BAB IV

RELATIONAL DATABASE

1. File VS Database
2. Sistem Database
3. Relational Database
4. Sistem Database Dan Masa Depan Akuntansi

4.1 File vs Database

File : Jenis – Jenis File

Perusahaan umumnya menggunakan tujuh jenis file untuk menyimpan data, yaitu sebagai
berikut:
 File Induk ( Master File ), yaitu file yang berisi data yang relative permanen. Dalam
sistem manual, file induk ini sama dengan rekening pembantu buku besar. Sebagai
contoh : Record dalam file piutang dagang berisi informasi tentang nama pelanggan,
alamat, dan saldo. File ni diperbarui isinya ketika terjadi transaksi. Saldo rekening akan
berubah ketika terjadi transaksi penjualan dan transaksi pelunasan piutang.
 File Transaksi ( Transaction File ), yaitu file yang berisi data transaksi yang bersifat
sementara.Dalam system Manual, file transaksi ini sama dengan jurnal yang digunakan
untuk mencatata transaksi yang sejenis. Data yang dicatat dalam transaksi ini akan
digunakan untuk memperbaharui ( meng-update ) file induk, oleh karena itu, file
transaksi harus berisi seluruh transaksi yang diperlukan untuk memperbaharui file induk.
 File Tabel ( Table File ), yaitu file yang berisi referensi ( acuan ) data yang diambil
selama pemrosesan data untuk memudahkan kalkulasi. Contohnya adalah tariff pajak,
table biaya pengiriman dan lain-lain.
 File Sejarah ( History File ), yaitu file yang berisi transaksi yang telah diproses. Data ini
tetap dipelihara untuk dipakai sebagai referensi dan sering dipakai sebagai sumber
informasi yang bermanfaat bagi menajemen. Sebagai contoh file sejarah penjualan
dianalisis untuk menghasilkan ringkasan dan trend penjualan berdasarkan wilayah,
petugas penjualan, pelanggan atau produk.
 File Cadangan ( Back Up File ), yaitu file yang berisi duplikat sebuah file. Pembuatan
file ini dimasuksudkan untuk mengatasi kemungkinan data hilang atau rusak.
  Suspense File, yaitu yang berisi record yang telah dipisahkan sementara dari pemrosesan
data regular dengan tujuan untuk diinvestigasi dan dibetulkan. Sebagai contoh adalah
transaksi penjualan kredit tanpa record piutang dagang.
 Report File, yaitu file sementara yang berisi data yangakan dicetak pada tanggal
berikutnya.

Database
Pengertian Database
Sistem database dibangun untuk mengatasi masalah yang berhubngan dengan pertumbuhan
file induk. Database adalah sustu gabungan file yang saling berhubungan dan dikoordinasi secara
terpusat.
Database adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik
sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi
dari basis data tersebut.
Database adalah representasi kumpulan fakta yang saling berhubungan disimpan secara
bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi
berbagai kebutuhan. Database merupakan sekumpulan informasi yang saling berkaitan pada
suatu subjek tertentu pada tujuan tertentu pula.
Database adalah susunan rekord data operasional lengkap dari suatu organisasi atau
perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode
tertentu dalam komputer sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan
oleh para pengguna.

Konsep Dasar Database

Konsep dasar dari database adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari
pengetahuan. Sebuah database memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di
dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu
database, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema,
atau memodelkan struktur database: ini dikenal sebagai database model atau model data. Model
yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah yaitu mewakili
semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri
dari baris dan kolom.
Di masa lalu perusahaan akan membuat program dan file baru setiap kali terjadi perubahan
kebutuhan informasi. Akibatnya jumlah file induk yang diselenggarakan juga bertambah. Saat
ini, dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan informasi akan dilayani
tanpa perlu menambah program dan file baru.
Istilah – istilah umum dalam konsep database yang perlu diketahui adalah :
 Pendekatan database (database approach). Pendekatan ini memandang data sebagai
sebuah sumber daya organisasi yang harus digunakan dan dikelola untuk seluruh
organisasi bukan hanya digunakan dan dikelola oleh unit atau fungsi tertentu saja.
 Sistem manajemen database (database management system / DBMS), adalah program
yang mengelola dan mengendalikan data dan interface (antara data dan program aplikasi).
 Sistem database (database system), yaitu merupakan gabungan antara database, DBMS,
dan program aplikasi yang mengakses database melalui DBMS.
  Administratur Database (Database Administrator - DBA), adalah orang yang
bertanggung jawab terhadap penangangan dan pengelolaan database.
 Data warehouse, adalah database yang besar yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Data
warehouse ini dibangun dengan memanfaatkan teknologi maju.

Perbedaan Pengelolaan Data : File Approach dan Database Approach

Secara umum perbedaan pengelolaan data dengan cara lama (file approach) dan cara baru
(database approach) dapat dilihat pada gambar berikut ini

Pendekatan File Pendekatan Database

File #1 Program
Data A Aplikasi #1
Data B Database
Data C Data A
Data B
Data C
Data D
Data E
Data F

File #2 Program
Data B Aplikasi #2
Data C
Data D

Sistem
Manajemen
Database
File #3 Program
Data B Aplikasi #3
Data E
Data F

Program Program Program

Aplikasi #1 Aplikasi #2 Aplikasi #3

Gambar 4.1 : Pendekatan Database dan Pendekatan Orientasi File

Pendekatan database memperlakukan data sebagai sumber daya organisasi yang seharusnya
dipergunakan serta dikelola oleh seluruh bagian organisasi tersebut, bukan hanya oleh suatu
departemen atau fungsi tertentu saja. Fokusnya adalah integrasi daa dan pembagian data dengan
seluruh pemakai yang berhak memakainya. Integrasi data dicapai dengan mengkombinasikan
beberapa file ke dalam pool (kolom) data yang dapat diakses oleh berbagai program aplikasi.
Gambar 4.1 memperlihatkan bahwa hal ini dapat dicapai dengan mempergunakan sebuah
program yang disebut sebagai database management system (DBMS). Program ini bertindak
 sebagai interface antara database dengan berbagai program aplikasi. Kombanasi database,
DBMS, dan program aplikasi yang mengakses database melalui DBMS disebut sebagai sistem
database.
Agar dapat benar-benar memahami secara meyeluruh kelebihan database, merupakan hal
yang penting untuk memahami terlebih dahulu bebarapa prinsip dasar tentang bagaimana data
disimpan dalam sistem komputer. Sehingga bentuk hirarki data menjadi lebih jelas, contoh file
piutang. (Gambar 4.2)

Database

File Pelanggan File Penjualan File Persediaan

Rekord 1 : Rekord 2 : Rekord 3 : Rekord 1000:

Pelanggan 1 Pelanggan 2 Pelanggan 3 Pelanggan 1000

Field 1: Field 2: Field 3: Field 4: Field 5: Field :

Nomor Nama Alamat Kota Propinsi Kode
Pelanggan Pelanggan Pos

Gambar 4.2 Basik Elemen Hirarkhi Data

Informasi mengenai atribut suatu entitas, seperti nama pelanggan dan alamatnya, disimpan
di dalam field. Semua field yang berisi data mengenai satu entitas (misalnya : satu pelanggan)
membentuk rekord. Gabungan dari beberapa catatan yang saling berhubungan, seperti seluruh
rekord pelanggan membentuk file (misalnya file pelangan). Suatu gabungan file yang saling
berhubungan dan dikordinasi secara terpusat, membetuk database.

4.2 Sistem Database

Cara Pandang Terhadap Data (Logical and Physical View of Data)
Dalam sebuah sistem yang berorientasi file (file oriented system), para pemrogram harus tahu
lokasi fisik dan layout record yang digunakan dalam sebuah program aplikasi.

