Tugas Audit Command Language (ACL)

EDP
 Chapter 3
Set Up Your Project

Pada chapter ini, seperti yang tertera pada judul bab ini, kita akan membuat project yaitu
proyek pekerjaan kita yang berfungsi untuk menampung setiap data yang berkaitan dengan
pekerjaan kita yang harus kita analisis. Pada penjelasan di bab-bab sebelumnya, pada bab ini
kita akan menganalisis data untuk kartu kredit Metaphor Corporation. Maka langkah pertama
yang perlu kita lakukan adalah membuat project untuk data kartu kredit Metaphor
Corporation.
Langkah 1. Membuat Proyek Baru
1. Pilih File, lalu pilih dan klik New, dan Pilih Project.
2. Ketik nama file sesuai dengan keinginan kita misalkan ACL_Tutorial_Metaphor.
3. Klik Save.
Untuk membuat project, langkah selanjutnya yang harus kita lakukan adalah mengimport
beberapa data yang kita miliki. Data definition wizard akan muncul sehingga dapat kita
gunakan sebagai data untuk mengimpor file data untuk proyek baru yang akan kita analisis.
File data yang akan kita impor dalam bentuk lembar kerja Microsoft Excel, file teks, database
Access dan sebagainya. Pada bab ini terdapat 6 buah file yang harus diimpor.
Langkah 2. Mengimpor data (Lembar kerja Kartu kredit Metaphor)
1. Klik Next lalu pilih Select Fine to Define.
2. Pilih lokasi tempat penyimpanan file.
3. Klik 2x (dua kali) Credit_Cards_Metaphor.
4. Klik Next lalu Save
5. Finish.
Langkah diatas, akan mengimpor data dari yang berbentuk lembar kerja Ms. Excel ke dalam
tabel-tabel sehingga terdapat 6 tabel di dalam proyek.
1. Credit Cards Metaphor
Pada tabel dibawah, menunjukkan bahwa terdapat pencatatan dengan beberapa
informasi seperti nomor kartu, limit kartu, dan tanggal kadaluarsa tersebut berakhir.
Jumlah pencatatan yang dimiliki Metaphor adalah 200.

2. Company Department
Metaphor memiliki sepuluh departemen dengan kode yang berbeda-beda.

3. Employees
 Pada bab ini terdapat informasi setiap karyawan seperti nama depan, nama belakang,
nomor kartu, tanggal kerja karyawan dan jumlah gaji yang diterima oleh setiap
karyawan.

4. Acceptable Codes
Tabel ini mencatat 456 pencatatan sebagai Acceptable Codes dengan informasi Sub
Codes, Codes, dan Description.

5. Transaction April
Transaction April menunjukkan semua transaksi yang terjadi pada Metaphor dan
tercatat pada bulan April dengan informasi seperti nomor kartu, jumlah, dan tanggal
transaksi. Pada bulan April tercatat 281 transaksi.
 6. Unacceptable codes
Pada tabel ini terdapat 140 pencatatan yang digolongkan kepada Unacceptable Codes
dengan informasi sub codes, Codes, dan Description.

Langkah selanjutnya adalah memverifikasi data. Tugas yang dilakukan adalah check the data
type and format, verify data in a table, dan document your work.
Langkah 3. Check the data type and format
1. Memeriksa nomor kartu kredit yang seharusnya 16 digit, tanggal, dan jumlah
transaksi.
2. Periksa nama dan merchant category code.
3. Setelah semuanya benar maka kita harus verify data in a table.
Berikut adalah hasil verifikasi dari tabel Credit Cards Metaphor, dimana memiliki validitas
datanya nol:
 Chapter 4
Begin Your Analysis

Pada chapter ini, kita akan melakukan beberapa tugas untuk mendapatkan beberapa
informasi umum untuk mendukung analisis kita. Informasi tersebut mengenai kewajiban
keuangan milik Metaphor dan pola penggunaan kartu kredit.
Memastikan jumlah kewajiban
Pada tahap ini, kita dapat memastikan jumlah total kewajiban perusahaan apabila karyawan
mencapai limit kartu kredit mereka. Langkah yang kita lakukan adalah menjumlahkan total
dari field CREDLIM

Gambar diatas menjelaskan bahwa Total Kewajiban perusahaan sebesar 1,440,800.

Mengestrak nomor kartu yang kadaluarsa
Langkah ini dilakukan untuk memastikan bahwa tidak adanya masalah yang akan terjadi
dengan pekerja dengan kartu kredit baru dengan menyaring daftar kartu kredit yang memiliki
tanggal kadaluarsa 1 Januari 2004.
Gambar dibawah merupakan hasil penyaringan dengan kriteria tanggal kadaluarsa 1 Januari
2004. Hasilnya terdapat delapan kartu kredit dengan tanggal kadaluarsa 1 Januari 2004/ lebih
awal.

