selesai, kumpulkan informasi yang dibutuhkan
untuk menutup jarak antara apa yang audiens kita ketahui, percayai, atau
rasakan saat ini dengan apa yang kita inginkan untuk mereka ketahui,
percayai, atau rasakan sebagai akibat mereka menerima pesan kita.
Hampir semua pesan persuasif adalah kombinasi dari faktor-faktor

7
 logikal dan emosional, tetapi rasio antara kedua faktor itu sangat
bervariasi dari satu pesan ke pesan lainnya.
o Memilih media yang tepat
Pesan persuasif dapat ditemukan di hampir semua format
komunikasi, dari pesan instan, podcast, media sosial hingga iklan radio.
Dalam beberapa situasi, banyak audiens mungkin lebih memilih
media yang berbeda untuk pesan yang sama. Beberapa konsumen suka
melakukan semua belanja mobil mereka secara langsung, sedangkan
yang lain melakukan sebagian besar riset belanja mobil mereka secara
online. Jika kita tidak yakin dapat menjangkau sebagian besar atau semua
audiens melalui satu media, kita perlu menggunakan dua atau lebih,
seperti menindaklanjuti kampanye email atau promosi melalui dengan
surat cetak.
o Mengorganisasi informasi
Pastikan kita memberi perhatian pada keempat aspek tentang
mengorganisasi informasi kita, mulai dari mendefinisikan ide utama,
membatasi ruang lingkup, memilih pendekatan langsung atau tidak
langsung, dan mengelompokkan poin yang ingin kita sampaikan dengan
cara yang mudah di pahami. Ide-ide utama yang paling efektif dalam
pesan-pesan persuasif mempunyai satu persamaan yakni ide-ide tersebut
adalah tentang audiens penerima pesan bukan tentang pengirim pesan.
Ketika membatasi ruang lingkup setiap pesan secara efektif, maka
masukkan hanya informasi yang dibutuhkan untuk membantu audiens
kita mengambil langkah berikutnya untuk pengambilan keputusan akhir
atau mengambil tindakan akhir yang kita harapkan.
2. Menulis Pesan Persuasif
Bentuk upaya mendorong tanggapan positif terhadap pesan persuasif yang
dibuat adalah dengan (1) menggunakan bahasa positif dan sopan; (2)
memahami dan menghormati perbedaan budaya; (3) peka terhadap budaya
organisasi; dan (4) mengambil langkah-langkah untuk membangun
kredibilitas.

8
 Bahasa positif biasanya terjadi secara alami dengan pesan persuasif
karena kita mempromosikan ide atau produk yang kita yakini. Namun, perlu
berhati-hati untuk tidak secara sengaja menghina audiens dengan menyiratkan
bahwa mereka telah membuat pilihan yang kurang tepat sebelumnya.
Ketika mencoba membujuk audiens yang skeptis maka kredibilitas
sangatlah penting. Kita harus menyakinkan orang bahwa kita mengetahui apa
kita bicarakan dan bahwa kita tidak mencoba menyesatkan audiens. Berikut
ini adalah karakteristik yang bisa diperhatikan untuk membangun kredibilitas:
o Penggunaan bahasa sederhana
o Mendukung pesan dengan fakta, dokumen, hasil riset hingga pengakuan
orang terpercaya.
o Menyebutkan sumber data.
o Membangun landasan berpikir yang tepat dan sama.
o Menampilkan niat baik kita dan menjadi objektif.
3. Menyelesaikan Pesan Persuasif
Proses penyelesaian pesan persuasif perlu diupayakan dengan
mengevaluasi isi pesan secara lebih objektif dan tidak melebihkan kredibilitas
kita. Apabila memungkinkan, bisa meminta tolong kepada rekan
berpengalaman yang mengenal audiens kita dengan baik untuk meninjau draft
pesan persuasif yang telah dibuat. Pastikan eleman desain pesan kita
melengkapi, bukan mengurangi argumen persuasif yang kita buat.
Selain itu, koreksi yang sangat teliti untuk identifikasi setiap kesalahan
ejaan atau mekanik yang akan memperlemah potensi pesan persuasif kita.
Terakhir, pastikan metode distribusi cocok dengan harapan audiens kita
cocok dengan tujuan kita. Jangan memulai usaha persuasif dengan cara yang
salah, yaitu mengganggu audiens dengan metode penyampaian yang tidak
dapat diterima.

