DISKUSI 6 EKMA4434 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN.

39

Nama: Tri Dharma Nur Patria

NIM: 041149165
UPBJJ: Bogor

Selamat malam, salam sejahtera untuk Tutor Mata Kuliah Sistem Informasi
Manajemen dan rekan - rekan mahasiswa lainnya.

Saya akan mencoba menanggapi diskusi kali ini.

Topik:
1. Jelaskan yang dimaksud basis data?
2. Jelaskan organisasi file basis data berikut!
- struktur data berjenjang (hierarchical data structure)
- struktur data jaringan (network data structure)
- struktur data hubungan (relational data structure)

Tanggapan:
1. Penjelasan mengenai basis data adalah sebagai berikut.
A. DEFINISI BASIS DATA
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling
berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras
komputer, dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Basis
data merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi
karena merupakan basis dalam menyediakan informasi bagi para pemakai.
Penerapan basis data dalam sistem informasi disebut dengan database
system. Sistem basis data (database system) adalah suatu sistem informasi
yang mengintegrasikan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
dengan yang lainnya dan membuatnya tersedia untuk beberapa aplikasi
yang bermacam-macam dalam suatu organisasi. Dengan sistem basis data
ini, tiap-tiap orang atau bagian dapat memandang basis data dari beberapa
sudut pandangan yang berbeda. Bagian kredit dapat memandangnya
sebagai data piutang. Bagian penjualan dapat memandangnya sebagai data
penjualan. Bagian personalia dapat memandangnya sebagai data karyawan.
Bagian penggajian dapat memandangnya sebagai data penggajian.
Semuanya terintegrasi dalam sebuah data yang umum. Berbeda dengan
sistem pengolahan data tradisional (traditional data processing systems),
sumber data ditangani sendiri-sendiri untuk tiap-tiap aplikasi.

B. PENDEKATAN TRADISIONAL DAN PENDEKATAN BASIS DATA

Pendekatan tradisional mengumpulkan data ke dalam file-file yang tidak
berhubungan satu dengan yang lainnya. Biasanya, tiap-tiap file dirancang
untuk aplikasi yang tertentu
 File dalam Pendekatan tradisional

Pendekatan tradisional ini mempunyai beberapa kelemahan sebagai berikut.

1. Terjadi duplikasi data (data redundancy)
Oleh karena tiap-tiap aplikasi membentuk file data tersendiri, hal itu
akan dapat menimbulkan duplikasi data yang sama. Misalnya, dua buah
file, yaitu file karyawan dan file data gaji sebagai berikut.

Terjadi Duplikasi di File Tradisional

Kedua file tersebut, yaitu file data karyawan digunakan untuk aplikasi
personalia, sedangkan file data gaji digunakan untuk aplikasi penggajian
yang berisi beberapa item data yang sama sehingga terjadi duplikasi.
Akibat lebih lanjut dari duplikasi data ini adalah
a. modifikasi dari data yang duplikat harus dilakukan untuk beberapa file
 sehingga kurang efisien;
b. pemborosan tempat simpanan luar.

2. Tidak terjadi hubungan data (data reliability).

Karena tiap-tiap aplikasi menyelenggarakan file tersendiri,hubungan data
ke file di aplikasi yang lain tidak ada. Misalnya, aplikasi penjualan
menyelenggarakan file data penjualan dengan struktur sebagai berikut.

Struktur File Data Penjualan

Apabila pada aplikasi ini diinginkan laporan penjualan yang menampilkan

nama salesman yang menjual,hal itu tidak dapat dilakukan karena data
salesman tersebut tidak terdapat dalam file penjualan. Sebenarnya, data
salesman tersebut ada di file personalia. Disebabkan hubungan data
untuk aplikasi lain tidak dapat dilakukan, terpaksa data salesman juga
harus dimasukkan dalam file penjualan. Akibatnya, terjadi duplikasi data.

Te
rjadi Duplikasi Data dalam Pendekatan Tradisional

Pendekatan basis data mencoba memperbaiki kelemahan-kelemahan yang

terjadi di pendekatan tradisional sebagai berikut.
1. Duplikasi data (data redundancy) dikurangi Karena basis data merupakan
kumpulan dari semua data secara umum, hal itudapat digunakan
bersama-sama untuk semua aplikasi sehingga duplikasi data dapat
dikurangi.
2. Hubungan data (data reliability) dapat ditingkatkan Karena data
dikumpulkan bersama-sama,hubungan dari data dapat ditingkatkan yang
berarti data di file tertentu dapat dihubungkan dengan data di file-file
 lainnya.

C. JENJANG DATA
Sampai dengan membentuk suatu basis data, data mempunyai jenjang,
mulai dari karakter-karakter (characters), item data (data item atau field),
record, file, kemudian basis data. Jenjang ini dapat digambarkan sebagai
berikut.

