Describe the Business Functions and the Related Documents and Records in the Sales and

Collection Cycle

MAKALAH

Diajukan untuk memenuhi tuntutan tugas mata kuliah Pemeriksaan Akuntansi II

Oleh :
JEFRY RIHI HINA
1432176

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS ADVENT INDONESIA
BANDUNG
2017

1
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan berkat Nya

penulis dapat menyelesaikan makalah tentang Describe the Business Functions and the Related

Documents and Records in the Sales and Collection Cycle. Penulis sangat berharap makalah ini

dapat berguna dalam rangka menambah wawasan serta pengetahuan kita mengenai mengenai

topik yang dibahas. Penulis menyadari bahwa penyusunan makalah ini masih jauh dari

kesempurnaan, namun demikian telah memberikan manfaat bagi penulis. Akhir kata penulis

berharap makalah ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Kritik dan saran yang bersifat

menbangun penulis akan diterima dengan senang hati. Semoga makalah sederhana ini dapat

dipahami bagi siapapun yang membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat

kesalahan kata-kata yang kurang berkenan dan kami memohon kritik dan saran yang

membangun demi perbaikan di masa depan.

Bandung, 19 Januari 2017

Jefry Rihi hina

2
 DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ...................................................................................................... 2
DAFTAR ISI..................................................................................................................... 3
BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................. 4
1.1 Latar Belakang................................................................................................ 4
1.2 Rumusan Masalah .......................................................................................... 5
1.3 Tujuan ............................................................................................................. 5
BAB II PEMBAHASAN .................................................................................................. 6
2.1 Fungsi bisnis dan dokumen atau catatan yang terkait dalam siklus penjualan
dan penagihan ................................................................................................. 6
2.1.1 Pemrosesan Pesanan Pelanggan ............................................................ 6
2.1.2 Pemberian Kredit ................................................................................... 7
2.1.3 Pengiriman Barang ............................................................................... 7
2.1.4 Penagihan Pelanggan dan Pencatatan Penjualan ................................... 8
2.1.5 Pemrosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas ........................................ 9
2.1.6 Pemrosesan dan Pencatatan Retur Penjualan ...................................... 10
2.1.7 Penghapusan Piutang Usaha Tak Tertagih .......................................... 11
2.1.8 Penyediaan Piutang Tak Tertagih ........................................................ 12
BAB III KESIMPULAN................................................................................................. 14
DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 15

3
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Siklus penjualan dan penagihan melibatkan keputusan serta proses yang diperlukan untuk

mengalihkan kepemilikan barang dan jasa kepada pelanggan setelah keduanya tersedia untuk

dijual. Hal ini diawali dengan permintaan seorang pelanggan dan diakhiri dengan konversi

barang atau jasa menjadi piutang usaha yang akhirnya setelah tertagih menjadi kas. Dalam siklus

penjualan dan penagihan ada beberapa fungsi bisnis. Fungsi-fungsi itu selalu terjadi pada setiap

perusahaan ketika mencatat lima kelas transaksi dalam siklus penjualan dan penagihan.

Berdasarkan fungsi bisnis tersebut, empat proses pertama dalam fungsi bisnis tersebut, adalah

untuk mencatat penjualan, sementara setiapa kelas transaksi lainnya hanya memasukan satu

fungsi bisnis.

4
1.2 Rumusan Masalah

1. Apa fungsi bisnis untuk siklus penjualan dan penagihan ?

2. Apakah dokumen dan catatan yang terkait dalam siklus penjualan dan penagihan ?

1.3 Tujuan

Berdasarkan rumusan masalah diatas maka tujuan dari makalah ini sebagai berikut :

1. Memberikan pengetahuan kepada pembaca tentang apakah fungsi bisnis untuk siklus

penjualan dan penagihan.

2. Menambah wawasan pembaca tentang dokumen dan catatan yang terkait dalam siklus

penjualan dan penagihan.

5
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Fungsi bisnis dan dokumen atau catatan yang terkait dalam siklus penjualan dan

penagihan

Sebelum dapat menilai resiko pengendalian dan merancang pengendalian serta pengujian

substantif atas transaksi ataupun pengujian audit lainnya, auditor harus memahami fungsi bisnis

dan dokumen serta catatan suatu perusahaan. Ada delapan fungsi bisnis untuk siklus penjualan

dan penagihan yang akan dibahas satu per satu sebagai berikut.

