Kelompok 2 :
UNIVERSITAS UDAYANA
2017
0
Manajemen data merupakan suatu bentuk pengelolaan sumber daya informasi yang
meliputi, pertama proses pengumpulan data dan pencatatan ke dalam dokumen yang
berfungsi sebagai masukan (input) bagi sistem. Kedua, proses penyimpanan sumber daya
informasi ke dalam suatu berkas dokumen. Ketiga, pemeliharaan proses penambahan data
baru dan perubahan data yang ada agar sumber daya informasi tetap mutakhir. Keempat,
mengatur (organize) proses penyusunan data sedemikian rupa untuk dapat memenuhi
kebutuhan informasi para pemakai.
1. HUBUNGAN DATA
Data yang digabungkan lebih bermanfaat dibandingkan dengan data yang berdiri
sendiri. Data harus dipilih, diorganisir, dan dikelola sehinga dapat digabungkan dengan
data lain sehingga menjadikan data menjadi berarti, dapat diakses dengan cepat dan
mudah, dan dalam bentuk yang mudah dipahami.
1.1. DATA TENTANG ENTITAS
Entitas adalah objek, orang, atau kejadian yang datanya akan dikumpulkan dan
dipelihara oleh sebuah perusahaan. Karakteristik dari suatu entitas disebut atribut.
Misalnya, setiap mahasiswa memiliki nama dan alamat. Setiap atribut yang disimpan
dalam sistem disebut elemen data.
1.2. MODEL DATA
Model data menyediakan struktur data baik yang berorientasi pada file maupun
berorinetasi database. Bentuk penyimpanan tradisional adalah file, sedangkan
penyimpanan data saat ini pada umumnya berbentuk database.
1
File adalah kumpulan dari elemen data yang telah disusun dalam catatan.
Sebuah file biasanya menyimpan data.
2
Field tertentu dalam sebuah record dirancang menjadi kunci (record key). Record
key ini memiliki fungsi untuk mengidentifikasikan record tertentu dalam sebuah file.
Terdapat dua jenis record key, yaitu:
1. Primary key, merupakan atribut yang mengidentifikasi record secara unik, sehingga
harus berisi data yang berbeda dari field lain dalam record tersebut. Misalnya nomor
pelanggan.
2. Secondary key, merupakan atribut selain primary key yang merupakan cara
alternatif untuk menyortir atau mengakses catatan dalam file. Misalnya nama
terakhir pelanggan.
Flag
Flag adalah jenis elemen data yang berfungsi untuk memonitor sistem, berisi
simbol atau karakter yang berguna untuk mengendalikan pengolahan sebuah record.
Misalnya, sebuah program komputer membuat flag untuk mengindikasikan sebuah
record gagal diproses. Jenis elemen data ini hanya digunakan oleh aplikasi berbasis
komputer dalam SIA, bukan oleh end user.
Tampilan Logis dibandingkan dengan Fisik
Dalam menggambarkan sistem informasi terutama data dalam sistem tersebut,
istilah yang sering digunakan yaitu tampilan logis dan tampilan fisik.
1. Tampilan logis adalah bagaimana pemakai atau programmer secara konseptual
mengatur dan memahami data. Contoh, seorang manajer penjualan
mengkonseptualisasikan seluruh informasi mengenai para pelanggan, yang
menyimpannya dalam bentuk tabel.
2. Tampilan fisik merujuk pada bagaimana dan dimana data secara fisik diatur dan
disimpan dalam disk, tape, CD-ROM, atau media lainnya.
Manfaat dan Keterbatasan Sistem yang Berorientasi pada File
Sistem yang berorientasi pada file bermanfaat bagi perusahaan yang memiliki
jumlah data terbatas dan kebutuhan pelaporan serta informasi terbatas atau kecil dan
tidak kompleks. Sedangkan, sistem yang berorientasi pada file ini memiliki
keterbatasan yaitu file terpisah dari setiap aplikasi yang dipertahankan dapat
menyebabkan data yang berlebihan (duplikasi data) dan cenderung tidak konsisten.
