Manajemen Sumber Data

Sistem Informasi Manajemen

Bp.ST HARYONO,DRS.Msi

Disusun oleh :
Hilda Kusuma Berlani ( 141170174 )
M Fatchurrochman A ( 141170177 )
Yohanes Panjaitan ( 141170 )

PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL ‘VETERAN’
YOGYAKARTA
2019
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manajemen sumber data adalah aktivitas manajerial yang mengaplikasikan teknologi
sistem informasi seperti manajemen database, gudang data, dan alat-alat manajemen data
lainnya. Dalam tugas untuk mengelola sumber daya data organisasi, agar dapat memenuhi
kebutuhan informasi pihak-pihak yang berkepentingan dengan bisnis mereka.
Data yang terorganisir dengan baik dapat menghasilkan Informasi, pengorganisasian
data untuk mencegah terjadinya duplikasi yang tidak diperlukan. Data yang terorganisasi dan
saling berkaitan antara satu sama lainnya merupakan Basis data (database). Sedangkan untuk
mengelola dan mengorganisasikan database yang dibangun dalam suatu Sistem dibutuhkan
suatu pengelolaan database yang di sebut dengan sistem manajemen basis data (Database
management system – DBMS). DBMS merupakan sofware yang akan menentukan
bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diubah, diambil kembali, pengaturan mekanisme
pengamanan data, mekanisme pemakaian data secara bersama.
Sebelum era database, dalam manajemen data mengalami keterbatasan karena cara
pengaturan data dipenyimpanan sekunder. Usaha mula-mula untuk mengatasi kendala ini
meliputi penyortiran dan penggabungan file, pemprograman komputer yang ekstensif untuk
mencari dan mencocokkan catatan file, serta indeks file dan kaitan yang dibangun ke dalam
catatan data. Konsep database dibangun di atas indeks dan kaitan untuk mencapai suatu
hubungan logis antara beberapa file. Itulah mengapa dilakukan manajemen terhadap data,
yang sangat berpengaruh dalam suatu organisasi. Berikut ini akan dibahas apakah database
itu dan bagaimana memanajemen sumber data.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana pentingnya mengimplementasikan proses dan teknologi manajemen sumber data
dalam suatu organisasi?
2. Apa saja manfaat pendekatan manajemen sumber data untuk mengelola sumber data suatu
bisnis?
3. Bagaimana perangkat lunak manajemen basis data membantu dan mendukung pelaku bisnis?
C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pentingnya pengimplementasian proses dan teknologi manajemen sumber
data dalam suatu organisasi;
2. Mengetahui manfaat pendekatan sumber data untuk mengelola sumber data suatu bisnis;
3. Mengetahui cara perangkat lunak manajemen basis data membantu dan mendukung pelaku
bisnis.