2.1.1 Pemrosesan Pesanan Pelanggan

Permintaan pelanggan atas barang akan mengawali siklus secara keseluruhan. Secara

legal, siklus tersebut merupakan penawaran untuk membeli barang dengan syarat tertentu.

Penerimaan pesanan pelanggan seringkali diikuti dengan pembuatan pesanan penjualan.

Dokumen dan catatan yang terkait :

1. Pesanan Pelanggan (Customer Order)

Pesanan pelanggan adalah permintaan akan barang dagang yang diajukan oleh pelanggan

melalui telepon, surat, formulir, melalui internet atau hubungan jaringan lainnya.

2. Pesanan Penjualan (Sales Order)

Pesanan penjualan adalah dokumen untuk mengomunikasikan deskripsi, kuantitas dan

informasi terkait mengenai barang yang dipesan oleh pelanggan. Dokumen ini biasa

digunakan untuk menunjukan persetujuan kredit dan otorisasi pengiriman.

6
2.1.2 Pemberian Kredit

Sebelum barang dikirim, orang yang berwewenang harus menyetujui kredit bagi

pelanggan yang akan melakukan secara kredit. Dalam beberapa perusahaan, komputer secara

otomatis akan menyetujui penjualan kredit berdasarkan batasan kredit yang telah disetujui

sebelumnya yang terdapat pada file induk pelanggan. Persetujuan kredit juga berfungsi sebagai

persetujuan untuk mengirim barang. Dokumen dan catatan yang terkait dalam fungsi ini antara

dua yaitu pesanan pelanggan ataupun pesanan penjualan.

2.1.3 Pengiriman Barang

Fungsi ini merupakan titik awal siklus dimana perusahaan akan menyerahkan aktivanya.

Sebagian besar perusahaan mengakui penjualan ketika barang telah dikirim. Dokumen

pengiriman dibuat pada waktu pengiriman, yang dapat dilakukan secara otomatis dengan

komputer, berdasarkan informasi pesanan penjualan. Dokumen pengiriman, yang seringkali

berupa salinan bill of lading, sangatlah penting untuk menagih jumlah yang sesuai dengan yang

dikirim kepada pelanggan. Perusahaan yang menyelenggarakan catatan persediaan perpetual juga

dapat memperbaharuinya berdasarkan catatan pengiriman.

7
Dokumen dan catatan yang terkait :

1. Dokumen Pengiriman

Dokumen pengiriman dibuat untuk mengawali pengiriman barang, yang menunjukan

deskripsi barang dagang, kuantitas yang dikirimkan, dan data yang relevan yang lainnya.

Dokumen pengiriman juga berfungsi sebagai acuan untuk menagih kepada pelanggan.

Salah satu jenis dokumen pengiriman adalah bill of lading. Bill of lading adalah kontrak

tertulis mengenai penerimaan dan pengiriman barang antara pembawa dan penjual.

2.1.4 Penagihan Pelanggan dan Pencatatan Penjualan

Karena merupakan cara untuk memberi informasi kepada pelanggan mengenai jumlah

yang akan ditagih atas barng yang dibelinya, penagihan pelanggan harus dilakukan dengan benar

dan atas dasar tepat waktu. Aspek paling penting dari penagihan adalah :

Semua pengiriman telah ditagih (kelengkapan = completeness)

Tidak ada pengiriman yang ditagih lebih dari satu kali (keterjadian = occurrence)

Setiap pengiriman ditagih dalam jumlah yang tepat (keakuratan = accuracy)

Dalam sebagian besar sistem, penagihan pelanggan mencakup menyiapkan beberapa

salinan faktur penjualan dan memperbaharui secara simultan file transaksi penjualan, file induk

piutang usaha, dan file induk buku besar umum untuk penjualan serta piutang usaha. Informasi

ini akan digunakan untuk membuat jurnal penjualan.

8
Dokumen dan catatan yang terkait :

1. Faktur Penjualan

Adalah dokumen yang menunjukann deskripsi dan kuantitas barang yang akan dijual,

harga, ongkos angkut, asuransi, syarat, dan data yang relevan lainnya. Juga

mencantumkan jatuh tempo pembayaran. Yang asli dikirim ke pelanggan dan salinannya

untuk perusahaan.

