BAB 2 PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ERP

BAB 2
PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ERP

A. Pengenalan
RMK ini akan membahas materi mengenai BAB 2 Pengantar Pemrosesan Transaksi dan
Sistem ERP, yang secara umum akan dibagi menjadi dua seksi pembahasan. Seksi
yang pertama akan membahas siklus pemrosesan data dan perannya dalam
pengorganisasian aktivitas bisnis dan menyediakan informasi kepada pengguna.
Kemudian seksi yang kedua akan membahas peran dari sistem informasi dalam
organisasi modern dan memperkenalkan konsep sistem enterprise resource planning
(ERP).
B. Pemrosesan Transaksi: Siklus Pemrosesan Data
Salah satu fungsi SIA yang penting adalah memproses transaksi perusahaan dengan
efeisien dan efektif. Dalam sistem manual (bukan berbasis komputer), data dimasukkan
ke dalam jurnal dan buku besar dalam bentuk kertas. Di dalam sistem berbasis
komputer, data dimasukkan ke dalam komputer dan disimpan dalam bentuk file dan
basis data. Operasi yang dilakukan terhadap data untuk menghasilkan informasi yang
berguna dan relevan disebut sebagai siklus pemrosesan data. Gambar 1 menunjukkan
bahwa proses data terdiri atas empat tahap: input data, penyimpanan data, pemrosesan
data, dan output informasi.
Gambar 1
Siklus Pemrosesan Data

1. Input data (input data)

Tahap pertama dalam proses input adalah mengambil data transaksi dan
memasukkannya ke dalam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh
aktivitas bisnis. Data yang harus dikumpulkan meliputi tiga segi dari masing-masing
aktivitas bisnis:
a. Setiap aktivitas yang berkepentingan;
b. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas;
c. Orang yang berpartisipasi dalam setiap aktivitas.

BAB 2 PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ERP

Menurut sejarah, sebagaian besar bisnis menggunakan dokumen kertas untuk
mengumpulkan data mengenai aktivitas bisnis. Kemudian data tersebut dimasukkan
ke dalam komputer. Ketika data dimasukkan ke dalam layar komputer, data tersebut
sering disimpan dalam bentuk nama yang sama dan format sebagaimana sumber
dokumen kertas tersebut. Gambar 2 di bawah ini berisi daftar beberapa siklus
transaksi dan dokumen sumber yang digunakan untuk mengambil data.
Gambar 1
Aktivitas Bisnis yang Umum dan Dokumen Sumbernya

Tahap kedua dalam pemrosesan input adalah meyakinkan bahwa data yang diambil
telah akurat dan lengkap. Satu caranya adalah dengan menggunakan otomatisasi
data sumber atau menggunakan dokumen turnaround dengan disain yang memadai
dan layar masukan data. Cara tersebut meningkatkan akurasi dan kelengkapan
dengan menyediakan instruksi atau saran mengenai data apa yang dikumpulkan,
mengelompokkan

jenis-jenis informasi yang berkaitan,

menggunakan

kotak

checkbox atau menu terurut ke bawah untuk menyajikan opsi-opsi, dan

menggunakan bayangan yang cocok serta garis yang dapat memisahkan item-item
data dengan jelas.
Pengguna juga dapat mengendalikannya dengan membeli dokumen dengan nomor
urut tercetak atau dengan memiliki sistem yang mampu memberikan nomor urut
untuk setiap transaksi. Nomor urut tercetak memverifikasi semua transaksi yang
telah tercatat termasuk meyakini tidak ada dokumen yang terlewat.
2. Penyimpanan data (data storage)
Data perusahaan adalah salah satu dari sumber informas yang penting. Akan tetapi,
keberadaan data sekalipun tidak menjamin bahwa data terset bermanfaat. Sebuah
organisasi harus siap dan mudah untuk mengakses data. Oleh karena itu, akuntan