BAB II
PEMBAHASAN
A. Manajemen Basis Data
Data merupakan sumber daya yang penting bagi organisasi yang perlu dikelola seperti
aset penting bisnis lainnya. Manajemen sumber daya data adalah sebuah aktivitas manajerial
yang mengaplikasikan teknologi sistem informasi dalam tugas untuk mengelola sumber daya
data organisasi. Tujuannya adalah agar dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak-pihak
yang berkepentingan dalam bisnis, baik pihak internal maupun pihak eksternal.
B. Dasar - Dasar Sumber Data
Sebelum kita membahas lebih jauh, mari kita lihat terlebih dahulu konsep-konsep dasar
tentang bagaimana data diorganisasikan dalam sistem informasi. Secara logika, data dapat
diatur ke dalam beberapa level data, yaitu:
1) Karakter
Merupakan elemen data yang paling dasar (dari sudut pandang pemakai), yang biasanya berupa
huruf/alfabet, angka/numerik, maupun simbol lainnya dalam bentuk tunggal.
2) Bidang
Merupakan sekumpulan karakter yang saling berhubungan. Secara spesifik, sebuah bidang
mewakili sebuah atribut (karakteristik atau kualitas) dari suatu entitas (obyek, orang, tempat,
atau kejadian). Sebagai contoh, gaji karyawan mendeskripsikan entitas
karyawan. Bidang dalam tabel database biasanya dibuat dalam bentuk kolom.
3) Catatan
Merupakan sekumpulan bidang yang mendeskripsikan atribut dari suatu entitas.Dengan kata
lain, catatan mewakili kumpulan atribut yang mendeskripsikan sebuah entitas tunggal.
Misalnya, catatan atas gaji seseorang terdiri dari atribut-atribut seperti nama, nomor karyawan,
dan besarnya gaji. Berdasarkan panjangnya, catatandibedakan menjadi dua jenis, yaitu fixed-
length records yang berisi data dengan jumlah dan panjang yang pasti, dan variable-
lengthrecords yang berisi data dengan jumlah dan panjang yang bervariasi. Catatan biasanya
berbentuk baris.
 4) Arsip
Merupakan kumpulan dari catatan yang saling berhubungan (sering disebut sebagai tabel). Ada
tiga macam klasifikasi arsip, yaitu:
1. Menurut kegunaan utamanya, seperti payroll file atau inventory file.
2. Menurut tipe datanya, seperti document file atau graphical image file.
3. Menurut umur datanya, seperti payroll master file dengan weekly transaction file.
5) Basis Data
Merupakan sekumpulan elemen data yang terintegrasi dan terhubung secara logik. Basis
data menggabungkan catatan-catatan menjadi suatu elemen yang tunggal. Data yang berada
di dalam basis data bersifat independen dari aplikasi yang menggunakan data tersebut dan
tidak terkait dengan tipe peralatan penyimpanan data. Basis data juga berisi berbagai elemen
data yang mendeskripsikan entitas dan hubungan antar entitas, serta menghubungkan catatan
yang disimpan dalam file-file terpisah.

C. Struktur Basis Data

Hubungan antar elemen data di dalam basis data didasarkan atas suatu struktur basis
data yang terdiri dari lima struktur :

1) Struktur Hierarkis
Membentuk hierarkis atau struktur seperti pohon. Dalam model hierarkis tradisional,
semua catatan saling bergantung dan disusun dalam struktur multilevel yang terdiri dari satu
akar catatan dan banyak level bawahan. Dengan kata lain, hubungan antar catatanadalah “satu
untuk banyak” (one-to-many) karena setiap elemen data hanya berhubungan dengan elemen
data di atasnya.

2) Struktur Jaringan

Struktur ini mewakili hubungan yang lebih kompleks dan masih digunakan oleh
beberapa mainframe DMBS. Pengembangan dari struktur hierarkis ini memungkinkan
hubungan pemetaan dari “banyak ke banyak” (many-to-many). Perlu diperhatikan, baik
 struktur hirarkis maupun struktur jaringan sudah tidak banyak digunakan dalam organisasi
sekarang ini.

3) Struktur Relasional

Struktur ini yang paling sering digunakan daripada tiga struktur lainnya. Berbentuk tabel-tabel
yang dikaitkan dengan suatu hubungan (relational). Model ini banyak digunakan dalam
software DBMS seperti MS Access. Struktur ini dapat menghubungkan berbagai elemen dari
berbagai tabel untuk keperluan end user.

