Tugas # 2

A. Tugas individu

Terdapat 4 tahap siklus proses data, terdiri dari : Data Input, Data Storage,
Data Processing dan Information Output. Saudara diminta menjawab:

a. Jelaskan setiap langkah dari tiga langkah dalam Data Input

1. Origination. Tahap ini berhubungan dengan proses dari pengumpulan

data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke
dokumen dasar.
2. Input. Tahap ini merupakan proses memasukkan data ke dalam proses
komputer lewat alat input (input device).
3. Processing. Tahap ini merupakan proses pengolahan dari data yang
sudah dimasukkan yang dilakukan oleh alat pemroses (processing
device), yang dapat berupa proses menghitung, membandingkan,
mengklasifikasikan, mengurutkan, mengendalikan atau mencari di
storage.

b. Menyatakan sarana sementara dilakukan data storage sebelum tahap

Data Processing, terutama terhadap transaksi keuangan yang dihasilkan
dari proses bisnis seperti, penjualan, pembelian dan lainnya.

Data yang dimiliki oleh sebuah perusahaan harus diorganisasi agar data
tersebut dapat diakses secara mudah dan efisien. Akan dibahas telebih dahulu
4 konsep dasar penyimpanan data yaitu:

1. Entity, adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi.

contohnya adalah karyawan ,persediaan, dan rekening
pelanggan.setiap entity memiliki atribut.
2. Atributes,adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity.
Contoh atribut adalah alamat pelanggan,nama pelanggan,batas kredit
dan lain-lain.
3. Characalahters, adalah huruf atau angka.
4. Data value,adalah kombinasi karakter (huruf dan angka)yang memiliki
makna .sebagai contoh,kotak pos 2001 (data volue) adalah alamat
(atribut) perusahaan ABC (entity).
Secara rinci hierarki data dari data terkecil sampai data yang paling besar
mencangkup :

1. Field, yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam

sebuah spasi (ruang) fisik
2. Record, adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk
sebuah satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari
sebuah entity.
3. File, adalah sekumpulan record yang sejenis, contohnya adalah
sebuah record piutang pelanggan dikumpulkan dalam satu tempat
yang disebut file piutang dagang.
4. Database adalah kumpulan file-file yang dibentuk satuan data yang
besar. Saat ini, dengan mengadopsi konsep database, maka
perubahan kebutuhan informasi akan dilayani tanpa perlu menambah
program dan file baru.

Dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan informasi

akan dilayani tanpa perlu menambah program dan file baru. Istilah-istilah
umum dalam konsep database yang perlu diketahui adalah:

1. Pendekatan database (database approach) pendekatan ini

memandang data sebagai sebuah sumberdaya organisasi yang harus
digunakan dan dikelola untuk seluruh organisasi bukan hanya
digunakan dan dikelola oleh unit atau fungsi tertentu saja.
2. Sistem manajemen database (Database management system DBMS),
adalah program yang mengelola dan mengendalikan data dan interface
(antara data dan program aplikasi).
3. Sistem database (database system),yaitu merupakan gabungan antara
database, DBMS,dan program aplikasi yang mengakses database
melalui DBMS.
4. Database Administrator (DBA), adalah orang yang bertanggung jawab
terhadap penanganan database.
5. Data warehouses,adalah database yang besar yang dimiliki oleh
sebuah perusahaan Data warehouses ini dibangun dengan
memamfaatkan teknologi maju.
Keuntungan System Database

Penggunaan system database untuk mengelola data sebuah organisasi

memberkan beberapa keuntungan,antara lain:

1. Intgrasi data :informasi dapat dikombinasikan tanpa batas

2. Flexibilitas Laporan : laporan dapat direvisi secara mudah,dan dibuat
sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal pembuatan laporan
regular.
3. Meminimum pengulangan dan ketidakkonsistenan data : karena
elemen data biasanya disimpan hanya sekali,pengulangan dan
ketidakkonsistenan data dapat diminimumkan.
4. Independensi Data : Karena data dan progam independen satu sama
lain , maka masing-masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi.
Hal ini menyederhanakan pengelolan data dan pemrograman.
5. Manajemen Data Pusat : Dengan pendekatan database , maka
menejemen data menjadi lebih efisien karena administrator databse
bertanggung jawab untuk mengkoordinasi , mengendalikan, dan
mengelola database.
6. Keamanan : Perangkat lunak DBMS memiliki system pengawasan
melekat , seprti misalnya password ,yang membantu meminjam
integritas data.
7. Ananlisis lintas fungsi . Dalam system database , hubungan
antarelemen data.contohnya adalah hubungan antara biaya penjualan
dan kegiatan promosi dapat ditetapkan secara jelas, sehingga hal ini
dapat digunakan untuk pembuatan laporan manajemen.