2.2 Pengorganisasian Pesan Negatif (Bad news) dan Persuasif

2.2.1 Pengorganisasian Pesan Negatif (Bad news)

Ketika menerapkan tiga langkah proses menulis untuk mengembangkan pesan-
pesan negatif, beberapa pemikiran kunci akan membantu menciptakan pesan-pesan

9
yang efektif secara cepat. Pertama, sebelum mengorganisasi poin utama sebuah pesan,
penting untuk memilih pendekatan langsung atau tidak langsung. Kedua, sebelum
benar-benar menyusun pesan, bersikaplah sensitif pada variasi antar budaya atau antar
penerima internal dan eksternal. Dan ketiga, untuk memenuhi spirit penerima tetap
fokus, pastikan mempertahankan standar etika yang tinggi. Berikut adalah yang perlu
dilakukan dalam pengorganisasian pesan negatif:
A. Menciptakan Audience-Centered Tone
Intonasi atau nada dalam menyampaikan bad news mampu memberikan kontribusi
yang cukup penting bagi efektivitas penyampaian pesan-pesan bisnis yang
didukung dengan tiga tujuan secara spesifik, antara lain:
(1) Membantu audiens mengerti bahwa bad news menggambarkan suatu
keputusan yang tegas.
(2) Membantu audiens mengerti bahwa keputusan anda adalah adil.
(3) Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.
B. Memilih Pendekatan Organisasional
Terdapat dua pendekatan organisasional yang dapat diterapkan dalam kaitannya
dengan pesan-pesan yang kurang menyenangkan audiens (bad news), yaitu
perencanaan tak langsung dan perencanaan langsung.
(1) Pendekatan Secara Tidak Langsung
Dalam metode ini, cara yang digunakan untuk menyampaikan Bad news
dilakukan untuk menghindari kekecewaan orang lain. Cara penyampaian
secara tidak langsung dilakukan secara bertahap. Menurut Guffey,
pendekatan secara tidak langsung terdiri dari 4 tahapan yaitu:
a. Pembuka (Buffer)
Pembuka berisi pernyataan netral tetapi bermakna yang tidak
menyebutkan berita buruk. Dalam bagian pembuka, beberapa hal yang
perlu diperhatikan antara lain:
 Hindari kata tidak, jangan, tolak, dan sebagainya yang menyatakan
penolakan secara langsung.
 Menggunakan frase yang tidak relevan.
 Permohonan maaf, dan
 Penulisan Buffer yang terlalu panjang.

10
 b. Alasan
Bagian ini berisi latar belakang atau sebab yang mendasari Bad news
sebelum menyatakan keputusan yang sebenarnya. Alasan ini diperlukan
untuk mengarahkan pembaca Bad news untuk menerima keputusan
secara logis.
c. Bad news
Keputusan yang diambil dikemukakan dengan jelas namun dengan
bahasa yang halus.
d. Penutup
Tahap terakhir adalah penutup yang berisi pernyataan personal, positif,
hangat, bersahabat, dan menyenangkan. Selain itu, dapat disertakan
alternatif pemecahan masalah yang terjadi pada klien.
(2) Pendekatan Langsung
Banyak surat berita buruk yang paling baik ditulis secara tidak langsung.
Walaupun relatif jarang diterapkan, pendekatan langsung memiliki suatu
keuntungan yaitu audiens hanya memerlukan waktu yang relatif singkat untuk
sampai pada ide pokoknya, yaitu bad news. Suatu pesan yang kurang
menyenangkan yang diorganisasikan dengan pendekatan langsung akan
diawali dengan suatu pernyataan bad news, selanjutnya diikuti dengan
berbagai alasan yang mendukungnya, dan diakhiri dengan penutup yang
bersahabat.
Terkait penulisan Bad news menggunakan pola langsung, sebagaimana
disampaikan Guffey, Rhodes, dan Rogin dengan berita buruk terdahulu
mungkin lebih efektif dalam beberapa situasi seperti berikut:
 Ketika penerima mungkin mengabaikan berita buruk.
Dengan membludaknya surat saat ini, banyak pembaca menyaring pesan
dan hanya melihat pembukaannya. Bila mereka tidak menemukan materi
yang penting, kemungkinan pesan tersebut akan dibuang.
 Ketika kebijakan organisasi menuntut kelangsungan.
Beberapa perusahaan berharap semua pesan dan pengumuman internal,
termasuk berita buruk, disampaikan secara terus terang tanpa embel-
embel.

