Ringkasan Materi Audit Fungsi Pembelian

Diajukan untuk Memenuhi Tugas Audit Manajemen Tahun Ajaran 2015/2016

Disusun oleh:
Laras Melati
Ria Ristyana
Madinah Munnawaroh
Pandu Kurniawan
Natasha Astria

135020301111016
135020301111024
135020301111031
135020307111044
135020301111095

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2016

A. Pendahuluan

Kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang dan kegiatan pengadaan pada

instansi pemerintah atau perusahaan selain manufacture memegang peranan yang
sangat penting, karena dari sinilah proses operasional perusahaan dimulai. Kegiatan
pembelian dapat terus berlangsung baik apabila prosedur pencatatan dan
pembayaran hutang juga terselenggara dengan baik. Untuk itu perlu adanya
pemeriksaan terhadap kegiatan pembelian agar dapat meningkatkan efisiensi,
efektifitas, dan keekonomisan perusahaan.
B. Tujuan Audit Fungsi Pembelian
Tujuan utama dalam audit manajemen fungsi pembelian adalah untuk
menentukan efisiensi dan efektivitas perusahaan dalam membelanjakan sumber daya
keuangan mereka. Pada beberapa perusahaan sedang, pembelian utama dilakukan
oleh masing-masing departemen. Sebagai contohnya, fungsi kontrol persediaan
membeli bahan-bahan kebutuhan dan bahan baku untuk memenuhi permintaan
pelanggan langsung dari pemasok. Sebuah audit manajemen dilakukan karena
terdapat tanda-tanda bahaya yang ditemukan di perusahaan. Sebagai contoh,
manajemen tingkat atas seharusnya menyadari adanya peningkatan biaya dalam
proses bisnis, meskipun tak satupun kompetitor mengalami pengurangan yang sama
pada marjin laba. Tanda-tanda bahaya tersebut mungkin mengindikasikan bahwa
perusahaan mengalami ketidakefisienan biaya dalam aktivitas pembeliannya
sehari-hari.
Proses audit manajemen menggambarkan bahwa fungsi pembelian dapat
dimanfaatkan oleh perusahaan yang benar-benar memiliki fungsi pembelian
(departemen pembelian). Asumsinya, bahwa semua peerusahaan, tidak peduli
sebesar apa, seharusnya memiliki departemen pembelian (atau seseorang) yang
terpusat dan independen untuk mengontrol pengeluaran perusahaan.

C. HAL-HAL UTAMA DALAM FUNGSI PEMBELIAN

Kegiatan pembelian melibatkan berbagai masalah yang bila tidak ditangani

secara terencana dapat menimbulkan berbagai persoalan yang serius. Hal hal yang
perlu diperhatikan secara khusus dalam mengelola kegiatan pembelian :
1. Organisasi
Kedudukan bagian pembelian dalam perusahaan akan tergantung kepada jenis
usaha, besarnya perusahaan, dan kebijaksanaan pimpinan perusahaan. Pada
perusahaan dagang dan perusahaan industry tertentu, dimana banyak dilakukan
pembelian barang dagangan atau bahan baku dan suku cadang, maka bagian
pembelian pada umumnya memperoleh kedudukan yang cukup tinggi dalam
organisasi perusahaan.
2. Sentralisasi dan Desentralisasi Kegiatan Pembelian
Perusahaan perusahaan besar yang mempunyai beberapa unit operasi sering
kali mempunyai kebijaksanaan pembelian terpusat (sentralisasi). Hanya ada satu
bagian pembelian yang bertugas menangani semua pembelian untuk keperluan
perusahaan.
Keuntungan yang diperoleh dari kebijaksanaan pembelian yang
disentralisasikan, adalah :
a. Mengurangi duplikasi kegiatan yang timbul pada desentralisasi.
b. Riset dan tenga ahli dapat disediakan secara efisien.
c. Pesanan dari berbagai unit organisasi dapat digabungkan sehingga dapat
memperoleh harga yang lebih murah karena membeli dalam jumlah yang
besar.
d. Lebih mudah mengikuti perkembangan pasar.
e. Diterapkan kebijaksanaan tunggal dalam bidang pembelian sehingga
pengndaliannya mudah.
Kerugian dari sistem Sentralisasi :
a. Petugas pembelian sulit untuk menjadi ahli (spesialis), mengenai semua
barang yang harus dibeli lebih lebih barang tersebut banyak jenisnya.
b. Bagian pembelian sering kurang memperhatikan kepentingan unit organisasi
yang dilayaninya.
3. Kewenangan Pembelian