4) Operasi Relasional
Terdapat tiga operasi dasar yang dapat diterapkan pada basis data relasional untuk
menciptakan seperangkat data yang berguna.
1. Pilihan Operasi
Dapat digunakan untuk membuat subsusunan dari catatan yang telah memenuhi kriteria yang
ada.
2. Penggabungan Operasi
Dapat digunakan untuk menggabungkan dua atau lebih table secara
temporer sehingga user dapat melihat data yang relevan dalam suatu bentuk tabel yang besar.
3. Operasi Proyek
Dapat digunakan untuk membuat subsusunan dari kolom yang terdapat dalam table
temporer dengan cara pilihan dan penggabungan operasi.
5) Struktur Multidimensional
Merupakan variasi dari model relational yang menggunakan struktur multidimensi untuk
mengorganisasi data dan menyajikan hubungan antar data. Setiap sel dalam struktur
multidimensional berisi data agregat mengenai elemen data serta masing-masing dimensinya.
Digunakan untuk memanipulasi data yang memiliki banyak hubungan. Struktur ini mendukung
aplikasi OLAP (Online Analytical Application).
6) Struktur Berorientasi Objek
Struktur ini dianggap sebagai salah satu kunci teknologi generasi baru dalam bidang
multimedia. Model ini juga mendukung pewarisan, maksudnya, objek-objek baru dapat dibuat
secara otomatis dengan mereplikasi beberapa atau semua karakteristik dari satu atau
lebih objek induk. Model OODBMS (Object Oriented DBMS) ini termasuk generasi baru yang
mendukung aplikasi multimedia berbasis web. Kemampuan melakukan pemangkasan
 memungkinkan model ini menangani data-data yang lebih rumit seperti gambar, grafik, dan
audio. Untuk data yang lebih rumit seperti web database, model ini jauh lebih efisien
daripada data relasional.
D. Pengembangan Basis Data
Organisasi-organisasi besar biasanya menyerahkan kontrol pengembangan database
perusahaan kepada database administators (DBA) dan spesialis database lainnya. Delegasi ini
memperbaiki integritas dan sekuritas terhadap database organisasi. Para pengembang database
menggunakan data definition language (DDL) dalam sistem manajemen database, seperti
Oracle 10 g atau IBM’s DB2 untuk mengembangkan dan menetapkan isi data, hubungan, dan
struktur dari setiap database, serta memodifikasi rincian database saat diperlukan. Informasi ini
dikatalogkan dan disimpan dalam database definisi dan rincian data yang disebut kamus
data atau gudang metadata.
Kamus data adalah sebuah katalog manajemen database atau petunjuk yang berisi
metadata. Kamus data ini mengandalkan komponen perangkat lunak khusus untuk mengatur
database definisi data, yakni metadata tentang struktur, elemen data, dan karakteristik database
organisasi lainnya.
Administrasi database dapat meminta kamus data untuk melaporkan keadaan dari
segala aspek metadata perusahaan. Beberapa kamus data aktif (lawan pasif) dapat menjalankan
definisi elemen data standar secara otomatis kapanpun end user dan program-program aplikasi
mengakses database organisasi.
E. Perencanaan Data dan Desain Basis Data
Proses perencanaan ini dimulai dari atas ke bawah. Para DBA awalnya bekerja sama
dengan manajer dari pengguna akhir untuk mengembangkan model perusahaan yang
mendefinisikan proses bisnis dasar suatu perusahaan. Kemudian, para end user harus
mengidentifikasi kunci elemen data yang diperlukan untuk menunjukkan aktivitas-aktivitas
bisnis tertentu.

ERD merupakan model grafis sederhana mengenai macam-macam file beserta hubungannya
yang terdapat dalam suatu sistem database. Pengguna akhir dan perancang basis dapat
menggunakan manajemen database atau perangkat lunak pemodalan bisnisguna membantu
mereka membuat model ERD tentang proses pembelian/penerimaan. Hal ini dapat membantu
dalam mengidentifikasi pemasok dan data produk yang diperlukan dengan menggunakan
software ERM (enterprise resource management) atau SCM (supply chain management).
 Setiap data model mendefinisikan hubungan logik antar elemen data yang dibutuhkan
untuk mendukung proses bisnis. Data model ini berfungsi sebagai kerangka kerja desain
logis (disebut skema dan subskema). Framework tersebut menentukan desain fisik (physical
design) dari database dan pengembangan program aplikasi untuk mendukung proses-proses
bisnis di organisasi. Perlu diingat bahwa data model menyajikan pandangan logik mengenai
data dan hubungan database.