4. SISTEM DATABASE
Database adalah kumpulan data yang disimpan secara sistematis di dalam
komputer yang dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak (program
3
aplikasi) untuk menghasilkan informasi. Manajemen data dilakukan melalui sistem
database manajemen (data base management system/DBMS), yang merupakan program
komputer yang memungkinkan pengguna untuk membuat, memodifikasi, dan
memanfaatkan database informasi secara efisien. Data dan database dikelola secara
secara terpusat oleh orang yang dikenal sebagai administrator database (DBA), dimana
DBA ini memiliki tanggung jawab menyeluruh untuk sumber daya data dan untuk
menjaga sistem manajemen data base.
Mendokumentasikan Data dalam Sistem Database
Elemen data yang berkaitan dikelompokkan dalam database untuk mewakili
sebuah entitas secara logis sebagai dasar pembentukan konseptual data model. Terdapat
dua teknik dokumentasi untuk memahami model konseptual data yaitu:
1. Kamus data (data dictionary)
Kamus data memuat informasi mengenai elemen data yang ada di dalam data base.
Kamus data mempermudah pemakaian untuk mengakses dan memelihara data.
Kamus data sering disebut dengan metadata atau data tentang data, karena
menggambarkan karakteristik (misalnya panjang dan jenis data) dan hubungan data.
Kamus data menyimpan informasi mengenai nama elemen data (field), deskripsi
data tersebut, ukuran field, type data, sumber data, dan lain sebagainya.
2. E-R Diagram (Entity-relationship diagram)
Diagram ini merupakan diagram model data secara konseptual yang
menggambarkan entitas dan kaitan antar entitas secara grafis. Diagram mudah
dibentuk untuk model kebutuhan informasi dari isi perusahaan atau segmen-segmen
dalam perusahaan.
5
2. Diagram Aliran Data Fisik
Diagram aliran data logis hanya representasi logis dari arus data yang berfokus pada
proses. Namun, sebuah diagram aliran data fisik menentukan dimana proses yang
dilakukan dan siapa yang melakukan proses. Hal ini juga dapat menunjukkan
teknologi tertentu digunakan untuk melakukan pengolahan.
Data Processing
Method
BAB 5 PROSES TRANSAKSI BERBASISKAN KOMPUTER
Tugas yang paling mendasar dari Sistem Informasi Akuntansi adalah untuk memproses
Input Process Output
transaksi-transaksi yang mempengaruhi perusahaan.
Proses transaksi meliputi tiga tahapan, yaitu:
1. Pemrosesan dari masukan (Processing of Inputs)
Online Offline Periodics Realtime
2. Pemrosesan data dan file (Data and file processing)
(Always Batch
3. Pemrosesan dari output (Processing of Output) (Batched) (Immediate)
Processing)
Mengerti jalan alternatif dari pemrosesan transaksi dan penyimpanan data sangat berguna,
paling sedikit dalam 2 tujuan:
1. Mampu
May lead to mengenali
May leadkekuatan
to dan keterbatasan dari sistem pemrosesan transaksi yang
Direct Sequential
Realtime
telah terpasangBatched
harus dapat ditanggulangi.
Updating Updating
2. Dapat merekomendasikan
Processing Processing pendekatan pemrosesan yang baru atau yang lebih maju dan
metode penyimpanan yang harus memenuhi kepuasan dari kebutuhan sekarang pengguna
dan menyediakan nilai yang terbaik.
Sequential Sequential
Updating after Updating from
Online Data Batched
Entry (Offline)
6 Inputs
1. DATA PROCESSING (PEMROSESAN DATA)
Pemrosesan data adalah pelaksanaan dari beberapa prosedur biasanya termasuk
dalam satu seri dari pekerjaan. Ketika satu atau lebih pekerjaan diserahkan kepada
komputer, kita akan sebut sistem itu sistem berbasis komputer, walaupun beberapa
pekerjaan masih dilakukan secara manual. Pekerjaan yang dilakukan oleh komputer
mengharuskan komputer mampu membaca dan melakukan langkah-langkah yang
diperlukan.