Nomor Nama Alamat Batas Saldo

Pelanggan Pelanggan Kredit
A A A N N

1 10 11 30 31 60 61 68 69 76
A= field alfabet
N= field numerik

Gambar 4.3 : Contoh Layout File Piutang Dagang

Pada gambar diatas, menunjukkan sebuah layout record file piutang dagang. Dengan cara
seperti itu, jika seorang pemrogram menginginkan laporan kredit yang berisi nomor pelanggan,
batas kredit, dan saldo, maka untuk menulis program yang dapat menghasilkan laporan tersebut,
pemrogram tersebut harus memahami lokasi dan panjang field yang diperlukan dan format setiap
field (numerik dan non-numerik). Hal ini bertambah kompleks, jika data yang diperlukan berasal
dari beberapa file.
Sistem database mengatasi problem ini dengan memisahkan penyimpanan dan
penggunaan elemen data. Pendekatn database mengenal dua cara pandang terhadap data, yaitu
cara pandang logis (logical view) dan cara pandang fisik (physical view). Pandangan logis
(logical view) berkaitan dengan bagaimana pemakai secara konsep mengorganisasi, memandang,
dan memahami hubungan antardata. Pandangan fisik (physical view) berkaitan dengan
bagaimana dan dimana data secara fisik dibuat dan disimpan dalam disket, harddisk, pita atau
media lain.

Pandangan Logis Data Pandangan Fisik

Laporan Kredit

Nomor Pelanggan
Batas Kredit
Saldo Nomor
Pelanggan
Nama
Cara
Pelanggan Penyimpanan
Laporan Bulanan Data di Disk
Alamat
Nama Pelanggan Batas Kredit
Alamat
Saldo Saldo

Gambar 4.4 : Pandangan logis dan Pandangan Fisik Data Dalam sebuah Database
Pelanggan

Gambar diatas menunjukkan dua cara pandang tersebut dengan menggunakan data piutang.
Perangkat lunak sistem manajemen database berfungsi menghubungkan antara cara data
fisik disimpan dalam disket dan cara pandang logis terhadap data yang dilakukan oleh setiap
pemakai. DBMS mengendalikan database sedemikian rupa sehingga pemakai dapat mengakses,
menghasilkan informasi, atau memperbarui data tanpa harus mengetahui bagaimana data secara
fisik disimpan. Dengan demikian, para pemakai hanya bertanggung jawab mendefinisikan
persyaratan tampilan data logis yang diinginkan. Jika para pemakai memisahkan antara cara
menggunakan data dan cara penyimpanan dan pengaksesan data, maka para pemakai dapat
mengubah pandangan logis mereka tanpa perlu melakukan pengubahan pandangan fisik. Selain
itu, administrator database dapat pula mengubah penyimpanan fisik data meskipun para pemakai
tidak mengubah program aplikasi yang bersangkutan.
Data yang dimiliki oleh sebuah organisasi merupakan salah satu aset yang paling
berharga. Oleh karenanya, penyimpanan dan manajemen data yang efektif merupakan fungsi
penting bagi sebuah system informasi akuntansi. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya, bahwa
sebagian besar organisasi sekarang menggunakan sistem database (database, sistem manajemen
database, perangkat keras, dan personil) untuk mengorganisasi dan mengelola data dan informasi
tentang kegiatan perusahaan.

Sistem Manajemen Database untuk Mendukung Pandangan Logis Berbagai Data

Berikut ini adalah pembahasan secara lebih mendalam sistem manajemen database, yaitu
software yang memanipulasi dan mengakses database, struktur dan mekanisme sebuah database
relasional, serta akan ditunjukan pula bagaimana mudahnya pemakai memanggil data dari
sebuah database relasional. Pada bagian akhir, akan diuraikan pula metode terbaru penyusunan
sistem database, yaitu database berorientasi obyek (object-oriented database).

Cara pemakai atau pemrogram secara konseptual mengorganisasi dan memahami

hubungan antar elemen data menggambarkan cara pandang logis terhadap data. Cara
penyimpanan data dalam media penyimpanan fisik menggambarkan cara pandang fisik terhadap
data. Sebagai contoh, seorang manajer penjualan mungkin memetakan seluruh informasi tentang
pelanggan dalam bentuk table (logical view), meskipun data tersebut sebenarnya disimpan dalam
file indeks berurutan (physical view). Gambar 4.5 menunjukan bahwa sistem manajemen
database menerjemahkan logical view para pemakai ke dalam physical view sehingga data yang
diinginkan dapat dipanggil dan disajikan kepada para pemakai.

Meskipun pandangan logis antar para pemakai terhadap database berbeda, system
database menyimpan data hanya dengan satu cara. Namun demikian, dalam banyak hal,
organisasi data fisik sama sekali berbeda dari persepsi pemakai tentang bagaimana data
disimpan. Sebagai contoh, elemen data seperti saldo rekening, nama, alamat, dan sejarah kredit
yang secara logis dinyatakan dalam satuan table yang utuh, lokasi simpannya mungkin terpisah
atau berlainan, bahkan kadang-kadang berada pada disket yang berlainan. Sistem manajemen
database menyembunyikan kenyataan ini, sehingga para pemakai lebih berkonsentrasi pada
hubungan logis antar elemen data.

Pandangan Logis-Penggguna A Pandangan Logis Pengguna B

Daftar Penjualan
Piutang Bulan
Yang Oktober per
Menunggak Wilayah

SMDB
 SISTEM
OPERASI

Database

Keterangan :
SMDB (Sistem Manajemen Database) menerjemahkan pandangan logis pemakai ke dalam instruksi
untuk memanggil data dari database.
Sistem Operasi menerjemahkan permintaan SMDB ke dalam instruksi untuk secara fisik memanggil data
dari berbagai isk penyimpan.

Gambar 4.5 : Fungsi Sistem Manajemen Database untuk Mendukung Pandangan Logis
Berbagai Data

Skema
Sebuah skema menjelaskan struktur logis sebuah database. Ada tiga tingkatan skema,
sebagaimana ditunjukan oleh gambar 4.6, yaitu (1) tingkat konseptual (conceptual level) adalah
cara pandang sebuah organisasi terhadap database, yang mencakup seluruh elemen data dan
hubungan antar elemen data, (2) tingkat eksternal (external level)-tingkat logika adalah
serangkaian pandangan logis (sub-scema) database oleh setiap individu pemakai, dan (3) tingkat
internal (internal-level)-tingkat fisik adalah rincian penyimpanan data, seperti layout, definisi,
alamat, dan indeks rekord.
Gambar 4.6 menghubungkan setiap tingkatan skema dengan anak panah dua arah, yang
memetakan hubungan antar skema. Sistem manajemen database menggunakan hasil pemetaan
tersebut untuk menerjemahkan permintaan data dari seorang pemakai atau sebuah program
aplikasi, yang diekspresikan dalam istilah-istlah nama dan hubungan logis, ke dalam pointer,
indeks, dan alamat yang terkait yang diperlukan untuk mengakses data. Panah pemetaan
memiliki arah ganda, karena DBMS harus juga mampu menterjemahkan permintaan pemakai-
yang diekspresikan pada tingkat logika ke dalam tingkat fisik yang bersangkutan.
Akuntan sering terlibat dalam penyusunan tingkat konsep dan tingkat eksternal-logika, namun
jarang sekali mereka berpartisipasi dalam penyusunan skema tingkat internal. Dengan demikian,
maka merupakan hal yang penting memahami perbedaan antara skema tingkat logika dan skema
tingkat fisik.
Pada tingkat konseptual, database adalah kumpulan beragam elemen informasi yang akan
digunakan demi tujuan klasifikasi. Sebagai contoh sebuah database pesanan penjualan. Database
ini akan didefinisikan pada tingkat konseptual dengan ragam informasi yang terkait di dalamnya
(misal transaksi penjualan, penerimaan kas, dan informasi pelanggan) dan tujuan digunakannya
data tersebut (misal entri pesanan dan tagihan pelanggan).
Dalam upaya mengimplementasikan sebuah database yang telah ditentukan pada tingkat
konseptual, field dengan data-data dan rekord khusus harus ditentukan. Juga perlu menentukan
cara rekord dan field akan dilihat atau dilaporkan, dan bagaimana keduanya terkait satu sama
lain. Sebagai contoh, akan lebih mudah untuk menampilkan catatan rekening pelanggan dengan
pesanan yang telah dilakukannya. Oleh karena itu, field dan rekord dalam database distruktur
dan diorganisasi dalam cara yang logis, yang kemudian berkembang menjadi struktur data
logika. Tiga jenis dasar struktur data logika dapat digunakan untuk mencapai tujuan tersebut,
yakni hirarkis, jaringan, dan relasional.