Jenjang dari Data

1. Karakter-karakter
Karakter-karakter merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa
karakter numerik, huruf, ataupun karakter-karakter khusus (special
characters) yang membentuk suatu item data.

2. Field
Suatu field menggambarkan suatu atribut dari record yang menunjukkan
suatu item dari data, misalnya nama dan alamat. Kumpulan dari field
membentuk suatu record. Ada tiga hal yang penting dalam suatu field
sebagai berikut.
a. Nama dari field (field name)
Field harus diberi nama untuk membedakan field yang satu dengan field
yang lainnya.
b. Representasi dari field (field representation)
Representasi dari field menunjukkan tipe dari field (field type) serta lebar
dari field (field width). Field dapat bertipe numerik ataupun huruf. Lebar
dari field menunjukkan ruang maksimum dari field yang dapat diisi
dengan karakter-karakter data.
c. Nilai dari field (field value) Nilai dari field menunjukkan isi dari field untuk
masing-masing record.
3. Record
Kumpulan dari field membentuk suatu record. Record menggambarkan
suatu unit data individu tertentu. Kumpulan dari record membentuk suatu
file. Misalnya, file personalia, tiap-tiap record dapat mewakili data tiap-tiap
karyawan.

4. File
File terdiri atas beberapa record yang menggambarkan satu kesatuan data
yang sejenis. Misalnya, file mata kuliah berisi data tentang semua mata
kuliah yang ada.

5. Basis data
Kumpulan dari file membentuk suatu basis data.

Dari Karakter sampai Basis Data

D. TIPE FILE
File dalam pemrosesan aplikasi dapat dikategorikan dalam beberapa tipe,
tergantung dari kegunaannya. Perhatikan berikut ini.
1. File induk (master file)
Dalam aplikasi, file ini merupakan file yang penting karena berisi
beberapa record yang sangat perlu dalam organisasi. File ini akan tetap
terus ada selama hidup dari sistem. File induk dapat dikategorikan lagi
menjadi berikut.
a. File induk acuan (reference master file), yaitu file induk yang record-
nya relatif statis, jarang berubah nilainya. Misalnya, file daftar gaji
atau file daftar mata kuliah.
b. File induk dinamis (dynamic master file), yaitu file induk yang nilai
dari record-record-nya sering berubah atau sering dimutakhirkan
 (updated) sebagai hasil dari suatu transaksi. Misalnya, file induk data
barang yang setiap saat field unitnya harus dimutakhirkan apabila
terjadi transaksi.
2. File transaksi (transaction file)
File transaksi disebut juga dengan nama input file. File ini digunakan
untuk merekam data hasil dari transaksi yang terjadi. Contoh dari file
transaksi adalah file penjualan yang berisi data hasil transaksi penjualan.
3. File laporan (report file)
File ini disebut juga dengan nama output file, yaitu file yang berisi
informasi yang akan ditampilkan. Isi dari file ini biasanya diambilkan dari
field di satu atau lebih masterfile untuk mempersiapkan pembuatan
laporan.
4. File sejarah (history file)
File sejarah (history file) disebut juga dengan nama file arsip (archival
file) merupakan file yang berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi,
tetapi masih disimpan sebagai arsip.
5. File pelindung (back up file)
File pelindung merupakan salinan dari file-file yang masih aktif dalam
basis data pada suatu saat tertentu. File ini digunakan sebagai pelindung
atau cadangan apabila file basis data yang aktif mengalami kerusakan
atau hilang.

E. FILE SECARA FISIK DAN FILE SECARA LOGIKA

File secara fisik menunjukkan bagaimana file tersebut secara fisik disusun
dan disimpan di media simpanan luar, misalnya pita magnetis atau disk
magnetis. File secara logika menyangkut bagaimana hubungan antara data
dipandang untuk menyediakan informasi kepada pemakai di basis data.
Dalam merancang suatu file, biasanya dirancang secara logika. Tugas
pengubahan dari file secara logika ke bentuk nyata secara fisik diselesaikan
dengan suatu perangkat lunak.

2. Organisasi File Basis Data dapat dijelaskan sebagai berikut.

1. Struktur Data Berjenjang

Struktur data berjenjang (hierarchical data structure) atau disebut juga
dengan nama struktur data pohon (tree data structure) menunjukkan
hubungan antara data membentuk suatu jenjang, seperti pohon. Suatu
pohon dibentuk dari beberapa elemen grup data yang berjenjang yang
disebut dengan node. Node yang paling atas atau level 1 disebut dengan
akar (root). Tiap-tiap node dapat bercabang ke node-node yang lain. Data
yang diwakili dengan struktur pohon ini harus memenuhi dua kondisi
sebagai berikut.
a. Pohon hanya mempunyai sebuah root saja.
b. Tiap-tiap node, kecuali root hanya dapat mempunyai sebuah orang tua,
tetapi tiap-tiap node dapat mempunyai beberapa anak.