BAB 2 PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ERP

harus mengerti bagaimana data diorganisasi dan disimpan dalam SIA dan
bagaimana data tersebut dapat diakses.
a. Buku besar
Informasi akuntansi secara kumulatif disimpan di dalam buku besar dan buku
besar pembantu. Akun buku besar yang berhubungan dengan buku besar
pembantu disebut akun pengendali.
Hubungan antara akun pengendali buku besar dengan total saldo dari setiap
buku besar pembantu membantu keakuratan data SIA. Misalnya, jumlah dari
semua saldo buku besar pembantu harus sama dengan jumlah saldo akun
pengendali buku besar. Adanya perbedaan jumlah berarti terdapat kesalahan
dalam pencatatan.
b. Teknik koding
Data dalam buku besar diatur sedemikian rupa dengan menggunakan teknik
koding. Koding merupakan penanda sistematis dari suatu items untuk
diklasifikasikan.
c. Daftar akun
Salah satu contoh pengkodingan adalah daftar akun. Daftar akun menyajikan
daftar pengkodean nomor untuk setiap akun buku besar. Nomor akun ini
memenuhi data transaksi untuk dikodekan, diklasifikasi, dan dimasukkan

ke

dalam akun-akun yang tepat. Daftar akun juga memfasilitasi penyiapan laporan
keuangan, karena data yang disimpan dalam akun-akun individu dapat dengan
mudah diringkas untuk penyajian informasi keuangan. Gambar 3 di bawah ini
menunjukkan daftar akun pada perusahaan S & S.
Gambar 3
Contoh Daftar Akun untuk S & S

BAB 2 PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ERP

d. Jurnal
Data transaksi sering dicatat dalam sebuah jurnal sebelum dimasukkan ke dalam
buku besar. Pencatatan jurnal menunjukkan akun-akun dan jumlah yang akan
didebit dan dikredit. Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi
yang tidak rutin seperti pembayaran utang, penyesuaian, dan junal penutup.
Sedangkan jurnal khusus mencatat transaksi-traksasik yang berulang seperti
penjualan, penerimaan kas, dan lain-lain. Gambar 4 menyajikan contoh jurnal
penjualan.
Gambar 4
Contoh Jurnal Penjualan

Semua informasi transaksi dicatat dalam satu baris, dengan setiap pencatatan
debit accounts receivable dan kredit sales. Kolom post ref. mengindikasikan
transaksi telah diposting ke dalam buku besar.
Gambar 5 menyajikan bagaimana penjurnalan dan posting transaksi penjualan.
Gambar 5
Mencatat dan Memposting Penjualan Kredit

BAB 2 PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ERP

e. Audit trail
Gambar 5 di atas juga menunjukkan bagaimana keterangan posting dan nomor
dokumen menyediakan sebuah audit trail. Audit trail adalah sebuah sistem yang
dapat mencari transaksi rinci yang berkaitan dengan setiap item-item dalam
pencatatan akuntansi.
f.

Konsep penyimpanan berbasis komputer

Sebuah entitas adalah sesuatu yang mana informasi disimpan, seperti
kepegawaian, item persediaan, dan pelanggan. Masing-masing entitas memiliki
atribut, atau karakteristis yang menarik yang disimpan, seperti tingkat
pembayaran dan alamat. Masing-masing tipe entitas memproses kumpulan
atribut yang sama. Misalnya, semua informasi tentang kepegawaian memiliki
informasi mengenai jumlah pegawai, tingkat pembayaran, dan alamat rumah.
Gambar 6 di bawah ini menunjukkan bagaimana komputer menyimpan data
dalam satu field. Field yang berisi data mengenai atribut entitas disebut record.
Gambar 6
Elemen Penyimpanan Data

Dalam gambar tersebut, masing-masing baris menyajikan pencatatan yang

berbeda, dan setiap kolom menunjukkan sebuah atribut. Kolom dan baris yang
bersinggungan merupakan field yang di dalamnya ada pencatatan. Isi dalam
pencatatan tersebut disebut data value.
File adalah sekelompok pencatatan yang berkaitan. Master file, seperti buku
besar dalam SIA manual, menyimpan informasi keseluruhan mengenai
organisasi. Master file persediaan dan peralatan menyimpan informasi mengenai
sumber daya organisasi yang penting. Master file pelanggan, pemasok, dan
pegawai menyimpan informasi mengenai agent-agent penting yang berhubungan
dengan organisasi.
File transaksi berisi pencatatan dari transaksi bisnis yang terjadi selama waktu
tertentu. File ini sama dengan jurnal dalam SIA manual.