Program komputer dirancang untuk mencapai pekerjaan yang spesifik yang disebut
program aplikasi. Program aplikasi dirancang untuk menangkap data, memproses input,
memproses data untuk meng-update atau memodifikasi data yang telah ada dalam file-
file atau database atau memproses data untuk menghasilkan output.
2. DATA ENTRY (PEMASUKAN/PENANGKAPAN DATA)
Data dapat dimasukkan ke Sistem Informasi Akuntansi melalui beberapa cara.
Contohnya dapat melalui kertas formulir, layar terminal komputer. Memasukkan data
(data entry) tidak terbatas kepada satu pengertian dan banyak mekanisme yang
diperlukan untuk melengkapi penangkapan data yang dibutuhkan.
Ketika data dimasukkan dari transaksi individual secara langsung ke dalam sebuah
sistem komputer ketika transaksi-transaksi tersebut terjadi, pendekatan ini disebut On-
7
line Data Entry. Peralatan secara on-line adalah secara langsung dan terus menerus
terhubung dengan sebuah sistem komputer. Peralatan tersebut seperti Optical
Character Recognition (OCR) Scanners, pembaca pesan (image readers, dan disk
magnet (magnetic disk) yang dapat berfungsi sebagai peralatan langsung (on-line
devices) ketika terhubung dengan sistem. On-line data entry dapat dikombinasikan
dengan Off-line Data Entry.
Pemasukan data secara tidak langsung (Off-line Data Entry), merupakan input data
melalui peralatan yang tidak secara langsung tersambung dengan sebuah komputer.
Peralatan tersebut adalah Key-to-Tape Encoders, Key-to-Disk System, dan Character-
recoqnition devices seperti OCR Readers.
Dalam pendekatan off-line, data transaksi ditangkap pertama kali pada dokumen
input atau dokumen sumber. Dokumen sumber dikumpulkan menjadi satu tumpukan
dan kemudian tumpukan transaksi itu dapat ditraskripsikan kedalam formulir pembaca
komputer lewat peralatan off-line (off-line devices).
9. PENGOLAHAN DOKUMEN
Flowchart adalah representasi bergambar sistem pemrosesan transaksi dan aliran
dari beberapa jenis. Flowchart menyediakan sarana sistem yang layak dan proses dalam
mendokumentasikan dokumen. Dokumen Flowchart yang digunakan untuk
menggambarkan sistem pemrosesan manual. Sebuah Dokumen Flowchart menekankan
input dan output dan aliran mereka melalui unit organisasi hardcopy. Hal yang menarik
bagi akuntan adalah sistem diagram alur, diagram yang menggambarkan aliran
bergambar secara fisik data melalui prosedur sekuensial.
Struktur Bagan
Sebuah struktur bagan menggambarkan hirarki tingkatan dan keterkaitan dalam
sistem. Pemrogram komputer menggunakan struktur grafik tingkat tinggi untuk
menentukan struktur keseluruhan modul program yang diperlukan untuk
mengoperasionalkan sistem. Sumber kode sub-rutin sering ditulis dalam Structured
English, adalah pernyataan Inggris seperti yang dihasilkan dari tingkat rendah
terstruktur grafik. Pernyataan-pernyataan ini kemudian dikonversi menjadi sumber
petunjuk kode pemrograman rinci.
10. ALTERNATIF PENDEKATAN PENGOLAHAN
Pendekatan Pengolahan Berkala
Delayed (penundaan) atau batch processing melibatkan pengolahan kelompok data
transaksi secara berkala. Pendekatan ini secara tradisional telah digunakan oleh
perusahaan-perusahaan dengan sumber daya komputer minimal, tetapi juga beradaptasi
dengan perusahaan yang memiliki sistem berbasis komputer. Selain itu, pendekatan ini
dapat dikombinasikan baik dengan entri data off-line atau on-line.
Memperbarui urutan dari Batched / online Input
11
Untuk memperbarui master file berurutan dalam aplikasi berbasis komputer, program
pengolahan dimulai pada master awal record file. Kemudian membaca setiap record
dalam file, mengubah data dalam setiap record dipengaruhi oleh transaksi.