Sub Skema Sub skema Sub skema

Pemakai A Pemakai B Pemakai C

Tingkat Logika
Grafik Tabel Daftar

Pemetaan pandangan tingkat logika ke skema tingkat konseptual

Tingkat Konseptual

Persediaan Penjualan Pelanggan

Penerimaan
Kas

Pemetaan barang tingkat konseptual ke

deskripsi tingkat fisik

Tingkat Fisik

Catatan Persediaan Catatan penjualan

Kode Barang – Intreger (5), non nul Nomor faktur, non null
Indeks Barang X Indeks penjualan barang X
Deskripsi - karakter (15)
Biaya - mata uang (8)

Gambar : 4.6 Tiga Tingkat Skema

Kamus Data
Salah satu komponen kunci dalam sistem manajemen database adalah file khusus yang disebut
kamus data (data dictionary). Kamus data berisi informasi tentang struktur database. Untuk
setiap elemen data yang disimpan dalam database, seperti nomor pelanggan, diuraikan secara
lengkap mulai dari nama, tempat penyimpanan, program computer yang berhubungan dan lain-
lain.
Kamus database adalah kumpulan seluruh nama item data dalam sebuah database, bersama
dengan sebuah deskripsi bentuk representasi standar data tersebut (misal ukurannya, jenis data—
numerik, alfabetik, dan lain-lain). Kamus database ditentukan dan dikendalikan oleh
administrator database.
Tabel 4.1. berisi contoh uraian lengkap untuk setiap elemen data.
Nama Data No. Nama Alamat Batas Kredit Saldo
Pelanggan Pelanggan
Deskripsi Penanda unik Nama Jalan, kota, Nilai Saldo terkini dari
setiap lengkap propinsi, maksimum transaksi kredit
pemasok pelanggan kode pos kredit untuk
tiap
Record Piutang Pelanggan Pelanggan Pelanggan Piutang, analisis
pelanggan piutang penjualan
Sumber data Daftar nomor Order Aplikasi Aplikasi Penjualan dan
pelanggan pembeli asli kredit kredit penerimaan kas
Panjang 10 20 30 8 8
field
Jenis field Angka abjad Angka abjad Angka abjad Angka Angka
Program Update Update file Update file Update file Update file,
piutang, pelanggan, pelanggan, pelanggan, Update analisis
update file pemrosesan pemrosesan update penjualan
pelanggan, laporan laporan piutang
analisis kredit
Output Laporan umur Laporan Laporan Laporan Laporan umur
piutang, bulanan bulanan umur piutang, laporan
laporan status laporan status laporan status piutang, status pelanggan,
pelanggan, pelanggan pelanggan laporan status laporan kredit,
laporan pelanggan, laporan analisis
kredit, laporan penjualan
laporan kredit
analisis
pelanggan
Pemakai sah Tidak ada Tidak ada Tidak ada Handy, Amirudin,
pembatasan pembatasan pembatasan Haris, Samsudin,
Danang Bahrudin
Nama lain Tidak ada Tidak ada Tidak ada Batas_Kredit Saldo_Pelanggan

Tabel 4.1 : Contoh Kamus Data

Akuntan memiliki pemahaman yang baik tentang elemen data yang ada dalam
perusahaan, yang merupakan sumber sekaligus pemakai data tersebut. Pengetahuan ini diperoleh
karena akuntan berperan dalam perancangan system informmasi dan dalam pemrosesan data
keuangan. Oleh karena itu, akuntan harus berpartisipasi dalam penyusunan kamus data ini.
Kamus data biasanya dipelihara secara otomatis oleh system manajemen database. Dalam
kenyataan, hal ini seringkali merupakan salah satu komponen yang paling awal diterapkan dari
sebuah system database baru. Input bagi kamus data dapat berupa elemen data baru atau data
yang telah dihapus, sedangkan outputnya berupa berbagi macam laporan yang bermanfaat bagi
para pemrogram, perancang database, dan para pemakai lainnya. Contoh laporan mencakup: (1)
daftar seluruh program yang menggunakan data (2) daftar seluruh sinonim elemen data dalam
file tertentu (3) daftar seluruh elemen data yang digunakan oleh pemakai tertentu dan (4) daftar
seluruh laporan output yang memakai elemen data. Laporan tersebut sangat bermanfaat dalam
perancangan dan implementasi sebuah system database. Sebagai dokumentasi system, dan
sebagai sebuah jejak audit.

Fungsi dan Pemakai Sistem Manajemen Database

Umumnya para pemakai database memiliki akses ke bahasa interogasi data, sedangkan
akses ke bahasa definisi data dan bahasa manipulasi data harus dibatasi hanya untuk karyawan
yang bertanggung jawab untuk pengadministrasian dan pemrograman. Hal ini membantu
membatasi jumlah karyawan yang memiliki kapasitas untuk mengubah database. Fungsi
administrasi dan pemrograman dalam sistem database adalah sebagai berikut.

Administratur data (Data administrator/DA). Fungsi ini bertanggung jawab untuk penyusunan
prosedut dan kebijakan umum untuk seluruh data tidak hanya menyangkut tentang data aoa yang
disimpan dalam database. Oleh karena itu, administrator data harus memahami kebutuhan
informasi organisasi agar dapat memutuskan elemen data apa saja yang harus dimasukkan ke
dalam database.

Administratur database (DataBase Administrator/DBA). Fungsi ini bertanggung jawab untuk

melakukan koordinasi, pengawasan, dan pengelola database. Secara garis besar pokok-pokok
tugasnya mencakup :
- Membuat logical model database
- Menetapkan stgandar dan spesifikasi data
- Menyetujui perubahan struktur database
- Merancang metoda retrieval sesuai dengan kebutuhan user
- Menetapkan dan memelihara struktur fisik database
- Memelihara kamus data
- Merancang dan menerapkan pengawasan guna menjamin akurasi dan keamanan database

Administratur database menggunakan bahasa definisi data untuk menetapkan struktur database,
menerapkan, dan memelihara kamus data, dan menetapkan pengawasan.

Pemrogram (Application Programmer). Program yang terhubung dengan sistem manajeme

database untuk memproses data diitulis oleh pemrogram aplikasi. Contoh program aplikasi
adalah program penagihan, dan program penggajian. Program apliksi ini menggunakan bahasa
manipulasi data untuk mengakses dan mengubah isi database. Bahasa manipulasi data ini
memperbaiki produktivitas pemrogram aplikasi dengna mendorong pemrogram berkonsentrasi
hanya pada penerapan secara benar deskripsi logis tugas yang harus dilaksanakan, tanpa perlu
memikirkan bagaimana cara mengakses data atau bagaimana struktur data yang dipakai.

Perlunya Sistem Manajemen Database

Database Management System (DBMS) mengintegrasikan, menstandarisasi, dan menyediakan
keamanan untuk beragam aplikasi akuntansi. Bila tidak terdapat integrasi, tiap jenis aplikasi
akuntansi seperti penjualan, pembayaran gaji, dan piutang akan menyimpan terpisah file-file data
independen dan program komputer untuk mengelola file-file tersebut. Walaupun menyimpan
file-file independen adalah hal yang sederhana, terdapat be-berapa kelemahan di dalamnya.
Pertama, item data yang sama dapat digunakan dalam beberapa bidang aplikasi yang berbeda;
dengan file-file independen, item data harus dimasukkan ke dalam setiap file aplikasi. Sebuah
penjualan, misalnya, memengaruhi file persediaan, file piutang dagang, dan beragam file
pendapatan dan pengeluaran. Memasukkan elemen data yang sama berkali-kali (sekali untuk tiap
aplikasi yang digunakan di dalamnya) merupakan pemborosan waktu dan mahal; dan makin
besar peluang terjadinya kesalahan dan ketidak-konsistenan di antara beragam representasi
bagian-bagian data dalam beberapa file independen.
Kedua, karena file harus dengan tegas ditentukan terlebih dahulu dalam proses implementasi
sistem, prosedur yang ada dapat menemui kendala dengan adanya struktur file yang ada saat ini
dibanding pengembangan kebutuhan aplikasi. Akhirnya, independensi di antara file-file yang ada
sering mengarah kepada perbedaan struktur untuk data yang sama, perbedaan sistem
pengkodean, perbedaan abreviasi, dan perbedaan panjang field. Perbandingan dan rekonsiliasi
data yang identik akan sulit dalam kondisi-kondisi tersebut. Hasil dari ketidak-konsistenan data
adalah inkonsistensi laporan yang dihasilkan dari beragam program aplikasi
Selain masalah manajemen data dan penyimpanan data, setiap file independen membutuhkan
instruksi pemrosesan dan penyimpanannya sendiri karena isi dan struktur file-nya tidak
terstandarisasi.