Kewenangan bagian pembelian perlu ditetapkan secara wajar khususnya

kewenangan yang menyangkut jenis pembelian apa yang harus diakukan pada
bagian ini. Tentunya permasalahan tidak hanya ditangani oleh bagian pembelian
saja, tapi menurut dengan kebutuhannya masing masing.
4. Pembelian pembelian Darurat

Pembelian darurat hanya dilakukan untuk kepentingan yang mendesak saja.

Tidak perlu mengada ada, Menyadari bahwa pembelian darurat sering kali tidak
dapat dihindarkan, maka perlu dibuatkan ketentuan yang menetapkan siapa
pejabat yang harus memberikan persatujuan pembeliannya untuk mengurangi
timbulnya kerugian pada perusahaan.
5. Pembelian untuk Fasilitas Pribadi dengan menggunakan fasilitas perusahaan

Mungkin jika ada pegawai satu atau dua orang pegawai yang melakukan tindak
kecurangan itu tidak akan merugikan perusahaan, namun jika dilakukan
berulang kali itu akan berakibat fatal untuk perusahaan. Maka dari itu perlu
diadakan penjagaan ketat agar tidak menggunakan uang perusahaan untuk
kepentingan sendiri.
6. Kemampuan Analisis dalam Pembelian

Bagian pembelian harus menggunakan semua pengetahuannya agar dapat

melaksanakan fungsinya dengan sebaikbaiknya dan memberikan keuntungan
maksimal bagi kepentingan perusahaan.
7. Godaan Rekanan

Godaan ini bias berasal dari teman kerja atau teman disekitanya. Biasanya dalam
bentuk rakaan misalnya bingkisan lebaran, bonus dan amplop pada
karyawannya. Hal ini perlu juga diperhatikan dan mendapatkan pengamatan
yang focus agar tidak terjadi kebangkrutan, atau segala rekanan yang
dikeluarkan harus mendapat persetujuan dan pertimbangan oleh pihak
perusahaan.

D. Lingkup Audit Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian memiliki nilai dan arti penting bagi perusahaan karena sangat
menunjang operasional perusahaan. Audit manajemen fungsi pembelian harus
dilakukan dengan optimal untuk memastikan agar kegiatan operasional perusahaan
tidak sampai terhenti yang akan berakibat negatif bagi perusahaan secara
keseluruhan. Sasaran strategik fungsi pembelian merupakan ukuran atau patokan
yang digunakan untuk mengukur tingkat efisiensi fungsi pembelian pada
perusahaan. Tujuh sasaran strategik fungsi pembelian yang harus dipahami meliputi
hal-hal berikut.
1. Terjaminnya kesinambungan pasokan bahan mentah, bahan baku, dan bahan
penolong lainnya yang diperlukan dalam proses produksi.
2. Mengupayakan terjaminnya persediaan bahan mentah dan suku cadang agar
berada pada tingkat yang aman
3. Tersedianya peralatan dan bahan pendukung produksi lainnya yang diperlukan
agar standar mutu dan ketepatan penggunaan dapat tercapai
4. Pengadaan bahan mentah, bahan baku, suku cadang, bahan lainnya, dan aneka
jasa yang diperlukan harus dilaksanakan dengan biaya yang serendah mungkin
5. Pelaksanaan sistem pengawasan yang digunakan untuk memastikan bahwa nilai
dan biaya pengadaan telah sesuai, dengan terus-menerus melakukan
pengurangan biaya pembelian.
6. Komunikasi yang baik dengan pihak manajemen puncak dalam bentuk informasi
yang paling akurat mengenai bahan dan aneka jasa yang dibutuhkan perusahaan.
7. Terwujudnya kerja sama dari unit kerja atau unit fungsional lain dalam
perusahaan untuk menjalankan fungsi pembelian dengan baik.
Siklus normal fungsi pembelian meliputi berikut ini :
1. Penentuan kebutuhan, melalui Skedul Produksi Manufaktur, Penentuan
Penggantian Persediaan (Inventory Replenishment Requirement), Penentuan
Pembelian secara Khusus (Specialized Purchase Requirements), dan Kebutuhan
Operasional Sehari-hari
2. Otorisasi pembelian, yang dimulai dengan penerbitan Permintaan Barang
(Purchase Requisition) atau Perintah Kerja (Work Order) sampai penerbitan
Pesanan Pembelian (Purchase Order).

