MODUL IV

Sistem Informasi Manajemen (2 sks)

MATERI KULIAH :
Menggambarkan pengaksesan data dari pemanggilan (retrieval) kulminasi
dari kegiatan pengolahan data. Mengenal isi dari manajemen data
bagaimana data diorganisasikan, disimpan, diakses dan digunakan.
Mengenal bagaimana konsep database berkembang dan pengaruhnya pada
pemrosesan komputer. Mengetahui apa itu sistem manajemen basis data
(DBMS), fungsinya dan cara penggunaannya. Memiliki pengertian yang lebih
baik mengenai peran pengelola database. Mengetahui keuntungan dan
kerugian penggunaan DBMS untuk mengelola database.

DATABASE DAN MANAJEMEN DATABASE

Oleh : Ir. Endang Sri Rahayu, M.Kom.

Para manajer selayaknya memahami baik sifat konvensional maupun

organisasi file data base guna menjamin sistem data base, yang apabila
diperlukan dapat diterapkan sedemikian sehingga dapat memberi manfaat
langsung bagi para manajer maupun personil pengelola data.

FILE-FILE DATA : KUNCI MENUJU

PEMANFAATAN INFORMASI DATA DAN
EFISIENSI PEMROSESAN

Tujuan Utama dari sistem informasi adalah penyediaan informasi untuk

berbagai tujuan kegiatan manajerial dan penyediaan informasi yang
______________________________________________________________
Sistem Informasi Manajemen / FTI / Universitas Jayabaya / 2004 / Modul ke 4 / Hal. 1
diperlukan dalam berbagai tingkat operasi di dalam organisasi. Dalam hal
penyediaan informasi ini yang perlu diperhatikan adalah :

1. Data harus didapat diakses dan dikeluarkan dengan mudah dari sistem
komputer
2. Setelah dikeluarkan hendaknya data dapat diproses dengan cepat;
berkaitan dengan itu data hendaknya dapat diproses dengan efisien

Sebenarnya fokus permasalahan dan aktifitas pemrosesan data dan sumber

data adalah meningkatkan kemampuan pengaksesan, pemanggilan, dan
pemrosesan data dengan cepat dan efisien ketika data tersebut dipanggil.
Bagaimana fungsi pengolahan data diorganisasi, sumber daya manusia
dikembangkan untuk melayani sistem pengolahan data. Penyediaan piranti
pemrosesan, serta piranti lunak program dituliskan dan diperoleh, semuanya
dilakukan dalam mencapai tujuan tersebut. Hal demikian dtunjukkan dalam
gambar 4.1.

Tujuan Fokus Hasil yang dicari

Pengaksesan, Kegunaan pengaturan

Organisasi bagi manajerial dan
pemrosesan data pemanggilan, dan
pemrosesan data operasional
Manusia
Peralatan
Software

Gambar 4.1. Fokus pada Akses, Pemanggilan dan Pemrosesan Data

Faktor terpenting yang paling mempengaruhi pengaksesan, pemanggilan dan

pemrosesan data adalah organisasi file data. Lebih jauh, bab ini membahas
organisasi file data. Yang dimaksud dengan Organisasi File ialah
penstrukturan file yang berisi data dan sistem alamat yang memudahkan
pengaksesan dan penggantian data dari file data tersebut. Topik organisasi
Organisasi File Data ini sangat penting bagi mahasiswa karena topik ini
memberikan pengertian tentang bagaimana informasi digunakan oleh sistem
komputer. Selain itu, topik ini memberikan pengertian tentang perubahan-
perubahan yang kadang-kadang harus dilakukan terhadap file data agar data-
data dapat digunakan dengan cepat. Pemahaman yang lebih dalam terhadap
topik yang ini juga akan memudahkan mahasiswa untuk memahami, bahwa
mengubah struktur file data dapat menyulitkan dan sebaiknya dihindari.

Ada dua kelompok umum organisasi file data yang masing-masing kelompok
terbagi kedalam beberapa tipe struktur file tertentu. Kelompok pertama
disebut Organisasi File Konvensional dan kelompok kedua disebut
______________________________________________________________
Sistem Informasi Manajemen / FTI / Universitas Jayabaya / 2004 / Modul ke 4 / Hal. 2
Organisasi Data Base. Penjelasan lebih lanjut tentang tipe-tipe khusus dari
organisasi ini akan dibahas dalam bab ini
Baik organisasi file konvensional maupun data base keduanya telah
digunakan secara luas. Organisasi file data base dikembangkan, sehingga
untuk selama dua dekade sistim organisasi konvensional ini menjadi satu-
satunya sistim yang ada. Dengan sistim ini, umumnya hanya ada satu atau
beberapa file per sistim dan masing masing file di proses oleh program
aplikasinya sendiri- sendiri. Contohnya,mungkin hanya ada sebuah file data
untuk satu sistim penggajian dan beberapa program terapan tertentu
program daftar gaji yang memproses data dalam file penggajian tersebut.
Bagaimanapun juga, program program yang bukan program daftar gaji tidak
dapat mengakses data yang ada dalam file penggajian tersebut.