Kita dapat mengekspor daftar kedalam bentuk teks (.txt). Kartu kredit yang hampir kadaluarsa
diatas akan dikirim kepada kasir untuk digantikan dengan kartu bar.
Menemukan transaksi dari nomor pelanggan
Kita diminta untuk mencari transaksi dengan nomor pelanggan 444413 dan ingin mengetahui
transaksi yang terkait dengan pelanggan tersebut. Kita akan menemukan bahwa terdapat 26
transaksi yang terkait dengan nomor pelanggan tersebut pada bulan April.

Memeriksa saldo kartu kredit

Pada langkah ini, kita dapat memeriksa data dengan kriteria-kriteria yang kita inginkan
misalnya mencari saldo tertinggi, terendah, atau saldo tertentu yang kita inginkan. Data
tersebut dibutuhkan untuk memitigasi permasalahan kartu kredit karyawan dimasa yang
akan datang.
Kita akan menyaring data pada kolom NEWBAL yang memiliki jumlah saldo lebih dari 2,000
dan atau lebih dari 1,000. Kita dapat melakukan lebih dari satu kriteria dalam penyaringan,
dalam hal ini, kolom PASTDUEAMT dan FINCHG merupakan salah satu pengaruh dari
penggunaan kartu kredit yang perlu kita perhatikan.
 Chapter 5 – Examine Expense Pattern
Anda akan menentukan informasi mengenai beban. Anda juga akan mencari jumlah beban
untuk setiap kode kategori dan menentukan informasi untuk transaksi spesifik.
Anda diminta untuk menyediakan informasi tentag pola belanja di transaksi kartu kredit
bulan april. Setelah memberikan informasi mengenai pola belanja. Metaphor dapat membuat
keputusan ekonomis dengan cara memilih satu vendor, atau memperoleh diskon, atau
membatasi batas wajar untuk salah satu kategori dari transaksi. Anda juga akan melihat
beban per-pelanggan, jadi Metaphor dapat menentukan dimana uang telah dibelanjakan
secara efektif.
Menemukan total beban untuk setiap kode kategori
Dengan meringkas jumlah transaksi untuk setiap kategori, anda dapat melihat seberapa
banyak uang yang dibelanjakan untuk setiap penerbangan dan hotel yang digunakan.
Berikut adalah hasil dari ringkasan jumlah transaksi untuk setiap transaksi, jadi anda dapat
melihat berapakah jumlah uang yang dibelanjakan untuk setiap kategori:

Memisahkan transaksi-transaksi per kategori

Anda diminta untuk melihat total transaksi untuk setiap perjalanan udara. Perjalanan udara
ini diceritakan memiliki kode dengan jarak diantara 3000 s/d 3750. Maka anda akan
menggunakan fungsi BETWEEN untuk menyaring data-data transaksi tersebut. Anda juga
akan menggunakan fungsi ALLTRIM untuk memangkas spasi.
Hasil dari penyaringan transaksi yang memiliki kode diantara 3000-3750 adalah sebagai
berikut:
Anda juga akan menganalisis berapa rekaman yang memenuhi kriteria ini, dari semua
transaksi, ditemukan bahwa ini adalah jumlahnya:

Memisahkan biaya-biaya rekreasi tertentu

Anda diminta untuk melihat total beban terkait mengenai permainan golf dan minum-
minuman. Anda dibutuhkan untuk memisahkan transaksi yang terkait dengan rekreasi
tersebut.
Fungsi MATCH dapat menggabungkan beberapa filter ke tabel, filter ini harus berkaitan
dengan salah satu kolom, yaitu CODES dalam kasus ini.
Dengan menggunakan fungsi MATCH, berikut adalah hasil dari penyaringan dengan kode
5813 dan 7992:

Membuat daftar jumlah setiap nomor kartu

Anda ingin menentukan total jumlah transaksi untuk setiap kartu kredit untuk bulan april.
Anda dapat memperoleh informasi ini menggunakan perintah Classify.
Setelah Meng-classify Trans_April, anda akan ditampilkan akumulasi jumlah transaksi per
kartu kredit, setelah membuang kolom yang tidak perlu, berikut adalah tampilannya:
 Chapter 6 – Analyze Transactions
Anda diminta untuk mengidentifikasi transaksi-transaksi yang tidak dapat diterima,
mengidentifikasi karyawan yang membuat transaksi yang tidak dapat diterima, dan
melaporkan temuan anda. Jadi dapat ditemukan apakah ada karyawan yanng menggunakan
kartu kreditnya untuk membeli barang atau jasa yang tidak diperbolehkan.