11
  Ketika penerima lebih menyukai kelangsungan.
Manajer yang sibuk mungkin memilih kelangsungan. Pesan yang lebih
pendek memungkinkan pembaca menangkap informasi dengan segera.
 Ketika diperlukan ketegasan.
Pesan yang harus menunjukan determinasi dan kekuatan sebaiknya tidak
menggunakan teknik penundaan. Misalnya surat peringatan terakhir
dalam serangkaian surat tagihan jatuh tempo.
 Ketika berita buruk tidak merusak.
Bila berita buruk tidak signifikan (seperti kenaikan kecil dalam biaya)
dan tidak secara pribadi mempengaruhi penerima, maka strategi
langsung tentu dapat digunakan.

2.2.2 Pengorganisasian Pesan Persuasif

Tujuan pesan persuasif bisnis adalah untuk meyakinkan pembaca bahwa
permintaan atau ide adalah masuk akal dan bahwa hal tersebut akan memberi manfaat
pada pembaca. Dalam konteks proses tiga langkah, persuasif yang efektif melibatkan
empat strategi penting, antara lain:
A. Membuat Kerangka Argumen
Banyak pesan persuasif mengikuti beberapa variasi pendekatan tidak langsung.
Namun, tidak seperti penyangga dalam pesan negatif tidak langsung. Demikian
juga, bagian penjelasan bekerja lebih banyak dari hanya sekedar memberi alasan
dan diperpanjang menjadi dua bagian. Bagian pertama memunculkan minat
audiens dan bagian kedua mencoba untuk mengubah sikap audiens. Akhirnya,
bagian penutup kesan bekerja lebih banyak dari sekedar penutup pesan positif;
bagian tersebut menekankan pada manfaat bagi pembaca dan memotivasi
pembaca untuk mengambil tindakan spesifik. Pendekatan persuasif ini, yang
disebut AIDA model, mengatur presentasi dalam empat fase:
(1) Attention (perhatian)
Pada fase ini, komunikator menjelaskan relevansi pesan-pesan dengan
audiens. Pernyataan yang telah disampaikan pada fase pertama dikembangkan
dengan agak rinci. Tujuannya adalah bagaimana audiens mampu berpikir.

12
 Hubungkan atau kaitkan pesan-pesan yang akan disampaikan dengan manfaat
secara spesifik yang dapat dinikmati oleh audiens.
(2) Interest (minat)
Pada fase ini komunikator harus segera dapat meyakinkan audiens di bagian
permulaan bahwa komunikator mempunyai sesuatu yang berguna untuk
disampaikan.
(3) Desire (hasrat)
Di fase ini, komunikator membuat audiens untuk mengubah keinginan
dengan menjelaskan bagaimana perubahan yang dilakukan dapat memberikan
manfaat yang lebih baik bagi audiens.
(4) Action (tindakan)
Dalam fase ini komunikator menyarankan tindakan spesifik yang diinginkan
komunikator terhadap audiens. Selanjutnya, perlu diingatkan kembali
bagaimana audiens akan memperoleh manfaat dari tindakan yang akan
dilakukan tersebut.
B. Menyeimbangkan Daya Tarik
Kebanyakan pesan-pesan persuasi menggunakan daya pemikat dengan logika
(logical appeals) dan daya pemikat yang emosional (emotional appeal) untuk
melakukan persuasi audiens. Saat membujuk orang untuk seseorang untuk
menerima ide yang rumit, mengambil langkah yang serius, atau membuat
keputusan yang besar dan penting, bersandarlah pada logika dan buatlah daya
tarik emosional tampak samar. Namun, bila ingin membujuk orang untuk
membeli suatu produk, menggabungkan dampak, atau mengubah suatu sikap,
mungkin dapat agak lebih banyak pada daya tarik emosi.
 Daya Tarik Emosional. Daya tarik emosional memerlukan perasaan,
mendasarkan argumen pada rasa dibutuhkan atau simpati: namun, daya tarik
seperti itu harus tidak kentara.
 Daya Tarik Logik. Daya tarik memerlukan logika berpikir. Dalam setiap
argument, mungkin dapat menggunakannya untuk membujuk audiens,
membuat klaim dan kemudian mendukung klaim dengan logika atau bukti.
Untuk menggunakan daya tarik logik pada audiens, dapat digunakan tiga
jenis landasan berpikir.