Organisasi file sekuensial

Dalam file yang ditata secara berurutan (sekuensial), setiap rekord disimpan
dalam urutan tertentu, umumnya dalam urutan numerik atau alfabet.
Biasanya file data pertama dari rekord berisi tipe data yang menjadi dasar
pengurutan, inilah yang disebut kunci utama, yang dihubungkan dengan
sederetan nomor rekening atau dengan sistem pengkodean input lainnya
sehingga dimungkinkan data input memperbarui file yang sudah ada.
Misalnya, jika file pertama dari sebuah rekord berisi file nomor pelanggan,
dan kunci utama adalah nomor pelanggan, semua data tentang transaksi
para pelanggan yang dicatatkan ke dalam file akan didata dengan menjadikan
terlebih dahulu nomor pelanggan sebagai file pertama dari rekord tersebut.

Pemrosesan terhadap file sekuensial dilakukan dengan memperhatikan

urutan rekord yang sudah ada. Rekord-rekord yang baru dari file data harus
disisihkan diurutan yang tepat dalam file tersebut dan transaksi-transaksi
yang akan diproses dalam rekord-rekrd file harus disusun dalam urutan yang
benar seperti urutan rekord dalam file. Tentu saja program-progran komputer
secara otomatis menempatkan rekord baru dalam urutan, dan program-
program lain. Mengurut transaksi-transaksi menurut urutan yang benar.

Rekord-rekord dalam file sekuensial diproses secara berurutan setiap kali

dilakukan pembacaan dan pembaruan, dimulai dari rekord pertama, lalu
kedua, dan seterusnya. Contoh, jika rekord pertama adalah rekening
pelanggan Bapak Harun (A.A. Ron) dan Ibrahim (Abraham), dengan selisih
pendapatan dan pengeluaran adalah sebesar $10 dan transaksi penjualan
kredit yang masih dalam proses adalah $5, maka komputer segera akan
mencatat, membaca rekord Pak Harun, mencatat selisih sebesar $10 dan
menambahkan rincian transaksi yang beru ke dalam rekord, menambahkan
selisih $5 dan akhirnya mengubah selisih pendapatan dan pengeluaran pak
Harun dari $10 menjadi $15 jadi terhadap data transaksi penjualan kredit

______________________________________________________________
Sistem Informasi Manajemen / FTI / Universitas Jayabaya / 2004 / Modul ke 4 / Hal. 3
yang terjadi maka rekord dalam urutan berikutnyalah yang akan dibaca dan
diperbarui.

Organisasi file sekuensial biasa dilaksanakan bersama-sama pemrosesan

batch. Pemrosesan batch terjadi jika transaksi sejenis terkumpul menjadi
kelompok, yang tersusun ke dalam urutan yang sama dengan file yang akan
diproses bersamanya, dan selanjutnya diproses secara berkelompok.
Pemrosesan secara batch dapat menggunakan sistem komputer secara
efisien asalkan transaksi-transaksi itu telah disusun (disortir) kedalam urutan
yang sama dengan file, sebab transaksi-transaksi dapat diproses dengan
sangat cepat menurut urutan file. Terdapat sejumlah program untuk mensortir
dan pensortiran dapat dilakukan dengan komputer atau dapat dilakukan
dengan off-line, sebagaimana dengan sistem papan kunci ke disk (keyboard
to disk). Pemrosesan data secara sekuensial tidak efisien jika hanya satu
atau sebagian kecil rekord saja yang diakses berkali-kali dan pada
kenyataannya jarang orang memerlukan pemrosesan sekuensial terhadap
sebagian besar rekord dalam file. Pemrosesan juga tidak efisien jika sesuatu
rekord tertentu merujuk pada rekord dan untuk diproses selanjutnya sebagai
contoh. Jika rekord urut ke 900 menunjukkan bahwa jumlah potongan harga
pelanggan tersebut berdasarkan atas jumlah yang dibelinya dan oleh orang
tuanya, sedangkan disisi lain, data yang dibeli oleh orang tuanya terdapat di
rekord ke 300.

