K e l o m p o k 2 MANAJEMEN DATA, KOMPUTER BERBASIS PENGOLAHAN TRANSAKSI,

PEMODELAN DATABASE DAN APLIKASI | 0

BAB 4 MANAJEMEN DATA

Manajemen data merupakan suatu bentuk pengelolaan sumber daya informasi yang
meliputi, pertama proses pengumpulan data dan pencatatan ke dalam dokumen yang
berfungsi sebagai masukan (input) bagi sistem. Kedua, proses penyimpanan sumber daya
informasi ke dalam suatu berkas dokumen. Ketiga, pemeliharaan proses penambahan data
baru dan perubahan data yang ada agar sumber daya informasi tetap mutakhir. Keempat,
mengatur (organize) proses penyusunan data sedemikian rupa untuk dapat memenuhi
kebutuhan informasi para pemakai.
1. HUBUNGAN DATA
Data yang digabungkan lebih bermanfaat dibandingkan dengan data yang berdiri
sendiri. Data harus dipilih, diorganisir, dan dikelola sehinga dapat digabungkan dengan
data lain sehingga menjadikan data menjadi berarti, dapat diakses dengan cepat dan
mudah, dan dalam bentuk yang mudah dipahami.
1.1. DATA TENTANG ENTITAS
Entitas adalah objek, orang, atau kejadian yang datanya akan dikumpulkan dan
dipelihara oleh sebuah perusahaan. Karakteristik dari suatu entitas disebut atribut.
Misalnya, setiap mahasiswa memiliki nama dan alamat. Setiap atribut yang disimpan
dalam sistem disebut elemen data.
1.2. MODEL DATA
Model data menyediakan struktur data baik yang berorientasi pada file maupun
berorinetasi database. Bentuk penyimpanan tradisional adalah file, sedangkan
penyimpanan data saat ini pada umumnya berbentuk database.

2. HIRARKI DATA DALAM SISTEM BERORIENTASI FILE

Hirarki data dalam model data berorientasi file terdiri dari:
1. Elemen data
Elemen data adalah setiap atribut sebuah entitas yang dicatat. Dalam elemen
data terdapat field length merupakan jumlah yang diperlukan untuk menyimpan
elemen data. Jenis data yang paling umum digunakan misalnya karakter, numerik,
dan tanggal. Selain itu, data value yang terdapat dalam elemen data berupa data
aktual yang disimpan dalam sebuah field. Sebagai contoh, gaji karyawan
 mendeskripsikan entitas karyawan. Field dalam tabel database biasanya dibuat
dalam bentuk kolom.
2. Record
Record adalah serangkaian elemen data yang terkait dari suatu entitas.
Misalnya, catatan (record ) atas gaji seseorang terdiri dari atribut-atribut seperti
nama, nomor karyawan, dan besarnya gaji.
3. File
File adalah kumpulan dari elemen data yang telah disusun dalam catatan.
Sebuah file biasanya menyimpan data.

3. SISTEM BERORIENTASI PADA FILE

Dalam sistem berorientasi pada file, setiap aplikasi memiliki sejumlah pengguna
terbatas yang terlibat dalam pengolahan jenis spesifik dari data yang diambil dan
mempekerjakan output untuk kebutuhan khusus mereka. Sebagian besar file yang ada
untuk tujuan menyimpan data. Jenis umum dari data file sebagai berikut.
1. Master files, berisi catatan-catatan yang berkaitan dengan entitas tertentu, seperti
pelanggan, departemen, dan produk. Dalam akuntansi yang termasuk master file
adalah buku besar.
2. Transaction files, berisi catatan-catatan yang berkaitan dengan kejadian yang sedang
dilakukan atau diproses, seperti penjualan, dan pengiriman barang.

1
3. History files, disebut juga dengan dokumen atau arsip (archive file) berisi catatan-
catatan yang berkaitan dengan transaksi yang telah selesai, seperti penjualan masa
lalu.
4. Reference files, berisi tabel atau daftar data yang dibutuhkan untuk membuat
perhitungan atau memeriksa keakuratan input data, seperti tabel harga dan daftar
pelanggan.
Record Key
Field tertentu dalam sebuah record dirancang menjadi kunci (record key). Record
key ini memiliki fungsi untuk mengidentifikasikan record tertentu dalam sebuah file.
Terdapat dua jenis record key, yaitu:
1. Primary key, merupakan atribut yang mengidentifikasi record secara unik, sehingga
harus berisi data yang berbeda dari field lain dalam record tersebut. Misalnya nomor
pelanggan.
2. Secondary key, merupakan atribut selain primary key yang merupakan cara
alternatif untuk menyortir atau mengakses catatan dalam file. Misalnya nama
terakhir pelanggan.
Flag
Flag adalah jenis elemen data yang berfungsi untuk memonitor sistem, berisi
simbol atau karakter yang berguna untuk mengendalikan pengolahan sebuah record.
Misalnya, sebuah program komputer membuat flag untuk mengindikasikan sebuah
record gagal diproses. Jenis elemen data ini hanya digunakan oleh aplikasi berbasis
komputer dalam SIA, bukan oleh end user.
Tampilan Logis dibandingkan dengan Fisik
Dalam menggambarkan sistem informasi terutama data dalam sistem tersebut,
istilah yang sering digunakan yaitu tampilan logis dan tampilan fisik.
1. Tampilan logis adalah bagaimana pemakai atau programmer secara konseptual
mengatur dan memahami data. Contoh, seorang manajer penjualan
mengkonseptualisasikan seluruh informasi mengenai para pelanggan, yang
menyimpannya dalam bentuk tabel.
2. Tampilan fisik merujuk pada bagaimana dan dimana data secara fisik diatur dan
disimpan dalam disk, tape, CD-ROM, atau media lainnya.
Manfaat dan Keterbatasan Sistem yang Berorientasi pada File
Sistem yang berorientasi pada file bermanfaat bagi perusahaan yang memiliki
jumlah data terbatas dan kebutuhan pelaporan serta informasi terbatas atau kecil dan

2
 tidak kompleks. Sedangkan, sistem yang berorientasi pada file ini memiliki
keterbatasan yaitu file terpisah dari setiap aplikasi yang dipertahankan dapat
menyebabkan data yang berlebihan (duplikasi data) dan cenderung tidak konsisten.

4. SISTEM DATABASE
Database adalah kumpulan data yang disimpan secara sistematis di dalam
komputer yang dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak (program
aplikasi) untuk menghasilkan informasi. Manajemen data dilakukan melalui sistem
database manajemen (data base management system/DBMS), yang merupakan program
komputer yang memungkinkan pengguna untuk membuat, memodifikasi, dan
memanfaatkan database informasi secara efisien. Data dan database dikelola secara
secara terpusat oleh orang yang dikenal sebagai administrator database (DBA), dimana
DBA ini memiliki tanggung jawab menyeluruh untuk sumber daya data dan untuk
menjaga sistem manajemen data base.
Mendokumentasikan Data dalam Sistem Database
Elemen data yang berkaitan dikelompokkan dalam database untuk mewakili
sebuah entitas secara logis sebagai dasar pembentukan konseptual data model. Terdapat
dua teknik dokumentasi untuk memahami model konseptual data yaitu:
1. Kamus data (data dictionary)
Kamus data memuat informasi mengenai elemen data yang ada di dalam data base.
Kamus data mempermudah pemakaian untuk mengakses dan memelihara data.
Kamus data sering disebut dengan metadata atau data tentang data, karena
menggambarkan karakteristik (misalnya panjang dan jenis data) dan hubungan data.
Kamus data menyimpan informasi mengenai nama elemen data (field), deskripsi
data tersebut, ukuran field, type data, sumber data, dan lain sebagainya.
2. E-R Diagram (Entity-relationship diagram)
Diagram ini merupakan diagram model data secara konseptual yang
menggambarkan entitas dan kaitan antar entitas secara grafis. Diagram mudah
dibentuk untuk model kebutuhan informasi dari isi perusahaan atau segmen-segmen
dalam perusahaan.

Manfaat dan Keterbatasan Sistem Database

Beberapa manfaat dari sistem data base adalah sebagai berikut:
1. Data dapat dipakai secara bersama-sama (Multiple User).
3
 Beberapa sistem mengijinkan banyak pemakai untuk mengupdate data secara
simultan, sehingga mempercepat semua daya guna sistem dan waktu.
2. Keamanan data terjamin.
Data dapat dilindungi dari pemakai yang tidak berwenang, karena tidak semua
pemakai sistem diperbolehkan untuk mengakses semua data. Keamanan ini dapat
diatur lewat program yang dibuat atau menggunakan fasilitas keamanan dari
operating sistemnya.
3. Keterpaduan data terjaga.
Memelihara data berarti data harus akurat, sehingga kerangkapan data terkontrol dan
keselarasan data dapat terjaga.
Sedangkan, beberapa keterbatasan dari sistem database ini adalah:
1. Diperlukan tempat penyimpanan yang besar.
Karena didalamnya terdapat suatu sistem data base yang saling berkaitan maka perlu
tempat penyimpanan yang besar untuk menampung sistem yang ada dan data
(dokumen) yang akan ditampung.
2. Diperlukan tenaga yang terampil dalam megelola data.
Untuk mengelola sistem yang besar tersebut, maka diperlukan orang yang memang
ahli di bidang komputer yang menangani basis data sehingga tidak terjadi kesalahan-
kesalahan yang diinginkan.
3. Kerusakan pada sistem pada sistem basis data dapat mempengaruhi
departemen yang terjadi.
Apabila terjadi kesalahan dalam salah satu file, maka file lain yang saling berkaitan
juga akan mengalami kesalahan sehingga akan memengaruhi departemen yang
terkait.

5. MENDOKUMENTASIKAN HUBUNGAN ANTARA DATA DAN

PENGOLAHAN DATA
Menggambarkan interaksi antara data dan pengolahan data sering dilakukan dengan
menggunakan diagram aliran data. Diagram aliran data adalah alat dokumentasi yang
paling popular karena memberikan sumber data pada entitas yang terlibat dalam
menghasilkan atau menggunakan data baru.
1. Diagram Aliran Data Logis
Diagram Aliran Data Logis menunjukkan arus data melalui sistem pemrosesan
transaksi tanpa memperhitungkan periode waktu terjadinya arus data atau prosedur

4
 pemrosesan. Teknik ini menggambarkan adanya indenpendensi arus data dengan
alat-alat fisik yang digunakan untuk mentransformasi data. Ada empat simbol yang
digunakan dalam diagram aliran data logis. Dapat dilihat pada gambar berikut.

2. Diagram Aliran Data Fisik

Diagram aliran data logis hanya representasi logis dari arus data yang berfokus pada
proses. Namun, sebuah diagram aliran data fisik menentukan dimana proses yang
dilakukan dan siapa yang melakukan proses. Hal ini juga dapat menunjukkan
teknologi tertentu digunakan untuk melakukan pengolahan.

BAB 5 PROSES TRANSAKSI BERBASISKAN KOMPUTER

Tugas yang paling mendasar dari Sistem Informasi Akuntansi adalah untuk memproses
transaksi-transaksi yang mempengaruhi perusahaan.
Proses transaksi meliputi tiga tahapan, yaitu:
1. Pemrosesan dari masukan (Processing of Inputs)
2. Pemrosesan data dan file (Data and file processing)
3. Pemrosesan dari output (Processing of Output)
Mengerti jalan alternatif dari pemrosesan transaksi dan penyimpanan data sangat berguna,
paling sedikit dalam 2 tujuan:

5
 1. Mampu mengenali kekuatan dan keterbatasan dari sistem pemrosesan transaksi yang
telah terpasang harus dapat ditanggulangi.
2. Dapat merekomendasikan pendekatan pemrosesan yang baru atau yang lebih maju dan
metode penyimpanan yang harus memenuhi kepuasan dari kebutuhan sekarang pengguna
dan menyediakan nilai yang terbaik.

Data Processing
Method

Input Process Output

Online Offline Periodics Realtime

(Always Batch (Batched) (Immediate)
Processing)

May lead to May lead to Direct Sequential

Realtime Batched Updating Updating
Processing Processing

Sequential Sequential
Updating after Updating from
Online Data Batched
Entry (Offline)
Inputs

1. DATA PROCESSING (PEMROSESAN DATA)

Pemrosesan data adalah pelaksanaan dari beberapa prosedur biasanya termasuk
dalam satu seri dari pekerjaan. Ketika satu atau lebih pekerjaan diserahkan kepada
komputer, kita akan sebut sistem itu sistem berbasis komputer, walaupun beberapa
pekerjaan masih dilakukan secara manual. Pekerjaan yang dilakukan oleh komputer
mengharuskan komputer mampu membaca dan melakukan langkah-langkah yang
diperlukan.

6
 Program komputer dirancang untuk mencapai pekerjaan yang spesifik yang disebut
program aplikasi. Program aplikasi dirancang untuk menangkap data, memproses input,
memproses data untuk meng-update atau memodifikasi data yang telah ada dalam file-
file atau database atau memproses data untuk menghasilkan output.
2. DATA ENTRY (PEMASUKAN/PENANGKAPAN DATA)
Data dapat dimasukkan ke Sistem Informasi Akuntansi melalui beberapa cara.
Contohnya dapat melalui kertas formulir, layar terminal komputer. Memasukkan data
(data entry) tidak terbatas kepada satu pengertian dan banyak mekanisme yang
diperlukan untuk melengkapi penangkapan data yang dibutuhkan.
Ketika data dimasukkan dari transaksi individual secara langsung ke dalam sebuah
sistem komputer ketika transaksi-transaksi tersebut terjadi, pendekatan ini disebut On-
line Data Entry. Peralatan secara on-line adalah secara langsung dan terus menerus
terhubung dengan sebuah sistem komputer. Peralatan tersebut seperti Optical
Character Recognition (OCR) Scanners, pembaca pesan (image readers, dan disk
magnet (magnetic disk) yang dapat berfungsi sebagai peralatan langsung (on-line
devices) ketika terhubung dengan sistem. On-line data entry dapat dikombinasikan
dengan Off-line Data Entry.
Pemasukan data secara tidak langsung (Off-line Data Entry), merupakan input data
melalui peralatan yang tidak secara langsung tersambung dengan sebuah komputer.
Peralatan tersebut adalah Key-to-Tape Encoders, Key-to-Disk System, dan Character-
recoqnition devices seperti OCR Readers.
Dalam pendekatan off-line, data transaksi ditangkap pertama kali pada dokumen
input atau dokumen sumber. Dokumen sumber dikumpulkan menjadi satu tumpukan
dan kemudian tumpukan transaksi itu dapat ditraskripsikan kedalam formulir pembaca
komputer lewat peralatan off-line (off-line devices).

3. INPUT DOCUMENTS (DOKUMEN-DOKUMAN INPUT)

Dokumen masukan atau dokumen input adalah formulir-formulir atau dokumen-
dokumen sumber yang dimana dari dokumen sumber ini data dikumpulkan dan
dimasukkan ke dalam sebuah sistem informasi akuntansi.
Untuk mempersiapkan detail tertulis dari transaksi-transaksi, dokumen-dokumen
masukan (input documents) dapat dilakukan:

7
 a) Mengotorisasi transaksi-transaksi yang berikutnya. Contohnya: order dari konsumen
mengotorisasi transaksi-transaksi yang termasuk pengiriman dari barang yang
dipesan dan faktur untuk barang yang dikirim tersebut.
b) Menandai transaksi-transaksi yang diharapkan. Contohnya: faktur penjualan
menandakan pembayaran dari konsumen.
c) Merefleksikan akuntabilitas. Faktur penjualan disimpan dalam tempat penyimpanan
sehingga dpat dipersiapkan untuk analisa penjualan atau untuk mereview histori
penjualan.

4. MERANCANG DOKUMEN MASUKAN

Terlepas dari sumber data yang digunakan pemasukan data dapat menjadi suatu
tugas yang terjadi kesalahan bagi manusia.
Formulir dan Dokumen-dokumen
Dokumen dan formulir seperti pencatatan akuntansi dan dokumen-dokumen sumber
sangat membantu dalam menangkap data transaksi. Input yang dirancang baik sangat
membantu fungsi sistem pemrosesan transaksi karena dokumen yang jelas adalah data
yang dibutuhkan dalam tahap-tahap pemrosesan.

5. SUSUNAN ULANG LAYAR DATA MASUKAN

Layar data masukan harus sesuai dalam layar kerangka kerja intergreasi untuk
mengurangi worklood.
Empat macam pendekatan dalam mendesain layar data masukan:
a) Menu : fitur ini mengacu pada daftar pilihan
b) Graphical user interface (GUI) : memungkinkan pengguna untuk membuat pilihan
dengan menunjuk ke tampilan bergambar.
c) Dialog prompt : Pertanyaan atau saran ditampilkan oleh aplikasi perangkat lunak
komputer.
d) Layar yang terformat : ditampilkan format atau bentuk soft-copy, yang dapat
dihubungkan dengan satu set menu sehingga secara otomatis muncul saat memasuki
pilihan data-entri yang diinginkan.
Cara Paperless dalam Mengambil Data : Data semakin sering diambil dari
sumber-sumber yang tidak dalam bentuk kertas. Sebagai contoh, transaksi bank tertentu
dilakukan dengan menggunakan anjungan tunai mandiri (ATM). Setiap transaksi yang
dilakukan di ATM mengambil data seperti nomor akun pelanggan, personal

8
 identification number (PIN), dan jumlah penarikan maupun deposito. Paperless berarti
pengambilan data memungkinkan untuk menerima dan memenuhi pesanan lebih cepat
serta mengurangi jumlah pekerjaan manual yang diperlukan untuk memenuhi
permintaan.