F. Mengelola sumber data

Data merupakan sumber daya fital organisasi yang perlu dikelola seperti aset penting
bisnis lainnya. Di zaman ini tidak ada perusahaan yang dapat bertahan atau mencapai sukses
tanpa data yang berkualitas mengenai operasi internal mereka dan lingkungan eksternal. Itulah
sebabnya mengapa organisasi dan para manager perlu mempraktekkan manajemen sumber
data.
Manajemen sumber data merupakan aktivitas manajerial yang menerapkan sistem
teknologi informasi seperti manajemen database, data warehousing, dan data manajemen
lainnya sebagai alat untuk mengelola sumber data organisasi dalam memenuhi kebutuhan
informasi dari stakeholder mereka.
Database adalah susunan record data operasional lengkap dari suatu organisasi atau
perusahaan, yang diorganisir dan disimpan secara terintegrasi dengan menggunakan metode
tertentu sehingga mampu memenuhi informasi yang optimal yang dibutuhkan oleh para
pengguna

G. Jenis-Jenis Database
1) Basis Data Operasional
Database ini menyimpan data rinci yang diperlukan untuk mendukung operasi dari seluruh
organisasi. Mereka juga disebut subject-area databases (SADB), transaksi
database, dan produksi database. Contoh: database pelanggan, database pribadi, database
inventaris, akuntansi database.

2) Distribusi Basis Data

Dalam sebuah database terdistribusi, database disimpan pada beberapa komputer. Komputer-
komputer dalam sebuah sistem terdistribusi berhubungan satu sama lain melalui bermacam-
macam media komunikasi seperti high-speed buses atau telephone line.
 Keuntungan distributed database:
1. Pengawasan distribusi dan pengambilan data
Jika sejumlah site yang berbeda dihubungkan satu sama lain, lalu seorang pemakai yang berada
pada satu site dapat mengakses data yang tersedia pada site lain.Sebagai contoh : sistem
distribusi pada sebuah bank memungkinkan seorangpemakai pada salah satu cabang dapat
mengakses data cabang lain.
2. Reliability dan availability
Sistem distribusi dapat terus menerus berfungsi dalam menghadapi kegagalan darisite individu
atau mata rantai komunikasi antar site. Misal : jika site-site gagal dalam sebuah sistem
distribusi, site-site lainnya dapat melanjutkan operasi jika data telah direplikasi pada beberapa
site.
3. Otonomi lokal
Pendistribusian sistem mengizinkan sekelompok individu dalam sebuah perusahaan untuk
melatih pengawasan lokal melalui data mereka sendiri. Dengan kemampuan ini dapat
mengurangi ketergantungan pada pusat pemrosesan.
4. Efisien dan fleksibel
Data dalam sistem distribusi dapat disimpan dekat dengan titik di mana datatersebut
dipergunakan. Data dapat secara dinamik bergerak atau disalin, atau salinannya dapat dihapus.
5. Perlindungan terhadap data-data yang berharga
Jika lokasi penyimpanan data terdistribusi, tidak terletak disatu tempat, makaprobabilitas rusak
atau hilangnya data karena hal-hal yang tidak diharapkan dapat
dihilangkan,misalnya hilangnya data karena terjadi kebakaran,atau kerusakanmedia
penyimpanan.
Kerugian distributed database :
1. Harga software yang mahal
Hal ini disebabkan sangat sulit untuk membuat sistem database distribusi
2. Kemungkinan kesalahan lebih besar
Site-site yang termasuk dalam sistem distribusi beroperasi secara paralel sehingga menjadi
lebih sulit untuk menjamin kebenaran dari algoritma. Adanya kesalahan mungkin tak dapat
diketahui.
3. Biaya pemrosesan tinggi
Perubahan pesan-pesan dan penambahan perhitungan dibutuhkan untuk mencapai koordinasi
antar site. Dalam memilih sebuah disain untuk sistem database, perancang harus mengimbangi
keuntungan dan kerugian dari database terdistribusi.
3) Eksternal Basis Data
Database ini menyediakan akses ke eksternal, tersedia untuk pengguna akhir dan organisasi
dari layanan komersial. Akses ke kekayaan informasi dari database eksternal tersedia dengan
biaya dari layanan online komersial atau tanpa biaya dari banyak sumber di Internet. Misalnya :
search engine seperti google,yahoo,dll.