Jenis-jenis File
Perusahaan umumnya menggunakan tujuh jenis file untuk menyimpan data
yaitu sebagai berikut:

1. File induk (master file), yaitu file yang berisi data yang relatif permanen.
Dalam sistem manual, file induk ini sama dengan rekening pembantu
buku besar.
2. File transaksi (tansacstion file), yaitu file yang berisi data transaksi yang
besifat sementara. Dalam sistem manual, file transaksi ini sama
dengan jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang sejenis.
Data yang dicatat dalam file transaksi ini akan digunakan untuk
memperbarui file induk, oleh karena itu, file ini harus berisi seluruh
transaksi yang dierluksn untuk memperbarui file induk.
 3. File table (table file), yaitu file yang berisi referensi (acuan) data yang
diambil selama pemrosesan data untuk memudahkan
kalkulasi.contonya adalah tariff pajak ,table biaya pengiriman dll.
4. File sejarah (history file), yaitu file yang berisi transaksi yang berisi
transaksi yang sudah diproses. Data ini tetap dipelihara untuk dipakai
sebagai referensi dan sering dipakai sebagai sumber informasi yang
bermanfaat bagi manajemen.
5. File cadangan (backup file), yaitu file yang berisi duplikat (copy)sebuah
file.
6. Suspense file, yaitu file yang berisi record yang telah dipisahkan
sementara dari pemrosesan data regurel dengan tujuan untuk
diinvestigasi dan dibetulkan. Contohnya : transaksi penjualan kredit
tanpa record piutang dagang.
7. Report file, yaitu file sementara yang berisi data yang akan dicetak pada
tanggal berikutnya.

Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. Seorang
akuntan, baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui
informasi apa yang disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya.
Dalam mempelajari SIA, seseorang perlu memerhatikan file induk dan file
transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu. Di bagian ini, akan dijelaskan
ciri-ciri dari file induk dan file transaksi serta contoh-contoh penggunaan
berdasarkan file-file yang disajikan.

File Induk
File induk mempunyai ciri-ciri berikut:
File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen
eksternal, agen – agen internal, atau barang dan jasa. Contohnya mencakup:
1. File Persediaan (barang dan jasa)
2. File Pelanggan (agen-agen eksternal)
3. File Karyawan (agen-agen internal).
File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi
individual.Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan
maupun data ringkasan.
1. Data acuan adalah data deskriptif yang relatif permanen dan tidak
dipengaruhi oleh transaksi. Semua file induk berisi data acuan.
2. Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan
pengiriman, terjadi. Beberapa file induk mungkin hanya terdiri atas data
acuan, tanpa adanya data ringkasan.
SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas: barang dan jasa,
agen-agen eksternal, dan agen-agen internal. Ketiga jenis ini akan dibahas
lebih lanjut. Untuk setiap jenis master record, akan dibedakan antara data
acuan dan data ringkasan.

Barang/jasa
Barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus
pemerolehan dan pendapatan organisasi. File induk tentang barang-barang
dan jasa pada umumnya mencakup data acuan dan ringkasan. Anggaplah
field-field di dalam File Persediaan ELERBE.
1. Field-field dengan data acuan dalam File Persediaan ELERBE adalah
ISBN, Penulis, Judul, dan Harga. Konsisten dengan definisi terdahulu
mengenai data acuan, field-field ini tidak akan secara langsung diubah
karena suatu kejadian.
2. Field-field dengan data ringkasan adalah Jumlah Barang di Gudang
dan Alokasi Jumlah. Field Jumlah Barang di Gudang dalam File
Persediaan adalah field ringkasan yang menunjukkan jumlah dari tiap
produk yang ada dalam persediaan di setiap waktu. Konsisten dengan
definisi data ringkasan, field Jumlah Barang di Gudang diubah ketika
kejadian (pengiriman atau uang masuk) terjadi.