Struktur Pohon

Keterangan gambar:
1. Node 1 adalah root dan merupakan orang tua dari (parent of) node 2, 3,
dan 4.
2. Node 2, 3, dan 4 adalah node level 2 yang merupakan anak dari (children
of) node 1. Node 2 adalah orang tua dari (parent of) node 5 dan 6. Node
4 adalah orang tua dari node 7, 8, dan 9.
3. Node 5 dan 6 adalah node level 3 dan merupakan anak dari (children of)
node 2.
4. Node 7, 8, dan 9 adalah node level 3 dan merupakan anak dari node 4.

Contoh dari suatu struktur pohon adalah struktur data suatu fakultas
sebagai berikut.

Skema Struktur Data Pohon Suatu Fakultas

Hubungan dari satu node ke node lain dapat berupa

1. hubungan satu-ke-satu (one-to-one),
2. hubungan satu-ke-banyak (one-to-many),
3. hubungan banyak-ke-banyak (many-to-many).
Hubungan data antara fakultas dengan tenaga nonedukatif, dosen, dan
mahasiswa adalah hubungan satu-ke-banyak (one-to-many). Satu fakultas
ini mempunyai beberapa tenaga nonedukatif, beberapa dosen, dan beberapa
mahasiswa. Seorang tenaga nonedukatif mengalami beberapa kali
perubahan jabatan, berarti hubungannya adalah satu-ke-banyak. Tiap-tiap
dosen mengalami beberapa kali kenaikan pangkat dan mengajar beberapa
kelas. Sebuah kelas hanya diajar oleh seorang dosen, tetapi seorang dosen
dapat mengajar beberapa kelas sehingga hubungannya adalah satu-ke-
banyak. Ketika tiap-tiap kelas mempunyai lebih dari seorang dosen yang
mengajar, itu berarti hubungannya adalah banyak-ke-banyak (many-to-
many). Demikian juga dengan tiap-tiap mahasiswa mempunyai beberapa
nilai untuk mata kuliah yang sudah ditempuhnya, itu berarti hubungannya
juga satu-ke-banyak.

2. Struktur Data Jaringan

Struktur data jaringan (network data structure) disebut juga dengan
complex data structure. Kalau struktur data pohon tiap-tiap node tidak dapat
mempunyai lebih dari satu orang tua; pada struktur data jaringan ini, tiap-
tiap node dapat mempunyai lebih dari satu orang tua.

Struktur Data Jaringan

3. Struktur Data Hubungan

Struktur data hubungan (relational data structure) mempunyai dua
karakteristik sebagai berikut.
a. File dalam bentuk tabel yang persis dengan file urut.
b. Hubungan antara record didasarkan pada nilai dari field kunci, bukan
berdasarkan alamat atau pointer dalam record seperti pada struktur data
pohon dan jaringan.

Maksud utama dari model struktur data hubungan ini adalah meletakkan
semua hubungan data dalam bentuk tabel dua dimensi. Data dalam model
ini dapat diidentifikasi dalam hubungan nyata terhadap item data yang ada
dalam record. Ini merupakan keuntungan yang penting dibandingkan
dengan model berjenjang atau model jaringan. Lebih lanjut akan lebih
mudah bagi mereka yang akan merancang basis data menggunakan model
hubungan. Akibatnya, model hubungan ini banyak dipergunakan dan
dikembangkan mulai dari komputer-komputer mikro sampai dengan
komputer besar. Seperti telah disebutkan bahwa model hubungan ini
menggunakan tabel dua dimensi yang menggambarkan hubungan antara
data. Kolom dari tabel menunjukkan atribut (attribute) dari file. Atribut ini
menunjukkan item-item data atau field. Masing-masing baris dari record
dalam tabel basis data disebut dengan tuple.

Atribut dan Tuple dari File Basis Data Model

Hubungan

Supaya tidak selalu menggambarkan file data dalam bentuk tabel, dapat
diwakili dengan suatu notasi sebagai berikut.
DATA_DOSEN (Kode_Dsn, Nama_Dsn, Gelar)
DATA_DOSEN merupakan nama dari file basis datanya dan elemen-elemen
dalam tanda kurung merupakan nama-nama dari atribut atau field. Dalam
istilah relational, kumpulan dari atribut disebut dengan domain. Atribut
dalam domain yang digarisbawahi menunjukkan field kunci (key field).

Demikian tanggapan dari saya, atas kesempatan yang diberikan saya

ucapkan terima kasih.

*Sumber: BMP EKMA4434 Sistem Informasi Manajemen, Modul 7