Menentukan transaksi mana yang tidak dapat diterima

Metaphor memiliki tiga kategori dari kode transaksi, yaitu; dapat diterima, tidak dapat
diterima, dan kondisional. Salah satu tabel memiliki kode yang dapat diterima dan yang tidak
dapat diterima, kode yang tidak terdaftar di keduanya adalah kondisional.

Mengecek kode tabel untuk menemukan eror yang kentara

Sebelum mengecek transaksi, terlebih dahulu mengecek apakah tabelnya memiliki eror yang
kentara. Anda akan menggunakan perintah Join command untuk menentukan apakah
acceptable_codes dan unnaceptable_codes memiliki kode yang sama.
Anda akan menambah kolom (codes_sub_acceptable/unnaceptable) untuk setiap tabel
masing-masing. Hasilnya akan menjadi sebagai berikut:
Setelah itu, anda akan menggabungkan kedua tabel untuk menentukan apakah terdapat kode
yang sama. Hasil dari join table adalah sebagai berikut:
Karena hasilnya tidak ada, maka dapat disimpulkan bahwa tidak ada kode yang sama diantara
unnaceptable dan acceptable codes, jadi anda dapat melanjutkan analisis anda.

Mengidentifikasi transaksi yang tidak dapat diterima

Untuk mengidentifikasi transaksi yang tidak dapat diterima, anda perlu merelasikan tabel
Trans_April dengan tabel Unnaceptable_codes.
Anda akan menambahkan kolom codes_sub_april pada tabel trans april, hasilnya adalah
sebagai berikut:
Setelah itu, anda akan menentukan apakah transaksi april memiliki kode yang tidak dapat
diterima. Langkah pertama anda adalah memisahkan transaksi yang tidak dapat diterima
dengan cara membandingkan kode transaksi di kedua tabel.
Setelah membandingkan tabel tersebut, akan ditampilkan data transaksi yang tidak dapat
diterima seperti berikut:

Mengidentifikasi para karyawan

Setelah mengkonfirmasi transaksi mana yang memiliki kode yang tidak dapat diterima, anda
akan menentukan karyawan mana yang melakukan transaksi ini. Anda juga dapat
mengidentifikasi darimana departemen dimana karyawan berasal.

Mengidentifikasi departemennya karyawan

Anda mengasosiasikan tiap karyawan dengan departemennya masing-masing. Dengan
membandingkan digit pertama dari kode karyawan dengan digit pertama dari kode
departemen perusahaan, anda dapat mengidentifikasi di departemen mana suatu karyawan
berasal.
Untuk membuat perbandingan ini, anda akan membuat kolom di setiap tabelyang
menggambil digit pertama dari kode departemen, lalu membandingkannya dengan digit di
nomor pegawai.
Setelah membuat relasi antara tabel departemen dengan tabel pegawai, maka dapat dibuat
daftar karyawan beserta departemennya:

Membuat daftar pegawai

Lalu anda aka membuat relasi antara daftar karyawan diatas dengan transaksi yang tidak
dapat diterima di bulan april, dengan menggunakan kolom nomor kartu di setiap tabel.
Setelah membuat relasi tersebut, anda dapat membuat daftar karyawan dengan kartu kredit
yang digunakan untuk membeli transaksi yang tidak dapat diterima.
Namun, anda juga tidak dapat berasumsi bahwa karyawan yang terdaftar adalah yang
bertanggung jawab atas transaksi yang tidak diterima, karena bisa saja kartu kredit mereka
ada yang meminjam. Meski begitu, anda bisa membuat laporan dari ini untuk kemudian staff
Metaphor dapat menginvestigasi masalahnya.

Melaporkan temuan
ACL memiliki dua cara untuk membuat laporan, dengan laporan ACL standar, atau membuat
laporan yang bisa dilihat di Crystal Report. Anda juga dapat membuat output dalam bentuk
HTML seperti berikut:
 Chapter 7 – Validate, Correct, and Extract Data
Anda akan memperbaiki data anda agar dapat dianalisis. Disini anda akan mengorganisir
proyek anda di dalam folder, memperluas project anda supaya termasuk transaksi bulan Mei,
menggambungkan transaksi bulan Mei ke dalam satu tabel, dan membenarkan nomor kartu
dan daftar pegawai.
Anda diminta untuk menganalisis transaksi bulan Mei 2003. Sayangnya transaksi ini berada di
dua file yang berbeda, dan tidak serapih transaksi bulan April. Anda perlu melakukan
beberapa langkah untuk membuat data tersebut dalam kondisi yang layak untuk dianalisis.
Setelah anda membereskannya, anda akan mengekstrak data tersebut ke tabel baru.