Memperbarui urutan membutuhkan penyortiran file transaksi oleh master file yang
menyortir kunci.
Direct Updating (Memperbarui secara langsung)
Memproses transaksi batch secara berurutan terhadap keseluruhan master file, setiap
transaksi dalam batch dapat diposting langsung ke catatan yang berkaitan.
Memperbarui secara langsung dengan transaksi batched menghilangkan langkah
penyortiran. Memperbarui secara langsung hanya digunakan jika file induk disimpan
pada penyimpanan akses langsung.
Pendekatan Immediate Processing
Immediate Processing sering disebut pengolahan real time terdiri dari pengolahan
setiap transaksi yang muncul dan di capture. Transaksi dari setiap data dimasukkan
melalui online perangkat dan diposting segera dan langsung berhubungan dengan
catatan dalam satu atau lebih file induk. Dengan demikian data yang disimpan dalam
file induk, terus menerus secara online dijaga agar tetep update. Aplikasi pengolah
langsung (real time) yang interaktif melibatkan interaksi langsung antara manusia dan
sistem berbasis komputer.
Variasi Immediate (Real Time) Processing.
Dalam sistem pengolahan langsung yang terintegrasi, berbagai aplikasi dapat
mempengaruhi beberapa file yang terus menerus online. Immediate processing tertentu,
melibatkan sistem real time online, dirancang untuk mengontrol proses fisik atau bisnis
dengan respon yang tepat waktu
12
kontrol yang lebih baik dari akurasi dan penyalinan langkah
- Memungkinkan transaksi yang akan
kelengkapan pengolahan
- Menggunakan komputer perangkat keras diedit secepatnya karena mereka
dan perangkat lunak ekonomis dicapture dan kesalahan akan dikoreksi
tanpa penundaan
Kerugian
- Memungkinkan catatan dalam file master - Membutuhkan perangkat keras dan
untuk menjadi usang setelah menjalankan perangkat lunak komputer yang relatif
pengolahan mahal
- Penundaan koreksi kesalahan dalam - Tidak memungkinkan transaksi data
transaksi dan pengolahan transaki sampai untuk mendukung oleh kontrol total batch
- Membutuhkan sistem yang relatif lebih
pengolahan objek berikutnya
- Membutuhkan langkah penyortiran yang kompleks
- Menyebabkan jejak audit menjadi lebih
tidak produktif akan dilakukan sebelum
kompleks dan sulit untuk
menjalankan update
mempertahankan
- Melibatkan entri data yang lebih lambat,
13
Memilih Organisasi file dan Mengakses Metode. Metode fisik untuk mengorganisir
dan mengakses catatan telah diwujudkan dalam tiga jenis utama master file yaitu
sequential files, indexed sequential files, dan random file.
Merekam, Retensi dan Manajemen. Istilah manajemen catatan berkaitan dengan
penciptaan, pemeliharaan dan retensi catatan dari transaksi dan kegiatan usaha lainnya.
Manajemen catatan yang efektif terdiri dari menentukan kapan catatan harus
dipindahkan dari file aktif ke file tidak aktif, memutuskan bagaimana catatan lama
harus dipertahankan dalam file aktif sebelum dihancurkan dan bagaimana cara
menyimpan file aktif dan cadangan.
b) Konsistensi Data
Setiap elemen dalam data base memiliki definisi standar dan karena itu konsisten
di semua aplikasi yang menggunakan elemen data. Proses input dan penyimpanan
data satu kali, disini data manajemen dimasukkan (input) sekali saja, disimpan
dalam lokasi tertentu dan dan tersedia untuk digunakan oleh berbagai aplikasi dan
pengguna. Fitur ini menjamin konsistensi data, penyimpanan meminimalkan
persyaratan, dan mengurangi pemasukan data dan proses pemeliharaan.
c) Integrasi Data
15
Penggabungan data ke dalam satu tempat penyimpanan. Pendekatan data-base
menyediakan pusat penyimpanan data untuk digunakan oleh berbagai pengguna
dan program aplikasi. Tidak seperti sistem yang berorientasi file, dengan banyak
file yang terpisah dan tidak terkait, pendekatan data-base menyediakan toko data
terpusat untuk (simultan) digunakan oleh banyak pengguna dan program aplikasi.
d) Berbagi Kepemilikan Data
Adalah karakteristik kepemilikan data bersama, semua data di dalam data-base
‘dimiliki oleh umum’ oleh para pengguna data. Jadi, akunting, marketing, dan
bagian produksi dapat menarik pada data-base yang sama. Berbagi kepemilikan
tidak berarti bahwa setiap pandangan logis pengguna termasuk dalam seluruh
skema dari data-base. Sebaliknya, pengguna biasa hanya membutuhkan akses ke
bagian dari skema yangmemungkinkan dia untuk memenuhi tanggung jawab yang
ditugaskan.
e) Manajemen Data Terpusat
Database Manajemen System (DBMS) mengelola dan mengontrol akses ke semua
data di dalam sistem pada setiap saat ia berdiri menjaga data-base dan menyajikan
pandangan logic kepada para pengguna, program aplikasi.
2. PENGEMBANGAN DATABASE
Database dapat dibangun atau pengembangan database dilakukan untuk berbagai
macam tujuan. Dalam merancang dan membangun database perusahaan haruslah
memenuhi pertanyaan berikut:
a) Perspektif manajemen data seperti apa yang harus diadopsi?
b) Apa tujuan sistem yang diusulkan?
c) Sistem dan pengguna seperti apa yang akan menggunakan data tersebut?
d) Berapa banyak data akan disimpan pada awalnya dan di masa depan?
e) Berapa banyak akses (reads dan update) data yang akan terjadi pada setiap jam,
harian dan bulanan?
f) Bagaimana data diatur baik secara logis dan fisik untuk berfungsi atau membantu
para pengguna sistem?
16
Dengan asumsi bahwa data base adalah layak secara teknis, kelayakan berfokus
pada (1) apakah yang data-base diusulkan memberikan benefit yang lebih besar
daripada biaya dan (2) apakah data-base dapat digunakan secara efektif.
b) Analisis adalah menggunakan rencana organisasi sebagai dasar, analis dapat
mempersiapkan luas, diagram tingkat tinggi dari keseluruhan susunan kegiatan
operasional perusahaan sebagai salah satu langkah dalam tahap analisis.
c) Desain rinci. Selama fase desain rinci, desain tingkat tinggi yang dibuat dalam
fase analisis selesai ke tingkat yang jauh lebih detail. Spesifikasi teknis
didokumentasikan untuk sistem, termasuk layout laporan, arus data, dan tata letak
layar.
d) Implementasi/ Pelaksanaan. Setelah aspek fisik data-base yang telah diputuskan,
data-base diimplementasikan. Proses ini meliputi loading data dari sumber data
lain, mengembangkan struktur data pendukung seperti tabel, dan mendirikan
pemeliharaan rutin.
e) Pemeliharaan. Selama fase ini, modifikasi ke data-base mungkin diperlukan
dalam rangka untuk beradaptasi dengan perubahan dalam lingkungan bisnis atau
untuk meningkatkan kinerja sistem atau fitur baru.
Contoh Kasus:
Pada saat mendaftar menjadi anggota perpustakaan Fakultas, dicatatlah nama,
nomor mahasiswa dan alamat mahasiswa. Setelah itu mereka baru bisa meminjam buku
di perpustakaan. Buku-buku yang dimiliki perpustakaan banyak sekali jumlahnya. Tiap
buku memiliki data nomor buku, judul, pengarang, penerbit, tahun terbit. Satu buku
bisa ditulis oleh beberapa pengarang. Tentukan entitas, atribut dan relasi dari deskripsi
di atas, dengan menggambar ERD nya.