2. File Transaksi Penjualan

Merupakan file yang dihasilkan komputer yang mencantumkan semua transaksi

penjualan yang diproses oleh sistem akuntansi selama suatu periode.

3. Jurnal Penjualan atau Listing

Merupakan laporan yang dibuat dari file transaksi penjualan yang biasanya

mencantumkan nama pelanggan, tanggal, jumlah, dan klasifikasi bagi setiap kelas

transaksi, seperti divisi atau lini produk.

4. File Induk Piutang Usaha

Merupakan file komputer yang digunakan untuk mencatat penjualan individual,

penerimaan kas, serta retur dan pengurangan penjualan bagi setiap pelanggan dan untuk

mempertahankan saldo akun pelanggan.

5. Neraca Saldo Piutang Usaha

Merupakan laporan yang menunjukan jumlah piutang dari setiap pelanggan pada suatu

titik waktu. Laporan ini dibuat berdasarkan file induk piutang usaha.

6. Laporan Bulanan

Merupakan dokumen yang dikirimkan melaui surat atau secara elektronik kepada setiap

pelanggan yang menunjukan saldo awal piutang usahanya, jumlah dan tanggal setiap

9
 penjualan, pembayaran kas yang diterima, memo kredit yang diterbitkan, dan saldo akhir

yang jatuh tempo.

2.1.5 Pemrosesan dan Pencatatan Penerimaan Kas

Pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas meliputi penerimaan, penyetoran, dan

pencatatan kas, yang mencakup uang tunai, cek, dan transfer dana elektronik. Semua penerimaan

kas harus disetorkan ke bank dengan jumlah yang benar secara tepat waktu dalam file transaksi

penerimaan kas agar tidak terjadi kemungkinan pencurian. Kemudian dengan file ini dibuatlah

jurnal penerimaan kas.

Dokumen dan catatan yang terkait :

1. Remittance Advice

Adalah dokumen yang dikirimkan kepada pelanggan yang menunjukan catatan kas yang

harus segera disetor dan biasanya dikembalikan kepada penjual beserta pembayaran kas.

2. Prelisting Penerimaan Kas

Merupakan daftar yang disusun ketika kas diterima oleh seseorang yang tidak memiliki

tanggung jawab untuk mencatat penjualan, piutang usaha, atau kas, dan yang tidak

memiliki akses ke catatan akuntansi. Daftar ini digunakan untuk memverifikasi apakah

kas yang diterima telah dicatat dan didepositokan dalam jumlah yang benar.

3. File Transaksi Penerimaan Kas

Adalah file yang dihasilkan komputer yang mencantumkan semua transaksi penerimaan

kas yang diproses oleh sistem akuntansi selama satu periode.

4. Jurnal Penerimaan Kas atau Listing

10
 Laporan ini berasal dari file transaksi penerimaan kas dan mencantumkan semua

transaksi selama satu periode.

2.1.6 Pemrosesan dan Pencatatan Retur Penjualan

Apabila seseorang merasa tidak puas dengan barang yang dibelinya, seringkali penjual

menerima retur barang atau memberikan pengurangan harga. Laporan penerimaan barang atas

retur akan disiapkan dan barang akan dikembalikan ke gudang. Ini dicatat dalam file transaksi

retur penjualan dan pengurangan serta file induk piutang usaha. Memo kredit menyangkut retur

akan dibuat untuk memfasilitasi catatan.

Dokumen dan catatan yang terkait :

1. Memo Kredit

Adalah dokumen yang mengindikasikan pengurangan jumlah dari pelanggan akibat dari

retur barang atau pengurangan harga. Mirip dengan faktur penjualan.

2. Jurnal Retur dan Pengurangan Penjualan

Adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat retur dan pengurangan harga penjualan.

2.1.7 Penghapusan Piutang Usaha Tak Tertagih

Setelah menyimpulkan bahwa jumlah tertentu piutang usaha tidak dapat tertagih, maka

perusahaan harus menghapusnya. Biasanya ini terjadi karena pelanggan mengalami

kebangkrutan atau penagihan piutangnya diserahkan kepada agen penagihan.

Dokumen dan catatan yang terkait :

1. Formulir Otorisasi Piutang Tak Tertagih

11
 Adalah dokumen yang digunakan dalam lingkungan internal untuk menunjukan otoritas

menghapus suatu piutang usaha sebagai tak tertagih.