3. Prosedur tindak lanjut pemesanan.

4. Penyelesaian proses pengiriman.
5. Penyelesaian keuangan.
E. Sasaran Audit Fungsi Pembelian
Terdapat 4 sasaran audit manajemen pada fungsi pembelian yaitu sebagai
berikut.
1. Sasaran strategik fungsi pembelian.
2. Perencanaan operasional/induk
3. Tipe dan struktur organisasi pembelian.
4. Mekanisme pengendalian pembelian
F. PENTINGNYA AUDIT FUNGSI PEMBELIAN
Fungsi pembelian sering diangap fungsi yang paling penting dan berpengaruh
pada unit-unit operasi yang ada di perusahaan. Pada banyak perusahaan, fungsi
pembelian merupakan awal dari sebuah proses bisnis. Dengan tujuan memenuhi
permintaan pelanggan, perusahaan harus membeli barang-barang kebutuhan dan
bahan baku yang diminta, untuk mengumpulkan atau memproduksi produk-produk
perusahaan. Ini adalah proses dalam mendapatkan barang-barang, bahan baku,
komponen dan layanan yang merupakan tugas utama dan tanggung jawab
departemen pembelian. Dalam sebuah perusahaan dimana terdapat sistem pembelian
yang efektif, pembelian material dapat menghemat biaya bagi perusahaan.

G. TAHAP-TAHAP AUDIT FUNGSI PEMBELIAN

a. Tahapan Pembelian dan Pengendaliannya
Langkah langkah kegiatan pembelian meliputi :
1. Penentuan kebutuhan.
Aspek aspek pengendalian ini pada dasarnya diperlukan untuk
menjawab pertanyaan apakah penentuan kebutuhan dibuat atas dasar yang
layak dan dikomuniksikan secara tepat kepada bagian pembelian. Penentuan
itu dapat didasarkan pada :
a)
b)
c)
d)

Jadwal Produksi
Sistem Persediaan minimum/maksimum
Sistem Just In Time
Proyek proyek perusahaan

e) Rencana Kebutuhan Operasional lainnya

f) Tanggung Jawab Penentuan Kebutuhan
g) Prosedur penentuan Kebutuhan
2. Otorisasi Pembelian
Dalam Otorisasi Pembelian terlibat sejumlah pertimbangan yang bukan
menjadi tanggung jawab dari pihak yang menentukan kebutuan, melainkan
tanggung jawab dari bagian pembelian. Pertimbangan pertimbangan yang
dimaksud antara lain didasarkan factor factor sebagai berikut :
a) Apakah barang yang dibutuhkan tersebut tersedia di perusahaan?
b) Apakah barang barang yang dimaksud lebih baik dibuat sendri atau
harus dibeli?
c) Apakah pembelian bisa dilakukan?
d) Apakah anggaranya mengizinkan?
e) Apakah konsekuensi konskuensi keuangan?
Yang terpenting adalah ada persetujuan yang diberikan oleh pejabat yang
berwenang dan bagian pembelian telah menginformasikan semua
persoalan yang terkait dalam peleksanaan pembelian kepada pejabat
tersebut.
3. Pelaksanaan Pembelian
Mendapatkan rekanan dan membuat persetujuan akhir untuk pembelian
yang akan dilaksanakan, merupakan inti dari aktivitas pembelian. Dalam
memilih rekanan harus mempertimbangkan :
a) Luasnya Usaha pencarian rekanan
b) Luasnya kontak langganan dengan rekanan
c) Kendala masing masing rekanan
d) Penawaran yang diajukan rekanan
e) Kesesuaian dengan kebijaksanaan perusahaan atau pemerintah.
4. Tindak Lanjut
Prosedur Tindak lanjut yang diperlukan bervariasi sesuai dengan jenis
pembeliannya dan panjangnya periode dari jadwal pengiriman atau
penyerahannya.
5. Penyelesaian Pengiriman