Independensi Data
Solusi untuk masalah penyimpanan file-file independen terletak pada pemisahan secara
fisik penanganan data dari penggunaan logis file-file tersebut. Hal ini menuntut dua perubahan
mendasar: Pertama, penyimpanan data terintegrasi dalam suatu database tunggal; dan kedua,
seluruh akses untuk file (database) yang terintegrasi ini dilakukan melalui suatu sistem perangkat
lunak tunggal yang didesain untuk mengelola aspek-aspek fisik penanganan dan penyimpanan
data.
File database ini terstruktur dan dikelola oleh sebuah DBMS. Berdasar permintaan pengguna
program, DBMS menyusun file-file aplikasi logis (subskema) melalui sebuah file kamus
database.

Keamanan
Keunggulan DBMS lainnya adalah kemampuan memberikan kode keamanan untuk item
data dan atribut-atribut pemrosesannya. Salah satu bagian file kamus data berisi sebuah daftar
pengguna sistern terotorisasi dan kode akses dan keamanan. Masing-masing elemen data unik
dapat berupa kode prioritas numerik. Kode-kode tersebut akan menentukan item data yang akan
dimunculkan oleh pengguna DBMS; dan kode-kode tersebut dapat juga untuk membatasi dan
menentukan pemrosesan yang dapat digunakan oleh pengguna untuk setiap item data.

Dokumentasi dan Administrasi Database

Kamus database digunakan baik terpisah maupun dengan DBMS untuk mensentralisasi,
mendo-kumentasi, mengontrol, dan mengoordinasi penggunaan data dalam sebuah organisasi.
Kamus data merupakan sebuah urutan file yang memiliki catatan occurrence yang berisi
deskripsi item data. Sebuah alias muncul ketika para pengguna yang berbeda menggunakan field
yang sama, namun memiliki nama yang berbeda. Pengkodean (encoding) merujuk kepada bentuk
fisik item data yang akan disimpan. Pemilik (owner) merujuk kepada pengguna yang memiliki
tanggung jawab akhir atau kepentingan utama berkenaan dengan integritas occurrence sebuah
item data.
Kamus data dapat dikelola secara manual, namun biasanya ia terkomputerisasi dan diproses
seperti halnya file-file komputer lainnya. Jika kamus digunakan bersama-sama dengan sebuah
DBMS, ia akan disimpan dalam DBMS. Di kasus yang lain, kamus data adalah prosedur tentang
penggunaan kamus, dan juga berfungsi sebagai kamus bagi dirinya sendiri, yang membuat hal
tersebut merupakan elemen penting dalam admimstrasi database.
Tujuan utama sebuah kamus data adalah mengurangi atau paling tidak mengawasi
inkonsistensi penggunaan yang dihasilkan dari pemrosesan alias dan mengurangi kelebihan data
sejauh mungkin.
Tanggung jawab untuk kamus data harus disentralisasikan pada seorang administratur database
(DBA). Administrasi database bertanggung jawab menanggulangi ketidak-cocokan dan masalah
koordinasi dan komunikasi antara kelompok-kelompok pengguna ketika memakai bersama
sebuah database.
Tugas utama DBA adalah menetapkan standar, konvensi, dan dokumentasi sumber-sumber
data. Administrasi kamus data merupakan alat utama yang digunakan DBA untuk melaksanakan
tugas tersebut. Pengawasan data yang efektif merupakan pendekatan database yang paling
penting untuk pemrosesan data. Ketidak-cocokan (inkompatibilitas) dan redundansi senantiasa
ada dalam sebuah sistem berorientasi file yang tradisional, yang di dalamnya para pengguna
menyimpan dan memproses file data miliknya. Dan mustahil untuk mensentralisasikan seluruh
penggunaan data. Para pengguna biasanya enggan menyerahkan tanggung jawab atas elemen
data yang dimilikinya.
Sistem manajemen database (DBMS) adalah program komputer yang menunjukkan
kemampuan seorang pengguna untuk menciptakan dan memperbarui file-file, menyeleksi dan
memunculkan kembali data, dan menghasilkan beragam output dan laporan-laporan. Seluruh
DBMS memiliki tiga atribut umum berikut ini untuk mengelola dan mengorganisasi data.

Bahasa Sistem Manajemen database

 Setiap system manajemen database harus memiliki alat untuk melaksanakan tiga fungsi
dasar yaitu : pembuatan (creating), pengubahan (changing) dan penginterogasian (querying)
database. Rangkaian perintah yang digunakan untuk melaksanakan fungsi tersebut adalah bahasa
definisi data, bahasa manipulasi data dan bahasa interogasi data.

Bahasa uraian data (data description language/DDL) digunakan untuk (1) membangun
kamus data, (2) memuat database, (3) menguraikan pandangan logis untuk setiap pemakai atau
pemrogram, dan (4) menetapkan berbagai keterbatsan atau kendala penerapan pengamanan
terhadap record atau field database. DDL memungkinkan administrator database (DBA) untuk
menentukan struktur logika database, yang disebut skema. Pada umumnya hal-hal berikut ini
perlu ditentukan ketika menentukan skema:

 Nama elemen data

 Jenis data (numerik, alfabetik, tanggal, dan lain-lain) dan posisi jumlah angka desimal
jika data tersebut bersifat numerik
 Posisi angka (misalnya sembilan posisi untuk Nomor Jaminan Sosial)

DDL juga dapat digunakan untuk menentukan subskema, yaitu jumlah pengguna
individual database. Sebagai contoh, departemen pemrosesan pesanan penjualan dapat melihat
dan mengedit elemen-elemen data DATE, CUSTOMER_NAME, ACCOUNT_NUMBER,
QUANTITY, dan PRICE. Departemen produksi mungkin memiliki pandangan berbeda terhadap
database yang sama, mereka melihatnya sebagai CUSTOMER_NAME, ACCOUNT_NUMBER,
dan SCHEDULED_DATE_OF_ COMPLETION. Dan departemen produksi tidak punya akses
untuk mengedit CUSTOMER_NAME dan ACCOUNT_NUMBER. Dapat dilihat dalam contoh
ini program aplikasi (misal sistem akuntansi) secara otomatis menghasilkan laporan DDL yang
diperlukan untuk membuat subskema. DDL juga dapat digunakan untuk menciptakan,
memodifikasi dan menghapus tabel-tabel dalam pengaturan relasional.

Bahasa manipulasi data (data manipulation language/DML) digunakan untuk

pemeliharaan data yang mencakup pembaruan (updating), penyisipan (inserting), dan
penghapusan (deleting) sebagian database. Bahasa ini menyederhanakan penulisan program
dengan hanya mengacu pada nama elemen data bukan pada lokasi penyimpanan fisik.
DML terdiri atas perintah-perintah untuk melakukan pembaruan (updating), pengeditan,
manipulasi, dan ekstraksi data. Dalam banyak kasus pengguna tidak perlu tahu atau
menggunakan DML. Narnun demikian, program aplikasi (seperti program pembayaran gaji atau
sistem akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan laporan DML untuk memenuhi
permintaan pengguna. Structured Query Language (SQL) adalah bentuk DML yang umum
dalam pengaturan relasional.

Bahasa Interogasi data (data query language/DQL) digunakan untuk menginterogasi

database. Jika bahasa manipulasi data digunakan untuk mengubah isi database , bahasa
interogasi data hanya memanggil (retrieve), mengurutkan (sort), dan menyajikan (present),
sebagian databse untuk merespon permintaan para pamakai.
DQL adalah bahasa atau antarmuka yang ranah-pengguna (user-friendly) yang
memungkinkan bagi pengguna untuk meminta informasi dari database. Salah satu antarmuka
yang friendly ini adalah QBE (query by example), yang memungkinkan bagi pengguna untuk
meminta informasi hanya dengan mengisi tempat-tempat yang kosong.
Juga tersedia antar muka yang lebih alami, yang memungkinkan para pengguna untuk
membuat permintaan untuk data-data umum, seperti "Dapatkah saya memperoleh sebuah laporan
penjualan untuk bulan Juni?" Sistem seperti itu akan mampu mengenali beragam frase
permintaan, dan jika pengguna tidak cukup lengkap memintanya, sistem akan mengajukan
beberapa pertanyaan untuk memecahkan masalah tergebut.