2.1.8 Penyediaan Piutang Tak Tertagih

Karena perusahaan tidak dapat menagih piutangnya seluruhnya, prinsip-prinsip akuntansi

mengharuskan perusahaan untuk mencatat beban piutang tak tertagih sebesar jumlah yang

diperkirakan tak tertagih. Sebagian besar perusahaan mencatat transaksi ini pada akhir setiap

bulan atau setiap kuartal. Transaksi ini dicatat di jurnal umum.

12
 Tabel rangkuman untuk Kelas transaksi, Akun, Fungsi bisnis, dan Dokumen serta catatan terkait

untuk siklus penjualan dan penagihan

Kelas Transaksi Akun Fungsi Bisnis Dokumen & Catatan

Penjualan Penjualan Pemrosesan pesanan pelanggan Pesanan pelanggan
Piutang usaha Pesanan penjualan
Pemberian kredit Pesanan
pelanggan/Pesaanan
Pengiriman barang penjualan
Penagihan pelanggan dan Faktur penjualan
pencatatan penjualan File Transaksi Penjualan
Jurnal Penjualan atau
Listing
File Induk Piutang Usaha
Neraca Saldo Piutang Usaha
Laporan Bulanan

Penerimaan kas Kas di bank Pemrosesan dan pencatatan Remittance advice

Piutang usaha penerimaan kas Prelisting Penerimaan Kas
File Transaksi Penerimaan
Kas
Jurnal Penerimaa Kas atau
Listing
Retur dan Retur dan Pemrosesan dan pencatatan Memo Kredit
pengurangan pengurangan retur penjualan Jurnal Retur dan
penjualan penjualan Pengurangan Penjualan
Piutang usaha
Penghapusan Piutang Piutang usaha Penghapusan Piutang Formulir otorisasi piutang
Usaha Tak Tertagih Penyisihan utk Usaha Tak Tertagih tak tertagih
piutang tak tertagih
Beban piutang Beban piutang tak Penyediaan piutang tak tertagih Jurnal umum
tak tertagih tertagih
Penyisihan utk
piutang tak tertagih

13
 BAB III

KESIMPULAN

Auditor harus memahami dengan baik fungsi bisnis beserta dokumen dan catatan dari

sebuah perusahaan sebelum melakukan penialaian terhadap resiko pengendalian dan merancang

pengujian pengendalian serta pengujian subtantif atas transaksi ataupun pengujian audit lainnya

pada perusahaan klien. Dengan memahami fungsi bisnis dan dokumen beserta catatan yang

terkait dalam siklus penjualan dan penagihan dari sebuah perusahaan, ini memudahkan auditor

dalam memeriksa apakah ada kesalahan dalam pencatatan ataupun prosedur pencatatan yang

keliru. Dan juga agar auditor dapat mengetahui bagaimana tiap-tiap kelas transaksi tersebut

dicatat dalam dokumen ataupun catatan mana yang tepat. Dalam siklus penjualan dan penagihan,

ada lima fungsi bisnis dan delapan belas dokumen dan catatan yang terkait didalalamnya.

Dengan dokumen dan catatan yang cukup banyak tersebut maka perusahaan tersebut perlu

mengatur sedemikian rupa sehingga ketika dokumen tersebut dibutuhkan maka akan sangat

mudah untuk diakses. Juga auditor akan dengan mudah mendapatkan dokumen-dokumen

tersebut untuk diselidiki apakah ada kekeliruan ataupun kesalahan didalamnya. Untuk itu, saya

coba kaitkan dengan sebuah ayat yang terdapat dalam Lukas 1:3 yang berbunyi Karena itu,

setelah aku menyelidiki segala peristiwa itu dengan seksama dari asal mulanya, aku mengambil

keputusan untuk membukukannya secara teratur bagimu. Aplikasinya dalam kehidupan kita

adalah bahwa kita harus teratur dalam menjalankan hidup kita, terutama dalam pekerjaan kita.

Kita harus teratur sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan di perusahaan tempat kita

bekerja.

14
 DAFTAR PUSTAKA

Arens, Alvin. 2008. Auditing dan Jasa Assurance Jilid II. Jakarta : Erlangga

15