6. PENGOLAHAN INPUT–DATA COLLECTION

Setiap SIA perlu menyimpan input yang timbul dari kegiatan bisnis secara
berkelanjutan. Kebanyakan transaksi diprakarsai oleh kegiatan bisnis tertentu, seperti
perintah dari pelanggan kredit atau tanda terima barang dagangan. Dalam sistem
berbasis komputer, para agen dapat memicu hal yang terdiri dari instruksi dalam
program komputer. Arus masuk transaksi harus ditangani oleh aplikasi dalam SIA suatu
perusahaan yang menyimpan dan mengirimkan data sehingga data dapat dimasukkan
untuk diproses. Seperti yang kita ketahui, sebuah perusahaan yang memiliki sistem
berbasis komputer menggunakan pendekatan off line, pendekatan on-line data-entri,
atau campuran keduanya.
a) Pengolahan Input secara Off-line : pengolahan input, data transaksi yang pertama
kali disimpan pada dokumen sumber. Data tertentu, seperti data identifikasi dicatat
sebagai kode. Umumnya, sumber dokumen yang berkaitan dengan kelompok
transaksi sejenis dikumpulkan ke dalam batch. Maka transaksi batch ditranskripsi ke
dalam bentuk komputer dengan menggunakan perangkat off-line. Dalam beberapa
kasus, data transaksi tidak perlu dicatat secara terpisah pada dokumen sumber.
Sebuah dokumen turnaround adalah dokumen yang berisi data yang disusun oleh
perusahaan dan dikembalikan oleh pihak eksternal yang akan digunakan sebagai
masukan langsung ke dalam sistem komputer.
b) Pengolahan Input secara On-line : memungkinkan pengolahan input secara
langsung untuk mengedit data, memperbaiki kesalahan, dan mengumpulkan catatan
transaksi. On-line data entri memungkinkan variasi tertentu dalam prosedur
dijelaskan: (1) Dokumen sumber yang tidak selalu siap sebelum data transaksi
dimasukkan. (2) Data dapat dimasukkan melalui perangkat input suara atau pena
cahaya. (3) Data dapat dimasukkan secara langsung oleh pihak luar perusahaan yang
berasal transaksi (ATM). (4) Data dapat disimpan dan dimasukkan dari situs remote
di tempat di mana komputer utama berada.
Keuntungan relatif dari Pendekatan Pengolahan Input

9
 Dengan asumsi bahwa transaksi bathced, kita melihat bahwa pendekatan input data
yang off-line menawarkan keuntungan, ekonomi dan produktivitas. Pendekatan on-line
input data menawarkan ketepatan waktu yang lebih besar, fleksibel dan kesederhanaan.
Transaksi umumnya dimasukkan ke dalam sistem komputer. Yang mengandung
kesalahan biasanya dapat segera diperbaiki oleh petugas input, sehingga tidak perlu
ditunda.
7. PENGOLAHAN UNTUK UPDATE ATAU MENGUBAH DATA-DATA
MAINTENANCE
Data yang dikumpulkan melalui pengolahan input mengatur pemeliharaan data. Di
sini, aplikasi komputer menggunakan input untuk membuat data yang tersimpan up- to-
date. Pemeliharaan data termasuk memperbarui tugas (posting penjualan kredit kepada
piutang buku besar pembantu) dan memodifikasi tugas (meningkatkan batas kredit
jumlah pelanggan). Pada tahap pemeliharaan data, input dapat diproses (1) periodik
atau segera dan (2) secara berurutan atau langsung.

8. PENGOLAHAN HASIL-INFORMATION GENERATION

Aplikasi pemrosesan transaksi menghasilkan berbagai output untuk berbagai
pengguna. Output ini berkisar dari dokumen seperti faktur penjualan dan gaji, laporan
(laporan keuangan dan analisis penjualan), ringkasan transaksi. Seringkali aplikasi
diformat untuk membantu manajer dalam perencanaan kegiatan atau menyediakan
kontrol atas operasi. Output disajikan dan ditangani dengan berbagai cara, dalam narasi,
format tabel atau grafis dan disediakan di atas kertas (hard copy), mikrofilm, atau
menampilkan layar (soft copy).

9. PENGOLAHAN DOKUMEN
Flowchart adalah representasi bergambar sistem pemrosesan transaksi dan aliran
dari beberapa jenis. Flowchart menyediakan sarana sistem yang layak dan proses dalam
mendokumentasikan dokumen. Dokumen Flowchart yang digunakan untuk
menggambarkan sistem pemrosesan manual. Sebuah Dokumen Flowchart menekankan
input dan output dan aliran mereka melalui unit organisasi hardcopy. Hal yang menarik
bagi akuntan adalah sistem diagram alur, diagram yang menggambarkan aliran
bergambar secara fisik data melalui prosedur sekuensial.
Struktur Bagan