SQL Data Manipulation Language

Structured Query Language (SQL) adalah teknologi yang digunakan untuk memunculkan
informasi dari database.
Empat bentuk pernyataan DML (data manipulation language) yang merupakan komponen SQL
adalah:
SELECT Memunculkan baris tabel
UPDATE Memodifikasi baris tabel
DELETE Memindahkan baris dari tabel
INSERT Menambahkan baris baru pada tabel

Queri SELECT
SELECT biasanya adalah kalimat pertama dalam pernyataan SQL yang dimaksudkan untuk
mengekstrak data dari sebuah database. SELECT menentukan field-field mana saja (misal item-
item dalam sebuah database) atau ekspresi-ekspresi dalam field yang ingin Anda munculkan.
Klausa FROM mengindikasikan tabel mana yang berisi item-item tersebut. FROM diperlukan
dan mengikuti SELECT.
SELECT Everything Tanda adalah karakter queri khusus yang mencerminkan “seluruh field”.
Queri ini memilih seluruh field dari tabel kata kunci.
SELECT * FROM kata kunci
SELECT Field SELECT (memilih) field tertentu (misal item) berdasarkan nama. Jika Anda
ingin memasukkan lebih dari satu item, pisahkan item-item tersebut dengan koma. Urutkan item-
item yang Anda ingin untuk dimunculkan.
SELECT nama, negara, mata uang FROM perusahaan

Queri UPDATE, INSERT, dan DELETE

Jenis queri ini digunakan untuk memodifikasi sebuah database. Kami akan menyediakan
deskripsi singkat penggunaan jenis-jenis queri tersebut.
Pernyataan UPDATE terdiri atas tiga klausa:
 UPDATE tablename
SET column-assignment-list
WHERE conditional-expression
Dalam SET, column-assignment-list memasukkan kolom-kolom yang telah diperbarui dan nilai-
nilai yang di-set dan mengambil bentuk kolom-namal = nilail, kolom-nama2.
Klausa WHERE bersifat pilihan. Bila digunakan, klausa WHERE menentukan sebuah kondisi
untuk UPDATE untuk menguji kapan memroses setiap baris dalam tabel.
Pernyataan INSERT memiliki dua bentuk umum. Bentuk yang paling sederhana digunakan
untuk memasukkan sebuah baris tunggal dalam sebuah tabel.
INSERT INTO tablename
VALUES (constant-list)
Pernyataan INSERT juga dapat digunakan bersamaan dengan sebuah queri pernyataan SELECT
untuk menyalin baris suatu tabel ke tabel lainnya.

Pernyataan DELETE menghapus baris-baris dari tablename yang memenuhi kondisi yang dalam
klausa WHERE.
Bentuk umum pernyataan DELETE adalah
DELETE FROM tablename
WHERE conditional-expression

Tabel 4.2
Contoh-contoh penggunaan Bahasa Sistem Manajemen Database dan Query (Sumber
Buku SIA – Marshall B Romney – Edisi 11)

(1) Contoh Bahasa Definisi Data (DDL)

Berikut ini perintah untuk membuat sebuah table untuk menyimpan informasi tentang pemasok:

CREATE TABLE Pemasok

Kode Pemasok INTEGER (5) NOT NULL
Nama CHARACTER (15)
Alamat CHARACTER (20)
Kota CHARACTER (12)
Propinsi CHARACTER (20)
Kode pos CHARACTER (10)
Saldo FLOATING (10)
Perintah ini menghasilkan table dengan tujuh kolom. Nomor pemasok dan kolom saldo harus berisi nilai angka:kode
pemasok harus bilangan bulat, sedangkan saldo dapat berisi nilai angka termasuk desimal. Kolom lainnya akan
berisi angka dan huruf. Angka dalam tanda kurung menunjukan jumlah karakter maksimum yang dapat disimpan
dalam kolom tersebut. Batasan NOT NULL menunjukan bahwa kode pemasok tidak boleh kosong.
Hasilnya:
Pemasok:
Kode Nama Alamat Kota Propinsi Kode Pos Saldo
pemasok

(2) Contoh Bahasa Manipulasi Data (DML)

Perintah berikut adalah untuk menyisipkan data baru yang berisi informasi tentang PT. Bina
Mitra
Utama ke dalam table pemasok:

INSERT
INTO Pemasok (kode pemasok, nama, alamat, kota, propinsi, kode pos, saldo)
VALUES (1110, PT Makmur Jaya, Jl. Pasirkaliki 121 Bandung, Jabar, 5528 40356, 0)
Perintah berikut adalah untuk memperbarui alamat PT Bina Mitra Utama:
UPDATE Pemasok
SET Alamat = ‘Jl. Merak’,Kode pos=’40435’
WHERE Kode Pemasok = 1110
Perintah berikut adalah untuk menghapus data tentang PT. Makmur Jaya dari tabel pemasok:
DELETE
FROM Pemasok
WHERE Kode Pemasok = 1110

(3) Contoh Bahasa Interogasi Data (DQL)

Query :
SELECT : Nama, saldo
FROM : Pemasok
ORDER BY : Saldo, DESCENDING
Hasilnya :
Nama Saldo
PT Keluarga Bahagia 75.000.000,00
UD Bersama 60.125.000,00
CV Seroja 40.750.000,00
PT Pada Suka 20.500.000,00
Query ini menetapkan bahwa kolom nama dan saldo (perintah SELECT) dalam table pemasok (perintah
FROM) ditampilkan. Hasilnya ditampilkan urut besarke kecil (perintah ORDER BY dan DECENDING).

4.3 RELATIONAL DATABASE

Tidak ada suatu pendekatan baku untuk mengembangkan sebuah model data konseptual
dari system tertentu. Model data Hubungan Entitas (Entity-Relationship, E-R) adalah suatu
penedekatan yang populer. Sebuah sistem manajemen database disifati oleh jenis model data
logis yang mendasarinya. Model data adalah sebuah representasi abstrak tentang isi sebuah
database. Sistem manajemen database disebut juga relational databases, karena menggunakan
relational data model yang disusun oleh Dr.E.F. Codd pada tahun 1970. Relational data model
(RDM) menggambarkan segala sesuatu dalam database yang disimpan dalam bentuk tabel (lihat
table 4.3). Secara teknis, tabel teresebut dinamakan relasi (relations). Perlu diingat pula bahwa
database relasional hanya menunjukkan bagaimana data tersebut muncul dalam conceptual dan
external level schema. Data tidak benar-benar disimpan dalam table, namun diuraikan dalam
skema level internal.
Setiap baris dalam relasi, disebut tuple yang berisi data tentang specific occurrence untuk
setiap entity yang disajikan oleh table. Oleh karena itu, setiap baris dalam tabel 43, berisi seluruh
data yang terkait dengan item barang tertentu. Setiap kolom dalam table berisi atribut tertentu
dari obyek yang digambarkan. Dengan demikian, kolom dalam table persediaan dalam Tabel 4.3.
menggambarkan karakteristik khusus tentang setiap jenis barang.
Tidak ada satu pun pendekatan standar untuk mengembangkan sebuah model data konseptual
untuk sebuah sistem tertentu.