Jawab:
Entitas : Mahasiswa, KAP (Kartu Anggota Perpustakaan), Buku
Relasi : Daftar dan Pinjam
Atribut : Nama, no.mahasiswa, Alamat mahasiswa, No.buku, Judul, Penerbit dan tahun
terbit.
Gambar ERD dalam peminjaman buku di perpustakaan:
18
a) Hubungan one-to-one, ada ketika satu kejadian entitas berkaitan dengan satu dan
hanya satu kejadian dari hubungan entitas.
1 1 DEPARTEMEN /
MANAGER MENGELOLA
b) Hubungan one-to-many atau many-to-one, ada ketika satu PERUSAHAAN
entitas bisa memiliki
lebih dari satu kejadian dari hubungan entitas atau sebaliknya.
1 N
DEPARTEMEN BEKERJA
ATAU KARYAWAN
PERUSAHAAN
N 1
DEPARTEMEN /
KARYAWAN BEKERJA
c) Hubungan many-to-many, ada ketika tiap-tiap hubungan entitas bisaPERUSAHAAN
memiliki lebih
dari satu kejadian.
N N
KARYAWAN BEKERJA PROJECT
Keuntungan tabel mudah dipahami oleh pemakai nonteknik seperti manager dan
akuntan; strukturnya fleksibel; tidak perlu membangun kembali porsi
struktur untuk memasukkan hubungan baru.
Kelemahan tidak efisien (memerlukan storage space yang besar), tidak bisa
merespon pencarian dengan cepat; lebih redudancy (pengulangan)
dibanding struktur data base lain; waktu akses data lebih lambat maka
kurang cocok untuk aplikasi pemrosesan transaksi volume besar.
6. RELATIONAL DATABASE
19
Relational database sebenarnya adalah suatu konsep penyimpanan data terstruktur.
Teori relational database di kemukakan pertama kali oleh Dr. E.F. Codd.
Membangun Tabel Ganda dalam Relational Data Base
Terdiri dari tabel ganda dan tiap tabel tersusun atas baris dan dua atau lebih kolom
dengan kolom kunci utama menempati posisi paling kiri. Satu ciri dari kunci utama ini
adalah menyediakan keunikan bagi data dimana data itu berkaitan, maka tiap baris
dalam tabel (berisi nilai dari suatu kejadian) unik dan kolom (berisi atribut yang relevan
untuk entitas). Contoh: tabel konsumen berisi nomer, nama, alamat, dan saldo
konsumen.
Secara teknis, tabel-tabel itu harus dinormalisasi. Tabel normalisasi hanya berisi
atribut yang berkaitan dengan entitas tertentu yang disajikan oleh tabel, data diakses
dengan alat dari hubungan implisit dengan 2 tipe hubungan yaitu:
1) Foreign key, kunci utama dari satu tabel yang dimasukkan dalam kolom tabel lain
dan secara logika berkaitan dengan tabel pertama.
2) Relationship table juga dikenal sebagai tabel jembatan, menyediakan cross reference
karena berisi kunci utama dari kedua tabel. Relationship table diperlukan untuk
menyusun kembali hubungan many-to-many sebagai dua hubungan one-to-many
yang terpisah.
20
satu atau dua tabel sumber karena mengandung semua kolom dari kedua tabel
sumber tersebut. Contoh: Ada dua tabel sumber yang pertama tabel data keuangan
mahasiswa dan yang kedua tabel data program studi. Dari dua tabel tersebut dapat
dihasilkan tabel baru yang memiliki informasi kedua tabel sumber tersebut.
Mahasiswa A sudah melunasi SPP dan sudah melakukan pengisian KRS.
21
(b) encapsulation: teknik dimana data dipaket bersama-sama dengan prosedur yang
sesuai. (c) polymorphism: kemampuan menyembunyikan implementasi yang
berbeda yang bisa menyederhanakan komunikasi antara objek.
DAFTAR PUSTAKA
Wilkinson, Joseph W., Michael J. Cerullo, Vasant Raval, dan Bernard Wong-On-Wing. 2000.
Accounting Information System: Essential Concepts and Applications 4th Edition. New
York: John Wiley and Sons.
22