4) Basis Data Hipermedia

Hypermedia database merupakan kumpulan dari halaman-halaman multimedia yang saling
berhubungan di sebuah situs web. Mereka terdiri dari home page dan halaman hyperlink lain
dari multimedia atau campuran media seperti teks,grafik, gambar foto, klip video, audio dll.

H. Data Warehouse
Data Warehouse menyimpan berbagai data yang telah diekstraksi dan diambil dari
berbagai database operasional, database eksternal dan database organisasi lainnya. Data telah
diubah dan dikatalogkan agar nanti bisa dipakai oleh manager dan praktisi bisnis lainnya untuk
penambangan data dan analisis data bisnis.

I. Data mining
Merupakan penggalian data yang tidak dapat diperoleh melalui pelaporan dan dianalisis
untuk mengungkap pola dan hubungannya tersembunyi dalam aktivias bisnis yang telah
lalu. Hal ini dipakai untuk membantu manajemen mengambil keputusanmengenai perubahan
strategis dalam operasi bisnis untuk mencari peluang keunggulan kompetetif baru.
Manfaat Data Mining :
1) Melakukan analisis berbasis pasar, untuk mengidetifikasikan paket produk
2) Menemukan akar dari masalah kualitas atau produksi
3) Mencegah penurunan pelanggan atau mendapat pelanggan baru
4) Penjualan lintas pelanggan yang telah ada
5) Mendapatkan gambaran yang lebih akurat tentang pelanggan
J. Pemrosesan File secara Tradisional
File-file bersifat independen dalam sebuat catatan/record. Setiap file digunakan oleh
aplikasi yang berbeda.

Masalah-masalah yang dihadapi :

1) Data Redundancy (Penumpukan data)
2) Kurangnya integrasi data
3) Ketergantungan data
4) Ketidakkonsistenan data dan masalah keamanan data
K. Pendekatan Manajemen Basis Data
Masalah pada pemrosesan file secara tradisional dicoba diatasi oleh pendekatan
database management system (DBMS). Di sini, data dikonsolidasikan yang sebelumnya berada
dalam file-file terpisah. DBMS berfungsi sebagai interface software antara pemakai dan
database. DBMS adalah software utama dalam pendekatan manajemen database.Software
ini mengendalikan pembuatan, pemeliharaan dan penggunakaan databaseorganisasi
dan end users. Contoh DBMS software yatiu MS. Access, Lotus Approach dan Corel
Paradox. Database ini bisa dikelola di PC , server jaringan ataupun web.