Mengimpor transaksi bulan Mei

Anda diinstruksikan untuk membuat folder di ACL untuk mengorganisir tabel-tabel yang ada
untuk memisahkan pekerjaan April dengan Mei.
Lalu anda akan mengimpor transaksi mei dari file excel.

Membandingkan dan membenarkan layout tabel

Sebelum anda menggabungkan tabel, nilai dari start, type, dan length untuk setiap kolom
harus sama.
Anda akan membuka kedia command line dari kedua transaksi mei, hasilnya adalah sebagi
berikut:
Anda dapat mengobservasi bahwa panjang kolom dari transaksi 1 adalah 16, namun panjang
transaksi 2 adalah 15.
Setelah beberapa langkah, anda telah merubah panjang kolom transaksi 1 dari 16 menjadi
15.

Menggabungkan dan memverifikasi tabel

Anda akan menggabungkan transaksi dari tabel-tabel bulan Mei menjadi satu tabel.
Anda dapat menggabungkan informasi dari dua atau lebih tabel dengan menggunakan
command Join, Relations, Extract-and-append, dan merge.
Anda memiliki dua transaksi kartu kredit di kedua tabel bulan Mei, karena memiliki tampilan
yang sama, anda akan menggabungkannya.
Menggabungkan tabel-tabel transaksi bulan Mei.
Menggunakan metode extract-and-append, anda akan mengekstrak Trans1_may ke tabel
baru, kemudian anda juga akan mengekstrak Trans2_may ke penghujung tabel baru tersebut.
Jadi tabel baru ini adalah gabungan dari dua tabel yang ada.
Setelah menggabungkan kedua tabel, berikut adalah tampilannya:
Anda juga perlu memverifikasi data dan menghitung jumlahnya (count) untuk memastikan
bahwa kedua tabel telah digabungkan dengan benar.

Telah di count juga bahwa trans1_may + trans2_may = Trans_may_all

Mengecek duplikasi pada tabel gabungan

Selalu cek apakah terdapat eror setelah menggabungkan dua tabel. Duplikasi data dapat
mengindikasikan kecurangan.
Setelah mengecek duplikasi, berikut adalah transaksi-transaksi yang terindikasi duplikat:

Mengisolasi dan membenarkan eror validasi

Verifikasi data itu berbeda dengan memvalidasi. Anda masih tetap memastikan bahwa nomor
kartu adalah valid. Maksudnya adalah kolom tersebut hanya mengandung 16 digit dan tidak
ada karakter lain.
Anda akan menyaring untuk menampilkan kolom yang valid dan sebaliknya. Apabila terdapat
kolom yang tidak balid, anda dapat mengoreksinya atau membuangnya.

Mengecek format nomor kartu

Anda harus menentukan nomor kartu yang mana di tabel yang merupakan format yang
invalid, dengan menggunakan filter, anda dapat menemukannya.
Setelah mengaplikasi filter, berikut adalah hasilnya:
Terdapat 5 dari 200 data kartu yang tidak valid, ini dikarenakan terdapat karakter ekstra
dalam nomor kartuny. Selanjutnya anda akan mengoreksi kesalahan ini.

Membuat field untuk nomor kartu 16-digit

Sekarang anda membandingkan nomor-nomor kartu ini dengan daftar nomor-nomor yang
tidak memiliki karakter ekstra. Hal ini dapat diraih dengan cara membuat tabel baru dengan
nomor kartu yang semuanya 16-digit tanpa ekstra karakter.
Setelah membuat field dengan nomor kartu yang telah dikoreksi, maka anda membuat kolom
CCN_Corrected yang baru, berikut adalah hasilnya:
Anda akan mengekstrak data ini ke tabel baru

Mengekstrak catatan yang dikoreksi ke tabel baru

Setelah mengikuti instruksi sebelumnya, telah diperintahkan bahwa anda akan mengestrak
data ke tabel baru.
Anda akan menghasilkan sebuah tabel baru bernama Trans_may_all_CCN_corrected
Mengekspor tabel gabungan transaksi ke Excel
Anda mungkin membutuhkan data tersebut dalam format excel, jadi anda akan
menyimpannya dalam bentuk excel.
Berikut adalah hasil database di microsoft excel:

Membuat tabel daftar karyawan yang bebas dari eror

Anda memiliki daftar yang berbeda untuk karyawan di bulan mei. Anda mengimpornya dan
anda perlu memperbaiki eror yang ada. Dalam pengerjaan, terdapat kolom <end of file> yang
jelas bukan kolom nama karyawan. Jadi anda perlu menghapusnya. Berikut adalah setelah
menghapus kolomnya:
Kemudian anda akan mengekstrak data tadi ke tabel baru: