BAB II

PEMBAHASAN

A. Business Process Reenginering

Business Process Reengineering (BPR) merupakan suatu proses merubah proses bisnis
secara radikal dan dramatis agar bisnis proses tersebut menjadi lebih efektif dan efisien tanpa
adanya perubahan pada struktur organisasi dan fungsi bisnis proses itu sendiri.

BPR ini pertama kali ditulis dan dipublikasi oleh Davenport & Short (1990) dan Hammer &
Champy (1994), “Re-engineering is the fundamental rethinking and radical redesign of business
processes to achieve dramatic improvements in critical, contemporary measures of performance,
such as cost, quality, service and speed ”Hammer and Champy (1994, p32) menyatakan
Business Process Reengineering adalah suatu pendekatan yang sama sekali baru berkenaan
dengan ide dan model yang digunakan dalam memperbaiki bisnis. Davenport & Short (1990)
lebih melihat Business Process Reengineering sebagai perluasan dari “industrial engineering”.

Ada 3 tipe re-engineering yang bisa dilakukan:

1. Inovasi

Cara ini bisa dianalogikan sebagai “think outside the box“. Dimana perusahaan mendefinisi
ulang proses/produk yang baru untuk menggantikan proses/produk lama yang dinilai tidak
efektif.

Metode : six-sigma

Kelebihan : waktu pencapaian target cepat.

Kelemahan : kadang membutuhkan dana investasi yang cukup besar.

2. Improvement

Cara ini bisa dianalogikan sebagai “think inside the box“. Dimana perusahaan menghilangkan
pemborosan proses/produk yang dinilai tidak efisien.

Metode : lean system.

Kelebihan : biasanya tidak memerlukan dana investasi yang besar.

Kelemahan : waktu pencapaian target relatif lebih lama.

3. Idea Fusion

Cara ini bisa dianalogikan sebagai “think inside outside the box“. Merupakan gabungan inovasi
dan improvement, Dimana perusahaan menghilangkan pemborosan proses/produk yang dinilai
tidak efisien sekaligus mendefinisi ulang proses/produk yang baru untuk menggantikan
proses/produk lama yang dinilai tidak efektif.

Metode : lean sigma.

Kelebihan : titik optimum dana investasi dan waktu pencapaian target bisa didefine kecil dan
cepat.

Kelemahan : membutuhkan sinergitas yang lebih tinggi.

Tujuan dari Business Process Reengineering adalah bagaimana membuat semua proses
yang ada di organisasi atau perusahaan menjadi meningkat. Beberapa tujuan BPR menurut
Andrews dan Stalick antara lain:

 Meningkatkan kemampuan organisasi dalam menghasilkan barang atau jasa yang khusus
serta mempertahankan produksi massal.

 Meningkatkan kepuasan atas barang atau jasa sehingga pelanggan akan memilih barang
atau jasa perusahaan daripada perusahaan pesaing.

 Membuat lebih mudah dan menyenangkan bagi pelanggan untuk melakukan bisnis dengan
perusahaan.

 Memutuskan batasan organisasional, membawa pelanggan kepada saluran informasi

melalui komunikasi, jaringan dan teknologi komputer.

 Mempercepat waktu respon kepada pelanggan, mengeleminasi kesalahan dan

ketidakpuasan, serta mengurangi pengembangan barang atau jasa dalam waktu siklus
pabrik.

 Memproses permintaan pelanggan yang lebih dan peningkatan volume dari setiap
pelanggan serta menetapkan harga “value–driven” untuk pelanggan tanpa mengurangi
profitabilitas.
 Memperbaiki kualitas kerja dan kemampuan individu dalam memberikan kontribusi pada
perusahaan.

 Memperbaiki pembagian dan kegunaan pengetahuan organisasi sehingga organisasi tidak

tergantung pada keahlian beberapa orang saja.

B. Peranan BPR

BPR memiliki beberapa peranan antara lain:

 Menvalidasi informasi dari proses bisnis

 Menyeleksi bagian fungsi atau proses bisnis yang mana yang membutuhkan analisislebih
lanjut

 Mengidentifikasi alur dokumen yang datang dan ketidekefisienan proses bisnis yangsedang
berlangsung

 Mengidentifikasi fungsi dan proses mana yang mempunyai performa bagus dan
dipertahankan keeksistensiannya.

 Mengidentifikasi kesempatan yang bagus dan potensial untuk harmonisasi fungsi dan
proses antara departemen.

 Mengidentifikasi kesempatan potensial dalam penerapan teknologi/servis yang akan

digunakan pada masa yang akan datang

 Menyediakan dasar untuk mengukur dan memeriksa kondisi environment masa sekarang /
mendesign ulang environment masa yang akan datang.