BAB 2 PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ERP

3. Pemrosesan data (data processing)
Empat tipe aktivitas pemrosesan data, disebut CRUD, adalah sebagai berikut:
-

Creating

Reading

Updating

Deleting

Pembaruan (updating) yang dilakukan secara periodik, misalnya harian, disebut

batch processing. Sebagian besar perusahaan meng-update setiap transaksi setiap
terjadinya, disebut juga sebagai online, real-time processing, karena diyakini dapat
menyimpan informasi yang selalu terkini. Updating juga bisa meyakinkan data secara
akurat karena setiap kesalahan data dapat segera diperbaiki secara real-time.
4. Ouput informasi (information output)
Tahap terakhir dalam siklus pemrosesan data adalah information output. Output
informasi dapat berupa soft copy atau hard copy. Informasi biasanya disajikan dalam
tiga bentuk yaitu: dokumen, laporan, atau respon query.
Dokumen merupakan catatan transaksi atau data perusahaan lainnya. Misalnya
berupa cek, invoice, yang diterbitkan untuk pihak eksternal. Laporan digunakan oleh
pegawai untuk mengendalikan aktivitas operasi perusahaan dan oleh manajer
digunakan untuk mengambil keputusan dan memformulasikan strategi bisnis
perusahaan. Pihak eksternal juga menggunakan laporan untuk mengevaluasi
profitabilitas perusahaan, persetujuan kredit, dan lain-lain. Database query
digunakan untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
masalah dan pertanyaan dengan cepat.
C. Sistem Enterprise Resource Planning (ERP)
Dahulu, secara tradisional, SIA merupakan sistem pemrosesan transaksi karena hanya
terfokus pada data keuangan dan transaksi akuntansi. Informasi nonkeuangan seperti
penjualan dikumpulkan/diproses diluar SIA. Sehingga pada saat itu, banyak organisasi
yang

mencoba

untuk

mengembangkan

sistem

informasi

tambahan

untuk

mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan melaporkan informasi yang tidak ada di

dalam SIA.
Sistem enterprise resource planning (ERP) menyelesaikan permasalahan tersebut di
atas dengan cara mengintegrasikan semua aspek operasi perusahaan dengan SIA
tradisional. Banyak perusahaan sekala besar dan menengah menggunakan ERP untuk
mengelola data, proses bisnis, dan sumber daya. Sistem ERP mengumpulkan,
memproses, menyimpan, dan menyediakan informasi kepada manajer dan pihak
eksternal yang membutuhkan akses ke perusahaan.

BAB 2 PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ERP

Gambar 7 di bawah ini menunjukkan konfigurasi sistem ERP yang menggunakan
database terpusat untuk membagi akses informasi ke semua lini perusahaan. Hal ini
penting karena setiap aktivitas merupakan bagian dari proses bisnis yang memicu
aktivitas yang lebih kompleks melalui banyak bagian yang berbeda dari organisasi.
Gambar 7
Sistem ERP Terintegrasi

Sistem ERP bersifat modular, dimaa setiap modular menggunakan praktek bisnis terbaik
untuk mengotomatisasi proses bisnis standar. ERP jenis ini meliputi:
-

Keuangan (buku besar dan sistem pelaporan)

Sumber daya manusia dan penggajian

Perintah pembayaran

Permintaan pembelian

Memproduksi

Manajemen proyek

Manajemen hubungan pelanggan

System tools

BAB 2 PENGANTAR PEMROSESAN TRANSAKSI DAN SISTEM ERP

Sebuah sistem ERP dengan database terpusat menyediakan manfaat signifikan sebagai
berikut:
-

ERP menyediakan data dan kondisi keuangan yang terintegrasi.

Input data dilakukan cukup sekali, untuk kemudian dilanjutkan secara otomatis ke
bagian subsistem lainnya yang berkaitan.

Manajemen memperoleh kemampuan pengawasan dan penglihatan yang lebih luas

ke setiap lini perusahaan.

Organisasi memperoleh pengendalian yang lebih baik.

Prosedur dan pelaporan bersifat standar untuk setiap unit bisnis perusahaan.

Pelayanan kepada pelanggan meningkat karena pelanggan dapat dengan cepat

mengakses pesanan, melihat stok barang, informasi pengiriman, dan transaksitransaksi sebelumnya secara rinci.

Pabrik menerima informafi pesanan secara real-time dan otomatisasi produksi

sangat meningkatkan produktivitas.

Selain manfaat di atas, ERP juga memiliki kekurangan, di antaranya:

-

Biaya yang cukup mahal;

Butuh waktu yang lama dalam menimplementasikan ERP;

Mengubah proses bisnis perusahaan;

Kompleks;

Resisten.