File-file sekuensial kadang-kadang disebut dengan file rata (flat files), sebab
file tersebut tidak memungkinkan adanya keterkaitan hubungan antara rekord,
sehingga sebuah rekord tidak dapat dengan tepat merujuk pada data
tambahan yang terdapat pada rekord lainnya tanpa harus membaca rekord
dari disk atau jalur (track) yang berbeda pada disk selama pemrosesan.
Contoh, kasus diatas meununjukkan situasi ini. File sekuensial berindeks
(indexed sekuensial files) dan file pengaksesan langsung (direct access file)
juga termasuk dalam kelompok flat files ini.

DATA BASE : SEBUAH TINJAUAN

Dikarenakan masalah-masalah yang timbul dalam pemrosesan file data

konvensional seperti dibahas dalam bagian sebelumnya, para personil
pemroses data telah berupaya untuk menyingkat penggabungan file data dan
kegiatan pemrosesan data. Banyak dari usaha yang mengotomatisasi
penggabungan file fungsional telah membantu menciptakan organisasi file
berbagi teknologi lain yang lewat pemanduan tersebut berhasil melahirkan
______________________________________________________________
Sistem Informasi Manajemen / FTI / Universitas Jayabaya / 2004 / Modul ke 4 / Hal. 4
konsep data base. Data base yang muncul adalah merupakan gejala
teknologi yang dimaksudkan untuk memperbaiki kegiatan pemrosesan data.
Sedang sekarang bagaimanapun juga data base telah berhasil maju melebihi
fase teknologinya yang dulu pernah diakui kehandalannya untuk
menyelesaikan pekerjaan manajemen. Malahan, kelebihan utama yang
muncul dari konsep data base adalah pada penggunaannya dalam bidang
manajerial.

Perbaikan atas pengaksesan data dianggap sebagai informasi kunci tentang

kemanfaatannya baik untuk aktifitas manajerial maupun operasional.
Pengaksesan dapat ditingkatkan lebih jauh dengan cara penggunaan
teknologi data base. Daya pengaksesan yang meningkat ini sangat
menguntungkan bagi para manajer personalia atau usaha yang mengerjakan
aktifitas operasional dan personalia pemrosesan data yang harus mengakses
data sesuai dengan pekerjaan mereka sendiri sebagai bagian dari
pelayanannya terhadap manajer dan fungsi-fungsi administratif.
Pengaksesan data yang lebih handal akan meningkatkan aktifitas pelaporan
rutin dan aktifitas penyelidikan file rutin (yang dimaksud penyelidikan ialah
pemeriksaan atas suatu file untuk menemukan informasi tertentu, seperti
misalnya neraca pelanggan). Dan juga pelaporan tidak rutin (pelaporan untuk
suatu maksud tertentu) dan penyelidikan tidak rutin. Lebih jauh pelaporan ini
dan juga aktifitas penyelidikan menjadi lebih handal untuk situasi yang
memerlukan data dari suatu bagian fungsional dan sebagaimana juga dari
berbagai bagian fungsional (seperti personalia, produksi dan penggajian) dan
ini memberi keuntungan bagi para manajer, administrator dan para pemroses
data.

Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi,

diorganisasikan dan disimpan dengan suatu cara yang memudahkan
pengambilan kembali. Banyak file perusahaan dapat terintegrasi secara
logis. Integrasi logis dari record-record dalam banyak file ini disebut konsep
database.

HIRARKI DATA

Perusahaan secara tradisional mengorganisasikan data mereka dalam suatu

hirarki yang terdiri dari elemen, catatan (record) dan file.

Hirarki data tradisional : File Record Field Elemen Data

______________________________________________________________
Sistem Informasi Manajemen / FTI / Universitas Jayabaya / 2004 / Modul ke 4 / Hal. 5
 Elemen Data (data element) adalah unit data terkecil, tidak dapat dibagi
lagi menjadi unit-unit yang berarti. Dalam catatan gaji, elemen data
berupa nama, nomor jaminan sosial, upah perjam dan jumlah tanggungan.
Record terdiri dari semua elemen data yang berhubungan dengan suatu
obyek atau kegiatan tertentu. Misalnya, ada catatan yang menjelaskan
tiap jenis persediaan dan penjualan.
File adalah kumpulan data record yang berhubungan dengan suatu
subyek tertentu. Misalnya, file pesanan pembelian terbuka menjelaskan
pesanan pembelian yang telah dipesan ke pemasok namun belum
diterima.