Syarat Dasar Model Data Relasional

Model data relasional memiliki karakteristik khusus pada struktur table. Ada enam
karakteristik penting yang akan didiskusikan, dua karakteristik pertama adalah untuk menjamin
akurasi atau integritas database:
1. Primary key harus unik. Primary key adalah atribut atau kombinasi beberapa atribut
yang secara unik mengidentifikasi sebuah baris dalam sebuah table. Sebagai contoh,
primary key pada Tabel 4.3. adalah nomor barang. Setiap jenis barang yang diijual
dapat diidentifikasi secara unik dengan menggunakan nomor tersebut, artinya tidak
ada barang yang memiliki nomor atau kode barang yang sama. Sebagai tambahan,
primary key untuk setiap baris dalam sebuah relasi tidak boleh pecahan atau kosong.
Oleh karena itu atribut yang terpilih untuk menjadi primary key harus berisi angka
bulat agar dapat digunakan untuk mempresentasikan atribut lain yang diwakilinya.
2. Setiap foreign key harus memiliki nilai yang berkaitan dengan nilai sebuah
primary key di lokasi lain. Foreign key adalah sebuah atribut dalam sebuah table
yang menjadi primary key table lain. Dalam Tabel 4.3. nomor pemasok adalah
foreign key dan merupakan primary key dari table pemasok, yang secara unik
mengidentifikasi data untuk setiap pemasok. Foreign key digunakan untuk
menghubungkan beberapa table bersama-sama. Dalam contoh, nomor pemasok
digunakan untuk mengidentifikasi sumber atau asal barang. Informasi tambahan
tentang pemasok, seperti alamat, dapat diperoleh dari table pemasok. Hal ini hanya
mungkin dilakukan jika nilai dalam kolom nomor pemasok pada baris yang sama di
table pemasok. Jika tidak, maka database menjadi tidak konsisten, sehingga kendala
ini disebut dengan referential integrity value. Perlu diperhatikan pula bahwa foreign
key dapat saja kosong jika tidak ada hubungan antara dua table.
Empat karakteristik berikutnya berkaitan dengan penyederhanaan database relasional dan
meningkatkan efisiensi dan efektivitas untuk pemrosesan transaksi, yaitu sebagai
berikut :
3. Setiap kolom dalam table harus dijelaskan karakteristik obyek yang diidenfikasi
oleh primary key. Lihat kembali tabel 4.3. dan perhatikan bahwa setiap kolom dalam
table menguraikan tentang berbagai property untuk setiap jenis barang. Informasi
teentang pemasok yang memasok barang dan pelanggan yang membeli barang, tidak
dimasukkan dalam table persediaan.
4. Setiap kolom dalam sebuah baris harus bernilai tunggal. Pada Tabel 4.3 setiap
kolom memiliki satu dan hanya satu nilai yang dicatat dalam setiap baris.
5. Nilai sebuah baris pada sebuah kolom harus berjenis data sama. Dalam Tabel
4.3. kolom kode barang memiliki nilai bulat untuk setiap baris.
6. Urutan baris atau kolom tidak penting. Penyusunan kembali urutan baris atau
kolom tidak akan mengubah informasi yang disajikan dalam Tabel 4.3
 Kode Kode Kuantitas
Nama Barang Warna Harga
Barang Pemasok Tersedia
1036 Mesin Cuci Putih 10025 12 4.500.000,00
1038 Mesin Cuci Hijau 10025 37 5.100.000,00
1040 Mesin Cuci Pink 10025 05 6.500.000,00
2001 Kulkas Hitam 20014 06 4.250.000,00
2023 Kulkas Putih 20014 05 3.500.000,00
3651 Kompor Gas Hitam 20018 15 2.750.000,00
3658 Kompor Gas Putih 20018 10 1.500.000,00
3785 Televisi Perak 20018 12 2.750.000,00
3890 Televisi Hitam 20030 08 2.300.000,00

Tabel 4.3. Contoh Tabel Persediaan pada PT Bandung Elektronik

Penginterograsian (Querying) sebuah Database Relasional

Model data relasional memungkinkan dilaksanakannya tiga operasi dasar dalam table
data, yaitu :

PROJECT, Yaitu membuat table (relasi) baru dengan cara memilih kolom2 tertentu dari sebuah
table yang sudah ada.

RESTRICT. Yaitu membuat table baru dengan cara memilih kolom tertentu darii sebuah table
yang sudah ada yang memenuhi kondisi tertentu.

JOIN. Yaitu membuat table dengan memilih kolom-kolom tertentu dari beberapa tabel
digunakan, karena sangat jarang sebuah relasi berisi seluruh data yang diperlukan oleh para
pemakai. Umumnya data yang dibutuhkan oleh para pemakai berasal dari beberapa table,
sehingga dibutuhkan operasi JOIN.

Karakteristik pokok pada model data relasional adalah bahwa setiap operasi selalu menghasilkan
sebuah table baru. Ini berarti bahwa hasil query (berupa table baru) dapat menjadi obyek dari
proses query berikutnya. Bahasa query relasional dapat diklasifikasikan ke dalam dua kategori
utama, yaitu: (1) bahasa query berbasis teks (text-based query languages), dan (2) bahasa query
berbasis grafik (graphical query languages).
Standard text-based query language yang sebagian besar berbasis DBMS relasional disebut
dengan structured query language (SQL). Sebagian besar paket program akuntansi untuk
computer mini juga menggunakan SQL tersebut. Salah satu keunggulan SQL adalah powerfull
dan mudah digunakan untuk menghasilkan berbagai laporan sehingga membantu memenuhi
kebutuhan informasi manajemen. Selain itu, SQL memudahkan auditor memperoleh informasi
dari database klien. Dengan demikian, maka merupakan hal yang penting memiliki pemahaman
yang komprehensif terhadap cara kerja SQL.
Penulisan SQL. Untuk melaksanakan query dengan menggunakan SQL, digunakan lima perintah
dasar, yaitu:

SELECT. Digunakan untuk memilih kolom-kolom dalam sebuah table yang akan ditampilkan
untuk menjawab query. Perintah ini merupakan implementasi operasi PROJECT.

FROM. Digunakan untuk memilih tempat kolom terpilih berasal. Apabila dua atau lebih table
ditampilkan, digunakan perintah JOIN untuk mengoperasikannya.

WHERE. Digunakan untuk menentukan persyaratan (kondisi) data yang diinginkan untuk
ditampilkan dalam merespon query. Ini merupakan implementasi operasi RESTRICT.

ORDER BY. Digunakan untuk menentukan format jawaban. Kolom yang digunakan untuk dasar
pengurutan dan jenis urutannya yang diinginkan (DESCENDING – urut dari besar ke kecil atau
ASCENDING – urut dari kecil ke besar) disebutkan.

GROUPED BY. Digunakan untuk menetapkan kolom mana dalam table yang merupakan subyek
operasi matematis (seperti SUM, MINIMUM, MAXIMUM). Sebagai contoh, penerapan
GROUP BY untuk kolom petugas penjualan dalam table faktur penjualan adalah menghitung
total penjualan yang dihasilkan oleh setiap petugas penjualan. Contoh lain penerapan GROUP
BY untuk kolom kode pelanggan adalah menghitung total penjualan per pelanggan.

Selain menggunakan bahasa kueri tersetuktur, sistem database relasional juga menyediakan alat
lain untuk melakukan query, yaitu dengan menggunakan bahasa pedekatan grafis, yang disebut
Query By Example (QBE). Pendekatan ini kompatibel dengan SQL; artinya pemakai dapat
menerjemahkan QBE ke dalam SQL untuk memanggil data yang diinginkan. QBE menggunakan
tanda khusus untuk memilih mana kolom dan table yang ditampilkan.

Keuntungan dan Kelemahan Model Data Relasional

Secara ringkas keuntungan yang dimiliki oleh model data relasional ada dua, yang dapat
diuraikan sebagai berikut:

1. Meningkatkan kecepatan dan kemudahan pengaksesan data secara signifikan.

2. Memudahkan perancangan system informasi akuntansi dan system informasi lain untuk
memenuhi kebutuhan unit-unit dalam organisasi.
Selain memiliki keuntungan-keuntungan seperti tersebut di atas, model data relasional juga
memiliki beberapa kelemahan berikut:

1. Tidak efisien untuk pengolahan transaksi dan memerlukan memory yang lebih besar
disbanding file-based DBMS.
2. Tidak mudah mengakomodasi integrasi jenis data yang complex (grafik, suara, peta)
dengan text dan data numeric yang terkait dengan pengolahan transaksi.
Tabel 4.4 Contoh Query
(Sumber : Buku SIA – Marshall B.Rimney – Edisi 11)

QUERY 1 : Tampilan tanggal dan nilai faktur penjualan yang terjadi dalam bulan Oktober, urut
dari nilai terbesar ke nilai terkecil berdasarkan jumlah penjualan.
SELECT Tanggal, Jumlah nilai faktur penjualan
FROM Faktur Penjualan
WHERE Tanggal BETWEEN 01/11/11 and 30/11/11
ORDER BY Jumlah nilai faktur penjualan, DESCENDING

QUERY 2: Tampilkan nomor faktur penjualan untuk seluruh penjualan kepada Darmanto,
dan siapa petugas penjualan.
SELECT Nomor Faktur, Petugas Penjualan, Nama Pelanggan
FROM Faktur, Pelanggan
WHERE Faktur.Nomor Pelanggan = Pelanggan.Nomor Pelanggan AND
Nama Pelanggan = “Sumanta”

QUERY 3: berapa unit televise yang terjual dalam bulan Agustus ?