10
 Sebuah struktur bagan menggambarkan hirarki tingkatan dan keterkaitan dalam
sistem. Pemrogram komputer menggunakan struktur grafik tingkat tinggi untuk
menentukan struktur keseluruhan modul program yang diperlukan untuk
mengoperasionalkan sistem. Sumber kode sub-rutin sering ditulis dalam Structured
English, adalah pernyataan Inggris seperti yang dihasilkan dari tingkat rendah
terstruktur grafik. Pernyataan-pernyataan ini kemudian dikonversi menjadi sumber
petunjuk kode pemrograman rinci.
10. ALTERNATIF PENDEKATAN PENGOLAHAN
Pendekatan Pengolahan Berkala
Delayed (penundaan) atau batch processing melibatkan pengolahan kelompok data
transaksi secara berkala. Pendekatan ini secara tradisional telah digunakan oleh
perusahaan-perusahaan dengan sumber daya komputer minimal, tetapi juga beradaptasi
dengan perusahaan yang memiliki sistem berbasis komputer. Selain itu, pendekatan ini
dapat dikombinasikan baik dengan entri data off-line atau on-line.
Memperbarui urutan dari Batched / online Input
Untuk memperbarui master file berurutan dalam aplikasi berbasis komputer, program
pengolahan dimulai pada master awal record file. Kemudian membaca setiap record
dalam file, mengubah data dalam setiap record dipengaruhi oleh transaksi.
Memperbarui urutan membutuhkan penyortiran file transaksi oleh master file yang
menyortir kunci.
Direct Updating (Memperbarui secara langsung)
Memproses transaksi batch secara berurutan terhadap keseluruhan master file, setiap
transaksi dalam batch dapat diposting langsung ke catatan yang berkaitan.
Memperbarui secara langsung dengan transaksi batched menghilangkan langkah
penyortiran. Memperbarui secara langsung hanya digunakan jika file induk disimpan
pada penyimpanan akses langsung.
Pendekatan Immediate Processing
Immediate Processing sering disebut pengolahan real time terdiri dari pengolahan
setiap transaksi yang muncul dan di capture. Transaksi dari setiap data dimasukkan
melalui online perangkat dan diposting segera dan langsung berhubungan dengan
catatan dalam satu atau lebih file induk. Dengan demikian data yang disimpan dalam
file induk, terus menerus secara online dijaga agar tetep update. Aplikasi pengolah
langsung (real time) yang interaktif melibatkan interaksi langsung antara manusia dan
sistem berbasis komputer.

11
 Variasi Immediate (Real Time) Processing.
Dalam sistem pengolahan langsung yang terintegrasi, berbagai aplikasi dapat
mempengaruhi beberapa file yang terus menerus online. Immediate processing tertentu,
melibatkan sistem real time online, dirancang untuk mengontrol proses fisik atau bisnis
dengan respon yang tepat waktu

Perbedaan Dengan Pengolahan Periodik Berbasis Komputer

Pendekatan Periodic Processing Pendekatan Immediate Processing
Keuntungan
- Meningkatkan efisiensi pengolahan, - Memberikan informasi terkini yang
khususnya ketika batch besar diproses tersedia secara tepat waktu
secara berurutan. - Mengeliminasi kebutuhan untuk pemilah
- Memungkinkan penggunaan total batch yang tidak produktif memilah dan
kontrol yang lebih baik dari akurasi dan penyalinan langkah
kelengkapan pengolahan - Memungkinkan transaksi yang akan
- Menggunakan komputer perangkat keras diedit secepatnya karena mereka
dan perangkat lunak ekonomis dicapture dan kesalahan akan dikoreksi
tanpa penundaan

Kerugian
- Memungkinkan catatan dalam file master - Membutuhkan perangkat keras dan
untuk menjadi usang setelah menjalankan perangkat lunak komputer yang relatif
pengolahan mahal
- Penundaan koreksi kesalahan dalam - Tidak memungkinkan transaksi data
transaksi dan pengolahan transaki sampai untuk mendukung oleh kontrol total batch
pengolahan objek berikutnya - Membutuhkan sistem yang relatif lebih
- Membutuhkan langkah penyortiran yang kompleks
tidak produktif akan dilakukan sebelum - Menyebabkan jejak audit menjadi lebih
menjalankan update kompleks dan sulit untuk
mempertahankan
- Melibatkan entri data yang lebih lambat,

11. ORGANISASI DAN PENGOLAHAN DATA

12
 Ketika sistem informasi belum terkomputerisasi, Infoage menyimpan datanya dalam
folder, keranjang, dan berkas laci. Namun dalam komputerisasi dengan AIS saat ini,
banyak data yang disimpan pada pita magnetik, magnetic disk dan optical disk.
Pemeliharaan file mencakup kegiatan updating yaitu memperbarui atau posting yang
terdiri dari membuat perubahan rutin dan relatif sementara dengan nilai-nilai data
dalam catatan yang disimpan. Selain itu juga melibatkan tiga kegiatan lainnya yaitu
menambahkan catatan baru ke file , mengubah nilai tetap atau relatif permanen dalam
catatan, dan menghapus catatan dari file.

12. PENDEKATAN PENGOLAHAN DATA

Sequential access method, memerlukan setiap catatan dalam file di scan, dimulai
dengan catatan pertama dalam file. Metode ini efisien untuk menemukan catatan
individu. Direct access, adalah istilah untuk menunjukkan metode apapun yang
melibatkan pengaksesan catatan yang diinginkan dalam beberapa cara lain selain
dengan pencarian yang lengkap melalui semua catatan file.
Memilih Organisasi file dan Mengakses Metode
Memilih Organisasi file dan Mengakses Metode. Metode fisik untuk mengorganisir
dan mengakses catatan telah diwujudkan dalam tiga jenis utama master file yaitu
sequential files, indexed sequential files, dan random file.
Merekam, Retensi dan Manajemen. Istilah manajemen catatan berkaitan dengan
penciptaan, pemeliharaan dan retensi catatan dari transaksi dan kegiatan usaha lainnya.
Manajemen catatan yang efektif terdiri dari menentukan kapan catatan harus
dipindahkan dari file aktif ke file tidak aktif, memutuskan bagaimana catatan lama
harus dipertahankan dalam file aktif sebelum dihancurkan dan bagaimana cara
menyimpan file aktif dan cadangan.

13. KLASIFIKASI DAN PENGKODEAN DATA TRANSAKSI

Klasifikasi dan pengkodean. Klasifikasi adalah tindakan pengelompokan ke dalam
kelas, Sedangkan pengkodean adalah penugasan dari simbol, seperti huruf dan angka,
sesuai dengan rencana klasifikasi. Kode efektif memberikan indentities unik dan
ringkas untuk entitas yang terlibat dalam transaksi.
Atribut kode. Sistem pengkodean yang mendukung rencana klasifikasi perusahaan
harus unik, ringkas dan sesederhana, memungkinkan pertumbuhan yang diharapkan,

13
 sehingga tidak akan perlu diubah di masa mendatang dan dibakukan dalam seluruh
fungsi dan tingkat dalam.