C. Tahapan dalam Business Process Reenginering

Berikut ini akan dijelaskan mengenai langkah-langkah reengineering proses bisnis dalam
suatu perusahaan menurut R.E Indrajit dan R.Djokopranoto (2002):

1. Membuat kerangka proyek. Tujuan dari langkah pertama ini adalah agar mendapatkan
keputusan untuk meneruskan reengineering atau tidak, serta menentukan batasan dan struktur
proyek. Hasil yang didapat berupa Project Framework Statement.
 2. Menciptakan visi, nilai, dan tujuan. Tujuan dari langkah kedua ini adalah untuk
menciptakan gambaran tentang bagaimana operasi atau proses akan terwujud. Hasil yang
dicapai berupa visi, value, dan goals statements.

3. Membuat desain baru mengenai operasi bisnis. Tujuan dari langkah ketiga ini adalah
membuat desain baru bagaimana proses bisnis dijalankan sesuai dengan visi, nilai, dan tujuan
perusahaan. Hasil yang didapat adalah berupa rekayasa blueprint yang meliputi
komponenkomponen fisik atau teknis, infrastruktur, dan nilai.

4. Pembuktian konsep. Tujuan dari langkah keempat ini adalah untuk menajamkan estimasi
keuntungan dan memastikan apakah desain baru operasi bisnis berjalan sesuai rencana. Hasil
dari langkah keempat ini adalah berupa Benefits Statement.

5. Merencanakan implementasi. Tujuan dari langkah kelima ini adalah mengembangkan

strategi implementasi perubahan, meminimalisasi terjadinya gangguan operasi, membuat
rencana yang realistis termasuk 18 penyediaan dana. Hasil dari langkah ini berupa rencana
implementasi.

6. Memperoleh persetujuan implementasi. Tujuan dari langkah keenamini adalah untuk

memperoleh dana dan sumber lain yang diperlukan untuk implementasi blueprint yang sudah
disiapkan. Hasil yang didapat adalah berupa Funded Resources Request and Approval.

7. Implementasi perubahan desain. Tujuan dalam langkah ketujuh ini adalah merubah
budaya dan semangat yang lama menjadi budaya dan semangat reengineering. Hasilnya berupa
Measurement Results.

8. Transisi ke Continuous Improvement. Tujuan yang ingin dicapai dalam langkah terakhir
ini adalah menutup tugas team reengineering dan membiarkan organisasi ini melakukan
perbaikan secara terus-menerus. Hasil yang dicapai berupa Continually Improved Performance.

D. Faktor – Faktor Keberhasilan Reengineering

Beberapa hal yang dapat dikatakan sebagai faktor - faktor kunci berhasil tidaknya suatu
reengineering, antara lain :

1. Vision

Visi adalah gambaran tentang apa yang dikehendaki yang menyangkut hal orang, produk,
layanan, proses, fasilitas, kultur dan pelanggan. Semua orang dalam organisasi perusahaan harus
mampu mengerti, memahami, dan menggambarkan visi sehingga semua tindakan dan keputusan
penting selalu membawa perusahaan makin dekat pada visi dimaksud. Tanpa suatu visi, perusahaan
akan mengalami kebingungan dan tidak terfokus. Hal-hal atau kegiatan-kegiatan yang menyangkut
visi ini adalah antara lain :

a. Tentukan terlebih dahulu strategi yang tepat.

b. Tentukan alasan-alasan mengapa melakukan langkah reengineering.

c. Kembangkan suatu cita-cita keadaan yang akan datang yang berarti dan konkrit yang
difahami oleh semua orang dalam perusahaan.
d. Tentukan target yang jelas yang mengikat seluruh unit perusahaan.

e. Jangan biarkan ada hal yang dianggap ‘tabu’ untuk dirubah.

f. Jelaskan hubungan antara usaha reengineering dengan usaha yang sudah dilakukan.
g. Buat peta perubahan-perubahan sampai pada tahapan akhir.

2. Skills

Skills diperlukan agar orang mampu melaksanakan tugas-tugas yang perlu dalam proses yang
baru. Skills atau ketrampilan mungkin bersifat teknis, bisa mengenai kepemimpinan atau hubungan
interpersonal. Tanpa kemampuan dan ketrampilan tersebut orang mungkin menginginkan perubahan
tetapi tidak mampu melaksanakan sampai tingkatan yang dibutuhkan. Beberapa langkah dan tindakan
yang perlu dilakukan antara lain adalah:

a. Mendidik pimpinan puncak mengenai konsep dan implikasinya.

b. Buat daftar mengenai corak kepemimpinan yang dibutuhkan untuk

melakukan proses baru.
c. Berfikirlah diluar tingkat kemampuan dan ketrampilan sekarang.

d. Rubah desain dan kembangkan hal-hal dari ‘luar’ ke dalam.

e. Berikan toleransi pada keragu-raguan, untuk memancing pemikiran baru.

f. Pastikan memperoleh dukungan serikat buruh.

g. Kelola perbedaan atau kemungkinan konflik secara baik dan konstruktif.