Agen eksternal

Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada di luar
perusahaan. Contohnya meliputi pelanggan, pemasok, dan bank.
Sebagaimana barang dan jasa, file agen eksternal harus mencakup data
acuan. Perhatikan File Pelanggan ELERBE.

1. Field dengan data acuan di dalam File Pelanggan ELERBE adalah

Nomor_Pelanggan, Nama, Alamat, Contact_Person, dan Telepon.
Field-field ini tidak berubah akibat transaksi.
2. Tidak ada field-field data ringkasan di dalam File Pelanggan ELERBE.
Field ringkasan yang sering tercakup dalam file-file seperti itu adalah
saldo utang pelanggan. Field ini akan meningkat jika penjualan
dilakukan kepada pelanggan dan berkurang jika pelanggan melakukan
pembayaran.
Agen internal

Agen internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab
atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis. SIA sering kali menelusuri
informasi mengenai agen internal yang bertanggung jawab untuk kejadian di
dalam proses bisnis.

1. Data acuan dalam file induk menguraikan agen-agen internal ini

(misalnya, nama tenaga penjual, dan tanggal masuk pegawai tersebut).
2. Meskipun mungkin kurang umum untuk entitas jenis ini, field ringkasan
bisa bermanfaat dalam field agen internal. Sebagai contoh, field saldo
bisa dibuat di File Tenaga_Penjual untuk memonitor total penjualan
yang dibuat oleh penjual itu.
3. Tidak ada contoh field induk untuk agen-agen internal.

File Transaksi

Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi
mempunyai ciri-ciri berikut:

1. File transaksi menyimpan data tentang kejadian. Contoh-contoh

kejadian dari siklus pendapatan meliputi Pesanan, Pengiriman,
Penagihan Kas.
2. File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal
transaksi.File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan
harga. Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang
berhubungan dengan kejadian tersebut (misalnya, kuantitas barang
yang dipesan).
3. Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam
siklus pendapatan dan pemerolehan. Kejadian pertama di dalam siklus
tersebut diikuti oleh kejadian yang lain. Sebagai contoh, satu pesanan
diikuti dengan pengambilan, pengiriman, dan penagihan kas.

Manfaat Pemisahan Informasi ke dalam Record Induk dan Transaksi

Keterangan umum tentang pesanan disimpan di File Pesanan. Ketika mencatat

suatu pesanan (menambahkan record ke File Pesanan) untuk pelanggan yang
ada, petugas pencatat pesanan dibebaskan dari beban mengenai pencatatan
nama dan alamat pelanggan karena itu telah tersedia di dalam File Pelanggan.
Dengan demikian, nama dan alamat hanya sekali saja dicatat walaupun
pelanggan tersebut melakukan banyak pesanan.
 Ketika mencatat perincian pesanan dalam File Perincian_Pesanan, petugas
pencatat pesanan hanya perlu memasukkan ISBN dan kuantitas yang
diinginkan. Informasi dalam File Persediaan untuk buku tertentu direkam hanya
sekali, meskipun mungkin ada beberapa pesanan untuk buku itu.

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, terlihat bahwa catatan (record)

transaksi mempunyai dua karakteristik umum: tanggal dan kuantitas yang harus
dimasukkan, serta acuan yang harus dibuat pada agen dan barang atau jasa
yang terlibat dalam transaksi. Acuan pada entitas-entitas ini dibuat hanya
dengan mencatat, dalam record transaksi, nomor identifikasi entitas (misalnya
pelanggan dan produk)

Pemahaman mengenai bagaimana file induk dan transaksi bekerja sama

adalah penting untuk meneliti suatu aplikasi.

c. Menjelaskan empat sifat kegiatan proses data disebut CRUD

- C, Creating
Fungsi pertama CRUD adalah create yang memungkinkan penggunanya
untuk menciptakan catatan atau rekaman baru dalam database. Penyebutan
fungsi create pada aplikasi database relasional SQL disebut INSERT,
sedangkan dalam Oracle HCM Cloud disebut CREATE.
catatan adalah baris dan kolom disebut dengan atribut. Setiap pengguna
dapat membuat baris atau row baru dan mengisinya dengan data yang
sesuai dengan setiap atribut. Namun, hanya administrator saja yang dapat
menambahkan atribut baru ke dalam tabel tersebut.