Pengiriman pengiriman rekanan harus dipantau untuk melihat kesesuaian

dengan perjanjian, atau bila tidak, tuntutan ganti rugi apa yang harus
diajukan.
6. Penyelesaian Keuangan
Penyelesaian ini dilaksanakan oleh bagian hutang dagang, bekerja sama
dengan begian keuangan. Yang perlu diperhatikan adalah kecepatan
penyampaian dokumen dokumen sehubungan dengan pembelian ini,
sehingga pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan dengan pembelian
ini, sehingga pelaksanaan pembayaran kepada rekanan dapat dilakukan
tepat waktu untuk dapat memanfaatkan potongan potongan pembelian.
H. Program Pemeriksaan Kegiatan Pembelian
1. Pemeriksaan Pengelolaan Resiko
2. Pemeriksaan Pengendalian
Pemeriksaan tersebut diantaranya :
a. Penentuan Kebutuhan
1. Tujuan Pemeriksaan, meliputi :
a) Untuk menilai kelengkapan dan keandalan rencana kebutuhan
barang/ jasa.
b) Untuk memastikan apakah rencana kebutuhan sesuai dengan
tujuan menunjang kegiatan- kegiatan perusahaan secara
menyeluruh.
c) Untuk mengetahui apakah rencana kebutuhan tersebut disahkan
oleh pejabat yang berwenag.
2. Langkah langkah kerja
a) Peroleh pedoman mengenai penyusunan kebutuhan barang atau
jasa.
b) Mintakan rencana kebutuhan barang yang ingin dibeli.
c) Meneliti kebutuhan yang akan dibeli sesuai dengan kebutuhan apa
tidak.
d) Mintakan rencana jangka pendek, menengah, dan jangka panjang
dari perusahaan.
e) Pastikan bahwa timbulnya kebutuhan telah sesuai dengan metode
dan prosedur yang berlaku.
b. Otorisasi Pembelian
1. Tujuan Pemeriksaan meliputi :

a) Untuk menilai kelayakan prosedur otorisaasi pembelian.

b) Menguji tingkat ketaatan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.
2. Langkah langkah kerja
a) Review prosedur otorisasi pembelian, dengan perhatian khusus
pada :
1. Siapa yang mengajukan permintaan pembelian.
2. Persetujuan.
3. Formulir apa yang akan digunakan.
b) Periksa dan lakukan penilaian mengenai :
1. Tingkat ketaatan terhadap prosedur yang telah ditetapkan.
2. Apakah prosedur yang berlaku cukup memadai.
c. Pelaksanaan Pembelian
1. tujuan Pemeriksaan meliputi :
a) Untuk memastikan ditaatinya kebijaksanaan dan prosedur
pelaksanaan pembelian yang ditetapkan baik intern perusahaan
maupun peraturan pada umumnya.
b) Untuk memastikan adanya perlindungan terhadap kepentingan
perusahaan.
c) Untuk menilai apakah telah dilakukan usaha untuk meningkatkan
eisiensi kegiatan pembelian.
2. Langkah langkah kerja
Lakukan secara sampel pengujian terhadap transaksi pembelian untuk
memastikan ketaatan terhadap kebijaksanaan dan prosedur
pelaksanaan pembelian yang telah ditetapkan, baik tentang pelelangan
umum, pelelangan terbatas, penunjukan langsung, maupun pengadaan
langsung.
a) Meneliti kebenaran formal dan material dari surat Perintah Kerja
atau Surat perjanjian kontrak.
b) Meneliti apakah telah dilakukan penggunaan Daftar rekanan
mampu.
c) Teliti apakah ada kerjasama yang baik dalam kelompok
pembelian.
d) Pastikan bahwa formulir standart untuk permintaan pembelian
telah diisi dengan persyaratan dan kondisi yang layak sesuai
dengan kebijakan yang berlaku.