3. Incentives
 Insentif sangat mempengaruhi dalam perubahan. Tanpa insentif, orang tidak akan mau berubah
atau mungkin hanya mau berubah sedikit saja. Insentif dapat meliputi penghargaan dan pengakuan
disamping yang penting juga adalah perasaan ‘apa keuntungannya bagi saya’ ? Apabila orang dapat
memahami dan merasakan bahwa perubahan perusahaan yang begitu drastis membawa perbaikan
yang cukup besar bagi mereka, maka mereka dalam organisasi perusahaan dapat melakukan
perubahan yang direncanakan secara lebih sungguh-sungguh. Beberapa hal yang menyangkut
insentif ini adalah antara lain :

a. Perubahan harus dipimpin, dimasyarakatkan dan dibuat target tertentu oleh pimpinan
tertinggi perusahaan.
b. Usahakan agar tim manajemen bertanggung jawab atas keberhasilannya.

c. Jelaskan dengan sejelas-jelasnya dan secara gamblang dan berkala, mengapa harus
berubah.
d. Hilangkan ketakutan atau desas-desus yang tidak benar.

e. Rencanakan, berikan penghargaan dan pengakuan keberhasilan pada sukses- sukses awal
dan setiap sukses yang dicapai.
f. Ganti ukuran hasil kinerja lama dengan yang baru.

g. Gerakkan perubahan sikap dan budaya dengan sistem dan contoh perbuatan oleh para
pimpinan perusahaan.

4. Resources

Resources atau sumber daya ini berisi orang, dana, informasi, data, fasilitas dan setiap peralatan
yang diperlukan untuk melakukan perubahan. Tanpa resources yang cukup, orang dapat
menganggap bahwa rencana perubahan mungkin dilakukan dengan kurang serius atau perubahan
tidak akan dapat dilakukan dengan baik. Beberapa hal yang perlu dikemukakan sehubungan dengan
pengalokasian resources ini adalah antara lain :

a. Buat komitmen sedikitnya 25% dari waktu para pimpinan perusahaan untuk melaksanakan
perubahan ini.
b. Buat komitmen penuh atas waktu dan enerji para pekerja yang paling top.

c. Buat komitmen paling sedikit 50% dari waktu dan tenaga yang digunakan untuk
reengineering ini pada pengelolaan perubahan (management change).
d. Usahakan pelatihan dan bimbingan untuk perubahan ini.
 e. Usahakan agar pihak luar yang diundang merupakan juga bagian dari tim perubahan.
f. Lakukan benchmarking.

g. Identifikasikan secara jelas dan manfaatkan resources yang disediakan untuk perubahan.

5. Action Plan

Action Plan adalah perencanaan dari serangkaian aktivitas, penanggung jawab dan jadwal
waktu serta target dan yang dibuat secara cukup terinci. Tanpa action plan menyebabkana
perusahaan tidak tahu menuju kemana, orang tidak tahu apa yang harus dilakukan kemudian, dan
tidak mengetahui bagaimana tindakan- tindakan yang berlainan dapat menuju pada arah dan tujuan
yang sama. Beberapa hal yang perlu diperhatikan ialah :

a. Perlu disadari bahwa pelaksanaan, bukan membuat desain baru, adalah yang paling sulit.
b. Jangan berhenti hanya sampai proses membuat desain baru saja.

c. Lengkapi organisasi dengan orang-orang yang kapabel oleh manajemen.

d. Persiapkan pimpinan puncak untuk memimpin dan mengarahkan perubahan.

e. Lakukan pilot test terlebih dahulu.

f. Fokuskan pada mengendalian perubahan.

g. Pastikan bahwa perencanaan dibuat sedemikian rupa sehingga setiap fungsi dan setiap
orang tahu apa yang harus dilakukan sekarang, besok pagi dan waktu-waktu yang akan
datang.
 Daftar Pustaka

Andrew, Dorine C. and Susan K. Stalick. 1994. Business Reengineering: The Survival
Guide, Englewood Cliffs, New Jersey Prentice Hall, Inc., 1994.
Indrajit, R.E., & Djokopranoto, R. (2002). Konsep Manajemen Supply Chain.
Jakarta : PT Gramedia Widiasarana Indonesia.
Davenport, T.H. & Short, J.E. (1990). The New Industrial Engineering: Information
Technology and Business Process Redesign, Sloan Management Review.
Hammer, M., dan J. Champy. 1994. Reengineering the corporation: a manifesto for
business revolution. HarperCollins. New York.
https://sis.binus.ac.id/2019/05/30/business-process-reengineering-2/ diakses tanggal
09/01/2020 pukul 16.15