- R, Reading
fungsi read dalam CRUD adalah proses pengambilan dari sebuah database.
Proses ini terjadi jika ingin melakukan proses sign in atau masuk ke suatu
situs tertentu. Saat mengklik sign in atau login, situs tersebut akan
melakukan proses read dan memverifikasi akun yang masukkan.
fungsi read hampir sama dengan fungsi search (pencarian), yang mana
memungkan untuk mengambil record tertentu dan membacanya. Pengguna
dapat menemukan record yang diinginkan dengan menggunakan kata kunci
(keyword), atau dengan memfilter data berdasarkan kriteria yang sudah
disesuaikan.

- U, Updating
fungsi update dalam CRUD adalah untuk memodifikasi atau
mengubah record yang sudah ada dalam database. Untuk dapat
memodifikasi record secara keseluruhan, mungkin harus mengubah
informasi dalam berbagai bidang.
Ketika sedang melakukan proses update, harus menentukan tabel target
dan kolom yang akan diperbarui. juga harus menghubungkan nilai dan baris
yang terkait. Setelah melakukan perubahan, database akan memberikan
respon dengan memperbaharui data lama.

i. Batch Processing
Batch processing dapat diartikan sebagai sebuah sistem yang
digunakan untuk mengolah data dan menjalankan tugas-tugas
tertentu. Semua proses tersebut akan berjalan otomatis dan berulang
setiap harinya. Dengan kata lain, batch processing adalah proses
data yang berjalan otomatis dan tidak banyak memerlukan interaksi
atau campur tangan manusia dalam proses pengerjaannya.
Sistem ini biasanya digunakan untuk mengolah data yang kompleks
dan berjumlah besar melalui sistem komputasi, misalnya di
perusahaan untuk memproses laporan tertentu. Proses ini juga
berjalan secara teratur dan berkala, misalnya sebulan sekali untuk
memproses transaksi, integrasi sebuah sistem, riset, hingga
proses billing.
Penggunaan batch processing memiliki keunggulan tersendiri,
seperti memangkas biaya operasional karena tidak perlu tenaga
tambahan dan dilakukan secara otomatis. Selain itu, tingkat
akurasinya pun tinggi dan prosesnya lebih cepat. Kemudian, batch
processing dapat diandalkan oleh perusahaan, sebab proses ini bisa
dilakukan kapan saja dan di mana saja.

ii. Real time processing

Real time processing secara sederhana mengacu pada proses
pengolahan data yang direspons dengan cepat. Proses mendapatkan
data dalam aktivitas tertentu dan menghasilkan output yang relatif
cepat pula. Oleh karena itu, agar proses ini berjalan dengan baik, ada
dua strategi yang diperhatikan, yakni pemrosesan data dengan
segera dan dilakukan pembaruan sesering mungkin. Kemudian,
harus ada pula integrasi data pada saat yang sama.
Keunggulan dari real time processing ini adalah membuat proses
lebih cepat. Selain itu, data yang diinginkan pun akan muncul secara
langsung. Jadi, pengguna tak perlu harus menunggu lama lagi. Tentu
hal tersebut sangat bermanfaat. Misalnya, di sebuah perusahaan,
divisi penjualan bisa menentukan berapa jumlah barang yang tersedia
 di gudang secara langsung dan melihat apakah stok yang ada cukup
aman atau belum.

- D, Deleting
Fungsi terakhir dalam CRUD adalah delete yang memungkinkan untuk
menghapus record dari database yang sudah tidak dibutuhkan lagi.
Baik SQL maupun Oracle HCM Cloud memiliki fungsi delete yang
mengizinkan penggunanya untuk menghapus lebih dari
satu records di database.
Beberapa aplikasi database relasional memberikan pilihan pada user untuk
melakukan hard delete atau soft delete. Hard delete berarti menghapus
secara permanen. Sementara soft delete, mungkin hanya memperbarui
status row yang menunjukkan bahwa baris tersebut telah dihapus, tanpa
menghilangkan data yang ada di dalamnya.

d. Menjelaskan dengan memberikan contoh dalam information output, tiga

bentuk output:
- Document
Document merupakan output berupa catatan transaksi atau data dari
perusahaan lain. Contoh informasi output ini adalah sales invoice yang
sudah dicetak dan kemudian akan dikirimkan sebagai tagihan kepada
pelanggan. Untuk menghemat waktu dan biaya, perusahaan bisa juga
mengirimkan sales invoice ini dalam file PDF yang dikirimkan dengan
menggunakan sarana email.
- Report
Report atau laporan digunakan perusahaan untuk mengontrol operasional
perusahaan. Laporan atau report ini digunakan manajer dalam menganalisa,
membuat strategi dan mengambil keputusan untuk kemajuan bisnis
perusahaan. Contoh informasi output ini adalah laporan keuangan
biasanya dipakai untuk kepentingan pelaporan pajak, mengajukan kredit ke
pihak ketiga, ataupun untuk mengundang investor menanamkan modalnya
ke perusahaan.
Perusahaan juga mungkin membuat laporan sesuai dengan aturan
pemerintah.
- Query
Query ini digunakan untuk membuat analisa secara cepat mengenai
kebutuhan informasi tertentu yang belum tersedia secara langsung oleh
aplikasi. Pengguna memasukkan sejumlah input, sistem kemudian
menganalisa dan menghasilkan laporan yang sesuai. Contoh
  SELECT – mengambil data dari database. Ini merupakan salah satu
command paling populer, karena setiap permintaan dimulai dengan
query pemilihan.
 AND – menggabungkan data dari satu atau beberapa tabel.
 CREATE TABLE – membuat beberapa tabel yang berbeda dan
menentukan nama setiap kolom di dalamnya.
 ORDER BY – mengurutkan hasil data, baik secara numerik maupun
abjad.
 SUM – meringkas data dari kolom tertentu.
 UPDATE – memodifikasi baris yang ada dalam tabel.
 INSERT – menambahkan data atau baris baru ke tabel yang ada.
 WHERE – memfilter data dan mendapatkan nilainya berdasarkan
kondisi yang ditetapkan.

B. PROBLEM 2.5

Matching the following terms with their definitions

a. data processing cycle 10. The steps a company must follow to

efficiently and effectively process
data about its transactions
b. source documents 23. Initial record of a transaction that
takes place; usually recorded on
preprinted forms or formattted
screens
c. turnaround documents 7. Company data sent to an external
party and then returned to the
system as input
d. source data automation 16. Devices that capture transaction
data in machine-readable form at
the time and place of their origin
e. general ledger 1. Contains summary-level data for
every asset, liability, equity,
revenue, and expense account
f. subsidiary ledger 13. Contains detailed data for any
general ledger account with many
individual subaccounts
g. control account 26. The general ledger account
corresponding to a subsidiary
ledger, where the sum of all
subsidiary ledger entries should
equal the amount in the general
ledger account
h. coding 21. Systematic assignment of numbers
or letters to items to classify and
organize them
i. sequence code 2. Items are numbered consecutively
to account for all items; missing
items cause a gap in the numerical
sequence
j. block code 25. Sets of numbers are reserved for
specific categories of data
k. group code 19. Two or more subgroups of digits are
used to code items
l. mnemonic code 22. Letters and numbers, derived from
the item description, are
interspersed to identify items;
usually easy to memorize
m. chart of accounts 4. List of general ledger account
numbers; allows transaction data to
be coded, classified, and entered
into proper accounts; facilitates
preparation of financial statements
and reports
n. general journal 8. Used to record infrequent or non-
routine transactions

o. specialized journal 17. Used to record large numbers of

repetitive transactions
p. audit trail 3. Path of a transaction through a data
processing system from point of
origin to final output, or backwards
from final output to point of origin
q. entity 11. Something about which information
is stored
r. attribute 9. Characteristics of interest that need
to be stored
s. field 6. Portion of a data record that
contains the data value for a
particular attribute, like a cell in a
spreadsheet
t. record 24. Fields containing data about entity
attributes; like a row in a
spreadsheet
u. data value 5. Contents of a specific field, such as
"George" in a name field
 v. master file 12. Stores cumulative information about
an organization; like a ledger in a
manual AIS.
w. transaction file 14. Contains records of individual
business transactions that occur
during a specific time period
x. database 18. Set of interrelated, centrally
coordinated files
y. batch processing 20. Updating done periodically, such as
daily
z. online, real-time 15. Updating each transaction as it
processing occurs

B. CASE 2.1

Dikerjakan di file excel (terlampir)