PENGOLAHAN DATA

Terdapat dua cara utama untuk mengolah data :

1. Pengolahan Batch

Pengolahan batch mencakup pengumpulan semua transaksi dan pemrosesan

sekaligus, dalam batch.

Yang menentukan jenis pemrosesan adalah jenis aplikasi perusahaan. Jika

pemrosesan tidak perlu dilakukan ketika terjadi transaksi, pengolahan batch
dapat digunakan. Sistem gaji adalah contoh aplikasi pengolahan batch.

Kelemahan utama pengolahan batch adalah kenyataan bahwa file baru

menjadi mutakhir setelah dilakukan siklus harian. Ini berarti manajemen tidak
selalu memiliki informasi paling mutakhir yang menggambarkan sistem fisik.

2. Pengolahan Online

Pengolahan online mencakup pengolahan transaksi satu persatu, kadang

pada saat transaksi itu terjadi transaksi lain. Karena pengolahan online
berorientasi transaksi, istilah pemrosesan transaksi sering digunakan.
Pengolahan online dikembangkan untuk mengatasi masalah file yang
ketinggalan jaman. Terobosan teknologi yang memungkinkan pengolahan
online adalah penyimpanan piringan magnetik.

______________________________________________________________
Sistem Informasi Manajemen / FTI / Universitas Jayabaya / 2004 / Modul ke 4 / Hal. 6
Sistem Realtime

Istilah realtime sering digunakan berhubungan dengan sistem komputer.

Sistem realtime adalah suatu sistem yang mengendalikan sistem fisik.
Sistem ini mengharuskan komputer merespons dengan cepat pada status
sistem fisik.

MANAJEMEN DATA

IRM (Information Resources Management) adalah keseluruhan usaha

perusahaan untuk menciptakan dan memelihara sumber daya informasi.
Karena data adalah sumber daya, maka perlu dikelola, dan proses ini disebut
manajemen data. Manajemen data adalah bagian IRM yang mencakup
semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya data perusahaan
akurat, mutakhir, aman dari gangguan dan tersedia bagi pemakai.

Kegiatan manajemen data :

Pengumpulan data
Integritas dan pengujian
Penyimpanan
Pemeliharaan
Keamanan
Organisasi
Pengambilan

KEBANGKITAN ERA DATA BASE

Pada tahun-tahun awal komputer, para pemakai terkendala dengan cara

pencatatan data pada medium penyimpanan. Record-record pita magnetik
harus diproses secara berturutan, dan sukar untuk mengintegrasikan isi file-
file terpisah.

Para spesialis informasi mencari cara memecahkan permasalahan yang

disebabkan oleh cara pengorganisasian data secara fisik, dan usaha mereka
mengarah keorganisasi logis. Organisasi logis (logical organization)
mengintegrasikan data dari beberapa lokasi fisik yang berbeda dan
merupakan cara pemakai melihat data. Contohnya, seorang manajer melihat

______________________________________________________________
Sistem Informasi Manajemen / FTI / Universitas Jayabaya / 2004 / Modul ke 4 / Hal. 7
bahwa semua informasi pada suatu laporan memiliki integrasi logis walau
datanya mungkin diambil dari beberapa file yang terpisah secara fisik.
Organisasi fisik (physical organization), sebaliknya merupakan cara komputer
melihat data sebagai file-file terpisah.

Tugas spesialis informasi adalah menyediakan organisasi logis yang

diperlukan oleh pemakai atas kendala pada organisasi fisik. Berbagai teknik
dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut dengan
menggunakan integrasi logis.

Integrasi logis dalam suatu file

Dua pendekatan memungkinkan record-record pada suatu file dipilih

berdasarkan karakteristiknya daripada kuncinya. Pendekatan ini disebut
inverted file dan linked list.

Inverted File
Adalah suatu file yang disimpan dalam suatu urutan tertentu, tetapi suatu
indeks yang menyertainya memungkinkan record-record dari file itu dipilih
dalam urutan yang berbeda.

Linked List
Gambar 4.2 menunjukkan filed yang berisi link atau pointer yang
menghubungkan semua record dari setiap pegawai. File yang berisi link field
disebut linked list.