13
 (1) Analogi. Pada analogi, anda menemukan logika dari bukti spesifik satu
ke bukti spesifik lain.
(2) Induksi. Pada induksi, anda bekerja dari bukti spesifik ke konklusi
umum. Untuk menyakinkan tim anda untuk mengubah proses produksi
tertentu.
(3) Deduksi. Pada deduksi, anda bekerja dari generalisasi ke konklusi
spesifik. Untuk membujuk bos anda mempekerjakan staf bagian
pendukung pelanggan, anda dapat menunjuk survei industri yang
menunjukan bagaimana pentingnya kepuasan pelanggan bagi
keuntungan perusahaan.
C. Menguatkan Posisi
Misalnya, bila perusahaan sedang dalam masalah keuangan yang serius, berbicara
tentang “bagaimana bertahan hidup” lebih kuat daripada berbicara tentang
“operasi berkelanjutan”. Menggunakan abstraksi seperti itu bersama dengan fakta
dan angka dasar dapat membawa argumen jadi hidup. Anda mungkin lebih
beruntung dalam membuat tagihan yang terlambat dengan menyebutkan secara
jujur dan aturan permainan yang adil daripada dengan mengulang jumlah uang
yang terutang dan tanggal tagihan jatuh tempo.
Selain pilihan kata individu, pertimbangkan pula untuk menggunakan
metafora dan figur bicara lain. Bila ingin menggambarkan sistem pengawasan
kualitas yang didesain untuk menemukan setiap kemungkinan kelemahan produk.
Demikian juga, anekdot dan cerita dapat membantu audiens memahami arti dan
pentingnya argumen. Di samping penggunaan kata spesifik untuk pesan.
Misalnya, bila Anda meminta lebih banyak uang untuk menambah staff anda,
barangkali Anda dapat menawarkan untuk meminjamkan beberapa staf baru ke
manajer lain saat beban kerja tinggi di departemen lain. Sesungguhnya, semua
organisasi beroperasi dalam suatu siklus masuknya pembayaran dari pelanggan
utama, pengeluaran pajak, permintaan produk musiman, dan yang lain. Pelajari
pola ini untuk melihat apakah siklus tersebut bekerja mendukung Anda atau
melawan Anda. Bila Anda menunggu beberapa bulan kemudian sampai siklus
tahunan pembuatan anggaran, aspek emosional dari pengalaman tersebut sudah
sirna, dan permohonan Anda hanya tampak seperti kenaikan biaya biasa.

14
 D. Mengantisipasi Penolakan
Bahkan persuasif yang paling kuat pun dapat mengalami penolakan awal. Cara
terbaik untuk menghadapi penolakan audiens, yaitu sebagai berikut:
a. Mengantisipasi sebanyak mungkin penolakan dan menjawabnya dalam pesan
awal. Sajikan rencana dari semua sisi.
b. Setiap pilihan jelaskan untung ruginya, pro dan kontranya.
c. Ungkapkan kelemahan ide, kemudian cari solusi dengan meminta audiens
untuk menyumbangkan buah pikirannya.

2.3 Latihan Menyusun Pesan Negatif (Bad news) dan Persuasif

2.3.1 Latihan Menyusun Pesan Negatif (Bad News)

Contoh kasus:
Teknisi anda baru saja menjatuhkan komputer yang akan dikirim hari ini kepada si
pembeli, akibatnya terjadi keretakan pada layar dan komputer tidak dapat berfungsi
sebagaimana mestinya. Kerusakan akibat kelalaian tentu saja tidak akan digaransi oleh
vendor untuk melakukan pemesanan barang pengganti memerlukan waktu 7 hari lagi.
Bagaimana anda menyampaikan hal itu secara tertulis kepada pembeli?
Isi pesan yang dapat disampaikan yakni:

Dengan hormat,

Kami memberitahukan kepada anda, bahwa kami tidak bisa memenuhi

pesanan barang yang anda minta. Dikarenakan terjadi kesalahan teknis pada
barang yang anda pesan, sehingga barang yang anda pesan baru dapat kami
kirimkan 7 hari lagi. Kami mengerti atas kekecewaan anda, untuk itu mohon
permaklumannya atas keputusan yang telah kami buat
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

I Kadek Juliantara
Manajer PT Akuarika

15
2.3.2 Latihan Menyusun Pesan Persuasif
Contoh Kasus:
Manajer PT Akuarika telah memberi kesempatan kepada anda untuk
mempresentasikan keunggulan produk yang anda tawarkan. Belakangan anda telah
mengetahui bahwa persaingan utama produk anda juga telah melakukan presentasi
untuk produk sejenis. Anda tentu ingin memenangkan persaingan tersebut karena anda
yakin bahwa produk anda lebih unggul dalam kualitas dan layanan purna jual.
Komunikasikanlah hal itu dengan segera secara tertulis kepada manajer PT Akuarika!
Isi pesan yang dapat disampaikan yakni:

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi yang kami peroleh, bahwa PT AKUARIKA

adalah perusahaan yang memproduksi baju dan celana.
Kami dari PT DIAN TEKSTIL ABADI yang bergerak dalam bidang
kain, ingin menawarkan kepada PT AKUARIKA kain hasil produksi kami.
Perusahaan kami menggunakan teknologi yang canggih dalam proses produksi,
sehingga produk kami memiliki keunggulan dalam kualitas yang tinggi serta
memiliki pelayanan purna jual yang baik, dan bergaransi uang kembali jika
produk kami rusak.
Demikian penawaran yang kami ajukan, kami menunggu informasi
balasan dari PT AKUARIKA. Semoga kerjasama dapat terjalin dengan baik.

Hormat saya

Fakhri Ardiana
Kepala Divisi Penjualan

16
 BAB III
PENUTUP

Komunikasi adalah salah satu sarana penting di dalam mengekspresikan diri kita
terhadap apa yang ingin kita bicarakan kepada seseorang. Komunikasi juga merupakan
salah satu hal yang sangat penting dan mendasar di dalam bersosialisasi di lingkungan
keluarga, sekolah, maupun masyarakat. Komunikasi bukan hanya bersifat positif tetapi
dapat bersifat negatif atau yang disebut dengan bad news dan juga pesan persuasif atau
pesan yang mempengaruhi seseorang untuk melakukan sesuatu.
Maksud dari pesan-pesan bad news adalah untuk menyampaikan informasi yang
kurang menyenangkan dengan tetap menjaga atau memperhatikan bagaimana
dampaknya bagi audiens. Untuk mencapai tujuan tersebut, harus dipertimbangkan
bagaimana pandangan audiens. Bahkan, kalau memungkinkan penyampai informasi
dapat menjelaskan bagaimana pesan-pesan bad news dapat tetap memberikan manfaat
kepada audiens. sehingga bertindak sesuai dengan apa yang diharapkan oleh
komunikator.
Proses komunikasi persuasif dilakukan dengan memperhatikan beberapa aspek
diantaranya adalah prinsip yang dijadikan landasan dalam melakukan persuasi, tahap-
tahap berlangsungnya persuasi dengan menggunakan model-model dalam proses
persuasi, dan penggunaan teknik serta strategi yang tepat dalam komunikasi persuasi.
Akan tetapi proses persuasi tidak akan berhasil jika persuader tidak mampu mengatasi
hambatan-hambatan yang terjadi dalam komunikasi persuasi. Dengan menerapkan
aspek-aspek yang telah disebutkan sebelumnya, maka persuader dapat mencapai tujuan
komunikasi persuasi yang efektif

17
 DAFTAR PUSTAKA

Bovee, L. Courtland and John V. Thill. 2008. Business Communication Today, Ninth edition.
Prentice Hall.
Guffey, Mary Ellen and Dana Loewy. 2018. Business Communication: Process & Product,
Fourteenth Edition. London: Pearson.
Sutrisna, Dewi. 2010. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Yogyakarta