SELECT Jumlah (quantitas)
FROM Jenis Persediaan, Faktur, Persediaan
WHERE Jenis Persediaan.Kode barang AND
Nama Barang = ‘Televisi’ AND Jenis Barang
Nomor Faktur Penjualan = Faktur.Nomor Faktur Penjualan
AND Tanggal BETWEEN 01/11/11 and 30/11/11.

QUERY 4 : Ditampilkan nama dan alamat seluruh pelanggan yang membeli

televisi selama bulan Agustus

SELECT Nama pelanggan,Jalan,Kota,Propinsi

FROM Pelanggan,Faktur,Jenis persediaan,Persediaan
Tanggal BETWEEN 01/11/11 and 31/11/11 AND Nama barang =
WHERE 'Televisi'
 AND Faktur.Kode Pelanggan = Pelanggan. Kode Pelanggan AND
Faktur.Nomor faktur
Penjualan=Jenis barang. Nomor faktur penjualan AND Jenis barang. Kode barang =
Persediaan. Kode barang

Tampilan Query
Query 1
Tampilan tanggal dan nilai faktur penjualan untuk seluruh penjualan yang terjadi dalam
bulan Nopember, urut dari nilai terbesar ke nilai terkecil berdasarkan jumlah penjualan.

FAKTUR PENJUALAN
Nomor Petugas Kode
Tanggal Nilai Faktur
Faktur Penjualan Pelanggan
501 15/11/11 Budiono 101 1,447,000.00
502 15/11/11 Budiono 102 4,334,000.00
503 28/11/11 Suyanto 101 898,000.00
504 30/11/11 Suyanto 102 789,000.00
505 14/12/11 Budiono 103 3,994,000.00

Perintah SELECT berfungsi melaksanakan operasi PROJECT, untuk hanya menampilkan kolom
tanggal dan saldo. Perintah FROM menetapkan sumber data, yaitu table Faktur. Perintah Where
berfungsi melaksanakan operasi RESTRICT yaitu menetapkan syarat data yang akan
ditampilkan, yaitu hanya data pada bulan Agustus saja. Perintah Order By menghendaki agar
data ditampilkan urut nilai faktur mulai saldo terbesar ke saldo terkecil.

Respon Query
Tanggal Nilai Faktur
15/11/11 4,334,000.00
15/11/11 1,447,000.00
28/11/11 898,000.00
30/11/11 789,000.00
 Query 2
Tampilan nomor faktur penjualan untuk seluruh penjualan kepada Darmanto, dan siapa petugas
penjualan?

Faktur Penjualan
Nomor Petugas Kode
Tanggal Nilai Faktur
Faktur Penjualan Pelanggan
501 15/11/11 Budiono 101 1.447.000,00
502 15/11/11 Budiono 102 4,334.000,00
503 28/11/11 Suyanto 101 898.000,00
504 30/11/11 Suyanto 102 789.000,00
505 14/12/11 Budiono 103 3.994.000,00

Perintah SELECT berfungsi melaksanakan operasi PROJECT untuk memilih

Kolom yang diblok hitam pada table faktur dan pelanggan. Perintah FROM
Berfungsi melaksanakan perintah JOIN bagi table faktur dan pelanggan.
Perintah WHERE menetapkan bahwa nomor pelanggan dalam table faktur
Dan table Pelanggan sebagai penghubung kedua table.

Pelanggan
Nomor Nama
Alamat Kota Propinsi
Pelanggan Pelanggan
101 Sumanta Jl. Gajah 44 Bandung Jawa Barat
102 Wartawan Jl. Pamulang 10 Tangerang Banten
103 Suparman Jl. Galunggung 21 Garut Jawa Barat

Tabel Temporer
Setelah perintah PROJECT dan
JOIN
Nomor Petugas Nama
Respon Query
Faktur Penjualan Pelanggan
501 Budiono Samanta Nomor Petugas Nama
502 Suyanto Wartawan Faktur Penjualan Pelanggan
503 Suyanto Sumanta 501 Budiono Sumanta
504 Budiono Wartawan 502 Wartawan Sumanta
505 Budiono Suparman

Tabel Temporer ini adalah hasil eksekusi operasi PROJECT dan JOIN. Tabel ini tidak akan muncul di
layar. Tabel ini hanya digunakan untuk memperjelas langkah yang dilakukan untuk sampai pada hasil
akhir dari sebuah query. Perintah WHEREmelaksanakan operasi RESTRICT untuk memilih hanya baris
yang diblok hitam saja yang ditampilkan.
 Query 3

Berapa unit televisi yang terjual dalam bulan Agustus?

Faktur Penjualan
Nomor Petugas
faktur Tanggal Penjualan Kode Pelanggan Nilai Faktur
501 15/11/11 Budiono 101 1,447,000.00
502 15/11/11 Budiono 102 4,334,000.00
503 28/11/11 Suyanto 101 898,000.00
504 30/11/11 Suyanto 102 789,000.00
505 14/12/11 Budiono 103 3,994,000.00

Query ini membutuhkan informasi dari table faktur, jenis barang, dan persediaan.Perintah SELECT dalam
query ini melaksanakan operasi PROJECT untuk memilih kolom yang dibok pada ketiga table. Kolom-
kolom ini digabung untuk membentuk table temporer (tidak terlihat). Perintah WHERE menetapkan dasar
penghubungan table dengan menggunakan kolom setiap table (lihat panah). Perintah ini juga
melaksanakan operasi RESTRICT untuk menayangkan hanya baris yang memenuhi kriteria.

Jenis Barang
Nomor faktur Kode barang Kuantitas Nilai
501 10 2 998,000.00
501 50 1 449,000.00
502 10 1 449,000.00
502 20 3 2,097,000.00
502 30 2 1,798,000.00
503 50 2 898,000.00
504 40 1 789,000.00
505 10 3 1,497,000.00
505 20 1 699,000.00
505 30 2 1,798,000.00

Field yang digunakan untuk menghubungkan table (lihat panah)

Persediaan
Nama
Kode Barang Harga per unit Barang
10 449,000.00 Televisi
20 699,000.00 Freezer
30 898,000.00 Kulkas
 40 789,000.00 Mesin Cuci
50 449,000.00 Microwave
Respon
Jumlah (kuantitas)
3

Query 4

Tampilan nama dan alamat seluruh pelanggan yang membeli televisi selama bulan Agustus
Faktur Penjualan
Nomor
faktur Tanggal Petugas Penjualan Kode Pelanggan Nilai Faktur
501 15/11/11 Budiono 101 1,447,000.00
502 15/11/11 Budiono 102 4,334,000.00
503 28/11/11 Suyanto 101 898,000.00
504 30/11/11 Suyanto 102 789,000.00
505 14/11/11 Budiono 103 3,994,000.00

Pelanggan
No Pelanggan Nama Pelanggan Alamat Kota Propinsi
101 Sumanta Jl. Gajah 44 Bandung Jawa Barat
102 Wartawan Jl. Pamulang 10 Tangerang Banten
Jl. Galunggung 21 Garut Jawa Barat
103 Suparman
Jenis Barang Persediaan
Nomor Kode Kode Harga per Nama
Kuantitas Nilai
faktur barang Barang unit Barang
501 10 2 998,000.00 10 449,000.00 Televisi
501 50 1 449,000.00 20 699,000.00 Freezer
502 10 1 449,000.00 30 898,000.00 Kulkas
Mesin
502 20 3 2,097,000.00 40 789,000.00 Cuci
502 30 2 1,798,000.00 50 449,000.00 Microwave
503 50 2 898,000.00
504 40 1 789,000.00
505 10 3 1,497,000.00
505 20 1 699,000.00
505 30 2 1,798,000.00