14. SISTEM PENGKODEAN

Terdapat empat sistem pengkodean yang digunakan, yaitu Pertama, Mnemonic
Coding sistem, kode ini memberikan petunjuk mengenai terlihat objek yang mewakili.
Kedua, Sistem pengkodean squence adalah jenis kode yang paling sederhana yang
memberikan nomor atau huruf dalam urutan. Ketiga, Sistem pengkodean blok
memberikan deret angka dalam urutan ke entitas atau peristiwa yang memiliki fitur
biasa. Dan Keempat Kode kelompok merupakan penyempurnaan dari kode blok dalam
menyediakan makna ditambahkan kepada pengguna.

BAB 6 PEMODELAN DATABASE DAN APLIKASI

Penggunaan teknologi dalam sebuah perusahaan, institusi ataupun organisasi mempunyai

peranan penting guna mencapai tujuan. Dimana suatu perusahaan dituntut untuk bekerja se-
efisien mungkin supaya bisa bertahan di atas kerasnya persaingan. Salah satu teknologi yang
harus dimiliki oleh sebuah perusahaan, institusi maupun organisasi adalah teknologi dalam
memproses data sehingga menjadi informasi yang beguna, teknologi yang dimaksud adalah
sistem pengolahan basis data atau database. Penggunaan database yang baik pada
perusahaan retail misalnya, mampu membantu seorang kasir bekerja lebih cepat ketika
mencari jumlah barang atau harga barang yang akan dijual. Begitupun dengan admin,
database mempermudah ketika pencarian stok persediaan, barang paling laku dan banyak
lagi yang lainnya.
Pengertian database adalah sekumpulan data yang sudah disusun sedemikan rupa dengan
ketentuan atau aturan tertentu yang saling berelasi sehingga memudahkan pengguna dalam
mengelolanya juga memudahkan memperoleh informasi. Selain itu adapula yang
mendefinisikan database sebagai kumpulan file, tabel, atau arsip yang saling terhubung yang
disimpan dalam media elektronik. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan
memanggil data tersebut disebut sistem manajemen basis data (database management
system).

1. KARAKTERISTIK DARI PENDEKATAN DATABASE

Berikut ini karakteristik dari pendekatan database adalah sebagai berikut:

14
a) Independensi Data
Adalah pemisahan data dari berbagai aplikasi yang mengakses dan memproses
data. Data Independence dicapai oleh para interposing perangkat lunak sistem
manajemen data-base (DBMS) antara data base dan para pengguna data (misalnya,
program aplikasi). Karena independensi data, program aplikasi tidak perlu
menentukan lokasi fisik dari struktur data yang direferensikan. Program-program
hanya perlu mengacu pada elemen data yang diperlukan oleh kemudian "melihat"
data dalam sebuah kamus on line dan mengambil data untuk program yang
digunakan. Sebagai tambahan untuk memisahkan data dari program aplikasi,
DBMS juga memisahkan pandangan logis data dari kompleksitas tampilan fisik.

b) Konsistensi Data
Setiap elemen dalam data base memiliki definisi standar dan karena itu konsisten
di semua aplikasi yang menggunakan elemen data. Proses input dan penyimpanan
data satu kali, disini data manajemen dimasukkan (input) sekali saja, disimpan
dalam lokasi tertentu dan dan tersedia untuk digunakan oleh berbagai aplikasi dan
pengguna. Fitur ini menjamin konsistensi data, penyimpanan meminimalkan
persyaratan, dan mengurangi pemasukan data dan proses pemeliharaan.
c) Integrasi Data
Penggabungan data ke dalam satu tempat penyimpanan. Pendekatan data-base
menyediakan pusat penyimpanan data untuk digunakan oleh berbagai pengguna
dan program aplikasi. Tidak seperti sistem yang berorientasi file, dengan banyak
file yang terpisah dan tidak terkait, pendekatan data-base menyediakan toko data
terpusat untuk (simultan) digunakan oleh banyak pengguna dan program aplikasi.
d) Berbagi Kepemilikan Data
Adalah karakteristik kepemilikan data bersama, semua data di dalam data-base
‘dimiliki oleh umum’ oleh para pengguna data. Jadi, akunting, marketing, dan
bagian produksi dapat menarik pada data-base yang sama. Berbagi kepemilikan
tidak berarti bahwa setiap pandangan logis pengguna termasuk dalam seluruh
skema dari data-base. Sebaliknya, pengguna biasa hanya membutuhkan akses ke
bagian dari skema yangmemungkinkan dia untuk memenuhi tanggung jawab yang
ditugaskan.
e) Manajemen Data Terpusat

15
 Database Manajemen System (DBMS) mengelola dan mengontrol akses ke semua
data di dalam sistem pada setiap saat ia berdiri menjaga data-base dan menyajikan
pandangan logic kepada para pengguna, program aplikasi.

2. PENGEMBANGAN DATABASE
Database dapat dibangun atau pengembangan database dilakukan untuk berbagai
macam tujuan. Dalam merancang dan membangun database perusahaan haruslah
memenuhi pertanyaan berikut:
a) Perspektif manajemen data seperti apa yang harus diadopsi?
b) Apa tujuan sistem yang diusulkan?
c) Sistem dan pengguna seperti apa yang akan menggunakan data tersebut?
d) Berapa banyak data akan disimpan pada awalnya dan di masa depan?
e) Berapa banyak akses (reads dan update) data yang akan terjadi pada setiap jam,
harian dan bulanan?
f) Bagaimana data diatur baik secara logis dan fisik untuk berfungsi atau membantu
para pengguna sistem?

3. TAHAPAN DALAM PENGEMBANGAN DATABASE

Terdapat 5 tahap dalam pengembangan database, yaitu:
a) Perencanaan adalah tahap pertama dalam pengembangan data-base, dimaksudkan
untuk mendefinisikan lingkup proyek dan memastikan kelayakan data base.
Dengan asumsi bahwa data base adalah layak secara teknis, kelayakan berfokus
pada (1) apakah yang data-base diusulkan memberikan benefit yang lebih besar
daripada biaya dan (2) apakah data-base dapat digunakan secara efektif.
b) Analisis adalah menggunakan rencana organisasi sebagai dasar, analis dapat
mempersiapkan luas, diagram tingkat tinggi dari keseluruhan susunan kegiatan
operasional perusahaan sebagai salah satu langkah dalam tahap analisis.
c) Desain rinci. Selama fase desain rinci, desain tingkat tinggi yang dibuat dalam
fase analisis selesai ke tingkat yang jauh lebih detail. Spesifikasi teknis
didokumentasikan untuk sistem, termasuk layout laporan, arus data, dan tata letak
layar.
d) Implementasi/ Pelaksanaan. Setelah aspek fisik data-base yang telah diputuskan,
data-base diimplementasikan. Proses ini meliputi loading data dari sumber data

16
 lain, mengembangkan struktur data pendukung seperti tabel, dan mendirikan
pemeliharaan rutin.
e) Pemeliharaan. Selama fase ini, modifikasi ke data-base mungkin diperlukan
dalam rangka untuk beradaptasi dengan perubahan dalam lingkungan bisnis atau
untuk meningkatkan kinerja sistem atau fitur baru.

4. PEMODELAN MELALUI DIAGRAM ENTITY-RELATIONSHIP (E-R)

Sebelum kita dapat membangun sebuah database, hal pertama yang perlu kita
lakukan adalah merancang struktur basis data tersebut. Jika basis data yang kita buat
tidak dirancang secara benar, maka data yang kita miliki akan kacau sehingga kita pun
akan kesulitan dalam mengelolanya. Dalam merancang suatu basis data kita pun harus
memodelkan data yang ada. Tujuannya agar dalam penyajian data menjadi lebih mudah
karena data yang lebih terstruktur, selain itu proses perancangannya pun akan menjadi
lebih mudah. Salah satu metode untuk merancang basis data adalah diagram E-R
(Entity-Relationship).
Terdapat 3 komponen dalam membuat diagram E-R (Entity-Relationship):
a) Entitas, entity (entitas) yaitu suatu obyek yang dapat dibedakan dari lainnya yang
dapat diwujudkan dalam basis data. Pengertian lainnya menurut Brady dan
Loonam (2010), entitas adalah objek yang menarik di bidang organisasi yang
dimodelkan.
Contoh : Mahasiswa, Kartu Anggota Perpustakaan (KAP), dan Buku.
b) Hubungan (Relationship), adalah hubungan antara dua jenis entitas dan
direpresentasikan sebagai garis lurus yang menghubungkan dua entitas.
Contoh : Mahasiswa mendaftar sebagai anggota perpustakaan (KAP), relasinya
adalah mendaftar.
c) Atribut, Atribut memberikan informasi lebih rinci tentang jenis entitas. Atribut
memiliki struktur internal berupa tipe data.

Komponen diatas tersebut digambarkan pada gambar 1 berikut ini:

17
Contoh Kasus:
Pada saat mendaftar menjadi anggota perpustakaan Fakultas, dicatatlah nama,
nomor mahasiswa dan alamat mahasiswa. Setelah itu mereka baru bisa meminjam buku
di perpustakaan. Buku-buku yang dimiliki perpustakaan banyak sekali jumlahnya. Tiap
buku memiliki data nomor buku, judul, pengarang, penerbit, tahun terbit. Satu buku
bisa ditulis oleh beberapa pengarang. Tentukan entitas, atribut dan relasi dari deskripsi
di atas, dengan menggambar ERD nya.
Jawab:
Entitas : Mahasiswa, KAP (Kartu Anggota Perpustakaan), Buku
Relasi : Daftar dan Pinjam
Atribut : Nama, no.mahasiswa, Alamat mahasiswa, No.buku, Judul, Penerbit dan tahun
terbit.
Gambar ERD dalam peminjaman buku di perpustakaan:

Menentukan Pokok/Kardinalitas Hubungan

18
 Kardinalitas adalah hubungan numerikal antara entitas dalam diagram E-R,
membantu menentukan hubungan yang diperlukan antara file atau tabel yang menyusun
database. Tiga tipe dari kardinalitas:
a) Hubungan one-to-one, ada ketika satu kejadian entitas berkaitan dengan satu dan
hanya satu kejadian dari hubungan entitas.

1 1 DEPARTEMEN /
MANAGER MENGELOLA
PERUSAHAAN

b) Hubungan one-to-many atau many-to-one, ada ketika satu entitas bisa memiliki
lebih dari satu kejadian dari hubungan entitas atau sebaliknya.

1 N
DEPARTEMEN
BEKERJA KARYAWAN
ATAU
PERUSAHAAN

N 1
DEPARTEMEN /
KARYAWAN BEKERJA
PERUSAHAAN

c) Hubungan many-to-many, ada ketika tiap-tiap hubungan entitas bisa memiliki lebih
dari satu kejadian.
N N
KARYAWAN BEKERJA PROJECT

5. STRUKTUR DATA RELASIONAL

Metode struktur data relasional dari desain data base menggunakan tabel untuk
menyajikan keseluruhan logical view dari data base. Tiap tabel juga disebut relation
merupakan struktur data dua dimensi yang berisi baris dan kolom yang menyajikan
kumpulan elemen data yang berkaitan. Meskipun tiap tabel independen satu sama lain,
data antara tabel bisa dengan mudah dihubungkan dengan menggunakan karakteristik
entitas yang umum. Contohnya: entitas konsultan berhubungan dengan entitas klien dan
entitas proyek dengan memasukkan nomer konsultan dalam kedua tabel.

Keuntungan  tabel mudah dipahami oleh pemakai nonteknik seperti manager dan
akuntan; strukturnya fleksibel; tidak perlu membangun kembali porsi
struktur untuk memasukkan hubungan baru.

19
 Kelemahan  tidak efisien (memerlukan storage space yang besar), tidak bisa
merespon pencarian dengan cepat; lebih redudancy (pengulangan)
dibanding struktur data base lain; waktu akses data lebih lambat maka
kurang cocok untuk aplikasi pemrosesan transaksi volume besar.

6. RELATIONAL DATABASE
Relational database sebenarnya adalah suatu konsep penyimpanan data terstruktur.
Teori relational database di kemukakan pertama kali oleh Dr. E.F. Codd.
Membangun Tabel Ganda dalam Relational Data Base
Terdiri dari tabel ganda dan tiap tabel tersusun atas baris dan dua atau lebih kolom
dengan kolom kunci utama menempati posisi paling kiri. Satu ciri dari kunci utama ini
adalah menyediakan keunikan bagi data dimana data itu berkaitan, maka tiap baris
dalam tabel (berisi nilai dari suatu kejadian) unik dan kolom (berisi atribut yang relevan
untuk entitas). Contoh: tabel konsumen berisi nomer, nama, alamat, dan saldo
konsumen.
Secara teknis, tabel-tabel itu harus dinormalisasi. Tabel normalisasi hanya berisi
atribut yang berkaitan dengan entitas tertentu yang disajikan oleh tabel, data diakses
dengan alat dari hubungan implisit dengan 2 tipe hubungan yaitu:
1) Foreign key, kunci utama dari satu tabel yang dimasukkan dalam kolom tabel lain
dan secara logika berkaitan dengan tabel pertama.
2) Relationship table juga dikenal sebagai tabel jembatan, menyediakan cross reference
karena berisi kunci utama dari kedua tabel. Relationship table diperlukan untuk
menyusun kembali hubungan many-to-many sebagai dua hubungan one-to-many
yang terpisah.

7. MENGAMBIL DATA DARI TABEL RELATIONAL

Salah satu fitur yang paling penting dari sebuah DBMS relasional adalah
kemudahan mengambil data yang disimpan. Selain fleksibilitas dari tabel yang
menyusun data base, kemudahan pencarian ini disebabkan oleh tiga fungsi-fungsi
manipulatif dan pangambilan. Fungsi-fungsi ini dilakukan oleh operator relasional.
Ketiga fungsi operator relasional yaitu:
a) SELECT : Fungsi ini menghasilkan tabel baru dan menampilkan hanya satu baris
dari tabel sumber yang mana kolom-kolomnya memenuhi kondisi yang ditentukan.
Contoh: Tabel Data Mahasiswa suatu Universitas yang dimana Baris 2 berisi nama

20
 mahasiswa a , alamat mahasiswa a, tempat tanggal lahir mahasiswa a, no hp
mahasiswa a.
b) PROJECT : Fungsi ini menghasilkan tabel baru dan menampilkan beberapa kolom
dari tabel sumber. Contoh: Tabel Data Pembayaran Mahasiswa. Kolom yang
ditampilkan misalnya kolom b yang berisi informasi tunggakan pembayaran spp
mahasiswa di bulan desember.
c) JOIN : Fungsi ini menghasilkan tabel baru dari dua atau lebih tabel sumber yang
setidaknya memiliki satu kolom umum. Tabel baru yang dihasilkan lebih lebar dari
satu atau dua tabel sumber karena mengandung semua kolom dari kedua tabel
sumber tersebut. Contoh: Ada dua tabel sumber yang pertama tabel data keuangan
mahasiswa dan yang kedua tabel data program studi. Dari dua tabel tersebut dapat
dihasilkan tabel baru yang memiliki informasi kedua tabel sumber tersebut.
Mahasiswa A sudah melunasi SPP dan sudah melakukan pengisian KRS.

8. STRUKTUR DATA LOGIKA YANG LAIN

Ada beberapa struktur data umum lainnya yang juga menyajikan asosiasi elemen
data yang berkaitan:

a) Tree Structure (Struktur Hirarki) : Menunjukkan hubungan hirarki antara data

tersimpan. Struktur pohon berisi nodes (catatan atau elemen data) dan paths
(petunjuk/pointer/referensi yang secara eksplisit menghubungkan satu file dengan
yang lain). Bersifat sederhana, cocok digunakan pada situasi yang fokus pada
entitas tunggal seperti karyawan, order kerja, item persediaan. DBMS dapat dengan
cepat mengakses data pada struktur ini.
b) Network Structure : Struktur jaringan juga membangun akses paths dan hubungan
antara data nodes yang eksplisit. Tidak seperti struktur pohon, struktur jaringan:
(a) memperbolehkan beberapa data node terhubung dengan node yang lain,
(b) memperbolehkan entry point lebih dibanding root node tunggal,
(c) membutuhkan paling tidak satu subordinate data node untuk mendapatkan
satu atau lebih owner node.
Struktur jaringan menawarkan struktur yang lebih realistis dari suatu hubungan
kompleks yang dialami oleh tipe perusahaan tertentu, akses ke berbagai macam
informasi dengan cepat, sulit didesain dan sulit digunakan dengan baik.

21
c) Object-Oriented Data-Base Structure : Strategi ini berdasar pada konsep
membangun sistem dari komponen yang bisa digunakan kembali yang disebut
objects. Objects adalah paket software yang berisi kumpulan data dan metode
yang berkaitan. Objek terdiri dari know things (objek memiliki data) dan do things
(objek memiliki fungsi). Class adalah kumpulan dari objek yang sama seperti
misalnya file merupakan kumpulan dari catatan yang sama. Kelas-kelas (classes)
dalam object-oriented data base terstruktur dalam hirarki. Superclass lebih tinggi
dari subclass. Struktur ini membutuhkan pemahaman dari tiga konsep berikut:
(a) inheritance/warisan: mekanisme dimana kelas-kelas bisa menggunakan metode
dan variabel (atribut entitas) dari semua kelas diatas mereka,
(b) encapsulation: teknik dimana data dipaket bersama-sama dengan prosedur yang
sesuai. (c) polymorphism: kemampuan menyembunyikan implementasi yang
berbeda yang bisa menyederhanakan komunikasi antara objek.

22