Alamat Nama Informasi Pekerjaan Field Pointer

Rekord pegawai
1010 Badu Amir
1011 Barnas Akuntan 14571
1012 Barker
1013 Budi Admin.
6507 Jaya
6508 Jumala Admin
14571 Nida Akuntan 17748
14572 Norman Admin
17744 Sarta
17748 Sasi Akuntan

Gambar 4.2 Linked List

______________________________________________________________
Sistem Informasi Manajemen / FTI / Universitas Jayabaya / 2004 / Modul ke 4 / Hal. 8
 MENCIPTAKAN DATA BASE

Penciptaan database mencakup 3 langkah utama :

1. Menentukan kebutuhan data

Kebutuhan data adalah langkah kunci mencapai CBIS. Dua pendekatan

dasar :
Pendekatan berorientasi proses / masalah (model proses)
Pendekatan model perusahaan

2. Menjelaskan data

Setelah elemen data yang diperlukan ditentukan, maka elemen data tersebut
dijelaskan dalam bentuk kamus data (data dictionary). Kamus data adalah
adalah suatu ensiklopedia dari informasi yang berkenaan dengan data
perusahaan.

Sistem Kamus data

Data Description Language (DLL). Setelah kamus data dibuat, penjelasan
harus dimasukkan ke dalam DBMS. DBMS menyertakan DLL yang
digunakan untuk menjelaskan data. DLL menggunakan kamus data untuk
menghasilkan skema.

Skema bukanlah data tetapi penjelasan data. Skema biasanya menentukan

atribut atau karakteristik data seperti :
Nama elemen data
Alias (nama lain dari elemen data)
Jenis data (angka, abjad, dll)
Jumlah posisi
Jumlah posisi desimal
Berbagai aturan integritas data

3. Memasukkan data

Setelah skema dan subskema dibuat, data dapat dimasukkan ke dalam

database. Hal ini dapat dilakukan dengan mentik data langsung ke dalam
DBMS, membaca data dari pita atau piringan, atau men-scan data secara
optis. Data siap untuk digunakan setelah berada dalam database.

______________________________________________________________
Sistem Informasi Manajemen / FTI / Universitas Jayabaya / 2004 / Modul ke 4 / Hal. 9
 PENGELOLA DATA BASE

Seorang spesialis informasi yang bertanggung jawab atas database disebut

pengelola database (database administrator), DBA. Tugas DBA terbagi
dalam 4 bidang utama :
1. Perencanaan database
2. Penerapan database
3. Operasi database
4. Keamanan database

MENEMPATKAN DATABASE DAN DBMS DALAM

PERSPEKTIF

DBMS memungkinkan untuk menciptakan database dalam penyimpanan

akses langsung komputer, memelihara isinya dan menyediakan isi tersebut
bagi pemakai tanpa pemrograman khusus yang mahal.

Ketika perusahaan atau pemakai individu memutuskan apakah akan

menggunakan suatu DBMS, keuntungan dan kerugiannya harus
dipertimbangkan :

Keuntungan DBMS
Mengurangi pengulangan data
Mencapai independensi data
Mengintegrasikan data dari beberapa file
Mengambil data dan informasi secara cepat
Meningkatkan keamanan

Kerugian DBMS
Memperoleh perangkat lunak mahal
Memperoleh konfigurasi perangkat keras yang besar
Mempekerjakan dan mempertahankan staf DBA

Database terkomputerisasi maupun DBMS bukanlah prasyarat mutlak untuk

pemecahan masalah. Namun, mereka memberikan dasar-dasar penggunaan
komputer sebagai suatu sistem informasi dan pemakai.

______________________________________________________________
Sistem Informasi Manajemen / FTI / Universitas Jayabaya / 2004 / Modul ke 4 / Hal. 10
Diskusi :

1. Apa yang membedakan sistem realtime dan online ?

2. Apakah dua cara utama pendekatan data ?
3. Apakah dua pendekatan dasar untuk menentukan kebutuhan data ?
4. Apakah data yang disimpan dalam komputer harus dianggap database ?
5. Apa yang dimaksud dengan pengorganisasian secara fisik ?
pengorganisasian logis ?
6. Penyortiran data sebaiknya memanfaatkan pengolahan jenis yang mana
(pengolahan batch atau pengolahan online) ?

Reference:

http://caplin.cs.ui.ac.id/kuliah/IKI30410
McLeod, Raymond, Management Information System, 6th ed., Prentice
Hall, 1995
McNurlin, Barbara C.,; Sparague, Ralph H Jr, Information Systems
Management in Practice, 4th ed., Prentice Hall, 1998
Jogiyanto HM, Akt., MBA, Ph.D., Analisis & Desain, Sistem Informasi :
Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, edisi kedua, cet.
2, Penerbit Andi Yogyakarta, 2001

______________________________________________________________
Sistem Informasi Manajemen / FTI / Universitas Jayabaya / 2004 / Modul ke 4 / Hal. 11