d. Tindak Lanjut Proses Pembelian

1. Tujuan Pemeriksaan meliputi :
Untuk mengetahui apakah tedapat langkah langkah untuk
memastikan agar produk produk yang dipesan benar benar
dikerjakan sesuai dangan persetujuan pesanan pembelian.
2. Langkah langkah kerja
a) Meminta dokumen dokumen yang berhubungan dengan tanggal
penerimaan serta spesifikasi barang barang yang dipesan.
b) Melakukan penilaian terhadap cara- cara petugas pembelian
memantau pesanan pembelian.
c) Meneliti apakah dilakukanlangkah langkah untuk memastikan
dipenuhinya pesanan seperti mengunjungi dan mengamati
pengerjaan barang barang yang dipesan serta mengadakan
kontak regular dengan para penjual.
e. Penerimaan Barang
1. Tujuan Pemeriksaan
a) Untuk memastikan apakah petugas atau bagian yang menerima
barang secara organisatoris bebas dari petugas atau bagian
pembelian.
b) Untuk memastikan apakah petugas yang bertanggung jawab telah
melaksanakan kewajibannya dengan memeriksa barang- barang
yang diterima sesuai prosedur yang ditentukan.
2. Langkah langkah kerja
Meneliti apakah terdapat pemisahan fungsi antara petugas atau bagian
yang menerima barang dengan petugas atau bagian yang melakukan
pembelian.
a) Meneliti apakah administrasi dan prosedur bagian penerimaan
barang mendukung terlaksananya pemeriksaan yang memadai
terhadap penerimaan barang
b) Melakukan pengujian terhadap sebagian barang barang tersebut
telah diperiksa dan apakah hasil pemeriksaannya terbukti efektif
atau tidak.
c) Memperhatikan apakah terdapat klaim dan bila ada telusuri
bagaimana klaim itu ditetakan.

f. Penyelesaian Keuangan
1. Tujuan Pemeriksaan meliputi :
a) Untuk mengetahui apakah telah dilakukan langkah langkah
pengendalian yang perlu sebelum pembayaran dilakukan oleh
bagian keuangan.
b) Untuk mengetahui apakah terjalin kerja sama yang baik antara
bagian pembelian dangan keuangan.
2. Langkah langkah kerja
a) Meneliti apakah dilakukan pencocokan antara bukti pesanan
pembelian yang asli dengan data peneimaan barang.
b) Meneliti mengenai potongan potongan yang diberikan apakah
telah memenuhi prosedur yang ditetapkan dan jumlahnya sesuai
apa tidak.
c) Melakukan pengamatan apakah selama negosiasi harga, pihak
bagian keuangan di ikut sertakan apa tidak.
I. Pemeriksaan Substansi
Program ini merupakan lanjutan dari program pemeriksaan pembelian atas
kegiatan pembelian dan kegiatan lainnya yang berkaitan, yang dilakukan dalam
periode pemeriksaan dengan memperhatikan hasil identifikasi resiko dari pengujian
pengendalian diatas.
Pemeriksaan intern bertujuan untuk mengevaluasi tentang efektivitas, efisiensi
dan membantu manajemen mencapai tujuannya. Melalui audit manajemen fungsi
pembelian, tanggung jawab fungsi pembelian dapat diwujudkan dengan baik,
efektif, dan efisien. Tanggung jawab itu setidaknya meliputi 2 hal sebagai berikut.
1. Penanganan informasi oleh fungsi pembelian telah dilakukan dengan benar.
Berbagai catatan yang akurat, seperti catatan mengenai proses pembelian yang
pernah dilakukan sebelumnya, daftar pemasok ataupun proses pengiriman
disimpan dan dimanfaatkan dengan baik.
2. Proses pengadaan barang dan jasa telah dilakukan dengan baik, seperti melalui
pengawasan terhadap permintaan barang/jasa, diupayakan lebih dari satu
penawaran yang diterima oleh perusahaan, analisis seluruh penawaran yang

masuk sampai dengan proses penerbitan PO, penerimaan barang, dan

penyelesaian pembayaran faktur.
J. Hasil audit manajemen fungsi pembelian
1. Berisi temuan-temuan berupa:
a. Ketidaksesuaian dengan prosedur
b. Penyalahgunaan wewenang,
c. Penyimpangan sistem, dsb
2. Rekomendasi

DAFTAR PUSTAKA

Bayangkara, IBK. 2010. Manajemen Audit Prosedur dan Implementasi. Jakarta :

Salemba Empat.
http://referensiakuntansi.blogspot.com/2012/07/audit-fungsi-pembelian_12.html
https://lib.atmajaya.ac.id/default.aspx?tabID=61&src=k&id=131427
http://yuliakurnia.blogspot.com/2011/12/audit-pembelian.html
http://hery-susilo.blogspot.com/2013/06/makalah-audit-pembelian.html