End user menggunakan database untuk meminta informasi dari database dengan
menggunakan fitur query atau report generator. Bahasa permintaan standar internasional yang
digunakan dalam DBMS adalah SQL (Structured Query Languange). Namunadakalanya
bahasa SQL sukar dimengerti/digunakan oleh end user sehingga digunakalah bahasa natural
dan GUI (Graphical user interface) dengan tunjuk dan klik yang lbh user friendly. GUI dan
bahasa natural ini diterjemahkan oleh software ke SQL.
DBMS juga menyediakan utilitas untuk pemeliharaan database. Selain itu DBMS
berperan penting dalam pengembangan aplikasi. Para sistem analis dan pengembang aplikasi
menggunakan bahasa pemrograman 4GL untuk mengembangkan program aplikasi khusus
tampilan form, report atau web page.
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Makalah ini membahas mulai dari pengertian manajemen database, yaitu sebuah
aktivitas manajerial yang mengaplikasikan teknologi sistem informasi dalam tugas untuk
mengelola sumber daya data organisasi, dimana hal ini dilakukan dengan tujuan agar dapat
memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak-pihak yang berkepentingan dalam bisnis, baik
pihak internal maupun pihak eksternal. Kemudian sumber data itu sendiri terbagi lagi menjadi
lima level, meliputi karakter, catatan, bidang, arsip, dan terakhir adalah Basis data.
Hubungan antar elemen data di dalam basis data didasarkan atas suatu struktur database
(Database Structure) yang terdiri dari lima struktur, yakni struktur hirarkis (hierarchical
structure), struktur jaringan (network structure), struktur relasional (relational structure),
struktur multidimensional (multidimensional structure), dan struktur berorientasi objek
(object-oriented structure).
Organisasi-organisasi besar biasanya menyerahkan kontrol pengembangan database
perusahaan kepada database administators (DBA) dan spesialis database lainnya. Delegasi ini
memperbaiki integritas dan sekuritas terhadap database organisasi. Para pengembang database
menggunakan data definition language (DDL) dalam sistem manajemen database. Informasi
ini dikatalogkan dan disimpan dalam database definisi dan rincian data yang disebut kamus
data atau gudang metadata.
Ada pun yang disebut dengan perencanaan dan desain database yang dimulai dari atas
ke bawah. Dalam pembuatannya, kita dapat menggunakan ERD, yaitu suatu model
grafis sederhana mengenai macam-macam file beserta hubungannya yang terdapat dalam suatu
sistem database.
Data modelling process mendefinisikan hubungan logik antar elemen data yang
dibutuhkan untuk mendukung proses bisnis. Pengelolaan sumber data sangat penting bagi
perusahaan karena di zaman ini tidak ada perusahaan yang dapat bertahan atau mencapai
sukses tanpa data yang berkualitas mengenai operasi internal mereka dan lingkungan eksternal.

Data Warehouse menyimpan berbagai data yang telah diekstraksi dan diambil dari
berbagai database operasional, database eksternal dan database organisasi lainnya. Di
dalamnya adalah yang disebut dengan datamart yang berisi kumpulan kecil data dari gudang
 data yang berfokus pasa aspek-aspek tertentu dalam perusahaan. Sedangkan Data Mining
merupakan penggalian data yang tidak dapat diperoleh melalui pelaporan dan dianalisis untuk
mengungkap pola dan hubungannya tersembunyi dalam aktivias bisnis yang telah lalu.
Beberapa solusi yang diberikan Data Mining antara lain menebak target pasar; melihat pola
beli dari waktu ke waktu; cross-market analysis; profil pelanggan; dan information summary.
Pemrosesan file secara tradisional adalah suatu pemrosesan file yang bersifat
independen dalam sebuat catatan/record. Setiap file digunakan oleh aplikasi yang berbeda.
Namun proses tradisional ini memiliki kelemahan, di antaranya adalah Data Redundancy
(penumpukan data), kurangnya integrasi data, ketergantungan data, dan ketidakkonsistenan
data serta masalah keamanan data.
Masalah pemrosesan file secara tradisional dapat diatasi melalui pendekatan
manajemen data yang disebut dengan Database Management System (DMBS). DMBS adalah
software utama dalam pendekatan manajemen database. Software ini mengendalikan
pembuatan, pemeliharaan dan penggunakaan database organisasi dan end users. Ada pun yang
disebut dengan Database Interrogation, dimana end user menggunakan database untuk
meminta informasi dari database dengan menggunakan fitur query atau report generator.
B. Kritik dan Saran
Demikian pembahasan mengenai sistem manajemen sumber daya data (Data Resources
Management System) dalam makalah ini. Namun, meskipun penulis telah berusaha untuk
melengkapi makalah ini dari berbagai sumber dan prana luar, makalah ini tetap masih jauh dari
kesempurnaan. Oleh karena itu, segala kritik dan saran akan kami terima dengan tangan terbuka
demi menunjang kesempurnaan makalah ini di masa yang akan datang.

DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, James A., George Marakas. Management Information System, 10th
Edition. McGraw-Hill: NewYork.