Ringkasan Materi

Pemrosesan Transaksi dan Enterprise Resource Planning (ERP)

Referensi : Marshall B.Romney, Paul John steinbart; Sistem Informasi Akuntansi edisi 13
James A Hall; Introduction to Accounting Information System Edisi 7.

Transaksi adalah perjanjian antara 2 entitas untuk melakukan pertukaran (give-get

exchange) barang/jasa/kejadian lain yang dapat diukur dari segi ekonomi oleh organisasi.
Sedangkan yang dimaksud pemrosesan transaksi adalah proses yang dimulai dari memperoleh
data transaksi dan diakhiri dengan output dalam bentuk informasi, seperti laporan keuangan.

Salah satu fungsi penting SIA adalah memproses transaksi perusahaan secara efektif
dan efisien. Dalam sistem berbasis komputer, data dimasukkan ke dalam komputer dan
disimpan dalam file - database. Operasi yang dilakukan pada data untuk menghasilkan
informasi yang andal dan relevan disebut dengan siklus pengolahan data (data processing
cycle). Proses ini terdiri dari 4 tahap, yaitu :

1. Input data (3 langkah)

a. Mengambil data transaksi yang biasanya disebabkan oleh aktivitas bisnis dan
memasukkannya ke dalam sistem. Data yang dikumpulkan harus memuat 3
unsur :
- Apa aktivitas yang terjadi
- Sumber daya apa saja yang dipengaruhi oleh aktivitas tersebut
- Siapa saja yang berpartisipasi dalam aktivitas tersebut

b. Pemrosesan input untuk memastikan data yang diperoleh akurat dan lengkap.
Salah satu upayanya dengan menggunakan otomatisasi data sumber (source
data automation) atau turnaround document. Dalam meningkatkan
pengendalian bisa juga dengan menggunakan dokumen sumber (source
document).
Secara historis, sebagian besar bisnis menggunakan dokumen sumber
dalam bentuk kertas untuk mengumpulkan data mengenai aktivitas bisnisnya.
Dan kemudian mereka memindahkan data ke dalam komputer. Sedangkan
dokumen turnaround adalah output perusahaan untuk pihak eksternal yang
sering kali ditambahkan data ke dalam dokumennya dan kemudian
 dikembalikan ke perusahaan sebagai dokumen input lagi. Dokumen ini biasanya
dapat dibaca mesin untuk mempermudah pemrosesan berikutnya sebagai
catatan input. Contohnya seperti tagihan utilitas yang dikirim ke pelanggan
kemudian dikembalikan bersama pembayaran pelanggan dan akan dibaca oleh
alat pemindai khusus ketika dikembalikan. Adapun alat otomatisasi data sumber
ialah data transaksi dalam bentuk yang dapat dibaca mesin yaitu seperti
pemindai barcode yang digunakan dalam gudang.

c. Meyakinkan kebijakan perusahaan telah diikuti, contoh seperti memverifikasi

transaksi karena perusahaan tidak akan mengirimkan pesanan kepada pelanggan
apabila pelanggan belum membayar tagihannya.

2. Penyimpanan Data
a. Buku besar
Informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan
buku besar pembantu. Buku besar umum yaitu buku besar yang berisi ringkasan
level data untuk setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan dan beban
organisasi. Buku besar pembantu berisi data mendetail untuk beberapa akun
buku besar dengan banyak sub akun terpisah.
b. Teknik pengkodean
Data dalam buku besar disusun secara logis menggunakan teknik
pengkodean. Pengkodean adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf
pada item untuk mengklasifikasi dan mengatur item-item tersebut. Dalam
teknik pengkodean terdapat beberapa macam atau jenisnya yaitu:
● Kode urutan, item-item yang diberikan nomor secara berurutan untuk
akun semua item. Setiap item yang hilang menyebabkan perbedaan
dalam urutan numerik.
● Kode blok, blok angka dicadangkan untuk kategori data tertentu.
● Kode group, dua atau lebih subgroup dari digit yang digunakan untuk
kode item, seringkali digunakan dalam kaitannya dengan kode blok.
● Kode mnemonik, huruf dan angka yang diselingi untuk mengidentifikasi
item. Kode ini berasal dari deskripsi item dan biasanya mudah untuk
dihafal.
c. Bagan Akun
Merupakan daftar angka yang ditetapkan untuk setiap akun buku besar
umum. Angka dalam akun ini memungkinkan data transaksi dikodekan,
diklasifikasikan, dan dimasukkan ke dalam akun yang sesuai.
d. Jurnal
Data transaksi seringkali dicatat dalam jurnal sebelum dimasukkan ke
dalam buku besar. Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak
sering atau tidak rutin seperti pembayaran pinjaman dan penyesuaian akhir
periode dan jurnal penutup. Jurnal khusus mencatat sejumlah besar transaksi
yang berulang seperti penjualan, penerimaan kas dan pengeluaran kas.
 e. Jejak audit
Jalur yang memungkinkan transaksi untuk ditelusuri melalui sistem
pengolahan data dari titik asal sampai dengan ke output. Hal ini digunakan
untuk mengecek keakuratan dan validitas posting buku besar dan untuk
menelusur perubahan dalam akun buku besar umum dari saldo awal ke saldo
akhir.