Respon
Nama Pelanggan Alamat Kota Propinsi
Sumanta Jl. Gajah 44 Bandung Jawa Barat
Wartawan Jl. Pamulang 10 Tangerang Banten
4.4 Sistem Database dan Masa Depan Akuntansi

Sistem database dapat sangat mempengaruhi sifat dasar akuntansi. Misalnya ,sistem database
dapat mengarah pada ditinggalkanya mode akuntansi pembukuan berpasangan (double-entry).
Alasan dasar sistem pembukuan berpasangan adalah pengulangan pencatatan jumlah suatu
transaksi sebanyak dua kali, yang berfungsi sebagai alat pemeriksa proses data yang akurat.
Setiap transaksi menghasilkan masukan debit dan kredit yang sama besar, kemudian persamaan
debit dan kredit diperiksa lagi dan lagi dengan berbagai cara, dalam suatu proses akuntansi. Akan
tetapi, pengulangan data berlawanan dengan konsep database. Apabila jumlah yang berhubungan
dengan sebuah transaksi dimasukkan ke dalam sistem database dengan benar, maka jumlah
tersebut hanya perlu disimpan sekali saja, bukan dua kali. Proses data terkomputerisasi sudah
cukup akurat tanpa harus mempergunakan sistem pemeriksaan dan pemeriksaan ulang yang
merupakan ciri khas dari model akuntansi pembukuan berpasangan.
Sistem database juga memiliki potensi untuk mengubah sifat pelaporan eksternal, secara
signifikan. Saat ini banyak sekali waktu dan usaha dilakukan untuk menetapan bagaimana
perusahaan seharusnya meringkas dan melaporkan informasi akuntansi ke pemakai luar.
Mengapa tidak bisa hanya membuat kopi mengkopi database keuangan perusahaan dan
membuatnya dapat diakses para pemakaiya, sebagai ganti laporan keuangan tradisional? Para
pemakai kemudian dapat secara bebas memanipulasi dan menganalisa data metah dalam bentuk
yang mereka inginkan.
Pengaruh sistem database yang paling signifikan mungkin dalam hal cara informasi akuntansi
akan dipergunakan dalam pengambilan keputusan. Kesulitan merumuskan permintaan khusus
dalam sistem akuntansi berdasarkan pendekatan file atau sistem DBMS yang tidak relasinal,
membuat akuntansi bertindak seolah-olah sebagai penjaga gerbang informasi. Informasi
keuangan tersedia hanya dalam format yang belum tetap dan dalam waktu tertentu saja. Akan
tetapi, database relasional menyediakan bahasa permintaan yang luas dan mudah dipergunakan.
Jadi, para manajer tidak perlu lagi terhalang berbagai detail prosedur mengenai cara
mendapatkan informasi. Sebagai gantinya mereka dapat berkonsentrasi hanya untuk
menspesifikasi informasi apa mereka inginkan. Hasilnya, laporan keuangan dapat dengan mudah
dipersiapkan untuk mencakup periode waktu manapun yag ingin dipelajari oleh para manajer,
bukan hanya dalam periode yang secara tradisional diperrgunakan oleh para akuntan.
DBMS relasional juga dapat mengakomodasikan berbagai pandangan atas suatu fenomena yang
sama. Sebagai contoh, tabel-tabel yang menyimpan informasi mengenai aset dapat berisi kolom-
kolom yang bukan hanya berdasarkan biaya historis , tetapi juga biaya pergantian dan nilai pasar.
Para manajer tidak lagi dipaksa melihat data dalam cara yang telah ditetapkan oleh para akuntan.
DBMS relasional menyediakan kemampuan untuk mengintegrasikan data keuangan dan
operasional. Sebagai contoh, data mengenai kepuasan pelanggan yang dikumpulkan melalui
survei atau wawancara, dapat disimpan dalam tabel yang sama, yang juga dipergunakan untuk
menyimpan informasi mengenai saldo saat ini dan batas kredit. Manajer akan memiliki akses ke
serangkaian data yang lebih luas untuk membuat keputusan taktis dan strategis.
Melalui cara-cara ini, DBMS relasional memiliki potensi untuk meningkatkan penggunaan dan
nilai informasi akuntansi dalam membuat keputusan yang taktis dan strategis untuk menjalankan
perusahaan. Akan tetapi para akuntan harus memiliki pengetahuan lebih banyak mengenai sistem
database agar mereka dapat berpartisipasi dalam mendesain sistem informasi akutansi dimasa
mendatang. Partisipasi semacam ini merupakan hal penting untuk memastikan bahwa terdapat
pengendalian yang memadai dalam sistem tersebut untuk menjaga keamanan data dan
memastikan keandalan informasi yang dihasilkan.

Fokus :
Database atau Laporan Keuangan?
Walaupun teknologi informasi (TI) secara dramatis telah mengubah cara perusahaan dijalankan,
namun pengaruh teknologi informasi dalam hal pelaporan ke pihak eksternal masih sedikit
sekali. Banyak perusahaan masih membuat laporan keuangan periodik (kwartalan/tiga bulanan
dan tahunan) untuk berbagai aktivitas di masa lalu, berdasarkan biaya historis. Mereka
menyajika informasi dalam tingkat agregasi yang tinggi. Diperkirakan bahwa rata-rata database
keuangan dalam perusahaan besar, adalah 100 gigabyte. Akan tetapi laporan keuangan berisi
data rata-rata hanya sebesar 100 kilobyte. Oleh sebab itu,para pemakai laporan keuangan hanya
melihat bagian kecil dari data organisasi. Labih jauh lagi, informasi tersebut disajikan dalam
format yang telah ditentukan sebelumnya (format laporan keuangan).
Banyak perusahan yang telah memberi akses rebatas kepadaparapemasok dan pelanggan mereka
untukmeasuk ke database inrenalmereka. (persdianbarang). Tetapi mereka tidak diberkan akses
kedata bagaian sumber daa mansia ataupengajian.Tampa database ini dapat diauan kedalam CD-
ROM atau intrenet, untu para Investor,kredtor dan pemaaiieksrealainya.Kelebihan komputasi PC
saat ini memebuat proses serti daam databse dapat diakuakn untuk beeagai pemainaya. Para
pemakai eksrenal akanmendapatkan gambaram yag lebih jelas megnai knea persahaan,dan
informasinya juga akanlebih tapat waktu.
Di dalam sistem semacam ini fungsi utama pelaporan keuangan perusahaan akan melibatkan
definisi elemen-elemen data dan struktur database. Para pemakai akan bebas mengumpulkan dan
mengklasifikasi informasi yang digunakannya, apapun model keputusan yang mereka anggap
tepat.

Keuntungan Sistem Database

Penggunaan sistem database untuk mengelola data sebuah organisasi memberikan beberapa
keuntungan, antara lain:
- Integrasi data. Informasi dapat dikombinasikan tanpa batas.
- Flexibilitas Laporan. Laporan dapat direvisi dengan mudah, dan dibuat sesuai dengan
kebutuhan tanpa terikat jadwa pembuatan laporan regular.
- Meminimumkan pengulangan dan ketidakkonsistenan data. Karena elemen data biasanya
disimpan hanya sekali, pengulangan dan ketidakkonsistenan data dapat diminimumkan.
- Independensi data. Karena data dan program independen satu sama lain, maka masing –
masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi. Hal ini menyederhanakan pengelolaan
data dan pemrograman.
- Manajemen data terpusat. Dengan pendekatan database, maka manajemen data menjadi
lebih efisien karena administrator database bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan,
mengendalikan, dan mengelola database.
- Keamanan. Perangkat lunak DBMS memiliki system pengawasan melekat, seperti
misalnya password, yang menjamin integritas data.
- Analisis lintas fungsi. Dalam sistem database, hubungan antar elemen data. Contohnya
adalah hubungan antara biaya penjualan dan kegiatan promosi dapat ditetapkan secara
jelas, sehingga hal ini dapat digunakan untuk pembuatan laporan manajemen.