3. Pengolahan Data (4 aktivitas - CRUD)

a. Membuat (creating) record data baru.
b. Membaca (reading), mengambil, atau melihat data yang sudah ada.
c. Memperbaharui (updating) data yang sudah tersimpan sebelumnya.
d. Menghapus (deleting) data yang tidak lagi berhubungan dengan perusahaan.
Pembaharuan yang dilakukan secara periodik seperti harian atau mingguan
disebut sebagai pemrosesan batch. Sedangkan sebagian besar perusahaan
memperbaharui data pada saat terjadinya transaksi disebut sebagai pemrosesan online
dan secara real-time karena pemrosesan ini menjadikan informasi yang disimpan selalu
baru dan dapat meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih berguna.

4. Output Informasi
Output informasi adalah langkah terakhir dalam siklus pengolahan data. Ketika
ditampilkan pada monitor, output mengacu pada “soft copy”, ketika dicetak dalam
kertas, langkah terakhir mengacu pada “hard copy”. Informasi biasanya disajikan pada
salah satu dari tiga bentuk yaitu dokumen, laporan, atau respons pertanyaan.
Dokumen adalah catatan transaksi atau data perusahaan lainnya. Beberapa
bentuknya seperti cek dan faktur yang dikirimkan kepada pihak eksternal atau berupa
laporan penerimaan dan daftar permintaan pembelian digunakan secara internal.
Sedangkan laporan digunakan oleh karyawan untuk mengendalikan aktivitas
operasional dan oleh manajer digunakan untuk membuat keputusan dan untuk
merumuskan strategi bisnis. Lalu database query (pertanyaan) digunakan untuk
memberikan informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah atau menjawab
pertanyaan. Informasinya akan diambil, ditampilkan/dicetak dan dianalisis
sebagaimana yang diminta.

Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah paket perangkat

lunak(software) dalam bentuk modul multiple. ERP dikembangkan dari MRP II
(manufacturing resource planning). The Gartner Group adalah pencipta istilah dari ERP. ERP
adalah sistem yang terkoordinasi dengan baik menggunakan database terpusat untuk berbagi
informasi di seluruh proses bisnis maupun mengkoordinasi aktivitas. Sehingga dapat
memberikan informasi yang diperlukan pihak manajer dan pihak eksternal untuk mengukur
perusahaan secara real-time dan aktual. Sifatnya yang modular yang memungkinkan
perusahaan untuk menambahkan / menghapus modul yang diperlukan, dan biasanya terdiri dari
modul :
1. Keuangan
2. SDM dan penggajian
 3. Siklus pendapatan
4. Siklus pengeluaran
5. Siklus produksi
6. Manajemen proyek
7. Manajemen hubungan pelanggan
8. Alat sistem

Keuntungan database terpusat sistem ERP :

- Memberikan tampilan tunggal yang menyeluruh atas data dan situasi keuangan
organisasi. Membuat kinerja karyawan, pelayanan pelanggan dan penerimaan pesanan
semakin produktif dan efisien.
- Hanya perlu menginput 1 jenis data sekali saja. Karena memiliki database tunggal
sehingga mencegah gap antar departemen dan arus informasi.
- Visibilitas - pengendalian manajemen dalam memonitori dan pemberian akses pada
setiap area - kegiatan entitas semakin tinggi.
- Prosedur dan pelaporan yang terstandarisasi antar unit bisnis.

Sistem ERP juga tidak terlepas dari kerugian:

- Biaya yang tidak murah untuk perangkat keras - lunak dan biaya konsultasi-training
karyawan.
- Lamanya waktu untuk pengimplementasian dan mengajarkan karyawan bagaimana
cara mengoperasionalkan ERP.
- Harus mau mengalami perubahan proses bisnis dan mau menerima kompleksitas sistem
ERP (terkadang terjadi resistensi yang dilakukan karyawan).

Upaya perusahaan menanggulangi kesulitan pengimplementasian sistem ERP biasanya

dengan mempekerjakan vendor ERP (konsultan) untuk melakukan konsultasi, penyesuaian
ERP sesuai kebutuhan entitas, dan dukungan untuk pelatihan karyawan.

Buku dapat di akses di https://library.fbe.uii.ac.id/ atau melalui barcode di bawah ini